HỖ TRỢ CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO CHO CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ THÔNG QUA CÔNG CỤ MICROSOFT EXCEL

TẠP CHÍ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ, ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG - SỐ 12(73).2013, Quyển HỖ TRỢ CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO CHO CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ THÔNG QUA CÔNG CỤ MICROSOFT EXCEL INVENTORY ACCOUNTING SOLUTION IN SMALL AND MEDIUM ENTERPRISES BY MEANS OF MICROSOFT EXCEL Trần Lương Nguyệt, Vũ Thu Hà Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin, Đại học Đà Nẵng Email: vuthuhadn@gmail.com TĨM TẮT Tại mợt sớ doanh nghiệp vừa và nhỏ, công tác kế toán hàng tồn kho vẫn làm tương đối thủ công chưa có điều kiện để mua phần mềm đóng gói có sẵn hay theo yêu cầu Với số lượng, chủng loại các mặt hàng tồn kho khá đa dạng và phong phú, việc thực hiện kế toán gặp nhiều trở ngại, dễ nhầm lẫn, sai sót Thông qua bài báo, tác giả muốn hướng đến việc dựa ứng dụng khai thác từ phần mềm Microsoft Excel để tạo nên một công cụ hỗ trợ tốt công tác kế toán hàng tồn kho cho loại hình doanh nghiệp này Cơng cụ giúp cho việc ghi chép, xử lý và cung cấp thơng tin về tình hình tăng, giảm các loại hàng tồn kho tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trở nên nhanh chóng và xác hơn, góp phần nâng cao hiệu cho công tác kế toán hàng tồn kho nói riêng công tác kế toán tài nói chung tại các doanh nghiệp này Từ khóa: kế toán hàng tồn kho; doanh nghiệp vừa và nhỏ; Microsoft Excel; chứng từ; sở liệu; sổ sách kế toán ABSTRACT In a number of small and medium enterprises, the accounting for inventories had been done mostly by hand because there is not much money to buy the packaged or required software Such accounting work will face many obstacles such as confusing mistakes with numbers and types of diverse and extensive inventory items Based on the exploited applications of the Microsoft Excel software, the author wants to create a tool that supports the effective inventory accounting for this type of business This tool will help process and provide information on the increase or decrease of the inventory in small and medium enterprises to become more accurately It will contribute to improving inventory accounting in particular and financial accounting in general Key words: inventory accounting; small and medium enterprises; Microsoft Excel; vouchers; databases; bookeeping Đặt vấn đề Công tác kế toán hàng tồn kho (HTK) doanh nghiệp vừa nhỏ cịn gặp nhiều khó khăn chưa thực mang lại hiệu Nguyên nhân phần lớn doanh nghiệp thực kế tốn HTK tương đối thủ cơng số lượng, chủng loại mặt HTK đa dạng, phong phú Việc thiếu ứng dụng công nghệ thông tin dẫn đến cơng tác kế tốn HTK dễ gây sai sót, nhầm lẫn, làm tốn thời gian, tiền bạc Một số doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế tốn đóng gói có sẵn thị trường địi hỏi phải bỏ chi phí đầu tư ban đầu mua tập huấn cho nhân viên, chi phí bảo trì nâng cấp năm, Tuy nhiên phần mềm không đáp ứng hết nhu cầu đặc thù công tác kế toán HTK doanh nghiệp Từ vấn đề đặt trên, trình tìm hiểu nghiên cứu ứng dụng phần mềm Microsoft Excel cơng tác kế tốn, tác giả nhận thấy công cụ tương đối đơn giản, dễ sử dụng thiết kế Việc khai thác ứng dụng cách hiệu hỗ trợ đắc lực cho cơng tác kế tốn HTK doanh nghiệp vừa nhỏ Nội dung nghiên cứu 2.1 Định hướng nghiên cứu ứng dụng Excel kế toán hàng tồn kho 75 TẠP CHÍ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ, ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG - SỐ 12(73).2013, Quyển Việc ứng dụng Excel vào cơng tác kế tốn HTK nhiều doanh nghiệp vừa nhỏ quan tâm So với ngơn ngữ lập trình, cơng cụ excel khơng u cầu cao trình độ cơng nghệ thông tin để nghiên cứu vận dụng Khảo sát số sách tham khảo, tác giả có nhận định đánh sau: + Một số sách “Kế toán Doanh nghiệp với Excel” VN Guide tổng hợp & biên soạn [1], “Tự học Excel với Kế toán doanh nghiệp” Đức Tùng [2] hướng dẫn việc ghi chép sổ sách kế toán HTK vào máy vi tính vận dụng số phép tính, hàm đơn giản excel sum, vlookup, min, max để thực số nội dung Cơng tác kế tốn HTK cải thiện việc sửa chữa lưu trữ liệu thủ cơng + Các sách “Tập làm kế tốn vật tư excel” Nhật Minh, Hà Thành [3] hướng dẫn tổ chức sở liệu kế toán ban đầu phát sinh, vận dụng hàm để tự động xuất sổ sách mặt hàng hay loại HTK cần thiết Tuy nhiên việc nhập liệu tài liệu cịn thủ cơng, khơng hỗ trợ định khoản hay tính giá xuất HTK; đồng thời khơng xem sổ sách kế tốn theo thời gian + Một số tài liệu nâng cao hơn, có vận dụng thành phần macro “Hướng dẫn sử dụng - ứng dụng quản lý tài – kế tốn – vật tư” KS Hồng Hồng [4] ý đến việc tạo liên kết sheet có sheet để nhập điều kiện loại hàng, thời gian xem báo cáo Qua người sử dụng xem sổ sách liên quan theo nhu cầu dựa liệu điều kiện nhập Tuy nhiên, tài liệu không hướng dẫn việc thiết kế chứng từ để nhập in, giảm bớt khâu thủ cơng, sai sót q trình làm kế tốn HTK Từ sở nhận định đánh giá trên, tác giả nhận thấy cần khai thác ứng dụng excel hiệu quả, chuyên nghiệp hơn; hỗ trợ tốt cho cơng tác kế tốn HTK doanh nghiệp vừa nhỏ Bài báo vận dụng ưu điểm mà tài liệu ứng dụng excel khác trình bày: tổ chức liệu để truy xuất nhanh chóng đến thơng tin kế tốn HTK có nhu cầu; xem sổ sách, báo cáo HTK theo thời gian Ngoài 76 ra, tác giả nghiên cứu thêm số nội dung: + Về việc tổ chức thông tin đầu vào: Thiết kế sheet excel chứng từ nhập, xuất HTK Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan, người sử dụng không nhập tất vào sheet mà chọn chứng từ phù hợp để khai báo thông tin Thơng tin sau tự động lưu trữ vào sở liệu tương ứng để xử lý xuất chứng từ, sổ sách phù hợp theo nhu cầu người sử dụng + Về việc xử lý liệu: Thiết lập mối quan hệ đối tượng tổng hợp đối tượng chi tiết tương ứng (nếu có) phần khai báo bảng danh mục Như vậy, người sử dụng không nhập số dư đầu kỳ tất đối tượng tổng hợp cách thủ công mà số dư tự động cập nhật dựa việc khai báo số dư đối tượng chi tiết có liên quan Nghiên cứu việc xử lý phương pháp tính giá xuất kho cách tự động Theo đó, kế tốn khơng phải tính tốn đơn giá ngồi nhập thủ cơng vào sở liệu excel mà cập nhật người sử dụng chọn phương pháp phù hợp theo khai báo kỳ 2.2 Quy trình hệ thống thơng tin kế toán hàng tồn kho doanh nghiệp vừa nhỏ Hình Sơ đồ thơng tin kế tốn hàng tồn kho Cơng cụ hỗ trợ cơng tác kế toán HTK doanh nghiệp vừa nhỏ cập nhật xử lý thông tin theo quy trình: Bước 1: Khai báo thơng tin doanh nghiệp Bước 2: Khai báo thông tin đầu vào, gồm kiện ban đầu cập nhật kiện phát sinh TẠP CHÍ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ, ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG - SỐ 12(73).2013, Quyển + Dữ kiện ban đầu kiện phục vụ cho việc thực cơng tác kế tốn doanh nghiệp Nó bao gồm bảng danh mục Danh mục tài khoản, Danh mục hàng tồn kho, Danh mục công nợ, dụng mở file excel Tại đây, người sử dụng thông qua nút lệnh tương ứng để truy xuất tới nội dung cần thiết chương trình kế toán HTK doanh nghiệp, gồm: + Dữ kiện phát sinh biến động tăng, giảm HTK ngày doanh nghiệp Dựa thông tin nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiện nhập vào chứng từ Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho tương ứng + Form quản lý bảng danh mục giúp truy xuất đến sheet danh mục cần thiết Bước 3: Lưu trữ liệu kế toán Tất kiện khai báo cập nhật lưu trữ xử lý dựa hàm, lệnh VBA công cụ Microsoft Excel Sau xử lý, tồn thơng tin đầu vào kế toán hàng tồn kho lưu trữ 02 sheet: + Sheet Nhật ký: lưu trữ thông tin kế toán tổng hợp hàng tồn kho + Sheet Nhật ký nhập - xuất: lưu trữ thơng tin kế tốn chi tiết hàng tồn kho Bước 4: In chứng từ, sổ sách kế toán hàng tồn kho liên quan Dựa thông tin DN, thông tin đầu vào sheet lưu trữ liệu, công cụ tiếp tục xử lý để in chứng từ, sổ tổng hợp chi tiết cần thiết, phục vụ cho công tác kế toán hàng tồn kho (HTK) doanh nghiệp, như: + Chứng từ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho + Sổ tài khoản 152, 153, 156,… + Sổ chi tiết mã hàng tồn kho + Sổ tổng hợp chi tiết loại HTK 2.3 Công cụ hỗ trợ kế toán hàng tồn kho cho doanh nghiệp vừa nhỏ 2.3.1 Thiết kế form quản lý chức + Sheet khai báo thông tin chung DN + Form quản lý chứng từ nhập liệu HTK hiển thị loại chứng từ có ứng dụng + Form quản lý sở liệu kế toán liên kết với sheet Nhật ký Nhật ký nhập – xuất + Form quản lý báo cáo kế toán HTK giúp người sử dụng xem sổ sách, báo cáo kế toán HTK theo nhu cầu Form tích hợp thơng tin: ✓ Thời gian xem sổ sách, báo cáo (Từ ngày … Đến ngày ) ✓ Các loại sổ sách, báo cáo kế toán HTK: Sổ chi tiết mặt hàng cụ thể, Sổ tổng hợp chi tiết cho loại HTK 2.3.2 Thông tin đầu vào a) Thông tin doanh nghiệp Sheet Thơng tin doanh nghiệp thiết kế với mục đích để người sử dụng khai báo đặc điểm riêng doanh nghiệp; đồng thời xem, bổ sung phương pháp kế tốn cần thiết trước sử dụng cơng cụ + Các thông số thông tin chung doanh nghiệp cần khai báo gồm: tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại, fax, số tài khoản, mã số thuế, tên giám đốc, kế toán trưởng,… Đây sở để công cụ xử lý cung cấp thông tin cho tiêu đề góc bên trái sổ sách, báo cáo kế toán + Các phương pháp kế toán cơng cụ quy định: chế độ kế tốn áp dụng, phương pháp kế tốn hàng tồn kho, hình thức sổ kế toán Người sử dụng cần khai báo thêm phương pháp xác định giá trị nhập, xuất cho loại hàng tồn kho kỳ kế toán doanh nghiệp b) Thơng tin danh mục Hình Minh họa Form quản lý chức Một số sheet danh mục cần thiết kế cho phần hành kế toán HTK gồm: Form lưu trữ toàn chức hệ thống Nó hiển thị người sử + Sheet Danh mục tài khoản: khai báo, lưu trữ, cập nhật thông tin liên quan đến đối 77 TẠP CHÍ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ, ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG - SỐ 12(73).2013, Quyển tượng kế toán tổng hợp theo hệ thống tài khoản định 15/2006/QĐ-BTC + Sheet Danh mục hàng tồn kho: theo dõi, quản lý đối tượng HTK doanh nghiệp Dựa sheet này, người sử dụng chọn Mã HTK phù hợp q trình thực cơng tác kế tốn + Sheet Danh mục cơng nợ: hỗ trợ người sử dụng việc theo dõi, quản lý ghi chép đối tượng công nợ dựa mã chúng c) Thơng tin nhập liệu khoản Có, Số tiền Việc định khoản cho nghiệp vụ cần ứng dụng hỗ trợ thông qua việc tạo liên kết cho phép truy xuất qua lại Sheet Nhập chứng từ Sheet Danh mục tài khoản Điều giúp người sử dụng xác định, lựa chọn mã tài khoản có liên quan Dựa thơng tin sheet chứng từ nhập, toàn liệu cập nhật vào sheet Nhật ký – lưu trữ thông tin tổng hợp sheet Nhật ký nhập xuất HTK – lưu trữ thông tin chi tiết kế toán HTK Các sheet nhập liệu chứng từ HTK gồm liệu cần thiết sau: + Thông tin chứng từ, hóa đơn (Số chứng từ, Ngày chứng từ, Số hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Ngày hóa đơn) người sử dụng nhập Để hạn chế việc nhập trùng số chứng từ, thiết kế cần sử dụng hàm để kiểm tra số phiếu nhập hay chưa Nguyên tắc kiểm tra dựa việc so khớp số hiệu chứng từ nhập Phiếu với liệu Nhật ký nhập – xuất hàng tồn kho Nếu số hiệu tìm thấy Nhật ký thơng báo “Số phiếu có rồi” cho người sử dụng + Thông tin người mua, người bán (Họ tên, Mã công ty, Tên công ty, Địa chỉ, MST) khai báo dựa việc truy xuất đến Sheet Danh mục công nợ để chọn Mã đối tượng phù hợp Riêng chứng từ xuất kho phục vụ sản xuất khơng khai báo nội dung + Thông tin loại HTK nhập, xuất (Mã hàng, Tên hàng) dựa việc truy xuất đến sheet Danh mục HTK để chọn loại HTK nhập, xuất tương ứng thông qua Mã hàng + Thông tin quy mô nghiệp vụ kinh tế bao gồm: ✓ Số lượng nhập, Số lượng xuất, Đơn giá nhập người sử dụng nhập theo số lượng, đơn giá thực tế ✓ Đơn giá xuất tính tự động dựa phương pháp tính giá xuất loại HTK Dựa số lượng đơn giá, ứng dụng tính trị giá nhập, xuất (thành tiền = số lượng *đơn giá) nghiệp vụ kinh tế + Định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh: gồm thông tin Diễn giải, Tài khoản Nợ, Tài 78 Hình Thơng tin Sheet sở liệu KT HTK 2.3.3 Xử lý liệu - Dữ liệu đầu kỳ: Các bước xử lý để thiết lập mối quan hệ đối tượng tổng hợp đối tượng chi tiết: + Tạo liên kết Mã tài khoản sheet danh mục tài khoản với Mã tài khoản sheet danh mục đối tượng sheet danh mục HTK, sheet danh mục cơng nợ,… cho tài khoản có mở đối tượng chi tiết để thuận lợi cho việc khai báo thơng tin + Dùng hàm sum tính tổng số dư đầu kỳ tài khoản cấp có tài khoản cấp 2, tài khoản có mở đối tượng chi tiết riêng + Yêu cầu người sử dụng khai báo, cập nhật số dư đầu kỳ cần khai báo, cập nhật số dư tài khoản cấp chi tiết đối tượng chi tiết trước có Kết thúc kỳ kế tốn, người sử dụng cần chép công cụ thành 01 khác cập nhật lại liệu ban đầu dựa số dư cuối kỳ trước để tiếp tục thực cơng tác kế tốn - Tính giá xuất kho: Giá xuất kho loại HTK tính TẠP CHÍ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ, ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG - SỐ 12(73).2013, Quyển tự động dựa phương pháp tính giá xuất HTK mà người sử dụng lựa chọn Việc lựa chọn phương pháp tính giá xuất kho phải đồng với phương pháp khai báo cho mặt hàng Sheet Thông tin doanh nghiệp Sau cập nhật Mã hàng Phiếu xuất kho, công cụ truy xuất thơng tin mặt HTK đó, gồm: ✓ Thơng tin số lượng, trị giá tồn đầu kỳ Sheet Danh mục HTK ✓ Thông tin số lượng, trị giá nghiệp vụ nhập kho Sheet Nhật ký nhập – xuất HTK ✓ Thông tin số lượng, trị giá nghiệp vụ xuất kho trước Sheet Nhật ký nhập – xuất HTK Từ thơng tin có ngun tắc tính giá xuất kho theo phương pháp, cơng cụ tính giá xuất kho cho mặt hàng Quy trình sau minh họa cho phương pháp tính giá xuất kho HTK- phương pháp bình quân thời điểm SL/ TG SL/ TG tồn = tồn đầu cuối kỳ kỳ + Tổng SL/ Tổng SL/ TG nhập - TG xuất kỳ kỳ Dữ liệu cuối kỳ Sổ tổng hợp chi tiết kế toán HTK với sổ tổng hợp chi tiết phần hành kế toán khác sử dụng để cập nhật liệu đầu kỳ cho file excel kế toán HTK kỳ Hình Minh họa quy trình cập nhật liệu cho Sổ chi tiết HTK 2.3.4 Thông tin đầu Đầu ứng dụng excel cơng tác kế tốn HTK tùy thuộc vào nhu cầu quản lý doanh nghiệp, nhiên gồm thông tin sau: - Bản in Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho Bản in chứng từ gốc, thể nghiệp vụ kinh tế nhập xuất HTK DN Hình Minh họa quy trình tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân thời điểm - Truy xuất liệu: Thông tin Sổ tổng hợp, Sổ chi tiết kế tốn HTK dị tìm tương ứng sheet Nhật ký Nhật ký Nhập xuất HTK - Dữ liệu cuối kỳ Số lượng tồn, Trị giá tồn cuối kỳ tính tốn dựa nguyên tắc: Dữ liệu in lấy từ Sheet nhập liệu Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho Thơng tin doanh nghiệp góc trái phiếu truy xuất từ Sheet Thông tin doanh nghiệp Nội dung số tiền chữ phiếu chuyển tự động từ tổng số tiền số sheet nhập liệu dựa việc khai thác ứng dụng visual basic excel Người sử dụng thực việc in chứng từ Sheet nhập liệu Sheet Nhật ký hay Nhật ký nhập xuất HTK 79 TẠP CHÍ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ, ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG - SỐ 12(73).2013, Quyển Hình Minh họa Sổ tổng hợp chi tiết HTK Bảng gọi Sổ tổng hợp chi tiết HTK, cho phép theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn tất loại HTK kỳ kế toán nhập Bảng dùng để so sánh, đối chiếu với Sổ tài khoản tương ứng Hình Chứng từ in Phiếu nhập kho - Sổ chi tiết Hàng tồn kho: Sổ có cơng dụng giúp theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn mặt hàng cụ thể Hình Minh họa Sổ chi tiết hàng tồn kho Mã hàng tạo dạng 01 list danh sách Mã hàng khai báo Sheet Danh mục HTK Thông qua mã hàng, công cụ truy xuất thông tin liên quan đến Tên, Đơn vị tính liệu nghiệp vụ phát sinh đối tượng chi tiết cho loại HTK - Bảng tổng hợp nhập xuất tồn HTK: Bảng chứa thông tin tất mặt hàng loại HTK dựa Mã tài khoản mã chi tiết tương ứng Chẳng hạn, Bảng tổng hợp nhập xuất tồn thành phẩm dựa Mã TK 155 để truy xuất thông tin đối tượng chi tiết loại thành phẩm sheet Danh mục HTK; mã hàng chi tiết thành phẩm sở để cập nhật, tính tốn thơng tin nhập xuất có từ Nhật ký nhập xuất HTK Kết luận Thông qua báo, tác giả muốn đề xuất việc khai thác ứng dụng có sẵn excel để vận dụng vào cơng tác kế tốn HTK nói riêng cơng tác kế tốn nói chung cho doanh nghiệp vừa nhỏ Đây thực công cụ mang lại hiệu kinh tế nhanh chóng, thuận lợi cho loại hình doanh nghiệp TÀI LIỆU THAM KHẢO VN-Guide, Kế toán doanh nghiệp với Excel, NXB Thống kê, 2005, trang 113 – 120 Đức Tùng, Tự học Excel với Kế tốn doanh nghiệp, NXB Giao thơng Vận tải, trang 269 - 278 Nhật Minh, Hà Thành, Tập làm kế tốn vật tư excel, NXB Văn hóa Thơng tin, trang 169 - 273 KS Hồng Hồng, Hướng dẫn sử dụng -các ứng ứng dụng quản lý tài - kế tốn vật tư, NXB Thống kê, 2003, trang 221 – 268 [5] Th.S Vũ Thu Hà, Th.S Nguyễn Linh Giang, Đề tài nghiên cứu khoa học cấp sở - Xây dựng công cụ hỗ trợ quản lý hàng tồn kho doanh nghiệp vừa nhỏ, Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin, 2010 [6] TS Nguyễn Mạnh Toàn, ThS Huỳnh Thị Hồng Hạnh, Hệ thống thơng tin Kế tốn, NXB Tài chính, 2011, trang 33 – 39 [1] [2] [3] [4] (BBT nhận bài: 25/09/2013, phản biện xong: 24/12/2013) 80