Tài liệu tham khảo kỹ thuật công nghệ, chuyên ngành tin học Phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống quản lý thư viện
Trang 1Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Trường TCĐN Vạn Xuân
MỤC LỤC
Trang
CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI 4
I.1 TỔNG QUAN VỀ TÌNH HÌNH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 4
I.2 KHẢO SÁT VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP 4
I.2.1 Cơ sở thực tập 4
I.2.2 Cơ sở lấy thông tin cho bài làm báo cáo thực tập 5
II.3 PHÁT BIỂU ĐỀ TÀI 5
I.3.1 Lí do chọn đề tài 5
I.3.2 Mục đích và mục tiêu nghiên cứu của đề tài 5
I.3.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 6
I.3.4 Ý nghĩa của đề tài nghiên cứu 6
CHƯƠNG II KHẢO SÁT HỆ THỐNG 7
II.1 KHẢO SÁT QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ 7
II.1.1 Cơ cấu tổ chức của thư viện 7
II.1.2 Hoạt động nghiệp vụ của thư viện và một số mẫu biểu 8
1
Trang 2Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Trường TCĐN Vạn Xuân
II 1.3 Hạn chế của hệ thống cũ 14
II.1.4 Xây dựng hệ thống mới 14
II.2 LỰA CHỌN MÔI TRƯỜNG CÀI ĐẶT 15
II.2.1 Đôi nét về C# 15
II.2.1.1 Nguồn gốc .Net 15
II.2.1.2 Microsoft .NET 16
II.2.1.3 Ngôn ngữ C# 17
II.2.2 Công cụ làm báo cáo -ComponentOne Studio ® support WinForms 23
II.2.3 SQL Server 2000 24
II.2.3.1.Cơ chế cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database Engine) 25
II.2.3.2 Cơ chế tạo bản sao (Replication) 25
II.2.3.3 Dịch vụ chuyển dịch data (Data Transformation Service) 26
II.2.3.4 Dịch vụ phân tích dữ liệu (Analysis Service) 26
II.2.3.5 Dịch vụ truy vấn tiếng anh (English Query) 26
II.2.3.6 Dịch vụ siêu dữ liệu (Meta Data Service) 26
II.2.3.7 Hướng dẫn đi kèm (SQL Server Books Online ) 26
II.2.3.8 Công cụ chinh của SQL Server (SQL Server Tools ) 27
2
Trang 3Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Trường TCĐN Vạn Xuân
CHƯƠNG III PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 28
III.1 XÂY DỰNG BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG (BPC) 28
III.1.1 Biểu đồ phân cấp chức năng 28
III.1.2 Mô tả các chức năng 30
III.2 XÂY DỰNG BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU (BLD) 32
III.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh 33
III.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 34
III.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 35
III.3 XÂY DỰNG SƠ ĐỒ THỰC THỂ LIÊN KẾT (ER) 39
III.3.1 Xác định các thực thể của hệ thống 39
III.3.2 Xác định các liên kết của các thực thể của hệ thống 41
III.3.3 Phân tích các mối quan hệ giữa các thực thể trong hệ thống 41
III.3.4 Sơ đồ thực thể liên kết (ER) của hệ thống 43
CHƯƠNG IV THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT HỆ THỐNG 44
IV.1 THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 44
IV.1.1 Bảng Nhà Xuất Bản 44
IV.1.2 Bảng Tác Giả 44
3
Trang 4Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Trường TCĐN Vạn Xuân
IV.1.3 Bảng Đầu Sách 45
IV.1.4 Bảng Sách 46
IV.1.5 Bảng Khoa 47
IV.1.6 Bảng Độc Giả 48
IV.1.7 Bảng Mượn Trả 49
IV.1.8 Mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu 51
IV.2 THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH 52
IV.3 MỘT SỐ FORM CHỨC NĂNG CHÍNH 53
IV.3.1 Form Đăng nhập 53
IV.3.2 Form Thông Tin Đầu Sách 54
IV.3.3 Form Thông Tin Độc Giả 55
IV.3.4 Form Kiểm Tra Điều Kiện Mượn 56
IV.3.5 Form Thông Tin Mượn Sách 56
IV.3.6 Form Thông Tin Trả Sách 57
IV.3.7 Form Tìm Kiếm Sách 57
IV.3.8 Form Hỗ Trợ Người Sử Dụng 58
IV.3.9 Form Báo Cáo Thống Kê 58
4
Trang 5Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Trường TCĐN Vạn Xuân
IV.3 MỘT SỐ ĐOẠN CODE CHỨC NĂNG CHÍNH 59
IV.3.1 Code form Tìm kiếm Sách 59
IV.3.2 Code form Thông tin mượn sách 61
IV.4 CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH 64
KẾT LUẬN 65
I ƯU ĐIỂM CỦA HỆ THỐNG 65
II NHỮNG TỒN TẠI CỦA HỆ THỐNG 65
III HƯỚNG PHÁT TRIỂN ĐỀ TÀI TRONG TƯƠNG LAI 66
TÀI LIỆU THAM KHẢO 67
5
Trang 6Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Trường TCĐN Vạn Xuân
LỜI NÓI ĐẦU
Hiện nay trên thế giới cũng như ở nước ta, tin học là một nghành mũi nhọn, đã và đangthâm nhập vào mọi lĩnh vực đời sống kinh tế, xã hội Xã hội ngày càng phát triển thì ứngdụng tin học ngày càng lớn và ngược lại những thành tựu của nghành tin học đang tác độngtrở lại tạo điều kiện phát triển nhanh chóng cho sản xuất và xã hội
Xuất phát từ nhu cầu thực tế khách quan, cùng với sự tiến bộ của khoa học, máy tínhdần dần có nhiều ứng dụng tin học vào các nghành nghề khác nhau, trợ giúp cho con ngườitrong hoạt động sản xuất, đã tiết kiệm được nhiều công sức và thời gian, đồng thời mang lạikết quả tin cậy chính xác Song song với việc trang bị máy tính cung cấp phần mềm và sửdụng phần mềm là công việc cấp bách hơn Trong thực tế có rất nhiều công việc đòi hỏi phảiđược máy tính hóa, đặc biệt là trong công tác quản lý Vì vậy trong báo cáo thực tập tốt
6
Trang 7Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Trường TCĐN Vạn Xuân
nghiệp này em xin đề cập đến một ứng dụng tin học vào việc quản lý thư viện tại thư viện củatrường Trung cấp đa nghành Vạn Xuân
Quản lý sách báo, quản lý độc giả là nhiệm vụ hàng đầu của tất cả các thư viện Vì vậyviệc đưa tin học quản lý vào trong nghành thư viện là một vấn đề rất cấp bách
Sau thời gian học tập tại trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân với vốn kiến thức mà các
thầy cô trang bị cho em, dưới sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo: Thạc sĩ Lưu Minh Tuấn
cùng sự giúp đỡ của tổ quản lý thư viện Trường trung cấp đa nghành Vạn Xuân em đã có thểhoàn thành xong báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình
Em rất mong nhận được những ý kiến góp ý của thầy cùng toàn thể các thầy cô trong
Bộ môn Công Nghệ Thông Tin Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân và của các bạn để em cóthể rút kinh nghiệm và sửa chữa những điểm chưa phù hợp trong báo cáo thực tập của mình
7
Trang 8Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Trường TCĐN Vạn Xuân
Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn thầy giáo : Thạc sĩ Lưu Minh Tuấn cùng toàn
thể các thầy các cô trong bộ môn Công Nghệ Thông Tin Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
và các bạn Em xin kính chúc các thầy cô luôn luôn mạnh khỏe, hạnh phúc, để các thầy côđào tạo thêm nhiều nhân lực có ích cho đất nước Em xin chân thành cám ơn
Sinh viên
Vũ Việt Khánh
8
Trang 9Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Trường TCĐN Vạn Xuân
CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI
I.1 TỔNG QUAN VỀ TÌNH HÌNH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Trong thời đại ngày nay công nghệ thông tin phát triển với tốc độ rất nhanh Hệ thốngmáy tính đã có mặt trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội của bất kì một quốc gia nào
và Việt Nam cũng không nằm ngoài quy luật đó
Ở Việt Nam chúng ta hiện nay công nghệ thông tin cũng phát triển rất mạnh mẽ ở tất
cả các nghành nghề Trước kia để có một cái máy tính quả thật là khó, cách đây vài năm chỉnhững cơ quan nhà nước mới có được một vài chiếc máy tính nhưng hiện nay máy tính đã cómặt ở khắp các cơ quan, trường học, doanh nghiệp và gia đình, Việt Nam được coi là mộttrong những nước có nghành công nghệ thông tin phát triển nhanh trong khu vực Trên thếgiới cũng như ở Việt Nam, công nghệ thông tin đã trở thành một nghành công nghệ mũi nhọn
9
Trang 10Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Trường TCĐN Vạn Xuân
Nó là một nghành khoa học kỹ thuật không thể thiếu trong việc áp dụng vào các hoạt động xãhội như : Quản lý, kinh tế, thông tin…
Trên thế giới nói chung cũng như Việt Nam nói riêng vấn đề quản lý là một vấn đề nangiải vì vậy việc áp dụng tin học vào trong công tác quản lý ở các nghành các cấp là rất phổbiến và cấp thiết
I.2 KHẢO SÁT VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP
I.2.1 Cơ sở thực tập
- CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN ETECH VIỆT NAM
(Là công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên trở lên)
- Địa chỉ trụ sở chính : Địa chỉ: số nhà 11, D2-2, Tập thể Đại học Thủy Lợi, ngõ 95 Chùa Bộc,Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội
10
Trang 11Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Trường TCĐN Vạn Xuân
Điện Thoại: 04 6276 1088 Fax: 04 6276 1082
Website : www.etechvn.com
- Nghành nghề kinh doanh : Thiết kế quảng cáo, thiết kế website, phần mềm, dịch vụ thươngmại điện tử
11
Trang 12Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Trường TCĐN Vạn Xuân
I.2.2 Cơ sở lấy thông tin cho bài làm báo cáo thực tập
- TRƯỜNG TRUNG CẤP ĐA NGÀNH VẠN XUÂN
Nhà D15, tổ 58 phường Dịch Vọng Hậu, quận Cầu giấy, Hà Nội
12
Trang 13Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Trường TCĐN Vạn Xuân
I.3.2 Mục đích và mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Với mục đích góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý, phần mềm quản lý thư việnđược viết ra nhất thiết phải đạt được các mục đích sau:
Đảm bảo các quy tắc trong quản lý : Quản lý thư viện cũng như một số chương trìnhkhác rất cần có các quy tắc nghiêm túc phù hợp với từng chương trình để quản lý chotốt và luôn là nơi mà mà người ta tìm đến khi thấy mình cần thêm kiến thức, luôn làngười bạn tin cậy của mỗi sinh viên học sinh
Quản lý chính xác mọi nguồn thông tin: Thông tin cần chính xác, nên khi xây dựngchương trình này cần chú trọng yếu tố này
Tối ưu hóa các thao tác thủ công cho nhân viên quản lý thời đại công nghệ thông tin,
để máy tính hỗ trợ tối đa cho công tác quản lý
13
Trang 14Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Trường TCĐN Vạn Xuân
Tự động hóa các công việc có tính chất cố định: Các khâu trong quản lý thư viện quantrọng ngày càng được tự động hóa để tính chính xác và nhanh được áp dụng thay thếcho thao tác thủ công của con người
Giảm thiểu lực lượng tham gia công tác quản lý, giảm chi phí quản lý tới mức thâpnhất
Đó là những mục đích và mục tiêu phân tích thiết kế của phần mềm quản lý thư viện,rất mong rằng phần mềm viết ra này sẽ đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng
I.3.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng thụ hưởng đề tài nghiên cứu của đề tài chính là các thủ thư của thư viện,các nhà lãnh đạo của trường chủ quản thư viện
14
Trang 15Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Trường TCĐN Vạn Xuân
Đối tượng thực hiện và thực thi đề tài : Là những người tham gia vào quá trình Phântích – Thiết kế - Cài đặt hệ thống thông tin “ phần mềm quản lý thư viện”, các chuyên viêncông nghệ thông tin, các kĩ thuật viên lập trình, các thủ thư và các độc giả
Phạm vi nghiên cứu : Hệ thống quản lý thư viện của các trường Đại Học, Cao Đẳng
…
I.3.4 Ý nghĩa của đề tài nghiên cứu
Hiện tại ở các thư viện của trường học vẫn đang dùng các công cụ thủ công để quản lýquy trình hoạt động nghiệp vụ của mình Do yêu cầu trong tình hình mới nên em mạnh dạnnghiên cứu để đưa ra công cụ quản lý đã được tin học quá, em nghĩ nó sẽ có ý nghĩa thiết thựctrong công tác quản lý thư viện, ngoài ra nó cũng đảm bảo tính khoa học trong công tác quản
15
Trang 16Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Trường TCĐN Vạn Xuân
lý, có thể đem triển khai trong công tác quản lý thư viện để đáp ứng đòi hỏi ngày càng cao của
xã hội
16
Trang 17Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Trường TCĐN Vạn Xuân
CHƯƠNG II KHẢO SÁT HỆ THỐNG
II.1 KHẢO SÁT QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ
Trong thực tế có nhiều trường học vẫn đang áp dụng các phương pháp thủ công chocông tác quản lý, với xu thế hiện nay nếu vẫn duy trì tình trạng này sẽ gây ra lãng phí về nhânlực và tiền của… Chính vì lẽ đó chúng ta phải nhanh chóng tin học quá công tác quản lý nóichung và công tác quản lý thư viện nói riêng Em đã khảo sát hoạt động nghiệp vụ quản lý thưviện và nhận thấy:
Sơ đồ hoạt động nghiệp vụ của thư viện mà em khảo sát :
Giáo viên HD: Thạc sĩ- Lưu Minh Tuấn Sinh viên: Vũ Việt Khánh
17
Yêu cầu báocáo
Phục vụ
Báo cáo tổng kết
Yêu cầu cung cấp
Cung cấp sách
Trang 18Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Trường TCĐN Vạn Xuân
Hình 1 Sơ đồ hoạt động nghiệp vụ của thư viện trường Trung cấp đa nghành Vạn Xuân
II.1.1 Cơ cấu tổ chức của thư viện
Thư viện Trường Trung cấp đa nghành Vạn Xuân bao gồm 3 phòng riêng có các chức năngkhác nhau:
18
Trang 19Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Trường TCĐN Vạn Xuân
Phòng đọc sách tại chỗ : Là nơi học viên- sinh viên mượn sách đọc ngay tại thư viện.Những thông tin chi tiết độc giả cũng như sách mà độc giả mượn đều được lưu lạitrong quyển “ Nhật ký sách mượn hàng ngày” nhằm tránh trình trạng mất sách
Phòng mượn sách về nhà : Là nơi cho học sinh- sinh viên, cán bộ công nhân viênmượn sách mang về nhà nghiên cứu Nếu đối tượng mượn sách là cán bộ công nhânviên trong trường thì mỗi lần mượn sách về nhà thì những thông tin về sách mượn sẽđược lưu trong trong quyển “Sổ mượn cán bộ công nhân viên” Thời gian mượn sáchcủa những cán bộ công nhân viên trong nhà trường không giới hạn nhưng hạn chế sốlượng sách mượn, chỉ khi nào có giấy đòi sách của nhà trường mới phải gửi lạisách( trường hợp này xảy ra khi thời gian mượn đã quá lâu, có thể lên tới vài năm).Nếu đối tượng là học sinh- sinh viên khi mượn sách, sinh viên cũng phải cung cấpthông tin để điền đầy đủ thông tin vào “Sổ mượn học sinh sinh viên” theo từng khoa
19
Trang 20Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Trường TCĐN Vạn Xuân
Bên cạnh đó nhằm tránh tình trạng độc giả mượn sách không trả, nhà trường thốngnhất với trung tâm thư viện: Khi cấp thẻ thư viện cho học sinh sinh viên thì yêu cầuhọc sinh sinh viên nộp một khoản tiền để thế chấp Số tiền này sẽ hoàn trả cho độc giảkhi độc giả trả lại thẻ thư viện Thời gian mượn sách của học sinh- sinh viên khônghạn chế Bạn có thể mượn sách cho đến khi nào học xong, điều đáng chú ý là bạn chỉ
có thể mượn quyển sách khác khi bạn không còn mượn thư viện bất kì quyển sách nàokhác
Phòng báo và tạp chí : Qua khảo sát thực tế phòng báo, tạp chí trường Trung cấp đanghành Vạn Xuân em thấy khó có thể áp dụng tin học vào quản lý được do hàng tuần
số lượng báo và tạp chí ngày càng tăng lên, khả năng sử dụng nhằm để học tập nghiêncứu vẫn còn ít Nên trong bao cáo này em không đề cập đến quản lý phòng báo và tạpchí
20
Trang 21Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Trường TCĐN Vạn Xuân
II.1.2 Hoạt động nghiệp vụ của thư viện và một số mẫu biểu
Thư viện của Trường Trung cấp đa nghành Vạn Xuân làm việc như sau
Mỗi học sinh- sinh viên có nhu cầu đọc và mượn sách của thư viện đều phải làmđơn xin cấp thẻ thư viện Trong thẻ thư viện có các thông tin về độc giả: Mã thẻ, họtên, ngày sinh, quê quán, lớp, khoa, khóa học Thông tin về độc giả cùng mã thẻ vàchi tiết các lần mượn đều được lưu trữ lại
PHIẾU YÊU CẦU CẤP THẺ THƯ VIỆN
Trang 22Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Trường TCĐN Vạn Xuân
Email: ………
Ngày lập:
………
Hình 2 Biểu mẫu yêu cầu cấp thẻ thư viện
Tại thư viện khi sách được nhà xuất bản, công ty phát hành sách chuyển đến theo
“Đơn đặt mua sách” của thư viện, nhân viên thư viện có nhiệm vụ kiểm tra lại đơnhàng và hoá đơn thanh toán để xác định lại những thông tin về số lượng, đơn giácủa hoá đơn là đúng Sau đó thông tin về sách nhập cũng như số lượng sách, đơngiá sách, nhà xuất bản hay công ty phát hành sách sẽ được lưu lại tại biên bản nhậpsách Sau đó thủ thư tiến hành dán mã sách cho sách mượn sau đó đưa sách vào sửdụng
22
Trang 23Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Trường TCĐN Vạn Xuân
Bộ Giáo Dục và Đào Tạo Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Trường Trung cấp đa nghành Vạn Xuân Độc Lập- Tự Do-Hạnh Phúc
HOÁ ĐƠN NHẬP HÀNG
Số :……… Ngày:…………
Tên nhà cung cấp:……….
Địa chỉ nhà cung cấp :………
………
Điện thoại :……… Fax :………
Stt Tên sách ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Trang 24Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Trường TCĐN Vạn Xuân
Nhân viên nhận sách Nhân viên nhận sách
(Kí và ghi rõ họ tên) (Kí và ghi rõ họ tên)
Hình 3 Biểu mẫu hóa đơn nhập hàng
24
Trang 25Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Trường TCĐN Vạn Xuân
Thông tin về các sách sẽ được cập nhật khi nhập sách mới, huỷ sách không còn sửdụng được nữa Các sách được phân loại theo những thể loại khác nhau và đượcphân công chia làm 2 phòng: phòng đọc tại chỗ và phòng mượn về nhà tuỳ ý theonhu cầu về sách của từng phòng để đảm bảo có đủ sách cho độc giả mượn
Độc giả có thể tra cứu các thông tin về sách cần mượn theo: tên sách, tác giả, lĩnhvực… trước khi mượn sách, để có thể điền đầy đủ thông tin về độc giả cũng nhưsách cần mượn trong Phiếu yêu cầu mượn sách
25
Trang 26Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Trường TCĐN Vạn Xuân
Hình 4 Biểu mẫu tra cứu sách
TRA CỨU SÁCH
26
Trang 27Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Trường TCĐN Vạn Xuân
Khi có nhu cầu mượn sách, độc giả cần đưa phiếu yêu cầu mượn sách của mìnhcho các nhân viên thư viện.Phiếu yêu cầu có các thông tin : mã thẻ, tên độc giả,tên sách mượn, ngày mượn Nhân viên thư viện sẽ tiến hành kiểm tra xem độc giả
có mượn sách hay không và còn sách để đáp ứng hay không? Nếu thoả mãn yêucầu mượn độc giả sẽ được mượn sách và nhận sách Thông tin về độc giả cũngnhư thông tin về sách mượn sẽ được lưu trong “Phiếu theo dõi mượn trả” Phiếutheo dõi mượn trả bao gồm 2 phần giống nhau, trong đó lưu các thông tin về sáchmượn và độc giả mượn đồng thời lưu cả số lượng Phần cuống phiếu giữ lại, phầncòn lại độc giả giữ lại để khi nào độc giả trả sách thư viện sẽ kiểm tra
27
Trang 28Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Trường TCĐN Vạn Xuân
Trang 29Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Trường TCĐN Vạn Xuân
Khi độc giả trả sách, nhân viên thư viện sẽ kiểm tra phần kia của phiếu theo dõimượn trả do độc giả giữ Nếu thông tin chính xác nhân viên thư viện nhận lại sách
Cuối tháng thư viện thống kê tình hình mượn trả sách Cứ 6 tháng thư viện tổng kết
và đánh giá phụ thuộc vào số đầu sách và số lượng độc giả được phục vụ Liệt kêtheo thứ tự các sách có lần mượn để có kế hoạch bổ sung hay huỷ bỏ sách nếukhông có người đọc
29
Trang 30Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Trường TCĐN Vạn Xuân 30
Bộ Giáo Dục và Đào Tạo Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Trường Trung cấp đa nghành Vạn Xuân Độc Lập- Tự Do-Hạnh Phúc
BÁO CÁO THỐNG KÊ TÌNH HÌNH MƯỢN TRẢ
Trang 31Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Trường TCĐN Vạn Xuân
Hình 6 Biểu mẫu báo cáo thống kê tình hình mượn trả
Chú ý :
Mỗi độc giả chỉ mượn được tối đa hai quyển cho mỗi lần mượn về nhà haymượn tại phòng đọc Khi trả sách, độc giả mới được mượn sách tiếp
31
Trang 32Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Trường TCĐN Vạn Xuân
Cứ đến cuối năm học nhân viên thư viện kiểm tra lại việc mượn trả sách củađộc giả, đặc biệt là của các độc giả sắp ra trường Nếu có độc giả nào chưa trảsách thì thư viện sẽ làm một giấy nhắc trả sách cho độc giả đó biết để trả sáchcho thư viện Nếu độc giả vẫn không mang trả sách sẽ bị treo bằng một năm.Sau một năm độc giả sẽ nhận được bằng khi có chữ kí thanh toán của thư viện
Mỗi khoa chỉ được mượn trong 2 ngày trong một tuần theo lịch của thư viện đểtránh tình trạng nhầm lẫn về việc mượn và trả sách
Nếu việc mượn sách là cần thiết cho môn học mà chưa đến kì khoa mình đượcmượn sách, học sinh sinh viên có thể điền vào phiếu mượn sách theo lớp
32
Trang 33Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Trường TCĐN Vạn Xuân
Khi trả sách nếu là quá hạn thì phải nộp tiền phạt, số tiền phạt cho từng cuốnđược tính bằng 10% (giá sách*số ngày quá hạn) Thông tin về sách trả sẽ đượccập nhật vào danh sách mượn trả
Cứ cuối mỗi quý thủ thư lại làm bản báo cáo chi tiết để báo cáo số lượng cácđầu sách đang có ở trong thư viện, công việc này rất nặng nhọc vì thông tin chitiết được trình bày thủ công thông qua sổ sách giấy tờ
33
Trang 34Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Trường TCĐN Vạn Xuân
Giáo viên HD: Thạc sĩ- Lưu Minh Tuấn Sinh viên: Vũ Việt Khánh
Bộ Giáo Dục và Đào Tạo Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Trường Trung cấp đa nghành Vạn Xuân Độc Lập- Tự Do-Hạnh Phúc
BÁO CÁO THỐNG KÊ SỐ LUỢNG SÁCH
(Kí và ghi rõ họ tên) (Kí và ghi rõ họ tên)
34
Trang 35Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Trường TCĐN Vạn Xuân
Hình 7 Biểu mẫu báo cáo thống kê số lượng sách
35
Trang 36Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Trường TCĐN Vạn Xuân
II 1.3 Hạn chế của hệ thống cũ
Do chưa được tin học hoá việc quản lý và hoạt động còn nhiều vấn đề bất cập:
Không đáp ứng việc phục vụ kịp thời
Thời gian dành cho việc lưu trữ, tìm kiếm quá lớn
Việc kiểm tra xem sách mình muốn mượn còn hay không là chưa biết và chỉ đến khi
ra quầy mượn sách, thông qua phiếu mượn bị gạch mới biết là không còn sách mìnhmuốn mượn
Tốn nhiều thời gian cho việc tra cứu và lập báo cáo thống kê
Gây nhiều bất tiện trong quản lý sổ sách
36
Trang 37Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Trường TCĐN Vạn Xuân
Khi cần thống kê khó đảm bảo độ tin cậy như yêu cầu
Sai sót ở những công đoạn khác nhau khó phát hiện và xử lý kịp thời
Cụ thể như muốn tìm một quyển sách nào đó, người quản lý tốn khá nhiều thời gian đểtìm
Việc báo cáo tình hình sách qua từng thời điểm sẽ trở lên phức tạp, phải rà xét nhiềulần mất thời gian
Khi độc giả đến thư viện phải mất một khoảng thời gian dài để được mượn sách dokhối lượng sách mượn nhiều, độc giả đông Thêm vào đó nhà quản lý thư viện cầnphải có một đội ngũ cán bộ phục vụ cho công tác này tốn khá nhiều chi phí Để đến
37
Trang 38Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Trường TCĐN Vạn Xuân
được với thư viện độc giả phải mất nhiều thời gian nên gây cho độc giả tâm lý khôngmuốn đến thư viện
II.1.4 Xây dựng hệ thống mới
Giới thiệu về hệ thống mới:
Xuất phát từ những nhược điểm của hệ thống quản lý bằng thủ công, nên việc tin họchoá công tác quản lý thư viện là cần thiết, hợp lý Hệ thống quản lý thư viện với sự giúp
đỡ của máy tính phải đáp ứng được các yêu cầu sau:
Thực hiện được các chức năng hỏi đáp nhanh
Thực hiện các thao tác, phép tính từ truớc đến nay phải làm bằng tay
38
Trang 39Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Trường TCĐN Vạn Xuân
Tổng hợp đầy đủ chính xác, kịp thời thông tin về các loại sách đang còn và đangđược mượn của thư viện
Đưa ra danh sách các độc giả khi cần tìm kiếm theo yêu cầu
Có khả năng loại bỏ một đầu sách khi không còn phục vụ được cho việc tra cứu
Có khả năng kiểm soát được độc giả cùng tài liệu được đọc tại thư viện
Có khả năng lưu thông tin về độc giả và tài liệu nhiều năm
Có khả năng thêm, xóa bỏ hoặc sửa chữa thông tin về một độc giả
Có khả năng bổ sung thêm thông tin mới và loại bỏ những thông tin đã không còn
sử dụng được nữa
39
Trang 40Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Trường TCĐN Vạn Xuân
Từ những công việc thực tế em đưa ra phần mềm quản lý gồm 7 chức năng sau: