kiểm toán vốn bằng tiền

ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ & QUẢN TRỊ KINH DOANH KHOA: KẾ TOÁN  BÀI THẢO LUẬN MÔN HỌC KIỂM TOÁN TÀI CHÍNH Nội dung: Kiểm toán vốn bằng tiền GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN: THÁI HÀ NHÓM SINH VIÊN THỰC HIỆN LỚP K5KTTHA NHÓM 1 1. Vũ Bích Vân 2. Nguyễn Thị Ngát 3. Hòa Thị Mến 4. Dương Thị Nguyệt 5. Lê Thị Sen 6. Nguyễn Thị Hòa 7. Dương Thị Bích Thùy 8. Lê Thị Hồng Vân 9. Phạm Thị Ly 10. Đỗ Thị Hương 11. Nguyễn Thị Diệu Nhóm 1 Kiểm toán tài chính Thu THÁI NGUYÊN, 2011 2 Nhóm 1 Kiểm toán tài chính KIỂM TOÁN VỐN BẰNG TIỀN I. Nội dung, đặc điểm của tiền 1. Nội dung Vốn bằng tiền là những tài sản có thể dùng để dự trữ, tích luỹ và làm phương tiện để thanh toán như: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển. - Tiền mặt: là số tiền được lưu trữ tại két của DN. Tiền mặt có thể là tiền VN đồng, là ngoại tệ các loại, là vàng, bạc, đá quý, kim loại quý…có thể là ngân phiếu. - Tiền gửi ngân hàng: đây là số tiền của DN được lưu trữ tại ngân hàng. TGNH có thể gồm: tiền VN đồng, ngoại tệ các loại, vàng, bạc, đá quý, kim loại quý… - Tiền đang chuyển: là số tiền của DN đang trong quá trình xử lý như chuyển gửi vào ngân hàng, kho bạc, chuyển trả cho khách hàng, khách hàng thanh toán qua ngân hàng hoặc đường bưu điện nhưng DN chưa nhận được giấy báo của ngân hàng hay thông báo của bưu điện về việc hoàn thành nghiệp vụ. Tiền đang chuyển cũng có thể là tiền VN đồng nhưng cũng có thể là ngoại tệ các loại. 2. Đặc điểm: - Tiền là 1 loại tài sản lưu động của DN tồn tại trực tiếp dưới hình thái giá trị. - Tiền được trình bày trước tiên trên bảng cân đối kế toán. - Tiền có tính thanh khoản cao. Do đó khoản mục tiền thường đóng vai trò quan trọng trong quá tình phân tích về khả năng thanh toán nhanh của DN. Nếu số dư tiền quá thấp chứng tỏ khả năng thanh toán tức thời gặp nhiều khó khăn trong khi nếu số dư tiền quá cao lại chứng tỏ 1 điều không tốt vì sử dụng tiền trong quay vòng vốn không hiệu quả. - Tiền có liên quan tới nhiều chu trình nghiệp vụ khác nhau. 3 Nhóm 1 Kiểm toán tài chính II. Rủi ro đối với vốn bằng tiền Khả năng sai phạm đối với tiền là rất đa dạng. Sai phạm có thể xảy ra ở cả 3 loại tiền mặt, tiền gửi NH, tiền đang chuyển. Đồng thời sai phạm có thể liên quan đến tiền VN đồng, tiền ngoại tệ hay là vàng, bạc, kim loại quý… - Đối với tiền mặt, khả năng sai phạm thường có các trường hợp sau: +Tiền được ghi chép không có thực trong két tiền mặt. +Các khả năng chi khống, chi tiền quá giá trị thực bằng cách làm chứng từ khống, sửa chữa chứng từ khai tăng chi, giảm thu để biển thủ tiền. +Khả năng hợp tác giữa thủ quỹ và cá nhân làm công tác thanh toán hoặc hợp tác trực tiếp với khách hàng để biển thủ tiền. +Khả năng mất mát tiền do điều kiện bảo quản, quản lý không tốt. +Khả năng sai sót do những nguyên nhân khác nhau dẫn đến khai tăng, khai giảm khoản mục tiền mặt trên bảng CĐKT. 4 Tiền Phải thu DT, TN Giảm trừ Phải trả CNV TK 622, 627, 641, 642 Chi phí phải trả Phải trả NB HTK, D.vu TSCĐ Chu trình bán hàng – thu tiền Chu trình tiền lương – nhân viên Chu trình MH - TT Nhóm 1 Kiểm toán tài chính +Đối với ngoại tệ, khả năng có thể ghi sai tỷ giá khi quy đổi với mục đích trục lợi khi tỷ giá thay đổi hoặc hạch toán sai do áp dụng sai nguyên tắc hạch toán ngoại tệ. Ngoài ra, các trường hợp sai phạm đối với tiền mặt VN đồng cũng có thể xảy ra đối với ngoại tệ - Đối với TGNH, khả năng sai phạm dường như thấp hơn do cơ chế kiểm soát, đối chiếu đối với TGNH thường được đánh giá là khá chặt chẽ. Tuy nhiên vẫn có thể xảy ra các khả năng sai phạm sau đây: +Quên không tính tiền khách hàng. +Tính tiền khách hàng với giá thấp hơn do công ty ấn định. +Sự biển thủ tiền thông qua việc ăn chặn các khoản tiền thu từ khách hàng trước khi chúng được ghi vào sổ. +Thanh toán 1 hóa đơn nhiều lần. +Thanh toán tiền lãi cho 1 phần tiền cao hơn hiện hành. +Khả năng hợp tác giữa nhân viên ngân hàng và nhân viên thực hiện giao dịch thường xuyên với ngân hàng. +Chênh lệch giữa số liệu theo ngân hàng và theo tính toán của kế toán ngân hàng tại đơn vị. - Đối với tiền đang chuyển + Tiền bị chuyển sai địa chỉ. + Ghi sai số tiền chuyển vào ngân hàng, chuyển thanh toán. + Nộp vào tài khoản muộn, dùng tiền vào mục đích khác. + Ghi nhận không đúng thời điểm III. Kiểm soát nội bộ đối với vốn vằng tiền Mục tiêu kiểm soát Thủ tục kiểm soát Thu đủ - Phân công cho 1 nhân viên cụ thể thực hiện thu tiền, yêu cầu đại lý, cửa hàng phải xác định được thời gian thu tiền cụ thể - Đánh số trước đối với các chứng từ thu tiền như: PT, PC, biên lai nhận tiền… - Sử dụng hệ thống máy tính tiền tự động, sử dụng hệ thống mã số mã vạch cho từng loại hàng hóa. 5 Nhóm 1 Kiểm toán tài chính - Phiếu tính tiền phải được in ra cùng với các thông tin về hàng hóa, sản phẩm mà khách hàng mua đồng thời khuyến khích khách hàng nhận hóa đơn. - Cuối ngày tính tổng số tiền thu được từ hàng hóa, sản phẩm bán ra trên cơ sở đó đối chiếu với kết quả kiểm kê hàng hóa cuối mỗi ngày hoặc tại thời điểm giao ca và phải lập biên bản đối chiếu. - Khi thu nợ của khách hàng, phải cung cấp phiếu thu hoặc biên lai thu tiền. Quản lý chặt chẽ đối với các giấy giới thiệu trong trường hợp thu tiền tại người mua hoặc khi đối chiếu công nợ với khách hàng. Trường hợp thanh toán qua ngân hàng hoặc khách hàng chuyển tiền thah toán thì phải kiểm tra giấy báo có và định kì đối chiếu công nợ Chi đúng - Mọi nghiệp vụ chi tiền phải được người có thẩm quyền phê duyệt dựa trên cơ sở là các văn bản cụ thể có để lại dấu vết trực tiếp. Nếu người có thẩm quyền đi vắng thì phải có ủy quyền bằng văn bản cho cấp dưới thi hành. - Phiếu chi phải có đánh số trước. Trong quá trình phát hành nếu có sai phải lưu giữ chứng từ sai làm căn cứ cho đối chiếu. - Hạn chế tối đa việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán. Nếu số tiền thanh toán trên 20 triệu thì phải thanh toán bằng chuyển khoản. - Đối chiếu định kỳ với ngân hàng, với nhà cung cấp. - Yêu cầu gửi báo cáo xác nhận về việc đối chiếu giữa ngân hàng với nhà cung cấp - Đề ra quy chế chi tiêu và phổ biến chúng tới tất cả các nhân viên để thực hiện. Đảm bảo nguyên tắc phân công, phân nhiệm + Trong hoạt động bán hàng – thu tiền, mỗi nhân viên được phân công phụ trách một mảng hoạt động như nhân viên phụ trách bán hàng, thu tiền, giữ tiền… + Trong hoạt động mua hàng – thanh toán, mỗi nhân viên được phân công phụ trách về công việc đặt mua hàng, tiếp nhận hàng, thanh toán bằng tiền cho người bán… 6 Nhóm 1 Kiểm toán tài chính + Phân công người giữ quỹ và chế độ trách nhiệm về giữ quỹ. + Phân công cho mỗi nhân viên một nhiệm vụ trong quá trình xử lý nghiệp vụ, bao gồm các chức năng xét duyệt nghiệp vụ; ghi chép vào sổ kế toán; bảo quản tài sản; kiểm kê, đối chiếu các số liệu ghi trên sổ sách kế toán với số liệu thực tế. Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn - Trước khi các nghiệp vụ tiền được thực hiện phải có sự phê chuẩn của người có thẩm quyền, phê chuẩn phải đúng mức. - Nếu người có thẩm quyền đi vắng phải ủy quyền cho cấp dưới phê chuẩn bằng văn bản Bất kiêm nhiệm - Cách ly một số chức năng đặc thù liên quan tới tiền trong doanh nghiệp. Cách ly các chức năng ghi chép, phê chuẩn và chức năng quản lý trực tiếp đối với tiền. - Trong một số trường hợp, một người có thể đảm nhận nhiều chức năng khác nhau, nhưng các chức năng ấy phải có một sự độc lập đáng kể, hoặc là sự kiêm nhiệm ấy được đảm bảo không có khả năng xảy ra một khả năng sai phạm một tiềm tàng nào Đảm bảo duy trì số dư tồn quỹ hợp lý - Cuối tháng tính toán cụ thể các khoản nợ đến hạn và các nhu cầu kinh doanh tháng sau để đảm bảo tiền trong két đủ để thanh toán nợ đến hạn và đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Không để số dư tồnn quỹ quá lớn dẫn đến ứ đọng vốn, sử dụng không hiệu quả lượng tiền mặt hiện có. Số dư tồn quỹ cũng không nên quá ít vì sẽ không đảm bảo được khả năng thanh toán nhanh và khả năng thanh toán tức thời của doanh nghiệp. Tập trung đầu mối thu tiền - Hạn chế tối đa số người nắm giữ tiền. Phân công cho 1 hoặc một số ít nhân viên có trình độ chuyên môn, phẩm chất đạo đức nghề nghiệp đảm nhiệm công việc thu tiền - Yêu cầu các đại lý hay người thu tiền phải nộp tiền về két đúng thời gian đã quy định. - Đối với tiền mặt thì nộp đúng tại nơi giữ két, đối với tiền gửi ngân hàng thì nộp đúng vào tài khoản tại ngân hàng. Các chứng từ liên Các hóa đơn, chứng từ như phiếu thu, phiếu chi phải được kẹp 7 Nhóm 1 Kiểm toán tài chính quan đến thu, chi tiền được phát ra và lưu trữ cẩn thận theo thứ tự và được lưu giữ trong tủ tài liệu, để nơi thoáng, tránh những nơi dễ cháy nổ đề phòng hư hỏng, mất mát chứng từ Ghi chép kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ - Mọi nghiệp vụ liên quan đến tiền phát sinh, kế toán phải ghi sổ kịp thời, không được bỏ sót các nghiệp vụ. IV. Mục tiêu kiểm toán tiền Mục tiêu kiểm toán chung Mục tiêu kiểm toán đặc thù Hiện hữu Số dư tài khoản vào ngày lập báo cáo là có thực Đầy đủ Tất cả các nghiệp vụ liên quan tới tiền đều được ghi chép, tất cả các loại tiền đều được ghi chép, phản ánh. Tính giá Tiền các loại phải được tính giá đúng đắn theo các nguyên tắc được quy định trong hạch toán tiền Chính xác số học Số dư tài khoản tiền mặt phải được tính toán, ghi sổ và chuyển sổ chính xác Phân loại và trình bày Tiền phản ánh trên báo cáo bao gồm tiền mặt, tiền gửi, tiền đang chuyển theo đúng cách phân loại đối với tiền quy định. Quyền và nghĩa vụ Tiền của doanh nghiệp phải phản ánh đúng là tài sản của doanh nghiệp V. Kiểm toán tiền 1. Đánh giá hệ thống KSNB đối với tiền Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát 8 Nhóm 1 Kiểm toán tài chính Mục tiêu kiểm soát Thủ tục kiểm soát Thử nghiệm kiểm soát Thu đủ - Phân công cho 1 nhân viên cụ thể thực hiện thu tiền, yêu cầu đại lý, cửa hàng phải xác định được thời gian thu tiền cụ thể - Kiểm tra các quyết định của DN về việc phân công nhân viên đảm nhiệm, quy định thời hạn nộp tiền về công ty cho các đơn vị trên. - Phỏng vấn hoặc điều tra bằng bảng hỏi những người liên quan về quy định đơn vị đã ban hành - Quan sát nhân viên thực hiện việc thu tiền, kiểm tra các phiếu thu xem có chữ kí của người được giao trách nhiệm hay không? Có đầy đủ các thông tin không? - Đánh số trước đối với các chứng từ thu tiền như: PT, PC, biên lai nhận tiền… - Chọn ra 1 dãy các PT, chứng từ và kiểm tra trực tiếp việc đánh số có liên tục, hệ thống hay không, các chứng từ sai có được lưu tại cuống hay không? - Sử dụng hệ thống máy tính tiền tự động, sử dụng hệ thống mã số mã vạch cho từng loại hàng hóa. - Quan sát, kiểm tra và xác minh sự tồn tại của hệ thống máy tính tiền, máy còn sử dụng được hay không, máy có được sử dụng hay không, nhân viên có biết sử dụng hay không, máy có đồng bộ hay không… - Phiếu tính tiền phải được in ra cùng với các thông tin về hàng hóa, sản phẩm mà khách hàng mua đồng thời khuyến khích khách hàng nhận hóa đơn. - Kiểm tra trực tiếp trên máy các hóa đơn bán hàng - Cuối ngày tính tổng số tiền thu được từ hàng hóa, sản - Yêu cầu doanh nghiệp xuất trình biên bản kiểm kê và báo cáo, đối chiếu giữa tiền thu được 9 Nhóm 1 Kiểm toán tài chính phẩm bán ra trên cơ sở đó đối chiếu với kết quả kiểm kê hàng hóa cuối mỗi ngày hoặc tại thời điểm giao ca và phải lập biên bản đối chiếu. và kết quả cuối ngày - Khi thu nợ của khách hàng, phải cung cấp phiếu thu hoặc biên lai thu tiền. Quản lý chặt chẽ đối với các giấy giới thiệu trong trường hợp thu tiền tại người mua hoặc khi đối chiếu công nợ với khách hàng. Trường hợp thanh toán qua ngân hàng hoặc khách hàng chuyển tiền thanh toán thì phải kiểm tra giấy báo có và định kì đối chiếu công nợ - Liên hệ với các khách hàng của doanh nghiệp để phỏng vấn, điều tra xem khi thanh toán họ có nhận được biên lai thu tiền của doanh nghiệp hay không - Kiểm tra giấy báo Có về các khoản tiền đã thu được Chi đúng - Mọi nghiệp vụ chi tiền phải được người có thẩm quyền phê duyệt dựa trên cơ sở là các văn bản cụ thể có để lại dấu vết trực tiếp. Nếu người có thẩm quyền đi vắng thì phải có ủy quyền bằng văn bản cho cấp dưới thi hành. - Kiểm tra các văn bản, ai là người có thẩm quyền phê duyệt các khoản chi. Trường hợp có ủy quyền trong việc phê duyệt các khoản chi thì yêu cầu doanh nghiệp xuất trình văn bản ủy quyền để kiểm tra và đối chiếu - Kiểm tra chữ ký trên phiếu chi xem: có hay không, có bị giả mạo không. PC có đầy đủ các thông tin cần thiết không, có đúng địa điểm không? có khớp về thời gian không? - Phỏng vấn, điều tra các nhân viên liên quan đến việc chi tiền xem họ có biết ai là người có thẩm quyền phê duyệt các khoản chi hay không 10 [...]... tiêu kiểm toán và cả tình hình kinh doanh của khách hàng - Thủ tục kiểm tra chi tiết + Thủ tục kiểm tra chi tiết nghiệp vụ Mục tiêu kiểm toán Sự phát sinh: các Thử nghiệm kiểm toán - Kiểm tra bằng chứng thu chi tiền mặt có phê duyệt (chữ kí khoản tiền mặt thu, chi phê duyệt, tính đúng đắn của sự phê duyệt) 15 Nhóm 1 Kiểm toán tài chính - Kiểm tra các chứng từ thu, chi lớn và bất thường về nội dung chi,... không đặt ra trong kiểm toán đối với tiền - Kiểm tra các phép tính cộng dồn có chính xác hay không - Kiểm tra phân biệt chi tiết, cụ thể trong hạch toán trên các sổ kế toán tiền mặt và sự trình bày công khai đầy đủ, đúng đắn khoản tiền mặt trên bảng kê tiền mặt và trên BCTC + Thủ tục kiểm tra chi tiết số dư Mục tiêu kiểm toán Sự tồn tại Thử nghiệm kiểm toán - Kiểm tra xem số dư của các TK vào ngày lập... vụ tiền đều được tổng tham chiếu một số nghiệp vụ trong việc hạch toán vào sổ kế hợp và ghi vào sổ toán, đặc biệt các nghiệp vụ chi tiền mặt cho các chi phí để kiểm Nhật ký, chuyển vào tra việc hạch toán sổ Cái chính xác Đúng thời điểm - Kiểm tra đối chiếu ngày tháng ghi sổ và ngày tháng trên chứng Quyền và nghĩa vụ Cộng dồn và báo cáo từ thu, chi tiền Thường không đặt ra trong kiểm toán đối với tiền. .. từ gốc với phiếu thu, chi Xem xét lại sổ nhật ký quỹ (thu, chi tiền mặt), sổ cái tài khoản tiền mặt và đối ghi trên sổ kế toán tiền chiếu với các sổ kế toán có liên quan như sổ mua hàng, bán hàng, mặt đều thực tế phát thanh toán sinh và có căn cứ hợp lý - Kiểm tra tên của những người nộp tiền, người nhận tiền trên các chứng từ liên quan - Kiểm tra các chứng từ chi, thu về giảm giá, chiết khấu, hàng... hay loại nghiệp vụ được kiểm toán chứa đựng sai sót nhưng cũng có thể chênh lệch được hình thành từ chính ước tính trong phân tích Lời giải thích cần được hiểu từ những nhân viên của khách thể kiểm toán + Xem xét những phát hiện qua kiểm toán Mọi chênh lệch được phát hiện trong kiểm toán cần được điều tra về tính chất và nguyên nhân cả về cơ sở dẫn liệu, cả về mục tiêu kiểm toán và cả tình hình kinh... định không? có đúng thời gian và thu tiền trình độ chuyên môn, phẩm địa điểm hay không? chất đạo đức nghề nghiệp - Phỏng vấn các đại lý, người thu tiền có biết 13 Nhóm 1 Kiểm toán tài chính đảm nhiệm công việc thu đến quy định này hay không về thời gian, địa tiền điểm nộp tiền - Yêu cầu các đại lý hay - Kiểm tra Giấy Báo Có xem có đúng tiền được người thu tiền phải nộp tiền gửi vào tài khoản của công ty... sổ kế toán liên quan để xác định các khoản tiền mặt đã được chi và có khách hàng thực nhận hay không - Kiểm tra phương pháp tính giá của đơn vị, tính toán, so sánh, đối chiếu với sổ ghi chép thu chi tiền mặt của đơn vị Mục tiêu tính giá: các khoản thu, chi đều được tính giá đúng đắn theo nguyên tắc giá thực tế - Kiểm tra việc ghi chép giá trị của từng chứng từ vào sổ kế toán tiền mặt và sổ kế toán khác...Nhóm 1 Kiểm toán tài chính - Phiếu chi phải có đánh số - Lấy 1 dãy các PC, kiểm tra trực tiếp việc trước Trong quá trình phát đánh số hành nếu có sai phải lưu giữ - Kiểm tra các chứng từ sai có được lưu tại chứng từ sai làm căn cứ cho cuống không đối chiếu - Hạn chế tối đa việc sử - Kiểm tra giá trị các phiếu chi xem có vượt quá dụng tiền mặt trong thanh 20tr hay không toán Nếu số tiền thanh toán trên... năng sai phạm tiềm tàng nào - Cuối tháng tính toán cụ thể - Kiểm tra các báo cáo cuối kỳ rồi so sánh các khoản nợ đến hạn và các với dự toán đã lập nhu cầu kinh doanh tháng - Kiểm tra đột xuất, kiểm kê số dư tồn quỹ sau để đảm bảo tiền trong thực tế két đủ để thanh toán nợ đến - Xem có bảng dự toán không? Có biên bản hạn và đáp ứng nhu cầu đối chiếu giữa dự toán và thực tế không? Đảm kinh doanh bảo duy... động bán - Kiểm tra các quyết định của DN về việc phân hàng – thu tiền, mỗi nhân công nhân viên đảm nhiệm viên được phân công phụ - Quan sát nhân viên làm việc có đúng ở bộ tắc phân trách một mảng hoạt động phận được giao hay không công, như nhân viên phụ trách bán - Kiểm tra từng khâu trong mỗi nghiệp vụ bán phân hàng, thu tiền, giữ tiền nhiệm hàng, thu tiền, giữ tiền, mua hàng, thanh toán + Trong . 1 Kiểm toán tài chính Thu THÁI NGUYÊN, 2011 2 Nhóm 1 Kiểm toán tài chính KIỂM TOÁN VỐN BẰNG TIỀN I. Nội dung, đặc điểm của tiền 1. Nội dung Vốn bằng tiền. đến tiền phát sinh, kế toán phải ghi sổ kịp thời, không được bỏ sót các nghiệp vụ. IV. Mục tiêu kiểm toán tiền Mục tiêu kiểm toán chung Mục tiêu kiểm toán