BÀI 3: KĨ NĂNG THUYẾT TRÌNH (PHẦN 1)Giảng viên Lưu Quang Phú Trưởng bộ phận Truyện thông nội bộ - Ngân hàng Việt Nam Thịnh Vượng

BÀI 3: KĨ NĂNG THUYẾT TRÌNH (PHẦN 1) Giảng viên Lưu Quang Phú Trưởng phận Truyện thông nội - Ngân hàng Việt Nam Thịnh Vượng MỤC TIÊU BÀI HỌC 01 Trang bị cho học viên kiến thức thuyết trình 02 Giúp học viên biết cách thuyết trình thành cơng vấn đề cụ thể 03 Giúp học viên tự tin trước đám đông CẤU TRÚC NỘI DUNG 3.1 Khái niệm vai trị hoạt động thuyết trình 3.2 Chuẩn bị thuyết trình 3.1 KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ HOẠT ĐỘNG THUYẾT TRÌNH 3.1.1 Khái niệm thuyết trình 3.1.2 Các kiểu thuyết trình 3.1.3 Vai trị hoạt động thuyết trình 3.1.1 KHÁI NIỆM THUYẾT TRÌNH Khái niệm thuyết trình Thuyết trình hình thức giao tiếp thuyết trình viên trực tiếp cung cấp thơng tin trước nhóm khán giả nhằm đạt mục đích định 3.1.2 CÁC KIỂU THUYẾT TRÌNH Thuyết trình kiểu trình bày • Chia sẻ, cung cấp, truyền tải nhận định, quan điểm, chiến lược phát triển, lĩnh vực chun mơn cho người nghe Thuyết trình kiểu thuyết phục • Đưa lý lẽ lập luận để người nghe nghe theo mình, chấp nhận quan điểm, suy nghĩ với mình, hành động theo ý muốn 3.1.3 VAI TRỊ HOẠT ĐỘNG THUYẾT TRÌNH Vai trị hoạt động thuyết trình • • Là cơng cụ giao tiếp hiệu quả; Thuyết trình góp phần to lớn thành công cá nhân Một số diễn giả tiếng • • T.S Lê Thẩm Dương; Steve Jobs 3.2 CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH 3.2.1 Chọn chủ đề 3.2.4 Xây dựng đề cương thuyết trình 3.2.2 Tìm hiểu khán giả 3.2.5 Chuẩn bị tâm lý hình thức cho buổi thuyết trình 3.2.3 Thu thập thông tin tư liệu 3.2.6 Các công tác hậu cần cho buổi thuyết trình 3.2.1 CHỌN CHỦ ĐỀ Dựa vào mục tiêu cụ thể buổi thuyết trình để lựa chọn chủ đề • • • Nghĩ vấn đề lớn mà bạn quan tâm; Nghĩ chủ đề gây thu hút thính giả; Tập thói quen nghĩ chủ đề sau học, ghi lại ý tưởng vào sổ tay; • Tìm kiếm thông tin mạng, qua sách báo, v.v để xác định chủ đề 3.2.2 TÌM HIỂU KHÁN GIẢ Các khán giả có độ tuổi, giới tính, tơn giáo, tảng văn hóa, nghề nghiệp, địa vị khác có phản ứng khác thuyết trình Những câu hỏi bạn cần trả lời tìm hiểu khán giả • • • • • • • • • Số lượng người nghe dự kiến bao nhiêu? Tuổi trung bình bao nhiêu? Tỷ lệ nam với nữ? Người nghe thơng báo đầy đủ chủ đề bạn định trình bày chưa? Người nghe tự nguyện hay yêu cầu đến tham dự buổi thuyết trình? Những điểm chung người nghe gì? Những người có định kiến khơng? Trình độ văn hóa người này? Người bạn quen biết chiếm phần trăm? 10 3.2.2 TÌM HIỂU KHÁN GIẢ (tiếp theo) Họ biết chủ đề Họ muốn biết thêm điều gì? Giá trị lợi ích thơng tin Phân tích khán giả họ 11 3.2.3 THU THẬP THÔNG TIN TƯ LIỆU Các loại thông tin tư liệu cần thu thập Thơng tin phải biết Thuyết trình viên phải nắm vững hiểu xác thơng tin, để cung cấp cho khán giả Thông tin nên biết Thông tin cần biết Những tư liệu thực tế, mơ hình, Cung cấp thêm cứ, dẫn chứng, số liệu cụ thể, ý tưởng lạ… làm minh họa, thuyết phục người nghe tăng tính hấp dẫn thuyết trình 12 3.2.3 THU THẬP THÔNG TIN TƯ LIỆU (tiếp theo) Muốn thuyết trình thành cơng, cần phải giành nhiều thời gian để tìm tịi tư liệu, nghiên cứu đầy đủ nguồn tư liệu Các nguồn thu nhập thơng tin: • Đọc sách: Bạn bắt đầu việc nghiên cứu cách chọn xem sách tiêu biểu chủ đề thuyết trình xem phần phụ lục tham khảo sách để tìm kiếm từ nguồn tư liệu khác; • • Đọc báo, tạp chí; Tra cứu internet: Một số cơng cụ tìm kiếm hay sử dụng để thu thập tài liệu:   • Google (http://www.google.com); Yahoo (http://www.yahoo.com) Gặp gỡ chuyên gia am hiểu chun mơn để có tư liệu quý giá 13 3.2.4 XÂY DỰNG ĐỀ CƯƠNG BÀI THUYẾT TRÌNH Các kiểu thuyết trình: • Thuyết trình để thơng báo, giải thích: Từ ngữ sử dụng thuyết trình phải dễ hiểu, gần gũi Thơng tin đưa rõ ràng để người nghe hiểu cách dễ dàng có thay đổi nhận thức, tư duy; • Thuyết trình để thuyết phục: Có cách thức, bố cục riêng để đạt hiệu thuyết phục Lời lẽ giọng điệu sử dụng thuyết trình dạng chiếm vị trí quan trọng với thành cơng thuyết trình; • Thuyết trình để giải trí, khích lệ: Thơng tin đưa cần dễ tiếp cận, điều tiết giải tỏa tâm lý người nghe 14 3.2.4 XÂY DỰNG ĐỀ CƯƠNG BÀI THUYẾT TRÌNH (tiếp theo) Phác thảo đề cương cho thuyết trình • • • • • Cấu trúc thuyết trình gồm phần: Mở đầu - Thân – Kết thúc; Các ý đề cương phải có trật tự hợp lý có logic để dễ nhớ, ý phải liên kết với nhau; Đề cương cần ngắn gọn; Có thể gạch chân sử dụng bút màu làm bật ý mà bạn muốn nhấn mạnh; Có thể sử dụng ký hiệu để đánh dấu đoạn dừng, đoạn nhấn mạnh, nói chậm, nói to, 15 3.2.4 XÂY DỰNG ĐỀ CƯƠNG BÀI THUYẾT TRÌNH (tiếp theo) Cấu trúc thuyết trình • Mở đầu:   Cần tự nhiên, gây ấn tượng, ngắn gọn, lơi ý khán giả; Có nhiều cách:  Bằng clip ấn tượng;  Đưa câu hỏi;  Sự thật hay thống kê ngạc nhiên;  Trích dẫn hài hước tiếng, giai thoại, kiện thời sự;  Câu chuyện liên quan chủ đề, đặt tình “Giả sử rằng” 16 3.2.4 XÂY DỰNG ĐỀ CƯƠNG BÀI THUYẾT TRÌNH (tiếp theo) Cấu trúc thuyết trình • Thân bài:       Giới hạn thân 3- vấn đề chính; Sử dụng dẫn chứng phù hợp; Khơng đưa thông tin rườm rà, không cần thiết; Chuyển ý chủ đề; Triển khai vấn đề theo câu hỏi: Tại sao? Như nào?; Sử dụng hình ảnh minh hoạ 17 3.2.4 XÂY DỰNG ĐỀ CƯƠNG BÀI THUYẾT TRÌNH (tiếp theo) Cấu trúc thuyết trình • Kết thúc:     Lôi kéo ý thính giả; Thơng báo trước kết thúc; Tóm tắt lại điểm chính; Kết thúc nhận xét tích cực Lưu ý • Phân bổ thời gian thuyết trình cho hợp lý, đảm bảo thời lượng đủ cho việc truyền tải thông tin phần mở đầu, thân bài, kết thúc; • Thơng thường buổi thuyết trình, tập trung cao khán giả đạt 20 phút đầu 10 phút cuối buổi thuyết trình 18 3.2.5 CHUẨN BỊ TÂM LÝ VÀ HÌNH THỨC CHO BUỔI THUYẾT TRÌNH Chuẩn bị tâm lý Tâm lý căng thẳng thuyết trình viên: • • • • Hầu hết người căng thẳng; Khán giả hiểu căng thẳng; Đa số khán giả muốn biết thông tin, đánh giá người thuyết trình; Sự căng thẳng thường vơ hình Vượt qua căng thẳng: • • • • • • Nắm thuyết trình để tự tin; Chuẩn bị chu đáo thực hành trước; Đọc/nhớ vài ý đầu tiên; Nhìn người cười tươi; Di chuyển hít thở sâu; Suy nghĩ tích cực 19 3.2.5 CHUẨN BỊ TÂM LÝ VÀ HÌNH THỨC CHO BUỔI THUYẾT TRÌNH (Tiếp theo) Hình thức bên ngồi • • • • Quan tâm đến hình thức bên để gây ấn tượng tốt đẹp từ ban đầu; Đảm bảo hình thức bên ngồi bạn khơng trái ngược với thơng điệp trình bày; Chọn trang phục mà mặc bạn thấy thoải mái, tự tin; Cử chỉ, dáng điệu, nét mặt, thái độ cần tự tin, nhẹ nhàng Luyện tập để thành cơng: • Thành cơng hay thất bại buổi thuyết trình phụ thuộc vào chuẩn bị diễn tập bạn > luyện tập nhiều tốt; • • • • Ghi nhớ tư liệu trình tự trình bày; Luyện tập nói, dùng âm điệu phù hợp; Luyện tập theo nhóm, người góp ý cho bạn; Luyện tập tiến độ thời gian 20 3.2.6 CÁC CƠNG TÁC HẬU CẦN CHO BUỔI THUYẾT TRÌNH Các công tác hỗ trợ công tác hậu cần cho buổi thuyết trình đóng vai trị quan trọng làm nên thành cơng buổi thuyết trình • • • Chuẩn bị tài liệu có liên quan; Hệ thống âm ánh sáng; Phương tiện nghe nhìn Các loại thiết bị hỗ trợ Ví dụ Độ phức tạp thấp Giấy in Slide Bản giấy Độ phức tạp trung bình Máy tính Máy in Bút slide Độ phức tạp cao Máy quay Phần mềm Video clip 21 TỔNG KẾT NỘI DUNG BÀI HỌC • Thuyết trình loại hoạt động giao tiếp   • Khái niệm thuyết trình; Vai trị hoạt động thuyết trình Chuẩn bị thuyết trình Chọn nhủ đề, tìm hiểu khán giả, thu thập thông tin tư liệu, xây dựng nội dung thuyết trình, chuẩn bị tâm lý hình thức cho buổi thuyết trình 22