Kiểm kê tồn kho pot

BIEN SOAẽN: NGUYEN VAấN HOI MA,CPA. SO SO TAY NGHIE TAY NGHIE P VU P VU ẽ ẽ KIE KIE M KE TO M KE TO N KHO N KHO TP.HCM 01/2007 TP.HCM 01/2007 TA TA ỉ ỉ I LIE I LIE U THAM KHA U THAM KHA O DA O DA ỉ ỉ NH CHO NH CHO GIA GIA M M ẹ ẹ O O C, KE C, KE TOA TOA N TR N TR ệ ệ ễ ễ NG NG VA VA ỉ ỉ KIE KIE M TOA M TOA N VIEN N VIEN BIÊN SOẠN: NGUYỄN VĂN HỘI MA,CPA. NO NO Ä Ä I DUNG I DUNG 1. Các mục tiêu kiểm kê: 1. Phục vụ công tác kế toán đơn vò. 2. Phục vụ kiểm toán. 3. Theo yêu cầu (DN, bên thứ 3, lãnh đạo…). 4. Phục vụ tư vấn. 2. Chuẩn bò kiểm kê: 1. Quyết đònh kiểm kê 2. Kế hoạch kiểm kê 3. Hướng dẫn kiểm kê 3. Thực hiện kiểm kê: 1. Tổ chức kiểm kê 2. Chương trình kiểm kê 3. Cơ chế kiểm soát trong kiểm kê BIÊN SOẠN: NGUYỄN VĂN HỘI MA,CPA. NO NO Ä Ä I DUNG ( I DUNG ( tt tt ) ) 4. 4. KTV KTV quan quan sa sa ù ù t t kie kie å å m m kê kê : : 1. 1. Phân Phân t t í í ch ch he he ä ä tho tho á á ng ng 2. 2. Th Th ử ử nghie nghie ä ä p p kie kie å å m m soa soa ù ù t t 3. 3. Th Th ử ử nghie nghie ä ä m m cơ cơ ba ba û û n n 5. Hoàn thành kiểm kê: 1. Tổng hợp kết quả kiểm kê. 2. Biên bản kiểm kê. 3. Báo cáo kiểm kê. 4. Xử lý chênh lệch kiểm kê. 5. Thư quản lý. 6. Họp tổng kết rút kinh nghiệm. BIÊN SOẠN: NGUYỄN VĂN HỘI MA,CPA. TA TA À À M QUAN TRO M QUAN TRO Ï Ï NG CU NG CU Û Û A CÔNG TA A CÔNG TA Ù Ù C C QUA QUA Û Û N LY N LY Ù Ù HA HA Ø Ø NG TO NG TO À À N KHO N KHO 1. 1. Mo Mo ï ï i i qua qua ù ù tr tr ì ì nh nh sa sa û û n n xua xua á á t t kinh kinh doanh doanh cu cu û û a a đ đ ơn ơn vò vò đ đ e e à à u u co co ù ù a a û û nh nh h h ư ư ơ ơ û û ng ng tr tr ự ự c c tie tie á á p p đ đ e e á á n n Ha Ha ø ø ng ng - - Tie Tie à à n n - - Ta Ta ø ø i i sa sa û û n n . . 2. 2. 3 3 qua qua ù ù tr tr ì ì nh nh ch ch í í nh nh : : Mua Mua - - SX SX - - Ba Ba ù ù n n : : đ đ e e à à u u a a û û nh nh h h ư ư ơ ơ û û ng ng HTK HTK 3. 3. Qua Qua û û n n ly ly ù ù HTK HTK to to á á t t la la ø ø tro tro ï ï ng ng tâm tâm a a û û nh nh h h ư ư ơ ơ û û ng ng qua qua ù ù tr tr ì ì nh nh sa sa û û n n xua xua á á t t kinh kinh doanh doanh cu cu û û a a công công ty ty . . 4. 4. Ha Ha ø ø ng ng to to à à n n kho kho la la ø ø bo bo ä ä pha pha ä ä n n chòu chòu ru ru û û i i ro ro cao cao nha nha á á t t : : ma ma á á t t ma ma ù ù t t ( ( t t ì ì nh nh tra tra ï ï ng ng ba ba û û o o qua qua û û n n ), ), he he á á t t ha ha ø ø ng ng ( ( gia gia ù ù n n đ đ oa oa ï ï n n sa sa û û n n xua xua á á t t kinh kinh doanh doanh ), ), th th ừ ừ a a ha ha ø ø ng ng ( ( lãng lãng ph ph í í ). ). 5. 5. Trung Trung b b ì ì nh nh ha ha ø ø ng ng to to à à n n kho kho chie chie á á m m 15 15 - - 25% 25% to to å å ng ng ta ta ø ø i i sa sa û û n n va va ø ø la la ø ø ta ta ø ø i i sa sa û û n n nga nga é é n n ha ha ï ï n n co co ù ù ty ty û û tro tro ï ï ng ng lơ lơ ù ù n n nha nha á á t t . . BIÊN SOẠN: NGUYỄN VĂN HỘI MA,CPA. TA TA Ï Ï I SAO PHA I SAO PHA Û Û I KIE I KIE Å Å M KÊ M KÊ (LUẬT KẾ TOÁN) Điều 39. Kiểm kê tài sản 1. Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trò của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu sổ kế toán. 2. Đơn vò kế toán phải kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau: a) Cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính; b) Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp; c) Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp; d) Xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác; đ) Đánh giá lại tài sản theo quyết đònh của CQNN có thẩm quyền; e) Các trường hợp khác theo quy đònh của pháp luật. 3. Sau khi kiểm kê tài sản, đơn vò kế toán phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiêm kê. Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán, đơn vò kế toán phải xác đònh nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập BCTC. BIÊN SOẠN: NGUYỄN VĂN HỘI MA,CPA. TA TA Ï Ï I SAO KTV PHA I SAO KTV PHA Û Û I CH I CH Ứ Ứ NG KIE NG KIE Á Á N N KIE KIE Å Å M KÊ TO M KÊ TO À À N KHO ? N KHO ? 1. CHUẨN MỰC KIỂM TOÁN: “Đơn vò được kiểm toán phải thiết lập các thủ tục kiểm kê và thực hiện kiểm kê hiện vật hàng tồn kho ít nhất mỗi năm một lần làm cơ sở kiểm tra độ tin cậy của hệ thống kê khai thường xuyên và lập báo cáo tài chính.” (đoạn 5 VSA 501) 2. “Trường hợp hàng tồn kho được xác đònh là trọng yếu trong BCTC thì KTV phải thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp về sự hiện hữu và tình trạng của hàng tồn kho bằng cách tham gia công việc kiểm kê hiện vật, trừ khi việc tham gia là không thể thực hiện được.” (đoạn 6 VSA 501) BIÊN SOẠN: NGUYỄN VĂN HỘI MA,CPA. TA TA Ï Ï I SAO KTV PHA I SAO KTV PHA Û Û I CH I CH Ứ Ứ NG KIE NG KIE Á Á N N KIE KIE Å Å M KÊ TO M KÊ TO À À N KHO ? N KHO ? Theo VSA 501 thì: “các khoản mục và sự kiện đặc biệt trong kiểm toán BCTC, thường gồm: - Hàng tồn kho; - Các khoản phải thu; - Các khoản đầu tư dài hạn; - Các vụ kiện tụng và tranh chấp; - Thông tin về các lónh vực hoặc khu vực đòa lý.  Các khoản mục và sự kiện được xác đònh là đặc biệt tuỳ thuộc vào từng đơn vò được kiểm toán theo đánh giá của KTV. Khi được xác đònh là khoản mục hoặc sự kiện đặc biệt thì KTV phải tiến hành các công việc sau đây: Tham gia kiểm kê hàng tồn kho…” BIÊN SOẠN: NGUYỄN VĂN HỘI MA,CPA. MU MU Ï Ï C TIÊU KIE C TIÊU KIE Å Å M KÊ (KTV) M KÊ (KTV) Vie Vie ä ä c c ch ch ứ ứ ng ng kie kie á á n n kie kie å å m m kê kê nha nha è è m m nhie nhie à à u u mu mu ï ï c c đí đí ch ch : : 1. 1. Quan Quan sa sa ù ù t t to to å å ng ng quan quan th th ự ự c c đ đ òa òa đ đ o o á á i i t t ư ư ơ ơ ï ï ng ng kie kie å å m m toa toa ù ù n n . . 2. 2. Theo Theo dõi dõi ta ta ø ø i i sa sa û û n n h h ư ư õu õu h h ì ì nh nh hie hie ä ä n n h h ư ư õu õu trên trên th th ự ự c c te te á á . . 3. 3. Pha Pha ù ù t t hie hie ä ä n n nh nh ư ư õng õng h h ư ư ho ho û û ng ng , , ma ma á á t t ma ma ù ù t t , , lỗi lỗi thơ thơ ø ø i i , , gia gia û û m m gia gia ù ù , , cha cha ä ä m m luân luân chuye chuye å å n n … … cu cu û û a a to to à à n n kho kho . . 4. 4. Pha Pha ù ù t t hie hie ä ä n n t t ì ì nh nh tra tra ï ï ng ng nha nha ø ø kho kho , , cho cho thuê thuê kho kho , , m m ư ư ơ ơ ï ï n n kho kho , , ng ng ư ư ng ng sa sa û û n n xua xua á á t t , , ha ha ø ø ng ng gi gi ư ư õ õ ho ho ä ä , , ha ha ø ø ng ng ky ky ù ù gơ gơ û û i i , , công công ta ta ù ù c c PCCC, PCCC, đ đ a a ë ë c c t t í í nh nh kỹ kỹ thua thua ä ä t t … … cu cu û û a a to to à à n n kho kho đ đ ơn ơn vò vò . . 5. 5. Pha Pha ù ù t t hie hie ä ä n n cơ cơ ho ho ä ä i i t t ư ư va va á á n n hoa hoa ø ø n n thie thie ä ä n n , , ta ta ù ù i i ca ca á á u u tru tru ù ù c c … … BIÊN SOẠN: NGUYỄN VĂN HỘI MA,CPA. MO MO Ä Ä T SO T SO Á Á CHUA CHUA Å Å N BỊ KHI N BỊ KHI KTV KTV Đ Đ I CH I CH Ứ Ứ NG KIE NG KIE Á Á N KIE N KIE Å Å M KÊ M KÊ 1. 1. Ktv Ktv pha pha û û i i cân cân nha nha é é c c đ đ e e á á n n HTKSNB HTKSNB ve ve à à kho kho . ( . ( ph ph ư ư ơng ơng pha pha ù ù p p cân cân đ đ ong ong đ đ o o đ đ e e á á m m , NXT, , NXT, xem xem so so å å kho kho the the û û kho kho ). ). 2. 2. Nơi Nơi l l ư ư u u ha ha ø ø ng ng to to à à n n kho kho va va ø ø y y ù ù ngh ngh ó ó a a cu cu û û a a to to à à n n kho kho ta ta ï ï i i nơi nơi đ đ o o ù ù ( ( cân cân nha nha é é c c đ đ e e á á n n va va ä ä n n tru tru ø ø , , công công tha tha ù ù i i ho ho ï ï c c , an , an ninh ninh … … ) ) 3. 3. Nh Nh ư ư õng õng ru ru û û i i ro ro tie tie à à m m ta ta ø ø ng ng liên liên quan quan đ đ e e á á n n to to à à n n kho kho na na ø ø y y . . 4. 4. Hoa Hoa ï ï t t đ đ o o ä ä ng ng kie kie å å m m soa soa ù ù t t to to à à n n kho kho cu cu û û a a kha kha ù ù ch ch ha ha ø ø ng ng ( ( co co ù ù không không ? ? Hie Hie ä ä u u l l ự ự c c , , th th ự ự c c cha cha á á t t ? ? Co Co ù ù đư đư ơ ơ ï ï c c ho ho à à sơ sơ ho ho ù ù a a va va ø ø công công bo bo á á đ đ e e á á n n ca ca ù ù c c nhân nhân s s ự ự co co ù ù tra tra ù ù ch ch nhie nhie ä ä m m không không ?). ?). 5. 5. Cân Cân nha nha é é c c kha kha û û năng năng huy huy đ đ o o ä ä ng ng chuyên chuyên gia gia đ đ i i cu cu ø ø ng ng . . 6. 6. Ca Ca ù ù c c ph ph ư ư ơng ơng tie tie ä ä n n ( ( ma ma ù ù y y t t í í nh nh , , ma ma ù ù y y a a û û nh nh , , gia gia á á y y bu bu ù ù t t … … ) ) BIÊN SOẠN: NGUYỄN VĂN HỘI MA,CPA. CA CA Ù Ù C MU C MU Ï Ï C TIÊU KIE C TIÊU KIE Å Å M TOA M TOA Ù Ù N TO N TO À À N KHO N KHO 1. 1. Đ Đ A A À À Y Y Đ Đ U U Û Û : : to to à à n n kho kho đ đ ang ang đ đ i i đư đư ơ ơ ø ø ng ng , , ky ky ù ù gơ gơ û û i i , , hoa hoa ë ë c c do do bên bên th th ứ ứ 3 3 trông trông gi gi ư ư õ õ không không đư đư ợ ợ c c kie kie å å m m kê kê ? ? 2. 2. HIE HIE Ä Ä N H N H Ư Ư ÕU: ÕU: to to à à n n kho kho đư đư ơ ơ ï ï c c kie kie å å m m kê kê nhie nhie à à u u hơn hơn 1 1 la la à à n n hoa hoa ë ë c c không không to to à à n n t t ạ ạ i i ? ? 3. 3. CH CH Í Í NH XA NH XA Ù Ù C: C: to to à à n n kho kho đư đư ơ ơ ï ï c c kie kie å å m m đ đ e e á á m m không không hơ hơ ï ï p p ly ly ù ù ? ? 4. 4. Đ Đ A A Ù Ù NH GIA NH GIA Ù Ù : : to to à à n n kho kho bò bò đ đ a a ù ù nh nh gia gia ù ù sai sai , , không không cân cân nha nha é é c c gia gia ù ù trò trò hơ hơ ï ï p p ly ly ù ù ( ( lỗi lỗi thơ thơ ø ø i i , , cha cha ä ä m m luân luân chuye chuye å å n n , , h h ư ư ho ho û û ng ng ) ? ) ? 5. 5. QUYE QUYE À À N SƠ N SƠ Û Û H H Ư Ư ÕU: ÕU: to to à à n n kho kho cu cu û û a a bên bên th th ứ ứ 3 3 bò bò ghi ghi nha nha ä ä n n va va ø ø o o ta ta ø ø i i sa sa û û n n đ đ ơn ơn vò vò trong trong qua qua ù ù tr tr ì ì nh nh kie kie å å m m kê kê ? ? 6. 6. TRÌNH BA TRÌNH BA Ø Ø Y: Y: to to à à n n kho kho du du ø ø ng ng ca ca à à m m co co á á không không khai khai ba ba ù ù o o ? ? [...]... thực tế tồn trong kho để đối chiếu với phiếu kiểm kê hoặc chọn và kiểm tra một số phiếu kiểm kê để đối chiếu với hàng thực tế tồn trong kho Trong các phiếu kiểm kê đã được kiểm tra, KTV cần phải xem xét nên lưu giữ những phiếu kiểm kê nào để giúp cho việc kiểm tra và soát xét sau này.” (đoạn 14 VSA 501) BIÊN SOẠN: NGUYỄN VĂN HỘI MA,CPA CHUẨN MỰC QUY ĐỊNH “Trường hợp hàng tồn kho được bên thứ ba kiểm. .. trong cty…) 5 Chế độ báo cáo kiểm kê, biên bản kiểm kê 6 Ký quyết đònh (thường là lãnh đạo doanh nghiệp) BIÊN SOẠN: NGUYỄN VĂN HỘI MA,CPA NHỮNG NỘI DUNG CHÍNH CỦA “KẾ HOẠCH KIỂM KÊ” CH 1 Những lónh vực, phạm vi sẽ kiểm kê (loại tồn kho, chi nhánh, nhà máy…) 2 Nhân sự tham gia /Thời gian tiến hành /Đòa điểm kiểm kê (lưu ý cách tổ chức bố trí kho) , ch 3 Đối tượng (danh mục tồn kho: số sổ sách/chủng ng ch/chu... DUNG CHÍNH CỦA “BẢN KIỂM KÊ” 1 Số thứ tự của Bản/phiếu kiểm kê (trường hợp danh mục hàng nhiều, số nhóm kiểm kê nhiều: có nhiều bảng/phiếu…) 2 Hàng hóa được kiểm (mã số/tên gọi/miêu tả…) 3 Số lượng thực tế kiểm kê (phải có đơn vò tính) 4 Chất lượng hàng đã kiểm 5 Vò trí hàng hóa trong kho 6 Vò trí hàng trong công đoạn sản xuất (trường hợp đã xuất ra khỏi kho, trên chuyền…) 7 Ngày kiểm kê 8 Các chữ ký BIÊN... “NHÃN KIỂM KÊ” 1 Miêu tả hàng hóa 2 Số của mặt hàng 3 Số lượng kiểm kê 4 Đơn vò tính 5 Điều kiện mặt hàng 6 Ngày vào sổ 7 Ngày kiểm 8 Đòa điểm để hàng 9 Chữ ký của người kiểm kê và người kiểm tra 10 Số của bảng/phiếu/nhãn kiểm kê Nhãn nên có dấu treo, loại dán keo khó tróc, nhòe… NHÃN THƯỜNG CHỈ DÙNG CHO KIỂM TÀI SẢN CỐ ĐỊNH ! BIÊN SOẠN: NGUYỄN VĂN HỘI MA,CPA MỘT SỐ NGUYÊN TẮC KIỂM SOÁT KHI KIỂM KÊ BIÊN... trống Phương pháp sắp xếp hàng hóa trong kho Thời điểm và phương pháp khóa sổ hàng trong kho Bổ nhiệm nhân viên kiểm kho và/hoặc chuyên gia Cơ chế kiểm soát trong kiểm kho Danh sách hệ thống kho, sơ đồ tổ chức từng kho Những rủi ro nguy hiểm, công tác an toàn lao động khi kiểm kho (với một số kho và hàng đặc thù) KTV phải nhận HDKK từ khách hàng trước ngày kiểm kê, nếu họ chưa lập được HDKK, KTV có thể... nh 2 Kế hoạch kiểm kê, ch 3 Hướng dẫn kiểm kê, ng 4 Chương trình kiểm kê, 5 Việc sản xuất kinh doanh trong quá trình kiểm kê (phối hợp các phòng ban trong ng doanh nghiệp)… BIÊN SOẠN: NGUYỄN VĂN HỘI MA,CPA NHỮNG NỘI DUNG CHÍNH CỦA “QUYẾT ĐỊNH KIỂM KÊ” 1 Thành phần tham gia 2 Người chòu trách nhiệm chính 3 Thời gian tiến hành cuộc kiểm kê 4 Ngân sách cho kiểm kê (kinh phí, phương tiện, điều động sự... chuẩn bò chi tiết trước ng khi kiểm kê và công bố dưới dạng văn bản chính thức ng Đối với DN có nhiều kho khác nhau, tiến hành kiểm kho nh ở các kho chính cùng lúc (tránh tình trạng luân chuyển ng nh ng hàng giữa các kho) ng Kiểm tra cả các kho được thông báo là trống (trong hệ ng thống kho công ty) tránh bỏ sót hàng (CSDL đầy đủ) ng nh ng ) Việc tổng hợp các bảng/phiếu kiểm kê nên làm bằng ng ng/phie... tính/ giá trò sổ sách/ vò trí trong kho) , i/ ch 4 Phương pháp kiểm kê (cân đong đo đếm – chú ý nếu yêu cầu thẩm đònh kỹ thuật: phải có chuyên gia) 5 Các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ (máy đo, máy tính, xe nâng, thang máy, phương tiện vận chuyên nhân viên kiểm kê đến đòa điểm kiểm kê nếu xa…) 6 Danh mục kiểm kê (Trong nhiều trường hợp danh mục kiểm kê in sẵn do kế toán kho soạn thảo.) BIÊN SOẠN: NGUYỄN... thu hồi đủ) 4 Thống kê chi tiết các phiếu kiểm kho (Số thứ tự, đã sử dụng hay chưa,…) tại thời điểm kết thúc kiểm kê Các kho ng trống còn lại trong các phiếu kiểm kho hoặc các phiếu chưa sử dụng phải được gạch chéo 5 Người phát / nhận phiếu thường là người tổng hợp số liệu trên máy tính – người kiểm tra BIÊN SOẠN: NGUYỄN VĂN HỘI MA,CPA ĐẢM BẢO TẤT CẢ MỌI MẶT HÀNG ĐỀU ĐƯC KIỂM KÊ NG 1 Dán nhãn trên... ng /hoa 3 Kiểm kê đồng loạt và ghi chép đầy đủ mọi biến động ng ng Nhập-Xuất trong suốt quá trình kiểm kê 4 Kiểm kê vào một thời điểm khác rồi cộng ngược trừ ng lùi (lưu ý thời điểm đó không quá xa ngày kết thúc niên độ và những nghiệp vụ phát sinh lớn về nhậpxuất phải được kiểm toán.) BIÊN SOẠN: NGUYỄN VĂN HỘI MA,CPA CÔNG TÁC TỔ CHỨC 1 Quyết đònh thành lập ban kiểm kê, nh 2 Kế hoạch kiểm kê, ch 3 . đònh kiểm kê 2. Kế hoạch kiểm kê 3. Hướng dẫn kiểm kê 3. Thực hiện kiểm kê: 1. Tổ chức kiểm kê 2. Chương trình kiểm kê 3. Cơ chế kiểm soát trong kiểm kê BIÊN. quan quan sa sa ù ù t t kie kie å å m m kê kê : : 1. 1. Phân Phân t t í í ch ch he he ä ä tho tho á á ng ng 2. 2. Th Th ử ử nghie nghie ä ä p p kie kie å å m m soa soa ù ù t t 3. 3. Th Th ử ử nghie nghie ä ä m m cơ cơ ba ba û û n n 5. Hoàn thành kiểm kê: 1. Tổng hợp kết quả kiểm kê. 2. Biên bản kiểm kê. 3. Báo cáo kiểm kê. 4. Xử lý chênh lệch kiểm kê. 5. Thư quản lý. 6.