. Quy trình tìm kiếm thông tin ❖ Thời gian: Xảy ra vào bất cứ khi nào người dùng có nhu cầu. ❖ Vai trò của việc tìm kiếm Biết được đầy đủ thông tin về tiêu chí cần tìm Tìm kiếm nhanh, chính xác. Nâng cao hiệu quả làm việc ❖ Các bước thực hiện: Người dùng lựa chọn các tiêu chí tìm kiếm: Tìm kiếm tài liệu: Người dùng lựa chọn tiêu chí tìm kiếm tài liệu.( Quản lý, thủ thư và bạn đọc) + Tìm theo dạng tài liệu: Sách, báo tạp chí, tài liệu điện tử, tài liệu khác. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách tài liệu theo từng dạng tài liệu mà người dùng lựa chọn. + Tìm tài liệu theo ngành: hệ thống hiển thị danh sách tài liệu theo từng ngành, theo từng chuyên ngành. + Người dùng tìm theo tên, tác giả, nhà xuất bản…Hệ thống sẽ hiển thị cuốn tài liệu có những thông tin đó. Hệ thống sẽ thông báo “Không còn tài liệu này” nếu tài liệu đó đã được độc giả mượn hết. + Người dùng có thể kết hợp nhiều tiêu chí tìm kiếm: Tìm theo dạng tài liệu, theo ngành, theo tên…Hệ thống sẽ trả ra kết quả nếu còn tại tài liệu đó trong thư viện. Quá trình tìm kiếm cho biết được đầy đủ thông tin của tài liệu đó như: Tên, mã, nhà xuất bản, nĕm xuất bản, ngành…ngoài ra còn cho biết số lượng của tài liệu, số lượng còn và vị trí của tài liệu đó thuộc tầng mấy, tủ nào, giá nào. Tìm kiếm thông tin độc giả: Người dùng lựa chọn tiêu chí tìm kiếm độc giả.(quản lý, thủ thư) + Tìm kiếm độc giả theo khoa: hệ thống sẽ hiển thị danh sách độc giả thuộc khoa đó. + Tìm độc giả theo lớp. Hệ thống hiển thị danh sách độc giả thuộc lớp mà người dùng lựa chọn. + Người dùng tìm theo số thẻ, họ tên, ngày cấp….Hệ thống sẽ hiển thị danh sách độc giả có những thông tin như vậy. Ngược lại, hệ thống sẽ thông báo “Không tồn tại độc giả này”.
Chương I Phân tích quy trình hoạt động hệ thống 1.1 Quy trình nhập tài liệu ❖ Thời gian: Thực thư viện nhập tài liệu Tài liệu nhập bao gồm: Sách, báo, tạp chí, tài liệu điện tử, luận vĕn, đồ án, giáo trình, đề cương, đĩa CD, DVD Trong đó, sách tài liệu ❖ Tác nhân tham gia vào trình nhập tài liệu Quản lý ❖ Vai trị trình nhập tài liệu Tĕng số lượng tài liệu đáp ứng nhu cầu độc giả Nguồn tài liệu phong phú ❖ Các bước tiến hành Phân loại tài liệu quản lý phân tài liệu thành loại như: + Sách + Báo, tạp chí + Tài liệu tham khảo… Đánh mã tài liệu: Quản lý thực đánh mã cho loại tài liệu bao gồm mã số mã chữ Mã sinh không bị trùng lặp Sau sinh mã họ in mã gán mã cho loại tài liệu 1.2 Quy trình mượn tài liệu ❖ Thời gian: Xảy có độc giả đến mượn tài liệu (trong hành chính) Mượn tài liệu gồm có loại: mượn mượn đọc chỗ Số lượng tài liệu mượn mượn đọc chỗ theo quy định thư viện Độc giả học sinh, sinh viên: tài liệu mượn gồm sách, giáo trình, luận vĕn, đề cương Độc giả cán nhân viên trường tài liệu mượn gồm: sách, giáo trình, luận vĕn, đề cương, đĩa CD, DVD Tài liệu không mượn về, mượn đọc chỗ báo, tạp chí ❖ Tác nhân tham gia vào trình mượn tài liệu Ban thủ thư, độc giả (học sinh, sinh viên, cán nhân viên trường) ❖ Vai trị q trình mượn tài liệu Đáp ứng nhu cầu bạn đọc ❖ Các bước tiến hành: Độc giả yêu cầu tài liệu cần mượn Ban thủ thư dựa vào thông tin tài liệu hệ thống Trường hợp tài liệu cịn thư viện, thủ thư u cầu độc giả đưa thẻ thư viện Thủ thư sử dụng đầu đọc mã vạch để đọc mã vạch từ tài liệu => lấy thơng tin tài liệu đó, đọc mã vạch tù thẻ thư viện => lấy thông tin độc giả Nếu độc giả mượn phiếu mượn có ghi rõ ngày phải trả tài liệu Đối với độc giả mượn đọc chỗ phiếu mượn khơng có hạn trả Tạo xong phiếu mượn thủ thư đưa tài liệu thẻ thư viện cho độc giả Trường hợp tài liệu khơng cịn hệ thống thông báo thủ thư thông báo cho độc giả “Tài liệu bạn u cầu khơng cịn” Trường hợp hệ thống thơng báo khơng có tài liệu Thủ thư thông báo cho độc giả “Thư viện khơng có tài liệu bạn u cầu” 1.3 Quy trình trả tài liệu ❖ Thời gian: Xảy có độc giả trả tài liệu Trả tài liệu mượn đọc chỗ, trả tài liệu mượn ❖ Tác nhân tham gia vào trình trả tài liệu: thủ thư, độc giả ❖ Các bước tiến hành: Trư ng hợ p đ ộ c giả trả tài liệ u mư ợ n đ ọ c tạ i chỗ Độc giả đưa tài liệu mượn thẻ thư viện cho thủ thư Thủ thư nhận tài liệu thẻ thư viện, sử dụng đầu đọc mã vạch để đọc thông tin tài liệu độc giả, kiểm tra so sánh thông tin với phiếu mượn Thông tin với phiếu mượn không xảy vi phạm thủ thư đánh dấu phiếu mượn xử lý trả thẻ thư viện cho độc giả Trường hợp độc giả vi phạm quy định thư viện như: Trả tài liệu bị rách nát, hư hỏng bị xử phạt Trư ng hợ p đ ộ c giả trả tài liệ u mư ợ n Độc giả đưa tài liệu thẻ thư viện cho thủ thư Thủ thư kiểm tra tài liệu sử dụng đầu đọc mã vạch để kiểm tra thông tin tài liệu độc giả Trường hợp độc giả trả tài liệu thời hạn thông tin tài liệu độc giả giống phiếu mượn thủ thư đánh dấu xử lý vào phiếu mượn trả thẻ thư viện cho độc giả Trường hợp độc giả vi phạm quy định thư viện như: trả tài liệu, tài liệu bị rách nát, hư hỏng bị xử phạt Sau nhận tài liệu độc giả trả, thủ thư phân loại xếp tài liệu vào vị trí lưu trữ 1.4 Quy trình xử lý tài liệu ❖ Thời gian: Xảy nhập tài liệu về, tiến hành lý vào nĕm Tài liệu cần xử lý gồm tài liệu cũ ❖ Tác nhân tham gia vào trình xử lý tài liệu Quản lý ❖ Vai trò việc xử lý tài liệu Đối với tài liệu mới: Giúp cho thủ thư dễ dàng quản lý tìm kiếm tài liệu Đối với tài liệu cũ: Giảm bớt tài liệu khơng cịn sử dụng cho thư viện ❖ Các bước tiến hành Đối với tài liệu mới: Thực trình nhập tài liệu Đối với tài liệu cũ: Hàng nĕm quản lý chọn tài liệu cũ, rách nát, lạc hậu, không sử dụng Những tài liệu bỏ vào kho lý Sau bỏ tài liệu cũ, ban kỹ thuật phân loại xếp lại tài liệu vào tủ, giá cho thuận tiện cho trình tìm kiếm mượn trả 1.5 Quy trình tìm kiếm thơng tin ❖ Thời gian: Xảy vào người dùng có nhu cầu ❖ Vai trị việc tìm kiếm Biết đầy đủ thơng tin tiêu chí cần tìm Tìm kiếm nhanh, xác Nâng cao hiệu làm việc ❖ Các bước thực hiện: Người dùng lựa chọn tiêu chí tìm kiếm: - Tìm kiếm tài liệu: Người dùng lựa chọn tiêu chí tìm kiếm tài liệu.( Quản lý, thủ thư bạn đọc) + Tìm theo dạng tài liệu: Sách, báo - tạp chí, tài liệu điện tử, tài liệu khác Hệ thống hiển thị danh sách tài liệu theo dạng tài liệu mà người dùng lựa chọn + Tìm tài liệu theo ngành: hệ thống hiển thị danh sách tài liệu theo ngành, theo chuyên ngành + Người dùng tìm theo tên, tác giả, nhà xuất bản…Hệ thống hiển thị tài liệu có thơng tin Hệ thống thơng báo “Khơng cịn tài liệu này” tài liệu độc giả mượn hết + Người dùng kết hợp nhiều tiêu chí tìm kiếm: Tìm theo dạng tài liệu, theo ngành, theo tên…Hệ thống trả kết cịn tài liệu thư viện Quá trình tìm kiếm cho biết đầy đủ thơng tin tài liệu như: Tên, mã, nhà xuất bản, nĕm xuất bản, ngành…ngồi cịn cho biết số lượng tài liệu, số lượng vị trí tài liệu thuộc tầng mấy, tủ nào, giá - Tìm kiếm thơng tin độc giả: Người dùng lựa chọn tiêu chí tìm kiếm độc giả.(quản lý, thủ thư) + Tìm kiếm độc giả theo khoa: hệ thống hiển thị danh sách độc giả thuộc khoa + Tìm độc giả theo lớp Hệ thống hiển thị danh sách độc giả thuộc lớp mà người dùng lựa chọn + Người dùng tìm theo số thẻ, họ tên, ngày cấp….Hệ thống hiển thị danh sách độc giả có thơng tin Ngược lại, hệ thống thông báo “Không tồn độc giả này” + Người dùng kết hợp nhiều tiêu chí tìm kiếm: Tìm theo khoa, theo lớp, tên, ngày cấp Hệ thống hiển thị đầy đủ thông tin độc giả theo tiêu chí tìm kiếm 1.6 Quy trình làm thẻ thư viện ❖ Tác nhân tham gia vào trình làm thẻ thư viện Đối tượng làm thẻ thư viện tất học sinh, sinh viên, giáo viên, giảng viên, cán nhân viên trường Nơi phát hành thẻ thư viện ban quản lý thư viện trường Các nhân viên quản lý có nhiệm vụ đĕng kí, in phát hành thẻ cho đối tượng muốn làm thẻ thư viện ❖ Vai trị cơng tác làm thẻ Tĕng lượng độc giả, mở rộng quy mơ thư viện Kiểm sốt số lượng độc giả, số sách tài liệu khác cho mượn theo độc giả thư viện (chỉ cho phép đối tượng có thẻ thư viện mượn sách, báo, tạp chí tài liệu khác thư viện) ❖ Các bước tiến hành Các đối tượng muốn làm thẻ thư viện phải đĕng kí làm thẻ với nhân viên quản lý Thơng tin đĕng kí bao gồm thông tin cá nhân: Họ tên, ngày sinh, chức danh(sinh viên, học sinh, giáo viên, giảng viên, nhân viên), đơn vị (lớp, khoa, phòng ban) ảnh thẻ 3x4 Nhân viên quản ly kiểm tra thơng tin đúng, người đĕng kí chưa làm thẻ thẻ làm khơng cịn sử dụng ghi nhận thơng tin đưa vào danh sách đĕng kí làm thẻ, độc giả làm thẻ thẻ cịn hoạt động khơng cho độc giả đĕng kí làm tiếp Người đĕng kí làm thẻ đóng lệ phí, nhân viên quản lý thơng báo cho độc giả thời gian nhận thẻ Nhân viên quản lý thư viên quét ảnh độc giả in thẻ thư viện cho độc giả đĕng kí Phân loại thẻ thư viện theo chức danh đơn vị đĕng kí độc giả Quản lý phát hành thẻ cho độc giả đơn vị đĕng kí 1.7 Quy trình hủy thẻ thư viện ❖ Các trường hợp hủy thẻ thư viện: Tại thời điểm hủy thẻ, độc giả không mượn sách thư viện trả hết tất sách mượn thư viện thẻ thuộc trường hợp sau: Thẻ thư viện (đã hết hạn) đối tượng học sinh, sinh viên trường, cán giáo viên, giảng viên, nhân viên trường chuyển quan khác Thẻ bị hư hỏng, rách nát không sử dụng ❖ Tác nhân tham gia vào q trình xóa thẻ Tất độc giả thông báo thẻ, độc giả có thẻ rách nát, hư hỏng, độc giả có thẻ hết hạn sử dụng Nơi tiến hành hủy thẻ độc giả ban quản lý thư viện Tất nhân viên ban quản lý có nhiệm vụ tiếp nhận thẻ cần hủy xử lý hủy thẻ cho độc giả ❖ Vai trị việc hủy thẻ Kiểm sốt lượng độc giả thư viện thời điểm khác Đảm bảo phân phối sách mượn cho độc giả thư viện ❖ Các bước tiến hành: Xác định thông tin thẻ cần hủy lý hủy thẻ thư viện Hủ y thẻ hết h ạn : Nhân viên phòng quản lý thống kê tất thẻ thư viện hết hạn dùng Nhân viên quản lý kiểm tra tình trạng thẻ: Nếu độc giả có thẻ hết hạn mượn tài liệu thư viện thư viện đưa thơng báo yêu cầu độc giả trả hết tài liệu mượn thư viện Độc giả trả tài liệu mượn thư viện, ban quản lý tiến hành hủy thẻ độc giả Hủ y thẻ thẻ bị h h ại, b ị : (tiến hành thời điểm nĕm) Độc giả yêu cầu hủy thẻ với ban quản lý thư viện: Độc giả đưa thông tin cá nhân: Họ tên, ngày sinh, chức danh, đơn vị Nhân viên quản lý tìm xác định thẻ cần hủy dựa theo thông tin mà độc giả cung cấp Nhân viên ban quản lý kiểm tra tình trạng mượn sách độc giả: Nếu độc giả mượn sách yêu cầu độc giả phải trả sách trước tiến hành hủy thẻ Độc giả trả hết sách, tài liệu mượn thư viện, quản lý tiến hành hủy thẻ độc giả Chương II Phân tích thiết kế hệ thống thông tin UML I Xây dựng biểu đồ use case Danh sách use case actor Tác nhân (actor) Phung huyen (độc giả) Thu thu (thủ thư) Quan ly (quản lý) Sử dụng Use case - Dang nhap/ dang xuat: đĕng nhập vào hệ thống đĕng xuất khỏi hệ thống - Tim kiem: tìm kiếm thơng tin sách - Dang nhap/ dang xuat: Thủ thư đĕng nhập vào hệ thống đĕng xuất khỏi hệ thống - Quan ly muon: quản lý mượn sách - Quan ly tra: quản lý trả sách - tim kiem: tìm kiếm thơng tin sách, bạn đọc, thẻ mượn - dang nhap/ dang xuat: đĕng nhập vào hệ thống đĕng xuất khỏi hẹ thống - Nhap sach: nhập sách - Dang ky lam the: đĕng ký làm thẻ thư viện cho độc giả - Thong ke: thống kê - Tim kiem: tìm kiếm thơng tin sách, bạn đọc - cap nhat :cập nhật (cập nhật bạn đọc sách bao gồm sửa xóa) Use case Dang nhap/dang xuat Tim kiem Xoa ban doc Sua thong tin ban doc Xoa sach Sua thong tin sach Thong ke sach theo thang Thong ke sach theo nhom Thong ke danh sach ban dọc Thong ke ban doc qua han Them phieu muon Sua phieu muon Xoa phieu muon Ý nghĩa Cho phép người dùng đĕng nhập vào hệ thống để sử dụng chức nĕng Cho phép người sử dụng thực thao tác tìm kiếm tài liệu (độc giả), tìm kiếm bạn đọc tài liệu (thủ thư quản lý) Quản lý thực xóa thông tin bạn đọc khỏi hệ thống Quản lý thực chức nĕng thay đổi thống tin bạn đọc hệ thống Quản lý thực xóa sách khỏi hệ thống Quản lý sửa thống tin sách hệ thống Quản lý thống kế số sách mượn tháng Quản lý thống kê số sách mượn theo nhóm Quản lý thống kê danh sách bạn đọc thư viện Quản lý thống kê danh sách bạn đọc hạn trả sách Thủ thư tạo phiếu mượn có bạn đọc yêu cầu mượn sách Thủ thư sửa phiếu mượn bạn đọc chưa trả hết sách Thủ thư xóa phiếu mượn bạn đọc trả hết sách đủ Sơ đồ use case tổng quát Sơ đồ phân rã chức 2.1 Tác nhân quản lý 2.2 Tác nhân phùng huyền (bạn đọc) 2.3 Tác nhân thủ thư 2.4 Chức nĕng cập nhật 2.5 Chức nĕng thống kê 2.6 Chức nĕng quản lý mượn 2.7 Chức nĕng quản lý trả 2.8 Chức nĕng tìm kiếm 10 trùng với mã sách có phiếu mượn 7.1 Hệ thống yêu cầu thủ thư nhập lại 7.2 Thủ thư nhập lại mã sách mã sách III Biểu đồ trạng thái Biểu đồ trạng thái cho lớp sách chức nĕng cập nhật sách Biểu đồ trạng thái lớp bạn đọc chức nĕng cập nhật bạn đọc 21 biểu đồ trạng thái lớp thẻ mượn IV Xây dựng biểu đồ Biểu đồ cho chức nĕng đĕng nhập 22 Chức nĕng Sửa xóa sách 23 Chức nĕng Sửa xóa bạn đọc 24 Chức nĕng thống kê sách Chức nĕng thống kê bạn đọc 25 Chức nĕng đĕng ký làm thẻ (tạo độc giả mới) 26 Chức nĕng nhập sách Chức nĕng tìm kiếm 27 Chức nĕng Thêm phiếu mượn 10 Sửa phiếu mượn 28 11 Chức nĕng xóa phiếu mượn V Biểu đồ cộng tác Biểu đồ mô tả chức nĕng đĕng nhập 29 Biểu đồ mơ tả chức nĕng Sửa xóa bạn đọc Biểu đồ mơ tả chức nĕng Sửa xóa sách 30 Biểu đồ chức nĕng thống kê sách Biểu đồ chức nĕng thống kê bạn đọc 31 Chức nĕng đĕng ký làm thẻ Chức nĕng nhập sách 32 Chức nĕng tìm kiếm Chức nĕng Thêm phiếu mượn 33 10 Sửa phiếu mượn 11 Chức nĕng xóa phiếu mượn 34 35 ... đổi thống tin bạn đọc hệ thống Quản lý thực xóa sách khỏi hệ thống Quản lý sửa thống tin sách hệ thống Quản lý thống kế số sách mượn tháng Quản lý thống kê số sách mượn theo nhóm Quản lý thống. .. (2) Hệ thống thông báo thẻ không hợp lệ 3.1 Hệ thống tự động quay lại giao diện form muợn tài liệu 3.2 Thủ thư hủy bỏ việc thêm phiếu mượn (3) Hệ thống thông báo sách mượn hết 6.1 Hệ thống tự động. .. nhập chọn chức nĕng thống kê Hệ thống hiển thị form thống kê bạn đọc yêu cầu quản lý chọn kiểu thống kê Quản lý chọn thống kê danh sách bạn đọc/bạn đọc hạn Hệ thống thực truy vấn thống tin yêu cầu