CÁC GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN

Vì vậy mà ta cần phải hiểu rõ được các quy trình trong đàm phán kinh doanh để tránh những rủi ro, khó khăn không may xảy ra của công việc này.. Ở giai đoạn trước, chúng ta đã tìm hiểu đố

CÁC GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN

Đàm phán trong kinh doanh là một bước hết sức quan trọng, phản ánh sự thành bại của một doanh nghiệp Vì vậy mà ta cần phải hiểu rõ được các quy trình trong đàm phán kinh doanh để tránh những rủi ro, khó khăn không may xảy ra của công việc này

Đàm phán trong kinh doanh bao gồm 5 giai đoạn:

1 Giai đoạn chuẩn bị

2 Giai đoạn tiếp xúc

3 Giai đoạn đàm phán

4 Giai đoạn kết thúc- ký hợp đồng

5 Giai đoạn rút kinh nghiệm.

I Giai đoạn chuẩn bị

Trong giai đoạn này chúng ta nên lập ra kế hoạch và chuẩn bị các thông tin cho cuộc đàm phán Đây được coi là giai đoạn quan trọng nhất, quyết định đến 70% kết quả đàm phán

1 Chuẩn bị chung cho mọi cuộc đàm phán : Muốn đàm phán thành công thì chúng ta cần phải chuẩn bị

tốt những yếu tố cơ bản sau:

 Ngôn ngữ : như tiếng mẹ đẻ, tiếng nước ngoài (Anh, Pháp, Hoa, Nhật, Hàn, …)

 Thu thập thông tin về hàng hóa, về thị trường (Khuynh hướng thị trường hiện nay như thế nào? ), về đối tác ( Đối phương là ai? Đã biết thông tin gì về mình và biết đến đâu? )

 Năng lực của người đại diện đàm phán (Kiến thức, tâm lí, kỹ năng đàm phán, …)

 Thời gian và địa điểm đàm phán

2 Trên cơ sở chuẩn bị chung, ta cần tiến hành kỹ các vấn đề sau trước khi đàm phán

 Thiết lập những mục tiêu cần thương lượng

 Xác định mục tiêu đạt được và giới hạn của sự thõa thuận

 Đánh giá lại điểm mạnh và điểm yếu của chính mình

 Thiết lập giải pháp tốt nhất khi không đạt được thỏa thuận

 Thăm dò những vấn đề, những mối quan tâm tiềm ẩn trong những yêu sách của đối tác

 Cần trao đổi nội bộ về những thông tin liên quan đến đối tác trước khi đàm phán xảy ra

 Cân nhắc những lý lẻ và lập luận mà đối tác có thể sử dụng, dựa vào đó chúng ta sẻ tìm được những biện pháp thích hợp để đối phó

 Tìm những vấn đề có thể ảnh hưởng đến kết quả của cuộc đàm phán

 Xây dựng chiến lược đàm phán và tiến hành đàm phán thử.

II Giai đoạn tiếp xúc

Ở giai đoạn trước, chúng ta đã tìm hiểu đối tác đàm phán của mình thông qua các kênh gián tiếp Đến giai đoạn này- GĐ tiếp xúc chính là cơ hội để chúng ta tìm hiểu đối tác một cách trực tiếp

1 Tạo không khí tiếp xúc: Tùy đối tác mà trước khi bước vào cuộc đàm phán chúng ta có thể nói những

vấn đề không liên quan đến cuộc đàm phán như về thời tiết, thể thao, phim ảnh, … để đôi bên cảm thấy hứng thú hơn trong cuộc đàm phán

2 Tạo niềm tin cho đối tác: Cần phải chu đáo tận tình với công việc của đối tác và cả những mối quan hệ

cá nhân của mình sao cho họ đều tin cậy mình

3 Thể hiện thiện chí của chúng ta: Trước khi đàm phán bắt đầu, chúng ta nên sắp xếp một số hoạt động có

lợi cho việc xây dựng tình cảm tin cậy giữa đôi bên, khiến đối tác nhận thấy mình có thiện chí Cần chú ý rằng muốn làm đối tác tin cậy mình cần phải thể hiện bằng hành động không phải bằng lời nói

4 Thăm dò đối tác : Cần phải quan sát hành vi, cử chỉ, lời nói, để đánh giá đối tác có phải là người đáng tin

cậy hay không, có tuân thủ lời hứa hay không, hay có thành ý hợp tác đến mức nào

5 Thay đổi kế hoạch nếu cần : Tiến hành phân tích kỹ những thông tin trực tiếp vừa nhận được để thẩm tra

lại những vấn đề trước đây chưa rõ và nếu cần thay đổi sách lược thì phải phù hợp với kế hoạch ban đầu

III Giai đoạn đàm phán

1 Đưa ra đề nghị và lắng nghe đối tác

a Đưa ra đề nghị: Khi đưa ra đề nghị ta cần chú ý

 Đưa ra các yêu cầu một cách hợp lý

 Trình bày mạch lạc, rõ ràng, chặt chẽ có căn cứ khoa học

 Đảm bảo sự đoàn kết nhất trí trong nội bộ đàm phán

 Luôn nhớ tới các lợi ích cơ bản

 Không nên sử dụng cách nói yếu mềm trong đàm phán

b Lắng nghe đối tác: Để có thể lắng nghe một cách tốt nhất ta cân phải chú ý

 Không được ngắt lời đối tác ngay cả khi họ đang nói những thông tin sai lệch

 Kết thúc mỗi vấn đề bằng câu hỏi trực tiếp

 Chỉ nói những điều cần thiết

 Thường xuyên tóm lược lại những gì cần nói theo cách của mình

 Tránh bị lạc đề

 Tránh xa sự xao lãng.

2 Nhận và đưa ra nhượng bộ

- Khi cuộc đàm phán đã đi vào giai đoạn giữa thì các vấn đề sẽ trở nên rõ ràng hơn và lúc này việc tránh cho hai bên chuyển sang tâm lý đối kháng là một điều rất quân trọng, vì khi đó, bên mua sẻ rất dễ biết được rằng bạn đang tìm ra một phương án để cả hai bên cùng có lợi hay bạn dùng thái độ cương quyết để giữ lấy thế thượng phong

- Nếu lập trường hai bên theo hai hương khác nhau thì khi bắt đầu chúng ta nên đồng tình với quan điểm bên mua sau đó áp dụng phương pháp 3F ( Feel-Felt-Found) “cảm giác – cảm nhận – phát hiện” để xoay chuyển được cục diện tình hình

3 Phá vỡ sự bế tắc

- Đôi khi trong đàm phán, khi các bên đều cảm thấy không thể nhượng bộ nhau được nữa, cuộc đàm phán sẽ dừng lại và có nguy cơ tan vỡ Nếu gặp phải tình huống này, chúng ta có thể chọn một trong hai cách sau để phá vỡ bế tắc:

 Đơn phương phá vỡ bế tắc bằng nhiều kỹ thuật khác nhau như: lợi dụng mâu thuẫn ; nắm lấy điểm yếu chủ chốt để tấn công ; tập trung vào nhân vật chủ chốt ; thay thế cán bộ đàm phán ; tập trung vào phần lọi ích chứ không tập trrung vào lập trường ; …

 Nhờ sự giúp đỡ của bên thứ 3 như: trung gian hòa giải, nhở dàn xếp hoặc phân xử

4 Tiến tới thỏa thuận

- Cái đích của đàm phán là tiếng tới thỏa thuận Càng tiến gần tới thỏa thuận thì cuộc đàm phán càng trở nên tinh tế hơn vì vậy mà chúng ta cần phải tập trung, cố gắng sử dụng những kĩ thuật thích hợp để tiến tới thỏa thuận một cách tốt nhất

IV Giai đoạn kết thúc – ký hợp đồng

- Sau khi đàm phán kết thúc, các bên sẻ tiến hành ký kết hợp đồng Trước khi kí kết ta cần lưu ý những điểm sau:

 Hợp đồng không được có những điều khoản trái với luật hiện hành và cả 2 bên đều thỏa thuận thống nhất các điều khoản đó

 Khi soạn hợp đồng cần trình bày rõ ràng chính xác, tránh dùng các từ mập mờ, suy luận ra nhiều cách

 Cần phải xem kỹ các điều khoản, đối chiếu những thỏa thuận đã đạt được trong đàm phán

 Phải đề cập đến cơ sở pháp lý và mọi vấn đề liên quan, tránh phải dùng tập quán thương mại để giải quyết tranh chấp phát sinh sau này

 Ngôn ngữ sử dụng trong hợp đồng phải là ngôn ngữ cả 2 bên đều thông thạo

 Người đứng ra kí hợp đồng phải là người có thẩm quyền

V Giai đoạn rút kinh nghiệm

- Sau khi kết thúc cuộc đàm phán với đối tác, ta cần phải tổ chức cuộc họp để nhìn lại, đánh giá lại ưu nhược điểm trong cuộc đàm phán vừa rồi

- Cần phải theo dõi suốt quá trình tổ chức hợp đồng, ghi lại những vướng mắc do hợp đồng gây ra để lần sau kịp thời sửa chữa