THÔNG điệp NGẮN và TÍCH cực các LOẠI THÔNG điệp tại nơi làm VIỆC

THƠNG ĐIỆP NGẮN VÀ TÍCH CỰC PHAM THI BICH NGOC CÁC LOẠI THƠNG ĐIỆP TẠI NƠI LÀM VIỆC Thơng điệp điện tử Thông điệp giấy  E-mail  Thư tín  IM  Bản ghi nhớ (memos)  Tin nhắn  Báo cáo  Podcasts  Đề xuất  Blogs  Hướng dẫn sử dụng  Wikis  Tờ gấp quảng cáo (Brochures)  Mạng xã hội  Chứa nhiều nội dung  Được coi trọng VĂN VĂNBẢN BẢNGIẤY GIẤY vài tính  Hình thức hấp dẫn Lợi Lợiích ích VĂN VĂNBẢN BẢN ĐIỆN ĐIỆNTỬ TỬ  Truyền tải  Thúc đẩy phản hồi nhanh  Được coi phương thức giao tiếp chuẩn mực tổ chức  Tạo lưu trữ lâu dài  Thể tính trang trọng VĂN VĂNBẢN BẢNGIẤY GIẤY  Thể tính bảo mật nhạy cảm Tác Tácdụng dụng VĂN VĂNBẢN BẢN ĐIỆN ĐIỆNTỬ TỬ  Gửi thông điệp tính trang trọng, thống  Gửi cho nhiều người nhận  Thuận tiện cho việc lưu trữ CÁC THÀNH PHẦN CỦA MỘT E-MAIL VÀ MEMO  Tiêu đề  Mở đầu  Nội dung  Kết thúc QUI TRÌNH VIẾT EMAIL VÀ MEMO  Tiêu đề  Tóm tắt ý tưởng  Tránh sử dụng tiêu đề có chữ Help hay Urgent  Kết hợp chữ in hoa in thường – tránh viết tất in hoa in thường  Đừng viết thành câu hồn chỉnh  KHƠNG bỏ trống tiêu đề QUI TRÌNH VIẾT EMAIL VÀ MEMO  Tiêu đề Thay viết: Khẩn! Chúng ta gặp tuần Hãy viết: Đề nghị toán hết hạn vào 5h chiều thứ Sáu Họp nhóm Đặc Biệt, thứ Sáu, 28/5 QUI TRÌNH VIẾT EMAIL VÀ MEMO  Mở đầu Trực tiếp diễn tả ý cách đầy đủ Thay viết: Nhiều nhân viên yêu cầu công ty tổ chức vanpool Try this: Công ty tổ chức họp lúc 2h chiều thứ Sáu để thảo luận vanpool cho nhân viên QUI TRÌNH VIẾT EMAIL VÀ MEMO  Nội dung  Giải thích cung cấp thơng tin phần mở đầu  Sắp xếp ý tưởng cách logic giải thích hợp lý  Chỉ nên đưa vào nội dugn  Sử dụng tiêu đề danh sách (đánh số, đánh ký tự) để người đọc dễ lướt nội dung QUI TRÌNH VIẾT EMAIL VÀ MEMO  Kết thúc  Hãy kết thúc email/memo cách sau • Thơng tin hành động, ngày tháng, thời hạn • Tóm tắt thơng điệp • Chia sẻ suy nghĩ  Tránh sử dụng cụm từ nhưu Please don’t hesitate to let me know if I may be of further assistance DIỄN TẢ LỜI CẢM ƠN Hãy chân thành cảm ơn người giúp đỡ  Trình bày hành động người có ý nghĩa với bạn  Tránh so sánh hay vồn vã  Duy trì độ tín nhiệm với câu ngắn gọn chân thành KHIẾU NẠI, PHÀN NÀN Cảm ơn hiếu khách PERSONALIZED THANK-YOU MESSAGE Dear Dear Professor Professor and and Mrs Mrs Shelton: Shelton: Thanks Thanks for for inviting inviting the the other other members members of of our our business business club club and and me me to to your your home home for for dinner dinner last last Saturday Saturday The The warm warm reception reception you you and and your your wife wife gave gave us us made made the the evening evening very very special special Your Your gracious gracious hospitality, hospitality, the the delicious delicious dinner dinner served served in in aa lovely lovely setting, setting, and and the the lively lively discussion discussion following following dinner dinner all all served served to to create create an an enjoyable enjoyable evening evening that that II will will long long remember remember We We appreciate appreciate the the opportunity opportunity you you provided provided for for us us students students to to become become better better acquainted acquainted with with each each other other and and with with you you ĐƯA RA LỜI CHÚC MỪNG HOẶC GHI NHẬN Khi chúc mừng ghi nhận đóng góp:  Hãy cụ thể vấn đề mà bạn muốn chúc mừng ghi nhận  Kể cách bạn biết tới tin tức này, phù hợp  Tập trung hoàn toàn vào người đọc (tránh viết thân) ANSWERING CONGRATULATORY MESSAGES Trả lời lời chúc mừng  Gửi lời diễn tả cảm kích/biết ơn bạn  Diễn tả thông điệp làm cho cảm thấy Chấp nhận lời khen cách tinh tế Đừng sử dụng bình luận làm giảm giá trị than (I'm not really all that good!) để tránh ngại ngùng, xấu hổ DIỄN TẢ SỰ CẢM THƠNG Nói mát/ nỗi đau cách trực tiếp tế nhị  Trong cầu diễn tả mát phản ứng bạn  Với người khuất, khen ngợi họ mô tả điểm tích cực họ (Howard was a forceful but caring leader) EXTENDING SYMPATHY  Đễ nghị hỗ trợ  Kế thúc với lời trấn an, tích cực Thực hành  Cũng hầu hết khách hàng, bạn có trải nghiệm khơng tốt với sản phẩm dịch vụ  Lựa chọn sản phẩm dịch vụ làm bạn thất vọng viết e-mail yêu cầu hoàn tiền, thay sản phẩm, yêu cầu giải thích u cầu hành động mà theo bạn hợp lý Thông thường email gửi tới phận chăm sóc khách hàng Hãy nhớ công ty thông minh muốn biết khách hàng nghĩ gì, đặc biệt mà sản phẩm dịch vụ cải thiện Hãy viết ý tưởng cải thiện sả phẩm bạn email ...CÁC LOẠI THƠNG ĐIỆP TẠI NƠI LÀM VIỆC Thơng điệp điện tử Thông điệp giấy  E-mail  Thư tín  IM  Bản ghi nhớ (memos)  Tin nhắn... nhân trừ phép • Hãy mặc định tất email bị kiểm sốt THƠNG ĐIỆP TÍCH CỰC PHAM THI BICH NGOC THƠNG ĐIỆP TÍCH CỰC/TRUNG LẬP  u cầu cung cấp thông tin/ hành động  Trả lời khách hàng  Giải thích cho... Khiếu nại/phàn nàn  Điều chỉnh  Thông điệp thiện chí CHIẾN LƯỢC VIẾT CÁC THƠNG ĐIỆP NƠI CÔNG Nếu mức độ SỞ Nếu thái độ Nếu hài lịng quan tâm mức trung bình CÁCH TRỰC TIẾP trung lập Thơng tin