Qua nghiên cứu thực trạng về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền ở Công ty cổ phần Cao Su Đà Nẵng, luận văn Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần Cao su Đà Nẵng chỉ ra những hạn chế còn tồn đọng cần được khắc phục trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty.
Trang 1MO DAU 1 Tính cấp thiết của đề tài
Trong những năm qua, Đảng và Nhà nước ta đã đưa ra nhiều chủ trương chính sách để phát triển nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần, đa
dạng hóa các hình thức sở hữu và mở rộng quan hệ hợp tác với bên ngoài Điều này đã tạo nên nên một luỗng sinh khí mới, tạo nhiều cơ hội cũng như thách thức đối với các doanh nghiệp Một doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường và ngày cảng phát triển thì doanh nghiệp đó không chỉ dừng lại ở việc có chiến lược kinh doanh khôn khéo, có một đội ngũ nhân viên lành nghề mà còn đòi hồi công tác quản lý, quản trị doanh nghiệp nói chung và
công tác kiểm tra kiểm soát nói riêng cần phải được coi trọng Điều đó có nghĩa mỗi doanh nghiệp cần phải xây dựng và hồn thiện một hệ thơng KSNB vững mạnh nhằm hạn chế những rủi ro, mắt mát tài sản phát sinh trong quá
trình kinh doanh, giúp doanh nghiệp xây dựng được một
tang quan lý
phục vụ cho phát triển của doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả hoạt
động sản xuất kinh doanh
Với hơn 32 năm trưởng thành và phát triển, Công ty Cổ phần Cao Su Đà Nẵng tự hào là một trong những doanh nghiệp có bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất công nghiệp cao su Hoạt động chủ yếu của Công ty là sản xuất, kinh doanh, xuất khẩu các loại sản phẩm và vật tư thiết bị cho ngành công nghiệp cao su; chế tạo, lắp đặt thiết bị cho ngành công nghiệp
cao su; kinh doanh thương mại, dịch vụ tổng hợp Hiện nay, thị phần của
công ty chiếm ưu thế, giữ một vi trí chủ đạo trên thị trường, nhưng với môi
trường kinh doanh ngày càng khốc liệt và gây gắt như ngày nay thì để tồn tại và phát triển cần phải có những giải pháp tăng sức cạnh tranh, tăng cường
Trang 2mình một hệ thống quản lý khoa học, hợp lý và hiệu quả mà bước khởi đầu chính là hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, đặc biệt cần quan tâm hiện
nay là phải tăng cường kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền để đảm bảo doanh thu được tính đủ, tính chính xác và tránh thất thoát
tiền thu bán hàng Bởi vậy, chu trình bán hàng và thu tiền được xem là chu
trình cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, chu trình này sẽ tạo ra doanh thu, nó là điều kiện để đánh giá hiệu qua sử dụng
đồng vốn của doanh nghiệp và cũng là điều kiện quan trọng để giúp doanh nghiệp duy trì và mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh Tuy nhiên, công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty hiện đang tổn
tại một số hạn chế đòi hỏi phải tăng cường kiểm soát để bảo đảm doanh thu
được tính đúng, tính đủ, và khơng bị thất thốt
Xuất phát từ những yêu cầu thiết thực trên, tác giả đã chọn đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Cao su Đà Nẵng” làm luận văn tốt nghiệp cao học chuyên ngành kế toán
2 Mục tiêu nghiên cứu
'Qua nghiên cứu thực trạng về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền ở Công ty Cổ phần Cao Su Đà Nẵng, chỉ ra những hạn chế còn tồn đọng cần
được khắc phục trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng va thu
tiền tại Công ty
Trên cơ sở lý luận, nghiên cứu thực trạng, luận văn đề xuất một số giải pháp nhằm hồn thiện kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền được
tất hơn, phù bợp với đặc thù kinh đoanh của Công ty
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của để tải là cơng tác kiểm sốt nội bộ chu trình
Trang 33 4 Phương pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu về kiểm soát và
phỏng vấn Kế toán trưởng và các kế toán viên, các nhân viên kinh doanh có liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền để khảo sát thực trạng kiểm soát chu trình này tại Công ty Cô phần Cao su Đà Nẵng
5 Bế cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn bao gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong các doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong Công ty Cô phần Cao Su Đà Nẵng
Chương 3: Một số giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Cao Su Đà Nẵng
Kết luận
6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Hội nhập kinh tế quốc tế là một tất yếu khách quan và những thách thức của quá trình này đối với hoạt động của doanh nghiệp sản xuất là không nhỏ Để vượt qua thách thức, tận dụng được lợi thế và cơ hội thì Công ty phải ' hợp lý và tiên tiến, xây dựng được nền tảng tài chính vững mạnh Do vậy,
lột tấp thể vững mạnh, phải xây dựng được một cơ chế quản lý khoa học,
việc xây dựng và củng cố một hệ thống KSNB là rất cần thiết để thích ứng
với những thay đổi của môi trường bên ngồi, một cơng cụ để giúp cho các nhà quản trị có được những thông tin chính xác, kịp thời để ra các quyết định đúng đắn nhằm đảm bảo công tác kiểm tra, kiểm soát được thường xuyên và
hiệu qua
Trang 4bao gồm cả việc bảo đảm các nguồn lực được sử dụng tối ưu, bảo vệ tài sản
khơng bị thất thốt, hư hỏng hoặc sử dụng sai mục đích, đảm bảo Báo cáo tài chính chính xác va tin cậy, đảm bảo mọi thành viên tuân thủ các quy định của Công ty và pháp luật, bảo vệ quyền lợi nhà đầu tư, cỗ đông và gây dựng lòng
ối với họ, Thiết lập một hệ thống KSNB chính là xác lập một cơ chế
tin d
giám sát bằng những quy định rõ rằng, cụ thể để đạt được các mục tiêu dé ra 'Và kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền là một kiểm soát quan trọng trong hệ thống KSNB, bởi chu trình này giúp cho Công ty duy trì và mở
rộng hoạt động sản xuất kinh doanh
Hiện nay có nhiều để tải nghiên cứu về kiểm soát nội bộ trong các
các đề trong cùng lĩnh vực KSNB chu trình bán hàng và thu tiễn Cụ thể:
Luận văn: “Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tai Cong ty Thong tin di động (VMS)” của tác giả Vũ Ngọc Nam; Luận văn thạc sĩ kinh doanh của Trường Đại học Đà Nẵng năm 2007 doanh nghiệp Trong đó tác giả đã tham khảo, tìm hi nghiên cứu
Luận văn sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng, trong quá trình tìm
hiểu và thu thập số liệu từ thực tế, tác giả đã sử dụng các phương pháp phân tích, so sánh, đối chiếu, chứng minh, để làm rõ vấn đề nghiên cứu Luận văn này đã trình bày một cách có hệ thống đặc điểm dịch vụ viễn thông, dịch
vụ thông tin di động Luận văn đưa ra những đặc điểm dịch vụ viễn thông,
dịch vụ thông tin di động ảnh hưởng đến việc kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng trong các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ viễn thông Luận văn đi sâu vào nghiên cứu tình hình thực tế về kiểm soát nội bộ
đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại Công ty Thông tin di động , qua đó
đánh giá những kết quả đạt được và những tồn tại cần khắc phục Từ đó luận văn đưa ra những giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và
Trang 5“5
Luận văn: *Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền
thu bán điện tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên Điện lực Đà Nẵng” của tác giả Thái Như Quỳnh; Luận văn thạc sĩ kinh doanh của Trường Đại học Đà Nẵng năm 2008 Trong luận văn này thì tác giá đã trình
bày những lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ, làm rõ hơn những lý luận về kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại doanh nghiệp Luận văn đi sâu vào nghiên cứu tình hình thực tế về kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán điện tại Công ty Điện lực Đà Nẵng, qua đó đánh giá những kết quả đạt được và những tồn tại cần khắc phục Luận văn còn đưa ra được những giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán điện tại Công ty Điện lực Đà Nẵng Kết quả của luận văn
áp dụng thực tẾ trong cơng tác kiểm sốt nội bộ doanh thu và tiền thu bán điện tại Công ty, phù hợp với đặc trưng của doanh nghiệp điện năng ở khâu phân phối điện Tuy nhiên, ở luận văn này tác giả đã đưa các giải pháp có thí để tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền còn chung chung, chưa cụ thể
Luận văn: “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu
tiền tại Viễn thông Quảng Ngi
Luận văn thạc sĩ kinh doanh của Trường Đại học Đà Nẵng năm 2010 Tác giả của tác giả Nguyễn Thị Phương Thảo; đã sử dụng phương pháp nghiên cứu duy vật biện chứng, pháp nghĩ giải quyết và làm sing tỏ mục đích đặt ra trong luận văn Luận văn đã giải hợp với phương cứu so sánh, phân tích đi từ cơ sở lý thuyết đến thực tiễn để
quyết các vấn đề sâu: Một là, luận văn đã trình bày lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ đồng thời hệ thống và làm rõ hơn lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong các doanh nghiệp Bên cạnh đó, luận văn đã
nêu bậc các điểm khác biệt trong hoạt động sản xuất kinh doanh viễn thông
Trang 6doanh nghiệp viễn thông Thứ hai, luận văn đã di sâu nghiên cứu, phân tích
thực tế cơng tác kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Viễn
thông Quảng Ngãi, từ đó đánh giá và chỉ rõ những hạn chế còn tồn tại trong
đơn vị cần phải khắc phục; Thứ ba, trên cơ sở nghiên cứu những lý luận và
ên tại Viễn
thực tế công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hằng và thu
thông Quảng Ngãi, luận văn đã đưa ra được những giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiễn tại Viễn Thông Quảng Ngãi
Luận văn: * Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cỗ phần và thiết bị trường học Đà Nẵng” của tác giả Nguyễn Thị
Điệp; Luận văn thạc sĩ kinh doanh của Trường Đại học Đà Nẵng năm 2010 Luân văn vận dụng phương pháp luận duy vật biện chứng, duy vật lịch sử và
sử dụng các phương pháp cụ thể như phương pháp tiếp cận thu thập thông tin,
phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích so sánh, Luận văn đã đặt ra và giải quyết các vấn dé cơ bản sau: Một là, Luận văn đã trình bay lý luận cơ
bản về KSNB, đồng thời làm rõ những lý luận về KSNB chu trình bán hàng
và thu tiền tại doanh nghiệp; Hai là, Luận văn đ sâu nghiên cứu tỉnh hình
'thực tế về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong lĩnh vực sách và thiết bị
trường học tại Văn phòng Công ty và tại 6 nhà sách tại TP Đà Nẵng của Công
ty Cổ phần Sách và Thiết bị trường học Đà Nẵng, đánh giá những kết quả đạt được và những tổn tại cần khắc phục đối với kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty; Ba là, Luận văn đưa ra những giải pháp tăng
cường KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trên hai phương diện: hoàn thiện
hệ thống thơng tin ké tốn và hoàn thiện các (hủ tục kiểm soát chu trình bán
hàng và thu tiền; Bốn là, kết quả của luận văn có thể áp dụng thực tế trong
công tác KSN chu trình bán hằng và thu tiền tong lĩnh vực kinh doanh sách
Trang 77
với đặc trưng của Công ty là đơn vị chuyên khai thác, kinh doanh buôn bán và
bán sỉ sách và thiết bị trường học
Nhìn chung hầu hết các luận văn nghiên cứu trong lĩnh vực kiểm soát
nội bộ chu trình bán hàng và thu đều nhằm mục đích đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao năng lực quản lý trong cơng tác kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị mình nghiên cứu Việc nghiên cứu sẽ
là hữu ích cho các doanh nghiệp nâng cao năng lực quản lý, kiểm soát tốt tình hình hoạt động kinh doanh tại đơn vị, giảm thiểu những rủi ro, gian lận, sai
sốt có thể xây ra
Mặc dù kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền là đề tài được nhiều tác giả nghiên cứu, tuy nhiên xét về mặt không gian và thời gian thì đề
Cáo
tai * Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu
Su Đà Nẵng” là một để tải hoàn toàn mới so với các công trình nghiên cứu trước đây
Luận văn đã đi vào nghiên cứu cơ sở lý luân KSNB chu trình bán hàng tại Công ty Cổ pl
và thu tiền, đi sâu vào tìm hiểu thực trạng công tác quản lý kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty để từ đó chỉ ra những yếu kém còn tồn
dong, và cuối cùng là đi vào hoàn thiện đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao
ih bán hàng và thu tiền tại Công ty
năng lực quản lý hoạt động KSNB chu
Trang 8vv
Y
CHUONG 1
CƠ SỞ LY LUAN VE KIEM SOAT NOI BQ CHU TRINH
BAN HANG VA THU TIEN TRONG CAC DOANH NGHIEP 11, KHÁI QUÁT VỀ KIÊM SOÁT NỌI BỌ
1.1.1 Khái niệm về kiểm sốt nội bộ
Kiểm sốt ln là một khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị, đo
đó các nhà quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát để đạt được các mục tiêu của tổ chức Củng với sự phát triển
của thực tiễn quản lý, khái niệm kiểm soát nội bộ đã hình thành và phát triển để trở thành một hệ thống lý luận về vấn đẻ hệ thống lý luận trong tổ chức, nó
phục vụ đất lực trong công tác quản lý doanh nghiệp
Qua quá trình nhận thức và nghiên cứu vẻ kiểm soát nội bộ đã dẫn đến
sự hình thành các định nghĩa khác nhau từ đơn giản đến phức tạp vẻ hệ thống này Đến nay, khái niệm được chấp nhận khá rộng rãi là khái niệm được đưa
ra vào năm 1992 bởi COSO (Committee of Sponsoring Organization ~ COSO
là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về việc chống gian lận về báo
cáo tài chính)
“Kiém soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị
và các nhân viên của đơn vị chỉ phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự
đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây: Báo cáo tài chính đáng tin cậy
Các luật lệ và quy định được tuân thủ Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.”
Trang 99
> Kiểm soát nội bộ là một quá trình Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết
hợp với nhau thành một thể thống nhất Quá trình kiểm soát là phương diện
để giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình
> Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người Cần hiểu rằng kiểm sốt nội bộ khơng chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu, mà phải bao gồm cả những con người trong tổ chức như Hội đồng quản trị, Ban giám đốc và các nhân viên Chính con người sẽ định ra mục
tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng
>_ Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không phải
đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ đạt được Vì khi vận hành, hệ thống
kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người nên
dẫn đến không đạt được các mục tiêu Kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không đảm bảo là chúng không bao giờ xảy
ra Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là
chỉ phí cho quá trình kiểm sốt khơng thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ
quá trình kiểm soát đó Do đó, tuy người quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro, thế nhưng nếu chỉ phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn
không áp dụng các thủ tục để kiểm soát rủi ro
'Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ
~ Đối với báo cáo tải chính, kiểm soát nội bộ phải đảm bảo tính trung
thực và đáng tin cậy, bởi chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập
báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực kế toán hiện hành
Trang 10L
chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó đảm bảo đạt được các mục tiêu của đơn vị
~_ Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, KSNB giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tỉn,
nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của
đơn vị,
Như vậy, các mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chủng bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát
triển của đơn vị.[I, tr 79-80
2 Vai trò của kiểm soát nội bộ
Từ khái niệm nêu trên về KSNB đã phần nào giúp cho chúng ta nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp Một hệ
thống KSNB vững mạnh sẽ đem lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích:
> Giúp Ban lãnh đạo doanh nghiệp giảm bớt tâm trạng bất an về những rủi ro, nhất là về con người và tải sản
úp Ban lãnh đạo doanh nghiệp giảm tải trọng những công việc
>
‘hang ngay dé tap trung vao van dé chién luge
> Gip Ban lanh đạo doanh nghiệp chuyên nghiệp hóa công tác quản
hành cụ thé:
ly
~_ Doanh nghiệp được quản lý một cách khoa học chứ không phải
'thuần túy bằng cảm tính (kinh nghiệm vả trực giác)
~ _ Doanh nghiệp được quản lý bằng cơ chế và quy chế chứ không phải
tuần túy dựa vào lông tin
Thông thường, khi doanh nghiệp càng phát triển thì hệ thống KSNB
cảng có điều kiện phát huy hiệu quả và lợi ích đem lại cho doanh nghiệp cũng
trở nên to lớn hơn Đối với công ty cổ phần, đặc biệt là cỗ phần đại chúng, nơi
Trang 11“lle
mạnh sẽ góp phần tạo dựng lòng tin của cổ đông đối với DN Do vậy, việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống KSNB hiệu quả đang là vấn đề quan tâm hàng đầu của nhiều DN, trong đó có các công ty cô phần, đặc biệt đối với
công ty cỗ phần có quy mô nhỏ và vừa
Để thực hiện thành công các biện pháp KSNB dòi hỏi doanh nghiệp
phải tuân theo một số nguyên tắc chung:
~_ Một môi trường văn hóa nhấn mạnh đến sự chính trực, giá trị đạo
đức và phân công trách nhiệm rõ rằng
~_ Quy trình hoạt động và quy trình KSNB được xác định rõ rằng
'bằng văn bản và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ công ty
~ Các hoạt động rủi ro được phân tích rỡ rằng giữa những nhân viên khác nhau;
= Tt ca giao dịch phải được thực hiện với sự ủy quyền thích hợp; ~ _ Mọi nhân viên điều phải tuân thủ KSNB
~ _ Trách nhiệm kiểm tra và giám sát được phân tách rõ rằng; ~_ Định kỳ tiến hành các biện pháp kiểm tra độc lập;
~_ Mọi giao dich quan trọng phải được ghỉ lại dưới dạng văn bản;
~_ Định kỳ phải kiểm tra, nâng cao hiệu quả các biện pháp KSNB
Nhu vay, KSNB thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mỗi thành viên trong tổ chức để đảm
"bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra hợp lý
1.1.3 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát ộ
Dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống KSNB giữa các đơn vị
vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tích chất, hoạt động, mục tiêu
của từng nơi, thế nhưng bắt kỳ một hệ thống KSNB nào cũng phải bao gồm
những bộ phận cơ bản Theo quan điểm Coso hiện nay, KSNB bao gồm các
Trang 12v Môi trường kiểm soát Đánh giá rủi ro
Hoạt động và kiếm sốt
Thơng tin và truyền thông
v.v
v
> Giám sát
a)_ Môi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chỉ phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phân khác của kiể
trường kiểm soát là: soát nội bộ Các nhân tố chính thuộc về môi
> Tính chính trực và giá trị đạo đức Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến các quá trình kiểm soát Để đáp ứng yêu cầu
này, các nhà quản lý cao cấp phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thành viên có hành vi thiểu đạo đức hoặc phạm pháp Muốn vậy, những nhà quản lý cần phải làm gương cho cắp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phải phổ biến những quy định đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp
Một cách khác để nâng cao tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức, đơn vị phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay điều kiện có
thể dẫn đến nhân viên có hành vi thiếu trung thực
> Đảm bảo về năng lực Là đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện được nhiệm vụ của mình, nếu không
chắc chắn họ sẽ thực hiện nhiệm vụ không hữu hiệu và hiệu quả Do đó, nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm phù
Trang 13-13- thường xuyên
> Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán Nhiều nước trên thế giới
yêu cầu các công ty cổ phần có niêm yết ở thị trường chứng khoán phải thành
lập Ủy ban kiểm toán Đây là Ủy ban gồm một số thành viên trong và ngoài Hội đồng quản trị nhưng không tham gia vào việc điều hành đơn vị Ủy ban
kiểm toán có thể có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị, thông qua việc giám sắt tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập "báo cáo tải chính, giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ Do có các chức nang,
quan trọng trên, nên hoạt động hữu hiệu của Ủy ban kiểm toán và Hội dong quản trị có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát
Các nhân tố được xem xét để đánh giá sự hữu hiệu của Hội đồng quản
trị hoặc Ủy ban kiểm toán gồm mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín của các thành viên trong Hội đồng quản tri hoặc Ủy ban kiểm toán, và mỗi quan hệ của họ với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập
> Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý Triết lý
cquản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý, phong cách
điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vi Một số nhà quản lý quan tâm đến việc lập báo cáo tài chính và rất chú trọng đến việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch Họ hài lòng với những, hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao, nhưng có thể thu được nhiều lợi nhuận Một số quản lý khác lại rất bảo thủ và quá thận trọng với rủi ro Sự
khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hướng hưởng,
lớn đến môi trường kiểm soát, đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị
Triết lý quản lý và phong cách điều hành cũng được phản ánh trong cách thức nhà quản lý sử dụng các kênh thông tỉn và quan hệ với cấp dưới Có
nhiều nhà quản lý lúc điều hành thích tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với các
Trang 14theo một trật tự đã được xác định trong cơ cấu tổ chức của đơn vị
>_ Cơ cấu tổ chức Về thực chất đây là phân chia trách nhiệm và quyền
hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu Một cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành,
kiểm soát và giám sát các hoạt động Ngược lại, khi thiết kế không đúng, cơ
cấu tổ chức có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mắt tác dụng Cơ cấu tổ chức
thường được mô tả thông qua sơ đồ tổ chức, trong đó xác định được các vị trí
'then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo cho phù hợp Ngoài ra, cơ cầu còn phù hợp với quy mô và đặc thủ hoạt động của đơn vị
> Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức Nó cụ thể
hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị, giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể
gì và từng hoạt động của họ có ảnh hưởng như thế nào đến người khác
trong việc hoàn thành mục tiêu Do đó khi mô tả công việc, đơn vị cần thể chế hóa bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng
thành viên và quan hệ giữa họ với nhau
> _ Chính sách nhân sự Là các chính sách, thủ tục của nhà quản lý về
việc tuyển dụng, huấn luyện, bỗ nhiệm, đánh gid, sa thai và kỷ luật Chính sách nhân sự ảnh hưởng đáng kí
trường kiểm sốt thơng qua việc tác động đến các nhân tố khác trong môi
bạt, khen thưởng
n sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát: đảm bảo về năng lực, tính chính trực, các giá trị đạo đức
Môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến mọi hoạt động của một doanh
nghiệp, trong đó có cơng tác kế tốn và độ trung thực của báo cáo tải chính
Thí dụ quan điểm không đúng đắn của Giám đốc về báo cáo về lợi nhuận có thể làm mắt đi tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính, hoặc năng lực
Trang 15-I5-
yếu của các báo cáo này
b) _ Đánh giá rải ro
Đối với mọi hoạt động của một đơn vị đều có thể phát sinh những rủi
ro và khó có thể kiểm soát tắt cả Vì vậy các nhà quản lý phải đánh giá và phân tích những nhân tổ ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu — kể cả mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động của đơn vị có thể
không đạt được và phải cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tốn thất do
các rủi ro này gây nên
Để giới hạn được rủi ro ở mức chấp nhận được, người quản lý phải dựa
trên mục tiêu đã được xác định của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro, từ đồ mới có thể quản trị được rủi ro
> Xác định mục tiêu của đơn vị Mục tiêu tuy không phải là một bộ
phận của KSNB nhưng việc xác định nó là điều kiện tiên quyết để đánh giá
rủi ro Bởi lề một sự kiện có trở thành một rủi ro quan trọng đối với tổ chức hay không sẽ phụ thuộc vào mức độ tác động tiêu cực của nó đến mục tiêu của đơn vị Xác định mục tiêu bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định các
mục tiêu chiến lược cũng như những chỉ tiêu phải đạt được trong ngắn hạn, trung và đài hạn Việc xác định mục tiêu có thể được thực hiện qua việc ban
hành các văn bản hoặc đơn giản hơn, qua nhận thức và qua phát triển hàng ngày của người quản lý
> _ Nhận dạng rủi ro Để nhận dạng rủi ro, người quản lý có thể sử
dụng nhiều phương pháp khác nhau, từ việc sử dụng các phương tiện dự báo, phân tích dữ liệu quá khứ, cho đến việc thường xuyên rà soát các hoạt động
> Phân tích và đánh giá rủi ro Vì rủi ro rất khó định lượng nên đây
là một công việc khá phúc tạp và có nhiều phương pháp khác nhau Tuy
Trang 16mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng để đối phó với rủi ro
“Trong lĩnh vực kế toán, có thể kế những rủi ro đe dọa sự trung thực của
báo cáo tài chính như ghi nhận các tài sản không có thực hoặc không thuộc quyền sở hữu của đơn vị, đánh giá tài sản và các khoản nợ phải trả không phù hợp với các chuẩn mực, chế độ kế tốn, khai báo khơng đầy dù thu nhập và chỉ phí, trình bay thong tin tai chính không phù hợp với yêu cầu
của chuẩn mực, chế độ kế tốn, ©)_ Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện Các chính sách và thủ tục này giúp thực thì những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rúi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau có thể được thực hiện, và dưới đây là những hoạt động kiểm soát
chủ yếu trong đơn vị
> Phin chia trách nhiệm đầy đủ Phân chia trách nhiệm là không cho
phép một thành viên nào được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc Chẳng hạn, không có thành viên nào được kiêm
nhiệm các chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tải sản
Mục
lẫn nhau, nếu có các sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng, đồng thời
;h của phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát
giảm cơ hội cho bắt kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu diểm những sai phạm của mình
Khi phân chia trách nhiệm đòi hỏi phải tách biệt giữa các chức năng, sau đây:
Trang 17+?
phép nhân viên bảo quản tài sản được làm nhiệm vụ lưu giữ các số sách kế
toán về tài sản đó là để ngăn chặn hành vi tham 6 tài sản Vì nếu cho khiêm nhiệm hai chức năng trên có thể tạo rủi ro la nhân viên sẻ tự tiện sử dụng tài
sản để phục vụ cho lợi ích cá nhân và điều chinh số sách để che giấu sai phạm
của mình
~_ Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tải sản
Nghia 1a người được phê chuẩn nghiệp vụ không được khiêm nhiệm bảo quản tài sản vì tạo khả năng thâm lạm tài sản
~ _ Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán Nếu từng bộ
phận vừa thực hiện nghiệp vụ vừa ghi chép và báo cáo thì họ sẽ có xu hướng, thôi phồng kết quả dé tăng thành tích của bộ phận hoặc khu vực của minh
Muốn không cho thông tin bị thiên lệch như trên, quá trình ghi
cho một bộ phận riêng biệt thực hiện, thường là bộ phận kế toán
>_ Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ Đẻ thông tin
nên giao
đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính
xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ
Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin, can đảm bảo rằng: phải kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ số sách; việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn Cụ thể:
Kiểm soát chứng từ, số sách: cần phải chú ý đến những vấn đề sau ~ _ Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể kiểm soát, tránh thắt lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết
~_ Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc cảng
sớm càng tốt
Trang 18ghỉ nhận doanh thu vào sổ sách, thống kê hàng bán, và tính hoa hồng bán hàng,
~_ Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, nghĩa là chứng từ chỉ đi qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, và phải xử lý
nhanh chóng để chuyển cho các bộ phận tiếp theo
-_ Nếu ghỉ chép thủ công, số sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang liên tục, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát,
~_ Tổ chức lưu trữ, bảo quản tải liệu kế tốn khoa học, an tồn, đúng,
quy định và để dàng truy cập khi cần thiết
Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động Cần đảm
bio là tắt các nghiệp vụ hoặc hoạt động phải được phê chuẩn bởi một nhân viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép Bởi lẽ nếu bắt kỳ ai trong đơn vị cũng đều có quyền mua sắm hoặc sử dụng tài sản thì sự hỗn loạn tất
yếu sẽ xây ra Các cá nhân hoặc bộ phận được ủy quyền để thực hiện sự phê chuẩn phải có chức vụ tương xứng với tính chất và tầm quan trọng của
nghiệp vụ
>_ Kiểm soát vật chất Hoạt động này được thực hiện cho các loại số sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã được đánh số thứ tự trước nhưng chưa sử dụng, cũng như cần sự hạn chế sự tiếp cận với các chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên
Trang 19-19-
>_ Kiểm tra độc lập việc thực hiện Là việc kiểm tra được tiến hành
bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực
hiện nghiệp vụ Nhu cầu phải kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống KSNB
thường có khuynh hướng giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế
thường xuyên kiểm tra soát xét lại Yêu cầu quan trọng đối với những thành
viên thực hiện kiểm tra là họ phải độc lập với đối tượng được kiểm tra Sự
'hữu hiệu của hoạt động này sẽ mắt đi nếu người thực hiện kiểm tra lại là nhân
viên cấp dưới của người đã thực hiện nghiệp vụ, hoặc không độc lập vì bắt kỳ lý do nào,
> Phan tích ri soát hay soát xét lại việc thực hiện Hoạt động này
chính là xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách so sánh số thực
tế với số liệu kế hoạch, dự toán, kỳ trước,
như những thông tin không có tính chất tài chính, đồng thời còn xem xét
trong mối liên hệ với tổng thé dé đánh giá quá trình thực hiện Soát xét lại quá trình thực hiện giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành ác dữ liệu khác có liên quan
viên có theo đuổi mục tiêu của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả hay
không Nhờ thường xuyên nghiên cứu về những vấn đề bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện, nhà quản lý có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc
kế hoạch, hoặc có những điều chỉnh thích hợp 4) Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết
lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình
thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả nội bộ và bên ngồi
Thơng tin cần thiết cho mọi cắp của một tổ chức vì giúp cho việc đạt được các mục tiêu kiểm sốt khác nhau Thơng tin được cung cấp thông qua
Trang 20máy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là đảm bảo các yêu cầu chất lượng của thông tin là thích hợp, kịp thời, cập nhập, chính xác và
truy cập thuận tiện
“Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra để nhắn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin Liên quan đến vấn đẻ này cằn chú ý đến:
> Mọi thành viên của don vị phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp
nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị từ cắp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành viên khác và sử dụng được các phương tiện truyền thông của đơn vị Điều này sẽ được thực hiện nhờ việc tổ chức các kênh thông tin hữu hiệu
trong nội bộ
> Cie thong tin từ bên ngoài (khách hàng, nhà cung c
, ngân hàng, ) cũng phải được tiếp nhận và ghỉ nhận một cách trung thực và đầy đủ, nhờ đó đơn vị mới có thể có những phản ứng kịp thời Các thông tin cho bên
ngoài (Nhà nước, cỗ đông ) cũng cần được truyền đạt kịp thời, đảm bảo độ
tin cậy và phù hợp với yêu cầu của pháp luật
Truyền thông đúng đắn cũng đem đến cho các nhân viên sự hiểu biết về vai trò và trách nhiệm của họ có liên quan đến quá trình lập báo cáo tài
chính Các nhân viên xử lý thông tin sẽ hiểu rằng công việc của học có liên
quan như thế nào đến người khác và họ được yêu cầu phải báo cáo ngay những tình huống bất thường cho cấp trên
Thông tin và truyền thông đảm bảo cho vi lểm soát có thể thực hiện một cách hiệu quả và ngược lại, kiểm soát tốt sẻ đảm bảo sự trung
thực của các thơng tn ©)- Giám sát
Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ
Trang 212
vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho
phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không Để đạt được kết cquả tốt, nhà quản lý cần thực hiện những hoạt động giám sát thường xuyên
hay định kỳ
Giảm sắt thường xuyên đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến
góp ý của khách hàng, nhà cung cấp, hoặc xem xét các báo cáo hoạt động
và phát hiện các biến động bất thường
“Giám sắt định kỳ được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định ky
do kiểm toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện
'Cần chú ý rằng việc đưa ra một cấu trúc KSNB bao gồm các bộ phận
như trên nhằm giúp doanh nghiệp có thể nhận thức được toàn điện những yêu
cầu phải đạt được của một hệ tl
phân chia rạch rồi giữa các bộ phận của KSNB Trong nhiều trường hợp, có
sự “xen phủ” giữa các bộ phận đối với cùng một vấn đề Thí dụ, xem xét các báo cáo định kỳ để ghi nhận các biến động bắt thường vừa là một hoạt động
kiểm soát (phân tích rà soát) vừa là sự giám sát thường xuyên [2, tr61- 65]
12 KIEM SOAT NOI BO CHU TRINH BAN HANG VÀ THU TIEN
TRONG DOANH NGHIEP 121 Đặc thu tiền \g KSNB hữu hiệu hơn là hướng đến một sự iểm, những sai phạm có thể ra chủ trình bán hàng và
3) Đặc điểm về chư trình bán hàng và thu tiền Mọi doanh nghiệp hoạt động đều có mục tií
chung là lợi nhuận Do
đó, doanh nghiệp sau khi sản xuất ra sản phẩm muốn thu hồi được vốn và có lợi nhuận thi phải tìm kiếm thị trường phù hợp để đưa sản phẩm của mình đến
tay người tiêu dùng một cách hiệu quả Đây là hoạt động cuối cùng và không
Trang 22sản phẩm của doanh nghiệp và có tiền, còn doanh nghiệp có nhu cầu cung cấp những sản phẩm mà khách hàng cần để tìm kiếm lợi nhuận Thông qua các
hoạt động marketing như: nghiên cứu thị trường, quảng cáo, tiếp thị, khuyến
mại, các doanh nghiệp có thể biết được thị trường nào sẽ chấp nhận sản
phẩm do đơn vị sản xuất ra và đối tượng nào có nhu cầu sử dụng sản phẩm
cđến khách hàng, đồng thời cũng thông qua các hoạt động marketing mà khách
hàng có thể biết được nơi cung cấp những sản phẩm uy tín nhờ đó mà quá
trình trao đổi mới diễn ra và doanh nghiệp mới thực hiện được hoạt động bán hang và thu tiền
Như vậy, chu trình bán hàng và thu tiền được xem là giai đoạn cuỗi cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh, nó lá quá trình chuyển quyền sở hữu
hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng - tiền giữa doanh nghiệp với khách hàng
của họ Chu trình này bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của khách hàng thông qua đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng và kết thúc bằng việc thu tiền Các hoạt
động của chu trình này bao gồm: xử lý đơn đặt hàng của khách hàng, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập hóa đơn, cuối cùng là theo dõi nợ phải thu và
‘thu tiền Chu trình có đặc điểm cần quan tâm sau đây:
~ _ Chu trình trải qua nhiều khâu, có liên quan đến những tài sản nhạy
cảm như nợ phải thu, hàng hóa, tiền, nên thường là đối tượng bị tham ô,
chiếm dụng
~_ Nợ phải thu khách hàng là khoản mục có thể chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của đơn vị, bởi lẽ sự cạnh tranh gây gắt trên thị trường là một nhân tố thúc đẩy nhiều đơn vị phải mở rộng bán chịu và điều này làm tăng rủi
Trang 2323 Laplenh én hông
Sơ đồ 1.1 Chu trình bán hàng - thu tiền b) _ Sai phạm có thể xảy ra trong chư trình bán hàng - thư tiền
“Xi lý đơn đặt hàng của khách hàng
~ _ Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận nhưng không được phê duyệt ~ _ Đồng ý bán hàng nhưng không có khả năng cung img
- _ Ghỉ sai tên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơn giá hay
một số điều khoản bán hàng, hoặc nhằm lẫn đơn đặt hàng của khách hàng này với khách hàng khác Sai phạm này sẽ ảnh hưởng đến các bước tiếp
Trang 24Xết duyệt bản chịu
~_ Bán chịu cho những khách hing không đủ tiêu chuẩn theo chính
sách bán chịu dẫn đến mắt hàng, không thu được tiền
~_ Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều định mức bán chịu để đẩy mạnh doanh thu bán hàng nên làm cho đơn vị phải gánh chịu rủi ro
tín dụng quá mức Giao hang
~ _ Giao hàng khi chưa được xét đuyệt
~ _ Giao hàng không đúng chủng loại, số lượng hay không đúng khách hàng
~_ Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà không xác định được người chịu trách nhiệm
~ _ Phát sinh thêm chỉ phí ngoài dự kiến trong quá trình giao hàng
lập hóa don
~ _ Bán hàng nhưng không lập hóa đơn
~ Lập hóa đơn sai về giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ của khách
hàng
~ _ Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn
Ghi chép doanh thu và theo đồi nợ phải thu khách hàng ~ _ Ghi nhận sai trên khách hàng, thời hạn thanh toán
~ _ Ghi sai niên độ về doanh thu và nợ phải thu khách hàng
~ _ Ghi sai số tiền, ghỉ trùng hay ghỉ sót hóa don
= Quan lý nợ phải thu khách hàng kém, như thu hổi nợ chậm trễ,
không đòi được nợ
~_ Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt
Trang 25-25-
~ Khdng lập hoặc lập dự phòng phải thu khó đòi không đúng
~ _ Không đánh giá lại nợ phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ vào cuối
kỳ kế tốn
~_ Khơng khai báo về các khoản nợ phải thu khách hàng bị thế chấp
°c) Các chứng từ số sách kế toán liên quan đến chu trình bin “hàng-thu tiền
> Céc chứng từ thường được sử dụng,
‘Don đặt hàng của khách hàng: là yêu cầu về loại hàng hóa, dịch vụ của khách hàng Đơn đặt hàng có thể bằng văn bảng, điện thoại hoặc email
Lệnh bán hàng: là loại chứng từ ghi mẫu mã, chủng loại, số lượng và
các thông tìn liên quan đến hàng hóa mà khách hàng đặt mua Lệnh bán hàng
cũng thể hiện quyết định về phương thức bán hảng
Hợp đồng kinh tế: là văn bản thỏa thuận chung những điều kiện về mua
hàng và thanh toán giữa người mua và người bán
Phiếu xuất kho: là loại chứng từ thể hiện mẫu mã, chủng loại, số lượng hàng thực xuất giao cho khách hàng
Chứng từ vận chuyển: là loại chứng từ được lập khi giao hàng, ghỉ rõ mẫu mã, chủng loại, số lượng hàng hóa được giao Chứng từ vận chuyển có
thể là vận đơn, hóa đơn vận chuyển hoặc là biên bản giao nhận giữa người
ban và người vận chuyển để chứng minh việc nhân và chuyên chở hàng hóa Hóa đơn bán hàng: là chứng từ ghỉ rõ mẫu mã, quy cách, số lượng,
nguồn gốc xuất mà
, giá cả của hàng hóa, là chứng từ pháp lý chỉ rõ số
khách hàng phải trả, là căn cứ ghi số doanh thu và theo dõi thu tiền
Phiếu thu: là chứng từ thể hiện số tiền đã thu của khách hàng bằng tiền mặt, là căn cứ để ghi giảm khoản phải thu của khách hằng tương ứng
Giấy báo có của Ngân hàng: là chứng từ thể hiện số tiền khách hàng đã
Trang 26hang, là căn cứ để ghỉ giảm khoản phải thu của khách hàng tương ứng >_ Các số sách thường được sir dung
Sổ nhật ký bán hàng: dùng để ghỉ chép các nghiệp vụ bán hàng phát sinh, 96 nhật ký thường ghỉ rỡ doanh thì bán hàng của nhiều mặt khác nhau
Số nhật ký thu tiền mặt, tiền gởi ngân hàng: dùng để ghi chép toàn bộ số tiền thu được kể cả bán hàng thu tiền ngay hoặc do khách hàng trả nợ cho lần mua hàng trước đó
Số chỉ tiết tiền mặt, số chỉ tiết tiền gởi Ngân hàng
Số chỉ tiết khoản phải thu khách hàng
122 Các thủ tục chủ yếu đối với chu trình bán hàng và thu tiền a) _ Những thú tục kiểm soát chung
Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng
Điều này nhằm hạn chế khả năng xây ra gian lận vì nếu một cá nhân
hay bộ phận nắm giữ một số chức năng nào đó thì họ sẽ có thể lạm dụng, Chính vì thế, đơn vị nên phân công đội ngũ nhân viên tách biệt thành các bộ phận sau đây:
~ Bộ phận bán hàng: tiếp nhận đơn đặt hàng và lập lệnh bán hàng ~ Bộ phận xét duyệt bán chịu: xét duyệt tất cả các trường hợp bán
chịu theo đúng chính sách của đơn vị Nếu bán hang trả chậm với giá trị
lớn, cần phải có sự phê chuẩn của cấp cao hơn
- Bộ phận giao hang: kiểm tra độc lập hàng hóa trước khi giao hoặc sởi cho khách hàng
~ Bộ phận lập Hóa đơn bán hàng: lập hóa đơn bán hàng,
- Bộ phận kho: bảo quản hàng và xuất kho theo lệnh bán hàng đã được xét duyệt
Trang 2721-
- KẾ toán nợ phải thu khách hàng không được kiêm nhiệm việc thu tiền với việc ghi nợ phải thu khách hàng
“Kiểm soát quá trình xử lý thông tin > Kiểm soát ứng dụng:
~_ Kểm soát dữ liệu: kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ;
Kiểm tra sự phê duyệt trên chứng từ
~_ Kiểm soát quá trình nhập liệu: để đảm bảo các vùng dữ liệu cần lập
điều có đầy đủ thông tin; để đảm bảo tính chính xác
*> Kiểm soát chứng từ số sách
~_ Đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng cho tất cả các chứng từ quan trọng (lệnh bán hàng, hóa đơn, phiếu gởi hàng, vận đơn, ) Các biểu
để có thể kiểm tra khi cần thiết
mẫu cần rõ ràng, có đánh số tham chi:
~ _ Các hóa đơn bán hàng phải được lập căn cứ trên đơn đặt hàng, hợp đồng, lệnh bán hàng Trước khi lập hóa đơn phải đối chiếu với phiều xuất kho
vận đơn
~_ Ghi nhận kịp thời các khoản nợ phia thu khách hàng, hay tiền bán
hàng thu được
> Ủy quyền và xét duyệt
Các cam kết về ngày giao hàng, lượng hàng bán ra, các đề nghị mua
chịu của khách hàng, cũng như lệnh bán hàng hay các đề nghị xóa số nợ
không thể thu hồi, cần được có thẩm quyền xét duyệt Nhà quản lý có thể
ủy quyền cho cấp dưới xế duyệt thông qua việc ban hành các
h sách Kiểm tra độc lập việc thực hiện
Đặc điểm của thủ tục này là người kiểm tra độc lập với người bị kiểm
Trang 28b) _ Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn
+ Kiểm soát quá trình tiếp nhận đơn đặt hàng, xét duyệt bản chịu “Tiếp nhận đơn đặt hàng là khâu đầu tiên trong chu trình bán hàng-thu
tiền Trong đơn vị, phòng kinh doanh sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng Để kiểm
soát, đơn vị nên thiết kế đơn đặt hàng theo mẫu thống nhất, có đánh số thứ tự
liên tục trước khi sử dụng Tuy nhiên, để tạo thuận lợi và chủ động cho khách hàng, đơn vị cũng nên chấp nhận những đơn đặt hàng do khách hàng tự soạn
"Những nội dung chính cần có trong đơn đặt hàng là tên khách hàng, địa
chỉ, số điện thoại, email, mặt hàng cần mua (tên hàng, quy cách, số lượng,
đơn giá), thời hạn, địa điểm giao hàng dự kiến Đơn đặt hàng phải được người có thấm quyền của đơn vị xét duyệt
Do những sai phạm ở khâu này sẽ ảnh hưởng đến các bước còn lại của
chu trình, nên các thủ tục kiểm soát phổ biển khác cần thực hiện là:
- Xie minh người mua hằng: ngoại trừ các khách hàng quen thuộc
của đơn vị, còn khi nhận được một đơn đặt hàng với đầy đủ thông tin và chữ
ký thì cũng chưa chắc người lập đơn dat hing va ký tên là người thật sự được
ủy quyền để mua hàng Vì vậy, đơn vị cần liên hệ với khách hàng để đảm bảo đơn đặt hàng và chữ ký trên đó là thực sự xuất phát từ họ, nhất là những đơn đặt hàng có số lượng hoặc giá trị lớn Điều này nhằm hạn chế tình trạng bán
hàng trả châm cho những khách hảng giả mạo
~_ Đối chiếu đơn giá trên đơn đặt hàng của khách hàng với bảng giá
chính thức của đơn vị: nếu có khác bi
t, nhân viên bán hàng cần liên hệ ngay với khách hàng và nếu họ đồng ý yêu cầu họ gởi lại đơn đặt hàng mới - cần
Trang 2929
chưa tính chỉ phí vận chuyển và bảo hiểm (nếu có) trong đơn đặt hàng, vì vậy
cần xác định rõ các khoản chỉ phí này do bên bán hoặc bên mua chịu, cụng
như thống nhất về địa điểm giao hàng,
~_ Xá nhận khả năng cung ứng: trong một số trường hợp, nhân viên
'bán hàng cần xác minh lượng hàng tồn kho có đủ để đáp ứng cho nhu cầu của khách hàng hay không, bằng cách
hệ thống để có được thông tin về số lượng tồn kho Nếu không đủ mặt hàng đó, sẽ đề xuất với khách hàng để thay thế bằng mặt hàng tương tự, hoặc để
n hệ với bộ phận kho hoặc truy cập vào
nghị mua hằng, sản xuất bỗ sung
~_ Lập lệnh bán hàng: sau khi đã kiểm tra khả năng cung ứng, nhân
viên bán hàng phải ghi các thông tin trên đơn đặt hàng của khách hàng vào lệnh bán hàng Lệnh bán hàng thường được lập làm 5 liên Cin có một nhân viên độc lập kiểm tra sự phủ hợp các thông tin giữa hai chứng từ, nhất là đối với các đơn đặt hàng có giá trị lớn Nếu đơn vị có sử dụng máy tính, phần
mềm cần được thiết kế để các thông tin trên đơn đặt hàng được tự động chuyển vào lệnh bán hàng, đều này góp phần hạn chế sai sót so với việc lập 'bán hàng thủ công Một thủ tục kiểm soát khác cần thực hiện đó là phải gởi
mọi lệnh bán hàng sang cho bộ phận xét duyệt bán chịu
~_ Xết duyệt bán chịu: căn cứ vào chính sách bán chịu, bộ phận xét
duyệt sẽ phê chuẩn hoặc từ chối việc bán hàng trên lệnh bán hàng Việc xét duyệt bán chịu là khâu kiểm soát rất quan trọng trong chu trình bán hàng —
thu ti , vi vậy xây dựng một chính sách bán chịu thích hợp, cũng như sử
dụng những nhân viên có năng lực và đạo đức ở khâu này có tính chất quyết
inh để bảo vệ tài sản cho đơn vị
Trang 30cần chặt chẽ đối với những khách hàng chỉ giao dịch một lần và những khách
hàng nhỏ, vì các khách hàng này thường có rủi ro không trả được nợ cao hơn những khách hàng lớn và thường xuyên Khi phê chuẩn, bợ phận xét duyệt bán chịu cần ký hoặc đóng dấu lên lệnh bán hàng Bộ phận kho không được
xuất hàng cho những lệnh bán hàng không có phê chuẩn của bộ phận xét
duyệt bán chịu
Kiểm soát quả trình giao hàng và lập hỏa đơn
Can cir énh bán hàng đã được phê chuẩn, bộ phận giao hing lập chứng
từ gởi hàng để gởi đi, đồng thời lưu trữ một bảng, chứng từ này phải được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng Trong thực tế, tùy theo từng đơn vị, chứng từ gởi hàng có thể là phiểu giao hàng, phiếu xuất kho
Chứng từ gới hàng được gởi cho bộ phận kho để xuất hàng và kho cũng
phải lưu trừ chứng từ này Bên cạnh đó, chứng từ gởi hàng cằn ghi phần tham chiếu đến phiếu đóng gói trước khi vận chuyển Ngoài ra, nếu đơn vị sử dụng
mã số, chứng từ này cần ghỉ rõ mã số tham chiếu
Khi nhận hàng từ kho, nhân viên giao hàng cần so sánh các mặt hing
thực nhận với chứng từ gởi hàng Nếu có chênh lệnh, cần thông báo cho bộ phận xử lý đơn đặt hàng (để báo cho khách hàng biết) Nếu hàng thực nhận
hoàn toàn phủ hợp với chứng từ gởi hằng, nhân viên giao hàng lập chứng từ vận chuyển (vận đơn) làm 3 liên Một liên gởi kèm với hàng, một liên gởi cho
'bộ phận lập hóa đơn (để họ biết được là hàng đã gởi đi) và một liên lưu Cuối ngày, bộ phận giao hàng căn cứ chứng từ vận chuyển đã xuất để lập bảng tổng
hợp hàng đã gởi đi trong ngày và chuyển cho bộ phận lập hóa đơn Lưu ý rằng, chứng từ vận chuyển phải được khách hàng ký nhận để làm bằng chứng
là họ đã nhận được và chấp nhận hàng trên thực tế
Trang 31ol
giao hàng có thể giao hàng đúng, tránh tinh trạng sai về số lượng, chất lượng hoặc quy cách khiến cho khách hàng không chấp nhận hoặc dẫn đến các chỉ
phí phát sinh phụ thêm
Nếu khách hàng đến nhận hàng trực tiếp, quá trình trên cũng không nên
thay đổi ngoại trừ việc có thể không cần lập chứng từ vận chuyển mà chỉ cần
lập chứng từ giao hàng là đủ Bộ phận giao hàng lập 3 liê
chứng từ giao hàng Một liên gởi kèm với hàng, một liên cho bô phân lập hóa đơn (để bộ
phân này biết hàng đã được giao), và một liên lưu trữ
Khi nhận được các chứng từ từ những bộ phân khác gởi đến, như đơn đặt hàng, lệnh bản hàng đã được phê chuẩn và chứng từ gởi hằng, chứng từ vận chuyển, bộ phận lập hóa đơn sẽ tiến hành lập hóa đơn Mục đích lập
hóa đơn là để tuân thủ quy định của pháp luật, giúp đơn vị theo dõi, ghỉ chép nợ phải thu khách hàng, doanh thu va quan trọng nhất là để yêu cầu khách hàng thanh toán Thông thường, khách hàng chỉ thanh toán khi nhận được hóa đơn, vì vậy nếu đã bán hàng nhưng quên lập hóa đơn hoặc lập
không đúng sẽ dẫn đến chậm trễ trong việc nhận được tiền hoặc thất thoát
tai san
Để tránh tình trạng quên lập hóa dơn cho hàng hóa đã giao, hoặc nhân
viên có thể lập sai hóa đơn hoặc lập một hóa đơn lảm hai lần hoặc lập hóa đơn khống trong khi thực tế không giao hàng, khi lập hóa đơn cần căn cứ vào:
~ _ Chứng từ vận chuyển đã được khách hàng ký nhận;
~ _ Đơn đặt hàng đã được đối chiếu với chứng từ vận chuyển; ~ _ Hợp đồng giao hàng (nếu có)
Bên cạnh đó, hóa đơn (sau khi lập) cẳn được một nhân viên khác kiểm
tra ngẫu nhiên lại về tính chính xác về những thông tỉn trên hóa đơn như số
Trang 32Hằng ngày, nhân viên lập hóa đơn căn cứ bảng tổng hợp hàng đã gởi đi trong ngày, hay truy cập vào cơ sở dữ liệu để biết được những đơn đặt hàng
nào đã gởi hàng đi và có thể xem trước hóa đơn sẽ lập và điều chinh những
sai s6t (néu có) Việc kiểm tra các sai sót tính toán trên hóa đơn có thể được
hệ thống tự động thực hiện Hóa đơn sẽ được lập làm nhiều liên, để gời cho khách hàng, để ghi số kế toán (như nhật ký bán hàng, số cái) và lưu trữ Nếu sử dụng hệ thống máy tính, đơn vị cần thiết kế để các nghiệp vụ này sẽ được
cập nhập tự động
Tốt nhất, hóa đơn được lập ngay khi hoản tắt việc giao hàng, điều này giúp hạn chế những rủi ro như quên không lập hóa đơn, hoặc ghi sai kỳ kế
toán, đơn vị còn cần ghi trên hóa đơn hoặc trên số sách kế toán về số tham
chiếu chứng từ gời hàng hoặc mã số đơn đặt hàng để giúp kiểm tra và nên sử:
dung bing giá bán đã được phê duyệt để ghỉ chính xác giá bán trên hóa đơn Kiểm soát việc thụ tiên và nợ phải thư khách hàng
> Đối với phương thức bán hàng thu tiền mặt
Nếu bán hàng thu tiền mặt, số lượng tiền mặt sẽ phát sinh thường xuyên và lớn, nên thủ quỹ hoặc thu ngân có thể đánh cắp tiền do khách hàng thanh toán trước khi khoản tiền đó được ghi nhận vào sổ sách Để giảm thiểu
rủi ro, một số thủ tục kiểm soát có thẻ áp dụng là:
~ _ Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng, thẻ tín dụng ~_ Cẩn sử dụng hóa đơn mỗi khi bán hàng, cũng như khuyến khích
khách hàng nhận hóa đơn
~_ Nên sử dụng máy tính tiền tự động hoặc máy phát hành hóa đơn ở
các điểm ban hang
~_ Cuối mỗi ngày, cần phải tiến hành đối chiếu tiền mặt tại quỹ với
tổng số tiền mà thủ quỹ ghi chép, hoặc tổng số tiền in ra từ máy tính tiền hoặc
Trang 3333
= Ngoai ra, nén tach biét chite nang ghi chép vige thu tiền tại điểm bán hàng và chức năng hạch toán thu tiền trên số cái
~_ Cuối cùng, định kỳ tiến hành kiểm kê kho, đối chiếu số liệu giữa sổ
sách và thực tế nhằm phát hiện sự chệnh lệch do bán hàng nhưng không ghỉ vào số
> Đối với phương thức bán chịu
Việc kiểm soát tập trung vào kế toán nợ phải thu khách hàng và bộ
phận thu nợ Do nợ phải thu phát sinh đồng thời với doanh thu, nên khi bán chịu sẽ có bút toán ghi nhận đồng thời doanh thu và nợ phải thu khách hàng
Bộ chứng từ bao gồm đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, chứng từ gởi hàng, chứng từ vận chuyển và hóa đơn bán hàng được dùng làm căn cứ ghi số nhật ký bán hàng và tài khoản doanh thu, nợ phải thu
inh kj, cần kiêm tra tính chính xác của doanh thu bằng cách đối chiều giữa số liệu kế toán và các chứng từ có liên quan, hay giữa số liệu kế toán và
số liệu của các bộ phận khác như bộ phận bán hàng, gởi hàng Liên quan đến nợ phải thu khách hàng, đơn vị còn cần sử dụng hệ thống kế toán chỉ tiết nợ
phải thu nhằm đảm bảo quản lý chặt chẽ công nợ của từng khách hàng, cung
cấp dữ liệu về nợ phải thu giúp đơn vị xây dựng và điều chỉnh chính sách bán
chịu cho thích hợp
Bộ phận theo dõi công nợ cần đối chiếu công nợ thường xuyên với
khách hàng Đây là thủ tục
sm soát quan trọng nhằm đảm bảo kế toán phản ánh kịp thời những thay đổi về nợ phải thu, khắc phục các sai sót (nếu có) và
ngăn ngừa gian lận Hàng tháng, đơn vị cần gởi thông báo ng cho khách hàng,
trong đó ghi rõ số dư đầu kỳ, số phát sinh trong tháng, số tiền khách hàng đã
trả và số dư cuối ky
"Ngoài ra, để tránh hiện tượng chạy theo doanh thu do bộ phận bán hàng,
Trang 34bị tra lại theo từng nhân viên Đặc biệt, chú ý thời điểm cuối và đầu năm tài chính tiếp theo Một sự gia tăng đến mức bình thường về doanh thu bán hàng
hoặc hàng bán bị trả lại là những chỉ dẫn quan trọng cho thấy có thể hiện tượng chạy theo doanh thu đã xảy ra
Định kỳ, bộ phận theo đõi nợ phải thu cần lập bảng phân tích số dư nợ phải thu theo tuổi nợ, trong đó có thể sắp xếp từng đối tượng khách
hàng (thường xuyên, không thường xuyên, khu vực địa lý, quy mộ, )
Nhờ báo cáo này, những biến động lớn hoặc thay đổi bất thường có thể
được phát hiện sớm, giúp đơn vị ngăn chặn, phát hiện sai phạm cũng như diéu chỉnh kịp thời chính sách bán chịu cho phủ hợp
Đơn vị cũng cần ban hành chính sách lập dự phòng phải thu khó đòi và chính sách xóa sổ nợ phải thu khó đòi Việc lập dự phòng phải thu khó đòi cần tuân thủ đúng chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành Do số dự
phòng cần lập là ước tính kế toán nên khó thể chính xác, nhưng đó không
phải là lý do chính đáng để bỏ qua việc lập khoản dự phòng này khi có
những nghỉ vấn
Đơn vị cần phân công người chịu trách nhiệm cụ thể về việc nảy và mức dự phòng đề xuất phải được phê chuẩn bởi người có thẩm quyén Can lưu ý rằng, đơn vị không nhất thiết phải tuân thủ theo quy định của thuế về
mức dự phòng phải thu khó đòi - tắt nhiên trường hợp này có thể dẫn đến những chênh lệch giữa lợi nhuận kế toán và thu nhập chịu thuế Căn cứ vào
bảng phân tích số dư nợ phải thu theo tuổi nợ, kinh nghiệm thực tế và những thông tin khác, đơn vị sẽ ước tính mức dự phòng cần lập cho phù
hợp nhất
Trang 3535
tốt để các đối tượng gian lận lợi dụng mà khó bị phát hiện Chính sách cằn quy định rõ các tiêu chuẩn để được đề nghị xóa số và cắp có thẳm quyển cho
phép xóa số nợ phải thu khó đồi
Định ky, đơn vị cằn in các báo cáo về số dự phòng phải thu khó đòi đề nghị trích lập, số nợ khó đồi đã xóa số theo từng nhân viên theo dõi công no
Thủ tục kiểm soát này nhằm phát hiện kịp thời những biến động bắt thường
trong quá trình theo dõi nợ phải thu
Kiểm soát tốt ng phải thu còn đòi hỏi nợ phải thu phải được trình bày và khai báo đúng trên báo cáo tài chính Những vấn đề mà người quản lý cằn
ưu tâm đó là các trường hợp nợ phải thu có số dư Có, hoặc một người vừa là
người mua vừa là người bán cho đơn vị, hoặc các trường hợp mua bán giữa các đơn vị trong cùng một tập đoàn
“Trong trường hợp nợ phải thu có số dư Có, khi trình bày trong bảng cân đối kế toán, số này phải trình bày ở phần nợ phải trả ngắn hạn, để phản ánh số
tiền người mua ứng trước cho đơn vị cao hơn giá trị hàng mà đơn vị đã bán
trong kỳ Như vậy, nếu một khách hàng vừa là người mua vừa là người bán thì phải tiến hành thủ tục bù trừ công nợ trước khi trình bày trên báo cáo tài
chính Lúc này, để kiểm soát, đơn vị cần theo dõi riêng công nợ của người
này trên hai tài khoản phải thu và phải trả độc lập nhưng sử dụng cing mot mã khách hàng Thủ tục kiểm soát này giúp tránh được trình trạng bù trừ
không đúng dẫn đến trình bày sai trên bảng cân đồi kế tốn [4, 161- 167] ©)_ Một số thủ thuật gian lận thường gặp trong chu trình bán hàng ~ thu tiền
+ Gian lận trong khâu xét duyệt bản hàng
Trang 36hàng không có khả năng thanh toán để đạt được lợi ích cá nhân gian lận này đễ xây ra khi đơn vị không có chính sách bán hoặc thiếu kiểm tra giám
sát đối với việc bán hàng
Thủ tục kiểm soát
Đơn vị phải xây dựng chính sách bán hàng (bao gồm cả chính sách bán
chịu) một cách chỉ tiết và thường xuyên cập nhập chính sách này Trong đó, cần quy định rõ cách thức xử lý và trách nhiệm của nhân viên bán hàng nếu
họ không tuân thủ đúng chính sách của dơn vị Đặc biệt là người xét duyệt
'bán chịu hay người có thẩm quyền thay đổi mức chiết khấu và giá bán phải
tách biệt với người bán hàng,
Ngoài ra, nếu có thể đơn vị nên tách biệt bộ phận bán hàng và bộ phận
thu tiền nhằm hạn chế tối đa những sai phạm có thể xảy ra do vừa bán hàng
vừa thu tiền Định kỳ đối chiếu số liệu giữa hai bộ phận này nhằm kịp thời
phát hiện các chênh lệch và xử lý thỏa đáng
®_ Biển thú tiển bán hàng thu được
Gian lận xảy ra khi nhân viên bán hàng chiếm đoạt số tiền thu từ khách
hàng và không ghỉ chép nghiệp vụ bán hang vào sổ sách
Một loại gian lận khác cũng rất thường gặp, đó là khi nhân viên bán hàng được phép nhận tiền mặt hay sec từ khách hàng Nếu khách hàng thanh
toán bằng tiền mặt, nhân viên này nhận tiền và xuất phiếu thu, còn nếu họ trả bằng sec
thân viên không xuất phiếu hay hóa đơn Khoản doanh thu do
khách hàng trả bằng sec sẽ không được ghỉ nhận vào số sách Cuối ngày hoặc
cuối tuần, nhân viên sẽ lấy số tiền mặt tương ứng với các giá trị của các sec
Kết quả là số tiền tổng cộng trên các phiếu thu vẫn bằng với số tiền mặt còn
lại cộng với các sec này
Trang 37“37 Thú tục kiểm soát
Rõ ràng các hình thức gian lận đều liên quan đến khâu thu tiền, do vậy
nếu giám sát được khâu này sẽ hạn chế được cơ hội để gian lận Có thể giám sát bằng cách bố trí một nhân viên trực tiếp hoặc lắp đặt hệ thống camera
quan sát 24/24 tại những địa điểm thu tiền của khách hàng Việc biết rằng
hoạt động thu tién bi giám sát sẽ làm giảm bớt ý định gian lận ở những đối
tượng này
Ngoài ra đơn vị nên có đường dây nóng để tiếp nhận những than phiền hay tổ cáo của khách hàng và các vấn đề nảy cần được xử lý một cách thỏa
đáng bởi một bộ phân độc lập với bộ phận bán hàng hay thu tiên
® _ Chiếm đoạt tiền khách hàng do trả mua hàng tra cham
Một dạng gian lận khác cũng khá phổ biến đó là chiếm đoạt
khách hàng trả do mua hàng trả chậm Đối tượng thực hiện hành vi này phải tìm cách che dấu bằng một số thủ thuật, chẳng hạn như gối đầu, tạo cân bằng
giả, thay đổi, làm giá thư nhắc nợ, hoặc xóa số nợ phải thu không đúng Cụ thể là:
Thủ thuật gối đầu: được thực hiện bằng cách ghi Có tài khoản nợ phải thu của một khách hàng bằng số tiền trả nợ của một khách hàng khác Đối tượng gian lận cứ lặp lại tiến trình này, bằng cách lấy khoản tiền trả nợ của
khách hàng sau bù cho khách hàng đã trả
thời gian dài, họ có thể chiếm dụng một khoản tiền không nhỏ của đơn vị Đồi
trước đó, Như vậy trong một
với thủ thuật này, người gian lận thường phải ghỉ những khoản tiền đã lấy và
chỉ
lết các khoản phải thu có liên quan để theo dõi và điều chính kịp thời
nhằm che giấu gian lận Nếu kiểm tra đột xuất khu vực làm việc của nhân
viên mà phát hiện được những ghi chép kiểu như trên thì đó là một đầu mỗi
Trang 38Thủ thuật tạo cân bằng giả: điều này được thực hiện khi người gian lận vừa thu tiền vừa ghi sổ nợ phải thu khách hàng Sau khi lấy tiền nhằm tránh
cho món nợ nay bị quá hạn dẫn đến bị phát hiện, họ vẫn ghi số nợ phải thu khách hàng, sau đó khai khống số dư tiền để tạo ra sự cân bằng giả Một cách
khác, họ sẽ cố tình ghỉ Nợ sai tài khoản, thay vì ghi nợ tài khoản tiền, họ sẽ
ghỉ Nợ phải thu của khách hàng khác, và thường ghi cho những khách hing lớn, hoặc khách hàng đã quá hạn đã lâu, hoặc những khách hàng chuẩn bị được xóa nợ
Thủ tục thay đổi hoặc làm giả thự nhắc nợ: sau khi nhân viên đã chiếm
đoạt số tiền mà khách hàng đã trả, món nợ đó tắt nhiên sẽ trở thành nợ quá hạn Vì thế, một nhân viên hay bộ phận khác sẽ gởi thư nhắc nợ lần hai Để tránh bị phát hiện, người gian lận sẽ can thiệp vào bằng cách thay đồi địa chỉ
khách hàng trên cơ sở dữ liệu khiến cho thư nhắc nợ sẽ đi đến địa chi do ho chỉ định Ngoài ra, họ có thể làm giả bức thư gởi cho khách hàng để thông
báo rằng đơn vị đã nhận được tiền của người này Điều này để tránh việc khách hàng do chờ lâu không thấy xác nhận từ phía đơn vị nên sẽ liên lạc để hỏi về khoản tiền mà họ đã trả
Thủ thuật xóa số nợ không đúng: đối tượng gian lận có thể chiếm đoạt số tiền khách hàng đã trả được nợ Một cách khác, họ sẽ ghỉ nhận một khoản giảm trừ nào đó, chẳng đề nghị xóa số món nợ phải thu này vì không thu hạn như chiết khấu thanh toán tương ứng với số tiền mà họ đã chiếm đoạt Thứ tục kiểm soát
'Các thủ thuật gian lận nhằm chiếm đoạt số nợ phải thu do khách hàng đã trả thường xảy ra khi một cá nhân hay bộ phận kiêm nhiệm nhiều chức
năng,
Trang 3939
hàng tháng với số liệu kế toán, đơn vị có thể phát hiện hành vi này Hay khi
đối tượng chiếm đoạt tiền nhưng vẫn ghi Có tài khoản phải thu của khách
hàng thì sẽ dẫn đến tổng phát sinh bên Có ở tài khoản này lớn hơn tổng số tiền thu được trong ngày Vì vậy, nếu đơn vị bố trí một nhân viên kiểm tra độc lập số phát sinh Có của tài khoản phái thu của khách hàng với số tiền
thu được trong ngày sẽ phát hiện được sự chênh lệch
Việc kiểm tra đột xuất việc ghi chép nợ phải thu có thể hạn chế
hoặc phát hiện ra việc ghi chép sai tài khoản phải thu của khách hàng và cho thấy thủ thuật gối đồi Bởi lẽ thủ thuật này đòi hỏi đối tượng gian lận
phải theo đõi chặt chẽ số tiền, tài khoản của khách hàng nên điều này sẽ
tiêu tốn thời gian và đòi hỏi sự chú tâm liên tục của họ Do đó, việc bắt
buộc các nhân viên có liên quan phải nghỉ phép năm hoặc luân chuyển công việc sẽ là cơ hội tốt để phát hiện ra những bắt thường liên quan đến
thủ thuật gối đầu
Bên cạnh đó, việc phân công một nhân viên độc lập với bộ phận thep dõi nợ phải thu của khách hàng thực hiện đối chiếu công nợ đột xuất với khách hằng, đây cũng là một biện pháp hữu hiệu nhằm ngăn chặn hay
phát hiện thủ thuật gối đầu
Một biện pháp kiểm soát khác đó là bắt buộc phải có sự phê chuẩn khi xóa số nợ phải thu hoặc cho khách hàng hưởng chiết khấu thanh toán, thậm chí phải có sự phê chuẩn các bút toán điều chỉnh liên quan đến tải
khoản phải thu khách hàng
Định kỳ phân tích tuổi nợ cũng là một biện pháp kiểm soát tốt vừa
có tính ngăn ngừa, vừa có khả năng giúp phát hiện gian lận Ví dụ như sự
tăng cao bắt thường số lượng khách hàng nợ quá hạn hoặc số tiền quá hạn có thể hậu quả của việc nhân viên đã chiếm đoạt số tiền khách hàng đã trả
Trang 40@) Cie rii ro thieing gap trong chu trinh bin hang và thu tiền > Đối với hoạt động nhận đặt hàng của khách hing,
~ _ Nhận đặt hàng từ những khách hàng không đảm bảo tính pháp lý ~ _ Bán chịu cho khách hàng không có khả năng thanh toán
~ _ Chấp nhận đặt hàng nhưng không có khả năng thực hiện
> Đối với hoạt đông xuất kho, cung cắp hàng hóa
~_ Xuất kho giao hàng sai số lượng, địa chỉ đối tượng nhận hàng, thời
gian giao hằng
~_ Mất hàng hóa trong quá trình xuất kho, giao hàng
với lập hóa đơn và theo dõi nợ phải thu
~ - Không lập hoặc lập không kịp thời hóa đơn, chứng từ bán hàng cho khách hàng
~ _ Lập khống hóa đơn bán hàng ~_ Hóa đơn lập sai
~ - Chuyển dữ liệu công nợ sai, không kịp thời
*>_ Đối với hoạt động thu tiền thì rủi ro đó là thất thoát tiền
Tóm lại, hầu hết các nhà lãnh đạo khi xây dựng hệ thống KSNB chu trình bán hàng và thu tiền đều mong muốn xây dựng được hệ thống kiểm soát chặt chẽ, ngăn chặn được các gian lận, sai sót, đem lại hiệu quả tốt nhất cho đã chứng minh, không thể có một hệ thống KSNB nào hoàn hảo để có thể ngăn chặn được tắt cả các gian lận và sai sót xảy ra, mà
đơn vị Song thực
chỉ có thể hạn chế và giảm bớt tối đa gian lận, sai sót đó Và trong quá trình hoạt động SXKD các doanh nghiệp phải luôn tăng cường các giải pháp để hệ