Đang tải... (xem toàn văn)
BÀI TẬP LỚN HỌC PHẦN PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG CÁ NHÂN 2 – EG41 Đề bài Vấn đề là gì? Nêu quy trình và cách thức giải quyết vấn đề (Lấy 1 ví dụ minh hoạ để làm rõ quy trình trên) Trả lời A MỞ ĐẦU Chúng ta đều.
BÀI TẬP LỚN HỌC PHẦN PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG CÁ NHÂN – EG41 Đề : Vấn đề gì? Nêu quy trình cách thức giải vấn đề (Lấy ví dụ minh hoạ để làm rõ quy trình trên) Trả lời : A MỞ ĐẦU Chúng ta biết vấn đề thử thách, tình xảy hàng ngày, hàng công việc sống, chúng phát sinh bất ngờ không tuân thủ theo quy tắc nào, nên dù bạn có kiến thức rộng, bạn lúng túng trước điều bất ngờ bạn khơng rèn luyện kĩ Người thành cơng người có lực nhìn nhận vấn đề hóa giải, giải chúng Việc nhìn nhận vấn đề tiến hành giải chúng giống tháo nút thắt vậy, cần phải biết nút thắt đâu trình tự tháo nút, khơng vấn đề thêm rối khó giải Để tìm hiểu rõ hơn, ta nghiên cứu chuyên đề : “Vấn đề gì? Nêu quy trình cách thức giải vấn đề(Lấy ví dụ minh hoạ để làm rõ quy trình trên).” B NỘI DUNG I VẤN ĐỀ LÀ GÌ ? Khái niệm vấn đề Theo Từ điển tiếng Việt (1998), “vấn đề cần giải việc chưa rõ ràng, khó khăn cần phải xác định rõ vấn đề khó hiểu, khó hồn thành khó giải quyết” Ở nghĩa hẹp hơn, “vấn đề việc xác định hành động cần phải thực để hoàn thành mục tiêu” Vấn đề phát sinh có sai lệch, khác biệt mong đợi xảy thực tế Điều quan trọng nhà quản lý khơng phải tìm cách lảng tránh vấn đề hay khơng chấp nhận mà biết cách đối mặt với vấn đề, hình thành phát triển kỹ để tìm kiếm, phát vấn đề giải vấn đề Phát vấn đề xác định vấn đề mà thân cá nhân tổ chức cần giải yếu tố then chốt định gần nửa thành công hoạt động người Các loại vấn đề Các vấn đề xuất tồn xã hội tự nhiên đa dạng phức tạp - Thông thường vấn đề chia thành loại: + Vấn đề sai lệch: xuất trường hợp cá nhân hay tập thể gặp phải khó khăn cần tháo gỡ biểu khơng bình thường Ví dụ: * Phịng, ban có tỉ lệ nghỉ việc nhân viên cao gấp đôi * Hệ thống dây chuyền bị hư hỏng không hoạt động * Đơn hàng bị trễ công ty điện dài ngày + Vấn đề hoàn thiện: việc cần cải thiện để đạt mục tiêu đo lường Ví dụ: * Cần phải giảm cân nặng cho thể * Giảm thiểu tỉ lệ sản phẩm lỗi * Nâng cao tỉ lệ nhân viên có trình độ đại học - Ngồi có quan điểm khác chia vấn đề thành loại: + Vấn đề trước mắt: Là vấn đề xuất trường hợp cá nhân gặp phải khó khăn cần tháo gỡ + Vấn đề dự báo: Là khó khăn dự kiến phát sinh tình tiếp tục diễn + Vấn đề suy diễn: Là giả định xảy tình hình thay đổi Trong trường hợp này, quy trình giải vấn đề gọi phát vấn đề II QUY TRÌNH VÀ CÁCH THỨC GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Đối với vấn đề đơn giản thường có giải pháp lập tức, nhiên, vấn đề phức tạp cần dành nhiều thời gian để suy xét phân tích Quy trình giải vấn đề thực chất xác định trật tự hoạt động, bước từ phát vấn đề đến giải vấn đề Do cách tiếp cận khác giải vấn đề mà có nhiều loại quy trình giải vấn đề đưa nhiều tác giả khác nhau: Giải vấn đề theo bước giải vấn đề theo bước Mặc dù có nhiều loại quy trình giải vấn đề trình bày, quy trình giải vấn đề bao gồm nội dung từ nhận diện vấn đề đến nhận biết nguyên nhân, tìm cách giải quyết, lựa chọn cách giải thực Vì khái qt hóa nội dung quy trình giải vấn đề thông qua hoạt động sau: Bước Phát vấn đề cần giải Đây bước quan trọng, định tới tất bước lại Mỗi vấn đề biểu khoảng cách mong muốn thực việc giải vấn đề, chất, việc đưa thực giải pháp để lấp đầy khoảng cách Trước đề giải pháp để giải vấn đề, cần nhận diện kỹ vấn đề để tìm cách giải cho phù hợp Nhiều vấn đề giống tảng băng trơi, nhìn thấy phần nổi, cịn phần chìm lớn nhiều mang đến tác động tiêu cực Có nhiều phương pháp khác để nhận diện vấn đề xác định mức độ ưu tiên cho vấn đề cần giải Sau số phương pháp chủ yếu sử dụng hoạt động quản lý: - Phương pháp 5W( What – Where – When – Who – Why ) - Phương pháp động não - Phương pháp mũ tư - Phương pháp SWOT - Phương pháp đồ tư - Phương pháp vấn đề Sau xác định vấn đề, cần phân loại vấn đề nhằm xác định thứ tự ưu tiên vấn đề vấn đề mà tổ chức gặp phải Việc xác định mức độ ưu tiên vấn đề cần giải nhà quản lý thực theo thứ tự: + Vấn đề có liên quan tới tồn tổ chức; + Vấn đề đòi hỏi khẩn cấp thời gian; + Vấn đề tạo nên bất ổn tổ chức; + Vấn đề mà kết việc giải làm tiền đề cho việc giải vấn đề khác Bước Xác định nguyên nhân vấn đề Sau lựa chọn vấn đề cần ưu tiên giải quyết, việc giải vấn đề bắt đầu việc nhận diện vấn đề xác định nguyên nhân dẫn tới vấn đề - Xác định xác ngun nhân vấn đề cần giải giữ vai trò quan trọng giải vấn đề Nhận định sai vấn đề hay xác định nguyên nhân vấn đề không chuẩn xác làm cho việc giải vấn đề không hướng Xác định vấn đề yếu tố để có giải pháp giải hợp lý, hữu hiệu - Để đánh giá vấn đề nguyên nhân làm phát sinh vấn đề cần phải có hệ thống thơng tin vấn đề Các thông tin cần đảm bảo: thơng tin phải xác, đầy đủ, kịp thời phù hợp - Có thể sử dụng phương pháp động não, phương pháp sơ đồ tư hay phương pháp biểu đồ xương cá để để phân tích nguyên nhân, phân loại nguyên nhân (nguyên nhân chính, nguyên nhân phụ) 3 Bước 3: Xây dựng phương án giải Sau nguyên nhân vấn đề xác định, cần phải xây dựng phương án có để giải vấn đề - Một nguyên nhân dẫn tới vấn đề giải nhiều cách khác Có nhiều phương án định khác Lựa chọn phương án tùy thuộc vào tính chất vấn đề cần định, thời gian mà nhà quản lý có để cân nhắc, suy nghĩ, nguồn lực huy động lực tư người định - Quá trình xây dựng phương án để giải vấn đề phải bắt đầu việc thu thập thơng tin - Có thể sử dụng phương pháp động não để đề tất các giải pháp - Phân nhóm giải pháp (chính sách, nhân lực, tài chính, …) - Sử dụng Sơ đồ tư để tóm tắt giải pháp Bước 4: Lựa chọn phương án tối ưu để giải vấn đề Trong hệ thống phương án đưa để giải nguyên nhân vấn đề, có phương án tốt phương án khác Chính vậy, cần lựa chọn phương án tối ưu giải vấn đề Cần đánh giá ưu nhược điểm phương án Để đánh giá phương án xây dựng lựa chọn phương án tối ưu tổ chức thời điểm định cần xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá phương án cụ thể Phương án coi tối ưu phương án thỏa mãn nhiều tiêu chí đặt Tổng quan có tiêu chí sau đây: - Lợi ích: Liệu giải pháp hiệu nào, mức độ mong muốn thay đổi thực giải pháp Liệu vấn đề cải thiện tới mức thực giải pháp - Nguồn lực: nguồn lực thực giải pháp cao hay thấp Các nguồn lực bao gồm: Kinh phí, nhân lực… - Thời gian: thời gian thực thi giải pháp nhanh hay chậm, cần thời gian để thực giải pháp, tác nhân gây trì hỗn - Tính khả thi: Phương án thực khơng, liệu có rào cản ngăn trở thực phương án hay không? - Rủi ro: xem xét rủi ro liên quan đến kết mong đợi, rủi ro xảy mức độ thiệt hại đo lường nào? - Khía cạnh đạo đức thực thi, liệu có vấn đề luật pháp hay vấn đề đạo đức cần xem xét không? Tùy vào cấu, nguồn lực tổ chức mức độ đặc trưng vấn đề mà cho trọng số định tiêu chí Sau tổng hợp đánh giá phương diện đó, ta cần tổng hợp vào bảng để có so sánh, đối chiếu phương án Người ta gọi bảng ma trận định Ở công đoạn này, bạn cần quy đổi đánh giá số cụ thể, phương diện cụ thể để dễ dàng phối hợp Tỉ lệ (%) Tiêu chí Tiêu chí Tiêu chí Tổng cộng Phương án Phương án A Phương án B Phương án C Phương án D Bước : Thực giải pháp Cần phải xác định lộ trình thực giải pháp tối ưu lựa chọn, bao gồm : - Xác định hoạt động bắt đầu - Xác định hoạt động - Xác định hoạt động kết thúc - Và đặc biệt phải xác định hoạt động ưu tiên Bước : Đánh giá kết Mỗi hoạt động thực cần phải đánh giá kết để điều chỉnh hoạt động cần thiết - Cần đánh giá mặt hoạt động - Và cần đánh giá tồn diện q trình giải vấn đề để thấy : + Có thực kế hoạch? + Có đáp ứng tiêu chí giải pháp? + Có đạt mục tiêu? - Rút học cho vấn đề gặp phải Nếu vấn đề chưa giải quyết, thực lại quy trình cần thiết III VÍ DỤ MINH HỌA QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Tình đặt sau : X nhân viên tuyển vào cơng ty kinh doanh có tiếng, X có năm kinh nghiệm lĩnh vực cô tuyển dụng Khi vào làm, phịng X có nhân viên cũ khác, X người sống nội tâm, khép kín, giao tiếp với đồng nghiệp Ban đầu, X lãnh đạo giao cho công việc vặt phịng như: pha trà, phơ tơ tài liệu, dọn dẹp văn phòng, chuyển tài liệu đồ sang phòng ban khác giao công việc liên quan đến chuyên môn không quan trọng, tháng trôi qua công việc vậy, X thấy nhàm chán, cịn nhân viên cũ tỵ nạnh với X cho cơng việc nhàn mà lương lại gần họ nên họ thường bàn tán khơng biết có phải X ơng cháu cha hay khơng, cịn lãnh đạo lo sợ X công ty đối thủ cài vào nên cần thêm thời gian thử thách cô không giao cho cô tài liệu quan trọng công ty Vậy X phải giải vấn đề nào? Xác định vấn đề X: Nhàm chán khơng làm cơng việc liên quan đến chuyên môn Sai lệch bao gồm : - Lãnh đạo không giao nhiệm vụ quan trọng liên quan đến chuyên môn cho X - X khép kín tiếp xúc với người - Nhân viên cũ khơng hịa đồng, tỵ nạnh với X Nguyên nhân vấn đề : - Do lãnh đạo đồng nghiệp chưa tin tưởng vào X - Do X chưa thể lực - X giao tiếp với người quan Xây dựng phương án giải : - Phương án : X tiếp tục làm công việc tại, chờ thêm thời gian thử thách lãnh đạo - Phương án 2: X làm công việc bình thường, có thời gian rảnh nói chuyện hỏi đồng nghiệp phịng xem có cần san sẻ giúp cơng việc giúp họ - Phương án : Không làm theo phân công lãnh đạo, nêu rõ quan điểm vị trí ứng tuyển vào khơng phải làm cơng việc - Phương án : Nhờ với đồng nghiệp phịng dẫn cơng việc công ty, đề xuất với sếp để san sẻ công việc chuyên môn - Phương án : Khéo léo đề xuất với lãnh đạo cho hội với công việc tuyển dụng Vạch rõ mục tiêu thời gian hồn thành cơng việc - Phương án 6: Xin chuyển sang phòng ban khác - Phương án : Xin nghỉ việc, tìm cơng ty khác - Phương án : Tổng hợp số phương án 4 Xác định phương án tối ưu : Lựa chọn phương án phương án tối ưu, phương án có ưu nhược điểm, kết hợp vài phương án lại tăng ưu điểm hạn chế khuyết điểm Thực phương án tối ưu : - Khéo léo đề xuất với lãnh đạo cho hội với cơng việc tuyển dụng Vạch rõ mục tiêu thời gian hoàn thành cơng việc - Cởi mở nói chuyện, hỏi han, hịa đồng với đồng nghiệp phịng ,xem có cần hỗ trợ giúp họ - Nhờ đồng nghiệp dẫn cho công việc thường gặp cụ thể công ty Đánh giá kết quả: - Kết từ việc khéo léo đề xuất với lãnh đạo cho thử sức cơng việc - Kết từ việc cởi mở giao tiếp với đồng nghiệp nhờ đồng nghiệp tham mưu công việc C KẾT LUẬN Vấn đề tình phát sinh hàng ngày sống công việc Vấn đề đơi đơn giản có vấn đề phức tạp, cần đoàn kết nhiều người để giải Khi gặp vấn đề, chủ động tìm hiểu giải Muốn giải vấn đề, tuân thủ bước hướng dẫn để việc giải vấn đề triệt để, không nên trốn tránh để ngày trở lên phức tạp khó tháo gỡ Giống Niels Bohr nói : “Mọi khó khăn sâu sắc mang sẵn giải pháp Nó buộc phải thay đổi suy nghĩ để tìm ra.” ... cần giải Sau số phương pháp chủ yếu sử dụng hoạt động quản lý: - Phương pháp 5W( What – Where – When – Who – Why ) - Phương pháp động não - Phương pháp mũ tư - Phương pháp SWOT - Phương pháp đồ... kỹ vấn đề để tìm cách giải cho phù hợp Nhiều vấn đề giống tảng băng trôi, nhìn thấy phần nổi, cịn phần chìm lớn nhiều mang đến tác động tiêu cực Có nhiều phương pháp khác để nhận diện vấn đề xác... phức tạp - Thông thường vấn đề chia thành loại: + Vấn đề sai lệch: xuất trường hợp cá nhân hay tập thể gặp phải khó khăn cần tháo gỡ biểu khơng bình thường Ví dụ: * Phịng, ban có tỉ lệ nghỉ việc