Tài liệu Hướng dẫn soạn bài giảng trình chiếu Powerpoint doc

Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N Ngay sau đó vùng tác nghiệp Task Pane sẽ hiện ra ở bên phải màn hình Powerpoint cho phép bạn lựa chọn 1 trong các cách tạo mới một trình chiếu presentat

Giới thiệu về Microsoft Power Point

1 2 3

Làm việc với textbox & autoshape

4

Giới thiệu các chức năng cơ bản Thao tác cơ bản

5 Làm việc với hình ảnh

6 Movies & sound

7 Làm việc với slide

9 Sử dụng hiệu ứng trình chiếu

• Là một phần mềm trong bộ Microsoft Office

• Chức năng: một công cụ hỗ trợ giảng dạy rất tốt trong trường học, hỗ trợ thuyết trình trong các hội thảo, hướng dẫn sử dụng các sản phẩm trong việc quảng cáo, …

• Các đặc điểm

– Diễn đạt các ý tưởng cần trình bày không chỉ bằng lời văn mà còn thể hiện qua hình ảnh tĩnh và động cùng với âm thanh, các đoạn phim một cách sống động

– Thực hiện các hiệu ứng hoạt hình nhanh chóng, sinh động một cách đơn giản không cần tới kiến thức lập trình

– Kích thước tập tin nhỏ, thuận lợi cho lưu trữ và di chuyển

– Kết hợp được với nhiều định dạng tập tin

1 Khởi động PowerPoint:

Cách 1: Start - Programs - Microsoft Office - Microsoft Office

PowerPoint 2003

Cách 2: Start - Run: powerpnt Enter

2 Tạo mới một trình chiếu (Presentation):

Cách 1: File - New

Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N

Ngay sau đó vùng tác nghiệp (Task Pane) sẽ hiện ra ở bên phải màn hình Powerpoint cho phép bạn lựa chọn 1 trong các cách tạo mới một trình chiếu (presentation)

* Blank presentation: Tạo mới một trình chiếu trống hoàn toàn,

không có định dạng, không có nội dung sẵn có

* From design template: Tạo một trình chiếu từ các mẫu có sẵn

do Microsoft cung cấp, các mẫu này bạn cũng có thể tải về tự mạng Internet hoặc tự thiết kế theo ý mình

* From AutoContent wizard : Tạo một trình chiếu theo mẫu nội

dung có sẵn

* From existing presentation : Tạo một trình chiếu từ các trình

Gõ tên tài liệu vào mục filename, tên tài liệu nên gõ bằng tiếng Việt không dấu, không khoảng trắng (hoặc dùng dấu gạch dưới _ thay khoảng trắng) Nhấn nút Save để kết thúc thao tác lưu

4 Mở một trình chiếu:

Trước tiên bạn phải xác định nơi lưu tài liệu của mình (ở thư mục nào, ổ đĩa nào, tên gì)

để mở tài liệu được nhanh hơn

Cách 1: Mở trình duyệt file Windows Explorer, nhấn đúp vào tập tin trình chiếu cần

mở, file trình chiếu có phần mở rộng là ppt, biểu tượng

Cách 2: Khởi động PowerPoint, vào File - Open Chọn đường dẫn tập tin trình chiếu với

sự trợ giúp của hộp thoại Open Nhấn đúp vào tập tin trình chiếu hoặc kích chọn

Cách 3: Khởi động PowerPoint, nhấn tổ hợp

phím Ctrl + O Dùng hộp thoại để mở tập tin trình chiếu của bạn bạn có thể chọn cùng lúc nhiều tập tin trình chiếu, nhấn Open để mở

5 Đóng cửa sổ trình chiếu:

Cách 1: Ctrl + W để đóng cửa sổ

trình chiếu đang mở, Alt + F4 để đóng cửa sổ PowerPoint cùng với tất cả các trình chiếu đang soạn thảo

Cách 2: Nhấn vào nút (X)ở góc

trên cửa sổ

Cách 3: Kích phải trên tiêu đề

cửa sổ trình chiếu đang mở trên Taskbar Chọn Close

Lưu ý: Các thao tác đóng cửa sổ

này bạn có thể áp dụng cho mọi cửa sổ khác

trong cửa sổ PowerPoint có

các ô cửa sổ nhỏ bên trái

và bên phải giúp người sử

dụng thao tác nhanh với

các trang trình chiếu của

mình, tên gọi của chúng là

task pane tạm dịch là vùng

tác nghiệp

2.Thanh công cụ: là nơi tập hợp các lệnh thông dụng nhất từ

thanh thực đơn lệnh thành các nút lệnh để giúp người sử dụng thao tác nhanh

Standard chứa các lệnh cơ bản từ menu File, Edit

Formatting chứa các lệnh định dạng như thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, màu nền, màu chữ, canh lề

Control Toolbox các đối tượng điều khiểu bao gồm các nút lệnh, các ô chữ (textbox), và các đối tượng dùng để điều khiển trình chiếu - thường dùng trong việc kết hợp lập trình với PowerPoint

Drawing chứa các lệnh đồ họa như vẽ các ô chữ, các hình đồ họa như trong các trình soạn thảo thông thường khác

Outlining chứa các lệnh làm việc với bản thảo trình chiếu

Picture dùng để định dạng hình ảnh, đối tượng đồ họa

Reviewing, Revisions

Tables and Borders dùng để làm việc với bảng và đường kẻ, khung viền

Task pane vùng tác nghiệp, là ô cửa sổ nằm ở góc phải màn hình

Visual Basic hiển thị cửa sổ lập trình, viết lệnh điều khiển trình chiếu

Web các công cụ dành cho web khi bạn muốn biến trình chiếu của mình thành một trang web

WordArt chữ nghệ thuật

3 Soạn thảo

- Chọn một phương thức thể hiện phù hợp với nội dung cần trình bày bằng cách kích chọn một layout trên vùng tác nghiệp (task pane) ở bên phải màn hình soạn thảo như hình bên Ví dụ: trang trình chiếu thể hiện tiêu đề bạn chọn layout là title layout

Lưu ý: Trong trường hợp không có Slide Layout ở bên phải màn

hình bên phải bạn kích phải trên thanh menu đánh dấu vào Task pane Khi có Task pane ở bên phải nhưng không phải là Slide

Layout thì bạn kích vào mũi tên gần dấu X, chọn Slide Layout.-

Các hình thức thể hiện chỉ là gợi ý, bạn có thể tạo một trang trình chiếu (slide) với hình thức tùy thích miễn sao thể hiện hiệu quả nội dung cần trình bày

- Gõ nội dung vào các ô chữ hiển thị ở vùng soạn thảo giữa màn hình, số lượng các ô chữ có thể thêm bớt tùy vào nội dung của bạn Việc định dạng các nội dung này bạn có thể làm tương tự như các phần mềm soạn thảo thông thường khác

4 Tạo mới slide:

Cách 1: Vào Insert - New Slide

Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + M

Cách 3: Kích vào nút trên thanh công cụ

Chọn một layout phù hợp cho nội dung cần thể hiện và gõ nội dung vào phần soạn thảo

5 Thay đổi vị trí các slide:

Bằng cách kích giữ chuột và kéo thả các silde trên phần cửa sổ bên trái màn hình soạn thảo bạn có thể thay đổi vị trí các trang trình chiếu

6 Trình chiếu.

Để xem kết quả soạn thảo bạn vào menu View - Slide Show hoặc nhấn phím F5 Phím ESC để thoát khỏi màn hình trình chiếu trở về màn hình soạn thảo

Tất cả các nội dung trong trình chiếu đều phải đặt trong các textbox, vì vậy làm việc với textbox là một yêu cầu tất yếu để soạn thảo các nội dung trình chiếu nhanh, hiệu quả.

1 Hiển thị thanh công cụ Drawing

Để thao tác nhanh với các đối tượng textbox, autoshape chúng ta nên hiển thị thanh công cụ Drawing bằng cách kích phải trên menu, đánh dấu chọn

Drawing Khi đó thanh công cụ Drawing sẽ xuất hiện phía góc dưới màn hình soạn thảo

Kích chọn nút trên thanh công cụ Drawing Kích chuột kéo vào vùng soạn thảo tại vị trí bất kỳ.

Để thay đổi màu nền của textbox, kích vào mũi tên màu đen nhỏ ngay cạnh biểu tượng để chọn một màu thích hợp cho textbox.

Chọn No Fill để màu nền của textbox trong suốt

Chọn Automatic để lấy màu nền mặc định

Chọn 1 trong các màu có sẵn Nếu các màu có sẵn không thích hợp, có thể kích vào nút More Fill Colors để chọn một màu thích hợp hơn trong bảng màu

Kích chọn Fill Effects để chọn các hiệu ứng đặc biệt khác.

3 Autoshape

Autoshape giúp bạn làm cho nội dung sinh động hơn, giúp bạn thể hiện sơ đồ, nội dung đặc biệt, Kích vào nút Autoshapes trên thanh công cụ Drawing để chọn một hình thích hợp cho nội dung của bạn và kích giữ chuột vẽ vào vùng soạn thảo.Các thao tác định dạng đường viền, màu nền đều tương tự như với các textbox như đã hướng dẫn ở phần trên.Mặc định khi bạn vẽ xong một autoshape thì vẫn chưa thể gõ

chữ vào bên trong nó, kích phải chọn Add text trên

menu ngữ cảnh để gõ nội dung vào bên trong Autoshape

Nhóm các đối tượng

Trong quá trình soạn thảo trình chiếu có thể bạn sử dụng nhiều hình ảnh, textbox, autoshape để minh họa cho một nội dung, để tránh trường hợp khi sao chép, thay đổi làm ảnh hướng đến vị trí các đối tượng đồ họa bạn nên nhóm chúng thành một nhóm bằng cách chọn tất cả các đối tượng đồ họa liên quan, kích phải chọn Grouping - Group.Khi cần sửa chữa một các đối tượng nào bên trong nhóm thì kích phải trên nhóm chọn lệnh phân rã: Grouping - Ungroup Sửa xong nên nhóm lại bằng cách kích phải trên đối tượng đồ họa

đó chọn Grouping - Regroup để phục hồi lại trạng thái nhóm các đối tượng như trước lúc sửa chữa

Hình ảnh cũng là đối tượng thường được sử dụng thường xuyên trong trình chiếu của bạn, bài này hướng dẫn bạn một số kỹ năng cơ bản với hình ảnh.

1 Chuẩn bị

Để nội dung phong phú bạn nên chuẩn bị trước các hình ảnh minh họa từ

nhiều nguồn khác nhau như tự thiết kế bằng các phần mềm chuyên dụng như Photoshop, Corel, ; từ mạng Internet; chụp từ màn hình; từ ClipArt có sẵn của bộ Office

Cần phải chọn những hình minh họa phụ hợp với chủ đề đang trình bày, không nên chèn các hình có tính giải trí vào bài giảng làm người học phân tán tâm lý không tập trung vào bài giảng Nên sử dụng hình có nền đơn giản phù hợp với nền trang trình chiếu và nên sửa lại màu chữ phù hợp để tránh trường hợp hình ảnh che mất nội dung

2 Sử dụng ClipArt

Khi bộ Office của bạn được cài đầy đủ các thành phần thì mới có các hình ảnh có sẵn trong Clipart và trình quản lý hình ảnh Clipart Nếu không có bạn phải đưa đĩa cài đặt Office vào ổ CD để cài bổ sung.Clipart sẽ xuất hiện tại vùng tác nghiệp (task pane) ở phần cửa sổ bên phải giúp bạn tìm kiếm nhanh một hình ảnh theo chủ đề, theo phân loại.Nếu không muốn tìm kiếm theo tên, bạn có kích vào nút Organize clips để khởi động trình quản lý hình ảnh Những hình ảnh của clipart được phân loại theo chủ đề

và tổ chức dưới dạng cây.Chọn hình phù hợp với nội dung cần minh họa, kích phải trên hình chọn lệnh Copy, đóng cửa sổ trình quản lý ClipArt để trở về màn hình soạn thảo trình chiếu Nhấn Ctrl + V để dán hình ảnh từ ClipArt.Trong trường hợp muốn lấy nhiều hình từ ClipArt thì bạn chỉ cần thu nhỏ cửa sổ trình quản lý Clipart không nên tắt

bộ nhớ tạm, nếu muốn đưa hình ảnh đó vào slide của bạn thì từ màn hình soạn thảo nhấn Ctrl + V để dán nội dung vừa chụp vào phần nội dụng của bạn

Sử dụng phím Alt + Print Screen để chụp hình các hộp thoại, cửa sổ con đang nổi lên trên cùng trên màn hình của bạn

Đối với máy xách tay sử dụng phím Fn + Print Screen để chụp màn hình

vị trí các biên của hình để xén hình Để xén được hình ảnh với kích thước

chính xác bạn nên sử dụng kết hợp phím Alt + chuột.

6 Định dạng hình ảnh

7 Làm ảnh có màu nền trong suốt

1 Chuẩn bị

- Chuẩn bị các đoạn video và âm thanh minh họa cho chủ đề của bạn cần trình bày và tổ chức nó vào một thư mục riêng và luôn chép kèm theo file trình chiếu của bạn vì file video không lưu vào file trình chiếu như đối với hình ảnh và các đối tượng đồ họa khác.

- Những đoạn video và âm thanh nên sử dụng các định dạng thông thường mà phần mềm Windows Media có thể mở được Nếu sử dụng các định dạng khác bạn có thể không mở được file video hoặc âm thanh.

- Video và âm thanh có thể lấy từ nhiều nguồn khác nhau như cắt lấy từ một bộ video, sưu tầm từ mạng Internet, từ máy quay kỹ thuật số, hoặc dùng phần mềm ghi lại hoạt động trên màn hình của chính máy bạn

2 Chèn video

Vào Insert - Movies and sounds > Movies from File Tìm đến file video bạn đã chuẩn bị trước, chọn Open tương tự cách chèn hình ảnh thông thường Ngay sau đó sẽ xuất hiện một hộp thoại hỏi bạn muốn chạy đoạn video lên một cách tự động (kích nút Automatically) hay muốn chạy khi bạn kích chuột vào (kích nút When Clicked)

3 Chọn cách thể hiện movie

Kích phải trên đoạn movie trên màn hình thiết kế slide Chọn Edit Movie Object - Loop until stopped: lặp lại đoạn video cho đến khi chuyển qua slide khác.- Rewind movie when done playing: trả lại cửa sổ video giống như trạng thái ban đầu sau khi chạy xong đoạn video đó.- Hide while not playing: Ẩn đoạn movie khi ở trạng thái không chạy.- Zoom to full screen: chạy đoạn video ở chế độ toàn màn hình.- Kích vào nút để chọn mức

âm thanh khi chạy đoạn video

4 Chèn âm thanh

1 Sử dụng template

Mặc định trong PowerPoint có nhiều mẫu với định dạng sẵn để người dùng có thể chọn sử dụng phù hợp với nội dung cần trình bày của mình.Sau khi tạo mới một trình chiếu, vào menu Format - Slide Desgin, ngay đó xuất hiện các mẫu có sẵn trong vùng tác nghiệp (task pane), kích chuột vào các mẫu để xem và chọn mẫu phù hợp với nội dung của bạn.Nếu sử dụng một mẫu khác mà bạn đã lưu ở một thư mục khác của riêng mình thì nhấn nút Browse ở cuối vùng tác nghiệp.Các mẫu (template) này bạn có thể bổ sung thêm vào máy của bạn bằng cách vào www.microsoft.com để tải về hoặc dùng từ khóa "free powerpoint template" trong

www.google.com.vn để tìm những website cho bạn tải những mẫu Powerpoint miễn phí.Để chọn một mẫu cho riêng một slide đang chọn thì kích phải chuột trên các

mẫu trong vùng tác nghiệp, chọn Apply to Selected Slides.

3 Màu nền cho slide

Vào menu Format - Background Kích vào ô có nút mũi

tên để chọn một màu thích hợp có sẵn.- Automatic: màu nền mặc định theo mẫu đã chọn.- More colors để

xuất hiện bảng màu đầy đủ nếu các màu có sẵn không

phù hợp.Nhấn Apply để cập nhật màu nền vừa chọn cho trang slide hiện tại.Nhấn Apply to All để cập nhật

màu nền vừa chọn cho tất cả các trang slide hiện

có.Nhấn Cancel để bỏ qua thao tác chọn màu nền và

trở về màn hình soạn thảo

4 Hình nền cho slide

Vào menu Format - Backgroup Kích chọn ô chọn màu nền như phần trên Chọn Fill Effects.Trong hộp thoại Fill Effects (hình bên), kích chọn thẻ Picture Nhấn nút

Select Picture, chọn hình ảnh thích hợp để làm nền cho trang trình chiếu.Nhấn OK

1 Khái niệm hyperlink

Hyperlink dùng để liên kết đến một tài liệu trên mạng Internet, trên mạng nội bộ, hoặc trên máy của bạn bằng cách lưu lại đường dẫn đến tài liệu

Sử dụng hyperlink trong powerpoint để liên kết đến các slide, đến một trình chiếu khác, đến một tập tin minh họa, hoặc đến một trang web trên internet để làm cho bài giảng phong phú, dễ hiểu với người học

Hyperlink còn giúp bạn liên kết đến một vị trí được đánh dấu (bookmark) bên trong một tài liệu Ví dụ bạn dùng một file Excel để làm các bài tập thực hành và đánh dấu từng bài tập trong đó Khi cần liên kết đến tài liệu nào chỉ cần tạo một hyperlink đến bài tập đó từ trình chiếu của bạn

2 Khái niệm về bookmark

Bookmark là một từ, đoạn, một đối tượng trong một tài liệu được đánh đấu với một tên riêng để phân biệt với các vùng khác Chúng ta hãy hiểu nôm na bookmark giống như việc người ta đặt tên cho các khu hành chính vậy

Tùy theo nhu cầu sử dụng số lượng bookmark trong mỗi tài liệu là không hạn chế miễn sao không trùng tên giữa chúng

3 Tạo hyperlink trong trình chiếu

- Kích phải trên một đối tượng bất kỳ trong slide như chữ viết, hình ảnh, shape, để tạo hyperlink liên kết đến một website, một văn bản, hoặc một trang slide khác trong

trình chiếu hiện tại của bạn Chọn Hyperlink (hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + K).

Sử dụng hiệu ứng cho nội dung trình chiếu là phần rất quan trọng để làm bài giảng điện tử của bạn sinh động,

có sức hút đối với người đọc

1 Phân loại hiệu ứng: Các hiệu ứng của Powerpoint

có thể tạm phân loại thành 4 nhóm theo cách tổ chức trên menu:

Entrance các loại hiệu ứng xuất hiện từ ngoài vào Nội

dung sẽ ẩn và xuất hiện khi bạn kích chuột

Emphasis các hiệu ứng tạo ấn tượng như đổi màu, thay

đổi cỡ chữ, kiểu chữ, rung

Exit các hiệu ứng làm nội dung xuất hiện rồi biến mất

khỏi màn hình trình chiếu

Motion Paths các hiện ứng xuất hiện theo đường mà

người sử dụng chỉ ra Ví dụ có thể vẽ để một nội dung chạy lòng vòng trên màn hình