Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Lời nói đầu

Thực hiện chủ trơng của đảng và nhà nớc ta về quản lý và phát triển kinh tế Trong những năm qua nền kinh tế của nớc ta đã chuyển từ quan liêu bao cấp song nền kinh tế thị trờng nhiều thành phần có sự điều chỉnh vĩ mô của nhà nớc từ đó đã thúc đẩy nền kinh tế phát triển mạnh mẽ từng bớc tiếp cận với nền kinh tế thế giới mở rộng giao lu trên các lĩnh vực.

Trớc các yêu cầu của nền kinh tế các doanh nghiệp phải tự khẳng định đợc mình tạo cho doanh nghiệp có chổ đứng vững chắc.

Để hoà mình với sự chuyển đổi của nền kinh tế nói trên mỗi doanh nghiệp dù là doanh nghiệp nhà nớc, doanh nghiệp t nhân, doanh nghiệp có 100% vốn nớc ngoài đầu t phải tiến hành hạch toán độc lập để có thể đứng vững và đi lên trong cơ chế thị trờng với sự cạnh tranh gắt gao khốc liệt buộc các doanh nghiệp không những chỉ quản lý điều hành quá trình hoạt động và làm chủ đồng vốn của mình đổi mới dây chuyền công nghệ, mở rộng thị trờng, tăng nhanh tốc độ chu chuyển của đồng vốn từ khâu bỏ ra cho tới khâu tiêu thụ thành phẩm sao cho chi phí bỏ ra là ít nhất và thu lợi nhuận cao nhất.

Có nh vậy thì doanh nghiệp mới tồn tại và phát triển đợc có đủ điều kiện góp phần làm tăng thu nhập cải thiện nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên đồng thời cũng thực hiện tốt nghĩa vụ đối với cấp trên Mà vấn đề lao động và sử dụng lao động cũng là một vấn đề mà các doanh nghiệp không thể không quan tâm vì công cụ lao động (vốn) và lao động là hai yếu tố quyết định quá trình sản xuất kinh doanh

Các doanh nghiệp phải tinh nhuệ hoá đội ngũ cán bộ sử dụng đúng ngời đúng việc làm gọn nhệ bộ máy quản lý, tránh cồng kềnh lãng phí thời gian của bộ phận gián tiếp không hiệu quả Muốn sử dụng quản lý tốt lực lợng lao động làm cho ngời lao động yên tâm phục vụ cho doanh nghiệp Thì vấn đề tiền lơng, thởng, phụ cấp, bảo hiểm xã hội bảo hiểm y tế phải đợc các doanh nghiệp thực

hiện đầy đủ hay nói một cách chính xác, vấn đề hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng phải đợc doanh nghiệp coi trọng.

Với thời gian 3 năm học tập tại trờng cao đẳng quản trị kinh doanh đợc các thầy cô giáo bồi dỡng đào tạo trang bị cho em một vốn kiến thức trong quản lý kinh tế tài chính, trong doanh nghiệp trên cơ sở kiến thức đã học ở trờng và sau một thời gian thực tập tai “xí nghiệp trắc địa bản đồ 202” đợc sự quan tâm giúp đỡ hớng dẫn nhiệt tình của ban giám đốc, đặc biệt là các chú ở phòng kế toán tài vụ em đã xác định rõ vai trò của công tác hạch toán tiền lơng, và các khoản trích theo lơng đối với doanh nghiệp là rất quan trọng.

Nhận biết đợc tầm quan trọng trên nên em đã đi sâu vào nghiên cứu chuyên đề

Hạch toán tiền l

“ ơng và các khoản trích theo lơng”

Để viết báo cáo tốt nghiệp.

Nội dung báo cáo thực tập tốt nghiệp gồm 3 phần.

Phần I: Một số khái quát về xí nghiệp trắc địa bản đồ 202.

Phần II: Thực tế hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại xí nghiệp trắc địa bản đồ 202.

Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện chuyên đề hách toán tièn lơng và các khoản trích theo lơng tại xí nghiệp trắc địa bản đồ 202.

Kết luận: Ngoài những mục tiêu trên còn có mục lời nói đầu, tài liệu tham khảo.

Phần I:

Một số khái quát về xí nghiệp trắc địa bản đồ 202:

Xí nghiệp trắc địa bản đồ 202 trớc kia trực thuộc công ty trắc địa bản đồ số 2 đóng tại xã minh đức - huyện mỹ hào - tỉnh hng yên.

Từ ngày 1/1/1999 công ty trắc địa bản đồ số 2 và công ty trắc địa bản đồ số 3 nhập vào làm một lấy tên là công ty đo đạc địa chính và công trình có trụ sở chính đóng tại số 3 khu phố 4 phờng bình an quận 2 TPHCM.

Nên từ ngày 1/1/1999 xí nghiệp trắc dịa bản đồ 202 trực thuộc công ty đo đạc địa chính và công trình.

Xí nghiệp trắc địa bản đồ 202 đợc thành lập theo quyết định số 36A/QĐ ngày 1/8/1987 của cục đo đạc và bản đồ nhà nớc nay là tổng cục địa chính.

- Trải qua 13 năm không ngừng phấn đấu xây dựng và trởng thành đến nay xí nghiệp đã thực sự khẳng định đợc mình trong nền kinh tế thị trờng đầy biến động ở nớc ta hiện nay.

- Đội ngũ cấn bộ công nhân viên không ngừng đợc tôi luyện cả ý thức lẫn tay nghề có khả năng hoàn thành suất sắc mọi nhiệm vụ yêu cầu đặt ra Từ đó các công trình các hạng mục và các sản phẩm của xí nghiệp làm ra đã thoả mãn đợc nhu cầu của bán hàng và luôn đợc đánh giá cao.

Xí nghiệp luôn đổi mới trang thiết bị tiên tiến hiện đại để tiếp cận đợc với những công trình lớn.

Vì sản phẩm của xí nghiệp làm ra cần phải có độ chính xác rất cao do vậy nhiều công trình hạng mục đợc vẽ trọng điểm của các tỉnh thành dù phải thi công đo đạc trong điều kiện khó khăn địa hình phức tạp nhng đội ngũ thi công nhân viên của xí nghiệp không ngại khó khăn đã hoàn thành xuất săcs và đợc bạn hàng đánh giá cao Hiện nay xí nghiệp có khả năng đảm đơng trên các lĩnh vực hoạt động nh đo vẽ bản đồ, làm bản đồ địa giới, thành lập bản đồ địa chính xã, huyện, tỉnh thành trong nớc.

Với đội ngũ cán bộ công nhân viên 130 ngời trong đó 83% lao động trực tiếp và 17% lao động gián tiếp 50% có trình độ cao đẳng và đại học còn lại là đội ngũ công nhân có tay nghề cao từ 4/7 - 7/7.

Bằng năng lực thực tế của mình xí nghiệp trắc địa bản đồ 202 đã tự khẳng định đợc mình trong nền kinh tế đang phát triển ở nớc ta hiện nay nhng cũng đầy biến động khó khăn và khắc nghiệt đối với các doanh nghiệp Nếu lấy mốc từ năm 1995 để so sánh thì sản lợng, mức lơng và các khoản nộp cho cấp trên của xí nghiệp trắc địa bản đồ 202 nh sau:

Quá trình phát triển hiện nay xí nghiệp trắc địa bản đồ 202 có mô hình tổ chức quản lý theo sơ đồ sau:

đội đo đạc công

Đội đo đạc công

đội đo đạc công

Đội đo đạc công

đội đo đạc công

trình

Nhìn vào sơ đồ ta thấy xí nghiệp trắc địa bản đồ 202 thực hiện loại hình cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng loại hình cơ cấu này có những đặc điểm sau:

- Trong cơ cấu này các chức năng quản lý chuyên môn hoá cùng hình thành nên các bộ phận chức năng nh cơ cấu chức năng.

- Các bộ phận chức năng không có quyền ra quyết định trực tiếp đối với các bộ phận trực tuyến mà chỉ tồn tại nh là những bộ phận giúp việc cho ngời lãnh đạo trong phạm vi chức năng của mình Các quyết định của các bộ phận chức năng chỉ có ý nghĩa về mặt hành chính (bắt buộc) đối với các bộ phận trực tuyến khi đã thông qua ngời lãnh đạo cao nhất hoặc đã đợc ngời lãnh đạo uỷ quyền cơ cấu tổ chức quản lý theo kiểu một cách gọn nhẹ phù hợp với yêu cầu quản lý hiện nay Đứng đầu là ban giám đốc, dới là các phòng chức năng và các đội do dạc công trình hạng mục.

- Ông Phùng Khắc Nhinh - Phó giám đốc xí nghiệp: Thay mặt giám đốc khi giám đốc đi vắng và trực tiếp chỉ đạo phòng tổ chức hành chính.

- Phòng tài vụ kế toán: Trực thuộc giám đốc có nhiệm vụ giúp giám đốc công tác tài vụ kế toán, thống kê thu nhập thông tin cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý xí nghiệp.

- Phòng kế hoạch vật t: Trực thuộc giám đốc do đồng chí phó giám đốc trực tiếp chỉ đạo có nhiệm vụ lập tiến độ thi công hạng mục công trình, cung

- Phòng kỹ thuật trực thuộc giám đốc do đồng chí phó giám trực tiép chỉ đạo có nhiệm vụ thanh quyết toán nghiệm thu các hạng mục công trình do các tổ đội làm.

- Phòng tổ chức hành chính: Trực thuộc giám đốc do đồng chí phó giám đốc phụ trách công tác tổ chức hành chính trực tiếp chỉ đạo có nhiệm vụ giúp giám đốc về công tác tổ chức điều hành tăng giảm nhân sự, tiền lơng, các chế độ của ngời lao động và điều hành các công trình, các việc khác về hành chính nhân sự của xí nghiệp.

- Các đội thi công đo đạc hạng mục công trình.

Trực tiếp thực hiện nhiệm vụ thi công đo đạc hạng mục công trình do đồng chí đội trởng nhận nhiệm vụ dới sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc với sự phối hợp giúp đỡ và giám sát về kỹ thuật nghiệp vụ của các phòng chức năng tạo điều kiện cho các đội đo đạc hạng mục công trình hoàn thành nhiệm vụ đợc giao đạt hiệu quả cao nhất và chất lợng thi công càng tốt nhất phù hợp với tiến trình phát triển chung của xí nghiệp.

2: Tổ chức công tác kế toánPhòng tài vụ kế toán gồm 4 ngời1 Kế toán trởng

Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy kế toán.

Có thể xác định bộ phận kế toán tièn lơng là một bộ phận quan trọng trong hệ thống kế toán nh em đã trình bày ở trên, ở bộ phận này kế toán phải phản ánh theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về tiền lơng, BHYT, BHXH, KPCĐ và các đối tợng có liên quan từ đó mở sổ sách kế toán cần thiết lập báo cáo về lao động tiền lơng các khoản trích theo lơng thuoọc về việc của mình, tiến trình công việc của kế toán tiền lơng đợc hiển thị qua sơ đồ sau:

thuộc XN

Sơ đồ 3: Quy trình thực hiện kế toán lao động tiền lơng

* Tiến trình công việc của kế toán lao động tiền lơng đợc trình bày nh sau:- Công việc 1: Trên cơ sở lao động, đơn giá lao động tiền lơng thực hiện, phần tính toán và các khoản trích theo lơng

- Công việc 2: 3) Trên cơ sở dữ liệu đã tính toán vào sổ kế toán chi tiết có liên quan đa ra bảng kê có ghi sổ chi tiết cho từng đối tợng cụ thể.

- Công việc 4: Kế toán tiền lơng từ các bảng kê thống kê lại và tổng hợp ghi chứng từ ghi sổ, đa ra phiếu chi thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu theo dõi.

- Công việc 5: 6: Cuôi quý kế toán tiền lơng tổng hợp các thông tin cần thiết và đối chiếu cân đối lập báo cáo cho kế toán tổng hợp.

Kế toán lao động tiền l-

ơngNgời lao

Sổ chi tiết

Báo cáo cho kế toán

31

Hình thức kế toán hiện nay áp dụng cho xí nghiệp trắc địa bản đồ 202 là hình thức chứng từ ghi sổ, sự lựa chọ hình thức kế toán này phù hợp với đặc điểm, quy mô, hoạt động của xí nghiệp, phù hợp với trình độ khả năng của cán bộ kế toán đây là một hình thức kế toán đợc xây dựng trên cơ sở kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, đảm bảo cho việc kiểm tra số liệu đợc tiến hành thờng xuyên đảm bảo số liệu chính xác kịp thời phục vụ nhạy bén cho nhu cầu quản lý chung của xí nghiệp.

Ghi hàng ngày:Ghi cuối ngày:Ghi cuối ngàyGhi cuối quý:Đối chiếu kiểm tra:

Phần II

Thực trạng tổ chức hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng của xí nghiệp trắc

địa bản đồ 202

Hiện nay xí nghiệp trắc địa bản đồ 202 có 6 đội đo đạc hạng mục công trình và các phòng ban đợc chia thành hai khối

a1) Khối phục vụ sản xuất (Khối chức năng quản lý) gồm có 5 phòng

ban mổi phòng ban đều có trởng phòng, phó phòng quản lý và điều hành công việc chung của phòng.

a2) Khối sản xuất: Bao gồm các đội đo đạc hạng mục công trình.

Tuỳ theo tính chất công việc các đội thuộc khối sản xuất có thể chia thành nhiều tổ nhỏ nhng đều phải dựa vào nguyên tắc của xí nghiệp trắc địa bản đồ về nhân sự số lợng công nhân phụ thuộc vào mức độ công việc, nhng chất lợng công việc của từng đội thờng đồng đều với nhau Trong mỗi đội đều có đội tr-ởng, đội trởng chịu trách nhiệm giám sát kiểm tra công việc của đội, tổ Các tổ đo đạc hạng mục công trình đều chịu sự quản lý điều hành của đội trởng, đội tr-ởng chuyên chấm công và chia lơng cho công nhân của tổ đội mình phụ trách quản lý.

năm đã thực hiện đợc xí nghiệp xây dựng cho các đội dựa trên cơ sở cấp bậc thợ, lơng của công nhân viên là lơng khoán theo sản phẩm, làm đợc sản phẩm thì đợc hởng lơng và ngợc lại.

Việc phân bổ quỹ lơng tại xí nghiệp trắc địa bản đồ 202 đợc xét duyệt nh sau:

* Căn cứ vào nhiệm vụ, kế hoạch đo đạc hạng mục công trình Kế hoạch doanh thu chỉ tiêu thu nhập thì giám đốc của xí nghiệp giao quỹ lơng kế hoạch cho các đội trực thuộc theo các chỉ tiêu sau.

- Lao động định biên- Kế hoạch doanh thu.- Các hệ số chính sách.Đơn vị

Đội đo đạc ông thìn

Bảng tính sản lợng sản phẩm hoàn thành Tháng 3 năm 2000

- Sản phẩm hoàn thành trong tháng 3 năm 2000

Lập bản đồ địa chính x hã ng nhân: 1 mảnh tỉ lệ 1/10000- Số ngày không làm việc của công nhân.

Giám đốc duyệt Phòng kỹ thuật ngời lập nhiệm thu

Đơn vị

Đội đo đạc ông thìn

Bảng thanh toán lơng sản phẩm Tháng 3 năm 2000

1 Sản phẩm hoàn thành trong tháng 3 năm 200Lập xong bản đồ địa chính x hã ng nhân tỉ lệ 1/10000 1 mảnh x 10.000.000 = 10.000.000đ

2 Tiền văn phòng phẩm 400.000đ Cộng 10.400.000đ

Giám đốc duyệt Phòng tài vụ kế toán Ngời lập

Căn cứ vào tổng hợp lơng của toàn đội Đội trởng căn cứ vào bảng chấm công trên thực tế ngày công vợt quá mức ngày công của chế độ nhà nớc ban hành (22 ngày 1 tháng) điều này do đặc điểm công việc tạo lên và cấp bậc công nhân để tính hệ số lơng cho toàn đôị từ đó phân chia lơng sản phẩm cho từng đội.

Trong đó hệ số lơng đợc tính nh sau:Hệ số lơng = Trong đó:

Sơ đồ ngang

Lơng cơ bản một tháng = x Số ngày làm việc

Trong đó: Lơng cấp bậc chức vụ = Lơng hệ số x 180.000đ/thángSau khi xác định đợc hệ số lơng của cả đội thì trởng đội (hoặc kế toán đội)chia lơng nh sau:

Lơng công nhân = Lơng cơ bản của công nhân x hệ số lơng.Ví dụ:

Căn cứ váo bảng chấm công tháng 3 năm 2000 thì anh Trần Đức Đản có ơng cơ bản tháng 3 là:

l-2.49 hệ số x 180.000 x 20 (ngày làm việc) : 22 = 407.500đLơng tháng 3 của anh Đản là 407.500đ x 3.098 = 1.262.300đ

Ngoài tiền lơng trên anh Đản (CN) còn có thêm các khoản phụ cấp trách nhiệm nếu có, phụ cấp ca 3, phụ cấp độc hại tiền lơng nghỉ phép Lơng nghỉ chế độ

Ví dụ: Tổng lơng cả tháng của anh Đản là:1.262.300 + 110.000 =1.372.300đ

+ 110.000 tiền bôi dỡng ca 3 (ăn tra)

* Tiền lể là tiền phụ cấp đơn vị trả cho công nhân viên những ngày đợc nghỉ theo chế độ của nhà nớc, khoản tiền này đợc tính nh sau.

Tiền lể = x Số ngày đợc nghỉ theo chế độTrong đó:

Lơng tháng bao gồm lơng cấp bậc hay chức vụ, phụ cấp khu vực hay phụ cấp đắt đỏ nếu có.

* Lơng nghỉ phép cũng đợc trả cho CNV trong những ngày nghỉ chế độ phần lơng nghỉ phép này đợc tính nh sau:

Tiền lơng nghỉ phép = * Phụ cấp làm đêm.

Do tính chất đặc thù công việc nhiều khi công nhân phải làm ca 3 thì xí nghiệp tính phụ cấp làm ca đêm theo nghị định 197/CP ngày 31/12/1994 và thông t hớng dẫn số 10/LĐBT- T T ngày 19/04/1994 của Bộ lao động Thơng binh Xã hội cụ thể đợc tính nh sau:

Phụ cấp làm đêm=x Số giờ làm việc x 30%(40%)

Việc tính hệ số 30% hay 40% là do tính chất công việc thờng xuyên hay không thờng xuyên.

* Phụ cấp lãnh đạo: Theo quy định của Nhà nớc số 02 TT/BA ngày

14/03/94 những ngời giữ chức vụ giám đốc, phó giám đốc, trởng các phòng ban đều có phụ cấp chức vụ: Mức phụ cấp lãnh đạo đợc tính nh sau.

Mức phụ cấp 1 tháng = mức lơng tối thiểu x hệ số phụ cấp .

Căn cứ vào bảng phân bổ lơng (phần trên) kế toán tiến hành lập bảng thanh toán lơng bao gồm 19 cột cụ thể nh sau:

* Cột 1.2.3.4 là các cột hiển thị thông tin ban đầu nh STT Họ và tên, chức vụ lơng cấp bậc.

* số ngày công đợc lấy ra từ bảng chấm công

Cột 6: tiền lơng đây là tổng lơng khoán hay lơng chính sách nó bằng lơng chính sách x hệ số lơng.

* Cột 7, 8, 9, 10 11 là các khoản phụ cấp

* Cột 12, 13, 14 là tổng lơng cả tháng, tạm ứng đợt 1 và ký nhận* Cột 15, 16, 17 là các khoản phải trừ nh BHXH BHYT CPCĐ* Cột 18, 19 là còn đợc lĩnh kỳ 2 và ký nhận.

B/ Khối gián tiếp Văn phòng.

Lơng của khối văn phòng đó là lơng thời gian.

Căn cứ vào tổng doanh thu của xí nghiệp thì khối gián tiếp đợc phân bổ một quỹ lơng theo % nhất định.

VD: Bảng phân bổ lơng tháng 2 năm 2000

Từ đó kế toán tiền lơng cũng căn cứ vào số ngày làm việc thực tế của cán bộ CNV trong Bảng chấm công để phân bổ lơng tháng dựa vào hệ số lơng.

* Hệ số lơng đợc tính nh sau:+ Hệ số lơng =

Trong đó:

+ Lơng cơ bản 1 tháng = x số ngày làm việc

Trong đó: Lơng cấp bậc chức vụ = lơng hệ số x 180.000đ/tháng

- Sau khi xác định đợc số lợng của cả phòng thì trởng phòng chia lơng cho nhân viên trong phòng mình nh sau:

III Hạch toán tổng hợp

Đến kỳ trả lơng cho ngời lao động kế toán tổng hợp các chứng từ gốc về ơng bao gồm “Bảng thanh toán lơng” “Giấy đề nghị thanh toán” căn cứ vào các chứng từ trên kế toán lập phiếu, ghi sổ chi tiết các TK 334 1,3342 quá trình hạch toán tổng hợp có thể đợc khái quát nh sau:

l-Thứ nhất: Căn cứ vào bảng thanh toán lơng kế toán lập chứng từ ghi sổ