Tài liệu Sổ tay nghiệp vụ_ Kiểm kê tồn kho ppt

1 BIÊN SOẠN: NGUYỄN VĂN HỘI MA,CPA. SO SO Å Å TAY NGHIE TAY NGHIE Ä Ä P VU P VU Ï Ï KIE KIE Å Å M KÊ TO M KÊ TO À À N KHO N KHO TP.HCM 01/2007 TP.HCM 01/2007 TA TA Ø Ø I LIE I LIE Ä Ä U THAM KHA U THAM KHA Û Û O DA O DA Ø Ø NH CHO NH CHO GIA GIA Ù Ù M M Đ Đ O O Á Á C, KE C, KE Á Á TOA TOA Ù Ù N TR N TR Ư Ư Ơ Ơ Û Û NG NG VA VA Ø Ø KIE KIE Å Å M TOA M TOA Ù Ù N VIÊN N VIÊN BIÊN SOẠN: NGUYỄN VĂN HỘI MA,CPA. NO NO Ä Ä I DUNG I DUNG 1. Các mục tiêu kiểm kê: 1. Phục vụ công tác kế toán đơn vò. 2. Phục vụ kiểm toán. 3. Theo yêu cầu (DN, bên thứ 3, lãnh đạo…). 4. Phục vụ tư vấn. 2. Chuẩn bò kiểm kê: 1. Quyết đònh kiểm kê 2. Kế hoạch kiểm kê 3. Hướng dẫn kiểm kê 3. Thực hiện kiểm kê: 1. Tổ chức kiểm kê 2. Chương trình kiểm kê 3. Cơ chế kiểm soát trong kiểm kê 2 BIÊN SOẠN: NGUYỄN VĂN HỘI MA,CPA. NO NO Ä Ä I DUNG ( I DUNG ( tt tt ) ) 4. 4. KTV KTV quan quan sa sa ù ù t t kie kie å å m m kê kê : : 1. 1. Phân Phân t t í í ch ch he he ä ä tho tho á á ng ng 2. 2. Th Th ử ử nghie nghie ä ä p p kie kie å å m m soa soa ù ù t t 3. 3. Th Th ử ử nghie nghie ä ä m m cơ cơ ba ba û û n n 5. Hoàn thành kiểm kê: 1. Tổng hợp kết quả kiểm kê. 2. Biên bản kiểm kê. 3. Báo cáo kiểm kê. 4. Xử lý chênh lệch kiểm kê. 5. Thư quản lý. 6. Họp tổng kết rút kinh nghiệm. BIÊN SOẠN: NGUYỄN VĂN HỘI MA,CPA. TA TA À À M QUAN TRO M QUAN TRO Ï Ï NG CU NG CU Û Û A CÔNG TA A CÔNG TA Ù Ù C C QUA QUA Û Û N LY N LY Ù Ù HA HA Ø Ø NG TO NG TO À À N KHO N KHO 1. 1. Mo Mo ï ï i i qua qua ù ù tr tr ì ì nh nh sa sa û û n n xua xua á á t t kinh kinh doanh doanh cu cu û û a a đ đ ơn ơn vò vò đ đ e e à à u u co co ù ù a a û û nh nh h h ư ư ơ ơ û û ng ng tr tr ự ự c c tie tie á á p p đ đ e e á á n n Ha Ha ø ø ng ng - - Tie Tie à à n n - - Ta Ta ø ø i i sa sa û û n n . . 2. 2. 3 3 qua qua ù ù tr tr ì ì nh nh ch ch í í nh nh : : Mua Mua - - SX SX - - Ba Ba ù ù n n : : đ đ e e à à u u a a û û nh nh h h ư ư ơ ơ û û ng ng HTK HTK 3. 3. Qua Qua û û n n ly ly ù ù HTK HTK to to á á t t la la ø ø tro tro ï ï ng ng tâm tâm a a û û nh nh h h ư ư ơ ơ û û ng ng qua qua ù ù tr tr ì ì nh nh sa sa û û n n xua xua á á t t kinh kinh doanh doanh cu cu û û a a công công ty ty . . 4. 4. Ha Ha ø ø ng ng to to à à n n kho kho la la ø ø bo bo ä ä pha pha ä ä n n chòu chòu ru ru û û i i ro ro cao cao nha nha á á t t : : ma ma á á t t ma ma ù ù t t ( ( t t ì ì nh nh tra tra ï ï ng ng ba ba û û o o qua qua û û n n ), ), he he á á t t ha ha ø ø ng ng ( ( gia gia ù ù n n đ đ oa oa ï ï n n sa sa û û n n xua xua á á t t kinh kinh doanh doanh ), ), th th ừ ừ a a ha ha ø ø ng ng ( ( lãng lãng ph ph í í ). ). 5. 5. Trung Trung b b ì ì nh nh ha ha ø ø ng ng to to à à n n kho kho chie chie á á m m 15 15 - - 25% 25% to to å å ng ng ta ta ø ø i i sa sa û û n n va va ø ø la la ø ø ta ta ø ø i i sa sa û û n n nga nga é é n n ha ha ï ï n n co co ù ù ty ty û û tro tro ï ï ng ng lơ lơ ù ù n n nha nha á á t t . . 3 BIÊN SOẠN: NGUYỄN VĂN HỘI MA,CPA. TA TA Ï Ï I SAO PHA I SAO PHA Û Û I KIE I KIE Å Å M KÊ M KÊ (LUẬT KẾ TOÁN) Điều 39. Kiểm kê tài sản 1. Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trò của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu sổ kế toán. 2. Đơn vò kế toán phải kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau: a) Cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính; b) Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp; c) Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp; d) Xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác; đ) Đánh giá lại tài sản theo quyết đònh của CQNN có thẩm quyền; e) Các trường hợp khác theo quy đònh của pháp luật. 3. Sau khi kiểm kê tài sản, đơn vò kế toán phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiêm kê. Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán, đơn vò kế toán phải xác đònh nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập BCTC. BIÊN SOẠN: NGUYỄN VĂN HỘI MA,CPA. TA TA Ï Ï I SAO KTV PHA I SAO KTV PHA Û Û I CH I CH Ứ Ứ NG KIE NG KIE Á Á N N KIE KIE Å Å M KÊ TO M KÊ TO À À N KHO ? N KHO ? 1. CHUẨN MỰC KIỂM TOÁN: “Đơn vò được kiểm toán phải thiết lập các thủ tục kiểm kê và thực hiện kiểm kê hiện vật hàng tồn kho ít nhất mỗi năm một lần làm cơ sở kiểm tra độ tin cậy của hệ thống kê khai thường xuyên và lập báo cáo tài chính.” (đoạn 5 VSA 501) 2. “Trường hợp hàng tồn kho được xác đònh là trọng yếu trong BCTC thì KTV phải thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp về sự hiện hữu và tình trạng của hàng tồn kho bằng cách tham gia công việc kiểm kê hiện vật, trừ khi việc tham gia là không thể thực hiện được.” (đoạn 6 VSA 501) 4 BIÊN SOẠN: NGUYỄN VĂN HỘI MA,CPA. TA TA Ï Ï I SAO KTV PHA I SAO KTV PHA Û Û I CH I CH Ứ Ứ NG KIE NG KIE Á Á N N KIE KIE Å Å M KÊ TO M KÊ TO À À N KHO ? N KHO ? Theo VSA 501 thì: “các khoản mục và sự kiện đặc biệt trong kiểm toán BCTC, thường gồm: - Hàng tồn kho; - Các khoản phải thu; - Các khoản đầu tư dài hạn; - Các vụ kiện tụng và tranh chấp; - Thông tin về các lónh vực hoặc khu vực đòa lý.  Các khoản mục và sự kiện được xác đònh là đặc biệt tuỳ thuộc vào từng đơn vò được kiểm toán theo đánh giá của KTV. Khi được xác đònh là khoản mục hoặc sự kiện đặc biệt thì KTV phải tiến hành các công việc sau đây: Tham gia kiểm kê hàng tồn kho…” BIÊN SOẠN: NGUYỄN VĂN HỘI MA,CPA. MU MU Ï Ï C TIÊU KIE C TIÊU KIE Å Å M KÊ (KTV) M KÊ (KTV) Vie Vie ä ä c c ch ch ứ ứ ng ng kie kie á á n n kie kie å å m m kê kê nha nha è è m m nhie nhie à à u u mu mu ï ï c c đí đí ch ch : : 1. 1. Quan Quan sa sa ù ù t t to to å å ng ng quan quan th th ự ự c c đ đ òa òa đ đ o o á á i i t t ư ư ơ ơ ï ï ng ng kie kie å å m m toa toa ù ù n n . . 2. 2. Theo Theo dõi dõi ta ta ø ø i i sa sa û û n n h h ư ư õu õu h h ì ì nh nh hie hie ä ä n n h h ư ư õu õu trên trên th th ự ự c c te te á á . . 3. 3. Pha Pha ù ù t t hie hie ä ä n n nh nh ư ư õng õng h h ư ư ho ho û û ng ng , , ma ma á á t t ma ma ù ù t t , , lỗi lỗi thơ thơ ø ø i i , , gia gia û û m m gia gia ù ù , , cha cha ä ä m m luân luân chuye chuye å å n n … … cu cu û û a a to to à à n n kho kho . . 4. 4. Pha Pha ù ù t t hie hie ä ä n n t t ì ì nh nh tra tra ï ï ng ng nha nha ø ø kho kho , , cho cho thuê thuê kho kho , , m m ư ư ơ ơ ï ï n n kho kho , , ng ng ư ư ng ng sa sa û û n n xua xua á á t t , , ha ha ø ø ng ng gi gi ư ư õ õ ho ho ä ä , , ha ha ø ø ng ng ky ky ù ù gơ gơ û û i i , , công công ta ta ù ù c c PCCC, PCCC, đ đ a a ë ë c c t t í í nh nh kỹ kỹ thua thua ä ä t t … … cu cu û û a a to to à à n n kho kho đ đ ơn ơn vò vò . . 5. 5. Pha Pha ù ù t t hie hie ä ä n n cơ cơ ho ho ä ä i i t t ư ư va va á á n n hoa hoa ø ø n n thie thie ä ä n n , , ta ta ù ù i i ca ca á á u u tru tru ù ù c c … … 5 BIÊN SOẠN: NGUYỄN VĂN HỘI MA,CPA. MO MO Ä Ä T SO T SO Á Á CHUA CHUA Å Å N BỊ KHI N BỊ KHI KTV KTV Đ Đ I CH I CH Ứ Ứ NG KIE NG KIE Á Á N KIE N KIE Å Å M KÊ M KÊ 1. 1. Ktv Ktv pha pha û û i i cân cân nha nha é é c c đ đ e e á á n n HTKSNB HTKSNB ve ve à à kho kho . ( . ( ph ph ư ư ơng ơng pha pha ù ù p p cân cân đ đ ong ong đ đ o o đ đ e e á á m m , NXT, , NXT, xem xem so so å å kho kho the the û û kho kho ). ). 2. 2. Nơi Nơi l l ư ư u u ha ha ø ø ng ng to to à à n n kho kho va va ø ø y y ù ù ngh ngh ó ó a a cu cu û û a a to to à à n n kho kho ta ta ï ï i i nơi nơi đ đ o o ù ù ( ( cân cân nha nha é é c c đ đ e e á á n n va va ä ä n n tru tru ø ø , , công công tha tha ù ù i i ho ho ï ï c c , an , an ninh ninh … … ) ) 3. 3. Nh Nh ư ư õng õng ru ru û û i i ro ro tie tie à à m m ta ta ø ø ng ng liên liên quan quan đ đ e e á á n n to to à à n n kho kho na na ø ø y y . . 4. 4. Hoa Hoa ï ï t t đ đ o o ä ä ng ng kie kie å å m m soa soa ù ù t t to to à à n n kho kho cu cu û û a a kha kha ù ù ch ch ha ha ø ø ng ng ( ( co co ù ù không không ? ? Hie Hie ä ä u u l l ự ự c c , , th th ự ự c c cha cha á á t t ? ? Co Co ù ù đư đư ơ ơ ï ï c c ho ho à à sơ sơ ho ho ù ù a a va va ø ø công công bo bo á á đ đ e e á á n n ca ca ù ù c c nhân nhân s s ự ự co co ù ù tra tra ù ù ch ch nhie nhie ä ä m m không không ?). ?). 5. 5. Cân Cân nha nha é é c c kha kha û û năng năng huy huy đ đ o o ä ä ng ng chuyên chuyên gia gia đ đ i i cu cu ø ø ng ng . . 6. 6. Ca Ca ù ù c c ph ph ư ư ơng ơng tie tie ä ä n n ( ( ma ma ù ù y y t t í í nh nh , , ma ma ù ù y y a a û û nh nh , , gia gia á á y y bu bu ù ù t t … … ) ) BIÊN SOẠN: NGUYỄN VĂN HỘI MA,CPA. CA CA Ù Ù C MU C MU Ï Ï C TIÊU KIE C TIÊU KIE Å Å M TOA M TOA Ù Ù N TO N TO À À N KHO N KHO 1. 1. Đ Đ A A À À Y Y Đ Đ U U Û Û : : to to à à n n kho kho đ đ ang ang đ đ i i đư đư ơ ơ ø ø ng ng , , ky ky ù ù gơ gơ û û i i , , hoa hoa ë ë c c do do bên bên th th ứ ứ 3 3 trông trông gi gi ư ư õ õ không không đư đư ợ ợ c c kie kie å å m m kê kê ? ? 2. 2. HIE HIE Ä Ä N H N H Ư Ư ÕU: ÕU: to to à à n n kho kho đư đư ơ ơ ï ï c c kie kie å å m m kê kê nhie nhie à à u u hơn hơn 1 1 la la à à n n hoa hoa ë ë c c không không to to à à n n t t ạ ạ i i ? ? 3. 3. CH CH Í Í NH XA NH XA Ù Ù C: C: to to à à n n kho kho đư đư ơ ơ ï ï c c kie kie å å m m đ đ e e á á m m không không hơ hơ ï ï p p ly ly ù ù ? ? 4. 4. Đ Đ A A Ù Ù NH GIA NH GIA Ù Ù : : to to à à n n kho kho bò bò đ đ a a ù ù nh nh gia gia ù ù sai sai , , không không cân cân nha nha é é c c gia gia ù ù trò trò hơ hơ ï ï p p ly ly ù ù ( ( lỗi lỗi thơ thơ ø ø i i , , cha cha ä ä m m luân luân chuye chuye å å n n , , h h ư ư ho ho û û ng ng ) ? ) ? 5. 5. QUYE QUYE À À N SƠ N SƠ Û Û H H Ư Ư ÕU: ÕU: to to à à n n kho kho cu cu û û a a bên bên th th ứ ứ 3 3 bò bò ghi ghi nha nha ä ä n n va va ø ø o o ta ta ø ø i i sa sa û û n n đ đ ơn ơn vò vò trong trong qua qua ù ù tr tr ì ì nh nh kie kie å å m m kê kê ? ? 6. 6. TRÌNH BA TRÌNH BA Ø Ø Y: Y: to to à à n n kho kho du du ø ø ng ng ca ca à à m m co co á á không không khai khai ba ba ù ù o o ? ? 6 BIÊN SOẠN: NGUYỄN VĂN HỘI MA,CPA. KTV QUAN SÁT KIỂM KÊ 1. Kiểm tra xem mọi nhân sự tham gia kiểm kê đã thống nhất kế hoạch, phương pháp, nhận được hướng dẫn, chương trình… chưa ? 2. Việc thực hiện có tuân thủ đúng hướng dẫn, kế hoạch ? 3. Việc đếm và ghi chép có chính xác ? 4. Các loại hàng có được đếm tách biệt ? 5. Kiểm tra việc phân chia niên độ ? 6. Thu thập thông tin về: hàng nhận giữ hộ, ký gởi, nhận ký gởi, gởi đại lý, nhận gia công, nhận bán đại lý… hàng luân chuyển nội bộ (tình trạng đảo kho ?…) 7. Người đếm và người ghi chép có thuộc bộ phận kho ? 8. An toàn, PCCC, an ninh, bảo vệ… như thế nào ? BIÊN SOẠN: NGUYỄN VĂN HỘI MA,CPA. KTV QUAN SÁT KIỂM KÊ 1. Xem kết quả đối chiếu kiểm kê, việc xác đònh nguyên nhân, phương pháp xử lý chênh lệch của khách hàng. 2. Không cầu toàn rằng sẽ không có chênh lệch nào, vấn đề là: nếu chênh lệch nhỏ, hoặc cá biệt (chỉ xem cách xử lý của đơn vò). 3. Nếu chênh lệch có tính hệ thống, hoặc qua đó nói lên rằng công tác kế toán hoặc theo dõi số liệu vật chất hàng tồn kho có vấn đề: thì khi kiểm toán phải lưu ý rủi ro kiểm soát và hạn chế việc tiếp cận dựa trên hệ thống (tăng cường thử nghiệm cơ bản). 4. Cân nhắc ý kiến viết Thư quản lý. 7 BIÊN SOẠN: NGUYỄN VĂN HỘI MA,CPA. TR TR Ư Ư Ơ Ơ Ù Ù C NGA C NGA Ø Ø Y KIE Y KIE Å Å M KÊ M KÊ 1. 1. Đ Đ ơn ơn vò vò kie kie å å m m kê kê co co ù ù the the å å thông thông ba ba ù ù o o cho cho kha kha ù ù ch ch ha ha ø ø ng ng , , nha nha ø ø cung cung ca ca á á p p cu cu û û a a ho ho ï ï ve ve à à lòch lòch kie kie å å m m kê kê va va ø ø khuye khuye á á n n kh kh í í ch ch ha ha ï ï n n che che á á giao giao dòch dòch trong trong thơ thơ ø ø i i gian gian na na ø ø y y . . 2. 2. Thông Thông ba ba ù ù o o ve ve à à vie vie ä ä c c ta ta ù ù ch ch riêng riêng ha ha ø ø ng ng ho ho ù ù a a đ đ ã ã pha pha ù ù t t ha ha ø ø nh nh ho ho ù ù a a đ đ ơn ơn nh nh ư ư ng ng ch ch ư ư a a giao giao cho cho kha kha ù ù ch ch ha ha ø ø ng ng ? ? 3. 3. Thông Thông ba ba ù ù o o ta ta ù ù ch ch riêng riêng ha ha ø ø ng ng ho ho ù ù a a bò bò tra tra û û la la ï ï i i , , nha nha ä ä n n ky ky ù ù gơ gơ û û i i , , ha ha ø ø ng ng không không thuo thuo ä ä c c quye quye à à n n sơ sơ û û h h ư ư õu õu công công ty ty ? ? 4. 4. X X ử ử ly ly ù ù ke ke á á toa toa ù ù n n hoa hoa ø ø n n ta ta á á t t ve ve à à N N - - X X - - T T kho kho . . 5. 5. Thông Thông ba ba ù ù o o ve ve à à thơ thơ ø ø i i bie bie å å u u , , quãng quãng đư đư ơ ơ ø ø ng ng , , ph ph ư ư ơng ơng tie tie ä ä n n đ đ i i la la ï ï i i cho cho mo mo ï ï i i tha tha ø ø nh nh viên viên tham tham gia gia kie kie å å m m kê kê bie bie á á t t . . BIÊN SOẠN: NGUYỄN VĂN HỘI MA,CPA. VA VA Ø Ø O NGA O NGA Ø Ø Y KIE Y KIE Å Å M KÊ M KÊ 1. 1. Thông Thông th th ư ư ơ ơ ø ø ng ng la la ø ø nga nga ø ø y y cuo cuo á á i i cu cu ø ø ng ng cu cu û û a a năm năm ta ta ø ø i i ch ch í í nh nh . . ( ( tuy tuy nhiên nhiên mo mo ä ä t t so so á á tr tr ư ư ơ ơ ø ø ng ng hơ hơ ï ï p p do do đ đ a a ë ë c c thu thu ø ø hoa hoa ë ë t t đ đ o o ä ä ng ng kinh kinh doanh doanh nên nên co co ù ù the the å å kie kie å å m m va va ø ø o o mo mo ä ä t t nga nga ø ø y y tr tr ư ư ơ ơ ù ù c c hoa hoa ë ë c c sau sau đ đ o o ù ù va va ø ø a a ù ù p p du du ï ï ng ng thu thu û û tu tu ï ï c c bo bo å å sung.) sung.) ( ( nên nên ha ha ï ï n n che che á á ). ). 2. 2. Kie Kie å å m m kê kê đ đ o o à à ng ng loa loa ï ï t t va va ø ø không không co co ù ù ba ba á á t t ky ky ø ø s s ự ự di di chuye chuye å å n n ha ha ø ø ng ng ha ha ø ø ng ng ho ho ù ù a a na na ø ø o o va va ø ø /hoa /hoa ë ë c c ; ; 3. 3. Kie Kie å å m m kê kê đ đ o o à à ng ng loa loa ï ï t t va va ø ø ghi ghi che che ù ù p p đ đ a a à à y y đ đ u u û û mo mo ï ï i i bie bie á á n n đ đ o o ä ä ng ng Nha Nha ä ä p p - - Xua Xua á á t t trong trong suo suo á á t t qua qua ù ù tr tr ì ì nh nh kie kie å å m m kê kê . . 4. 4. Kie Kie å å m m kê kê va va ø ø o o mo mo ä ä t t thơ thơ ø ø i i đ đ ie ie å å m m kha kha ù ù c c ro ro à à i i co co ä ä ng ng ng ng ư ư ơ ơ ï ï c c tr tr ừ ừ lu lu ø ø i i . . ( ( l l ư ư u u y y ù ù thơ thơ ø ø i i đ đ ie ie å å m m đ đ o o ù ù không không qua qua ù ù xa xa nga nga ø ø y y ke ke á á t t thu thu ù ù c c niên niên đ đ o o ä ä va va ø ø nh nh ư ư õng õng nghie nghie ä ä p p vu vu ï ï pha pha ù ù t t sinh sinh lơ lơ ù ù n n ve ve à à nha nha ä ä p p - - xua xua á á t t pha pha û û i i đư đư ơ ơ ï ï c c kie kie å å m m toa toa ù ù n n .) .) 8 BIÊN SOẠN: NGUYỄN VĂN HỘI MA,CPA. CÔNG TA CÔNG TA Ù Ù C TO C TO Å Å CH CH Ứ Ứ C C 1. 1. Quye Quye á á t t đ đ ònh ònh tha tha ø ø nh nh la la ä ä p p ban ban kie kie å å m m kê kê , , 2. 2. Ke Ke á á hoa hoa ï ï ch ch kie kie å å m m kê kê , , 3. 3. H H ư ư ơ ơ ù ù ng ng dẫn dẫn kie kie å å m m kê kê , , 4. 4. Ch Ch ư ư ơng ơng tr tr ì ì nh nh kie kie å å m m kê kê , , 5. 5. Vie Vie ä ä c c sa sa û û n n xua xua á á t t kinh kinh doanh doanh trong trong qua qua ù ù tr tr ì ì nh nh kie kie å å m m kê kê . ( . ( pho pho á á i i hơ hơ ï ï p p ca ca ù ù c c pho pho ø ø ng ng ban ban trong trong doanh doanh nghie nghie ä ä p p ) ) … … BIÊN SOẠN: NGUYỄN VĂN HỘI MA,CPA. NH NH Ư Ư ÕNG NO ÕNG NO Ä Ä I DUNG CH I DUNG CH Í Í NH NH CU CU Û Û A A “ “ QUYE QUYE Á Á T T Đ Đ ỊNH KIE ỊNH KIE Å Å M KÊ M KÊ ” ” 1. Thành phần tham gia. 2. Người chòu trách nhiệm chính. 3. Thời gian tiến hành cuộc kiểm kê. 4. Ngân sách cho kiểm kê. (kinh phí, phương tiện, điều động sự hỗ trợ của các phòng ban khác trong cty…) 5. Chế độ báo cáo kiểm kê, biên bản kiểm kê. 6. Ký quyết đònh (thường là lãnh đạo doanh nghiệp). 9 BIÊN SOẠN: NGUYỄN VĂN HỘI MA,CPA. NH NH Ư Ư ÕNG NO ÕNG NO Ä Ä I DUNG CH I DUNG CH Í Í NH NH CU CU Û Û A A “ “ KE KE Á Á HOA HOA Ï Ï CH KIE CH KIE Å Å M KÊ M KÊ ” ” 1. Những lónh vực, phạm vi sẽ kiểm kê. (loại tồn kho, chi nhánh, nhà máy…) 2. Nhân sự tham gia. /Thời gian tiến hành. / Đ Đ òa òa đ đ ie ie å å m m kie kie å å m m kê kê ( ( l l ư ư u u y y ù ù ca ca ù ù ch ch to to å å ch ch ứ ứ c c bo bo á á tr tr í í kho kho ), ), 3. 3. Đ Đ o o á á i i t t ư ư ơ ơ ï ï ng ng ( ( danh danh mu mu ï ï c c to to à à n n kho kho : : so so á á so so å å sa sa ù ù ch/chu ch/chu û û ng ng loa loa ï ï i/ i/ đ đ ơn ơn vò vò t t í í nh nh / / gia gia ù ù trò trò so so å å sa sa ù ù ch ch / / vò vò tr tr í í trong trong kho kho ), ), 4. 4. Ph Ph ư ư ơng ơng pha pha ù ù p p kie kie å å m m kê kê ( ( cân cân đ đ ong ong đ đ o o đ đ e e á á m m – – chu chu ù ù y y ù ù ne ne á á u u yêu yêu ca ca à à u u tha tha å å m m đ đ ònh ònh kỹ kỹ thua thua ä ä t t : : pha pha û û i i co co ù ù chuyên chuyên gia gia ). ). 5. Các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ (máy đo, máy tính, xe nâng, thang máy, phương tiện vận chuyên nhân viên kiểm kê đến đòa điểm kiểm kê nếu xa…) 6. Danh mục kiểm kê (Trong nhiều trường hợp danh mục kiểm kê in sẵn do kế toán kho soạn thảo.) BIÊN SOẠN: NGUYỄN VĂN HỘI MA,CPA. TA TA À À M QUAN TRO M QUAN TRO Ï Ï NG NG CU CU Û Û A A “ “ KE KE Á Á HOA HOA Ï Ï CH KIE CH KIE Å Å M KÊ M KÊ ” ” • “Việc lập kế hoạch chu đáo là rất cần thiết vì nó góp phần quan trọng cho hiệu quả và hiệu lực của cuộc kiểm kê (một hoạt động thường rất tốn kém và thường chỉ diễn ra một lần trong năm).” 10 BIÊN SOẠN: NGUYỄN VĂN HỘI MA,CPA. NH NH Ư Ư ÕNG NO ÕNG NO Ä Ä I DUNG CH I DUNG CH Í Í NH NH CU CU Û Û A A “ “ H H Ư Ư Ơ Ơ Ù Ù NG DẪN KIE NG DẪN KIE Å Å M KÊ M KÊ ” ” 1. Người chòu trách nhiệm chính. 2. Phương pháp kiểm đếm. 3. Nhãn kiểm kê (nếu cần) in sẵn chừa trống. 4. Phương pháp sắp xếp hàng hóa trong kho. 5. Thời điểm và phương pháp khóa sổ hàng trong kho. 6. Bổ nhiệm nhân viên kiểm kho và/hoặc chuyên gia. 7. Cơ chế kiểm soát trong kiểm kho. 8. Danh sách hệ thống kho, sơ đồ tổ chức từng kho. 9. Những rủi ro nguy hiểm, công tác an toàn lao động khi kiểm kho (với một số kho và hàng đặc thù). KTV phải nhận HDKK từ khách hàng trước ngày kiểm kê, nếu họ chưa lập được HDKK, KTV có thể tư vấn giúp. BIÊN SOẠN: NGUYỄN VĂN HỘI MA,CPA. NH NH Ư Ư ÕNG NO ÕNG NO Ä Ä I DUNG CH I DUNG CH Í Í NH NH CU CU Û Û A A “ “ BA BA Û Û N KIE N KIE Å Å M KÊ M KÊ ” ” 1. Số thứ tự của Bản/phiếu kiểm kê (trường hợp danh mục hàng nhiều, số nhóm kiểm kê nhiều: có nhiều bảng/phiếu…) 2. Hàng hóa được kiểm (mã số/tên gọi/miêu tả…) 3. Số lượng thực tế kiểm kê (phải có đơn vò tính) 4. Chất lượng hàng đã kiểm. 5. Vò trí hàng hóa trong kho. 6. Vò trí hàng trong công đoạn sản xuất (trường hợp đã xuất ra khỏi kho, trên chuyền…) 7. Ngày kiểm kê. 8. Các chữ ký. [...]... tục kiểm kê do đơn vò quy đònh được thi hành nghiêm chỉnh, KTV phải giám sát việc thực hiện các thủ tục kiểm kê và có thể tham gia trực tiếp kiểm kê chọn mẫu KTV phải kiểm tra lại độ chính xác và đầy đủ của các phiếu kiểm kê bằng cách chọn và kiểm tra lại một số mặt hàng thực tế tồn trong kho để đối chiếu với phiếu kiểm kê hoặc chọn và kiểm tra một số phiếu kiểm kê để đối chiếu với hàng thực tế tồn. .. “NHÃN KIỂM KÊ” 1 Miêu tả hàng hóa 2 Số của mặt hàng 3 Số lượng kiểm kê 4 Đơn vò tính 5 Điều kiện mặt hàng 6 Ngày vào sổ 7 Ngày kiểm 8 Đòa điểm để hàng 9 Chữ ký của người kiểm kê và người kiểm tra 10 Số của bảng/phiếu/nhãn kiểm kê Nhãn nên có dấu treo, loại dán keo khó tróc, nhòe… NHÃN THƯỜNG CHỈ DÙNG CHO KIỂM TÀI SẢN CỐ ĐỊNH ! BIÊN SOẠN: NGUYỄN VĂN HỘI MA,CPA MỘT SỐ NGUYÊN TẮC KIỂM SOÁT KHI KIỂM KÊ BIÊN... mục thời gian kiểm kê (bảng kiểm soát) 3 Quản lý chặt chẽ các phiếu kiểm kho (phát ra bao nhiêu phiếu, cho ai thì phải thu hồi đủ) 4 Thống kê chi tiết các phiếu kiểm kho (Số thứ tự, đã sử dụng hay chưa,…) tại thời điểm kết thúc kiểm kê Các kho ng trống còn lại trong các phiếu kiểm kho hoặc các phiếu chưa sử dụng phải được gạch chéo 5 Người phát / nhận phiếu thường là người tổng hợp số liệu trên máy... đủ trong quá trình kiểm kho 2 Các điều chỉnh trong quá trình kiểm phải được quản lý chặt (báo cáo người phụ trách và ghi lại trong biên bản kiểm kê) 3 Bảng kiểm kê hỏng cũng phải được lưu lại đủ, ghi rõ lý do 4 BIÊN SOẠN: NGUYỄN VĂN HỘI MA,CPA KHÓA SỔ ĐỐI VỚI HÀNG TỒN KHO NG 1 Bảûo đảm hàøng trong kho đã được ghi nhậän trong sổ mua Ba ha ng đươ nha so hàøng vàø chưa được ghi trong sổ báùn hàøng ha... tế tồn trong kho Trong các phiếu kiểm kê đã được kiểm tra, KTV cần phải xem xét nên lưu giữ những phiếu kiểm kê nào để giúp cho việc kiểm tra và soát xét sau này.” (đoạn 14 VSA 501) BIÊN SOẠN: NGUYỄN VĂN HỘI MA,CPA CHUẨN MỰC QUY ĐỊNH “Trường hợp hàng tồn kho được bên thứ ba kiểm soát hoặc bảo quản thì KTV phải yêu cầu bên thứ ba xác nhận trực tiếp về số lượng và tình trạng của hàng tồn kho mà bên thứ... trọng yếu của số hàng tồn kho này, KTV cần phải xem xét các nhân tố sau: - Tính chính trực và độc lập của bên thứ ba; - Sự cần thiết phải trực tiếp tham gia kiểm kê hoặc để KTV hoặc công ty kiểm toán khác tham gia kiểm kê; - Sự cần thiết phải có báo cáo của KTV khác về tính thích hợp của hệ thống kế toán và HTKSNB của bên thứ ba để có thể đảm bảo công việc kiểm kê là đúng và hàng tồn kho được giữ gìn cẩn... phải kiểm tra các tài liệu liên quan đến hàng tồn kho do bên thứ ba giữ; Ví dụ: PNK, hoặc được bên khác xác nhận hiện đang giữ cầm cố các tài sản này.” (đoạn 19 VSA 501) BIÊN SOẠN: NGUYỄN VĂN HỘI MA,CPA 15 CUỐI CÙNG NG 1 Chênh lệäch kiểåm kê được xáùc đònh phảûi tìm nguyên le ch kie đươ xa pha nhân (táùi kiểåm, thông báùo để pháùt hiệän thiếáu sóùt ) ta kie ba pha hie thie so 2 Lậäp biên bảûn kiểåm kê, ... KIỂM KÊ BIÊN SOẠN: NGUYỄN VĂN HỘI MA,CPA 11 KIỂM SOÁT CHUNG Việc kiểm kê được tiến hành bởi 1 nhân viên và 1 nhân viên khác sẽ kiểm tra lại (1 nhóm có tối thiểu 2 người: 1 đếm – 1 ghi và cả 2 người này không nên thuộc bộ phận quản lý kho đó) (trường hợp hàng hóa đặc thù đòi hỏi việc kiểm đếm phức tạp… nhóm phải được kỹ thuật hướng dẫn trước hoặc có 1 nhân viên kho đi cùng) 1 Các hàng hóa hư hỏng, chậm... dẫn kiểåm kê phảûi được chuẩån bò chi tiếát trước ng kie pha đươ chua tie trư í thứ khi kiểåm kê vàø công bốá dưới dạïng văn bảûn chính thức ba ch kie va bo da ng Đối vớùi DN cóù nhiềàu kho kháùc nhau, tiếán hàønh kiểåm kho vơ co nhie kha nhau, tie ha nh kie ở cáùc kho chính cùøng lúùc (tráùnh tình trạïng luân chuyểån ca chí cu ng lu tra nh tra ng chuye hàøng giữa cáùc kho) ha ng giư ca kho) Kiểåm... tùøy lưu lượng nhậäp xuấát kho) cu ng (1- phie tu ng nha xua kho) 3 Mởû sổ chi tiếát ghi chéùp tấát cảû cáùc hoạït động nhậäp xuấát Mơ so tie che ta ca ca hoa ng nha xua hàøng hóùa trong suốát quáù trình kiểåm kho (nếáu cóù) ha ng ho suo qua trì kie ne co ) BIÊN SOẠN: NGUYỄN VĂN HỘI MA,CPA 12 ĐẢM BẢO MỖI MẶT HÀNG CHỈ ĐƯC KIỂM MỘT LẦN 1 Đánh số trước trên các phiếu kiểm kho 2 Lên bảng tổng hợp các . đònh kiểm kê 2. Kế hoạch kiểm kê 3. Hướng dẫn kiểm kê 3. Thực hiện kiểm kê: 1. Tổ chức kiểm kê 2. Chương trình kiểm kê 3. Cơ chế kiểm soát trong kiểm kê 2 BIÊN. quan quan sa sa ù ù t t kie kie å å m m kê kê : : 1. 1. Phân Phân t t í í ch ch he he ä ä tho tho á á ng ng 2. 2. Th Th ử ử nghie nghie ä ä p p kie kie å å m m soa soa ù ù t t 3. 3. Th Th ử ử nghie nghie ä ä m m cơ cơ ba ba û û n n 5. Hoàn thành kiểm kê: 1. Tổng hợp kết quả kiểm kê. 2. Biên bản kiểm kê. 3. Báo cáo kiểm kê. 4. Xử lý chênh lệch kiểm kê. 5. Thư quản lý. 6.