Khoa học thông tin - Thư viện 9 XÂY DỰNG CHÍNH SÁCH PHÁT TRIEN NGUON TAI NGUYEN THONG TIN CUA THU VIEN BAI HOC VIET NAM
hính sách phát triển
( nguồn tài nguyên thông tin (collection develop- ment policy) 14 van ban chinh thức do lãnh đạo thư viện ban hành Trong chính sách này quy định các phương hướng cũng như cách thức xây dựng vốn tài liệu, các nguồn tin của thư viện Chính sách phát triển nguồn tài nguyên thông tin của thư viện đại học có thể được công bố, thông báo chính thức cho trường chủ quản, cho người sử dụng thư viện và các cơ quan thông tin, thư viện khác Thực chất của việc xây dựng chính sách phát
triển nguồn tài nguyên thông tin
trong thư viện đại học là xác định trước tiến trình phát triển của nguồn tài nguyên thông tin trong một giai đoạn nhất định
Trong bối cảnh nâng cao chất lượng giáo dục đại học và chuyển đổi từ đào tạo niên chế sang học chế tín chỉ, việc xây dựng chính sách phát triển nguồn tài nguyên thông tin của thư viện đại học có ý nghĩa rất quan trọng Một chính sách tốt sẽ tạo ra tiền đẻ phát triển thuận lợi Thông qua chính sách này thư viện đại học phân bổ kinh phí với các mức độ ưu tiên khác nhau trên cơ sở ' nghiên cứu nhu cầu trước mất và lâu dài của đội ngũ giảng viên và sinh viên để thỏa mãn nhu cầu không ngừng
PGS TSKH Bùi Loan Thùy, Ths Nguyễn Thị Xuân Anh
tăng lên của họ Cũng qua chính sách này thư viện đại học xác định các tiêu chí lựa chọn về số lượng, nội dung và chất lượng tài liệu, nguồn tin, xác định các tiêu chí thanh lọc tài liệu, bảo quản tài liệu cần lưu giữ lau dài Nhờ chính sách này người làm công tác bổ sung giảm tính chủ quan khi lựa chọn tài liệu đồng thời duy trì sự nhất quán, liên tục trong công tác lựa chọn, sưu tầm, phát triển các bộ sưu tập của thư viện đại học khi thư viện có biến
động về nhân sự làm bổ sung
Chính sách phát triển nguồn tài nguyên thông tin của thư viện
đại học được coi là công cụ để điều tiết hoạt” động bố sung,
thanh lý tài liệu, chủ động tạo động lực phát triển nguồn tài nguyên thông tin thư viện với định tính và định lượng rõ ràng, chứng minh tâm nhìn xa của lãnh đạo thư viện, có lộ trình xác định đúng ưu tiên, những bước đi và biện pháp thực hiện cụ thể
Mục đích của việc xây dựng chính sách phát triển nguồn tài nguyên thông tin trong thư viện đại học là:
- Định hướng việc phát triển nguồn tài nguyên thông tin phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của
Trang 2thu vién dai hoc;
- Tạo cơ sở pháp lý để kiểm
soát quá trình bổ sung tài liệu, nguồn tin, kiểm soát điện bổ sung và việc truy cập đến nguồn tài nguyên thông tin của thư viện
đại học,
- Tạo cơ sở cho mọi quyết định
bổ sung và phối hợp, hợp tác
chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin với các thư viện, cơ quan
thông tin khác;
- Tao co sé dé trường chủ quản phân bổ kinh phí hợp lý và đánh giá tác động của thư viện đến giảng viên và sinh viên
Mục đích cơ bản của việc xây
dựng chính sách phát triển
nguồn tài nguyên thông tin là xác định những phương hướng chính trong công tác phát triển kho tư liệu, nguồn tin của thư viện đại học Chính sách này sẽ đưa ra các hướng dẫn chỉ tiết cho người làm công tác bổ sung, giúp họ lựa chọn tài liệu, thông tin một cách khách quan, chính xác, không bị phụ thuộc vào cảm tính chủ quan của mình
Việc xây dựng chính sách phát triển nguồn tài nguyên thông tin trong thư viện đại học nhằm đạt
5 mục tiêu:
1 Phối hợp công tác bổ sung theo một quan điểm thống nhất về các lĩnh vực chủ đề cần được phát triển trong vốn tư liệu nhằm
bổ sung được những tư liệu phù
hợp với nhu cầu của giảng viên và sinh viên của các trường, đạt được sự nhất quán trong thành phần nguồn tài nguyên thông tin của các thư viện trong hệ thống
2 Giới thiệu với cộng đồng giảng viên, sinh viên và lãnh đạo
các trường chủ quản về mục tiêu,
đối tượng bổ sung, giá trị vốn tư
liệu thu thập được và khẳng định
vai trò của thư viện trong việc góp phần nâng cao chất lượng đào tạo, phục vụ nghiên cứu
khoa học
3 Tường trình công khai về việc thực hiện phân bồ kinh phí mua tư liệu của thư viện Tạo điều kiện thuận lợi trong việc phân bổ và kiểm tra kinh phí
4 Hỗ trợ lập kế hoạch bổ sung
của từng thư viện, xác định điện ưu tiên bổ sung của từng thư viện; Tạo ra một cơ chế liên hệ trong và ngoài thư viện; Làm công cụ hợp tác trong phối hợp
bổ sung và chia sé nguồn tài
nguyên thông tin với các thư viện trong và ngoài hệ thống Tăng cường hợp tác trong công
tác tổ chức phát triển nguồn tài
nguyên thông tin, phối hợp chặt chẽ giữa các cán bộ làm công tác
học là:
- Pháp lệnh thư viện (sau này là Luật thư viện);
- Chức năng và nhiệm vụ của từng trường;
- Chức năng và nhiệm vụ của thư viện đại học qui định trong Điều lệ trường đại học và quyết định của Bộ Giáo dục và đào tạo về qui chế tổ chức và hoạt động của thư viện đại học; Các cơ sở để xây dựng một chính sách đúng đắn là: - Cơ sở pháp lý;
- Điều kiện cụ thể, đặc thù của từng thư viện về trụ sở, cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật, nhân sự, khả năng tài chính;
bổ sung trong cùng hệ thống, giảm hiện tượng bổ sung tư liệu mang tính tình huống, đối phó, chủ quan, phiến diện trong quá trình lựa chọn tư liệu
Nếu thực hiện đúng các mục đích và mục tiêu nêu trên, chính sách phát triển nguồn tài nguyên thông tin sẽ là văn bản định hướng công tác phát triển nguồn tài nguyên thông tin trong thư viện đại học, là một trong những
cơ sở quan trọng để kiểm tra
hoạt động bổ sung của các thư viện đại học
Căn cứ pháp lý để xây dựng
chính sách phát triển nguồn tài
nguyên thông tin thư viện đại
Thông tin & Phát triển © s6 4(19)/ 2008
- Nhu cầu, yêu câu của giảng
viên, sinh viên;
- Hiện trạng nguồn tài nguyên
đang sở hữu;
- Hiện trạng thị trường xuất
bản; 3
- Mối tương quan giữa các yếu tố trong nguồn tài nguyên thông tin: tài liệu hạt nhân với tài liệu điện mở rộng, tài liêu cũ và tài liệu mới, tài liệu quốc văn và
ngoại văn, bổ sung mới và thanh
lý, số lượng và chất lượng Chính sách này có nhiệm vụ giải quyết những vấn đề sau:
- Xác lập quan điểm phát triển
Trang 3thư viên đại học;
- Xác định các hướng trọng điểm cần bổ sung;
- Xác định hướng phân bổ nguồn lực để đạt mục tiêu đã lựa chọn theo trình tự ưu tiên
- Nêu ra được những biện pháp lớn để thực hiện mục tiêu
Khi xây dựng chính sách phát triển nguồn tài nguyên thông tin của thư viện đại học phải tuân thủ các nguyên tắc:
1 Bảo đảm tính tư tưởng: bổ sung đầy đủ tài liệu về các môn học lý luận chính trị bất buộc trong các trường đại học theo qui định của Bộ Giáo dục & Đào tạo (từ năm 2008 là “Những nguyên lý cơ bản của chủ nghĩa Mác-Lê Nin”, “Tư tưởng Hồ Chí Minh”, “Đường lối cách mạng của Đảng Cộng sản Việt Nam” với thời lượng 15 tín ghi)
2 Bảo đảm tính hợp pháp: thể hiện ở việc chính sách phát triển nguồn tài nguyên thông tin của thư viên đại học phải đúng với các điều khoản quy định trong hệ thống văn bản pháp quy về công tác thư viện - thông tin nói chung và thư viện đại học nó riêng, đồng thời phù họ
chiến lược tổng thể phát triển lâu
đài và trước mắt của từng trường; 3 Bảo đảm tính định hướng: xác lập hướng phát triển nguồn tài nguyên thông tin của thư viện mình
4 Bảo đảm tính khoa học: thiết lập đây đủ mục tiêu, nhiệm vụ,
nguyên tắc, yêu cầu, nội dụng, lộ trình, phương thức, mức độ ưu tiên trong chính sách phát triển căn cứ vào đặc điểm cụ thể của từng thư viện đại học, phải xem xét khả năng chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin với các thư viện khác
5 Bảo đảm tính bền vững: chính sách phát triển nguồn tài nguyên thông tin phải phục vụ
Khoa học thông tin - Thư viện eo
cho chiến lược phát triển bên vững, lâu dài của thư viện
6 Bảo đảm sự liên tục, nhất quán, tính hệ thống của công tác bổ sung
Chính sách phát triển nguồn tài
nguyên thông tin của thư viện đại học phải đáp ứng các yêu cầu sau:
1 Khái quát về chức năng,
nhiệm vụ, định hướng phát triển
của thư viện, nêu lên bản chất và phạm vì của nguồn thông tin, tư liệu mà thư viện có trách nhiệm phải xây dựng;
2 Đưa ra hướng bổ sung ưu tiên cũng như mức độ bổ sung cho từng cha dé, từng chuyên ngành cụ thể;
3 Đưa ra các tiêu chuẩn lựa chọn các loại hình tài liệu cụ thể cùng các tiêu chí thanh lọc tài liệu không còn phù hợp;
4 Đảm bảo tính nhất quán và tính liên tục trong các giai đoạn phát triển nguồn tài nguyên thông tin, ngay cả trong các trường hợp có sự biến động về
nhân sự làm công tác bổ sung,
giảm tính chủ quan của người làm công tác lựa chọn tài liệu, thông tin;
5, Đảm bảo sự cân đối, hài hòa giữa các loại hình tư liệu như sách, tài liệu chuyên khảo, tham khảo, ấn phẩm định kỳ, tài liệu xám, tài liệu điện tử và nguồn tin khoa học nội sinh;
6 Giúp cho việc quản lý ngân sách nhà nước/hoặc vốn của tổ chức một cách hiệu quả
Các bước xây dựng chính sách phát triển nguồn tài nguyên thông tin bao gồm:
1 Tiến hành khảo sát, điều tra, tighiên cứu nắm bắt kịp thời nhu cầu trước mắt và lâu dài về tài liệu và thông tin của giang viên, CBCNV, sinh viên theo các chuyên ngành đào tạo; nhận diện
đúng nhu cầu của đối tượng phục vụ Lập danh sách các nhóm người sử dụng thư viện theo thứ tự ưu tiên: giáo sư, phó giáo sư, TSKH, TS, thạc sĩ, cử nhân, sinh
viên các ngành trọng điểm, chuyên ngành mũi nhọn Xác định nhu cầu thông tin của từng nhóm và nhu cầu ưu tiên nhất trong từng nhóm
2 Nghiên cứu vốn tài liệu đã có, xác định thế mạnh, điểm yếu, nắm vững những lợi thế và những bất cập của vốn tài liệu, nguồn tin hiện tại trong thư viện, xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan;
3 Nghiên cứu thực trạng bổ
sung, phát hiện những bất CẬP, cần cải tiến những khâu nào, thủ tục nào cần thay đổi Xác định khó khăn về tài chính, các điều kiện ràng buộc của ngân sách nhà nước, hạn chế về cấu trúc không gian thư viện, điện tích kho tài liệu, từ đó lựa chọn
phương thức bổ sung phù hợp
với khả năng tài chính, điều kiện thực tế về cơ sở vật chất của thư viện mình
4 Xác định mức độ ưu tiên trong phân bổ kinh phí, xác định
hướng bổ sung ưu tiên, mức độ
bổ sung cho từng ngành đào tạo cụ thể, mức độ bổ sung cho timg hướng nghiên cứu khoa học trọng điểm, ngành đào tạo mũi nhọn của trường trong từng giai
đoạn cụ thể (dựa theo kế hoạch nghiên cứu khoa học dài hạn và ngắn hạn của trường)
3 Xác định phạm vi tài liệu
cần bảo tồn, tài liệu quý, hiếm, tài liệu có giá trị khoa học cao nhưng ít bản, tiến hành số hóa loại tài liệu này vừa để nâng cao khả năng phục vụ vừa bảo quản tốt tài liệu gốc;
Trong trường Rợp là thư viện thành viên của một hệ thống phải dự đoán được những ưu điểm và yếu điểm của tổng thể nguồn tài
Trang 4ngun thơng tin tồn hệ thống khi được phối hợp, tổ chức lại cùng khai thác, sử dụng chung;
6 Xác định các yêu cầu
với nguồn tư liệu cần bổ sung:
- Nguồn tư liệu bổ sung phải trở thành nguồn tin hạt nhân, có khả năng đáp ứng được những nhu cầu thiết yếu, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ cụ thể của thư viện, định hướng phát triển của trường, mục tiêu đào tạo của từng ngành; trở thành nguồn tin phản ánh đây đủ và hệ thống các thành tựu và tiểm lực về khoa học, công nghệ phục vụ cho công tác đào tạo và
nghiên cứu khoa học của trường;
- Nguồn tài ngun © thơng tin được tạo lập có
thể trao đổi dễ dàng,
thuận tiện, tạo tiền đề cho quá trình chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin với các cơ quan TT- TV bên ngoài với hiệu quả cao; : - Luôn sẵn sàng được sử dụng để đáp ứng nhu cầu của giảng viên và sinh viên (mọi lúc: 24 giờjngày, 7
ngày/tuần, với khoảng cách không giới hạn: từ xa);
- Việc tạo lập và phát triển
nguồn tài nguyên thông tin được tiến hành trên cơ sở kết hợp các phương thức khác nhau: mua, trao đổi, biếu tặng, lưu chiểu, xuất bản, và được định hướng để tạo nên các nguồn tin số hóa, được quản lý, khai thác trong môi trường mạng Intranet của trường đại học Cần chú trọng
đặc biệt tới sự hình thành và phát
triển nguồn tin nội sinh của trường đại học, coi nguồn tin này là một bộ phận đặc trưng và thiết yếu cần phải sưu tầm, tập hợp lại của trường đại học, góp phân làm giàu nguồn dự trữ thông tin quốc gia
- Hợp tác bổ sung, biên mục với các thư viện cùng diện phục vụ, thư viện cùng hệ thống, phân
chia điện bổ sung, phối hợp, hợp
tác cùng chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin
- Giảm tính chủ quan khi lựa chọn tài liệu, giảm chênh lệch về nhu cầu tài liệu giữa các ngành, các lĩnh vực tri thức, xây dựng đội ngũ cộng tác viên ở các
khoa, bộ môn, có quan hệ chặt
chẽ với các giáo sư, tiến sĩ đầu ngành, để lựa chọn tài liệu - Bảo đảm tính liên tục, tính nhất quán, tính hệ thống của công tác bổ sung ngay cả khi thư viện có biến động về tổ chức, nhân sự như thay đổi ban giám đốc, thay đổi cán bộ làm công
tác bổ sung
- Bảo đảm sự cân đối, hài hòa
giữa các loại hình tư liệu truyền thống và tài liệu điện tử Xác
định tiêu chí bổ sưng chọn lọc tài
liệu nước ngoài, các loại CSDL thư mục + tóm tất, CSDL đữ
kiện, CSDL toàn văn
- Tăng số đầu sách với số bản hợp lý cho từng loại tài liệu và chất lượng cho việc lựa chọn các loại hình tài liệu cụ thể, xác định mức độ bổ sung hồi cố, độ sâu thời gian, xác định tiêu chí thu thập, thanh lọc tài liệu, loại bỏ các tài liệu không còn giá trị sử dụng, không phù hợp
Thông tin & Phát triển e số 4(19›/ 2005
Trong thực tế các bước xây dựng chính sách phát triển nguồn tài nguyên thông tin nói trên có thể linh hoạt áp dụng tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của từng thư viện và vào mức độ chuyên nghiệp của người làm công tác bổ sung tài liệu
Nội dung của chính sách phát triển nguồn tài nguyên thông tin cần phản ánh các vấn đẻ chính: 1 Vai trò, chức năng, nhiệm vụ của trường; 2 Đặc điểm cộng đồng người sử dụng của thư viện về thành phần, trình độ, nhu cầu; 3 Mô tả, phân tích, nhận định hiện trạng công tác
phát triển vốn tài liệu,
nguồn tin của thư viện về qui mô, lĩnh vực ưu tiên trọng điểm
4 Mục tiêu của chính sách
5 Xác định mức độ bổ sung đối với từng loại hình tài liệu khác nhau
6 Xác định số lượng
bản cần bổ su#g cho một
tên tài liệu;
7 Xác định ngôn ngữ của loại tài liệu, thông tin lựa chọn;
§ Tỷ lệ bổ sung tài liệu điện tử và các loại tài liệu khác;
9 Kinh phí dành cho việc phát
triển nguồn tài nguyên thông tin;
10 Phương thức bổ sung (mua,
nhận tặng, trao đối, );
11 Công tác phối hợp bổ sung,
Trang 5của thư viện đại học cần lưu ý những vấn để sau:
- Phải chỉnh sửa, cập nhật chính sách hàng năm cho phù hợp với sự phát triển của thư viện về qui mô, phạm vi hoạt động, tốc độ, mức độ đầu tư
- Cần đặc biệt chú trọng bổ sung tài liệu chuyên ngành sâu thuộc các chuyên ngành đào tạo của từng trường và tài liệu liên ngành;
- Ưu tiên bổ sung đối với tài liệu giáo khoa, giáo trình điện tử; - Phân chia tài liệu tham khảo
bổ sung theo các cấp độ tối
thiểu, cơ bản, nghiên cứu và đầy đủ:
Ví dụ, đối với tài liệu tham khảo mức bổ sung có thể chia ở các mức khác nhau tùy theo nội dung của loại tài liệu tham khảo: a/ Mức để tối thiểu là các tài liệu cung cấp thông tin về đường lối, chính sách, nhiệm vụ và phương hướng phát triển kinh tế, chính trị, xã hội, khoa học & công nghệ của Đảng và Nhà nước (tài liệu chỉ đạo), văn kiện đại hội Đảng Cộng sản Việt Nam, tài liệu tra cứu như từ điển, bách khoa thư, sách hướng dẫn, chỉ dẫn, số tay,
b/ Mức cơ bản: những tài liệu tham khảo chuyên ngành, là những tài liệu chuyên môn cơ bản của các ngành đào tạo của trường đại học, hay với những chuyên ngành đào tạo mới hình thành, tài liệu ngành này chưa bổ sung được nhiều
c/ Mức nghiên cứu: những tài liệu cung cấp thông tin phục vụ nghiên cứu
d/ Mức đầy đủ: áp dụng đối với một số lĩnh vực ưu tiên, ngành mũi nhọn trong đào tạo Tăng cường bổ sung các CSDL toàn văn nước ngoài, các CSDL, trong nước
Khoa học thông tin - Thư viện
- Nâng cao khả năng phối hợp, hợp tác, phân công và chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin giữa các thư viện trong hệ thống, thư viện đại học và bên ngoài hệ thống nhằm tiết kiệm tối đa kinh phí và giúp thư viện ngày càng thỏa mãn tốt hơn nhu cầu thông tin của người sử dụng, tận dụng các nguồn lực thông tín đang tiém tàng ở những nơi khác Việc chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin cần được khảo sát và nghiên cứu về chính sách và công nghệ Giải quyết vấn để chính sách có nghĩa là đưa ra lời khẳng định được phép chia sẻ; còn giải quyết vấn đề công nghệ chính là đưa ra câu trả lời chia sẻ được và cách thức chia sẻ Việc phát triển các nguồn tài nguyên thông tin trên cơ sở có sự phối hợp, hợp tác và chia sẻ là một nội dung và định hướng quan trọng đốt với hệ thống thư viện đại học trong điều kiện phục vụ đào tạo theo học chế tín chỉ và đào tạo từ xa
Chia sé nguén tai nguyén thông tin có nghĩa là kết hợp quản lý và khai thác nguồn tài nguyên thông tin thuộc sở hữu của thư viện đại học với việc truy cập các nguồn tin bên ngoài, đặc biệt đến nguồn tạp chí điện tử và các CSDL chuyên ngành trên mạng Hướng thành lập các Consortium trong sung các nguồn lực thông tin và khai thác chung nguồn lực thông tin trên mạng nhằm tiết kiệm đầu tư tài chính và sử dụng hiệu quả các nguồn lực của các cơ quan thông tin, thư viện hiện nay đang rất
phổ biến tại các quốc gia Tại
Việt Nam đã thành lập liên hợp thư viện về các nguồn tin điện tử mà nhiều thư viện đại học là thành viên Cần phải thiết lập được các nguyên tắc cơ bản để xác định được những nguồn thông tin, tài liệu nào có thể chia sẻ được, những nguồn thông tin, tài liệu nào không thể chia sẻ
được, phạm vi chia sẻ chung như
thế nào, mức độ chia sẻ chúng ra
sao, phương thức chia sẻ chúng như thế nào, tất cả những vấn dé nay đều được quyết định ở chính sách phát triển nguồn tài nguyên thông tin
Tóm lại, chí trên cơ sở r có một
nguồn tài nguyên thông tin thích hợp, được tạo nên bởi một chính sách phù hợp mới có thể tạo lập và phát triển được hệ thống các sản phẩm có chất lượng cao và các dịch vụ thơng tin hồn hảo - là thước đo phản ánh hiệu quả và trình độ phát triển hoạt động thư viện - thông tin của mỗi trường
đại học
Tài liệu tham khảo
1 Nguyễn Hữu Hùng Một số quan điểm xây dựng chính sách
quốc gia về thông tin-tư liệu khoa học &công nghệ giai đoạn công nghiệp hóa, hiện đại hóa !! Kỷ yếu hội nghị ngành thông tim-tw liệu KH&CN - Tr.57-62 2 Nguyễn Viết Nghĩa Phương pháp luận xây dựng chính sách phát triển nguồn tin II Thông tin-tư liệu số 1/2001 - Tr.12-17 $3 Tiêu Hy Minh Chính sách thông tin quốc gia và việc chia sé nguồn tài liệu !I Thông tin-tư liệu số 2/2000. Tr.23-28
4 Frances C.WlIlkinson, Linda
K.Lewis (2003) The complete
guide to acquisitions management, Libraries Unlimited,London
5 G.Edward Evans, Margaret Zarnosky Saponaro (200%) Developing librarv and information center collections, — Libraries
Unlimited, London ™@