MICROSOFT EXCEL 2002

Excel 2002 Tháng 12/2003 MICROSOFT EXCEL 2002 MỞ ĐẦU Microsoft Excel phần mềm xử lý bảng tính hãng Microsoft sản xuất Từ đời đến nay, MS Excel qua nhiều phiên bản, có phiên Tuy nhiên, nhiều lý khách quan khác nên nội dung trình bày tập tài liệu nầy đề cập đến phiên phát hành vào năm 2002, thường gọi Microsoft Excel XP ( gọi tắt Excel ) Ưu nỗi bật Excel thể qua chức tính tốn Nó giúp làm việc dễ dàng với bảng biểu : lập bảng tính ( Worksheet ), tạo báo biểu ( report ), lập biểu tổng hợp ( Pivot table ), vẽ biểu đồ ( Chart ), phân tích sở liệu ( Database ), liên kết liệu, tạo hình ảnh, tạo show trình diễn hình, tìm phương án tối ưu, tổng hợp kiện, … Bên cạnh đó, Excel cịn có khả lập trình giao diện với Visual Basic Vì dùng Excel cơng tác lập sổ sách tính tốn, cơng tác kế tốn, thống kê tổng hợp,… dễ dàng nhiều so với việc dùng chương trình thuộc hệ quản trị sở liệu hay môi trường ngôn ngữ lập trình chun nghiệp Mặc dù Microsoft Excel XP có nhiều chức mạnh, yêu cầu khách quan nên giới hạn tập tài liệu nầy đề cập đến chức Excel Đối tượng mà tập tài liệu nhỏ nầy hướng đến thầy, cô giáo trực tiếp giảng dạy trường Trung học phổ thông với xuất phát điểm khác kiến thức lẫn kỹ lĩnh vực Công nghệ thông tin nói chung kỹ chuyên biệt phần mềm nói riêng; thời gian dành cho việc tiếp cận hạn hẹp Vì vậy, với mục tiêu cung cấp cho người đọc số kiến thức kỹ nhỏ thiết thực cho nghiệp vụ người thầy giáo : thực cơng việc ghi nhận, lưu trữ, tính tốn kết học tập môn học sinh theo quy chế qui định Tuy nhiên, tập tài liệu tham khảo ví dụ tập mang tính chất minh họa, giúp tiếp cận rèn luyện kỹ cần thiết khơng phải quy chế ( mà quy chế có tính chất giai đoạn thay đổi ) Dù khơng có nhiều thời gian, q thầy nên xem lướt qua số ( Giới thiệu Excel ), đọc mục 2.6.3 ( AutoFill ) mục 2.6.4 số ( Nhập hiệu chỉnh liệu ) tiếp cận với kỹ làm việc với Excel thông qua thực hành 9.1 Nhưng bạn tương đối quen thuộc với phần mềm bạn mở tài liệu thử với 9.1 Việc làm nầy khơng ảnh hưởng "hịa bình giới" "chộp nhanh" phần lý thuyết có liên quan lúc say sưa với điểm "điện tử" Tuy nhiên từ thực hành 9.2 trở đi, để dễ dàng phục nó, bạn nên tự trang bị trước cho số kiến thức cách lập công thức ( mục 2.4.3 ) vài hàm : SUM ( mục 4.2 Các hàm toán học); hàm AVERAGE, MAX, MIN, COUNT ( mục 4.3 Các hàm thống kê ) Nếu cần thêm anh bạn thân mục 4.6 trình bày hàm Logical Với tiêu chí "Xem làm" chúng tơi cố gắng minh họa trình bày chi tiết thực hành Vì vậy, nhiều phần lý thuyết bạn khơng cần phải "để mắt" tới Đặc biệt, bạn không cần quan tâm đến ( Danh sách ), số ( Các hàm thường dùng Excel ) số ( In bảng tính ) - đừng quên hình tượng máy in đẹp cơng cụ Bên cạnh đó, bạn bỏ qua nhiều phần liên quan đến thao tác định dạng liệu ( số số ) Trong tài liệu có dùng ký hiệu với ý nghĩa sau : & : Cho biết kết thao tác vừa làm hay kết công thức ? : Đặt hay mở rộng vấn đề mà người đọc tự giải Như chúng tơi trình bày trên, đối tượng chủ yếu tập tài liệu nầy quý thầy cô trực tiếp giảng dạy bậc Trung học phổ thông; kỹ mong quý thầy có thêm điều kiện để hịan thành mục tiêu thực "Sổ điểm điện tử" nhằm đáp ứng xu hướng phát triển chung Vì chưa có điều kiện thao tác với tính hấp dẫn Excel Xin "nợ" quý thầy cô lần bổ sung sau với chức Excel phục vụ công việc giáo viên chủ nhiệm, chức "bay bỗng" khác Excel Mặc dù cố gắng, khó tránh khỏi sơ sót ngồi ý muốn tài liệu Kính mong nhận ý kiến đóng góp quý thầy cô cho lần in sau Chúc Quý Thầy Cô thành công./ 102 MICROSOFT EXCEL 2002 Mục lục GIỚI THIỆU VỀ EXCEL 105 1.1 CHỨC NĂNG: 105 1.2 KHỞI ĐỘNG EXCEL: 105 1.3 GIỚI THIỆU CỬA SỔ ỨNG DỤNG EXCEL: 105 1.4 CỬA SỔ WORKBOOK : 106 1.5 QUẢN LÝ WORKBOOK: 106 NHẬP VÀ ĐIỀU CHỈNH DỮ LIỆU 108 2.1 CHỌN Ô: 108 2.2 NHẬP DỮ LIỆU: 108 2.3 ĐIỀU CHỈNH DỮ LIỆU: 108 2.4 KIỂU DỮ LIỆU: 109 2.4.1 Nhãn: 109 2.4.2 Số: 109 2.4.3 Công thức: 109 2.5 CÁC LOẠI ĐỊA CHỈ Ô : 110 2.6 XỬ LÝ DỮ LIỆU: 111 2.6.1 Xóa liệu: 111 2.6.2 Di chuyển chép liệu: 111 2.6.3 Autofill: 111 2.6.4 Tạo dãy giá trị thứ tự xếp: 111 2.6.5 Sao chép đặc biệt 112 2.7 XỬ LÝ Ô, HÀNG, CỘT 112 2.7.1 Chèn ô trống: 112 2.7.2 Xóa ơ: 113 2.7.3 Chèn thêm hàng, cột; 113 2.7.4 Xóa hàng, cột: 113 2.7.5 Di chuyển chép chèn khối ô vào ô: 113 ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH 114 3.1 THAY ĐỔI ĐỘ RỘNG CỘT VÀ CHIỀU CAO HÀNG: 114 3.2 SAO CHÉP ĐỊNH DẠNG 114 3.3 ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 114 3.3.1 Font: 114 3.3.2 Bodrer: 115 3.3.3 Alignment: 115 3.3.4 Pattern (màu mẫu màu ô) 116 3.3.5 Dạng biểu diễn số (number): 117 3.4 ĐỊNH DẠNG Ô CÓ DỮ LIỆU THỎA ĐIỀU KIỆN: 118 CÔNG THỨC VÀ HÀM 120 4.1 KHÁI NIỆM : 120 4.2 CÁC HÀM TOÁN HỌC ( MATH ): 120 4.3 CÁC HÀM THỐNG KÊ ( Statistical ): 121 4.4 CÁC HÀM XỬ LÝ CHUỖI ( TEXT ) : 122 4.5 CÁC HÀM XỬ LÝ NGÀY ( DATE ): 122 4.6 HÀM LOGICAL : 122 BIỂU ĐỒ 124 5.1 TẠO BIỂU ĐỒ BẰNG PHÍM CHỨC NĂNG F11 124 5.2 TẠO BIỂU ĐỐ BẰNG CHART WIZARD 124 5.3 HIỆU CHỈNH BIỂU ĐỒ: 127 5.3.1 Thay đổi yếu tố biểu đồ: 127 5.3.2 Định dạng đối tượng, thành phần biểu đồ 128 5.3.3 Thêm đối tượng cho biểu đồ 128 DANH SÁCH ( LIST ) 130 6.1 KHÁI NIỆM: 130 6.2 SORT: 130 6.2.1 Sort khóa: 130 103 MICROSOFT EXCEL 2002 6.2.2 Sort hai khóa trở lên: 130 6.2.3 Sort theo thứ tự người sử dụng qui định 131 6.3 LỌC VÀ TÌM KIẾM: .131 6.3.1 AutoFilter 131 6.3.2 Advanced Filter: .133 IN BẢNG TÍNH 135 7.1 KHAI BÁO MÁY IN : 135 7.2 IN TOÀN BỘ DỮ LIỆU CỦA WORKSHEET HIỆN HÀNH: 135 7.2.1 Tạo dấu ngắt trang thích hợp: 135 7.2.2 Trình bày trang in: 136 7.2.3 Print preview: 139 7.2.4 Thực in bảng tính: 139 7.3 IN DỮ LIỆU TOÀN WORKBOOK: 140 7.4 IN DỮ LIỆU TRÊN MỘT KHỐI CỦA WORKSHEET: 140 CÁC HÀM THƯỜNG DÙNG TRONG EXCEL 141 8.1 HÀM TOÁN HỌC 141 8.2 HÀM CHUỖI: .141 8.3 HÀM NGÀY: 142 8.4 HÀM LOGIC : 142 8.5 HÀM THỐNG KÊ: 143 8.6 HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU 143 8.7 HÀM QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU: .144 8.8 HÀM NHẬN THÔNG TIN: .145 BÀI TẬP THỰC HÀNH 146 9.1 TẠO VÀ GHI WORKBOOK VÀO ĐĨA : 146 9.1.1 Yêu cầu : 146 9.1.2 Hướng dẫn thực : 146 9.2 NHẬP VÀ HIỆU CHỈNH DỮ LIỆU : .148 9.2.1 Yêu cầu : 148 9.2.2 Hướng dẫn thực : 149 9.3 TÍNH ĐIỂM TRUNG BÌNH : .152 9.3.1 Yêu cầu : 152 9.3.2 Hướng dẫn thực : 152 9.4 TÍNH ĐIỂM TRUNG BÌNH : .156 9.5 TÍNH ĐIỂM TRUNG BÌNH : .157 9.5.1 Yêu cầu : 157 9.5.2 Hướng dẫn thực : 158 9.6 XÉT KẾT QUẢ CẢ NĂM : .160 9.6.1 Yêu cầu : 160 9.6.2 Hướng dẫn thực : 160 9.7 ĐỊNH DẠNG TRANG VÀ IN : 161 9.7.1 Yêu cầu : 161 9.7.2 Hướng dẫn thực : 161 9.8 BIỂU ĐỒ : .165 9.8.1 Yêu cầu : 165 9.8.2 Hướng dẫn thực : 166 10 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 167 104 MICROSOFT EXCEL 2002 GGIIỚỚII TTHHIIỆỆUU VVỀỀ EEXXCCEELL 1.1 CHỨC NĂNG: Microsoft Excel chương trình xử lý bảng tính cơng ty Microsoft Nó có số chức sau : Lập xử lý bảng tính : o Thống kê, tổng hợp liệu o Phân tích, dự báo o Giải tốn qui hoạch, tài chính, … Vẽ biểu đồ, đồ thị Quản trị sở liệu Lập trình với ngơn ngữ VBA ( Visual Basic for Application ) Liên kết OLE 1.2 KHỞI ĐỘNG EXCEL: Chọn Start - chọn All Programs - Microsoft Office - Microsoft Excel Lưu ý : Có thể khởi động Excel nhiều cách khác Sau khởi động, hình giao diện Microsoft Excel hình minh họa mục sau 1.3 GIỚI THIỆU CỬA SỔ ỨNG DỤNG EXCEL: Column heading Select all box Row heading Cell pointer Fill handle Mouse pointer Tab sheet Workbook Trong cửa sổ ứng dụng: • Thanh tiêu đề (title bar) chứa tên trình ứng dụng 105 MICROSOFT EXCEL 2002 • Kế tiếp trình đơn ( Menu bar ) chứa đề mục ( File, Edit, … ), đề mục bao gồm nhóm lệnh Bên phải chứa hộp Ask a question ( chứa dòng chữ Type a question for help ) hỗ trợ việc tìm kiếm nhanh phần trợ giúp Excel ( gõ từ hay tên hàm vào để xem hướng dẫn, giải thích chương trình ) • Các công cụ ( Standard Formatting ) giúp việc thực lệnh bản, giúp quản lý xử lý bảng tính nhanh Để hay ẩn công cụ ta dùng lệnh View - Toolbars - chọn tên công cụ cần cho hay ẩn • Thanh cơng thức ( Formula bar ) gồm bên trái địa ô hành ( Active cell ) hay tên khối, nút Insert function giúp nhập hàm vào bảng tính bên phải dịng liệu nhập hành • Thanh trạng thái ( Status bar ) cuối cửa sổ ứng dụng cho biết trạng thái làm việc cửa sổ workbook Ready: sẵn sàng, Edit: điều chỉnh, Enter: nhập liệu v.v trạng thái phím Numlock, Capslock • Cửa sổ Workbook vùng làm việc • Bảng cơng việc ( Task pane ) : Chứa đề mục giúp thực số tính khác liên quan đến việc xử lý Workbook 1.4 CỬA SỔ WORKBOOK : • Trên cửa sổ tiêu đề chứa tên workbook Workbook có tên Book1 • Trong workbook gồm có tối đa 255 sheets Mỗi sheet thường bảng tính dùng để chứa liệu, biểu đồ, hình ảnh Mặc nhiên workbook có sẵn sheet Muốn thay đổi số sheet nầy tạo workbook ta dùng lệnh: Tools - Options - chọn tab General - khai báo số sheet mặc định cho workbook mục Sheets in new workbook • Trong sheet gồm có 256 cột đánh thứ tự ký tự chữ A,B,C, ,IV nằm hàng đầu - tiêu đề cột ( Column heading ) bảng tính 65536 dịng đánh thứ tự 1,2,3 ,65536 nằm cột bên trái - tiêu đề dịng (Row heading) bảng tính Muốn đặt tên sheet ta nhấn nút phải mouse (R-click) tab sheet - Rename - gõ tên nhấn Enter D-click tên tab sheet • Giao hàng cột ô ( Cell ) Mỗi có địa Địa ô hợp thành qua Ví dụ: A1, C8, E25, …là địa • Con trỏ ( Cell pointer ) : Là khung hình chữ nhật, di chuyển bảng tính, giúp định vị hành ( Active cell ) Trong hình trên, trỏ có địa D7 • Fill handle : Là vị trí góc phải bên ô khối ô hành Khi đặt trỏ chuột đây, trỏ chuột đổi thành hình dấu cộng Lưu ý : Để di chuyển trỏ đến cột hay dịng cuối bảng tính : đè giữ phím Ctrl, gõ phím mũi tên theo hướng cần di chuyển Để đưa trỏ ô A1 : đè giữ phím Ctrl, gõ phím Home 1.5 QUẢN LÝ WORKBOOK: • Save as lưu với tên khác Ghi Workbook lên đĩa: chọn File - Save đặt tên tập tin phần mở rộng XLS - chọn nơi lưu tập tin ( ổ đĩa, thư mục ) hộp thoại Save as • Khởi tạo workbook mới: chọn File - New - chọn workbook Tab General click nút chọn mục Blank workbook Task pane • Mở tập tin có sẵn : chọn File - Open - chọn ổ đĩa, thư mục Look in, chọn tên tên 106 MICROSOFT EXCEL 2002 tập tin cần mở click nút Open ; chọn tên workbook mở Open a workbook; chọn mục More workbooks chọn mục choose workbook Task pane, click nút cơng cụ • Chọn cửa sổ workbook mở trước đó: chọn Menu Window - chọn tên tập tin nhấn Ctrl-F6 • Đóng cửa sổ workbook làm việc: chọn File - Close nhấn Ctrl-F4 107 MICROSOFT EXCEL 2002 NNHHẬẬPPVVÀÀ ĐĐIIỀỀUU CCHHỈỈNNHH DDỮỮ LLIIỆỆUU Trước nhập điều chỉnh liệu, cần phải xác định khối ô cần nhập hay điều chỉnh cách chọn hay chọn khối 2.1 CHỌN Ơ: 7 • • • • 7 Ô đơn : click hay dùng phím mũi tên để di chuyển Con trỏ ô tới ô cần chọn Khối ô kề nhau: C1: click góc khối ô cần chọn kéo chuột ( drag mouse ) đến ô góc đối diện C2: click ô góc khối cần chọn, đè giữ phím Shift click góc đối diện dùng phím di chuyển để đến góc dối diện Cách thường dùng phạm vi khối lớn C3: click mouse vị trí Select all box để chọn tồn bảng tính Địa khối công thức khai báo sau : gồm địa góc trái địa góc phải khối, hai địa ô dấu " : " để ngăn cách Ví dụ: B2:C5 Địa khối nầy bao gồm ô B2, B3, B4, B5, C2, C3, C4, C5 Khối ô không kề : chọn khối ô thứ nhất, đè giữ phím Ctrl chọn hay khối khác Chọn tồn hàng hay cột: click tên tiêu đề hàng (row heading) nhấn Shift Spacebar hay click tên tiêu đề cột ( column heading) nhấn Ctrl - Spacebar 2.2 NHẬP DỮ LIỆU: Nhập liệu vào ô : Chọn ô cần nhập Nhập liệu: liệu nhập vào cơng thức Dữ liệu số, chuỗi hay công thức Kết thúc nhập: nhấn Enter Nếu sau nhập liệu mà muốn bỏ liệu chưa nhấn Enter nhấn phím Escape Có thể nhấn phím di chuyển để nhập liệu đồng thời di chuyển đến theo hướng phím di chuyển, nhấn phím Tab để nhập di chuyển đến ô bên phải Nhập liệu vào khối ô : Chọn khối ô cần nhập liệu Nhập liệu Đè giữ phím Ctrl nhấn phím Enter Nhập thích cho ơ: Chọn cần thích Chọn Insert - Comment R-click (click nút phải mouse) - Insert comment - gõ vào nội dung thích Click chuột bên ngồi khung thích để kết thúc việc nhập 2.3 ĐIỀU CHỈNH DỮ LIỆU: Chọn ô cần chỉnh liệu Nhấn phím F2 trỏ nằm cuối liệu ô D-click ô cần điều chỉnh liệu Click mouse formula bar vị trí cần điều chỉnh, sau thực điều chỉnh liệu bình thường, để kết thúc : nhấn Enter Có thể sửa liệu trực tiếp ô 108 MICROSOFT EXCEL 2002 2.4 KIỂU DỮ LIỆU: Dữ liệu nhập nhãn hay chuỗi (text), số (Value) công thức (Formula) 2.4.1 Nhãn: • Là hay nhiều ký tự chữ số • Theo mặc định nhãn nằm bên trái Ta thay đổi cách định dạng lại • Nếu nhãn dài dộ rộng hành cột phần nhãn vừa độ rộng cột hiển thị, ô bên phải cịn trống liệu tràn qua ô bên phải Muốn cột hiển thị đủ chiều dài nhãn ta D-click biên phải tiêu đề cột (column heading) • Nếu muốn xuống hàng dịng bảng tính : đè giữ phím Alt nhấn phím Enter 2.4.2 Số: • Trong số chứa ký tự sau: + - ( ) , / $ % E e Vị trí số mặc định nằm bên phải có dạng General number Khi nhập có dấu $ đầu số có dạng currency Khi số nhập lớn số có dạng scientific (số mũ) Ví dụ : số 1500000 ( triệu năm trăm ngàn ) hiển thị 1.50E+06 ( dấu chấm thập phân ) • Ngày thời gian liệu kiểu số Khi nhập ngày khơng hợp lệ chúng nhãn Để qui định dạng ngày ta dùng chức Regional Settings Control panel - chọn Date - khai báo dạng Short date style • Nếu muốn nhập số vào dạng chuỗi ( Text ) phải nhập dấu ‘ ( nháy đơn apostrophe) trước nhập chuỗi số Mặc nhiên, chuỗi số canh sát lề trái cột 2.4.3 Cơng thức: • Bắt đầu dấu "=" ( dấu + ) sau biểu thức cần lập Trong cơng thức chứa : trị ( nhãn hay số ), địa ơ, tên khối, hàm tính tốn tốn tử, Ví dụ : Tốn tử Tên Ví dụ Kết + Cộng =2+2 Trừ =4-8 -4 * Nhân =5*2 10 / Chia =17/4 4.25 Mũ =3^2 ^ >,>=, =8,"G",IF(X6>=7,"K",IF(X6>=5,"TB","Thi lại"))) Nhận xét : Trong cơng thức khơng Đối với trường hợp lọai Giỏi ( G ) TBm ( ô X6 ) cần thỏa mãn điều kiện từ trở lên ( mà >=8