Những khái niệm về quản lí và hiệu lực quản lý

Những khái niệm quản lí hiệu lực quản lý Những khái niệm quản lí hiệu lực quản lý Bởi: Dương Văn Toàn NHỮNG KHÁI NIỆM Định nghĩa quản lý Khái niệm quản lý: Trên thực tế tồn nhiều cách tiếp cận khái niệm “ quản lý” Thông thường, quản lý đồng với hoạt động tổ chức huy, điều khiển, động viên, kiểm tra, điều chỉnh… theo lý thuyết hệ thống: “quản lý tác động có hướng đích chủ thể quản lý đến hệ thống nhằm biến đổi từ trạng thái sang trạng thái khác theo nguyên lý phá vỡ hệ thống cũ để tạo lập hệ thống điều khiển hệ thống” Giáo trình Khoa học quản lý- Tập 2- NXB KHKT-2001 Trên sở đó, hiểu quản lý kinh tế tác động chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý qúa trình tiến hành hoạt động kinh tế nhằm đạt tới mục tiêu kinh tế – xã hội đặt Như nội hàm khái niệm quản lý kinh tế hiểu sau: • Quản lý kinh tế tác động chủ thể quản lý đối tượng quản lý Trong chủ thể quản lý tổ chức cá nhân, nhà quản lý cấp đối tượng quản lý hay gọi khách thể quản lý tổ chức, cá nhân, nhà quản lý cấp dưới, tập thể, cá nhân người lao động Sự tác động mối quan hệ quản lý mang tính hai chiều thực thông qua hoạt động tổ chức, lãnh đạo, lập kế hoạch, kiểm tra điều chỉnh… • Chủ thể quản lý đối tượng quản lý cấu thành hệ thống quản lý Một kinh tế hay doanh nghiệp xem hệ thống với hai phân hệ chủ yếu: chủ thể quản lý đối tượng quản lý Trong nhiều trường hợp phân hệ coi hệ thống phức tạp 1/17 Những khái niệm quản lí hiệu lực quản lý • Quản lý kinh tế trình lựa chọn thiết kế hệ thống chức năng, nguyên tắc, phương pháp, chế, công cụ, cấu tổ chức quản lý kinh tế, đồng thời xây dựng đội ngũ cán quản lý bảo đảm nguồn lực thông tin, vật chất cho định quản lý thực thi • Mục tiêu quản lý kinh tế huy động tối đa nguồn lực, mà trước hết nguồn lực lao động sử dụng hiệu để phát triển kinh tế phục vụ lợi ích người Nội dung quản lý kinh tế Để quản lý, chủ thể quản lý phải thực nhiều loại công việc khác Những loại công việc quản lý mang tính độc lập tương đối, hình thành q trình chun mơn hố hoạt động quản lý Đó coi nhiệm vụ mà quản lý cần làm nội dung chức quản lý Phân tích chức quản lý nhằm trả lời câu hỏi: nhà quản lý phải thực cơng việc q trình quản lý, để hiểu rõ nội dung chức quản lý Hiện nay, chức quản lý thường sem sét theo hai cách tiếp cận Nếu xét theo trình quản lý nội dung quản lý hiểu là: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra Nếu theo lĩnh vực hoạt động tổ chức lĩnh vực quản lý gắn liền với hoạt động sau đây: • • • • • • Quản lý lĩnh vực Marketing Quản lý lĩnh vực nghiên cứu phát triển Quản lý sản xuất Quản lý tài Quản lý nguồn nhân lực Quản lý chất lượng - Quản lý dịch vụ hỗ trợ cho tổ chức: thông tin, pháp lý, đối ngoại… Đó nội dung theo hoạt động tổ chức Tuỳ vào lĩnh vực, quy mô địa bàn hoạt đông, tổ chức cịn tồn chức khác Như khẳng định từ đầu, chuyên đề tìm hiểu nội dung quản lý theo trình quản lý với nhiệm vụ bản, chung nhà quản lý, không phân biệt cấp bậc, ngành nghề, quy mô lớn nhỏ tổ chức môi trường xã hội Dĩ nhiên phổ biến khơng có nghĩa đồng mà vận dụng sử dụng phương thức tác động khác làm nên tính đa dạng, mn hình vạn trạng cho quản lý tạo nên khác biệt tổ chức 2/17 Những khái niệm quản lí hiệu lực quản lý Lập kế hoạch: Đây nội dung quan trọng nhất, chức quản lý Không phải ngẫu nhiên mà nhà quản lý, lý thuyết khoa học quản lý khẳng định vây góc độ gia định, lập kế hoạch loại gia định đặc thù để xác định tương lai cụ thể mà nhà quản lý mong muốn cho tổ chức họ Chúng ta hình dung lập kế hoạch dịng sơng nội dung khác quản lý nhánh phụ từ dịng sơng chảy Vì lẽ lập kế hoạch chức khởi đầu quan trọng nhà quản lý Lập kế hoạch cơng việc phức tạp, có bắt đầu kết thúc rõ ràng Lập kế hoạch q trình tiếp diễn phản ánh thích ứng với biến động diễn môi trường tổ chức Trên ý nghĩa này, lập kế hoạch coi q trình thích ứng với không chắn việc xác định phương án hành động để đạt mục tiêu cụ thể tổ chức, yếu tố không chắn có ngng gốc đa dạng Loại yếu tố khơng chắn thứ gọi không chắn trạng thái Chúng liên quan đến môi trường dự đốn Loại thứ hai khơng chắn ảnh hưởng, tức ảnh hưởng biến đổi môi trường lường trước lượng hố xác Một loại yếu tố khác không chắn không chắn hiệu Tức trước vấn đề gặp phải tổ chức đưa giải pháp, phản ứng lựa chọn hậu đến đâu Tóm lại, lập kế hoạch trình xác định mục tiêu lựa chọn phương thức giải pháp để đạt mục tiêu Nếu khơng có kế hoạch, nhà quản lý khơng biết tổ chức va khai thác người nguồn lực khác tổ chức hiệu quả, trí khơng có ý tưởng rõ ràng họ cần tổ chức khai thác Khơng có kế hoạch, nhà quản lý nhân viên họ làm việc khơng có định hướng, dần hội để đạt mục tiêu mình, khơng biết đâu họ phải làm lúc việc kiểm tra tổ chức phức tạp khơng có hệ tiêu chuẩn để so sánh Ngoài thực tế, kế hoạch tồi, xây dựng tốt mà không thực đến nơi đến chốn ảnh hưởng xấu đến tương lai toàn tổ chức Để hiểu rõ thêm trình kế hoạch loại kế hoạch thường dùng tổ chức, đặc biệt doanh nghiệp Chúng ta xem xét nội dung sau: Quá trình kế hoạch Một quy trình chung cho kế hoạch thực cần thiết Nó tổng qt hố từ nhiều loại kế hoạch khác tổ chức quản lý Các lý thuyết khoa học quản lý thống quy trình sau: 3/17 Những khái niệm quản lí hiệu lực quản lý Khẳng định sứ mệnh: Như công việc lập kế hoach Là khẳng định sứ mênh Đây việc làm cần thiết với nhà quản lý họ phải đưa quan điểm hệ tư tưởng xuyên xuốt hoạt động tổ chức Những mục tiêu định tính dài hạn mà tổ chức hướng tới Việc làm nhằm mục đích hướng phận, phân hệ tổ chức hoạt động mục tiêu chung quán với mục tiêu tối cao tổ chức Qua khiến cá nhân nhóm làm việc gắn với ý niệm tổ chức để họ hiểu việc làm họ, kế hoạch mà họ tham gia hướng tới họ có trách nhiệm với mục tiêu Từ tạo tính thống xuyên suốt trình kế hoạch Nghiên cứu dự báo Đây công việc tiến hành chuyên gia nhà quản lý trực tiếp làm họ cần thu thập thông tin bên bên tổ chức để xem tổ chức đối mặt với cần phải làm làm gì? cơng việc khó khăn phức tạp bước đệm để kế hoạch xây dựng với số cụ thể nghiên cứu dự báo thiếu xác có nghĩa kế hoạch đổ vỡ hình dung việc dự báo thời tiết đưa thơng tin sai lệch rằng: biển lặng gío nhẹ tầu khơi hứng chịu bão táp Tất nhiên lập kế hoạch tính khách quan vốn có cịn mang tính chủ quan, dừng chuyển hướng, cân đối lại hậu chẳng tốt đẹp việc nghiên cứu dự báo phải tạo sở thông tin cho xác định mục tiêu tổ chức thực kế hoạch Trong nhiệm vụ cần phải xác định nghiên cứu dự báo gì? Các thơng tin có thơng tin nguy hội tổ chức, từ rút giải pháp giảm bớt đe doạ đồng thời phát huy tận dụng hội điểm mạnh bên Một nguyên tắc chung đưa tận dụng hội hạn chế rủi ro Xác định mục tiêu: Sau có thơng tin từ nghiên cứu dự báo, việc xác định mục tiêu tiến hành Tức xác định kết cuối mà tổ chức mong muốn đạt tới Nó 4/17 Những khái niệm quản lí hiệu lực quản lý tạo sở cần phải có có tổ chức Một mục tiêu coi đắn đảm bảo yêu cầu sau: + Phải cụ thể: • Nói vấn đề • Giới hạn thời gian • Kết lượng hố + Phải linh hoạt: Đáp ứng biến động môi trường + Có tính định lượng: Thể số tính tốn cân đối kỹ lưỡng + Tính khả thi: Những mục tiêu đưa tổ chức đảm bảo tính thực + Tính qn: Giữa phận, cấp mục tiêu khó qn, thực tế khơng tránh khỏi điều quan trọng giảm thiểu tác động xấu, mục tiêu đề chấp nhận coi hợp lý Khi xác nhận mục tiêu cần phải xem xét mối tương quan yếu tố sau: • Chủ sở hữu: Họ quan tâm tới giá trị gia tăng lợi nhuận • Công nhân viên: Họ quan tâm tới tăng thu nhập, đảm bảo việc làm chăm sóc phúc lợi • Khách hàng: Địi hỏi tiêu chuẩn cho sản phẩm dịch vụ chất lượng, giá cả, dịch vụ kèm Một xu hướng nhu cầu, đòi hỏi khách hàng cao theo phát triển tri thức,khoa học, hiểu biết sống họ công nghệ cần phải đời để phục vụ điều • Xã hội: Nhìn chung cần đến yếu tố môi trường sinh thái, giá trị xã hội phải đảm bảo Vì việc đề mục tiêu phần quy trình xác định, thiết lập tương quan lực lượng tổ chức với yếu tố bên ngồi Bản chất q trình xác định mục tiêu phân tích lựa chọn mục tiêu riêng ưu tiên cho giai đoạn phát triển Xây dựng phương án Trên sở mục tiêu xác định, phương án giải xây dựng Tìm phương thức thực mục tiêu, giải pháp công cụ cho thực mục tiêu 5/17 Những khái niệm quản lí hiệu lực quản lý Các giải phấp đưa mô hình lý thuyết, tri thức kinh nghiệm từ kế hoạch tương tự mà tổ chức làm làm, ý kiến chuyên gia nhà khoa học để xây dựn sáng tạo phương án có kế hoạch Thực tế đứng trước vấn đề có nhiều phương án giải khác Nhà quản lý cần phải biết lựa chọn lấy phương án cho khả quan để so sánh đánh giá Thơng thường nên có ba phương án để lựa chọn, nhiều hay khơng tốt Nhiều phương án dẫn tới khó định, chồng chéo hợp khó đưa phương án ưu việt Trong phương án dẫn tới thiếu thơng tin Trong cơng việc địi hỏi người lập có đủ lực kinh nghiệp lĩnh để mạo hiểm đưa phương án coi Các phương án đưa phải sở đầy đủ thông tin kịp thời xác Phân tích lựa chọn phương án Để phân tích đến lựa chọn phương án tốt đòi hỏi nhà quản lý phải xây dựng đưọc hệ thống tiêu làm lựa chọn Những tiêu số liệu tính tốn khoa học với kinh nghiệm thử nghiệm Những tiêu yếu tố môi trường kinh doanh yếu tố mơi trường tổ chức, mục đích, mục tiêu tổ chức Dựa tiêu chuẩn thống phương án đưa ra đướco sánh đánh giá phương diện tính khả thi, tính hiệu quả, sức cạnh tranh, chi phí, doanh thu, lợi nhuận, thị phần, quy mô nguồn lực… Phương án tối ưu lựa chọn phương án thoả mãn tất yếu tố nói mà thường phương án thoả mãn nhiều yếu tố Thể chế hố kế hoạch Từ phương án tối ưu lựa chọn nhà quản lý đưa vào thực tế thơng qua thể chế hố Thực chất làm pháp lý hoá văn pháp quy để đảm bảo tính thực Qúa trình kế hoạch vào thực tế không tránh khỏi phản ứng bất lợi để đảm bảo việc thực thơng suất phải đảm bảo cơng cụ pháp lý Thường chủ thể lựa chọn phương án tối ưu chủ thể định thể chế hoá kế hoạch đồng Nhưng trường hợp có khác đơi phương án thể chế hoá phương án lựa chọn đưa khác Điều phụ thuộc vào yếu tố chủ quan người quản lý Các loại hình kế hoạch doanh nghiệp Để thực công việc quản lý mình, doanh nghiệp cần nhiều kế hoạch hình thức khác Theo hình thức thể doanh nghiệp thường có loại hình doanh nghiệp sau: 6/17 Những khái niệm quản lí hiệu lực quản lý Kế hoạch chiến lược Đây loại kế hoạch dài hạn tổ chức mang nội dung sau: + Quan điểm đường lối, chức nghiệp vụ tổ chức + Mục tiêu, mục đích tổ chức + Các giải pháp, cơng cụ để thực mục tiêu Với kế hoạch thường định nhà quản lý, lãmh đạo cấp cao Chính sách Chính sách hướng dẫn quy định tư hành động định hoạt động Một sách đưa để giải vấn đề cụ thể, thể giải pháp cơng cụ định loại kế hoạch sử dụng thường xuyên Một sách thường mang đặc điểm sau: + Thể hệ thống giá trị quan điểm tổ chức Chính sách lương cao, sách tuyển dụng… nhiều sách đặc trưng doanh nghiệp + Các sách có tự sáng tạo, phạm vi tự sáng tạo tuỳ thuộc vào cấp độ, chức vụ quản lý, lực nhà quản lý cảm nhận thức đối tượng quản lý + Một sách đưa để giải vấn đề, để mang tính chất thường xuyên, lặp lặp lại Nhằm đảm bảo thống thực hiện, tiết kiệm thời gian công sức để tập chung vào nguồn lực, tìm giải pháp thực cho vấn dề thường xuyên xuất hiện, tập trung sức lực giải vấn đề lần đầu xuất phức tạp khó khăn Trên đặc điểm ta thấy sách tốt nhất, hiệu giải nhiều vấn đề cho doanh nghiệp cần phải tập trung xây dựng sách đặc trưng cho tổ chức Thủ tục Là loại sách xây dựng lần sử dụng nhiều lần Thủ tục đề cách xác chi tiết chuỗi hành động cần làm theo trình tự cụ thể thời gian cấp bậc quản lý để đạt mục tiêu cụ thể Chính có tính quy tắc nên thủ tục khơng có phạm vi sáng tạo cho nhà quản lý Quy tắc 7/17 Những khái niệm quản lí hiệu lực quản lý Cũng giống thủ tục quy tắc hàm chứa nội dung với điều làm không làm Nhưng khác biệt quy tắc thủ tục quy tấc khơng quy định trình tự cơng việc theo thời gian thủ tục.Có thể coi thủ tục dịng chuỗi quy tắc có quy tắc khơng nằm thủ tục Ví dụ doanh nghiệp đặt quy tắc phát lương vào ngày thứ hai tuần tháng, điều khơng nằm thủ tục Chương trình Đó số sách, thủ tục, quy tắc nhiệm vụ giao Các bước tiến hành, thủ tục huy độngnhằm thực mục tiêu quan trọng mang tính đốc lập tương đơí Một đặc điểm mục tiêu chương trình mang tính độc lập tương đối mục tiêu ưu tiên Những mục tiêu chịu trách nhiệm phận đòi hỏi phối hợp nhiều phận khác Để thực mục tiêu chương trình địi hỏi huy động nguồn lực lớn xác định phân bố cụ thể: Ai người quản lý, phối hợp, ngân sách giới hạn thời gian thực thi Một chương tình lớn bao gồm nhiều chương trình nhỏ, hỗ trợ chương trình mục tiêu sở để hình thành phương thức quản lý có hiệu cao gọi quản lý theo chương trình mục tiêu Phương pháp quản lý phát triển rộng rãi doanh nghiệp phát huy tính sáng tạo chủ động cấp Ngân quỹ Là loại hình kế hoạch lập với nội dung ngân sách nội dung phi tiền tệ như: lao động bất động sản…nhưng số hoá cụ thể Có nhiều loại hình ngân sách khác nhau, tìm hiểu số loại ngân quỹ mà doanh nghiệp thường phải sử dụng • Ngân quỹ tài chính: Nêu cụ thể số tiền mà tổ chức dự định chi tiêu cho năm ngân sách giai đoạn cụ thể lấy từ nguồn cụ thể Ngân quỹ tài bao gồm: + Bảng kê khai thu nhập dự kiến + Bảng kê khai lưu lượng tiền mặt + Bảng cân đối • Ngân quỹ hoạt động: Chỉ giá trị tiền cho hàng hoá dịch vụ mà tổ chức dự kiến sử dụng năm ngân sách Những ngân quỹ bao gồm: 8/17 Những khái niệm quản lí hiệu lực quản lý + Ngân quỹ doanh thu: Dự đoán lượng hàng bán tương lai + Ngân quỹ chi phí: Liệt kê hoạt động đơn vị lượng tiền phân chia cho hoạt động + Ngân quỹ tiền mặt: Xác định lượng tiền mặt để chi tiêu cho hoạt động cụ thể + Ngân quỹ đầu tư xây dựng bản: Thường lớn phục vu cho nhu cầu phát triển lâu dài Trong loại ngân quỹ khó xác định nhát ngân quỹ doanh thu phụ thuộc vào giá thị trường, yếu tố biến động Trên loại hình kế hoạch thơng dụng tong tổ chức, doanh nghiệp Các kế hoạch mang tính độc lập tương đối, độc lập xây dựng để thực mục tiêu riêng biệt lại hướng tới mục tiêu tối đa tổ chức nhiều loại kế hoạch đưa chủ thể quản lý độc lập tương đối Trong trình triển khai cần có phối hợp nhịp nhàng, đồng điệu kế hoạch để giảm thiểu ảnh hưởng tiêu cực từ mâu thuẫn mục tiêu kế hoạch Tổ chức “Tổ chức hoạt động quản lý mang tính chun mơn hố nhằm thiết lập hệ thống vị trí, chức cá nhân, phận cho cá nhân phận phối hợp với thực mục tiêu hiệu nhất” Giáo trình Khoa học quản lý- Tập 2- NXB KHKT-2001 Đây chức thứ hai nhà quản lý sau chức lập kế hoạch, bao gồm hoạt động: + Phân tích chiến lược, mục tiêu chiến lược tổ chức phân chia hoạt động tổ chức thành loại hoạt động chun mơn hố Từ chia tổ chức thành phận để thực hoạt động nói + Xác lập vị trí cá nhân mối quan hệ họ tức xác lập chế làm việc, hình thành cấu máy đảm bảo nhân lực cho hoạt động Việc tổ chức nhà lãnh đạo, quản lý định phải dựa sở khoa học, thuộc tính nguyên tắc riêng có tổ chức Các thuộc tính tổ chức 9/17 Những khái niệm quản lí hiệu lực quản lý Tìm hiểu nội dung giúp nhà quản lý trả lời câu hỏi:Công tác tổ chức phải nào, mang yếu tố gì? Chun mơn hố theo chiều ngang Đó phân chia phối hợp hoạt động nhằm thiết lập phòng ban , phận, khâu quản lý tổ chức Cơ sở để tiến hành phân chia là: + Phân chia theo lĩnh vực hoạt động, có chức quản lý theo kĩ thuật + Theo chức quản lý, theo sản phẩm, khách hàng thị trường + Cũng phân chia sở hợp nhóm hoạt động có mối quan hệ gần gũi Việc chuyên mơn hố theo chiều ngang hình thành nên hệ phận tổ chức tương đối độc lập nhau, phân hệ, phận chịu trách nhiệm quản lý lĩnh vực, sản phẩm chủ yếu mảng thị trường, khách hàng chủ yếu thị trường, doanh nghiệp Chun mơn hố theo chiều dọc Đó xác định phân chia quyền hạn nhiệm vụ thức cho cấp quản lý từ xuống tổ chức Kết thu cấu với thủ trưởng cấp cao Khơng có tồn cấp quản lý ngang hàng với Chính điều tạo thống tổ chức, vị trí, chức nhiệm vụ, trách nhiệm quyền lợi với người cụ thể xác định Tạo dực kênh thông tin theo chiều dọc rõ ràng thống Ai kiểm tra ai? Ai người báo cáo… xác định cụ thể rõ ràng Các định đưa tổ chức thực có hiệu lực mạnh Với doanh nghiệp có quy mơ lớn chun mơn hố theo chiều dọc cần thiết nhằm đảm bảo thông suốt thông tin hai chiều, nhiên dễ dẫn đến quân chủ, tập quyền bảo thủ Một xu hướng chung nhà quản lý ln khơng muốn chia bớt quyền khả bao quát, kiểm sốt có hạn cần phải phân cấp, chun mơn hố theo chiều ngang dọc cần có liên hệ phối hợp lẫn Quyền hạn mối quan hệ quyền hạn tổ chức 10/17 Những khái niệm quản lí hiệu lực quản lý Theo khoa học quản lý quyền hạn quyền tự chủ trình định đòi hỏi tuân thủ thi hành định gắn liền với vị trí, chức vụ quản lý định cấu tổ chức Trong tổ chức, với cấp quản lý,quyền hạn là: • Quyền hạn trực tuyến: Cho phép cấp định trực tiếp với cấp • Quyền hạn tham mưu: Là quyền tham gia ý kiến, tư vấn, hỗ trợ cố vấn không định Với quyền hạn người quản lý điều tra, khảo sát , nghiên cứu , phân tích đưa ý kiến tư vấn cho nhà lý trực tuyến • Quyền hạn chức :Là quyền đảm bảo trao cho chức định kiểm soát hoạt động định hoạt động quản lý khác Với quyền hạn phạm vi chức chun mơn cần giớii hạn khuôn khổ chức chuyên môn cần rõ uỷ quyền để xác định rõ ràng chức họ Trong tổ chức loại quyền hạn , mức độ quyền hạn đương nhiên có quan hệ với Sự liên kết phức tạp định tính phân loại sau: - Tâp quyền: Là tập trung quyền lực vào cấp cao nhất, định chủ thể đưa • Phân quyền: Đó nhà quản lý cấp cao chấp nhận trao bớt quyền cho cấp khác tổ chức đựơc định định Mức độ phân chia quyền tổ chức thể qua độc lập người quản lý cấp việc định, họ không cần thông qua cấp phận chức khác định có hiệu lực thi hành cao, ảnh hưởng mạnh Nó cịn thể qua việc cấp quyền định quan trọng đặc biệt lĩnh vực quan trọng như: nhân sự, tài Trên thực tế để mở rộng phân quyền mà đảm bảo tính thống tổ chức, người ta sử dụng chế độ tham gia.ỏ cấp tham gia với tư cách nhà phân tích chun mơn tác động đến định, tham gia vào tổ chức thực định đồng thời chịu trách nhiệm, uỷ quyền Sự phối hợp Phối hợp phận tổ chức trình liên kết hoạt động người, phân hệ hệ thống riêng lẻ nhằm thực nhiệm vụ tổ chức Bản chất xây dựng củng cố quan hệ thông tin, quan hệ truyền thông Mục tiêu phối hợp đạt thống hoạt động phận bên trong, bên tổ chức.Trong cấu tổ chức dễ xảy mâu thuẫn chun mơn hố tổng hợp hố, mâu thuẫn cân đối kế hoạch toàn tổ chức với kế hoạch phận cá nhân, hoạc cân đối mặt cấu tổ chức, quan điểm tư 11/17 Những khái niệm quản lí hiệu lực quản lý tưởng, cân đối hoạc bế tẵc thơng tin hoạc lợi ích vấn đề thường xuyên, xảy mâu thuẫn Vì công tác phối hợp cần thiết Cần phải xây dựng kênh thông tin, ngang dọc, lên xuống phải đảm bảo thơng suốt thơng tin Duy trì mối liên hệ công việc phận phận, mối liên hệ tổ chức với môi trường ngồi Tầm kiểm sốt Tầm kiểm sốt số lượng phận cá nhân mà nhà quản lý cố thể quản lý trực tiếp có hiệu qủa Xét thực chất khả nhà quản lý quản lý Từ khái niệm tầm kiểm sốt có giới hạn dễ thay đổi khó xác định yếu tố ảnh hưởng đến quy mơ tầm kiểm sốt Thường cơng việc phức tạp cần phối hợp cao thiết kế tầm kiểm sốt hẹp ngược lại Bên cạnh lực nhà quản lý, thạo việc cấp dưói, hệ thống thơng tin ảnh hưởng mạnh đến tầm kiểm sốt Nói đến tầm kiểm sốt xét chiều rộng quản lý tỷ lệ nghịch với chiều dọc tức quản lý xét theo cấp Muốn cho đối tượng quản lý làm nhiều việc phải trao cho họ nhiều quyền tầm kiểm sốt cơng ty đa quốc gia họ sử dụng kế hoạch, sách xây dựng chặt chẽ, tính cụ thể hố cao tầm kiểm soát rộng hiệu Các nguyên tắc thiết kế tổ chức • Nguyên tắc xác định theo chức năng: Phân chia tổ chức thành chức theo lĩnh vực hoạt động sau nhiệm vụ gắn liền với chức xác định công việc hoạt động • Nguyên tắc giao quyền: Theo nguyên tắc xác định chức nhiệm vụ nhiệm vụ cơng việc có đảm bảo quyền hạn: Quyền định, quyền sử dụng phân bổ nhóm nguồn lực, quyền thưởng phạt, kiểm tra kiểm sốt nhân viên - Ngun tắc bậc thang: Nguyên tắc thể phân chia cấp phải đơi với quyền hạn Cấp cao quyền nhiều, phậm vi ảnh hưởng lớn ngược lại Phải đảm bảo cấp phải có quyền tương xứng • Nguyên tắc thống mệnh lệnh tức cấp phải phục tùng cấp tơn trọng quy trình định thi hành theo - Nguyên tắc đồng bộ: Tức đảm bảo có quyền có cấp đến đâu chịu trách nhiệm tới khơng chồng chéo, tuỳ tiện dẫn đến choán quyền 12/17 Những khái niệm quản lí hiệu lực quản lý Trên năm nguyên tắc cảu nội dung tổ chức, no đảm bảo cho tổ chức xây dựng cấu chặt chẽ rõ ràng gọn gàng hiệu Lãnh đạo “Lãnh đạo hoạt động quản lý mang tính định hướng chiến lược phát triển tổ chức mơ hình cấu tổ chức, nhân tổ chức” Giáo trình Khoa học quản lý- Tập 2- NXB KHKT-2001 Đó trình tác động lên người theo hướng đạt mục tiêu tổ chức, tác động khuyến khích động viên, kỷ luật, thưởng phạt, đề bạt… Với tư cách chức quản lý lãnh đạo trình tác động tới người để đạt tuân thủ người chủ thẻe lãnh đạo, làm cho họ tự nguyện nhiệt tình phấn đấu để đạt mục tiêu chung tổ chức Chức lãnh đạo trình gây ảnh hưởng dẫn dắt hành vi người tổ chức thực mục tiêu chung đặt kế hoạch Nội dung lãnh đạo • Xác định động làm việc người, họ hành động gì, tổng hợp động phải tìm động chủ yếu tác động vào tạo hứng thú ý thức làm việc • Xây dựng phương pháp lãnh đạo ứng với động làm việc đó: phương pháp kinh tế, pháp quyền, phương pháp tâm lý giáo dục • Trên sở phương pháp lãnh đạo định hình, tiến hành thành lập quản lý nhóm làm việc đồng thời phối hợp họ làm phức hợp hiệu làm việc • Trong q trình phối hợp nhóm làm việc phải đồng thời giải xung đột, mâu thuẫn lợi ích… • Để đảm bảo q trình thực củng cố quyền uy nhà quản lý phải biết giành quyền lực gây ảnh hưởng • Và cuối để lãnh đạo tốt nhà quản lý cần mở rộng mơí quan hệ đối ngoại thông qua hoạt động đàm phán, giao tiếp, hội nghị… Tính chất lãnh đạo - Trước hết lãnh đạo chức cần thiết tất yếu nhà quản lý từ cấp cao đến cáap thấp 13/17 Những khái niệm quản lí hiệu lực quản lý - Là chức thứ ba q trình quản lý lãnh đạo có tác dụng khởi động tổ chức vận hành tổ chức với người khác nhau, nhóm làm việc khác nhằm hướng tổ chức tới mục tiêu - Lãnh đạo phải tơn trọng ngun tắc tự nguyện nhiệt tình, người lao động cần quan tâm tới người mục đích cá nhân họ tình cảm họ Căn để tiến hành lãnh đạo Điều quan trọng phải hiệu động động lực làm việc người thông qua lý thuyết động người Điều địi hỏi nhà quản lý phải có kiến thức quy luật tâm lý người Từ tạo nhiều điều kiện làm xuất động cơ, trì động làm việc tạo thoả mãn cho người khiến họ làm việc tích cực Nhà quản lý cần tìm hiểu lý thuyết động lực, lý thuyết nhu cầu để nhận biết nhu cầu họ cơng việc tìm mối liên hệ với động làm việc nhằm đưa biện pháp tác động tương ứng Tiếp theo để lãnh đạo nhà quản lý phải có quyền lực thực tế Cụ thể quyền định, quyền phân bố định đoạt nguồn lực, quyền thưởng phạt, quyền kiểm tra Trên thực tế quyền lực thực tế có có quyền lực thức từ vị trí vừa có ảnh hưởng từ cá nhân Nguồn lực người đa dạng cần hiểu đâu điểm mạnh, đâu điểm yếu người khác để cư xử hợp lý Nhiệm vụ nhà quản lý xây dựng sử dụng quyền lực hiệu Kiểm tra “Kiểm tra tổng hợp hoạt động xem xét theo dõi, đo lường, đánh giá, chấn chỉnh nhằm đảm bảo cho mục tiêu kế hoạch tổ chức hoàn thành có kết cao” Giáo trình Khoa học quản lý- Tập 2- NXB KHKT-2001 Đó chức tất yếu nhà quản lý, cấp quản lý từ cao cấp chuyên môn, kiểm tra thực tất trình quản lý Chức kiểm tra cần nhiều kỹ cơng nghệ liên quan tới người, chức khó thực chịu nhiều áp lực bng lỏng kế hoạch dễ bị lệch lạc sai lệch Do kiểm tra địi hỏi phải thực hiên xun suốt q trình hoạt động kết hoạt động Để hiểu rõ nội dung kiểm tra ta tìm hiểu nội dung sau: 14/17 Những khái niệm quản lí hiệu lực quản lý Bản chất kiểm tra: Bản chất kiểm tra xây dựng mối liên hệ ngược kênh thơng tin phản hồi đảm bảo suốt q trình hoạt động tổ chức Có thể mơ tả bước kiểm tra quan mơ hình sau: Như xuất phát từ kết thực tế đo lường xem xét, sau so sánh với tiêu chuẩn kiểm tra, đưa đánh giá nhận định tìm sai lệch Khơng dừng lại nhà quản lý cần tìm hiểu ngun nhân sai lệch, từ xây dựng chương trình điều chỉnh với giải pháp hệ thống cơng cụ xác, cần đưa chương trình điều chỉnh vào thực để hướng tới kết quản mong muốn kế hoạch, đảm bảo kế hoạch thực hoá Tuy nhiên kiểm tra thực có kết thực tế dẫn tới hạn chế dễ làm chậm tiến độ, với sai lầm phát muộn khắc phục mà để lại kinh nghiệm đắt giá cho trình sau Do kiểm tra theo quy trình có độ trễ thời gian Để khắc phục điều nhà quản lý coi kiểm tra trình xây dựng hệ thống thơng tin phản hồi xun suốt kế hoạch, tức kiểm tra thực từ đầu vào trình sản xuất trước để có đầu mong muốn đương nhiên đầu lại kết kiểm tra mục tiêu kiểm tra Các nguyên tắc kiểm tra Để công tác kiểm tra đạt hiệu cần phải phù hợp với nguyên tắc chung Đó nguyên lý mà tổ chức cần phải tuân theo Nguyên tắc kiểm tra có trọng điểm Phải xác định khu vực hoạt động thiết yếu, điểm kiểm tra thiết yếu 15/17 Những khái niệm quản lí hiệu lực quản lý Khu vực kiểm tra thiết yếu phận, phân hệ có hoạt động ảnh hưởng quan trọng tới chức cấu tổ chức Điểm kiểm tra thiết yếu điểm đặc biệt mà việc thu thập thông tin phản hồi định phải thực Nếu sai lệch điểm không điều chỉnh kịp thời ảnh hưởng lớn tới kết tổ chức Để xác định điểm kiểm tra thiết yếu cần phải biết điểm phản ánh rõ mục tiêu tổ chức, ngành phản ánh tình trạng khơng đạt mục tiêu, điểm mà đo lường tốt sai lệch, điểm mà nhà quản lý biết rõ hậu xấu thuộc ai, tiêu chuẩn kiểm tra tốn mà phản ánh thông tin cần thiết Kiểm tra cần đảm bảo tính hệ thống Ngun tắc địi hỏi: Cần xác định rõ khu vực, điểm kiểm tra thiết yếu mặt khác ý khu vực khác, điểm khác mối quan hệ nội chúng để tìm ngun nhân sâu xa có biện pháp điều chỉnh đồng bộ, triệt để toàn diện Bên cạnh thân hệ thống kiểm tra phải đồng bộ, có chủ thể kiểm tra, phương tiện kiểm tra hợp lý Phải có phương pháp kiểm tra xác khoa học Kiểm tra thực theo kế hoạch xuất phát từ kế hoạch chiến lược Xuất phát từ kế hoạch chiến lược ta phải có bước kiểm tra chiến lược Có thể tiến hành từ bước đầu quy trình quản lý chiến lược nghiên cứu dự báo Sở dĩ chiến lược ln biến đổi đặc biệt người, giải pháp, cấu… môi trường biến đổi Kiểm tra phải gắn liền với kế hoạch tác nghiệp, kế hoạch để giải vấn đề lặp lại, chương trình dự án để giải mục tiêu trọng điểm Cần phải kiểm tra tính hợp lý, biến đổi cấu công tác thực Cuối kiểm tra quản lý tức kiểm tra đối tượng nhà quản lý, công nhân viên đặc biệt, phần tử bị coi có vấn đề, điểm sáng cần giám sát Nguyên tắc địa điểm kiểm tra Chúng ta ngồi chỗ loanh quanh mà biết hết tổ chức, phải thiết kế hệ thống kiểm tra bố trí kết hợp kiểm tra chỗ kiểm tra từ xa Ngày công việc hỗ trợ triệt để hệ thống thông tin đại Kiểm tra cần phù hợp văn hoá, người tổ chức 16/17 Những khái niệm quản lí hiệu lực quản lý Tức tiến hành kiểm tra cần xem xét vấn đề kiểm tra có mối liên hệ với vấn đề sau: + Đặc điểm mục tiêu tổ chức + Trình độ nhân viên tổ chức + Bầu không khia tổ chức, tâm lý chung người + Mối quan hệ tổ chức với tổ chức khác Việc quan tâm đến vấn đề để tránh gây phản cản, không dễ gây tâm lý chống đối Nguyên tắc số lượng nhỏ nguyên nhân Trước vấn đề kết xảy lẽ đương nhiên có nhiều ngun nhân với nguồn lực hạn chế tác động vào ngun nhân đó, đơi điều thừa Vì lẽ cần tập chung vào số nguyên nhân có ảnh hưởng mạnh dễ tác động Mặt khác nguyên nhân đưa lại nhiều két cần xem xét mối quan hệ nhân xem xét mối quan hệ nguyên nhân với Nguyên tắc linh hoạt, xác, khách quan cơng khai Theo ngun tắc việc kiểm tra cần đảm bảo cá nguyên tắc sau: Linh hoạt nghĩa nội dung kiểm tra cần biến đổi thích ứng với biến đổi tổ chức Và biến đổi nội dung tất yếu địi hỏi thay đổi hợp lý mặt hình thức kiểm tra Khách quan đòi hỏi kiểm tra phải sở phản ánh thông tin kịp thời xác, thực tế Kiểm tra phải có phải có sở khoa hoạ tức tuân thủ hững nguyên lý, quy luật Thời điểm kiểm tra, tần số kiểm tra cần điều chỉnh hợp lý Công khai nội dung kiểm tra đối tượng kiểm tra Điều phải thông báo rộng rãi để người giám sát kết kiểm tra Như vây tìm hiểu qua nội dung khái niệm quản lý kinh tế với bốn chức nó: Lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra Nắm vững nội dung sở để tìm hiểu nội dung 17/17 ... trạng cho quản lý tạo nên khác biệt tổ chức 2/17 Những khái niệm quản lí hiệu lực quản lý Lập kế hoạch: Đây nội dung quan trọng nhất, chức quản lý Không phải ngẫu nhiên mà nhà quản lý, lý thuyết... vực Marketing Quản lý lĩnh vực nghiên cứu phát triển Quản lý sản xuất Quản lý tài Quản lý nguồn nhân lực Quản lý chất lượng - Quản lý dịch vụ hỗ trợ cho tổ chức: thông tin, pháp lý, đối ngoại…... mà quản lý cần làm nội dung chức quản lý Phân tích chức quản lý nhằm trả lời câu hỏi: nhà quản lý phải thực cơng việc q trình quản lý, để hiểu rõ nội dung chức quản lý Hiện nay, chức quản lý