Kinh nghiệm triển khai ERP vinamilk
NHÓM ENTERPRISE RESOURCE PLANNING Thực trạng kinh nghiệm triển khai ERP Vinamilk 2010 [VCU – L1004 – NHÓM 4] ENTERPRISE RESOURCE PLANNING NỘI DUNG Tổng quan ERP I Khái niệm: 2 Lợi ích II Thực trạng triển khai ERP: Tổng quan Việt Nam: .5 Tại công ty Vinamilk 2.1 2.2 Triển khai ERP .9 2.3 III Trước triển khai ERP: .8 Nhận xét: 11 Bài học: 13 Lucious Nero [xuantuan210@yahoo.com] NHÓM ENTERPRISE RESOURCE PLANNING I Tổng quan ERP Khái niệm: Theo Travis Anderegg (2000): Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp- Enterprise Resource Planning (ERP) thuật ngữ dùng liên đến đến loạt hoạt động doanh nghiệp, phần mềm máy tính hỗ trợ , để giúp cho cơng ty quản lý hoạt động chủ chốt nó, bao gồm: kế tốn, phântích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định quản lý sản xuát, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, v.v… Mục tiêu tổng quát hệ thống đảm bảo nguồn lực thích hợp doanhnghiệp nhân lực, vật tư, máy móc tiền bạc có sẵn với số lượng đủ cần, bằn cáhc sử dụng công cụ hoạch định lên kế hoạch Một phần mềm ERP phần mềm máy tính cho phép doanh nghiệp cung cấp tổng hợp số liệu nhiều hoạt động riêng rẽ khác để đạt mục tiêu Đặc trưng phần mềm ERP có cấu trúc phân hệ (module) Phần mềm có cấu trúc phân hệ tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, phần mềm có chức riêng Từng phân hệ hoạt động độc lâp chất hệ thống ERP, chúng kết nôi với để tự động chia sẻ thông tin với phân hệ khác nhằm tạo nên hệ thống mạnh Các phân hệ phần mềm ERP điển sau: * Kế toán: Phân hệ chia thành nhiều phân hệ sổ cái, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục đầu tư, v.v… Các phân hệ kế toán tảng phần mềm ERP * Mua hàng Lucious Nero [xuantuan210@yahoo.com] NHÓM ENTERPRISE RESOURCE PLANNING * Kho * Sản xuất * Bán hàng * Quản lý nhân tính lương * Quản lý quan hệ với khách hàng, cổ đông, công chúng Các phần mềm ERP xây dựng thường hợp thông lệ tốt nhiều hoạt động tác nghiệp khác cơng ty Do đó, cơng ty dễ dàng áp dụng thông lệ tốt thông qua việc cài đặt hệ thống ERP Lợi ích 2.1 Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy ERP giúp nhà quản lý dễ dàng tiếp cận thơng tin quản trị đáng tin cậy để đưa định dựa sở có đầy đủ thơng tin.Nếu khơng có hệ thống ERP, cán quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều n guồn để có thơng tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài hoạt động công ty Với hệ thống ERP, điều thực cách dễ dàng cách sử dụng phần mềm ứng dụng thời gian thực Ngoài ra, hệ thống ERP tập trung liệu từ phân hệ vào sở quản lý liệu chung giúp cho phân hệ riêng biệt chia sẻ thơng tin với cách dễ dàng Hơn nữa, hệ thống ERP không thu thập xử lý khối lượng lớn giao dịch hàng ngày mà cịn nhanh chóng lập phân tích phức tạp báo cáo đa dạng 2.2 Cơng tác kế tốn xác Phần mềm kế toán phân hệ kế toán phần mềm ERP giúp Lucious Nero [xuantuan210@yahoo.com] NHÓM ENTERPRISE RESOURCE PLANNING công ty giảm bớt sai sót mà nhân viên thường mắc phải cách hạch tốn thủ cơng Phân hệ kế tốn giúp nhân viên kiểm toán nội cán quản lý cao cấp kiểm tra tính xác tài khoản Hơn nữa, phân hệ kế toán thiết kế tốt hỗ trợ qui trình kế toán biện pháp kiểm soát nội chất lượng 2.3 Cải tiến quản lý hàng tồn kho Phân hệ quản lý hàng tồn kho phần mềm ERP cho phép công ty theo dõi hàng tồn kho xác xác định mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ mà giảm nhu cầu vốn lưu động đồng thời giúp tăng hiệu sản xuất 2.4 Tăng hiệu sản xuất Phân hệ hoạch định quản lý sản xuất phần mềm ERP giúp công ty nhận dạng loại bỏ yếu tố képm hiệu qui trình sản xuất Chẳng hạn, công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất cách thủ cơng dẫn đến tính tốn sai điều gây nên điểm thắt cổ chai trình sản xuất thường sử dụng khơng hết cơng suất máy móc cơng nhân Nói cách khác, điều có nghĩa áp dụng hệ thống hoạch định sản xuất hiệu làm giảm chi phí sản xuất đơn vị sản phẩm 2.5 Quản lý nhân hiệu Phân hệ quản lý nhân tính lương giúp xếp hợp lý qui trình quản lý nhân tính lương, làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu sai sót gian lận hệ thống tính lương Lucious Nero [xuantuan210@yahoo.com] NHĨM ENTERPRISE RESOURCE PLANNING 2.6 Các qui trình kinh doanh xác định rõ ràng Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng qui trình kinh doanh để giúp phân cơng cơng việc rõ ràng giảm bớt rối rắm vấn đề liên quan đến hoạt động tác nghiệp hàng ngày công ty II Thực trạng triển khai ERP: Tổng quan Việt Nam: Việc triển khai ERP Việt Nam ý nhiều từ năm 2003 Theo tạp chí PCWorld (Thế giới Vi Tính Số 87 tháng 1.2008), cơng ty triển khai sớm dự án ERP Việt Nam kể đến Bảo Minh (triển khai năm 2003), Thép Miền nam (năm 2003), Vinatex (năm 2003) Trong năm dự án ERP quy mô lớn triển khai đồng loạt công ty SaiGon Coop, Bibica, Savitex, Tổng công ty lương thực Miền nam, Vinamilk Các doanh nghiệp nhỏ bắt đầu triển khai với giải pháp phù hợp với quy mô có doanh nghiệp tạo quy trình sản xuất đại nhờ ứng dụng ERP Tuy nhiên nhìn chung doanh nghiệp Việt Nam giai đoạn bắt đầu triển khai ứng dụng này, hầu hết dự án đề tập trung vào chức tài kế tốn phân hệ hậu cần – kho vận vật tư, mua hàng triển khai phân hệ sản xuất Có lẽ cịn q sớm để nói đến thành công hay thất bại dự án Điều khẳng định được, là: hành trình ứng dụng ERP Việt Nam khởi động ngày sôi nổi, nhộn nhịp Thể số dự ERP công ty triển khai ngày tăng, số nhà cung cấp giải pháp ERP ngày tăng Những năm trước, thị trường ERP dường có Oracle cơng thị trường doanh nghiệp lớn lẫn doanh nghiệp vừa nhỏ Năm 2007 thị trường ERP Việt Nam thực trở nên sôi động, đánh dấu việc tham gia Lucious Nero [xuantuan210@yahoo.com] NHÓM ENTERPRISE RESOURCE PLANNING loạt “đại gia” ERP như: SAP, Tectura, Atos, Soltius Ngay IBM, tên tuổi lớn vốn biết đến Việt Nam lĩnh vực phần cứng có động thái quay trở lại thị trường phần mềm Việt Nam Để chứng minh đẳng cấp nhà cung cấp giải pháp quản trị doanh nghiệp số giới mình, dù vào sau, SAP nhanh chóng ký kết đối tác chiến lược với nhà tư vấn triển khai giải pháp ERP Oracle FPT, Pythis Bên cạnh đó, SAP cịn phát triển đối tác đào tạo Việt Nam phối hợp với trường đại học để cung cấp nguồn nhân lực cho phát triển lâu dài Trong đó, với nhiều nỗ lực, tới Microsoft chưa có chỗ đứng thị trường ERP Việt Nam Hình 2.1 Số lượng dự án ERP triển khai Việt Nam từ 2004 đến 2006 “Nguồn: Thế giới Vi Tính Số 87 tháng 1.2008” Năm 2007 xem năm thử thách giải pháp ERP nước mà điển hình số tên tuổi tiếng sản phẩm có nhiều thành cơng Theo ông Nguyễn An Nhân, giám đốc Pythis, Lucious Nero [xuantuan210@yahoo.com] NHÓM ENTERPRISE RESOURCE PLANNING thị trường ERP sôi động thực tế “vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro thành công mong manh lãi, lỗ với nhà triển khai” Đồng quan điểm đó, ơng Nguyễn Văn Khương, giám đốc EFFECT chia sẻ: “Đầu tư cho việc phát triển triển khai sản phẩm ERP toán mạo hiểm thực Nếu doanh nghiệp nội địa trông vào doanh thu từ ERP vài năm đầu nguy kinh doanh thua lỗ không tránh khỏi Đầu tư ERP đầu tư dài hơi, mặt khác yêu cầu kỹ thuật hệ thống phần mềm yêu cầu trình độ nhân lực triển khai ERP cao Trong q trình triển khai kéo dài, ln tiềm tàng nhiều rủi ro như: biến động nhân sự, không lường trước độ phức tạp dự án hay khách hàng quản lý dự án không tốt, khơng thống phịng, ban, trình độ nhân yếu dẫn đến đình trệ dự án ERP” “Nguồn: Thế giới Vi Tính Số 87 tháng 1.2008” Đến thời điểm này, thấy, việc phát triển ERP Việt Nam xu hướng quay ngược Hơn hết, doanh nghiệp, tập đồn, cơng ty lớn phải chịu sức ép cạnh tranh từ gia nhập WTO niêm yết thị trường chứng khoán hiểu rõ cần thiết phải ứng dụng ERP Chính thế, thị trường ERP Việt Nam năm qua ghi nhận chuyển biến lớn từ lượng sang chất Các doanh nghiệp tư nhân lớn Kinh Đô, Phong Phú, PV Drilling nhập với hợp đồng lên tới hàng triệu USD sẵn sàng cho “đại phẫu” quản lý Theo ơng Nguyễn Chí Đức, tổng giám đốc Exact Software,“nhìn chung năm qua, thị trường ERP Việt Nam tăng trưởng cao hầu hết phân khúc, đặc biệt phân khúc công ty vừa nhỏ Rất nhiều công ty ý thức tầm quan trọng hệ thống ERP không hoạch địch ngân sách lớn cho ERP mà sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp nhằm làm tăng hiệu ứng dụng ERP.” “Nguồn:Thế giới Vi Tính Số 87 tháng 1.2008” Ơng Vương Quân Ngọc, phó giám đốc trung tâm Dịch Vụ FPT ERP nhận Lucious Nero [xuantuan210@yahoo.com] NHĨM ENTERPRISE RESOURCE PLANNING xét: “Việc “nhập cuộc” hầu hết tập trung nhóm doanh nghiệp tư nhân cổ phần niêm yết thị trường chứng khốn Với lộ trình cổ phần hóa niêm yết chắn thị trường ERP tiếp tục nóng năm 2008, 2009, đặc biệt với doanh nghiệp thuộc lĩnh vực có tính cạnh tranh cao như: ngân hàng, tài chính, bảo hiểm, viễn thơng số quan phủ.” Cịn bà Ninh Thị Tố Uyên, giám đốc chi nhánh FAST TP.HCM nhận định: “Doanh nghiệp vừa đối tượng quan tâm nhiều số lượng doanh nghiệp phát triển nhanh mạnh nên nhu cầu ERP cao hơn” “Nguồn: Thế giới Vi Tính Số 87 tháng 1.2008” Tóm lại: Có thể thấy, thị trường ERP Việt Nam thực sôi động đặc biệt năm 2007 Nhận thức tầm quan trọng ERP hoạt động quản lý doanh nghiệp nâng cao nhiều so với năm trước Thách thức hội nhập địi hỏi cơng ty phải thay đổi phong cách quản lý dựa tảng công nghệ Tại công ty Vinamilk 2.1 Trước triển khai ERP: - Quy trình quản lý hàng hóa đầu vào đầu hồn tồn thủ công, điều dẫn đến số hậu lượng hàng tồn kho nhiều sản phẩm đầu lại tiêu thụ chậm hay việc sử dụng máy móc cơng nhân chưa đạt hết công suất… tất điều gây tốn trình sản xuất Vinamilk, trực tiếp ảnh hưởng đến lợi nhuận cơng ty - Trong hạch tốn, kế tốn thủ cơng Vinamilk thường gặp phải sai sót mà nhân viên thường mắc phải Với hạch toán theo kiểu thủ công, cán quản lý Vinamilk không dễ dàng kiểm tra bước tốn quy trình Lucious Nero [xuantuan210@yahoo.com] NHĨM ENTERPRISE RESOURCE PLANNING - Từ lý cụ thể này, Vinamilk tìm giải pháp khắc phục cách có hiệu tình trạng việc sử dụng hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP 2.2 Triển khai ERP a Chuẩn bị sở hạ tầng nhân lực: Phòng CNTT Vinamilk thành lập với 26 nhân viên chia thành nhiều nhóm: nhóm hỗ trợ máy tính, nhóm mạng, nhóm máy chủ- sở liệu, nhóm lập trình nhóm hỗ trợ Solomon Vinamilk hợp tác với IBM để xây dựng triển khai sở hạ tầng CNTT theo yêu cầu bao gồm hệ thống máy chủ thuộc dòng IBM Blade Center System X (chạy vi xử lý intel); hệ thống lưu trữ SAN IBM DS8100 dung lượng 10TB nặng tấn, điều khiển máy chủ IBM system p- Vinamilk khách hàng IBM áp dụng hệ thống này( riêng hệ thống có chi phí tới 2,5 triệu USD); hệ thống phục hồi cố phần mềm quản lý ứng dụng b Triển khai: Quá trình triển khai ERP Vinamilk thực chất trải qua đợt Ngày 15 2005, Hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite Oracle Pythis bắt đầu triển khai gồm phân hệ tài - kế tốn, quản lý mua sắm - quản lý bán hàng, quản lý sản xuất phân tích kết hoạt động (Business Intelligence - BI) Cơng việc chuyển giao cơng nghệ diễn tồn công ty cổ phần Sữa Việt Nam - Vinamilk với 13 địa điểm, bao gồm trụ sở TP.HCM, xí nghiệp kho vận chi nhánh, nhà máy tồn quốc.Việc chia nhỏ q trình giúp cơng ty tiếp cận hệ thống dễ dàng hơn, bên liên quan giải vấn đề phát sinh, giúp Lucious Nero [xuantuan210@yahoo.com] NHÓM ENTERPRISE RESOURCE PLANNING 10 cho đợt mở rộng thêm qui mô, áp dụng thêm công nghệ kĩ thuật giảm thiểu rủi ro, suôn sẻ thành công Vinamilk ứng dụng đồng thời ba giải pháp ERP quốc tế Oracle, SAP, Microsoft hệ thống nói Vinamilk lựa chọn cho yêu cầu cụ thể, tùy theo chức năng, đặc điểm riêng hệ thống cho công việc cụ thể tích hợp làm chủ giải pháp ERP quốc tế VINAMILK đưa giải pháp tốt nhằm giúp giải toán kinh doanh c Kết quả: Sau tháng vận hành ERP tồn cơng ty, Vinamilk sơ kết luận hiệu ứng dụng Hệ thống giúp công ty thực chặt chẽ, tránh rủi ro công tác kế toán; với phân cấp, phân quyền rõ ràng, cơng tác tài - kế tốn thuận lợi nhiều so với trước Các khâu quản lý kho hàng, phân phối, điều hành doanh nghiệp, quan hệ khách hàng sản xuất công ty quản lý tốt hơn, giảm đáng kể rủi ro; bán hàng phân phối có nhịp nhàng, uyển chuyển hơn; chức theo dõi tiến hành theo thời gian thực Trình độ nhân viên CNTT Vinamilk nâng cao so với trước Hạ tầng CNTT kiện tồn, đồng bộ, chuẩn hố củng cố Công ty cho biết từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đầu tư cho CNTT tổng cộng triệu USD (trong có phần ERP) khẳng định, nhờ có đầu tư sâu, rộng nên Vinamilk đủ sức tiếp thu giải pháp lớn Về cấu tổ chức cơng ty, ngồi việc nâng cao kiến thức nhân viên, hệ thống đáp ứng tốt nhu cầu người sử dụng Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có thừa hưởng kịp thời Ngay triển khai thành công hệ thống Microsoft Dynamics SL, Vinamilk đồng thời đưa ERP giải pháp bán hàng PDA cho nhà phân phối để củng cố lực quản lý.Đã có 33 nhà phân phối (NPP) Vinamilk Lucious Nero [xuantuan210@yahoo.com] NHÓM ENTERPRISE RESOURCE PLANNING 11 toàn quốc tham gia vào mạng lưới triển khai ERP-PDA Dự kiến đến cuối 2007, số tăng lên 78 NPP Vinamilk triển khai Microsoft Dynamics SL Palm Z22 cho 10 NPP HN 23 NPP TP.HCM Mười sáu NPP khác khu vực Đông Nam Bộ giai đoạn hoàn tất cài đặt phần mềm Dự kiến, đến cuối năm nay, Vinamilk triển khai xong phần mềm cho 78 NPP đến tháng 2008 187 NPP Mạng lưới NPP Vinamilk tăng lực tiếp tục dược mở rộng 2.3 Nhận xét: a Khó khăn: Tuy Pythis doanh nghiệp chuyên cung cấp giải pháp phần mềm Việt Nam khả đáp ứng Pythis cho toàn q trình ERP Vinamilk chưa đủ Có thể thấy, nhà cung cấp hàng đầu nguồn nhân lực, công nghệ lực Pythis có hạn Tầm Pythis đối tác chiến lược Oracle Việt Nam để hoàn toàn phát huy hết khả Oracle doanh nghiệp lớn Vinamilk chưa thể Do đó, Vinamilk mua giải pháp phần mềm Oracle SAP để hoàn thiện khả quản lý cơng nghệ mức cao Có thể Vinamilk muốn mua giải pháp Oracle cho lực quản lý lõi riêng CRM ( Customer Relationship Management ) SAP để củng cố khả quản lý khách hàng mức cao Ở mức đó, chức ERP Oracle mảng CRM chưa phát huy, phần lực, nhân lực khơng đủ (mà ngun nhân Pythis) điều khiến cho chi phí dành cho ERP Vinamilk lại bị đội lên lần Đồng thời, khả đồng hóa cho qua trình quản lý giải pháp bị giảm đáng kể Những số liệu từ khách hàng nhà cung cấp đưa vào thơng qua hệ Lucious Nero [xuantuan210@yahoo.com] NHĨM ENTERPRISE RESOURCE PLANNING 12 thống nhập tay từ nhân viên nghiệp vụ nhận chứng từ nhân viên nghiệp vụ đối tác Do vậy, có độ trễ thiếu xác Chi phí để đầu tư cho ERP để đưa vào hoạt động hồn chỉnh tương đối lớn không lực phần cứng, phần mềm lực người Hệ thống phần cứng cần đầu tư lớn để có khả chạy tất module Hệ thống phần mềm cần thường xuyên phải cập nhật phiên dùng cho việc quản lý cách hiệu Khi hệ thống phần cứng phần mềm mua vấn đề khác cần nhắc đến vấn đề quan trọng, then chốt Đó lực, nhân lực cần có để sử dụng hệ thống Việc đầu tư cho nhân lực hai mà cịn q trình dài Vinamilk muốn sử dụng hệ thống ERP khơng phải đầu tư cho sở hạ tầng mà phải trọng đến nguồn nhân lực có đủ trình độ để triển khai hệ thống Nguồn nhân lực phải am hiểu tình hình chung Vinamilk mà phải đủ khả vận hành hệ thống Muốn Vinamilk phải đào tạo nhân lực đủ trình độ để sử dụng hệ thống thêm vào đưa nhân viên thực hành hệ thống thật để tích lũy thêm kinh nghiệm để đạt hiệu cao sử dụng hệ thống Phần triển khai CRM distribution cho vendor module khác hẳn module core central mà Vinamilk mua Nghiệp vụ vươn để kiểm soát thị trường, kiểm soát lực nhân viên kinh doanh, kiểm soát cạnh tranh đối thủ Điều xa lạ với nhân viên nhà tư vấn triển khai ERP thơng thường Ngồi ra, điểm đặc biệt Vinamilk công ty ứng dụng đồng thời ba giải pháp ERP quốc tế Oracle, SAP, Microsoft Do đó, làm cách để kết hợp giải pháp cách thách thức Lucious Nero [xuantuan210@yahoo.com] NHÓM ENTERPRISE RESOURCE PLANNING 13 b Lý thành công: Sự cam kết hỗ trợ mạnh mẽ ban lãnh đạo Vinamilk - định hướng đến Vinamilk phân cơng đội ngũ có chun mơn tham gia tích cực vào dự án Đội ngũ CNTT Vinamilk chuyên nghiệp, làm việc qui củ Ngồi ra, dự án cịn hỗ trợ hệ thống quản lý sản xuất Vinamilk, nhà cung cấp giải pháp Oracle nhà tư vấn độc lập cơng ty TNHH KPMG Kinh nghiệm mà Pythis chia sẻ bên tham gia (Pythis, Vinamilk, Oracle KPMG) xác định rõ mục tiêu không chi tiết vào vấn đề khơng quan trọng, đồng thời ln ln có người đứng giải vấn đề phát sinh III Bài học: Các doanh nghiệp thường gặp phải khó khăn liên quan đến việc học để tiếp thu cơng nghệ; thay đổi quy trình doanh nghiệp cho phù hợp với quy trình phần mềm; thay đổi cấu tổ chức công ty Do vậy, muốn triển khai ERP, doanh nghiệp cần có đủ cán có lực, dám chấp nhận biết cách thay đổi Quan trọng cam kết lãnh đạo lực quản lý thay đổi mà ERP yêu cầu Hạ tầng CNTT cần phải đồng hóa, chuẩn hóa củng cố Cần có hợp tác hỗ trợ từ đối tác nhà tư vấn Lucious Nero [xuantuan210@yahoo.com] NHÓM ... Thực trạng triển khai ERP: Tổng quan Việt Nam: Việc triển khai ERP Việt Nam ý nhiều từ năm 2003 Theo tạp chí PCWorld (Thế giới Vi Tính Số 87 tháng 1.2008), công ty triển khai sớm dự án ERP Việt... 2.1 2.2 Triển khai ERP .9 2.3 III Trước triển khai ERP: .8 Nhận xét: 11 Bài học: 13 Lucious Nero [xuantuan210@yahoo.com] NHÓM ENTERPRISE RESOURCE... tư cho việc phát triển triển khai sản phẩm ERP toán mạo hiểm thực Nếu doanh nghiệp nội địa trông vào doanh thu từ ERP vài năm đầu nguy kinh doanh thua lỗ không tránh khỏi Đầu tư ERP đầu tư dài