1.2.1 Tổng quan về đánh giá hệ thống KSNB
Việc đánh giá hệ thống KSNB trước hêt thuộc trách nhiệm của nhà quản lý. Người quản lý cấp cao thường tiến hành đánh giá xem hệ thống kiểm sốt nội bộ có hiệu quả khơng, thơng qua xem xét mỗi thành phần của KSNB là hiện hữu và đang hoạt động hay không cũng như việc chúng đang được áp dụng như thế nào. Khi một nguyên tắc được xem là cần thiết nhưng không hiện hữu hoặc không hoạt động thì KSNB xem như bị khiếm khuyết. Lúc này nhà quản lý cần có biện pháp điều chỉnh phụ hợp.
Bên cạnh việc đánh giá của nhà quản lý, còn một số cách tiếp cận khác để đánh giá hệ thống KSNB. Một trong những cách đó là cách tiếp cận của kiểm tốn
viên trong quá trình kiểm tốn để tìm hiểu hệ thống KSNB, từ đó kiểm toán viên xác định phạm vi và thủ tục kiểm toán phù hợp. Cơng cụ kiểm tốn viên thường sử dụng để đánh giá hệ thống KSNB là bảng câu hỏi.
Conor O’leary, giảng viên của Đại học Queensland, Úc đã tiến hành nghiên cứu đề tài “Phát triển một mơ hình chuẩn để đánh giá hệ thống KSNB” – “Developing a standardised model for internal control evaluation” vào năm 2004. Tác giả đã tìm hiểu cách thức đánh giá của kiểm tốn viên về hệ thống KSNB xem liệu họ có dựa vào 5 thành phần chính của hệ thống KSNB khơng, thơng qua việc phỏng vấn 94 kiểm toán viên dựa trên bảng câu hỏi.
Nghiên cứu cũng so sánh chuẩn mực kiểm toán về kiểm soát nội bộ do ba tổ chức khác nhau nghiên cứu bao gồm: Mỹ, Anh và Úc. Qua đó, nghiên cứu đã phát hiện sự giống nhau về cách thức đánh giá hệ thống KSNB của 3 tổ chức này, trong đó chỉ tập trung vào 3 nhân tố như trong bảng 1.1:
Bảng 1.1: So sánh các chuẩn mực kiểm tốn về các thành phần chính của KSNB
Anh- SAS 300 Úc – AUS 402 USA- SAS 78
1. Hệ thống KSNB bao gồm:
- Mơi trường kiểm sốt - Thủ tục kiểm soát 2. Hệ thống kế toán
1. Mơi trường kiểm sốt bao gồm:
- Đánh giá rủi ro - Giám sát
2. Hệ thống thơng tin 3. Thủ tục kiểm sốt
1. Mơi trường kiểm sốt 2. Đánh giá rủi ro
3. Giám sát
4. Thông tin và truyền thơng
5. Thủ tục kiểm sốt
Nguồn: “Developing a standardised model for internal control evaluation”
Như vậy, thay vì đánh giá cả 5 nhân tố, kiểm tốn viên thường chú trọng vào 3 nhân tố của KSNB: môi trường kiểm sốt, hệ thống thơng tin và thủ tục kiểm soát.
Tuy nhiên vào năm 2009, ISA 315 đã điều chỉnh các thủ tục kiểm tốn về tìm hiểu và đánh giá KSNB. Theo đó, kiểm tốn viên phải tìm hiểu cả 5 nhân tố, trong đó chú trọng các kiểm sốt có liên quan đến cuộc kiểm toán, kiểm toán viên phải đánh giá về mặt thiết kế của các kiểm soát và xác định xem các kiểm soát này đã được thực hiện tại đơn vị hay chưa.
1.2.2 Phương thức đánh giá hệ thống KSNB
Để đánh giá việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB, kiểm tốn viên thường tìm hiểu bằng các phương pháp:
- Dựa vào kinh nghiệm kiểm toán trước đây tại đơn vị; - Phỏng vấn các nhà quản lý, nhân viên trong đơn vị; - Kiểm tra các loại tài liệu và sổ sách;
- Quan sát các hoạt động kiểm soát và vận hành của chúng trong thực tiễn. Để thực hiện được các phương pháp tìm hiểu trên, kiểm tốn viên có thể sử dụng các công cụ sau:
- Bảng tường thuật: là sự mô tả bằng văn bản về hệ thống KSNB của đơn vị về nguồn gốc của mọi chứng từ, sổ sách; các quy trình đã xảy ra; sự luân chuyển chứng từ; các hoạt động kiểm soát của đơn vị.
- Bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ: là bảng liệt kê các câu hỏi đã chuẩn bị trước về các nhân tố của kiểm soát nội bộ.
- Lưu đồ: là những hình vẽ biểu thị hệ thống thông tin kế toán và các hoạt động kiểm soát bằng những ký hiệu chuẩn để mô tả công việc theo từng chức năng về các nghiệp vụ, trình tự tuân chuyển chứng từ…
- Phép thử walk-through để kiểm tra lại các mơ tả của từng chu trình nghiệp vụ thơng qua việc theo dõi một vài nghiệp vụ theo từng bước của chu trình
Trong các phương thức trên, phương thức thường được sử dụng phổ biến nhất là bảng câu hỏi. Bảng câu hỏi này được xây dựng dựa trên công cụ đánh giá hệ thống KSNB (evaluation tools). Đây cũng chính là cơ sở để người viết xây dựng bảng câu hỏi đánh giá KSNB cho đề tài này.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Chương 1 tác giả đã trình bày một số nội dung cơ bản về lý thuyết kiểm soát nội bộ theo báo cáo COSO 2013. Mỗi một doanh nghiệp sẽ có hệ thống KSNB khác nhau tùy thuộc vào quy mô và đặc điểm của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên hệ thống KSNB này sẽ hiệu quả hơn nếu được tổ chức theo báo cáo COSO 2013. Theo COSO thì hệ thống KSNB gồm năm thành phần chính được thể hiện bằng 17 nguyên tắc chi phối nhằm gắn kết hơn các bộ phận lại với nhau nhằm làm giảm nguy cơ xảy ra sai sót để đạt được mục tiêu đơn vị đã đề ra.
Một hệ thống KSNB hữu hiệu sẽ giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra. Tuy nhiên bất kỳ hệ thống KSNB nào cũng tồn tại những hạn chế tiềm tàng, vì thế khi thiết kế và vận hành hệ thống KSNB doanh nghiệp cần phải quan tâm để tối thiểu hóa những hạn chế này
Dựa trên các nghiên cứu trước, tác giả sẽ dựa vào công cụ đánh giá hệ thống KSNB theo COSO 2013 để đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại công ty Đồng Tâm nhằm xác định những điểm mạnh và hạn chế trong việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB tại đơn vị.
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH ĐỒNG TÂM