Các giai đoạn đàm phán

1 TIẾN TRÌNH ĐÀM PHÁN 2 Tiến trình đàm phán gồm các giai đoạn Giai đoạn chuẩn bị đàm phán Giai đoạn kết thúc Giai đoạn tiếp xúc Giai đoạn đàm phán 3 I. GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ ĐÀM PHÁN - Vị trí của giai đoạn chuẩn bị trong đàm phán - Nội dung chuẩn bị - Bố trí nhân sự cho đàm phán. 4 1. Vị trí của giai đoạn chuẩn bị - Sự chuẩn bị là một trong những nhân tố then chốt cho sự thành công của đàm phán - Một sự chuẩn bị chu đáo giúp: + Tập hợp các dữ liệu, các thông tin + Chẩn đoán tốt giúp cho việc xây dựng chiến lược + Tạo cho người đàm phán sự tự tin, có khả năng phản ứng lại khi đối mặt với những bất ngờ và phức tạp. 5 2. Nội dung chuẩn bị Những vấn đề cốt yếu trong chuẩn bị bao gồm: - Phân tích mặt mạnh, điểm yếu của các bên tham gia ĐP - Thông tin về những: + Chiến lược (mục tiêu, giải pháp thay thế) + Các nhu cầu ngắn và dài hạn + Các vấn đề thỏa thuận và bất đồng + Các chiến thuật + Biện luận (lý lẽ) + Vị thế + Khía cạnh văn hóa. 6 Thông tin trong ĐP mua bán hàng hóa - Thông tin về hàng hoá: + Nghiên cứu, tìm hiểu kỹ những mặt hàng dự định kinh doanh: Tên gọi, đơn vị tính số lượng, trọng lượng, chất lượng, bao gói, công dụng, cách thức phân loại,… + Xuất sứ của hàng hóa + Tình hình sản xuất các mặt hàng đó: Thời vụ, khả năng về nguyên liệu, công nghệ sản xuất, tay nghề công nhân,… + Nghiên cứu chu kỳ sống của sản phẩm + Giá cả của các công ty cạnh tranh (giá thị trường). 7 - Thông tin về thị trường (ĐPKD quốc tế) + Thông tin đại cương về đất nước, con người, tình hình về chính trị, xã hội của nước đối tác + Những thông tin kinh tế cơ bản: Đồng tiền trong nước, tỷ giá hối đoái và tính ổn định của chúng, tình hình nợ nần, dự trữ ngoại tệ, các chỉ số về bán buôn, bán lẻ, tập quán tiêu dùng, dung lượng thị trường + Cơ sở hạ tầng + Chính sách ngoại thương: Nước đó có là thành viên của WTO, AFTA,…không? Hàng rào thuế quan,… + Hệ thống ngân hàng, tín dụng, điều kiện vận tải hàng hoá,… 8 - Tìm hiểu đối tác: + Tìm hiểu thực lực của đối tác: Lịch sử công ty, uy tín, tình hình tài chính, sản lượng, chất lượng sản phẩm, định hướng phát triển trong tương lai,… + Tìm hiểu nhu cầu và ý định của đối tác + Tìm hiểu về lực lượng đàm phán của đối tác + Ngoài ra còn phải nắm vững thông tin về công ty mình. 9 Bốn giai đoạn chuẩn bị (1) Giai đoạn chẩn đoán (đi đâu?) Giai đoạn này phải suy nghĩ những dữ liệu giúp hiểu biết về điểm xuất phát và hậu trường của nó, gồm: - Thu gọn đối tượng (thực tế hay che giấu) tranh luận; chia nhỏ đối tượng. Đó là câu trả lời “cái gì” của đàm phán - Thu gọn bối cảnh chung hay riêng thành tình huống đàm phán - Thu gọn sự thách thức của hai bên, tạm thời thử dùng những ưu tiên hay những điểm quan trọng tương đối - Thu hẹp tương quan lực lượng (chủ bài, điểm dễ bị tấn công, mức ổn định, sự phát triển có thể có) - Thu hẹp cá tính, phong cách đàm phán của cả hai bên. 10 (2) Giai đoạn ổn định các mục tiêu (mục tiêu) Lưu ý mục tiêu không phải là đơn nhất, có thể chia nhỏ và xếp loại thứ tự ưu tiên. Mục tuêu chính và các mục tiêu dự phòng (thay thế mục tiêu chính) Có 4 tiêu chuẩn cho một mục tiêu: - Hạn định (kỳ hạn, thời gian) - Có thể đo đếm được (giá trị được định lượng) - Có tính khả thi (kế hoạch hành động nhằm đạt được) - Được kích thước hóa (giới hạn, ràng buộc). [...]... tất cả các công việc sự vụ cho đoàn đàm phán + Lo các điều kiện phục vụ đoàn đàm phán + Ghi chép lại các kết luận + Chỉnh sửa văn bản thoả thuận + Thu thập và lưu trữ tất cả các tư liệu, tài liệu của cuộc đàm phán 19 II GIAI ĐOẠN TIẾP XÚC - Tạo không khí đàm phán - Thăm dò đối phương - Sửa đổi kế hoạch đàm phán 20 1 Tạo không khí đàm phán Bầu không khí sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ tiến trình đàm phán -... đoạn ban đầu này chúng ta đã nắm được một số tin tức nhưng đừng vội hình thành cách nhìn cố định về ý đồ của đối phương Trong suốt quá trình đàm phán tiếp tục phân tích kỹ hơn, đi vào thực chất 24 III GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN (Giai đoạn thực chất) Đây là giai đoạn quan trọng nhất của toàn bộ quá trình đàm phán, trong giai đoạn này các bên tiến hành bàn bạc, thỏa thuận những vấn đề hai bên cùng quan tâm như:... nghiệp (đi như thế nào đến đó?) Giai đoạn này phải suy nghĩ về những vấn đề sau: - Cấu thành của nhóm đàm phán - Quyết định về các thủ tục (các vấn đề của chương trình nghị sự, cách kết luận) - Quyết định về tổ chức và cơ sở vật chất cho buổi ĐP - Công bố bảng kê các luận chứng - Cách thức trình bày những vấn đề đầu tiên - Cách móc nối sau đàm phán 12 3 Bố trí nhân sự cho đàm phán (1) Mỗi thành viên cần... trong đàm phán 16 (3) Bố trí nhân sự cho cuộc đàm phán - Trưởng đoàn đàm phán phải có tinh thần trách nhiệm cao, rộng lượng, kiên định với mục tiêu Kiến thức sâu rộng, tinh thông nghiệp vụ, nhạy bén,… có thể dẫn dắt đàm phán - Các thành viên khác: có chức năng phân tích và xử lý từng vấn đề thuộc lĩnh vực chuyên môn của họ Họ phải giỏi cả suy nghĩ và hành động 17 - Các nhà chuyên môn tham gia đoàn đàm phán: ... đàm phán, phong cách đàm phán, thế mạnh, thế yếu của đối phương, đối phương lo lắng điều gì, có thể lợi dụng được không - Thăm dò nguyên tắc mà đối phương cần phải giữ trong cuộc đàm phán này và có thể nhượng bộ những vấn đề gì, ở mức nào 23 3 Sửa đổi kế hoạch đàm phán (nếu cần) Từ kết quả thăm dò, chúng ta thẩm tra, xem xét lại những phán đoán, kế hoạch của chúng ta để sửa đổi cho phù hợp Ở giai đoạn. ..(3) Giai đoạn xây dựng các chiến lược đàm phán (có thể đi đâu? Đi như thế nào đến đó?) - Trong cuộc đàm phán này bạn phải đạt được cái gì (mục tiêu, ưu tiên) mà bạn có thể đạt được - Phương tiện hành động, lựa chọn, kỹ thuật để cuộc đàm phán có được kết quả tốt hơn - Phương án tốt nhất trong trường hợp không thỏa thuận được 11 (4) Giai đoạn chuẩn bị trực tiếp hướng về tiến... Theo dõi, đánh giá và đưa ra các ý kiến tán đồng hoặc bác bỏ ý kiến của đối tác + Phân tích tình hình trong quá trình đàm phán, theo dõi chiến lược, sách lược của các bên + Tìm kiếm điểm chung và những nhượng bộ để kiến nghị với trưởng đoàn + Theo dõi và đánh giá các đề nghị đưa ra trong quá trình đàm phán Giúp trưởng đoàn đưa ra các kết luận cuối cùng 18 - Thư ký đoàn đàm phán: Nhóm này có thể gồm từ... đến những điều kiện đó 29 3 Phá vỡ những bế tắc (phá thế găng) Đàm phán đôi khi có thể rơi vào thế bế tắc - tình huống mà các bên đều cảm thấy rằng không thể nhượng bộ hơn được nữa, đàm phán dừng lại và có nguy cơ tan vỡ Các cách để phá vỡ bế tắc: - Đơn phương phá vỡ bế tắc: + Đưa ra nhượng bộ hoặc chấp nhận yêu cầu của bên kia + Đưa ra các phương án thay thế để lựa chọn - Nhờ sự giúp đỡ của bên thứ... những vấn đề không liên quan gì đến đàm phán (nói chuyện ngoài lề) nhằm tạo một bầu không khí thoải mái, thuận lợi cho đàm phán 21 - Một số vấn đề nhằm tạo bầu không khí thuận lợi cho đàm phán + Lời phát biểu khai mạc rõ ràng, ngắn gọn súc tích + Phải gọi tên đối tượng đầy đủ khi nói chuyện với họ + Trang phục, tư thế, vẻ mặt phù hợp + Thể hiện thái độ tôn trọng nhân cách người đối thoại + Nhắc lại một... yêu cầu một cách hợp lý - Trình bày mạch lạc, rõ ràng, chặt chẽ, có căn cứ - Luôn nhớ rõ những lợi ích cơ bản - Lắng nghe và quan sát đối tác - Đảm bảo sự đoàn kết, nhất trí trong nội bộ đoàn đàm phán - Đừng sử dụng cách nói mềm yếu trong đàm phám Ví dụ: “Chúng tôi hy vọng …”, “Chúng tôi mong rằng…” mà hãy nói: “Chúng tôi cần…”, “Chúng tôi yêu cầu…”, “Chúng tôi đòi hỏi…” 26 Trong giai đoạn này cần . chứng - Cách thức trình bày những vấn đề đầu tiên - Cách móc nối sau đàm phán. 13 3. Bố trí nhân sự cho đàm phán (1) Mỗi thành viên cần phân tích về bản thân -. hoạch hành động nhằm đạt được) - Được kích thước hóa (giới hạn, ràng buộc). 11 (3) Giai đoạn xây dựng các chiến lược đàm phán (có thể đi đâu? Đi như thế nào