Đánh giá việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và khai thác nguồn lực thông tin ở trung tâm thông tin thư viện trường Đại học Y Hà Nội Nguyễn Thị Cẩm Nhung Trung tâm Thông ti
Trang 1Đánh giá việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và khai thác nguồn lực thông tin ở trung tâm thông tin thư viện trường Đại học Y Hà Nội
Nguyễn Thị Cẩm Nhung
Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Y Hà Nội
Với mục tiêu: Mô tả thực trạng nguồn lực thông tin hiện có và việc ứng dụng công nghệ thông tin
và đánh giá hiệu quả của nó trong quản lý và khai thác nguồn lực thông tin ở Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Y Hà Nội Qua khảo sát thực tế các kho tư liệu và qua mẫu phiếu điều tra của người dùng tin cho thấy:
Hiện trạng nguồn lực thông tin hiện có gồm có: Nguồn lực thông tin truyền thống như: sách, báo, tạp chí, luận án Nguồn lực thông tin điện tử như: Các cơ sở dữ liệu, băng hình, đĩa CD-ROM, Medline, các thông tin trên mạng Toàn bộ nguồn lực thông tin kể trên được lưu trữ trong 02 máy chủ và trên 20 máy trạm của thư viện Hệ thống máy vi tính được nối mạng LAN và kết nối Internet Việc ứng dụng công nghệ thông tin ở Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Y Hà Nội đã
đem lại kết quả rất khả quan trong quản lý và khai thác nguồn lực thông tin, nó quản lý được toàn
bộ nguồn lực thông tin hiện có trong thư viện, xử lý tài liệu được nhiều công đoạn cùng một lúc, tìm kiếm thông tin nhanh, chính xác, nó còn là phương tiện để tìm kiếm các thông tin khác trên mạng Việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại ở thư viện Trường Đại học Y Hà Nội là việc làm cần thiết, nó đặt nền móng cho việc hình thành thư viện điện tử trong tương lai gần
I Đặt vấn đề
Cuộc cách mạng khoa học ngày nay thực
chất là cuộc cách mạng công nghệ, những
thành tựu của nó tạo ra ngày càng nhiều Một
khối lượng thông tin khổng lồ đang tăng theo
cấp số nhân, một nền công nghiệp tri thức ra
đời mà cơ sở của nó là truyền tri thức thông tin
tiếp tục tăng nhanh trong một thế giới, xây
dựng trên cơ sở của tiến bộ khoa học kỹ thuật
Các thiết bị, máy móc hiện đại như máy tính
điện tử, liên lạc viễn thông và các kỹ thuật ghi
và lưu trữ thông tin đa phương tiện nhanh
chóng được tìm kiếm và phát minh đáp ứng
nhu cầu phát triển của thế giới [1]
Sự phát triển nhanh chóng của chúng đã
ảnh hưởng đến rất nhiều ngành nghề trong đó
có ngành thông tin thư viện Trong hơn nửa thế
kỷ qua dựa trên những thành tựu của công
nghệ thông tin hiện đại, diện mạo của thư viện
đã thay đổi sâu sắc toàn diện [3], cơ cấu kho
tài liệu thay đổi, thời gian hữu ích của tài liệu
giảm đáng kể và đặc biệt là sự ra đời của một loại tài liệu mới đó là dạng tài liệu điện tử, do vậy việc tổ chức quản lý và khai thác nguồn lực thông tin này cũng luôn đòi hỏi phải được cải tiến để đáp ứng với nhu cầu ngày càng cao của người dùng tin Mặt khác để nâng cao chất lượng hoạt động thông tin và phục vụ thông tin, trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Y
Hà Nội đã và đang tiến hành việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tổ chức quản lý
và khai thác nguồn lực thông tin phục vụ tốt công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học trong nhà trường nói riêng và ngành
Y tế nói chung Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và khai thác nguồn lực thông thư ở Thư viện Trường Đại học Y Hà Nội rất cần thiết
Với tình hình trên, chúng tôi tiến hành đề tài này nhằm mục tiêu:
1 Mô tả thực trạng việc ứng dụng các công nghệ thông tin và hiện trạng nguồn lực thông
Trang 2tin hiện có ở Thư viện Trường Đại học Y Hà
Nôị
2 Đánh giá hiệu quả của việc ứng dụng
công nghệ thông tin trong quản lý và khai thác
nguồn lực thông tin tại Thư viện Trường Đại
học Y Hà Nội
II Đối tượng và phương pháp
nghiên cứu
1 Đối tượng:
Đề tài lấy nguồn lực Thông tin Thư viện ở
Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học
Y Hà Nội làm đối tượng nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Giới hạn
trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
tổ chức quản lý và khai thác nguồn lực thông
tin ở Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại
học Y Hà Nội
2 Phương pháp:
- Phương pháp tiếp cận phần mềm quản lý
thư viện hiện đang ứng dụng trên máy vi tính
- Phương pháp quan sát thực tế, điều tra
bằng phiếu
- Phương pháp so sánh, phân tích, tổng
hợp
3 Kết quả
3.1 Hiện trạng nguồn lực thông tin hiện
có trong thư viện như sau:
* Hiện trạng nguồn lực thông tin truyền
thống
- Sách Giáo khoa có 100 đầu sách với
khoảng 35.000 cuốn
- Sách La tinh có 5.833 cuốn
- Sách tiếng Việt có 7534 cuốn
- Từ điển có 866 cuốn
- Tạp chí có 500 tên tạp chí với 70.000 bản
chủ yếu là tạp chí tiếng Anh, Pháp
- Tạp chí tiếng Việt có 50 tên tạp chí với
5000 bản
- Gần 3000 luận án tiến sỹ, thạc sỹ, nội trú,
chuyên khoa I, chuyên khoa II
* Hiện trạng nguồn lực thông tin điện tử
- Cơ sở dữ liệu luận án có gần 2750 biểu ghi (mỗi biểu ghi được mô tả về nội dung và hình thức của một cuốn luận án) với số trang là khoảng 81.000 trang
- Cơ sở dữ liệu bài báo: 25.000 biểu ghi
- Cơ sở dữ liệu sách:10.000 biểu ghi
- Cơ sở dữ liệu Medline: 460 đĩa (từ 1966-nay)
Toàn bộ nguồn lực thông tin nói trên, hiện nay thư viện đang tổ chức quản lý dưới hai hình thức truyền thống và ứng dụng công nghệ thông tin
3.2 Hiện trạng ứng dụng công nghệ thông tin
Năm 1997 chúng tôi bắt đầu ứng dụng phần mềm CDS/ISIS (Computer Document Intergrate Set of information System) của Unesco do Trung tâm Thông tin Tư liệu Quốc Gia phổ biến và cung cấp Lúc đó thư viện đã nhập được 30.000 biểu ghi trong đó gồm có sách và luận án, các bài báo Bước đầu đã lưu trữ, tìm kiếm thông tin nhanh Tuy nhiên việc miêu tả fiche và in fiche tra cứu không in được trực tiếp trên phần mềm này, mà phải chuyển sang hệ điều hành của DOS, một hạn chế nữa
là nó không liệt kê được những tài liệu trùng lặp, do đó cũng còn nhiều bất cập
Năm 2000 thư viện chúng tôi chuyển đổi phần mềm CDS/ISIS sang WinISIS theo chuẩn trong hệ thống thư viện cả nước đang sử dụng, toàn bộ số liệu nhập trên chuyển sang WinISIS, chương trình WINISIS thuận lợi hơn nhiều so với CDS/ISIS Mọi công đoạn xử lý tài liệu được thực hiện cùng một lúc, lưu trữ, tìm kiếm và sửa chữa khi cần thiết dễ dàng
Hiện nay thư viện đang thực hiện dự án
“Tăng cường cơ sở vật chất thư viện năm 200-2005” trong đó thư viện đã được trang bị hệ thống máy vi tính hiện đại gồm có 02 máy chủ
và trên 20 chiếc máy vi tính được nối mạng Lan
và kết nối Internet, hiện đang dùng phần mềm riêng mang tên Medlibser (Medical Library Server) do Khoa Công nghệ Đại học Quốc gia biên soạn Toàn bộ cơ sở dữ liệu trên chuyển
Trang 33.3 Hiệu quả đối với việc quản lý nguồn
lực thông tin:
* Hiệu quả trong quản lý
- Quản lý được một khối lượng thông tin lớn
trong một không gian nhỏ
- Tiết kiệm được diện tích kho tàng, với
nguồn lực thông tin điện tử nêu trên nếu như
không ứng dụng công nghệ thông tin thì diện
tích kho cần mở rộng thêm ít nhất là 2 kho
sách, với diện tích khoảng 60m2, 20 giá đựng
sách và thêm 02 cán bộ quản lý 2 kho sách nói
trên
- Nắm bắt được toàn bộ kho tư liệu hiện có
trong thư viện, dễ dàng nhận biết được tài liệu
còn hay mất từ đó có chính sách bổ sung kịp
thời
- Tiến hành kiểm kê và thanh lý ngay trên
máy vi tính, trước đây tiến hành kiểm kê dựa
vào sổ và đối chiếu trên các kho thời gian tiến
hành cho công việc này phải mất hàng tháng,
ngày nay con số này hiển thị ngay trên máy
* Hiệu quả trong biên mục tài liệu
- Rút ngắn được nhiều công đoạn trong việc
xử lý tài liệu cụ thể trước đây sau khi xử lý tài
liệu xong, cán bộ thư viện phải viết từng chiếc
fiche miêu tả, tính trung bình một ngày cán bộ
thư viện chỉ viết được từ 20 – 50 fiche/ ngày,
khi ứng dụng tin học hoá trong thư viện thì
cùng một lúc khi xử lý tài liệu trên máy, chỉ cần
một lệnh sắp xếp thì có thể in ra hàng trăm
fiche theo ý muốn
- Tiết kiệm được thời gian, công sức trong tu
sửa, sắp xếp, hồi cố tài liệu khi phải thay đổi
hàng loạt kho tàng Một ví dụ, năm 2002 thư
viện làm hồi cố lại toàn bộ 2 tủ mục lục tra cứu
trong đó gồm có 30.000 fiche cần phải miêu tả,
sắp xếp lại, nếu như không có máy móc thì
toàn bộ số fiche trên phải làm trong vòng vài
năm mà hình thức không được như ý muốn, do
ứng dụng công nghệ thông tin, toàn bộ công
việc trên đã được hoàn thành trong vòng 15
ngày với chất lượng rất tốt
3.4 Hiệu quả trong khai thác nguồn lực
thông tin
Để đánh giá chính xác hiệu quả khai thác nguồn lực thông tin ở Thư viện Trường Đại học
Y Hà Nội, tham khảo ý kiến bạn đọc được thực hiện thông qua một số câu hỏi ngắn gọn dễ hiểu, với mẫu điều tra là 100 phiếu bạn đọc, trong đó cán bộ là 30 sinh viên 70 Kết quả thu
được là:
Số phiếu phát ra là 100 phiếu
Số phiếu thu về 88 phiếu Trong đó cán bộ là: 13 phiếu Trong đó sinh viên là: 75 phiếu Kết quả được thể hiện ở bảng 1,2,3
Bảng 1: Số lượng người dùng tin đến thư
viện sử dụng tài liệu
Mức độ Số phiếu Tỷ lệ %
Thường xuyên 70 79,54% Thỉnh thoảng 13 14,77% Hiếm khi 5 5,68%
Bảng 1 cho thấy số người thường xuyên đến thư viện chiếm tỷ lệ 79,54%
Bảng 2: Các dạng tài liệu được khai thác trên một hệ thống máy vi tính
Loại tài liệu Tốt Trung
bình
Chưa tốt
Sách 78 7 3 Báo 46 24 18 Medline 59 24 5 CSDL 43 34 13 Băng hình 55 28 5
Khai thác trên mạng
39 24 25
Bảng 2 cho thấy tất cả các dạng tài liệu đều
được khai thác, trong đó sách chiếm tỷ lệ cao nhất
Bảng 3: ý kiến của người dùng tin về khả
năng đáp ứng nhu cầu
Mức độ tho∙ m∙n
Cán
bộ
Sinh viên
Chung Tỷ lệ
% Tốt 10 68 78 88,6 Chưa tốt 0 4 4 4,6 Trung bình 3 3 6 6.8 Tổng số 13 75 88 100
Trang 4Bảng 3 cho thấy gần 90% số người được
hỏi trả lời là thoả mãn về nhu cầu
IV Bàn luận
* Thực trạng ứng dụng công nghệ thông
tin: Việc ứng dụng công nghệ thông tin ở
Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học
Y Hà Nội, cho thấy hệ thống máy vi tính được
trang bị hiện đại, nhưng để quản trị hệ thống
này còn đang thiếu cán bộ tin học, gặp nhiều
khó khăn trong kỹ năng sử dụng máy vi tính
Các phần mềm quản lý thư viện chưa được
hoàn chỉnh và theo chuẩn của chuyên ngành
thư viện trong cả nước, tuy nhiên hiện nay việc
ứng dụng công nghệ thông tin vào thư viện, nó
đã làm thay đổi diện mạo của thư viện, ở chỗ
người dùng tin biết khai thác thông tin trên
nhiều nguồn tin khác nhau như: Nguồn tin trên
mạng Internet, CD-ROM và nhiều nguồn tin
khác [4]
* Hiệu quả ứng dụng:
- Thực tế nó đã đem lại được một số kết quả
rất khả quan như giúp cho người dùng tin tìm
kiếm thông tin nhanh, cùng một lúc xử lý tài
liệu qua nhiều công đoạn, thuận tiện trong việc
xây dựng hệ thống mục lục tra cứu truyền
thống Tuy đã có nhiều chuyển biến trong công
tác hoạt động thông tin thư viện, song hiệu quả
khai thác nguồn lực thông tin chưa cao, do mới
ứng dụng công nghệ thông tin, thiếu kinh
nghiệm trong công tác hoạt động thông tin thư
viện [2], nên việc hướng dẫn, giúp đỡ độc giả
cũng gặp nhiều khó khăn, bất cập
- Đối với các thư viện chuyên ngành Y học
trong một phạm vi nhỏ cũng chưa có sự quản
lý của ngành dọc, phần mềm quản lý thư viện
không thống nhất Do đó việc chia sẻ nguồn
lực thông tin gặp nhiều khó khăn, chưa làm
được, trong công tác biên mục mới chỉ giải
quyết được một số khâu chính Tuy nhiên bước
đầu nó đã đặt nền móng cho việc tin học hoá ở
Trung tâm Thông tin thư viện Trường Đại học Y
Hà Nội
V Kết luận
1 Thực trạng về nguồn lực thông tin và
* Nguồn lực thông tin hiện tại ở Thư viện Trường Đại học Y Hà Nội gồm có 2 loại:
- Nguồn lực thông tin truyền thống gồm: sách, báo, tạp chí, các tài liệu không công bố (luận án)
- Nguồn lực thông tin điện tử gồm: cơ sở dữ liệu, băng hình, đĩa CD- Rom, Medline, khai thác thông tin trên mạng
Số lượng cụ thể của 2 loại nguồn lực thông tin đã nêu ở (3.1)
* ứng dụng công nghệ thông tin:
- Hiện nay thư viện đang sử dụng 20 máy vi tính và 02 máy chủ khá hiện đại, được nối mạng LAN và kết nối Internet, hệ thống này
đang hoạt động bình thường
- Toàn bộ Cơ sở dữ liệu của thư viện được quản lý bằng phần mềm mang tên Medlibser
- Đáp ứng được một số công đoạn cơ bản trong xử lý nghiệp vụ thư viện
2 Hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin
- Lưu trữ và quản lý toàn bộ nguồn lực thông tin hiện có
- Tìm kiếm thông tin nhanh, chính xác
- Tiết kiệm được thời gian và nhân lực (cùng một lúc thực hiện nhiều công đoạn trong xử lý
và biên mục tài liệu)
- Kiểm soát được vốn tài liệu trong kho tư liệu
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện
đại nó còn là phương tiện để tra cứu các nguồn tin khác như: Medline, Internet…, thông qua hệ thống máy vi tính
Tài liệu tham khảo
1 Nguyễn Hữu Hùng (1995) Vấn đề phát triển nguồn lực thông tin trong bối cảnh công nghệ thông tin mới Tạp chí thông tin và tư liệu, số2, tr 11-14
2 Nguyễn Viết Nghĩa (1999) Một số vấn đề xung quanh việc thu thập, khai thác tài liệu xám Tạp chí Thông tin - Tư liệu, số 4.- tr 10 – 14
Trang 53 Đoàn Phan Tân (2000) Tin học trong
hoạt động thông tin th− viện -H.: Văn hoá
thông tin, 242tr
4 Vũ Văn Sơn (1995) Chính sách chia sẻ
nguồn lực thông tin trong thời kỳ áp dụng công
nghệ thông tin mới Tạp chí Thông tin và t− liệu, số 2 tr –10
Summary
Estimate the application of information
technology in managing and exploiting information resources in Hanoi Medical University Library
The purpose of this article is to describe the real situation of information resources at present to estimate the efficiency of it in the information resources management and expoitage in Hanoi Medical University Library.Through investigating the document store and blanks of information
user,we can see that:
* The real situation of information resources at present includes:
The traditional information resource,such as:books, newspapers, magazines and theses.The electronic information resource,such as:data base, videos, CD-ROM, Medline and online information.All of these information resources have been stored in 2 servers and over 20 computers of the library.This computer system has been connected to the LAN net and the Internet
*The application of information techonology in Hanoi Medical University Library has brought us
a satisfactory result in managing and exploiting information resources It can control all the information in the library now anh solve the documents in many stages at one time.It helps us find information faster, more exactly and it is also an useful tool to find other information on the Internet.The using of modern information technology in the library is very important It has laid the foundation for the construction of the electronic library in the future
