Báo cáo thành lập tại Công ty TNHH May Nam Sơn

Báo cáo thành lập tại Công ty TNHH May Nam Sơn

I Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty

1.1 Giai đoạn 1 (từ ngày đầu thành lập 1993 đến cuối 1996)

1.2 Giai đoạn 2 (từ 1996 đến nay)

II Sơ lược về ngành may mặc Việt Nam

III Cơ cấu tổ chức của công ty

3.1 Sơđồ cơ cấu quản lý Công ty

3.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban

3.3 Nhân sự của Công ty

IV Hoạt động của Công ty

I Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH May Nam Sơn

Công ty TNHH May Nam Sơn được thành lập vào ngày 27/09/1993theo giấy phép đăng ký do Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp ngày29/09/1993 Trụ sở chính của Công ty TNHH May Nam Sơn tại Kim Âu-Đặng Xá - Gia Lâm - Hà Nội.

Trải qua hơn 13 năm xây dựng và phát triển cùng với sự thay đổi, đổimới cả về tư duy lãnh đạo cũng như chiến lược sản xuất kinh doanh của Côngty để công ty ngày càng phát triển, có thể chia quá trình xây dựng và pháttriển đó của Công ty làm 2 giai đoạn:

1.1 Giai đoạn 1 (từ những ngày đầu mới thành lập 1993 đến cuối 1996)

Trong những năm đầu mới thành lập Công ty TNHH May Nam Sơnhoạt động chủ yếu trên lĩnh vực sản xuất hàng may mặc phục vụ thị trườngtrong nước (chủ yếu là thị trường Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh) với cácsản phẩm chính nhưáo Jacket, quần âu, áo sơ mi nam, nữ… sản phẩm làm racủa Công ty TNHH May Nam Sơn lúc bấy giờ gặp rất nhiều khó khăn trongviệc thâm nhập thị trường, chưa có một chỗđứng ổn định trên thị trường bởi lẽsản phẩm làm ra của Nam Sơn thời gian đầu còn quáđơn điệu về chủng loại,mẫu mã Hơn nữa là một công ty nhỏ lại mới thành lập thiếu vốn, thiếu nhânlực, thiếu kinh nghiệm lại gặp phải sự cạnh tranh từ các công ty có quy môlớn hơn, đã có uy tín nhiều năm trên thị trường… Trong tình hình đóđã có lúctưởng như công ty không thể tồn tại được thì cùng với sự cố gắng tìm ra giảipháp tối ưu đểđưa công ty phát triển của ban lãnh đạo công ty và chính sáchhỗ trợ phát triển của nhà nước, ban lãnh đạo công ty Nam Sơn đã mạnh dạnvay vốn đầu tư mới trang thiết bị, tuyển dụng tuyển mộ, nâng cao trình độ taynghề của công nhân cũng như trình độ quản lý của bộ phận hành chính Thayđổi hình thức kinh doanh từ phục vụ thị trường trong nước sang hình thứcnhận "gia công xuất khẩu" phục vụ thị trường quốc tế.

1.2 Giai đoạn 2 (từ cuối 1996 đến nay)

Từ 1996 sau khi đổi mới công nghệ sản xuất, nâng cao trình độ quản lývà thay đổi hình thức kinh doanh từ sản xuất phục vụ thị trường trong nướcsang hình thức nhận gia công xuất khẩu cho các bên đặt gia công nước ngoàithì Công ty TNHH May Nam Sơn đã dần phát triển, tạo dựng được uy tínthiết lập được nhiều quan hệ làm ăn với nhiều đối tác đặt gia công lớn tronglĩnh vực may mặc như:

TESCO (Anh)

Mango (Tây Ban Nha)Sunlong (Hồng Kông)Antaylo (USD)

EddiebauerLance Bryant

Thiết lập được các mối quan hệ với các đối tác có uy tín và có một thịphần rất lớn trên thị trường thế giới đã giúp cho sản phẩm của Công ty TNHHMay Nam Sơn có mặt ở hầu hết các thị trường lớn như EU, Mỹ, Canada,ThuỵSĩ, Nam Mỹ… với số lượng ngày càng lớn theo các đơn đặt hàng của cáccông ty đặt gia công nói trên.

Là một công ty chuyên nhận gia công xuất khẩu nhưng Công ty TNHHMay Nam Sơn đã không ngừng phát triển qua thời gian Bởi vì sản phẩm củaNam Sơn luôn đáp ứng rất tốt các chỉ tiêu về chất lượng sản phẩm, phẩm chất,quy cách, mẫu mã hàng hoá mà bên đặt gia công yêu cầu Hơn thế nữa bangiám đốc Công ty TNHH May Nam Sơn còn có những chính sách phát triểnrất hợp lý, đặc biệt là các mối quan hệ cũng như cách thích ứng với từng đốitác Họ coi trọng đối tác, đáp ứng các yêu cầu hợp lý của đối tác, tìm hiểu mộtcách chi tiết và cụ thể về từng đối tác Với mỗi khách hàng khác nhau do đóhọ có quốc tịch khác nhau cũng chính vì vậy mà phong tục tập quán, cáchthức làm ăn, cách thức thực hiện hợp đồng họ cũng có những yêu cầu khácnhau: về giao nhận

vềđóng gói

về các thủ tục chứng từ có liên quan…

Nam Sơn đã có những chiến lược thích nghi hợp lý với từng đối táckhách hàng Để từđó nâng cao uy tín của công ty với các công ty đặt gia công,tạo dựng được nhiều các mối quan hệ làm ăn lâu dài, bền vững đôi bên cùngcó lợi với nhiều đối tác trên thế giới.

Hơn 13 năm xây dựng và phát triển Công ty TNHH May Nam Sơn đãtrải qua nhiều bước thăng trầm, nhưng với sự cố gắng của đội ngũ công nhânviên cùng với các chiến lược kinh doanh hợp lý của ban lãnh đạo thì Công tyTNHH May Nam Sơn cũng đãđạt được những thành công nhất định Điềuđóđược thể hiện ở những kết quảđã làm được trong một số năm gần đây.

Bảng 1: Kết quảđạt được trong 2 năm 2004 và 2005

Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Nam Sơn

Qua bảng số liệu trên ta thấy kết quảđạt được của Công ty năm sau caohơn năm trước, tất cả các chỉ tiêu đạt được của năm 2005 đều cao hơn năm2004, đặc biệt là về doanh thu bán hàng và lợi nhuận sau thuếđều tăng gấphơn 2 lần so với năm trước Điều đó cũng giúp cho đời sống của cán bộ công

nhân viên trong công ty được nâng cao, từđó sẽ giúp họ có một cuộc sống ổnđịnh hơn và họ sẽ có tâm huyết hơn trong việc cùng nhau thúc đẩy sự pháttriển của công ty.

III Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH May Nam Sơn

3.1 Sơđồ cơ cấu quản lý của Công ty

Hình: Sơđồ cơ cấu quản lý của Công ty TNHH May Nam Sơn

Nguồn: Phòng Kế hoạch Công ty TNHH May Nam Sơn

3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban

* Phòng xuất nhập khẩu

Đứng đầu là trưởng phòng có nhiệm vụ thâu tóm tổng hợp, truyền đạthướng dẫn nhân viên về các vấn đề liên quan đến xuất nhập khẩu theo kếhoạch đãđề ra của Ban giám đốc, chịu mọi trách nhiệm liên quan đến cácnghiệp vụ xuất nhập khẩu.

Ban giám đốc

Phòng xuất nhập khẩu

Phòng Kế hoạch

Phòng Kế toán

Phòng hành chính nhân sự

Phòng Kỹ thuật

Nhà kho

Phân xưởng

Phân xưởng

II

Nhân viên trong phòng được bố trí theo từng nhiệm vụ cụ thể, nhânviên chuyên về nghiệp vụ hàng xuất, nhân viên chuyên về các vấn đề liênquan đến hàng nhập…

Phòng xuất nhập có nhiệm vụ phối hợp với các phòng ban khác trongcông ty để biết được khả năng sản xuất của Công ty Nam Sơn từđó lập ra kếhoạch xuất nhập khẩu phù hợp với năng lực của Công ty Có nhiệm vụ liên hệvới các đối tác nước ngoài, tìm hiểu đối tác để biết được nhu cầu cũng nhưkhả năng đáp ứng các nhu cầu của đối tác từđóđi đến kí kết các hợp đồngtrong xuất nhập khẩu Phòng xuất nhập khẩu còn có nhiệm vụ kê khai cácgiấy tờ có liên quan (hoáđơn, vận đơn, tờ khai…) với các cơ quan nhà nướccó liên quan như hải quan, bộ thương mại…

* Phòng kế hoạch

Phòng Kế hoạch có nhiệm vụ xây dựng lên kế hoạch sản xuất kinhdoanh của Công ty TNHH May Nam Sơn dựa trên các điều khoản trong cáchợp đồng nhận gia công với các đối tác nước ngoài làm sao để cho tiến độ sảnxuất kinh doanh không bị chậm trễ so với hợp đồng.

Phòng kế hoạch còn có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch phát triển củaNam Sơn, trình ban giám đốc để cóý kiến chỉđạo cũng như quyết định chínhthức.

Phòng kế hoạch còn phải phân chia, lập kế hoạch cụ thể cho các tổ sảnxuất để làm sao các tổ sản xuất có những nhiệm vụ rõ ràng, không bị chồngchéo công việc.

* Phòng kế toán

Chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán là quản lý tất cả các vấn đềcóliên quan đến tài chính của công ty Nam Sơn Tất cả các khoản thu, chi củacông ty Nam Sơn từ việc trả lương công nhân viên, mua bán trang thiết bị sảnxuất, tiền hàng thu được từ các bên đặt gia công… đều được phòng kế toánnắm bắt và tổng hợp để trình duyệt ban giám đốc, từđó ban giám đốc sẽ cónhững chiến lược đểđiều chỉnh hoạt động của công ty sao cho hợp lý nhất.

Phòng kế toán còn có nhiệm vụ lập ra các bản báo cáo tài chính, bảngcân đối kế toán, cân đối tài khoản một cách trung thực nhất để trình duyệtlênban giám đốc, cũng như cơ quan nhà nước có thẩm quyền….

* Phòng hành chính nhân sự

Phòng hành chính nhân sự có nhiệm vụ nắm bắt một cách cụ thể nhấttình hình nhân sự của công ty.Từđó tham mưu giúp ban giám đốc về mặt tổchức của các phòng ban trong công ty nên cắt giảm số lượng nhân viên trongphòng này hay nên tăng số lượng trong hòng kia Nắm bắt tình hình nhân sựcủa công ty để từđó có các công tác tuyển mộ tuyển dụng hợp lý.

* Phòng kỹ thuật

Phòng kỹ thuật công ty Nam Sơn có nhiệm vụ quản lý các mẫu hàngtheo các đơn đặt hàng của các đối tác, phân tích các mẫu hàng màđối tác đặtgia công yêu cầu từđó lắp ghép tạo lên các mẫu mã sản phẩm theo đúng đơnđặt hàng.

* Phòng quản lý chất lượng

Phòng có nhiệm vụ kiểm tra công tác sản xuất xem từng công đoạncóđúng tiêu chuẩn kỹ thuật hay không, sản phẩm tạo ra cóđạt yêu cầu về thẩmmỹ, kích cỡ, chất lượng hay không Nếu không đạt yêu cầu về chất lượng sảnphẩm đề ra thìđó là do lỗi của bộ phận nào, cần quy trách nhiệm cho ai để cóbiện pháp sử dụng kịp thời.

* Nhà kho

Công ty may Nam Sơn có hai nhà kho một là nhà kho nguyên vật liệu,một là nhà kho thành phẩm Nhà kho có trách nhiệm bảo quản nguyên vật liệucũng như thành phẩm không bị hư hỏng và tổn thất (trong phạm vi tráchnhiệm của nhà kho) Phối hợp với các phòng ban để khi có lệnh là có thể cungứng nguyên vật liệu theo số lượng yêu cầu phục vụ cho công tác sản xuất.

* Công ty may Nam Sơn mặc dùcòn non trẻ vềtuổi đời (hoạt động đượchơn 13 năm) nhỏ bé về quy mô nhưng với cơ cấu tổ chức hợp lý, có sự quảnlýđôn đốc cũng nhưđộng viên kịp thời của ban giám đốc, đội ngũ lãnh đạo,

tác phong làm việc công nghiệp của đội ngũ cán bộ công nhân viên trongcông ty đã làm cho trong cơ cấu tổ chức của công ty không có sự chồng chéotrong công việc, lộn xộn trong công tác quản lý Vì vậy hiệu quả công việccũng được tănglên và do đó công ty cũng đạt được những thành tựu đáng kểsau 13 năm xây dựng và phát triển.

3.3 Nhân lực

Công ty TNHH Nam Sơn ngày đầu mới thành lập chỉ có 112 cán bộcông nhân viên nhưng đến nay số lượng đã tăng lên là 618 cán bộ công nhânviên (chưa kể số người thử việc và làm việc không chính thức) trong đó có 7người nước ngoài.

+ Bộ phận quản lý: 69 người

Bộ phận sản xuất: bao gồm giám đốc, phó giámd dốc tất cả cán bộ nhânviên các phòng ban như phòng kế toán, phòng xuất nhập khẩu, phòng kếhoạch, phòng quản lý chất lượng…

- Công nhân theo bậc thợ (1/7): 461 người- Lao động phổ thông: 52 người

IV Hoạt động của Công ty may Nam Sơn

Công ty TNHH may Nam Sơn hoạt động trên lĩnh vực gia công xuấtkhẩu hàng may mặc với những sản phẩm chính chủ yếu như hàng dệt kim, áoazcket, quần âu, áo sơ mi… hoạt động của công ty Nam Sơn được chia làmnhiều công đoạn từ khi nhập nguyên vật liệu đầu vào tới khi tạo ra thành

phẩm xuất cho đối tác nước ngoài Dưới đây là quy trình hoạt động sản xuấtkinh doanh của công ty TNHH may Nam Sơn.

4.1 Sản phẩm đầu vào

Công ty TNHH may Nam Sơn là cơ sở sản xuất chuyên về ngành maymặc với các sản phẩm theo đơn đặt hàng phục vụ cho các đơn đặt gia côngxuất khẩu của các đối tác nước ngoài vì vậy nguyên vật liệu chính phục vụcho quá trình sản xuất kinh doanh của công ty Nam Sơn là các loại vải, chỉ,mặc, khoá, mặc…

Sản phẩm đầu vào của công ty Nam Sơn là do phía các công ty đặt giacông cung cấp cho công ty theo số lượng cụ thể của từng đơn đặt hàng cáccông ty đặt gia công sẽ cung cấp cho công ty Nam Sơn tất cả những nguyênvật liệu chính phục vụ cho quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm mà phía đặt giacông yêu cầu Nghĩa là công ty Nam Sơn sẽ không phải chịu chi phí giá thànhnguyên vật liệu (việcnày do công ty đặt gia công thực hiện) mà Nam Sơn chỉthực hiện việc nhận nguyên vật liệu từ phía đặt gia công để tạo thành sảnphẩm, cung ứng cho bên đặt gia công và nhận thù lao gia công sản phẩm.

Các nguyên phụ liệu như chỉ may, cúc áo, thùng cattong… thường thìcũng do bên đặt gia công cung ứng theo từng đơn đặt hàng cụ thể: chỉ mộtphần rất nhỏ là Nam Sơn sẽ nhập từ các nhà cung ứng trong nước (nếu ên đặtgia công không cung cấp luôn nguyên phụ liệu).

Thường thì việc nhập nguyên vật liệu chính và phụ công ty Nam Sơnnhận theo hìn thức CIF tại các cảng đến của Việt Nam như: Hải Phòng, ĐàNẵng Nhiệm vụ này thuộc về phòng xuất nhập khẩu của công ty đứng ra thựchiện với đối tác và thực hiện các thủ tục đối với cơ quan nhà nước có thẩmquyền về việc xuất nhập khẩu như hải quan hay bộ thương mại.

Việc nhập nguyên vật liệu như thế nào là tuỳ thuộc vào số lượng sảnphẩm trong từng hợp đồng vàđịnh mức tiêu hao nguyên phụ liệu cho phép màhai bên trong hợp đồng đưa ra.

4.2 Đầu ra cho sản phẩm

Nam Sơn là một công ty chuyên nhận gia công xuất khẩu hàng maymặc cho các đối tác nước ngoài vì vậy sản phẩm làm ra của Nam Sơn khôngbị bó hẹp ở một vài chủng loại mà nóđa dạng tùy thuộc vào từng đơn đặthàng của các bên đặt gia công.

Hiện nay sản phẩm của Nam Sơn được các nhàđặt gia công cung ứngvà tiêu thụ tại các thị trường như Eu, Mỹ, Thuỵ Sĩ, Canada… số lượng sảnphẩm Nam Sơn nhận gia công tăng lên theo từng đơn đặt hàng qua từng nămnhưđã nói.

Sản phẩm của Nam Sơn là hàng may mặc nên vòng đời thay đổi nhanh,dễ bị thay sang mốt mới vì vậy yếu tố tôn trọng hợp đồng là một phần củaviệc cung ứng đầu ra vì chỉ có vậy thì thời gian của hợp đồng mới đảm bảo,thời gian không bị muộn để rồi sản phẩm làm ra sẽ bị lỗi mốt.

Công ty Nam Sơn trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm đến côngđoạn cuối sẽđược kiểm tra, đóng gói, đóng thùng, đóng kiện sau đó vậnchuyển đến nơi yêu cầu của bên đặt gia công nhưđã thoả thuận trong hợpđồng (thường là FOB hai phòng) với đầy đủ giấy tờ xuất khẩu theo pháp luậtquy định.

4.3 Quy trình sản xuất

Sau khi hợp đồng đãđược kí kết giữa Nam Sơn và bên đặt gia côn, bênđặt gia công sẽ cung ứng nguyên vật liệu cho Nam Sơn theo đúng các điềukhoản trong hợp đồng Nam Sơn sẽ nhập nguyên vật liệu đầu vào để chuẩn bịcho quy trình sản xuất của lô hàng Quy trình sản xuất sản phẩm của NamSơn sẽđược chia thành ba công đoạn chủ yếu: pha cắt thành bàn thành phẩm,may tạo thành phẩm, đóng gói và hoàn thiện.

* Pha cắt tạo bán thành phẩm:

Sau khi đã cóđầy đủ nguyên vật liệu phòng kế hoạch sẽ lập ra kế hoạchsản xuất sau đóđưa lệnh sản xuất với số lượng cụ thể xuống thủ kho và bộphận nhà cắt -> nhà cắt sẽđược thủ kho cung cấp nguyên vật liệu theo đúng

yêu cầu theo kế hoạch -> bộ phận nhà cắt sẽ kiểm tra nguyên vật liệu sau đótiến hành trải vải theo thời gian quy định (để cho vải có thời gian co giãn trởvề trạng thái tự nhiên) ->đặt sơđồ (giác màu) chuẩn bị cắt -> bộ phận kiểm trachất lượng sẽ kiểm tra trên bàn cắt -> cắt và phân loại các chi tiết vàđánh số -> giao cho bộ phận may.

* May tạo thành phẩm

Sau khi nhận được bàn thành phẩm -> sản xuất theo công đoạn (tổ chắpsườn, tổ may tay, tổ may cổ, tổ hoàn thiện lắp ghép các bộ phận….) -> thuhoà (bộ phận kiểm tra chất lượng lại kiểm tra một lần nữa xem sản phẩm làmra cóđặt yêu cầu về thông số kỹ thuật hay không -> là (ủi) thành phẩm ->chuyểnthành phẩm xuống đóng gói và hoàn thiện.

* Đóng gói và hoàn thiện

Đưa thành phẩm vào túi PE ->đóng hộp đơn chiếc (nếu có yêu cầu từphía đặt gia công) ->đóng thùng cát tông hay thùng gỗ tuỳ theo hợp đồng, vàkích thước, mẫu mã của bao bì sản phẩm cũng còn tuỳ vào từng khách hàngcụ thể bởi mỗi khách hàng họ có những yêu cầu khác nhau -> nhập kho thànhphẩm chờđến ngày xuất.

Quy trình sản xuất của công ty Nam Sơn được phân chia theo từng côngđoạn cụ thể nói trên, mỗi nhóm mỗi tổ thực hiện một công đoạn khác nhau.Việc phân chia quá trình sản xuất theo từng công đoạn giúp cho công nhânviên chuyên sâu hơn, tay nghềđược nâng cao Việc phân chia công đoạn cụthể còn giúp cho bộ phận kiểm tra chất lưonựg quản lý chặt chẽ và chính xáchơn bởi mỗi công đoạn đều có thể quy trách nhiệm dễ dàng có các tổ cácnhóm.

Quy trình sản xuất của công ty được thực hiện bắt đầu từ khi: cónguyên vật liệu -> pha cắt -> may (theo công đoạn) ->Đóng gói hoàn thiện ->lưu kho Với bất kỳ một bản hợp đồng nhận gia công nào từ lớn hay nhỏ thìCông ty Nam Sơn cũng thực hiện đầy đủ theo đúng quy trình sản xuất kinh