1.Kiểm soát nội bộ 2.Lãnh đạo giám sát
thường xuyên
3.Kiểm tra từ các cơ quan chức năng độc lập N Valid 50 50 50 Missing 0 0 0 Mean 2.56 2.84 4.06 Median 2.00 2.00 4.00 Mode 2 2 4 Std. Deviation 0.760 0.934 0.563
Nguồn: Dữ liệu nghiên cứu của tác giả 2014
Kết quả khảo sát về việc Hệ thống kiển soát nội bộ tạo điều kiện cho nhân viên và các bộ phận giám sát lẫn nhau trong cơng việc hàng ngày thì Median là 2 và Mode là 2 có nghĩa là hầu hết ý kiến đều “Không đồng ý”. Công ty chưa thật sự tạo điều kiện để các nhân viên và các bộ phận có thể giám sát lẫn nhau. Vì vậy, các sai sót của nhân viên ít được báo cáo lên trên để có thể giải quyết kịp thời, mà chủ yếu các nhân viên làm việc độc lập với nhau và khơng có sự giám sát lẫn nhau, dẫn đến xuất hiện các trường hợp khách hàng khơng hài lịng về cơng ty, ảnh hưởng đến uy tín của cơng ty.
Về việc ban lãnh đạo thực hiện các giám sát thường xuyên tại công ty thì Median là 2 và Mode là 2 có nghĩa là hầu hết ý kiến đều “Khơng đồng ý”. Tại cơng ty, ban lãnh đạo ít có mặt tại đơn vị để giám sát các hoạt động diễn ra mà khi có việc cần giải quyết thì ban lãnh đạo mới đưa ra các biện pháp chỉ đạo đến các phòng ban.
Về việc cơng ty được kiểm tốn độc lập, kiểm tra từ các cơ quan chức năng thì Median là 4 và Mode là 4 có nghĩa là hầu hết các câu trả lời đều “Đồng ý”. Hàng năm công ty đều thuê đơn vị kiểm toán độc lập tiến hành kiểm toán và đưa ra những ý kiến đánh giá cũng như tư vấn cho đơn vị nhằm tìm ra các sai sót cũng như những yếu kém trong đơn vị từ đó đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời.
Trên đây là tổng hợp một số ý kiến về thực trạng tại đơn vị liên quan đến hoạt động giám sát tại đơn vị.
2.4 Đánh giá chung về KSNB tại công ty TNHH Đồng Tâm
Sau khi khảo sát và tổng kết ý kiến khảo sát về năm thành phần của hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Cơng ty Đồng Tâm, tác giả đã tổng kết lại một số ưu điểm cũng như những tồn tại trong hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị như sau:
2.4.1 Ưu điểm
Việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB của đơn vị đã đạt được một số ưu điểm như sau:
2.4.1.1 Mơi trường kiểm sốt
- Cơng ty ban hành các văn bản, quy tắc, nội quy liên quan đến đạo đức và phổ biến đến từng nhân viên trong tồn cơng ty.
- Hầu hết các nhà quản lý trong đơn vị đều nêu gương về tính chính trực và đạo đức trong hành động và lời nói cho nhân viên học tập và noi theo.
- Khi tuyển dụng nhân sự, cơng ty có sử dụng bảng mơ tả cơng việc để yêu cầu rõ về kiến thức cũng như chun mơn cho từng vị trí.
- Cơng ty bố trí nhân sự vào các vị trí theo đúng chun mơn được đào tạo. - Công ty có ban hành quy chế khen thưởng và sử dụng hợp lý quỹ khen thưởng và quỹ phúc lợi.
- Ban kiểm sốt của cơng ty độc lập với các bộ phận khác trong doanh nghiệp. - Nhà quản lý rất thận trọng trong các quyết định kinh doanh. Nhà quản lý thường xuyên tổ chức các cuộc họp để nghe các trưởng phòng ban báo cáo kết quả kinh doanh cũng như có thể đưa ra các giải pháp thích hợp nếu có khó khăn cần giải quyết.
- Các giám đốc thường xuyên trao đổi với nhân viên về tình hình kinh doanh của cơng ty và thông báo về phương hướng của cấp trên để các trưởng phòng ban đề ra các mục tiêu cụ thể và phổ biến cho nhân viên nắm bắt kịp thời và thực hiện đúng các chỉ dẫn của lãnh đạo.
- Cơ cấu tổ chức của công ty phù hợp với quy mô và đặc điểm kinh doanh của cơng ty.
- Mỗi phịng ban của đơn vị đều được quy định rõ quyền hạn và trách nhiệm giữa các phòng ban, bộ phận và mối quan hệ giữa các bộ phận với nhau được quy định bằng văn bản cụ thể.
2.4.1.2 Đánh giá rủi ro
- Công ty luôn đề ra các mục tiêu cụ thể và được tuyền đạt đến toàn thể nhân viên bằng các văn bản cụ thể. Từ mục tiêu cụ thể của tồn đơn vị, các trưởng và phó phịng ban sẽ dựa trên mục tiêu này để đề ra các mục tiêu cụ thể cho từng bộ phận. Từ đó các nhân viên sẽ thực hiện cơng việc nhằm đảm bảo hồn thành tốt mục tiêu mà phịng ban mình đã đề ra.
2.4.1.3 Hoạt động kiểm sốt
+ Hoạt động kiểm soát chung
- Cơng ty cũng thường xun phân tích số liệu, so sánh số liệu của công ty và các đối thủ cạnh tranh để có thể đưa các các biện pháp khắc phục và có chiến lược kinh doanh phù hợp.
- Cơng ty quy định rất cụ thể về việc đấu thầu, thanh lý hàng hóa, tài sản, cơng cụ dụng cụ khi hết khấu hao hoặc không sử dụng nữa. Quy định này được nhân viên thực hiện rất nghiêm túc.
- Về việc truy cập vào hệ thống, sửa đổi hay truy xuất dữ liệu được hệ thống ghi lại để xác minh nguồn gốc khi có sự cố, từ đó có thể truy trách nhiệm những trường hợp sai sót, vi phạm.
- Quy trình ln chuyển chứng từ giữa các phịng ban hợp lý và thuận tiện. - Chứng từ, sổ sách được công ty lưu trữ đầy đủ và an toàn, đặc biệt là chứng từ của phịng kế tốn.
- Công ty có nhiều biện pháp giám sát, bảo dưỡng thiết bị, tài sản không bị mất mát, hư hỏng.
- Định kỳ cơng ty có kiểm kê tài sản, hàng tồn kho và đối chiếu với số lượng trên sổ sách.
- Việc ủy quyền và xét duyệt được công ty quy định cụ thể bằng văn bản và được cập nhật kịp thời.
- Về việc đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Bộ phận nghiệp vụ thì khơng thực hiện ghi chép kế toán.
+ Hoạt động kiểm soát trong các chu trình chính
- Cơng ty tách bạch các chức năng: Đề nghị mua hàng, xét duyệt, lựa chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng, bảo quản, ghi chép việc mua hàng và trả tiền. Tránh được tình trạng lạm quyền dẫn đến việc xảy ra sai sót và gian lận làm thất thốt tài sản của đơn vị.
- Bộ phận giao nhận luôn theo dõi hàng đặt mua đã nhận và chưa nhận cũng như các lô hàng đã quá hạn giao nhưng vẫn chưa nhận được. Chức năng kiểm soát hàng đặt mua được thực hiện rất tốt, tránh được tình trạng thất thốt sài sản.
- Cơng ty có chính sách bảo quản hàng hóa tồn kho, có quy định cụ thể về việc bảo quản kho hàng, quy định rõ quyền hạn và trách nhiệm của thủ kho để có thể xử phạt và quy trách nhiệm nều có sự cố phát sinh. Cơng ty có quy định các thủ tục xuất kho cụ thể, khi xuất kho phải có chứng từ và phải đầy đủ chữ ký xét duyệt của người có thẩm quyền.
- Quy định hạn chế tiếp cận kho hàng rất được cơng ty quan tâm, những người khơng có phận sự không được vào kho, các lô hàng đều được quản lý theo lô. Những điều này làm có thể giúp đơn vị tránh thất thoát, mất mát sài sản trong kho.
- Cơng ty có quy định về việc kiểm kê định kỳ và kiểm kê đột xuất khi có vấn đề phát sinh.
- Về việc phân quyền truy cập, ghi nhận, sửa đổi dữ liệu cho từng nhân viên và từng bộ phận được thực hiện rất hiệu quả.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong các chức năng: Đề nghị bán hàng, phê duyệt bán chịu, ghi chép sổ kế toán và thu tiền được thực hiện rất hiệu quả tại công ty.
- Cơng ty có quy định cụ thể về chính sách xét duyệt bán chịu và phân quyền cụ thể về việc xét duyệt bán chịu cho từng cấp quản lý cụ thể. Điều này tránh được tình trạng thất thốt về cơng nợ phải thu và ít khi phát sinh nợ phải thu khó địi.
- Việc kiểm tra, đối chiếu công nợ được thực hiện định kỳ đầy đủ cũng như việc lập bảng phân tích tuổi nợ cũng được quan tâm, tránh được tình trạng thất thốt nợ phải thu.
- Cơng ty có bộ phận nhân sự độc lập thực hiện theo quyền hạn và trách nhiệm công ty đã quy định.
- Cơng ty có chính sách bảo mật tiền lương của từng cá nhân dựa trên cam kết bảo mật tiền lương tránh được tình trạng so sánh, gây mất đoàn kết trong nội bộ.
- Khi có sự biến động về nhân sự thì bộ phận tính lương ln cập nhật nhanh chóng, kịp thời.
- Sau khi thanh tốn lương cho người lao động, bộ phận tính lương ln đối chiếu số liệu chi lương với ngân hàng.
- Bộ phận tính lương ln thực hiện đúng việc trích các khoản theo lương cho người lao động, đảm bảo tuân thủ đúng yêu cầu của pháp luật quy định.
- Công ty thực hiện tốt việc tách bạch các chức năng: Bán hàng, thu tiền và kế tốn, tránh được tình trạng làm quyền gây thất thốt mất mát hoặc chiếm dụng tài sản của đơn vị.
- Việc xét duyệt chi tiêu cho các cấp quản lý được thực hiện theo quy định cụ thể của công ty, tránh tình trạng lạm quyền hoặc vượt quyền.
- Có chính sách cụ thể để kiểm sốt tránh tình trạng phiếu thu hoặc phiếu chi được sử dụng hai lần.
- Việc kiểm kê quỹ và đối chiếu với sổ quỹ vào cuối ngày được thực hiện thường xuyên theo chính sách cụ thể của cơng ty, tránh được tình trạng chiếm dụng hoặc biển thủ tiền của công ty.
- Cơng ty có tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt đột xuất khi có dấu hiệu bất thường nhằm để kiểm soát việc bảo quản tiền.
- Tại đơn vị, việc tách bạch các chức năng: đề nghị mua sắm, phê chuẩn, bảo quản và ghi sổ TSCĐ được thực hiện rất tốt.
- Các chính sách liên quan đến phương pháp tính khấu hao được áp dụng nhất qn và ít có sự thay đổi. Nếu có, thì nhà quản lý sẽ phê duyệt và thông báo bằng văn bản cụ thể.
- Định kỳ công ty luôn tiến hành kiểm kê, đánh giá lại tình trạng của TSCĐ để phát hiện kịp thời sự mất mát cũng như kiểm tra tình trạng hư hỏng của TSCĐ.
- Những trường hợp di chuyển TSCĐ giữa các bộ phận hoặc di chuyển ra khỏi công ty luôn được bộ phận bảo vệ kiểm tra.
2.4.1.4 Thông tin và truyền thông
- Trưởng các bộ phận thường xuyên báo cáo tình hình cơng việc cho ban lãnh đạo để ban lãnh đạo có thể kịp thời nắm bắt tình hình trong đơn vị.
- Việc truyền đạt thơng tin cần thiết giữa các cá nhân, phòng ban, bộ phận có liên quan tại đơn vị được thực hiện một cách kịp thời và chính xác.
- Cơng ty có tiến hành thu thập thơng tin về nhu cầu của khách hàng thông qua các cuộc điều tra thị trường, phỏng vấn và sử dụng bảng câu hỏi.
- Công ty đã xây dựng hệ thống ERP với phân hệ quản trị tài chính và quản trị nhân sự kết hợp với phân hệ kế toán tạo thành hệ thống thông tin hợp nhất. Hệ thống hỗ trợ cho việc quản lý trên nền tảng số hóa thống nhất cơng tác quản lý kế tốn, quản lý tài chính và nhân sự cho Cơng ty. Vì thế việc chia sẻ thơng tin kịp thời và chính xác.
2.4.1.5 Giám sát
- Hàng năm, cơng ty đều được kiểm tốn độc lập tiến hành kiểm toán và đưa ra ý kiến đánh giá cũng như tư vấn cho đơn vị. Điều này giúp đơn vị có thể điều chỉnh kịp thời các sai sót cũng như tìm ra các yếu kém trong các hoạt động của đơn vị để có biện pháp xử lý cho phù hợp.
2.4.2 Tồn tại
Bên cạnh một số ưu điểm đã đạt được thì hệ thống KSNB tại doanh nghiệp vẫn còn một số hạn chế như sau:
2.4.2.1 Mơi trường kiểm sốt
- Cơng ty chưa quy định rõ các hình thức kỉ luật cụ thể theo từng trường hợp vi phạm, vì vậy khi vi phạm thì nhân viên khơng biết mình sẽ nhận hình thức kỉ luật nào, việc xử lý kỉ luật như thế nào sẽ do hội đồng kỉ luật quyết định. Điều này dẫn đến việc xử lý cịn mang nhiều cảm tính, một số nhân viên cảm thấy có sự phân biệt và khơng cơng bằng khi bị xử phạt.
- Công ty chưa thật sự chú trọng đến việc điều chỉnh khối lượng cơng việc thích hợp giữa các bộ phận, một số bộ phận phải đảm nhận quá nhiều và thời gian xử lý phải nhanh chóng, trong khi các thơng tin đều phải bảo mật nên nhân viên dễ sai sót trong q trình làm việc.
- Dù có bảng mơ tả cơng việc khi tuyển dụng nhân sự cho từng vị trí, vẫn cịn một số nhân viên do quen biết nên được tuyển dụng, điều này dẫn đến việc không đảm bảo được chuyên môn cho công việc.
- Đa số phần lớn các trưởng phó phịng ban hoặc các nhân vật chủ chốt của công ty thường là người thân quen của ban lãnh đạo nên đôi khi chuyên môn và năng lực chưa đủ đáp ứng để giải quyết cơng việc, vì thế việc chuyển công tác hoặc nghỉ việc của các nhân viên này thường xảy ra. Bên cạnh đó, cơng việc tại đơn vị quá nhiều và thời gian xử lý lại rất gấp nên tạo một áp lực rất lớn đối với nhân viên và đặc biệt là các nhân sự chủ chốt của công ty nên cũng ảnh hưởng đến việc xin nghỉ hoặc chuyển công tác.
- Công ty đã quy định rất rõ về năng lực và trình độ của nhân viên, tuy nhiên những trường hơp người thân quen của ban lãnh đạo được tuyển dụng đôi khi không đáp ứng được u cầu của cơng việc nhưng ít khi bị sa thải mà hầu hết đều được chuyển sang công tác vị trí khác.
- Ban kiểm soát của đơn vị chưa thật sự đáp ứng yêu cầu của đơn vị vì ban kiểm soát là thành viên của đơn vị nên vẫn chưa thật sự độc lập trong việc kiểm tra, kiểm sốt cũng như báo cáo vẫn cịn mang tính cả nể chưa phản ánh hết các sai sót trong q trình hoạt động của đơn vị.
- Dù Nhà quản lý thường xuyên trao đổi với cấp dưới nhưng những phản hồi của nhân viên cũng chưa thật sự phản ánh đúng với thực tế vì hầu hết trưởng và phó phịng của các bộ phận hầu hết là người thân của ban lãnh đạo.
- Cơ cấu tổ chức của cơng ty hiện nay vẫn cịn những điểm chưa phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, có một số bộ phận tập trung q nhiều việc trong khi nhân sự lại ít vì vậy có thể dẫn đến sai sót và khơng hồn thành nhiệm vụ được giao.
- Việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm tại đơn vị còn chưa thật sự tương xứng với nhau. Điều này dẫn đến một số nhân viên cảm thấy chán nản, thiếu tinh thần làm việc.
2.4.2.2 Đánh giá rủi ro
- Công ty chưa thật sự chú trọng đến việc nhận diện rủi ro phát sinh từ các nhân tố bên ngoài như những vấn đề liên quan đến biến động của nền kinh tế hoặc tình hình thay đổi các chính sách và luật pháp, vì vậy kế hoạch công ty đề ra đội khi chưa phù hợp với điều kiển thực tế của đơn vị.
- Công ty chưa xây dựng cơ chế nhận diện rủi ro từ bên trong như những thay