Thiết kế và cài đặt hệ thống quản lý bán hàng

Tài liệu tham khảo công nghệ thông tin Thiết kế và cài đặt hệ thống quản lý bán hàng

MỤC LỤC

Chương I KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ TÌM HIỂU

BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG 5

1.1 Cơ sở lý thuyết khảo sát hiện trạng: 5

1.1.1 Mục đích khảo sát hiện trạng: 5

1.1.2 Nội dung khảo sát và đánh giá hiện thực: 5

1.1.3 Các yêu cầu khi điều tra: 6

1.1.4 Các phương pháp điều tra: 6

1.1.5 Phân loại và biên tập các thông tin điều tra: 7

1.1.6 Phê phán hiện trạng: 7

1.1.7 Phác họa giải pháp và cân nhắc tính khả thi: 8

1.1.8 Các nguyên tắc đảm bảo: 8

1.2 Hệ thống quản lý bán hàng: 9

1.2.1 Tìm hiểu hệ thống: 9

-1.2.1.1 Tổng quan về hệ thống quản lý bán hang tại chi nhánh công ty TNHH TM & DV Vĩnh Cường Đà Nẵng: 9

1.2.1.2 Các văn bản giấy tờ liên quan: 9

1.2.2 Bài toán quản lý bán hàng: 18

1.2.2 1 Mô tả bài toán: 18

1.2.2.2 Phát biểu thành bài toán quản toán: 20

1.2.3 Yêu cầu và hướng giải quyết: 22

1.2.3.1 Yêu cầu phần mềm: 22

1.2.3.2 Cách tiếp cận và hướng giải quyết: 24

-Chương II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG 24 2.1 Cơ sở lý thuyết phân tích hệ thống quản lý bán hàng 24

2.1.1 Đại cương về hệ thống thông tin: 24

2.1.1.1 Một số khái niệm cơ bản: 24

2.1.1.2 Quy trình phát triển hệ thống thông tin: 26

2.1.2.1 Một số khái niệm: 30

2.1.2.2 Các bước xây dựng thiết kế cơ sở dữ liệu logic: 33

2.2 Phân tích hệ thống quản lý bán hàng 35

2.2.1 Phân tích hệ thống về chức năng: 35

2.2.1.1 Biểu đồ phân rã chức năng: 35

2.2.1.2 Đặc tả chức năng của hệ thống: 36

2.2.1.3 Ma trận thực thể chức năng: 39

2.2.1.4 Biểu đồ luồng dữ liệu: 40

2.2.2 Phân tích hệ thống về dữ liệu: 45

2.2.2.1 Xác định các thực thể và các thuộc tính cho thực thể: 46

2.2.2.2 Xác định các liên kết và các mối quan hệ của thực thể: 46

2.2.2.3 Mô hình thực thể/ liên kết (Mô hình ER): 47

2.2.2.4 Chuẩn hóa các quan hệ: 49

2.2.2.5 Mô hình thực thể quan hệ: 51

-Chương III THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG 52 3.1 Thiết kế hệ thống 52

3.1.1 Thiết kế tổng thể: 52

-3.1.1.1 Phân định danh giới chức năng máy tính thực hiện và thủ công: - 52 3.1.1.2 Phân định các hệ thống con của máy tính: 54

3.1.1.3 Thiết kế biểu mẫu và tài liệu in: 54

3.1.1.4 Thiết kế màn hình chọn: 54

3.1.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu: 55

3.1.2.1 Phiếu nhập: 55

3.1.2.2 Phiếu xuất: 55

3.1.2.3 Hàng nhập: 55

3.1.2.4 Hàng xuất: 56

3.1.2.5 Hàng: 56

3.1.2.6 Hóa đơn: 56

3.1.2.7 Hàng bán: 57

3.1.2.8 Kho: 57

3.1.2.10 Khách hàng: ……… 57

3.1.2.11 Hình thức thanh toán: 58

3.1.2.12 Phiếu chi: ……… 58

3.1.2.13 Phiếu thu: ……… 58

3.1.3 Thiết kế các chương trình: 59

3.1.3.1 Projects xử lý cơ sở dữ liệu SumoDBA: 59

3.1.3.2 Projects xử lý các Form, giao diện chương trình Sumo: 59

3.1.3.3 Project Report: 69

3.2 Cài đặt hệ thống quản lý bán hàng: 71

3.2.1 Cài đặt cơ sở dữ liệu: 71

3.2.1.1 Cài đặt cơ sở dữ liệu trên SQL Server: 71

3.2.1.2 Thiết lập trên LLBLGEN: 72

3.2.2 Cài đặt code: 73

3.2.2.1 Cài đặt code trên Visual Studio: 73

3.2.2.2 Cài đặt Report: 73

3.2.3 Kết quả chương trình: 73

-Chương IV KẾT LUẬN 83 4.1 Những kết quả đạt được: 83

4.2 Hướng phát triển: 83

4.3 Kết luận: 84

Hình 1: Hợp đồng mua bán 15

Hình 2: Phiếu thu 15

Hình 3: Phiếu chi 16

Hình 4: Phiếu nhập kho 16

Hình 5: Phiếu xuất kho 17

Hình 6: Phúc đáp đơn đặt hàng 18

Hình 7: Biểu đồ phân rã chức năng 39

-Hình 8: Biểu đồ dữ liệu mức khung cảnh ……… - 42

Hình 9: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 43

Hình 10: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 44

Hình 11: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 45

Hình 12: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 46

Hình 13: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Chức năng quản lý nhân viên 47

Hình 14: Liên kết giữa các thực thể 49

Hình 15: Mô hình thực thể liên kết ER 50

Hình 16 Hình chú thích 51

Hình 17: Mô hình quan hệ 53

Hình 18: Biểu đồ phân định chức năng xuất nhập hàng 54

Hình 19: Biểu đồ phân định chức năng quản lý thu chi 55

Hình 20: Biểu đồ phân định chức năng bán hàng 55

Hình 21: Biểu đồ DiagramSQLServer 76

Bảng 1 57

Bảng 2 57

Bảng 3 58

Bảng 4 58

Bảng 5 58

Bảng 6 59

Bảng 7 59

Bảng 8 59

Bảng 9 59

Bảng 10 60

Bảng 11 60

Bảng 12 60

Bảng 13 61

Bảng 14 61

-Chương I KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ TÌM HIỂU

BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG

1.1.Cơ sở lý thuyết khảo sát hiện trạng:

Đây là bước mở đầu của quá trình phát triển hệ thống, còn gọi là bướcđặt vấn đề hay nghiên cứu sơ bộ Khảo sát thực tế để làm quen và thâmnhập vào chuyên môn nghiệp vụ mà hệ thống đó phải đáp ứng, tìm hiểu cácnhu cầu đặt ra với hệ thống đó, tập hợp các thông tin cần thiết Để chúng ta

đi vào phân tích và thiết kế một cơ sở dữ liệu hiệu quả và đáp ứng được nhucầu của người sử dụng

1.1.1 Mục đích khảo sát hiện trạng:

Chúng ta xây dựng hệ thống mới nhằm mục đích thay thế hệ thống cũ

đã có phần không phù hợp với nhu cầu của người dùng Việc khảo sátnhằm để:

- Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ

thống

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ

thống

- Chỉ ra những chỗ hợp lý của hệ thống, cần được kế thừa và các

chỗ bất hợp lý của hệ thống, cần được nghiên cứu khắc phục

1.1.2 Nội dung khảo sát và đánh giá hiện thực:

thống chủ quản của công ty

trong công ty, và sự phân cấp quyền hạn

 Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ sổ sách, các tệp cùng với cácphương thức xử lý các thông tin trong công ty.

hiện trạng, các dự đoán, nguyện vọng và kế hoạch tương lai

1.1.3 Các yêu cầu khi điều tra:

mỗi người được điều tra không bị nhiều người điều tra hỏi đi hỏi lạimột vấn đề

phải luôn gợi mở, tế nhị, tuyệt đối không can thiệp vào nội bộ của họ,hay gây mâu thuẫn ở nơi điều tra

1.1.4 Các phương pháp điều tra:

Để điều tra mang lại hiệu quả chúng ta có thể sử dụng các cách sau:

qua giấy tờ, sổ sách, chứng từ, hóa đơn, phiếu thanh toán, các tài liệutổng hợp như: thống kê, biên bản, …

 Quan sát: là cách theo dõi (bằng mắt) tại hiện trường, nơi làm

việc một cách thụ động.Việc này đòi hỏi khá nhiều thời gian Hơnnữa quan sát tỷ mỉ từng chi tiết Công việc này chỉ có hiệu quả khikết hợp nó với phỏng vấn ngay tại nơi làm việc là một cách làm rất cóhiệu quả

Phỏng vấn: là cách làm việc trực tiếp với từng người hay nhóm

người, trong đó người điều tra đưa ra các câu hỏi và chắt lọc lấy cácthông tin cần thiết qua các câu trả lời của người được điều tra Đây làphương pháp cơ bản của điều tra Có hai loại câu hỏi:

* Câu hỏi mở: là câu hỏi mà số khả năng trả lời là rất lớn, ngườihỏi chưa hình dung hết được Câu hỏi mở dùng khi người hỏi chưa

có ý định rõ ràng, muốn hỏi để thăm dò, để gợi mở vấn đề, người

trả lời phải là người có hiểu biết rộng bao quát tất cả (Lãnh đạochẳng hạn ).

* Câu hỏi đóng: là câu hỏi mà ta đã có sẵn các phương án trả lời

có thể dự kiến sẵn, chỉ cần khẳng định lại Câu hỏi đóng dùng khi

ta muốn xác định lại một vấn đề cho khả quan hơn

Các câu hỏi phải sắp xếp theo trật tự cụ thể:

o Thu hẹp dần: bắt đầu từ những câu hỏi khái quát về sau thuhẹp dần tập trung vào một vấn đề

o Mở rộng dần: ban đầu là đề cập một vài vấn đề cụ thể rồi mởrộng dần

o Thắt rồi mở: tập trung dần vào một chủ điểm, rồi lại bung nóra

Ngoài ra thu được kết quả tốt khi điều tra ta cần kết hợp nhiềuyếu tố Phải tạo cho người được phỏng vấn một mối quan hệ để họđồng cảm và cùng hợp tác để ta khai thác thông tin Người điphỏng vấn cũng phải tỏ ra lắng nghe, tôn trọng ý kiến của họ.Trung thực chính là đối sách tốt nhất Phải thể hiện sự tin cậy,thiện cảm và tôn trọng

Các câu hỏi được liệt kê trong một mẫu điều tra, và người được điềutra sẽ trả lời vào phiếu đó.Tuy nhiên phương pháp này mang lại hiệuquả không cao

1.1.5 Phân loại và biên tập các thông tin điều tra:

Các thông tin sau khi thu thập được trong quá trình điều tra cần phảikiểm tra lại sau đó phân loại và biên tập lại Ta có thể dựa vào các tiêuchuẩn sau:

Sự phân loại và biên tập lại cho phép ta sắp xếp lại các thông tin mộtcách có hệ thống

Đây là một công việc khó khăn và tế nhị đòi hỏi người điều tra phảikhéo léo, khiêm tốn và thận trọng đặt vấn đề, đưa ra cho khách hàng hiểunhững vấn đề còn bất cập và những yếu kém của hiện trạng, từ đó xácđịnh mục tiêu để phát triển hệ thống mới.

1.1.7 Phác họa giải pháp và cân nhắc tính khả thi:

Sau khi tìm hiểu và thấy rõ các hiện trạng và yêu cầu của bài toánchúng ta phải xác lập và xây dựng hệ thống mới

cơ quan, đơn vị, hay chỉ một phòng nhỏ, nó bao quát công tác quản lýtoàn diện hay một vài công việc đơn lẻ Phạm vi của bài toán phụ thuộcvào phạm vi của tổ chức:

- Cơ quan lớn, cỡ quốc gia hay quốc tế: tập đoàn, tổng công ty,…

- Cơ quan trung bình: công ty liên doanh, …

- Cơ quan cỡ vừa và nhỏ: xí nghiệp, nhà máy, …

- Mang lại lợi ích nghiệp vụ: : tăng khả năng xử lý, đáp ứng yêu

cầu, tin cậy chính xác an toàn, bí mật

- Mang lại lợi ích kinh tế: giảm biên chế, chi phí hoạt động, tăng

thu nhập …

- Mang lại lợi ích sử dụng: thuận tiện nhanh chóng …

- Khắc phục khuyết điểm của hệ thống cũ, hỗ trợ chiến lược phát

triển lâu dài …

Để xây dựng hệ thống quản lý bán hàng hoàn chỉnh, đảm bảo dữ liệu

về mọi mặt ta phải dựa trên các nguyên tắc sau:

a Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất: thông tin được tích lũy vàcập nhật thường xuyên để phục vụ cho bài toán quản lý Chúng ta nên tổchức thông tin thành các mảng cơ bản để tránh dư thừa thông tin và đểđảm bảo thông tin được nhất quán, thống nhất.

b Nguyên tắc linh hoạt thông tin: ngoài các mảng thông tin cơ bản thìcần phải có những công cụ đặc biệt để tạo ra các mảng làm việc cố địnhhoặc tạm thời dựa trên cơ sở các mảng thông tin cơ bản đã có trích từmảng cơ bản

c Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra: Đây lànguyên tắc có ý nghĩa rất lớn đối với việc làm tăng thêm hiệu xuất sửdụng phần mềm quản lý bán hàng

Công ty gồm có 3 chi nhánh giới thiệu - bán sản phẩm và một nhà máysản xuất lắp ráp SUMO có nhiều mẫu sản phẩm như: Đầu đĩa DVD, Tivi,nồi cơm, máy xay sinh tố, …

Hoạt động chính của công ty là bán và giới thiệu các sản phẩm củacông ty cho các công ty và cửa hàng trên địa bàn các tỉnh miền Trung vàTây Nguyên

1.2.1.2 Các văn bản giấy tờ liên quan:

(1) Nội quy công ty:

(2) Hợp đồng

Hình 1: Hợp đồng mua bán

(3) Phiếu thu:

Hình 2: Phiếu thu

(4) Phiếu chi:

Hình 3: Phiếu chi

(5) Phiếu nhập kho:

Hình 4: Phiếu nhập kho

(6) Phiếu xuất kho:

Hình 5: Phiếu xuất kho

Hình 6: Phúc đáp đơn đặt hàng

1.2.2 Bài toán quản lý bán hàng:

1.2.2 1 Mô tả bài toán:

Qua một thời gian tìm hiểu về hệ thống quản lý bán hàng ở công tyĐiện Tử SUMO dựa vào các phương pháp điều tra, em tổng kết đượcnhững thông tin về bài toán quản lý bán hàng như sau:

(1) Những vấn đề đặt ra ở công ty:

Hệ thống quản lý của chi nhánh phân công thành những phòng riêng

rẽ mỗi phòng phụ trách một mảng công việc

ty: Anh Phạm Công Hoàng

 Phòng kinh doanh có 3 nhân viên Phòng này có một trưởngphòng

kế toán kho

trưng bày và giới thiệu sản phẩm của công ty

công ty, nhận báo cáo thống kê định kỳ của phòng kế toán vàphòng kinh doanh, kiểm tra các hóa đơn để nhập_xuất tiền Nhậncác báo cáo từ phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng kỹ thuật

soạn thảo và liên lạc đặt hàng với tổng công ty

đặc điểm, thời gian bảo hành, … theo bảng báo giá của công tyđưa xuống Tính các chi phí kèm theo như: cước vận chuyển, cácvấn đề phát sinh, VAT … để gửi lên cho phòng quản lý

 Việc định giá để giao cho các công ty con, khách hàng làkhác nhau đối với từng khu vực

kế toán để tiến hành tìm hiểu, phân tích thị trường tiêu dùng trên

chiến lược kinh doanh phù hợp với từng thời điểm, từng khu vực

để tăng số lượng và lợi nhuận cho công ty Ngoài ra tùy vào từngthời điểm để đưa ra những chương trình khuyến mại hợp lý

đại lý của công ty sau đó tập hợp đơn đặt hàng từ phía khách

hàng, gửi đơn phúc đáp lại cho khách hàng (nếu khách hàng yêu

cầu) Sắp xếp lịch giao hàng cho từng nhóm hoặc liên hệ với các

công ty vận chuyển thuê

nhận phiếu giao hàng và đến kho hàng nhận hàng và tiến hànhcông việc của mình Sau chuyến đi giao hàng của nhóm mình vềkiểm tra lượng hàng còn lại đối chiếu sổ sách, tổng kết số tiền và

nợ lại của khách hàng cho kế toán vào sổ và nộp lại tiền chophòng kế toán

loại giấy tờ sổ sách của công ty

hàng mới về thì tiến hành nhập vào máy để lưu Từ những bản

kế hoạch của phòng kinh doanh chuyển xuống sẽ tiến hànhsoạn các hóa đơn xuất hàng dựa theo hóa đơn đặt hàng củakhách hàng Sau đó tiến hành thống kê lượng hàng bán ra_nhập

về theo định kỳ

dự trù gửi lên cho phòng kinh doanh

o Nhập hàng mới lấy về Khi nhận hàng từ công ty_ nhàcung cấp kèm theo hóa đơn hay bản kê khai chi tiết các mặthàng, thủ kho tiến hành đối chiều kiểm tra lô hàng

o Nhập hàng do khách hàng trả lại vì lỗi, … thủ kho ghilại tên khách trả lại, lý do trả hàng, ngày trả hàng gửi lại kếtoán

o Xuất hàng cho bộ phấn bán hàng theo phiếu xuất hànghay là các hóa đơn giao hàng cho các công ty con

o Xuất hàng do hàng bị lỗi quá hạn … về công ty và hàngkhuyến mại cho khách hàng (nếu có)

Thống kê về tài chính như: các khoản nợ của khách hàng, vấn

đề về thuế, chi phí công tác, tiền lương cho nhân viên trongcông ty, …

lỗi, đồng thời phối hợp với các trạm bảo hành trong khu vực

Khách hàng có thể lựa chọn 1 trong các hình thức thanh toánsau:

1.2.2.2 Phát biểu thành bài toán quản toán:

Qua những thông tin tìm hiểu trên thực tế như trên ta có thể phát biểuthành bài toán như sau:

tên duy nhất, một mã số, và một trưởng phòng

tuần, tháng và phụ trách việc bán hàng

Công ty bán nhiều mặt hàng nên ta cần xây dựng một cơ sở dữ liệu vềcác mặt hàng của công ty Chúng ta sẽ quản lý về các thông tin: mãhàng, tên hàng, đơn vị tính, đơn giá nhâp, đơn giá xuất, số lượng trongkho, trị giá theo tuyến đường, ngày nhập hàng, thời hạn bảo hành Một

số ứng dụng cần thực hiện: bổ sung thêm một mặt hàng mới và lưu lạikết quả đó, cập nhật đơn giá nhập và đơn giá xuất, cập nhật các chi phíkhác như cước phí vận chuyển …

nhập, tên nhà cung cấp, số hóa đơn, mã hàng, mặt hàng, đơn vị tính, sốlượng

Xuất hàng được quản lý bởi các thông tin: mã xuất kho, ngày đặthàng, nhân viên nhận hàng, tên khách Mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn

vị tính

gửi đơn đặt hàng hoặc fax Công ty sẽ trả hàng tận kho cho khách hàngkèm hóa đơn bán hàng của công ty Ta quản lý hóa đơn bán hàng bởi cácthông tin: hóa đơn số, mã khách, mã nhân viên, ngày lập, hình thứcthanh toán, tên hàng, số lượng, đơn giá bán, tổng tiền Một hóa đơn bánnếu chưa đủ hàng để cung cấp có thể xuất làm nhiều lần

đơn đặt hàng hoặc gọi điện thoại trực tiếp hoặc gửi fax

nhân viên, ngày sinh, ngày vào làm việc, địa chỉ, điện thoại và nơi làmviệc

khách hàng, địa chỉ liên hệ, người đại diện giao dịch, điện thoại, mail

- Giá nhập = giá mua + các chi phí khác

Các chi phí khác ở đây: cước vận chuyển, thuế giá trị gia tăng

…

- Giá thành = giá nhập + chi phí khác.

Chi phí khác: khấu hao …

- Giá vốn = giá thành + chi phí khác.

Chi phí khác: bao bì, quảng cáo, phần trăm lương nhân viên

Q là số lượng bán ra, p là đơn giá

- Lượng tồn kho: LT = TK đầu kỳ + SL nhập – SL xuất

TK đầu kỳ: thống kê đầu kỳ, SL nhập: số lượng nhập, SL xuất:

số lượng xuất ra

-Chiết khấu: CK = tổng tiền/HD * a%

a% là tỷ lệ chiết khấu,tùy vào khu vực khách hàng và mặt hàng

1.2.3.1 Yêu cầu phần mềm:

Phầm mềm quản lý bán hàng phải đảm bảo được những yêu cầu sau:

(1) Yêu cầu chức năng:

Hệ thống cần đảm bảo được những chức năng sau:

 Kế toán kho: được phép truy cập vào hệ thống thực hiện cáccông việc: xuất hàng, nhập hàng, thống kê hàng tồn, …

công việc liên quan đến tài chính của công ty như: lập phiếu nhậptiền vào tài khoản công ty, lập phiếu xuất tiền, các khoản thu chiphát sinh, thống kê công nợ, …

 Trưởng phòng kinh doanh: truy cập vào hệ thống để thực hiệnnhững công việc: cập nhật thông tin về hàng hóa, lập hóa đơn bánhàng

 Hàng hóa: hệ thống cần đảm bảo lưu trữ các thông tin về hànghóa như: tên, đặc điểm, giá, thời gian bảo hành, … Trong đó có cácthao tác về hàng hóa như: thêm, sửa, xóa, …

thiệu các sản phẩm của công ty, bao gồm các thông tin về: họ tên,địa chỉ, điện thoại, …

của công ty với công ty tổng, bao gồm các thông tin về: tên hàng, sốlượng, ngày đặt, … Cùng các thao tác thêm mới, sửa, hủy, …

vào kho, bao gồm các thông tin số phiếu, tên hàng, số lượng, đơngiá, ngày nhập, giá thành, … Ngoài ra, công ty còn nhập hàng từphía khách hàng khi hàng có lỗi,

lượng, ngày xuất, đơn giá, … cùng các thao tác: thêm mới, sửa,xóa

Hàng hóa: tìm kiếm thông tin về mặt hàng, thời gian bảo hành, …Đơn đặt hàng: thông tin về các đơn đặt hàng, số lượng từng mặthàng để làm văn bản đối chiếu, …

 Có chức năng in ấn các văn bản như: hóa đơn bán hàng, phiếunhập hàng, phiếu xuất hàng, danh sách mặt hàng, hợp đồng mua bán,

…

(2) Yêu cầu hệ thống:

Phần mềm có giao diện thân thiện với người dùng, thuận tiện, dễ sửdụng

1.2.3.2 Cách tiếp cận và hướng giải quyết:

Đối với một bài toán quản lý sẽ có nhiều cách tiếp cận Phổ biến làhai cách tiếp cận:

là cách tiếp cận hướng chức năng

Đối với cách tiếp cận hướng chức năng còn một số bất cập màphương pháp hướng đối tượng đã phần nào khắc phục được nhữngnhược điểm đó Và ngày nay khi ngôn ngữ lập trình ngày càng pháttriển theo hướng đối tượng như: DOT.NET, C#, Java, VB.NET,… thìphương pháp hướng đối tượng đang dần thay thế cho phương pháphướng chức năng

Đối với bài toán quản lý này em lựa chọn phương pháp tiếp cậnhướng chức năng, cài đặt cơ sở dữ liệu trên SQL Server 2005 và sửdụng ngôn ngữ lập trình C Sharp

Chương II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG

2.1 Cơ sở lý thuyết phân tích hệ thống quản lý bán hàng.

2.1.1 Đại cương về hệ thống thông tin:

Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm con người, phương tiện

và các phương pháp xử lý thông tin

Hệ thống thông tin bao gồm hai thành phần cơ bản: các dữ liệu ghinhận thực trạng của doanh nghiệp và các xử lý cho phép biến đổi các dữliệu

- Các dữ liệu: đó là các thông tin được lưu và duy trì nhằm phảnánh thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp Có thể tách các

dữ liệu thành hai phần:

 Các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ cơ quan như dữ liệu vềnhân sự, phòng ban, nhà kho, … Cấu trúc cơ quan không phải là cốđịnh mà có thể có biến động khi có một sự kiện xảy ra (chẳng hạn khimột nhân viên nghỉ việc, chuyển địa điểm nhà kho, …) Sự kiệnthưởng xảy ra bất chợt ngoài ý muốn của con người Điều chỉnh lạicác dữ liệu cho hợp lý được gọi là cập nhật

 Các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh/ dịch vụ như:bán hàng, xuất/ nhập hàng, … được coi là một tác nghiệp (chẳng hạnnhập về một lô hàng, xuất hóa đơn, …) Khi một tác nghiệp xảy ra sựkiện này cần được ghi nhận và làm thay đổi dữ liệu phản ánh các hoạtđộng kinh doanh

- Các xử lý: đó là những quá trình biến đổi thông tin nhằm vào haimục đích chính:

chứng từ giao dịch (hóa đơn, phiếu thu, …), lập các báo cáo, thống

kê, …

cần thiết cho việc lựa chọn một quyết định của lãnh đạo như lệnhđiều động, mẫu hợp đồng, …

Mỗi xử lý thường áp dụng một số quy tắc quản lý định sẵn và diễn ratheo một trật tự (gọi là thủ tục) Các quy tắc quản lý và các thủ tục cóthể được ấn định bởi hệ thống lãnh đạo và như vậy có thể điều chỉnhtheo ý muốn hoặc một số được quy định từ bên ngoài mà ta không thểtùy tiện thay đổi được

Trong thực tế, thuật ngữ hệ thống thông tin thường được dùng để chỉmôi trường điện tử - tin học trợ giúp cho một công việc quản lý cụ thểnào đó, hay nói cách khác là để chỉ cái mục đích đạt được sau quá trìnhxây dựng nhằm tin học hóa trợ giúp cho công tác quản lý

Quy trình phát triển hệ thống thông tin được chia thành nhiều giaiđoạn Tùy thuộc vào phương pháp luận và quy định về phương thức làmviệc của đơn vị, quy trình này có thể được chia thành số lượng bướcnhiều ít khác nhau Tuy nhiên có thể tổng hợp chung thành các các bước:Khảo sát, phân tích, thiết kế, xây dựng, cài đặt và bảo trì hệ thống

Là giai đoạn tìm hiểu quy trình hoạt động của hệ thống thực, cácnhu cầu thông tin chính làm cơ sở xác định các yêu cầu, phạm vi của

hệ thống thông tin

Việc khảo sát thường được tiến hành qua các giai đoạn:

- Khảo sát sơ bộ: nhằm mục đích khả thi của bài toán

- Khảo sát chi tiết: nhằm xác định chính xác những gì sẽ thựchiện và khẳng định những kết quả thu được

- Báo cáo: lập hồ sơ khảo sát

Ở giai đoạn khảo sát cần xác định rõ những nhu cầu, vấn đề quantâm, để có giới hạn chính xác của công việc Cũng ở giai đoạn nàycần tìm hiểu và xác định cụ thể đối tượng sử dụng dù họ có thể sẽ bịbiến động cả về số lượng và loại công việc

Là giai đoạn xác định rõ các mục tiêu quản lý chính cần đạt đượccủa hệ thống, nên được các yếu tố quan trọng và đảm bảo đạt được cácmục tiêu của hệ thống Dựa trên các mục tiêu đó, xác định được các

mô hình chức năng và mô hình dữ liệu

Mục tiêu chính của giai đoạn này là biến đổi phần đầu vào thànhcác đặc tả có cấu trúc Đây là quá trình mô hình hóa hệ thống với các

sơ đồ luồng dữ liệu, thực thể liên kết, sơ đồ phân rã chức năng, sơ đồngữ cảnh, …

Các công cụ thể hiện (chủ yếu là dạng đồ họa) được sử dụng trongcác bước khác nhau của quá trình xây dựng và có thể để phục vụ cácmục đích, đối tượng khác nhau Việc sử dụng các công cụ là không bắtbuộc (đặc biệt là các công cụ luồng dữ liệu) và tùy thuộc vào sởtrường của đội ngũ phân tích hệ thống Trong thực tế, phần phân tích

dữ liệu là phức tạp và quan trọng nhất Các phần phân tích chức năng

(1) Phân tích chức năng:

Cung cấp một cách nhìn tổng thể tới mọi công việc Xác định rõcác công việc cần phải giải quyết để đạt mục tiêu quản lý của hệthống Việc phân rã là một cách biểu diễn cấu trúc chức năng giúpcho việc kiểm tra các chức năng còn thiếu và có thể dễ dàng phântích, tổ hợp các chức năng công việc Cấu trúc phân rã này khôngphản ánh độ quan trọng hay thứ tự giải quyết các chức năng Tronggiai đoạn phân tích chỉ nên đưa vào các chức năng phản ánh nghiệp

vụ và thuộc phạm vi của mục tiêu quản lý đặt ra

Một chức năng được xem là đầy đủ gồm những thành phần sau:

ra trong phần thiết kế Các thực thể lấy dữ liệu từ các thực thể cơ bảnnhưng sẽ bị sửa đổi theo yêu cầu của chức năng cũng cần đưa vàogiai đoạn phân tích

Mô tả mối quan hệ thực tế của hệ thống với các yếu tố, tác nhânliên quan đến hệ thống Trong sơ đồ, phần bên trong sẽ thể hiện cácchức năng chính ở mức tổng quát nhất với các dòng dữ liệu chínhtrong quan hệ Phần bên ngoài có thể là các tác nhân như con người,một tổ chức hay bộ phận nghiệp vụ của hệ thống khác và dòng dữ liệuliên quan đến hệ thống

(4) Phân tích luồng dữ liệu:

Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) là một công cụ để trợ giúp bốn hoạtđộng chính:

cầu của người sử dụng

lập trình viên và người dùng xem xét khi thiết kế một hệ thốngmới Thể hiện quy trình xử lý thông tin trong hệ thống

giúp cho việc hiểu biết lẫn nhau giữa phân tích viên và người sửdụng

đặc tả thiết kế hệ thống làm đơn giản công việc mô hình hóa vàchấp nhận những tài liệu như vậy

Là giai đoạn phát triển các bước phân tích ở giai đoạn trước thànhcác mô hình logic và vật lý, thiết kế giao diện với người sử dụng.Giai đoạn này phụ thuộc nhiều vào cấu hình của phần cứng và phầnmềm được lựa chọn

Phần đầu của quá trình thiết kế là các đặc tả yêu cầu đã được xâydựng trong quá trình phân tích Trong giai đoạn này từ khái niệmbiễu diễn bởi mô hình quan hệ thực thể có thể sinh ra được các môhình dữ liệu logic Giai đoạn này là quá trình chuyển từ các mô hình

dữ liệu và chức năng thành các thiết kế cơ sở dữ liệu và thiết kếmodule Trong giai đoạn thiết kế, có rất nhiều công cụ cần phải sửdụng Để có kết quả tốt và hiệu quả thì cần phải lựa chọn và sử dụngcông cụ cho phù hợp tránh dùng nhiều quá hoặc ít quá sẽ gây ảnhhưởng và lãng phí thời gian cho hệ thống

Thiết kế hệ thống bao gồm những công việc sau:

 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý.

Là giai đoạn lập trình trên cơ sở các phân tích, thiết kế ở các giaiđoạn trước Kết quả là chương trình cần xây dựng

Giai đoạn này gồm các bước:

hóa các module chương trình, viết các câu lệnh sản sinh cơ sở dữliệu, thực hiện các câu lệnh trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu lựachọn

có yêu cầu thay đổi sang hệ thống mới Việc này đòi hỏi đồng thờihiểu biết cấu trúc của cả hệ thống cũ và hệ thống mới và nguyêntắc chuyển đổi

Bảo trì hệ thống được tính từ khi hệ thống được chính thức đưavào sử dụng Công việc bảo trì bao gồm:

2.1.2.1 Một số khái niệm:

Cơ sở dữ liệu là tập hợp dữ liệu về một đơn vị tổ chức được lưu trênmáy và có cách tổ chức quản lý theo một mô hình phù hợp với đơn vị tổchức đó

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là hệ thống các phần mềm cho phép mô tả,lưu trữ thao tác các dữ liệu trên cơ sở dữ liệu nó bảo đảm bí mật, an toànvới nhiều người sử dụng

Mô hình dữ liệu là một tập các khái niệm và kí pháp dùng để mô tả dữliệu, các mối quan hệ của dữ liệu, các ràng buộc trên dữ liệu của một tổchức.

Có nhiều mô hình dữ liệu được đề xuất và chia làm nhiều nhóm Ở đâychúng ta chỉ xét hai mô hình dữ liệu được sử dụng khá phổ biến:

Mô hình thực thể liên kết có 3 kiểu mô hình thực thể/ liên kết:

và cũng đã từng được ứng dụng nhiều Nó cũng xuất phát từ ba khái niệm

cơ bản: thực thể, liên kết và thuộc tính

thể liên kết kinh điển Nó có thêm 3 điểm mở rộng: các kiểu thuộc tính đatrị, các kiểu thuộc tính phức hợp, các kiểu thực thể con Từ biểu đồ E/R

mở rộng ta có thể biến đổi về biểu đồ E/R kinh điển

thức diễn tả song lại rất gần với mô hình quan hệ

Một số khái niệm cơ bản về mô hình thực thể liên kết nói chung:

khá ổn định trong thế giới thực mà ta muốn phản ánh nó trong hệ thốngthông tin

vậy thuộc tính là thông tin cần quản lý dữ liệu

Trong mô hình thực thể có nhiều kiểu thuộc tính:

 Khóa ngoài của một lược đồ quan hệ là một tập hợp gồm một haynhiều thuộc tính là khóa của lược đồ quan hệ khác.

Liên kết là sự kết hợp của một số thực thể

Kiểu liên kết là một tập hợp các liên kết có cùng kiểu hay cùng vaitrò

S và T nhỏ hơn mà không mất thông tin nghĩa là:

 S & T đều là chiếu của R

 Kết nối của S & T lại là R

Lưu lý: Một số quan hệ chúng ta không thể phân rã được

(3) Quan hệ nhiều-nhiều: một phần tử của A có thể kết hợp với Nphần tử của B và ngược lại, mỗi phần tử của B có thể kết hợp với Nphần tử của A

Trong đó: A, B là tập các thuộc tính

R là tập hữu hạn các phần tử, R ≠ 

B): khi đó mỗi phần tử của A chỉ xác định được duy nhất một phần

tử của B}

Dạng chuẩn 1NF – First Normal Form: Là dạng chuẩn mà trong

lược đồ quan hệ đó không còn chứa các thuộc tính đa trị hay phứchợp

gọi là ở dạng chuẩn 2 khi nó thuộc dạng chuẩn 1 và mọi thuộc tínhkhông là khóa của một bảng đề phụ thuộc hàm đầy đủ vào khóa

dạng chuẩn 3 nếu nó thuộc chuẩn 2 và mọi thuộc tính không là khóacủa bảng đều không phụ thuộc hàm bắc cầu vào khóa

gọi là ở dạng chuẩn Boyce-Codd nếu XA đúng trên lược đồ R và

A không thuộc X thì X chứa một khóa của R hay X là siêu khóa

2.1.2.2 Các bước xây dựng thiết kế cơ sở dữ liệu logic:

Quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu logic có đầu vào là một mô hình dữliệu quan niệm, đầu ra là một tập hợp các quan hệ được chuẩn hóa:

hàng_khóa chính

Dạng cấu trúc:

 Biểu diễn các mối quan hệ:

Một quan hệ được biểu diễn bằng một hình thoi, bên trong hìnhthoi là tên của quan hệ và được nối với các kiểu thực thể liên quan.Biểu diễn mối quan hệ còn phụ thuộc vào bậc cũng như bản số củaquan hệ đó:

hệ

Chuẩn hóa dữ liệu là một phương pháp khoa học để phân tách(scientific method of breaking down) một bảng có cấu trúc phức tạp(complex table structures) thành những bảng có cấu trúc đơn giản(simple table structures) theo những quy luật đảm bảo (certain rule)không làm mất thông tin dữ liệu Kết quả là sẽ làm giảm bớt sự dưthừa và loại bỏ những sự cố mâu thuần về dữ liệu, tiết kiệm đượckhông gian lưu trữ

Quá trình chuẩn hóa thường gồm một số bước sau:

(1) Quan hệ chưa chuẩn hóa: là quan hệ có chứa thuộc tính lặp

(2) Quan hệ ở dạng chuẩn 1NF: là quan hệ không chứa thuộc tínhlặp

(3) Quan hệ ở dạng chuẩn 2NF: là quan hệ ở dạng chuẩn 1 và khôngtồn tại các thuộc tính không khóa phụ thuộc vào một phần khóachính

(4) Quan hệ ở dạng chuẩn 3NF: là quan hệ ở dạng chuẩn 2 và khôngcòn tồn tại các thuộc tính không khóa phụ thuộc bắc cầu vào khóachính.

(5) Quan hệ ở dạng chuẩn BCNF: là quan hệ ở dạng chuẩn 3 vàkhông tồn tại các thuộc không khóa phụ thuộc hàm vào khóachính(khóa dự tuyển)

(6) Quan hệ ở dạng chuẩn 4NF: là quan hệ ở dạng chuẩn BCNF vàkhông tồn tại các thuộc tính không khóa phụ thuộc đa trị vào thuộctính khóa

Như vậy để chuẩn hóa các quan hệ ta xét lần lượt từng quan hệ và kiểm tra tính chuẩn của nó Trước hết phải xác định các phụ thuộc hàm và khóa chính của quan hệ Sau đó kiểm tra lần lượt các chuẩn đối với quan hệ

2.2 Phân tích hệ thống quản lý bán hàng

2.2.1 Phân tích hệ thống về chức năng:

2.2.1.1 Biểu đồ phân rã chức năng:

Hình 7: Biểu đồ phân rã chức năng

Trong chức năng nhập hàng có các công việc sau:

 Lập phiếu nhập hàng: là thiết lập một phiếu nhập hàng mớihoặc nhập lại hàng từ khách hàng

theo: xuất bán, xuất đổi (bảo hành), xuất khuyến mại

(2) Chức năng quản lý thu chi:

(1) Chức năng quản lý thu:

Cho phép người dùng thao tác các công việc thu tiền: thu nợ từkhách hàng

Chức năng quản lý thu gồm những công việc sau:

 Lưu phiếu thu vào cơ sở dữ liệu.

(2) Chức năng quản lý chi:

Cho phép người dùng thao tác các công việc chi tiền: chi tiêu các

khản trong công ty (tiền điện, nước, điện thoại, tiếp khách, …), trả

tiền hàng, …

Chức năng quản lý chi gồm những công việc sau:

(3) Chức năng bán hàng:

(1) Chức năng quản lý hàng:

Cho phép người dùng thao tác các công việc cập nhật hàng:

 Thêm hàng: khi có sản phẩm mới cần nhập bổ sung thêmhàng

 Sửa thông tin về hàng: khi có sự thay đổi thông tin về sảnphẩm

Cho phép người dùng thao tác các công việc bán hàng: nhận đơnđặt hàng, phúc đáp lại đơn đặt hàng, lập hóa đơn bán hàng theo đơnđặt hàng của khách hàng.

Trong chức năng này gồm những công việc sau:

 Thêm hóa đơn: mỗi lần xuất hóa đơn bán hàng cho kháchhàng

 Sửa thông tin về hóa đơn: khi có sự thay đổi về số lượnghay mặt hàng từ phía khách hàng

(4) Chức năng tra cứu:

Cho phép người dùng tìm kiếm các thông tin như: mã hàng, tênhàng, loại hàng, số hóa đơn bán hàng, số phiếu nhập, phiếu xuất,phiếu thu, phiếu chi, khách hàng,

(5) Chức năng quản lý nhân viên và khách hàng:

(1) Chức năng cập nhật nhân viên:

Cho phép người dùng thao tác các công việc quản lý nhânviên trong công ty

Chức năng này gồm những công việc cụ thể sau:

 Xem danh sách nhân viên trong công ty.

Phiếuxuất

Phiếuthu

Phiếu

Nhânviên

2.2.1.4 Biểu đồ luồng dữ liệu:

Là một loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả một quá trình xử lý và

trao đổi thông tin giữa các chức năng Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) được

chia làm 3 mức:

trao đổi thông tin của các đối tác với hệ thống

Quản lý bán hàng

Khách hàng C h ư ơ n g t r ì n h k h u y ế n m ạ i

P h ú c đ á p đ ơ n đ ặ t h à n g ( H ó a đ ơ n b á n h à n g

)

Nhà cung cấp

H ợ p đ ồ n g m u a b á n

X u ấ t h à n g

Hình 8: Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.

Mô tả quá trình trao đổi thông tin ở mức 0: