Hãy cho biết vì sao nguyên tắc chờ đợi vừa là nhân đạo vừa là nghệ thuật

Đề bài: 1. Hãy cho biết vì sao nguyên tắc chờ đợi vừa là nhân đạo vừa là nghệ thuật. 2. Phân tích vì sao đàm phán là khoa học, nghệ thuật. 3. Trong tiểu xảo đàm phán, người mua đề nghị chia đôi

Đề bài:

1 Hãy cho biết vì sao nguyên tắc chờ đợi vừa là nhân đạo vừa là nghệ thuật.

2 Phân tích vì sao đàm phán là khoa học, nghệ thuật.

3 Trong tiểu xảo đàm phán, người mua đề nghị chia đôi phần chênh lệch, bạn trả lời như thế nào.

Bài làm

Câu 1:

Có bao giờ bạn tự hỏi đâu là bí quyết thành công của các nhà lãnh đạo tài ba, các nhà kinh doanh thành đạt…? Đó chính là việc họ dám nghĩ, dám làm và hiểu rõ vai trò của việc xây dựng hình ảnh của bản thân, công ty và đất nước.

Trong cuộc sống giao tiếp có tầm trọng: giao tiếp giúp con người thu thập và trao đổi thông tin với nhau Thông qua giao tiếp chúng ta có thể tiếp thu được những kiến thức, mở mang đầu óc nâng cao tầm hiểu biết của mình, nắm bắt được nhiều vấn đề

Để vượt qua rào cản và tránh được những sự cố đáng tiếc có thể xảy ra, chúng ta cần phải biết được một số nguyên tắc trong giao tiếp Dây không phải là những nguyên tắc bất biến mà tuỳ vào trường hợp cụ thể.

Trong giao tiếp thì có những nguyên tắc nhất định như:

• Nguyên tắc nói và nghe nhau cho hết lời: khi nói chuyện thì phải nói đầy đủ, dứt khoát, rõ ràng, khúc triết không nên nói nước đôi, nói nửa lời.

• Nguyên tắc hãy chờ đợi nhau.

• Cùng nhau bàn bạc

• Hãy thông cảm với nhau

• Sống phải biết điều

Trong tất cả các nguyên tắc thì nguyên tắc “chờ đơị” được mọi người đánh giá cao nhất và nguyên tắc chờ đợi vừa là nhân đạo, vừa là nghệ thuật vì:

Chờ đợi là nhân đạo vì: trong đàm phán phải có sự tôn trọng lẫn nhau, không nên quá vội vàng dẫn đến hỏng việc Các bên tham gia đàm phán mà không có sự tôn trọng lẫn nhau thì rất khó có thể làm việc với nhau Nếu mình có sự tôn trọng đối tác thì đối tác cũng có sự tôn trọng mình Thái độ của người tham gia đàm phán cũng góp phần vào việc cuộc đàm phán có thành công hay không, diễn biến có suôn sẻ không Trong quá trình giao tiếp, đàm phán sẽ nảy sinh các tình huống, những vấn đề chưa biết hoặc chưa lường hết Điều này tạo nên một tâm trạng không thoải mái hoặc có thể gây áp lực cho đối phương cho nên cần phải có một khoảng thời gian để cho đối phương có thể suy nghĩ về vấn đề đó Không nên vội vàng hấp tấp tránh dẫn đến điều không hay gây khó khăn cho công việc của chúng ta Nhân đạo với đối phương cũng chính là nhân đạo với chính bản thân mình Do vậy nguyên tắc chờ đợi là một nguyên tắc cần thiết trong quá trình giao tiếp.

“Chờ đợi “nhau là nghệ thuật bởi vì trong đàm phán có nhiều vấn đề không trả lời được ngay nên cần phải kéo dài thời gian đàm phán.Lấy một ví dụ:

Cuối thập niên 80, một công ty điện tử nọ đã phát minh ra được một bản mạch điện tử theo kiểu mới, nhưng những tính năng tiên tiến, hiện đại mới của bản mạch điện tử này lại chưa được công chúng công nhận Trong khi đó, công ty lại đang phải đối mặt với việc sắp bị phá sản, nên việc bản mạch điện tử kiểu mới này có được giới tiêu dùng chào đón hay không trở thành một hy vọng cuối cùng đối với sự sống còn của công ty

May mắn lúc đó, một công ty ở châu Á với con mắt đánh giá khá tinh tường đã phát hiện ra tiềm năng rất lớn của sản phẩm mới này Chính vì vậy phía công ty

phán về việc chuyển nhượng sản phẩm Công ty đó rất có thành ý hợp tác, nhưng họ chỉ đưa ra giá mua sản phẩm đúng bằng 2/3 chi phí nghiên cứu Đại diện tham gia đàm phán của bên công ty điện tử nọ liền đứng dậy nói:"Thưa các quý ngài, cuộc đàm phán của chúng ta sẽ dừng ở đây!" Từ khi bắt đầu đàm phán cho đến thời điểm đó, cuộc đàm phán chỉ mới diễn ra đúng ba phút đồng hồ Việc ngoài dự định là ngay buổi chiều hôm đó, phía đối tác bên Châu Á chủ động nối lại đàm phán, thái độ thể hiện rất rõ thành ý muốn hợp tác, thậm chí còn trả ra một cái giá khá cao để chuyển nhượng lại sản phẩm bản mạch điện tử mới

Đại diện tham gia đàm phán của công ty điện tử nọ có thể tự tin cắt đứt cuộc đàm phán vì bản thân ông ta nắm rất rõ, trong trường hợp đó, kéo dài thời gian sẽ mang lại cho công ty họ hai lợi thế lớn: một là, sẽ tạo ra áp lực cho phía đối tác, khiến cho họ hiểu rằng thái độ của bạn rất cương quyết và không thể thay đổi; hai là, áp lực tạo ra sẽ vừa đủ với khả năng nhẫn nhịn củacôngtyđốitác Đại diện của công ty điện tử nọ nhẩm tính rằng, nếu công ty Châu Á đã bay hàng nghìn dặm sang đàm phán thì họ sẽ không vì ba phút đồng hồ đàm phán ngắn ngủi đó mà bay trở về nước Việc kéo dài buổi đàm phán chỉ trong ba phút đồng hồ giống như một việc phá bỏ thông lệ đàm phán bình thường, đúng nơi và đúng thời điểm, sẽ là một trong những biện pháp tốt nhất để gạt bỏ đi những hoang tưởng của bên tham gia đàm phán

Ngoài ra, chiến thuật kéo dài thời gian còn là một chiến thuật cơ bản, khi đưa vào áp dụng chiến thuật này trong thực tế nó còn được biến hoá rất linh hoạt, ví dụ một công ty của Nhật thường xuyên sử dụng phương pháp như sau: lấy một nhân viên có chức vụ thấp nhất trong ban tham gia đàm phán làm người tiên phong, đứng ra trả lời cầm chừng các vấn đề mang tính chi tiết cho phía bên đối tác, hoặc có thể nhượng bộ, những mỗi lần đồng ý nhượng bộ đều khiến cho công ty đối tác phải bỏ vào đó không ít công sức

Đến bước cuối cùng, khi hai bên đã đi đến thống nhất những nội dung chung quan trọng trong bản thoả thuận, nhưng vẫn còn một số điểm quan trọng chưa đàm phán xong thì công ty đó vẫn tìm cách kéo dài thời gian đến mức công ty đối tác đã sức cùng lực kiệt mới dừng lại

Đến lúc đó, người có quyền lực nhất của công ty mới ra mặt, và nói mấy câu: "Tôi thấy chúng ta kéo dài thêm thời gian của cuộc đàm phán là không đáng, vì vậy cả hai bên chúng ta hãy cùng nhượng bộ một chút, coi như vì sự thành công của cuộc đàm phán" Khi đó, công ty đối tác hầu như đã mỏi mệt, nên chỉ cần phương án của bên phía công ty Nhật Bản nọ đưa ra nằm trong phạm vi có thể chấp nhận được của họ, họ sẽ đồng ý ngay lập tức.

Qua ví dụ trên ta thấy rằng, chỉ qua một khoảng thời gian chờ đợi hai bên cùng suy nghĩ, tìm ra cách giải quyết tốt nhất tạo điều kiện thuận lợi cho đôi bên Nghệ thuật thể hiện ở chỗ khi thời điểm nào thì nên quyết định kéo dài thời gian đàm phán

Tóm lại, ta thấy rằng nguyên tắc “ chờ đợi” là một nguyên tắc rất cần thiết trong giao tiếp kinh doanh Nó xuất phát từ những đòi hỏi khách quan của thực tiễn Cần vận dụng nguyên tắc này đúng lúc đúng chỗ sẽ phát huy được hiệu quả cao hơn Chờ đợi là cả một nghệ thuật mà không phải ai cũng có thể nắm bắt được nó Với mỗi cá nhân khác nhau trong những tình huống khác nhau mà cần vận dụng nguyên tắc này một cách linh hoạt

Câu 2: Phân tích vì sao đàm phán vừa là khoa học vừa là nghệ thuật.

Đàm phán được hiểu là một cuộc đối thoại giữa 2 người hay nhiều bên để bàn bạc với nhau những vấn đề đôi bên cùng quan tâm tìm ra giải pháp

Trong đàm phán có rất nhiều loại phân theo nhiều tiêu chí khác nhau như: + Theo phạm vi của vấn đề thì có đàm phán trọn gói, đàm phán từng phần.+ Xét theo quy mô thì có đàm phán vĩ mô và đàm phán vi mô.

+ Xét theo các bên tham gia đàm phán thì có đàm phán song phương, đàm phán đa phương, đàm phán nhóm

+ Xét theo nội dung thì có đàm phán kinh tế, đàm phán ngoại giao, đàm phán chính trị, đàm phán về quân sự

+ Xét theo thời gian thì có đàm phán dài hạn, đàm phán 1 lần.

1 Đàm phán là khoa học

Đàm phán là một khoa học về phân tích giải quyết vấn đề một cách hệ thống, theo phương châm tìm giải pháp tối ưu cho các bên liên quan Tính phân tích nhằm giải quyết vấn đề trong đàm phán được thể hiện trong suốt quá trình đàm phán từ chuẩn bị cho đến kết thúc đàm phán Tính hệ thống đòi hỏi phải có sự nhất quán trong toàn bộ quá trình đó

Mối quan hệ giữa các yếu tố trong đàm phán có thể là mối quan hệ tuyến tính:Trong đó mục đích chi phối các mục tiêu đàm phán; nội dung chi phối phương pháp đàm phán và phương pháp chi phối đánh giá kết quả đàm phán Nhược điểm của mô hình đàm phán tuyến tính là tính áp đặt của các yếu tố đứng trước đối với các yếu tố đứng sau Nhược điểm này trói buộc nhà đàm phán trong phát huy tính năng động sáng tạo.

Các yếu tố đàm phán chi phối lẫn nhau, điều chỉnh lẫn nhau trong quá trình đàm phán trong mô hình vòng tròn, Mô hình này gạt bỏ tính cứng nhắc của mô hình tuyến tính Nó tạo cơ hội cho nhà đàm phán phát huy hết khả năng của mình và tìm ra giải pháp đưa đàm phán đến thoả thuận Song mô hình này cũng có hạn chế của nó: Ðó là sự thiếu chắc chắn của những quyết định tuỳ hứng.

Các nguyên tắc dẫn đến thành công trong đàm phán:

+) Ấn tượng ban đầu.

Không nên đối đầu ngay với đối tác đàm phán bằng những yêu cầu định hỏi Trước hết phải tạo ra một không khí tin cậy, dễ chịu bằng một vài câu nói mang tính cá nhân bằng cử chỉ và thái độ vui vẻ, dễ chịu Bạn luôn nhớ rằng sẽ không

bao giờ có cơ bội lần thứ hai để gây ấn tượng ban đầu Sau đó bạn sẽ bắt đầu nói về chủ đề nội dung mà bạn định đàm phán, thương thuyết với đối tác.

+) Chú ý tới các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể trong khi đàm phán.Ít nhất một nửa thông tin định truyền đạt trong đàm phán được thông qua và tiếp nhận qua các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể bạn ít nhất một phần ba thông tin được tiếp nhận thông qua tiếng nói, giọng điệu và cách nói của người đàm phán Một gương mặt hồ hởi, thái độ cởi mở sẽ nhanh chóng tạo nên thiện cảm từ phía đối tác đàm phán ý thức đánh giá cao, coi trọng đối tác của người đám phán sẽ thể hiện ngay trong cách thể hiện, giọng điệu và cách nói Chỉ có thể đàm phán và thuyết phục thành công nếu tự người đàm phán không có ý thức và cảm giác mình sẽ hoặc đang đóng kịch với đối tác.

+) Phải xác định rõ mục tiêu đàm phán và luôn luôn bám sát theo đuổi mục tiêu này trong suốt quá trình đàm phán

Người nào không biết rõ mình muốn gì thì sẽ thường đạt được kết quả mà mình không mong muốn Vì vậy, trước khi vào cuộc đàm phán thương thuyết, người đàm phán phải cố gắng chia tách mục tiêu cuối cùng của mình thành những mục tiêu nhỏ mà mình phải trao đổi với đối tác và đạt được kết quả Nếu càng có nhiều mục tiêu cụ thể và luôn theo đuổi các mục tiêu này trong quá trình đàm phám thì kết quả cuối cùng của đàm phán càng chóng đạt được.

+) Người đàm phán tốt phải biết rèn cho mình có khả năng lắng nghe đối tác nói.

Người ta nói rằng người thắng cuộc bao giờ cũng là người biết nghe Chỉ có ai thật sự quan tâm chú ý lắng nghe đối tác đàm phán với mình nói gì, muốn gì thì người đĩ mới có những phản ứng, lý lẽ phù hợp có lợi cho mình Khi nghe đối tác trình bày cần phải biết phân biệt tâm trạng, thái độ của họ Xem họ có biểu hiện trạng thái quá hưng phấn, bốc đồng, ức chế hay bực bội không Cũng có

thể đối tác đàm phán đang muốn lôi kéo, cuốn hút về một hướng khác và tìm cách khai thác thêm thông tin

+) Phải biết trình bày, sử dụng từ ngữ một cách khôn khéo, linh hoạt.Đừng bao giờ nói rằng vấn đề này mình có quan điểm khác mà nên nói về cơ bản mình cũng nghĩ như vậy nhưng chỉ muốn nhấn mạnh thêm điểm này Ðừng nói thẳng rằng đối tác có cách nhìn nhận sai lầm mà nên nói đó cũng là một cách nhìn nhận đúng nhưng chúng ta cũng thử lật lại vấn đề một lần nữa xem sao Ðừng bao giờ nói hàng hóa, dịch vụ của mình là rẻ vì rẻ thường đem lại ấn tượng hay suy diễn không tốt về chất lượng Khi đang tranh cãi, đàm phán về giá cả thì đừng nói: chúng ta sẽ không đạt được kết quả nếu chỉ đàm phán về giá mà nên chuyển hướng nếu đối tác bị ấn tượng thì vấn đề giá cả không còn quá gay cấn khi tiếp tục đàm phán.

2 Đàm phán là một nghệ thuật

Đàm phán là một quá trình thao tác ở mức nhuần nhuyễn các kỹ năng giao dịch, bao gồm khả năng thuyết phục và chấp nhận sự thuyết phục, khả năng sử dụng các tiểu xảo đàm phán, sự khôn khéo lựa chọn thời gian và cách thức thực hiện những tiểu xảo đó.Trong đàm phán, ta phải biết sử dụng và lựa chọn các chiến lược đàm phán thích hợp:

a- Chiến lược “Cộng tác”

Sự tiếp cận của người đàm phán đối với xung đột là giải quyết nó nhưng vẫn giữ được quan hệ cá nhân và đảm bảo cả 2 bên đều đạt được mục đích của mình Quan điểm với xung đột là những hành động cá nhân không chỉ đại diện cho lợi ích của bản thân mà còn đại diện cho lợi ích của bên đối kháng Khi nhận thấy xung đột tồn tại, người đàm phán sử dụng phương pháp giải quyết xung đột để chế ngự tình hình Đây là cách giải quyết mang tính cộng tác mà nó đòi hỏi cả 2 bên đều giữ quan điểm “thắng-thắng”, tuy nhiên nó cũng đòi hỏi thời gian, nghị lực và sáng tạo.

Chiến lược “Cộng tác” sử dụng tốt nhất khi:- Vấn đề rất quan trọng cần thỏa hiệp

- Mục đích là để hợp nhất những quan điểm khác nhau.- Cần sự cam kết để giải quyết công việc.

- Mong muốn xây dựng hoặc duy trì mối quan hệ.b - Chiến lược “Thỏa hiệp”

Khi nhận thấy một giải pháp để đạt được kết quả “thắng-thắng” là không có thể, người đàm phán hướng tới một kết quả bao gồm một phần nhỏ thắng lợi và một phần nhỏ thua thiệt, cả 2 đều liên quan đến mục tiêu và quan hệ của các bên Sự thuyết phục và lôi kéo có ảnh hưởng lớn đến kiểu này Mục đích là tìm ra một số cách có thể dùng được chấp nhận mà nó phần nào làm hài lòng cả 2 bên.Tình thế thỏa hiệp có nghĩa là cả 2 bên chấp nhận và thực hiện một quan điểm “thắng ít- thua ít”.

Chiến lược “Thoả hiệp” sử dụng tốt nhất khi:

- Vấn đề là quan trọng nhưng không thể giải quyết được.- Mối quan hệ là quan trọng nhưng không thể hòa giải

- Các bên có sức mạnh ngang nhau cùng muốn đạt được những mục đích duy nhất.

- Cần đạt được cách giải quyết tạm thời đối với những vấn đề phức tạp.- Cần tìm ra một giải pháp thích hợp vì áp lực thời gian.

- Chỉ có một sự lựa chọn duy nhất chứ khơng có giải pháp nào khác.c - Chiến lược “Hòa giải”

Cách tiếp cận của người đàm phán đối với xung đột là cần phải duy trì mối quan hệ cá nhân bằng bất cứ giá nào, có liên quan rất ít hoặc không có liên quan gì đến mục đích của các bên Nhượng bộ, thỏa hiệp vô nguyên tắc và tránh xung đột được nhìn nhận như là cách để bảo vệ quan hệ Đây là sự

chịu thua hoặc kết quả “thua- thắng”, mà quan điểm của người đàm phán là chịu thua, cho phép bên kia thắng.

Chiến lược “Hòa giải” sử dụng tốt nhất khi:- Nhận thấy mình sai.

- Mong muốn được xem là người biết điều.- Vấn đề quan trọng hơn đối với phía bên kia.

- Mong muốn tạo được tín nhiệm cho những vấn đề sau.- Muốn giảm đến mức tối thiểu thiệt hại khi ở thế yếu.- Sự hòa thuận và ổn định là quan trọng hơn.

d - Chiến lược “Kiểm sóat”:

Người đàm phán tiếp cận với xung đột là để nắm được những bước cần thiết và đảm bảo thỏa mãn được mục đích cá nhân, cho dù tiêu phí mối quan hệ Xung đột được xem như là một lời tuyên bố thắng, cần thắng lợi bằng bất cứ cách nào Đây là một cách giải quyết mà người đàm phán sử dụng bất cứ sức mạnh nào xem như thích hợp để bảo vệ một quan điểm mà họ tin đúng hoặc cố gắng thắng.

Chiến lược “Kiểm soát” sử dụng tốt nhất khi:

- Hành động nhanh chóng, dứt khóat là vấn đề sống còn ( như trường hợp khẩn cấp).

- Một vấn đề quan trọng đòi hỏi phải hành động bất thường.- Biết mình đúng.

- Phía bên kia lợi dụng cơ hội của thái độ hợp tác.e- Chiến lược “Tránh né”.

Người đàm phán xem xét xung đột là những cái phải tránh xa bằng mọi giá Chủ đề trung tâm của kiểu này là lảng tránh, nó tạo ra kết quả là làm thất vọng hòan tòan cho các bên liên quan Mục đích của các bên không được đáp ứng, mà cũng không duy trì được mối quan hệ kiểu này có thể tạo hình

thức ngoại giao để làm chênh lệch một vấn đề, hỗn lại một vấn đề cho đến lúc thuận lợi hơn, hoặc đơn giản là rút lui khỏi một tình huống đang bị đe dọa Đây là quan điểm rút lui hoặc “thua-thắng”, mà trong đó quan điểm của người đàm phán là rút lui, chấp nhận thua, cho phép bên kia thắng trong danh dự.

Chiến lược “tránh né” sử dụng tốt nhất khi:- Những vấn đề không quan trọng.

- Có nhiều vấn đề cấp bách giải quyết khác.- Kh«ng có cơ hội đạt được mục đích khác.

- Có khả năng làm xấu đi cuộc đàm phán hơn là đạt được những lợi ích.- Cần bình tĩnh và lấy lại tiến độ.

- Phía bên kia có thể giải quyết xung đột có hiệu quả hơn.- Cần thời gian để thu thập thông tin.

Ngoài ra, khi đàm phán ta cũng cần lựa chọn những chiến thuật đàm phán sao cho có được thuận lợi nhất trong đàm phán:

a - Địa điểm đàm phán.

- Đàm phán chủ trường: được tiến hành tại văn phòng của mình.

- Đàm phán khách trường: Đàm phán tiến hành tại cơ sở của khách hàng.- Đàm phán ở địa điểm trung lập.

b - Thời gian đàm phán.Lưu ý:

- Cần có thời gian để giải lao.

- Thời gian trống cho phép trưởng đòan và chuyên gia có ý kiến tham mưu, hay trưởng đoµn hai bên tham khảo ý kiến của nhau.

- Chú ý về tập quán về thời gian làm việc ở mỗi nơi ( bắt đầu và kết thúc lúc mấy giờ).