TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Tổng quan về kiểm soát nội bộ
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hoạt động kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong quản lý và điều hành, giúp nhà quản trị đạt được mục tiêu tổ chức Để thực hiện kiểm soát hiệu quả, các nhà quản lý thường áp dụng công cụ kiểm soát nội bộ (KSNB) Lịch sử phát triển của kiểm soát nội bộ có thể được tóm tắt qua nhiều giai đoạn khác nhau.
Kiểm soát nội bộ đã có từ thời cổ đại, đặc biệt là trong thời kỳ Hy Lạp với hệ thống chính quyền kép Hệ thống này phân chia trách nhiệm giữa các quan chức, trong đó một nhóm phụ trách thu thuế và nhóm còn lại giám sát quá trình thu thuế, nhằm đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Hình thức ban đầu của kiểm soát nội bộ (KSNB) xuất hiện từ cuộc cách mạng công nghiệp, với mục tiêu kiểm soát tiền và quản lý vốn Để phát triển, các công ty cần vốn, dẫn đến nhu cầu tăng cường quản lý và kiểm tra thông tin sử dụng vốn Thuật ngữ "kiểm soát nội bộ" bắt đầu được sử dụng trong giai đoạn này.
Năm 1929, khái niệm Kiểm soát nội bộ (KSNB) được ghi nhận trong Federal Reserve Bulletin, đánh dấu sự công nhận vai trò quan trọng của hệ thống KSNB trong các công ty KSNB trở thành cơ sở để kiểm toán viên thực hiện việc lấy mẫu thử nghiệm, giúp họ nhận thức rằng không cần kiểm tra toàn bộ nghiệp vụ kinh tế mà chỉ cần chọn mẫu dựa trên sự hiểu biết về hệ thống KSNB mà doanh nghiệp đã thiết lập và vận hành để lập báo cáo tài chính.
KSNB được coi là một công cụ thiết yếu nhằm bảo vệ tiền và tài sản khác, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động.
Nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) đã trở thành một phần quan trọng trong quy trình kiểm toán kể từ năm 1936, khi Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA) công bố định nghĩa về KSNB Theo đó, KSNB được hiểu là các biện pháp và thách thức được tổ chức chấp nhận và thực hiện nhằm bảo vệ tiền và tài sản, đồng thời đảm bảo việc ghi chép số liệu một cách chính xác.
Năm 1949, AICPA đã đưa ra một báo cáo đặc biệt định nghĩa KSNB là hệ thống tổ chức và các biện pháp được chấp nhận nhằm bảo vệ tài sản, kiểm tra độ chính xác và tin cậy của số liệu kế toán, nâng cao hiệu quả hoạt động và khuyến khích tuân thủ các chính sách của quản lý.
Trong hơn 40 năm sau đó, AICPA đã soạn thảo và ban hành nhiều chuẩn mực đề cập đến những khái niệm và khía cạnh khác nhau của KSNB:
- SAP 29 (1958) “Phạm vi kiểm toán viên độc lập xem xét KSNB”, trong đó lần đầu tiên đề cập phân biệt KSNB về quản lý và KSNB về kế toán
- SAP 54 (1972) “Tìm hiểu về đánh giá KSNB”, đã đưa ra bốn mục tiêu của kiểm soát kế toán
SAS 55 (1988) đã xác định ba yếu tố quan trọng trong kiểm soát nội bộ (KSNB) khi thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính, bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm toán.
Vào thập niên 1970-1980, nền kinh tế Hoa Kỳ phát triển mạnh mẽ, nhưng cũng chứng kiến sự gia tăng đáng kể về gian lận, gây tổn thất cho nền kinh tế Sau vụ bê bối Watergate năm 1977, Quốc hội Hoa Kỳ đã ban hành Luật chống hối lộ ở nước ngoài, nhấn mạnh vai trò của kiểm soát nội bộ (KSNB) trong việc ngăn ngừa thanh toán bất hợp pháp và yêu cầu ghi chép đầy đủ trong mọi hoạt động Đây là lần đầu tiên yêu cầu báo cáo hoạt động KSNB được quy định trong pháp luật, yêu cầu các công ty phải báo cáo về hệ thống KSNB trong công tác kế toán (1979) Điều này đã thu hút sự chú ý của công chúng về KSNB, do có nhiều định nghĩa và quan điểm khác nhau về KSNB cũng như cách đánh giá hệ thống này giữa các cơ quan quản lý, hội nghề nghiệp, doanh nhân và học giả.
Năm 1985, sự sụp đổ của các công ty cổ phần niêm yết đã làm tăng sự quan tâm của các nhà lập pháp đối với hoạt động kiểm soát nội bộ (KSNB) của các công ty Trong giai đoạn này, nhiều quy định hướng dẫn về KSNB đã được các cơ quan chức năng Hoa Kỳ ban hành, bao gồm Ủy Ban Chuẩn Mực Kiểm Toán Hoa Kỳ (1998), Ủy Ban Chứng Khoán Hoa Kỳ (1998) và Tổ Chức Nghiên Cứu Kiểm Toán Nội Bộ (1991).
Trước tình hình gian lận trong báo cáo tài chính, Ủy Ban COSO đã được thành lập vào năm 1985 dưới sự bảo trợ của năm tổ chức lớn, bao gồm Hiệp hội kế toán viên công chứng Mỹ (AICPA), Hội kế toán Mỹ, Hiệp hội quản trị viên tài chính (FEI), Hiệp hội kế toán viên quản trị (IMA) và Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA) Ủy ban này thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính, thường được gọi là Ủy ban Treedway.
Quá trình nghiên cứu về gian lận cho thấy rằng kiểm soát nội bộ (KSNB) của các công ty ảnh hưởng lớn đến khả năng xảy ra gian lận Do đó, việc xây dựng một khuôn khổ chung là cần thiết COSO đã chính thức sử dụng thuật ngữ KSNB thay vì kiểm soát nội bộ về kế toán, và vào năm 1992, Ủy ban COSO đã công bố Báo cáo 1992.
Báo cáo COSO 1992 là tài liệu đầu tiên toàn cầu cung cấp một khuôn mẫu lý thuyết về Kiểm soát Nội bộ (KSNB) một cách hệ thống và đầy đủ Tài liệu này không chỉ tập trung vào báo cáo tài chính mà còn mở rộng ra các khía cạnh hoạt động của doanh nghiệp và tuân thủ chính sách, thể hiện tầm nhìn quản trị toàn diện.
Báo cáo COSO được phát triển để cung cấp một định nghĩa và hiểu biết phổ biến về Kiểm soát nội bộ (KSNB), đồng thời hỗ trợ các nhà quản trị trong việc nâng cao hiệu quả kiểm soát công ty.
Báo cáo COSO 1992 đã thiết lập một cơ sở lý thuyết quan trọng cho KSNB, mặc dù chưa hoàn chỉnh Từ đó, nhiều nghiên cứu đã phát triển trong các lĩnh vực khác nhau, bao gồm Quản trị rủi ro (ERM 2004), quản lý công ty nhỏ, ứng dụng công nghệ thông tin (COBIT), kiểm toán độc lập, và giám sát chuyên sâu trong các ngành nghề cụ thể, đặc biệt là vào năm 2008.
Phát triển về phía quản trị
Tổng quan về đánh giá hệ thống KSNB
1.2.1 Tổng quan về đánh giá hệ thống KSNB
Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) là trách nhiệm của nhà quản lý, đặc biệt là quản lý cấp cao Họ cần xác định hiệu quả của KSNB bằng cách xem xét từng thành phần để đảm bảo chúng hiện hữu và hoạt động đúng cách Nếu một nguyên tắc cần thiết không có mặt hoặc không hoạt động, KSNB sẽ bị coi là khiếm khuyết, và lúc này, nhà quản lý cần thực hiện các biện pháp điều chỉnh phù hợp.
Ngoài việc đánh giá từ nhà quản lý, có nhiều phương pháp khác để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) Một phương pháp quan trọng là tiếp cận của kiểm toán viên trong quá trình kiểm toán, nhằm hiểu rõ hệ thống KSNB và xác định phạm vi cũng như thủ tục kiểm toán phù hợp Bảng câu hỏi là công cụ phổ biến mà kiểm toán viên thường sử dụng để thực hiện đánh giá này.
Conor O’leary, giảng viên của Đại học Queensland, Úc đã tiến hành nghiên cứu đề tài “Phát triển một mô hình chuẩn để đánh giá hệ thống KSNB” –
Vào năm 2004, một nghiên cứu đã được thực hiện nhằm phát triển một mô hình tiêu chuẩn hóa để đánh giá kiểm soát nội bộ Tác giả đã khảo sát 94 kiểm toán viên thông qua bảng câu hỏi để tìm hiểu cách họ đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) và xem liệu các đánh giá này có dựa trên 5 thành phần chính của hệ thống KSNB hay không.
Nghiên cứu so sánh chuẩn mực kiểm toán về kiểm soát nội bộ giữa ba tổ chức từ Mỹ, Anh và Úc, phát hiện sự tương đồng trong cách đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của các tổ chức này Đặc biệt, nghiên cứu tập trung vào ba nhân tố chính được trình bày trong bảng 1.1.
Bảng 1.1: So sánh các chuẩn mực kiểm toán về các thành phần chính của KSNB
Anh- SAS 300 Úc – AUS 402 USA- SAS 78
1 Hệ thống KSNB bao gồm:
1 Môi trường kiểm soát bao gồm:
4 Thông tin và truyền thông
Nguồn: “Developing a standardised model for internal control evaluation”
Như vậy, thay vì đánh giá cả 5 nhân tố, kiểm toán viên thường chú trọng vào
3 nhân tố của KSNB: môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin và thủ tục kiểm soát
Vào năm 2009, ISA 315 đã điều chỉnh các thủ tục kiểm toán liên quan đến việc tìm hiểu và đánh giá kiểm soát nội bộ (KSNB) Theo tiêu chuẩn này, kiểm toán viên cần xem xét 5 nhân tố quan trọng, đặc biệt chú trọng đến các kiểm soát liên quan đến cuộc kiểm toán Họ phải đánh giá thiết kế của các kiểm soát và xác định xem những kiểm soát này đã được thực hiện tại đơn vị hay chưa.
1.2.2 Phương thức đánh giá hệ thống KSNB Để đánh giá việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB, kiểm toán viên thường tìm hiểu bằng các phương pháp:
- Dựa vào kinh nghiệm kiểm toán trước đây tại đơn vị;
- Phỏng vấn các nhà quản lý, nhân viên trong đơn vị;
- Kiểm tra các loại tài liệu và sổ sách;
Để thực hiện các phương pháp kiểm tra hoạt động kiểm soát và vận hành trong thực tiễn, kiểm toán viên có thể áp dụng nhiều công cụ hữu ích.
Bảng tường thuật là tài liệu mô tả chi tiết hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của đơn vị, bao gồm nguồn gốc của tất cả các chứng từ và sổ sách, quy trình đã diễn ra, luân chuyển chứng từ và các hoạt động kiểm soát được thực hiện trong đơn vị.
- Bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ: là bảng liệt kê các câu hỏi đã chuẩn bị trước về các nhân tố của kiểm soát nội bộ
Lưu đồ là những hình vẽ biểu thị hệ thống thông tin kế toán, thể hiện các hoạt động kiểm soát thông qua các ký hiệu chuẩn Nó mô tả công việc theo từng chức năng liên quan đến nghiệp vụ và trình tự chuyển giao chứng từ.
Phép thử walk-through là một phương pháp hiệu quả để xác minh các mô tả của từng chu trình nghiệp vụ Qua việc theo dõi một số nghiệp vụ cụ thể, chúng ta có thể kiểm tra từng bước trong chu trình, đảm bảo tính chính xác và sự tuân thủ quy trình.
Phương thức phổ biến nhất trong các phương pháp nghiên cứu là sử dụng bảng câu hỏi, được xây dựng dựa trên công cụ đánh giá hệ thống KSNB Đây là nền tảng để tác giả phát triển bảng câu hỏi đánh giá KSNB cho đề tài này.
Chương 1 tác giả đã trình bày một số nội dung cơ bản về lý thuyết kiểm soát nội bộ theo báo cáo COSO 2013 Mỗi một doanh nghiệp sẽ có hệ thống KSNB khác nhau tùy thuộc vào quy mô và đặc điểm của từng doanh nghiệp Tuy nhiên hệ thống KSNB này sẽ hiệu quả hơn nếu được tổ chức theo báo cáo COSO 2013 Theo COSO thì hệ thống KSNB gồm năm thành phần chính được thể hiện bằng 17 nguyên tắc chi phối nhằm gắn kết hơn các bộ phận lại với nhau nhằm làm giảm nguy cơ xảy ra sai sót để đạt được mục tiêu đơn vị đã đề ra
Một hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả là chìa khóa giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra Tuy nhiên, mọi hệ thống KSNB đều có những hạn chế tiềm ẩn Do đó, trong quá trình thiết kế và vận hành hệ thống KSNB, doanh nghiệp cần chú trọng đến việc giảm thiểu những hạn chế này để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
Dựa trên các nghiên cứu trước đây, tác giả sử dụng công cụ đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) theo tiêu chuẩn COSO 2013 để phân tích thực trạng hệ thống KSNB tại công ty Đồng Tâm Mục tiêu là xác định những điểm mạnh và hạn chế trong thiết kế và vận hành hệ thống KSNB tại đơn vị này.
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY
Giới thiệu về Công ty TNHH Đồng Tâm
- Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐỒNG TÂM
- Tên giao dịch nước ngoài: DONG TAM GROUP
- Trụ sở hoạt động chính: Số 7 khu phố 6, thị trần Bến Lức, huyện Bến Lức, tỉnh Long An
- Văn phòng đại diện: 236A Nguyễn Văn Luông, P.11, Q.6, TP.HCM
- Email: dongtam@dongtam.com.vn – Webside: www.dongtam.com.vn
Sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng & các sản phẩm trang trí nội– ngoại thất
Kinh doanh bất động sản: Xây dựng và cho thuê đất trong khu công nghiệp, cho thuê nhà xưởng; xây dựng khu dân cư; cảng biển quốc tế
Đầu tư liên doanh liên kết
- Kinh doanh các sản phẩm trang trí nội, ngoại thất, phục vụ trong ngành xây dựng
- Đại lý ký gởi và kinh doanh các sản phẩm VLXD khác
- Kinh doanh và dịch vụ nhà đất
- Thiết kế và tư vấn sử dụng sản phẩm gạch, ngói, sơn, thiết bị vệ sinh trong các công trình xây dựng
Đề xuất các chiến lược và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh cho Công ty TNHH Đồng Tâm và toàn bộ hệ thống Đồng Tâm Group.
- Tổ chức hệ thống kênh phân phối sản phẩm mở rộng trên toàn quốc
Phát triển hệ thống cung ứng vật tư cả trong nước và quốc tế là một yếu tố quan trọng, bao gồm việc ký kết các hợp đồng mua bán vật tư đầu vào để hỗ trợ cho các hoạt động sản xuất và kinh doanh hiệu quả.
- Phát triển hệ thống mạng lưới khách hàng trong và ngoài nước, ký kết các hợp đồng mua bán hàng hóa phục vụ các nhu cầu kinh doanh
- Tổ chức nhân lực, vật lực, tài lực phục vụ nhu cầu sản xuất và hoạt động kinh doanh các sản phẩm
Công ty Cổ Phần Đồng Tâm chuyên cung cấp các sản phẩm vật liệu xây dựng như gạch, ngói màu, sơn, thiết bị vệ sinh và cửa nhựa Chúng tôi liên kết hợp đồng mua bán với các công ty thành viên khác trong hệ thống, đảm bảo chất lượng và sự đa dạng trong sản phẩm.
- Thiết kế và tư vấn cho khách hàng sử dụng sản phẩm gạch, ngói Đồng Tâm
- Thực hiện các nhiệm vụ đối với người lao động theo đúng nội quy lao động và quy định của Công ty và pháp luật Việt Nam
- Thực hiện các nghĩa vụ đối với các cơ quan nhà nước theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam
- Xây dựng kế hoạch mục tiêu sản lượng, chất lượng, tài chính công ty hàng năm
Công ty cần hoạch định các chính sách, chiến lược và định hướng hoạt động sản xuất kinh doanh, cũng như xây dựng phương án đầu tư mới cho từng giai đoạn Việc thực hiện các kế hoạch này phải phù hợp với các quyết định, nghị quyết của Hội đồng thành viên và hệ thống Công ty Cổ Phần Đồng Tâm, đồng thời phản ánh tình hình thị trường hiện tại.
2.1.4 Cơ cấu tổ chức của công ty
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Đồng Tâm
Nguồn: Công ty TNHH Đồng Tâm
Sơ đồ 2.2: Cơ chế điều hành Công ty TNHH Đồng Tâm
Nguồn: Công ty TNHH Đồng Tâm
BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY
PHÓ GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH
Quản đốc xưởng sản xuất
GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
2.1.4.3 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban
Giám đốc điều hành Công ty
Quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của Công ty, thực hiện các chức năng và nhiệm vụ theo Quy chế hoạt động đã được Hội đồng thành viên phê duyệt.
Phó Giám đốc điều hành Công ty
Quản lý và điều hành các hoạt động của Công ty theo phân cấp và phân quyền từ Giám đốc, đồng thời thực hiện các nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn theo quy chế hoạt động đã được Hội đồng thành viên phê duyệt.
- Thay mặt Giám đốc xử lý, điều hành mọi hoạt động trong toàn Công ty khi Giám đốc vắng mặt
- Quản lý nhân sự cấp quản lý các Trưởng phòng HC-NS, Kế toán trưởng, Tổ trưởng Chất lượng, Tổ trưởng Kế hoạch, Quản đốc Phân xưởng sản xuất
Tham mưu cho Ban Giám đốc trong hoạt động sản xuất và kinh doanh, đồng thời đảm bảo công tác xử lý kỷ luật, khen thưởng và đánh giá cán bộ công nhân viên Đề xuất chính sách học tập và huấn luyện đào tạo nhân sự phù hợp với nhu cầu phát triển của công ty.
Các Trưởng phòng HC-NS, Kế toán trưởng, Tổ trưởng và Quản đốc Phân xưởng sản xuất:
Quản lý và tổ chức thực hiện các hoạt động của bộ phận theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được quy định trong bảng mô tả công việc, đồng thời tuân thủ quy chế hoạt động của Công ty đã được Hội đồng thành viên phê duyệt.
- Quản lý nhân sự trực thuộc bộ phận phụ trách
Tham mưu cho Ban Giám đốc về các hoạt động chuyên môn, bao gồm việc xử lý kỷ luật, khen thưởng và đánh giá cán bộ, công nhân viên trực tiếp quản lý Đồng thời, triển khai chính sách học tập và huấn luyện đào tạo nhân sự nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty.
Mục tiêu, phương pháp, đối tượng và phương pháp khảo sát tại công ty
Bài viết nhằm đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của Công ty Đồng Tâm, từ đó nhận diện những thuận lợi và khó khăn trong việc tổ chức và duy trì hệ thống này một cách hiệu quả Tác giả sẽ phân tích nguyên nhân và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện Hệ thống KSNB tại Công ty Đồng Tâm.
Mục tiêu khảo sát nhằm tìm câu trả lời cho các câu hỏi sau:
- Thực trạng tổ chức và vận hành hệ thống KSNB tại công ty như thế nào?
- Giải pháp nào giúp Công ty tháo gỡ khó khăn và triển khai hệ thống KSNB có hiệu quả?
Dựa trên các nghiên cứu trước đây về hệ thống kiểm soát nội bộ, tác giả sẽ áp dụng công cụ đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ theo mô hình COSO.
Năm 2013, dựa trên các thành phần chính của báo cáo COSO, tác giả tiến hành khảo sát để đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ (KSNB) tại Công ty Hai phương pháp khảo sát được sử dụng nhằm tìm hiểu rõ hơn về tình hình hiện tại của KSNB.
Thu thập các quy định liên quan đến hệ thống Kiểm soát Nội bộ (KSNB) bao gồm chính sách đạo đức, bảng mô tả công việc cho từng vị trí, và các quy định của công ty về kiểm soát nội bộ.
Để thu thập thông tin về nhận thức của lãnh đạo và nhân viên về hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB), chúng tôi đã gửi bảng câu hỏi và tiến hành phỏng vấn các cá nhân có trách nhiệm Bảng câu hỏi được thiết kế dựa trên công cụ đánh giá KSNB trong báo cáo COSO, bao gồm các câu hỏi chung theo năm bộ phận cấu thành KSNB và các thủ tục kiểm soát trong một số chu trình chính của công ty (xem Phụ lục 1).
Dựa trên kết quả khảo sát được trình bày trong phụ lục 2 và phụ lục 3, tác giả đã áp dụng phương pháp thống kê mô tả để thực hiện đánh giá tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) tại công ty Đồng Tâm.
Khảo sát được thực hiện tại Tổng công ty và hai chi nhánh thông qua bảng câu hỏi, với tổng số 50 phiếu khảo sát được gửi đi Trong đó, 20 phiếu được phân phát cho cá nhân tại Tổng công ty, 20 phiếu cho chi nhánh cửa hàng số 5 và 10 phiếu cho chi nhánh cửa hàng số 6 Đối tượng khảo sát chủ yếu là giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng, phó phòng và nhân viên của các phòng ban, bao gồm 1 phó giám đốc, 2 trưởng cửa hàng, 2 trưởng phòng và 45 nhân viên (Danh sách người được khảo sát có trong phụ lục 4)
Do giới hạn về thời gian, kinh phí và điều kiện khảo sát, tác giả chỉ tập trung nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty Đồng Tâm cùng hai chi nhánh ở thành phố Hồ Chí Minh.
Thời gian thực hiện khảo sát: Bắt đầu tiến hành khảo sát từ ngày 03/08/2014, kết thúc khảo sát với đầy đủ các thông tin cụ thể vào ngày 15/08/2014.
Thực trạng về KSNB tại Công ty TNHH Đồng Tâm
Tác giả đã gửi 50 phiếu khảo sát và nhận lại toàn bộ số phiếu này Dựa vào số phiếu trả lời, tác giả tiến hành thống kê kết quả khảo sát, được trình bày chi tiết trong phụ lục.
2, phụ lục 3) và từ đó đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty như sau:
Dựa trên các nguyên tắc của báo cáo COSO 2013, tác giả đã khảo sát các yếu tố quan trọng như tính chính trực và giá trị đạo đức, cam kết về năng lực và chính sách nhân sự, sự độc lập của hội đồng quản trị và Ban kiểm soát, cơ cấu tổ chức, cũng như việc phân định quyền hạn và trách nhiệm trong công ty Kết quả khảo sát cho thấy những yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản trị và kiểm soát nội bộ.
+ Tính chính trực và giá trị đạo đức
Kết quả các phát biểu được quy ước như sau:
Hoàn toàn không đồng ý Không đồng ý Không ý kiến Đồng ý Hoàn toàn đồng ý
Sau khi hoàn tất việc tổng kết kết quả khảo sát, tác giả đã tiến hành tính toán các chỉ số thống kê bao gồm giá trị trung bình (Mean), trung vị (Median), giá trị xuất hiện nhiều nhất (Mode) và độ lệch chuẩn của các câu trả lời, như được trình bày trong bảng 2.1.
Bảng 2.1 Thống kê mô tả về tính chính trực và giá trị đạo đức
1 Ban hành nội qui đạo đức
2 NQL chính trực trong lời nói và hành động
3 Qui định xử phạt hợp với qui tắc, nội quy
4 Công ty giảm áp lực
Nguồn: Dữ liệu tính toán của tác giả 2014
N Valid: là Tổng thể mẫu khảo sát
Missing: Mẫu khảo sát bị lỗi
Mean (Trung bình): Giá trị trung bình công của các phát biểu được quy ước Cách tính như sau: =Average (number 1, number 2… number n)
Median (Trung vị): Giá trị nằm ở giữa của các phát biểu được quy ước Cách tính như sau: =Median (number 1, number 2… number n)
Mode: Là phát biểu có tần suất xuất hiện nhiều nhất Cách tính như sau:
Độ lệch chuẩn (Std Veviation) là chỉ số đo lường mức độ phân tán của các giá trị xung quanh giá trị trung bình; giá trị càng gần 0 cho thấy các câu trả lời càng tập trung Để tính độ lệch chuẩn, bạn có thể sử dụng công thức: =Stdev (number 1, number 2… number n).
Kết quả khảo sát cho thấy rằng hầu hết nhân viên đều đồng ý với việc ban hành các văn bản và quy tắc liên quan đến đạo đức nghề nghiệp, với Mode và Median đều đạt 4 Quy định này đã được phổ biến đến Ban giám đốc và toàn bộ nhân viên Tuy nhiên, vẫn còn 20% nhân viên "Không rõ" và 4% "Không đồng ý", cho thấy không phải tất cả nhân viên đều nắm rõ thông tin về vấn đề này.
Nghiên cứu cho thấy rằng việc nhà quản lý đặt quyền lợi chung lên hàng đầu thông qua việc thực thi sự chính trực và đạo đức trong lời nói và hành động được đa số đồng thuận, với giá trị mode là 4 Tuy nhiên, độ lệch chuẩn cao (1,161) cho thấy vẫn còn nhiều ý kiến khác nhau, trong đó 20% không rõ ràng và 16% hoàn toàn không đồng ý Điều này chỉ ra rằng mặc dù có các quy định bằng văn bản, nhưng thực tế vẫn còn tình trạng nhà quản lý chưa thực sự thể hiện sự chính trực và đạo đức trong quá trình quản lý.
Công ty đã thiết lập các quy tắc xử phạt phù hợp liên quan đến quy tắc ứng xử và nội quy, với giá trị Mode là 4, cho thấy đa phần ý kiến đều đồng thuận về sự cần thiết của các quy định này.
Trong trường hợp nhân viên vi phạm đạo đức, mức kỷ luật có thể dẫn đến sa thải hoặc truy tố pháp luật nếu gây hậu quả nghiêm trọng Tuy nhiên, khảo sát cho thấy 16% nhân viên “Không rõ” và 24% “Không đồng ý” với quy định kỷ luật, do họ không nắm rõ hình thức kỷ luật sẽ nhận khi vi phạm Mức kỷ luật thường phụ thuộc vào từng trường hợp và được quyết định bởi hội đồng kỷ luật, chủ yếu là trừ lương hoặc cắt giảm khen thưởng Sự quyết định này đôi khi mang tính cảm tính, dẫn đến cảm giác bất công và phân biệt giữa các nhân viên, đặc biệt là những người có mối quan hệ thân quen với quản lý.
Trong việc giảm thiểu áp lực cho nhân viên nhằm giảm thiểu sai sót và gian lận, có 20% ý kiến “Hoàn toàn đồng ý” và 24% “Đồng ý” Đơn vị đã áp dụng phần mềm ERP và nhận được sự hướng dẫn từ chuyên gia để giúp nhân viên chuyên môn hóa công việc, từ đó giảm thiểu sai sót Tuy nhiên, với giá trị Mode là 3, cho thấy phần lớn ý kiến “Không rõ/ Không có ý kiến”, điều này phản ánh áp lực công việc cao do khối lượng nghiệp vụ lớn và yêu cầu xử lý nhanh chóng Mặc dù thông tin cần được bảo mật, nhưng áp lực này đôi khi vẫn dẫn đến sai sót trong quá trình thực hiện công việc.
+ Cam kết về năng lực và chính sách nhân sự
Bảng 2.2: Thống kê mô tả cam kết năng lực và chính sách nhân sự
1 Sử dụng bảng mô tả công việc
2 Thay thế nhà quản lý thường xuyên
3 Sa thải nhân viên không đủ năng lực
4 Phân công đúng chuyên môn đào tạo
5 Ban hành quy chế khen thưởng hợp lý
Nguồn: Dữ liệu tính toán của tác giả 2014
Theo kết quả thống kê, mode là 3 cho thấy đa số ý kiến đồng ý rằng công ty sử dụng bảng mô tả công việc để xác định yêu cầu về kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí Việc tuyển dụng do Giám đốc đơn vị quyết định, kèm theo quy chế tuyển dụng cụ thể như độ tuổi, trình độ ngoại ngữ, tin học và yêu cầu chuyên môn Chẳng hạn, vị trí kế toán yêu cầu trình
Việc thay đổi thường xuyên và đột ngột của nhà quản lý, nhân sự chủ chốt trong lĩnh vực tài chính và kiểm toán nội bộ dẫn đến tình trạng hầu hết ý kiến đều "Không rõ/ Không đồng ý" Nguyên nhân chính là áp lực công việc quá lớn đối với các nhân sự này, khiến họ phải nghỉ việc hoặc chuyển công tác Đặc biệt, các ý kiến chủ yếu đến từ những nhân viên có kinh nghiệm dưới 3 năm, do đó họ chưa nắm rõ tình hình nhân sự trong công ty.
Việc công ty sa thải nhân viên không đủ năng lực, đặc biệt là người thân của ban lãnh đạo, thường không được thực hiện, với phần lớn ý kiến đều "không đồng ý" Dù quy chế tuyển dụng đã quy định rõ ràng về yêu cầu năng lực và trình độ, nhưng vẫn có trường hợp ưu tiên tuyển dụng cho người quen hoặc có mối quan hệ với ban lãnh đạo Do đó, thay vì sa thải, công ty thường áp dụng hình thức khiển trách hoặc chuyển giao sang công việc khác đối với những nhân viên này.
Theo khảo sát, chế độ phân công công việc theo đúng chuyên môn được đào tạo trong công ty đạt mức Mode 4, cho thấy hầu hết nhân viên đều "Đồng ý" Điều này phản ánh sự hài lòng của đa số nhân viên về việc bố trí công việc phù hợp với chuyên môn của họ.
Công ty đã ban hành quy chế khen thưởng và sử dụng quỹ phúc lợi hợp lý, với Mode là 4 cho thấy hầu hết ý kiến đều đồng ý với quy định này Tuy nhiên, trong bối cảnh kinh tế khó khăn, việc cắt giảm nhân sự và ít tuyển dụng mới đã dẫn đến áp lực công việc gia tăng cho nhân viên, khiến họ phải gánh vác thêm công việc của những người đã nghỉ Điều này không chỉ làm tăng khả năng xảy ra sai sót và kỷ luật cho nhân viên mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí.
+ Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát
Bảng 2.3: Thống kê mô tả hội đồng quản trị và Ban kiểm soát
1 Ban kiểm soát độc lập 2 Ban kiểm soát đáp ứng yêu cầu công ty
Nguồn: Dữ liệu tính toán của tác giả 2014
Kết quả thống kê cho thấy Mode là 4, cho thấy đa số ý kiến đều đồng ý về việc Ban kiểm soát hoạt động độc lập với các bộ phận khác trong doanh nghiệp Tuy nhiên, cần lưu ý rằng Ban kiểm soát vẫn nhận lương từ các doanh nghiệp mà chủ sở hữu bổ nhiệm làm kiểm soát viên.
Đánh giá chung về KSNB tại công ty TNHH Đồng Tâm
Sau khi tiến hành khảo sát và tổng hợp ý kiến về năm thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Đồng Tâm, tác giả đã chỉ ra những ưu điểm và tồn tại trong hệ thống này.
Việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB của đơn vị đã đạt được một số ưu điểm như sau:
- Công ty ban hành các văn bản, quy tắc, nội quy liên quan đến đạo đức và phổ biến đến từng nhân viên trong toàn công ty
Hầu hết các nhà quản lý trong đơn vị đều thể hiện tính chính trực và đạo đức qua hành động và lời nói, tạo gương cho nhân viên học hỏi và noi theo.
Khi tuyển dụng nhân sự, các công ty thường sử dụng bảng mô tả công việc để xác định rõ ràng yêu cầu về kiến thức và chuyên môn cho từng vị trí.
- Công ty bố trí nhân sự vào các vị trí theo đúng chuyên môn được đào tạo
- Công ty có ban hành quy chế khen thưởng và sử dụng hợp lý quỹ khen thưởng và quỹ phúc lợi
- Ban kiểm soát của công ty độc lập với các bộ phận khác trong doanh nghiệp
Nhà quản lý luôn thận trọng trong việc đưa ra quyết định kinh doanh, thường xuyên tổ chức các cuộc họp để lắng nghe báo cáo kết quả từ các trưởng phòng ban Điều này giúp họ nắm bắt tình hình và đưa ra các giải pháp phù hợp khi gặp phải khó khăn cần giải quyết.
Các giám đốc thường xuyên giao tiếp với nhân viên về tình hình kinh doanh của công ty và thông báo phương hướng từ cấp trên Điều này giúp các trưởng phòng ban xác định mục tiêu cụ thể và truyền đạt thông tin kịp thời cho nhân viên, đảm bảo họ thực hiện đúng các chỉ dẫn của lãnh đạo.
- Cơ cấu tổ chức của công ty phù hợp với quy mô và đặc điểm kinh doanh của công ty
Mỗi phòng ban trong đơn vị được quy định rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm, đồng thời mối quan hệ giữa các bộ phận cũng được xác định bằng văn bản cụ thể.
Công ty đặt ra các mục tiêu cụ thể và truyền đạt đến toàn thể nhân viên thông qua các văn bản rõ ràng Dựa trên mục tiêu chung của toàn đơn vị, các trưởng và phó phòng ban sẽ xác định các mục tiêu cụ thể cho từng bộ phận.
Từ đó các nhân viên sẽ thực hiện công việc nhằm đảm bảo hoàn thành tốt mục tiêu mà phòng ban mình đã đề ra
+ Hoạt động kiểm soát chung
Công ty thường xuyên thực hiện phân tích dữ liệu và so sánh các chỉ số của mình với đối thủ cạnh tranh, từ đó đề ra các biện pháp khắc phục và xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp.
Công ty có quy định rõ ràng về quy trình đấu thầu và thanh lý hàng hóa, tài sản, cũng như công cụ dụng cụ khi hết khấu hao hoặc không còn sử dụng Nhân viên thực hiện các quy định này một cách nghiêm túc.
Việc truy cập vào hệ thống và sửa đổi hoặc truy xuất dữ liệu ghi lại là rất quan trọng để xác minh nguồn gốc khi xảy ra sự cố Điều này giúp xác định trách nhiệm trong các trường hợp sai sót hoặc vi phạm, đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong quản lý dữ liệu.
- Quy trình luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban hợp lý và thuận tiện
- Chứng từ, sổ sách được công ty lưu trữ đầy đủ và an toàn, đặc biệt là chứng từ của phòng kế toán
- Công ty có nhiều biện pháp giám sát, bảo dưỡng thiết bị, tài sản không bị mất mát, hư hỏng
- Định kỳ công ty có kiểm kê tài sản, hàng tồn kho và đối chiếu với số lượng trên sổ sách
- Việc ủy quyền và xét duyệt được công ty quy định cụ thể bằng văn bản và được cập nhật kịp thời
- Về việc đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Bộ phận nghiệp vụ thì không thực hiện ghi chép kế toán
+ Hoạt động kiểm soát trong các chu trình chính
Công ty đã phân chia rõ ràng các chức năng liên quan đến quy trình mua sắm, bao gồm đề nghị mua hàng, xét duyệt, lựa chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng, bảo quản, ghi chép giao dịch mua hàng và thanh toán Việc này giúp ngăn chặn tình trạng lạm quyền, giảm thiểu sai sót và gian lận, bảo vệ tài sản của đơn vị.
Bộ phận giao nhận liên tục theo dõi tình trạng hàng hóa, bao gồm cả các đơn hàng đã nhận và chưa nhận, cũng như những lô hàng đã quá hạn giao nhưng vẫn chưa được nhận Chức năng kiểm soát hàng đặt mua được thực hiện hiệu quả, giúp ngăn chặn tình trạng thất thoát tài sản.
Công ty áp dụng chính sách bảo quản hàng hóa tồn kho chặt chẽ, với quy định cụ thể về việc quản lý kho hàng và phân định rõ quyền hạn, trách nhiệm của thủ kho để xử lý các sự cố phát sinh Đồng thời, công ty cũng quy định các thủ tục xuất kho rõ ràng, yêu cầu có chứng từ đầy đủ và chữ ký xét duyệt của những người có thẩm quyền trước khi tiến hành xuất hàng.
Công ty đặc biệt chú trọng đến quy định hạn chế tiếp cận kho hàng, chỉ cho phép những người có phận sự vào kho Mỗi lô hàng đều được quản lý chặt chẽ, nhằm giảm thiểu tình trạng thất thoát và bảo vệ tài sản trong kho.
- Công ty có quy định về việc kiểm kê định kỳ và kiểm kê đột xuất khi có vấn đề phát sinh
- Về việc phân quyền truy cập, ghi nhận, sửa đổi dữ liệu cho từng nhân viên và từng bộ phận được thực hiện rất hiệu quả
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong các chức năng như đề nghị bán hàng, phê duyệt bán chịu, ghi chép sổ kế toán và thu tiền đã được thực hiện một cách hiệu quả tại công ty Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong quản lý tài chính, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
