Kế toán mua bán hàng hóa tại doan nghiệp TNHH sài gòn vinafoods

GVHD TH S NGUYỄN QUỐC TRUNG GVHD TH S NGUYỄN QUỐC TRUNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA KẾ TOÁN KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Đề tài KT MUA BÁN HÀNG HÓA TẠI DN TNHH SÀI GÒN VINAFOODS GVHD Th S Nguyễn Quốc Trung SVTH Trần Thị Kim Ngân Lớp LT23 1KN003 Khóa 23 1 Hệ LT Đại học chính quy TP HCM Năm 2019 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA KẾ TOÁN KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Đề tài KT MUA BÁN HÀNG HÓA TẠI DN TNHH SÀI GÒN VINAFOODS GVHD Th S.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA KẾ TỐN KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP Đề tài: KT MUA BÁN HÀNG HÓA TẠI DN TNHH SÀI GÒN VINAFOODS GVHD : Th.S Nguyễn Quốc Trung SVTH : Trần Thị Kim Ngân Lớp : LT23.1KN003 Khóa : 23.1 Hệ : LT - Đại học quy TP.HCM - Năm 2019 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA KẾ TỐN KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP Đề tài: KT MUA BÁN HÀNG HÓA TẠI DN TNHH SÀI GÒN VINAFOODS GVHD : Th.S Nguyễn Quốc Trung SVTH : Trần Thị Kim Ngân Lớp : LT23.1KN003 Khóa : 23.1 Hệ : LT - Đại học quy TP.HCM - Năm 2019 Lời Cảm Ơn  Sau hai thang thưc tâp tai DN TNHH Sài Gịn Vinafoods gần hai năm hồn chỉnh kiến thức tai trường Đai Học Kinh Tế TP HCM Em nhận sư giúp đỡ tận tình tất anh chị công ty, sư giúp đỡ bảo tận tình KT trưởng Ban Giam Đốc kinh nghiệm thưc tế Bên sư bảo kiến thức chun mơn tồn thể thầy cô tai trường cùng công lao to lớn mẹ nuôi nấng em học hàng không phần quan trọng qua trình học tập làm việc em Em đúc kết nhiều kinh nghiệm thưc tế qua trình cơng tac tai công ty Từ công việc quản lý kho mặt số lượng đến công việc đặt mua hàng theo dõi định mức ban hàng thu tền, toan tền hàng,… điều giúp em thấy sư khac bi êt giưa lý lu ân nhà trường cach thức làm thưc tế Nay em xin chân thành gửi lời cam ơn đến Ban Giam Đốc, KT Trưởng toàn thể anh chị DN giúp đỡ em thời gian qua, tao điều kiện thuận lợi cho em học hỏi chuyên môn nghiệp vụ kinh nghiệm thưc tế để em có đủ kiến thức hoàn thành kịp thời chuyên đề tốt nghiệp Em xin gửi đến Ban Giam Đốc, KT Trưởng, toàn thể anh chi em đồng nghiệp tai DN TNHH Sài Gòn Vinafoods lời chúc sức khỏe, hanh phúc sư thành công công vi êc sống Em xin gửi lời cảm ơn đến toàn thể thầy cô tai trường thầy Nguyễn Quốc Trung hướng dẫn em hoàn thành tốt bao cao tốt nghiệp thời gian qua Em gửi đến thầy lời chúc sức khỏe ngày có nhiều niềm vui LỜI MỞ ĐẦU -    Nền kinh tế nước ta ngày phat triển cùng với sư đổi mới cac chính sach phap luât Nhà nước mở cửa giao thương với nhiều nước khu vưc làm xuất hiên nhiều loai hình doanh nghiêp khac qui mơ hoat đ ông cac doanh nghi êp nước mở rông Bất ky môt đơn vị kinh doanh hướng đến mục têu kinh doanh hi đat lợi nhuân Để đat mục têu đề mơi doanh nghi êp phải có sư quản lý tốt tài sản, nguồn vốn xây dưng cac kế hoach kinh doanh môt cach hiêu Để có thơng tn hơ trợ cho viêc cac định kinh tế quản lý tốt tài sản địi hỏi mơt doanh nghiêp cần thiết phải có mơt bơ may kế toan B may kế toan se ghi nhân lai tất cac nghiêp vụ phat sinh tai môt đơn vị, tâp hợp, phân tch, tổng hợp, cung cấp thông tn đanh gia rủi ro đồng thời thiết l âp h ê thống kiểm soat n ôi b ô giúp cho doanh nghi êp hoat đông hiêu đat mục têu đề đồng thời giúp doanh nghi êp hoat đ ông theo phap luât Nguyên tăc chung giúp môt doanh nghiêp hoat đông theo phap luât trì hoat đơng kinh doanh lâu dài có hiêu là: Vốn + Tri thức + An toàn phap luât = Lợi nhuân DN Sài Gòn VinaFoods vân dụng theo nguyên tăc hoat đ ông kinh doanh Để hiểu rõ qua trình hình thành hoat đ ông DN em xin giới thi phần hành Kế Toan Mua Ban Hàng Hóa tai DN Trach Nhiêm Hưu Han Sài Gòn Vinafoods sau : Bố cục đề tài chia làm chương: Chương : Giơi thiêu khai quat vê Công Ty Chương : Cơ sơ ly luân vê kê toan mua ban hang ho a va thực trạng DN TNHH Sai Gòn Vinafoods Chương : Nhân xet va kiên nghi Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KT MUA BÁN HÀNG HÓA 1.1 Khái niệm hàng hóa nhiệm vụ kế tốn 1.1.1 Khái niệm Hàng hóa sản phẩm lao động doanh nghiệp thương mại mua để bán nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất, tiêu dùng xuất 1.1.2 Phân loại hàng hóa Hàng hóa kinh doanh thương mại thường phân theo ngành hàng như: - Hàng vật tư, thiết bị - Hàng công nghệ phẩm tiêu dùng - Hàng lương thực - thực phẩm Ngoài ra, bất động sản dự trữ cho mục đích bán xem loại hàng hóa - hàng hóa bất động sản 1.1.3 Nhiệm vụ KT hàng hóa a Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời tình hình lưu chuyển hàng hóa doanh nghiệp mặt giá trị vật Tính tốn, phản ánh đắn trị giá vốn hàng nhập kho, xuất kho trị giá vốn hàng hóa tiêu thụ b Kiểm tra, giám sát chặt chẽ tình hình thực tiêu kế hoạch mua, bán hàng hóa Xác định đắn kết kinh doanh hàng hóa Đồng thời chấp hành chế độ tài CT, sổ sách kế tốn Cung cấp thơng tin tổng hợp thông tin chi tiết cần thiết hàng hóa kịp thời phục vụ cho quản lý hoạt động kinh doanh doanh nghiệp c Theo dõi chặt chẽ tình hình tồn kho hàng hóa, giảm giá hàng hóa tổ chức kiểm kê hàng hóa theo quy định, báo cáo kịp thời hàng tồn kho 1.2 Giá vốn hàng hóa Giá vốn hàng hóa giá hàng hóa với số tiền mà doanh nghiệp bỏ hàng hóa Tuy nhiên hình thành trị giá vốn hàng hóa kinh doanh thương mại phân biệt giai đoạn q trình vận động hàng hóa( từ lúc mua, nhập kho, sơ chế, phân loại ).Giá trị trình bày trường hợp cụ thể phần sau 1.3 KT nghiệp vụ mua hàng  1.3.1 Qui trình thủ tục CT, phương thức mua hàng, nhập kho hàng hóa Mua hàng nước a Mua hàng trực tiếp kho khách hàng  Thủ tục Theo phương thức này, hàng hoá giao cho doanh nghiệp kho bên bán, doanh nghiệp nhận hàng chuyển phương tiện tự có th ngồi Sau nhận hàng ký vào hoá đơn người bán hàng hoá thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp, tổn thất xảy ra( có) trình vận chuyển hàng hố doanh nghiệp chịu trách nhiệm  CT Hoá đơn bán hàng Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Hoá đơn giá trị gia tăng( GTGT) Các CT bên bán lập b Mua hàng theo phương thức chuyển hàng  Thủ tục Doanh nghiệp ký hợp đồng mua hàng với Bên bán Bên bán vào hợp đồng chuyển hàng theo thời gian địa điểm giao hàng mà hai bên thoả thuận Chi phí vận chuyển bên chịu tuỳ thuộc vào điều khoản hợp đồng Hàng hoá thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp doanh nghiệp nhận hàng chấp nhận toán  CT Hoá đơn bán hàng Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Hoá đơn giá trị gia tăng( GTGT) Các CT bên bán lập c Mua hàng thị trường tự do, trường hợp người bán khơng có hố đơn, doanh nghiệp lập Phiếu Nhập Kho để làm toán đồng thời để khấu trừ thuế  Mua hàng nhập a Nhập trực tiêp  Thủ tục - Doanh nghiệp bên bán thoả thuận ký Hợp đồng kinh tế (Sale contraDN ) Doanh nghiệp vào hợp đồng nhập tiến hành lập “Giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu” – Khi tốn hình thức Thư tín dụng - Giấy xin mở tín dụng khoản nhập kèm theo Hợp đồng gửi đến ngân hàng Ngoại Thương với Ủy nhiệm chi (UNC) – UNC trả thủ tục phí ngân hàng; UNC trả việc mở Thư tín dụng(L/C) Trường hợp doanh nghiệp khơng có sẵn ngoại tệ tài khoản ngân hàng phải làm hợp đồng tín dụng xin vay ngoại tệ để ký quỹ mở L/C - Hàng hoá chuyển giao cho doanh nghiệp tuỳ theo phương thức chuyển hàng:  FOB(Frieght On Board): giao hàng lên tàu( theo cảng bốc hàng quy định) - Người bán giao hàng thông quan xuất khẩu, hàng qua lan can tàu cảng bốc hàng quy định  CIF( Cost, Insurance and Freight): tiền hàng, phí bảo hiểm cước phí( - cảng đến quy định) Người bán giao hàng thông quan xuất khẩu, hàng qua lan can tàu cảng bốc hàng quy định Người bán chịu phí tổn mua bảo hiểm hợp đồng thoả thuận - Khi hàng qua lan can tàu cảng bốc dở quy định hàng hố thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp, rủi ro mát hay hư hỏng hàng hoá khoản chi phí phát sinh tình xảy sau giao hàng chuyển từ người bán sang người mua Khi doanh nghiệp nhận hàng, tiến hành kiểm tra hàng, làm thủ tục khai báo hải quan, kê khai đóng khoản thuế liên quan đến hàng nhập khẩu, tiến hành toán cho nhà cung cấp -  - Phương thức toán hàng nhập khẩu: toán qua L/C, trả trước tiền hàng nhận hàng( TT) nhận hàng sau tốn( DA, DB)  - CT Hợp đồng kinh tế Giấy đề nghị mở thư tín dụng Giấy đề nghị mua ngoại tệ Tờ khai hải quan Hoá đơn ( Invoice) Vận đơn đường biển( Bill of Lading) Phiếu đóng gói hàng hóa( Packing List) Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá( Certificate of origin) Giấy chứng nhận trọng lượng( Certificate of weight) Giấy chứng nhận phẩm chất( Certificate of quanlity) Giấy chứng nhận số lượng( Certificate of quantity) Và số CT liên quan khác Qui trình nhập kho hàng hố Hàng hố mua làm thủ tục nhập kho hay chuyển thẳng để gởi đại lý bán thẳng cho khách hàng a Hàng hoá mua nhập kho  Trường hợp này, Thủ kho Bộ phận mua hàng phải kiểm nhận hàng hoá nhập kho theo thủ tục quy định kiểm nhận hàng hoá, lập phiếu Xuất kho gồm liên ghi nhận số lượng thực tế nhập Sau nhập kho, Thủ kho người kiểm nhận hàng ký vào Phiếu nhập kho, Thủ kho giữ liên để ghi thẻ kho sau chuyển KT ghi sổ; liên lưu nơi lập phiếu  Trường hợp kiểm nhận hàng có phát sinh thừa, thiếu hàng hoá so với Hoá đơn( Hoá đơn khơng có sai sót) Đơn đặt hàng phận kiểm nhận phải lập Biên kiểm nhận hàng để phản ánh số hàng hoá thừa, thiếu làm sở truy tìm nguyên nhân xử lý số chênh lệch phát sinh Khi Hoá đơn ghi sai số lượng, đơn giá, tên hàng, doanh nghiệp yêu cầu Bên bán lập Biên huỷ Biên điều chỉnh hoá đơn để doanh nghiệp làm lập Phiếu nhập kho khấu trừ thuế  Trường hợp hàng mua nhập kho, chất lượng kém, xấu, phẩm chất, không quy cách,… doanh nghiệp xuất kho trả lại cho bên bán đồng ý mua với điều kiện bên bán phải giảm giá lơ hàng cho doanh nghiệp b Hàng hố mua bán thẳng không nhập kho Khi doanh nghiệp mua hàng từ nhà cung cấp, hàng hoá vận chuyển bán thẳng cho khách hàng, hay chuyển gửi cho đại lý CT để kiểm tra trường hợp Phiếu giao hàng có ký xác nhận khách hàng • 1.3.2 KT nghiệp vụ mua hàng Tài khoản sử dụng Ngồi tài khoản có liên quan đến việc mua hàng tài khoản vốn tiền, tài khoản phải trả người bán, tài khoản thuế giá trị gia tăng khấu trừ, KT sử dụng tài khoản chủ yếu để phản ánh tình hình kết mua hàng: 10 (Chu trình mua hàng nước) 3.3 Mua hàng nhập DN thường nhập loại trái cao cấp từ nước Mỹ, Úc, Canada, Hàn Quốc vv.vv để đáp ứng nhu cầu ngày cao thị trường nước cung cấp chuỗi siêu thị địa bàn thành phố Hồ Chí Minh Tuy nhiên, DN chưa có đủ điều kiện để tiến hành nhập trực tiếp hàng hóa mà phải qua trung gian nhập  Thủ tục nhập hàng hóa qua ủy thác - DN tiến hàng ký hợp đồng với DN nhận ủy thác Thương thảo điều khoản toán cho bên nhận ủy thác qua hình thức ứng trước Kiểm nhận đủ số lượng hàng chất lượng hàng tốn phần cịn lại Căn vào nhu cầu bán hàng lưu trữ hàng, phận kinh doanh đề xuất lượng nhập chủng loại mặt hàng , đợi trình duyệt từ ban giám đốc Bộ phận thu mua lập Phiếu yêu cầu mua hàng để đáp ứng cho yêu cầu dự trữ xuất bán theo hợp đồng mà phận kinh doanh ký, chuyển sang phòng kế toán - KT vào Phiếu yêu cầu mua hàng có chữ ký Giám đốc lập Hợp đồng ủy thác nhập Khi nhà cung cấp đồng ý điều khoản hợp đồng, DN nhận ủy thác nhập xác nhận qua mail, KT tiến hành lập phiếu ủy nhiệm chi trình duyệt ban giám đốc tiến hành chuyển khoản ứng trước cho DN nhận ủy thác theo hợp đồng (tỷ lệ ứng đặt cọc thương thảo hợp đồng ) Hàng hóa cập cảng, Bộ phận thu mua nhận hàng kiểm tra hàng hóa, chất lượng , số lượng chuyển hàng kho, tiến hành thủ tục khiếu nại (nếu có) Khi hàng hóa nhập kho, thủ kho kiểm tra hàng hóa xác nhận số lượng hàng thực tế nhập kho lên Biên giao nhận hàng Thủ kho tập hợp CT nhập kho hàng hóa chuyển phịng kế toán KT nhận CT thủ kho chuyển đến kiểm tra nhập liệu nghiệp vụ mua hàng, lập in Phiếu nhập kho( liên) trình KT trưởng Giám đốc ký, chuyển liên Phiếu nhập kho cho thủ kho lưu theo số, liên Phiếu nhập kho lưu phịng kế tốn  CT mua hàng ủy thác nhập gồm: - Phiếu yêu cầu mua hàng, Hóa đơn thương mại - Hợp đồng ủy thác nhập khẩu, Tờ khai hàng hóa nhập - Lệnh giao hàng( Delivery order), Giấy xuất xứ hàng hóa( Certify of Original) - Vận đơn đường biển( Bill of Lading), Phiếu đóng gói hàng hóa( Packing list) - Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước, Biên lai thu lệ phí hải quan - Hóa đơn GTGT cước phí vận chuyển hàng hóa, Ủy nhiệm chi, Phiếu chi,… 3.3.1 KT nghiệp vụ mua hàng  Tài khoản sử dụng Để theo dõi phản ánh tình hình tăng, giảm hàng hóa, DN sử dụng tài khoản 156( chi tiết 1561 cho loại hàng ) Chi phí mua hàng( có) hạch tốn vào tài khoản 1561: - Tài khoản: 1331- Thuế GTGT khấu trừ Tài khoản: 331 - Phải trả người bán Và số tài khoản khác liên quan  Phương pháp tính giá nhập kho hàng hóa Giá hàng hóa nhập kho tính theo phương pháp giá gốc Bao gồm giá trị hàng ghi Hóa đơn khoản chi phí phát sinh q trình mua hàng  Minh họa số nghiệp vụ phát sinh thực tế năm 2018 Công ty - Mua hàng không phát sinh cố Trong trường hợp này, KT vào CT nhận tiến hành hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Mua hàng nhập kho bị phẩm chất( hàng hóa ko đạt chất lượng, không quy cách.), thiếu hàng thừa hàng - Trường hợp hàng nhập kho không đạt chất lượng, có sai lệch quy cách, chất lượng hàng, thủ kho báo cáo lên phận đặt hàng cấp để xử lý Do đặc thù ngành hàng kinh doanh loại hoa tươi, nên giám đốc DN cho phép xử lý linh động ( không thông qua CT) , đa phần xác định chất lượng hàng qua cảm quan mắt thường, ví dụ trưởng hơp thực tế : yêu cầu giảm giá thời điểm nhập hàng, hỗ trợ cho nhân viên lựa lại hàng , phần không đạt chất lượng trả Thủ kho ghi nhận dựa trênsố lượng giá thực tế nhập kho ( sau thỏa thuận, có chữ ký bên liên quan ) Trường hợp hàng hồn tồn khơng đạt chất lượng yêu cầu, thủ kho báo lên cấp phận liên quan để trả toàn lô hàng cho nhà cung cấp Trường hợp hàng thiếu so với đơn đặt hàng kiểm hàng nhập kho, thủ kho báo lên phân đặt hàng ghi nhận số lượng thực tế nhập kho Bộ phận đặt hàng yêu cầu nhà cung cấp giao hàng bổ sung ghi nhận toán theo số lượng thực nhận KT ghi nhận số lượng hàng thực tế nhập kho theo Biên giao nhận hàng từ thủ kho chuyển lên Trường hợp kiểm nhận hàng nhập kho phát thừa, KT ghi nhận theo biên giao nhận, hàng thừa thông báo cho nhà cung cấp để tiến hành xử lý: xuất hóa đơn bổ sung gửi trả lại hàng thừa Do đặc thù mặt hàng kinh doanh hoa tươi ( có chênh lệch số lượng, hao hụt tự nhiên, hàng chất lượng thời tiết) nên sau chốt số lượng giá bên , KT tiến hành xuất hóa đơn tài - Mua vật tư phục vụ cho hoạt động kinh doanh doanh nghiêp Do tính chất hoạt động kinh doanh DN cung ứng hàng hóa chuỗi hệ thống siêu thị DN đặt lô tem nhãn dán sản phẩm chủ lực DN nhằm mục đích đẩy mạnh thương hiệu , tiếp cận gần với kháchhàng 3.3.2 3.4 KT bán hàng Cơng ty 3.4.1 Quy trình thủ tục bán hàng Bán hàng nước a Thủ tục bán hàng  Bán bn hàng hóa Sau phận kinh doanh ký hợp đồng với khách hàng, phòng KT kiểm tra điều khoản hợp đồng, thời hạn toán, phương thức toán, tổng giá trị hợp đồng đối chiếu với Bảng báo giá Phiếu đặt hàng nội bộ, KT trưởng ký nháy trình Giám đốc ký duyệt Dựa hợp đồng ký kết với khách hàng, phận kinh doanh lưu trữ gốc, y đưa cho phận KT lưu trữ thông tin điều khoản hợp đồng : • Thời hạn tốn • Phương thức tốn • Hình thức báo giá • Cách thức giao hàng: quy định phương tiện vận chuyển • Giờ giấc giao hang • Địa điểm giao hàng - Sau kiểm tra hàng hóa khơng có vấn đề khách hàng ký xác nhận vào biên giao nhận hàng Nếu phát hàng hóa thiếu khơng đạt chất lượng phận giao nhận phải liên lạc với phân kinh doanh phận liên quan để xử lý (tránh trường hợp để hàng hóa q thời gian quy định mơi trường bên ngoài- nhiệt độ cao ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hàng hóa) Các trường hợp hư hỏng, mát phát sinh sau q trình giao nhận hàng hóa bên mua phải chịu trách nhiệm  Bán lẻ hàng hóa Tại cửa hàng bán lẻ cơng ty, nhân viên bán hàng lập đơn hàng bán lẻ thu tiền khách hàng, doanh thu bán lẻ chuyển cho thủ quỹ vào cuối ngày kèm hóa đơn bán lẻ Thủ quỹ kiểm tra tiền, đóng dấu toán lên đơn hàng bán lẻ lập phiếu thu CT chuyển phòng kế tốn Số hàng hóa bán cịn lại khơng bán ngày nhân viên bán hàng thống kê lên báo cáo tồn cuối ngày , xác định mặt hàng phẩm chất chuyển cho thủ kho.Thủ kho nhận hàng tồn ký xác nhận lên biên b CT bán hàng: - Hợp đồng mua bán - Phiếu đặt hàng nội - Bảng báo giá - Phiếu giao hàng - Phiếu xuất kho, Phiếu nhập đổi, Phiếu xuất đổi - Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Giấy báo có, Phiếu kế tốn  KT viên lập Hóa đơn sau đối chiếu với khách hàng, xuất hóa đơn trình Giám đốc ký xác nhận, Chuyển liên cho khách hàng, liên cho KT kho  KT kho nhận Đơn đặt hàng, Phiếu đặt hàng nội bộ, Biên giao hàng, Hóa đơn GTGT kèm theo Bảng kê xuất bán( có) từ phận có liên quan tiến hành nhập liệu doanh thu giá vốn hàng bán Đồng thời, KT kho in Phiếu xuất kho( liên) chuyển liên cho thủ kho, liên Phiếu xuất kho với CT mua hàng chuyển sang KT công nợ  KT công nợ nhận CT kiểm tra công nợ phần mềm KT lưu CT theo ngày để theo dõi thu tiền khách hàng Thông báo chuyển CT cho KT tiền khách hàng trả tiền hàng  Thủ quỹ nhận tiền khách hàng trả nợ( tiền mặt) thông báo cho KT tiền KT công nợ để chuẩn bị CT thu tiền khách hàng  KT công nợ tập hợp CT toán khách hàng chuyển cho KT tiền  KT tiền nhận thông báo trả tiền CT toán nhập liệu giảm nợ phải thu in Phiếu thu( liên) trình Giám đốc duyệt thu tiền chuyển Phiếu thu sang thủ quỹ xác nhận thu tiền, liên Phiếu thu giao cho khách hàng Phiếu thu với CT tốn khác đóng dấu thu tiền chuyển KT công nợ lưu theo số CT thu tiền 3.4.2 KT nghiệp vụ bán hàng nước 3.4.1 Tài khoản sử dụng Để hạch toán nghiệp vụ bán hàng, ghi nhận doanh thu, giá vốn khoản phải thu,…KT sử dụng số tài khoản chủ yếu sau: 111, 112, 131, 1561, 632, 511, 333(3331),…các khoản giảm trừ doanh thu ghi nhận trực tiếp vào tài khoản 511   Giá xuất kho hàng hóa Hàng hóa xuất kho tính giá theo phương pháp bình qn gia quyền liên hồn Các trường hợp xuất kho hàng hóa a Xuất bán b Xuất mẫu Khi có mặt hàng về, phận kinh doanh lập phiếu gởi mẫu chào hàng trình giám đốc duyệt sau gửi đến thủ kho Thủ kho CT duyệt lập phiếu xuất giao cho phận giao nhận chuyển CT phòng KT c Xuất bù hàng thiếu, hàng chất lượng Khi phận giao nhận báo khách hàng phản ánh hàng thiếu, hàng chất lượng thủ kho kiểm tra lại hàng kho xuất hàng giao bổ sung cho khách Đối với hàng chất lương, thủ kho phải xin ý kiến cấp để xử lý Thủ kho CT duyệt lập CT giao hàng xuất bù hàng cho khách hàng, chuyển CT phịng kế tốn Điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ Theo qui định DN theo chế độ KT Việt Nam, KT ghi nhận doanh thu hàng hóa chuyển giao, quyền sở hữu hàng hóa thuộc khách hàng khách hàng trả tiền chấp nhận toán KT ghi nhận số lượng giá trị theo Hóa đơn tài  KT nghiệp vụ bán bn hàng hóa Hệ thống bán hàng DN phân ba nhánh chính: chuỗi siêu thị, bán lẻ, cung cấp cho chuỗi nhà hàng Bán hàng cho hệ thống siêu thị Chính sách bán hàng DN chuỗi hệ thống siêu thị ưu đãi, DN chiết khấu cho khách hàng 5% tổng giá trị doanh thu kèm đợt khuyến giá tốt nhằm kích cầu tiêu dùng Trường hợp này, KT ghi nhận giá trị hàng xuất kho hàng giao cho khách hàng đồng thời theo dõi tình hình khách hàng tốn thơng qua Nhật ký theo dõi tiến độ tốn dựa theo điều khoản cơng nợ hợp đồng Khi khách hàng toán hết tiền hàng xuất hóa đơn, KT ghi nhận doanh thu - 3/12/2018, DN xuất bán cho Xí nghiệp chế biến rau thực phẩm tươi sốngTrung tâm điều hành Satrafoods mặt hàng Lê đỏ vàng Nam phi 595.27 kg Cam Úc 582.4kg Theo hợp đồng Trung tâm điều hành Satrafoods toán đơn hàng vào ngày 15/01/2019 sau chốt số liệu bên 3.4.2 Kiểm kê hàng tồn kho cuối kỳ Hàng quý, KT tiến hành kiểm kê kho đối chiếu số liệu thực tế kiểm kê với sổ sách KT nhằm phát sai sót gian lận xảy Chênh lệch kho xảy DN thường trường hợp sau: a Chênh lệch thiếu: - Do trình làm lại hàng, sơ chế hàng hóa, thủ kho khơng cân kỹ lại lượng hàng hóa hao hụt, Do hàng giao cho khách hàng mã hàng nhập liệu vào sổ tài khoản hàng hóa lại nhập mã hàng bán khác, dẫn đến kho thừa mặt hàng lại thiếu mặt hàng Do qua trình làm lại hàng hóa (chọn loại 1,2 theo yêu cầu khách hàng) dẫn đến hao hụt tự nhiên thủ kho không ghi nhận - Một số trường hợp khác thiếu không xác định nguyên nhân b Chênh lệch thừa: - Thừa hàng lập Phiếu xuất kho chưa giao hàng - Thừa khách hàng gửi hàng công ty - Thừa hàng nhà cung cấp giao hàng bổ sung KT chưa ghi sổ - Thừa xuất bán không mã hàng - Một số trường hợp thừa hàng khác không rõ nguyên nhân Khi nhận Biên kiểm kê hàng hóa KT hạch tốn giá trị hàng thừa thiếu Chương 3.NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 3.5 Nhận xét 3.5.1 Thủ tục kiểm soát nội  Công tác nhập xuất quản lý tài sản Công tác nhập xuất quản lý tài sản DN thực hợp lý, nghiệp vụ xuất thêm ghi chép lại CT xác nhận cấp có thẩm quyền theo quy định a Thủ tục nhập mua hàng hóa, vật tư nước CT xác nhận nhu cầu mua hàng hóa DN đầy đủ yếu tố đồng ý xác nhận cấp số lượng hàng muốn mua, chất lượng hàng hóa cần mua Đối với hàng nhập kho, người phục trách kho nhận hàng, ký xác nhận số lượng biên giao nhận KT nhận CT kiểm tra lại phù hợp độ xác CT ( đầy đủ chữ ký phận liên quan) Nếu có sai phạm hay nhầm lẫn KT tiến hành báo cáo lại cho cấp Khi trả tiền hàng cho nhà cung cấp CT phụ trách việc nhập hàng phải xác nhận vào biên bản, lẫn thực tốn cần có phê duyệt người đứng đầu phận KT ban lãnh đạo CT mua hàng đánh số thứ tự đóng dấu với CT tốn để tránh nhầm lẫn với CT chưa tốn b Quy trình xuất bán hàng Chỉ có phịng kinh doanh có chức Phiếu đặt hàng nội Biên giao hàng không phép xuất hóa đơn DN áp dụng Phiếu xuất kho hàng hóa xuất đổi Hóa đơn xuất bán( lẻ), hợp đồng mua bán( bán hàng cho cơng trình) Quy trình kiểm sốt chặt chẽ hàng hóa xuất bán, cịn quy trình nhập hàng mua chuyển đổi hàng hóa từ loại sang loại có rủi ro Do đặc thù hàng hóa hoa tươi , đánh giá chất lượng hàng qua cảm quan mắt thường nên không khách quan Dẫn đến rủi ro hàng loại đánh giá sang loại c Công tác thu tiền Công tác thu tiền DN có quy trình chặt chẽ, người phục trách quỹ quản lý tiền DN, người phục trách mảng kinh doanh có quyền thu tiền bán hàng có trách nhiệm nộp lại đầy đủ cho cho người phục trách quỹ vào thời gian cuối ngày Quy trình DN xây dựng chặt chẽ tránh tình trạng mát tài sản 3.5.2 Tổ chức cơng tác kế tốn Cơng tác KT thực DN tốt a Phân quyền phân chia công việc Công tác Kt thực với nguyên tắc phân quyền cụ thể quyền phê duyệt, thực tách biệt với quyền bảo quản tài sản, người giữ tiền tách biệt với người có trách nhiệm ghi chép việc mua hàng, bán hàng toán tiền hàng; người phụ trách kho tách biệt với nhiệm vụ mua hàng nhập xuất kho hàng, KT làm nhiệm vụ ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh tách biệt với nghiệp vụ mua bán hàng hóa, b Tổ chức hệ thống CT CT xếp cách khoa học giúp cho việc tra, kiểm soát dễ dàng thuận lợi CT thực mang lại hiệu hoạt động DN theo quy định pháp luật CT xây dựng có nghiệp vụ kinh tế xuất lập lần theo quy trình có xác nhận cấp có thẩm quyền Về hình thức CT lập theo quy định có tên gọi, có số hiệu, có số thứ tự, đầy đủ nội dung có đủ dấu, chữ ký người có thẩm quyền Các CT khơng có giá trị bị tẩy xóa, bị sai thơng tin bị hủy lập lại CT cho CT hợp pháp CT quy trình, nội dung, hình thức, CT có nhiều tờ phải đóng dấu giáp lai, CT liên quan đến tiền ký liên CT luân chuyển phận có liê quan để tiến hành kiểm tra nội bộ, lưu giữ thông tin nghiệp vụ kinh tế DN xây dựng quy trình luân chuyển CT đảm bảo phận chức nhanh chóng, kịp thời ghi nhận thơng tin c Tổ chức hệ thống tài khoản Nhằm tạo điều kiện cho viêc quản lý loại đối tượng KT, hệ thống tài khoản DN bao gồm tài khoản cấp 1,2 tài khoản chi tiết Các số liệu tổng tài khoản chi tiết phải phù hợp với số tài khoản tổng hợp Hệ thống tài khoản DN dựa sở tài khoản mà Nhà nước đưa có vận dụng phù hợp với công tác quản lý DN Mỗi KT viên phụ trách số tài khoản người đứng đầu phận KT phân công d.Tổ chức máy kế tốn Bộ máy KT DN có liên quan đến nhiều phận khác DN Vì vậy, người đưngs đầu phận KT DN đồng thời thực công tác xếp nhân phân công cơng việc đảm bảo phù hợp với tình hình hoạt động DN - Người lao động phận KT DN hầu hết phân công công việc mức phù hợp Người lao động phận KT có đầy đủ yếu tố như: + Về đạo đức: Tận tụy, trung thực, có tinht hần thái độ lao động, có ý thức thượng tơn pháp luật Khơng vi phạm pháp luật, có đủ lực hành vi, nhận thức trước pháp luật + Về chun mơn, nghiệp vụ: Có đủ lực chun mơn liên quan đến nghiệp vụ kế tốn đảm bảo vận hành công việc trơn tru GVHD: TH.S NGUYỄN QUỐC TRUNG Bộ máy KT chia khâu cụ thể song nhập liệu quy trách nhiệm cho nhân viên KT đảm nhận, người đứng đầu phận chụi trách nhiệm thanh,kiểm tra lại Người đứng đầu phận thực việc kết nối với phận chức khác DN để tổ chức xây dựng nguồn liệu tài liệu KT cách nhanh chóng 3.5.3 Sổ sách Việc thực mở sổ khóa sổ KT tiến hành định kỳ theo tháng đảm bảo tiến độ thời gian - Sổ sách KT sử dụng DN đảm bảo theo mẫu quan có thẩm quyền quy định - Mỗi tài khoản in vàlưu giữ cách khoa học có trât tự tìm thấy dễ dàng cần 3.5.4 Báo cáo Chế độ báo cáo thực theo quy định Nhà nước, bên cạnh phịng KT tiến hành xây dựng báo cáo nội phục vụ hoạt động DN 3.6 Kiến nghị 3.6.1 Thủ tục kiểm soát nội - Đặt thời gian cụ thể luân chuyển chứng từ giưa cac phận liên quan Ví dụ, thủ kho nhận hàng vào kho nội thời gian ngày u cầu phịng kế toan cung cấp phiếu nhập kho để kiểm tra cập nhập vào sổ sach - Quy định nhiệm vụ cụ thể việc quản lý ghi chép sổ sách hàng hóa đưa vào kho, kiểm tra hàng hóa tồn kho, tình trạng hàng hóa (bị hư hỏng hay sử dụng phải lập phiếu báo cáo xuất nhập có hướng lý) phận phụ trách sản phẩm mua dùng không cần chế biến 3.6.2 Tổ chức cơng tác kế tốn Tổ chức việc thực KT DN phù hợp song khối lượng cơng việc lớn nên cần có khảo sát để đưa bảng phân loại chất lượng công việc mà nhân viên máy KT phaanjc ó liên quan cho có hiệu KT viên phải đa dạng hóa cơng việc phạm vi chức năng, nhiệm vụ tránh tình trạng cơng việc bọ trì trệ có người lao động phải nghỉ phép 3.6.3 CT, sổ sách 67 GVHD: TH.S NGUYỄN QUỐC TRUNG Xây dựng văn hóa DN việc thực thi công tác CT, sổ sách, kế thừa phát huy giá trị tốt đẹp công tác đồng thời có linh hoạt việc xử lý CT, sổ sách triển khải công việc 3.6.4 Báo cáo Nhằm tiết kiệm thời nguồn lực cho DN, công tác báo cáo cần triển khai cách có chọn lọc, tối giản quy trình để giúp cho phận KT có thêm thời gian triển khai cơng tác kiểm sốt có hiệu Ví dụ báo cáo sản lượng hàng hóa bán ra, báo cáo nợ thu theo tuổi nợ đối tác DN chủ yếu có thỏa thuận hợp đồng có đặt cọc hợp đồng DN thực giao hàng, cịn đối tác khách hàng nhỏ lể có thu tiền hay loại báo cáo doanh số bán đại lý mục đích DN theo dõi sản lượng hàng bán miền nên cần làm báo cáo doanh số bán theo khách hàng 68 GVHD: TH.S NGUYỄN QUỐC TRUNG 69 GVHD: TH.S NGUYỄN QUỐC TRUNG 70 ... phương thức mua hàng, nhập kho hàng hóa Mua hàng nước a Mua hàng trực tiếp kho khách hàng  Thủ tục Theo phương thức này, hàng hoá giao cho doanh nghiệp kho bên bán, doanh nghiệp nhận hàng chuyển... thức bán, xuất kho hàng hóa  Bán hàng nước a Bán hàng trực tiếp kho doanh nghiệp  Thủ tục Theo phương thức này, hàng hoá giao cho khách kho doanh nghiệp, khách hàng nhận hàng kho doanh nghiệp. .. quy cách,… doanh nghiệp xuất kho trả lại cho bên bán đồng ý mua với điều kiện bên bán phải giảm giá lô hàng cho doanh nghiệp b Hàng hố mua bán thẳng khơng nhập kho Khi doanh nghiệp mua hàng từ nhà