Tài liệu Sự cần thiết của công tác bảo quản trong một thế giới số ppt

Sự cần thiết của công tác bảo quản trong một thế giới số Paul Conway - Chủ nhiệm khoa bảo quản, Thư viện Đại học Yale Tóm tắt Bảo quản hiện nay vẫn còn là một khái niệm mơ hồ khi áp dụng vào việc xây dựng các dự án và các kho tài liệu thư viện kỹ thuật số. Tài liệu kỹ thuật nêu nêu lên một khuôn khổ cho việc nhận thức về công tác bảo quản trong môi trường kĩ thuật số bằng cách tạo ra cầu nối giữa năm nguyên lý cơ bản của công tác bảo quản truyền thống là: tuổi thọ, lựa chọn, chất lượng, toàn vẹn và truy cập. Bài viết trình bày về sự mở rộng những mục đích của công tác bảo quản. Bài viết cũng mô tả quá trình chuyển đổi của nguyên lý bảo quản và nêu lên quan điểm khẳng định sự cần thiết của công tác bảo quản trong thế giới kỹ thuật số. Bài viết được bắt nguồn từ hai tài liệu: báo cáo “Công tác bảo quản trong thế giới kỹ thuật số” của tác giả, một loạt thuyết trình tại "School for Scanning” của NEDDC tuần tự từ 1996 đến 1999. Giới thiệu Bảo quản không chỉ dành cho các tài liệu bằng giấy. Chúng ta đều biết rằng công nghệ ảnh số, tự thân nó, không dễ đưa đáp ứng được những vấn đề đặt ra của công tác bảo quản. Thật vậy, xác định một cách đơn giản ý nghĩa của công tác bảo quản trong môi trưởng ảnh kỹ thuật số đã là một thách thức; đáp ứng được nội dung mà một định nghĩa như vậy có thể nêu ra còn khó khăn hơn nhiều. Thế giới kỹ thuật số đặt ra những thách thức lớn lao đối với việc bảo quản một cách hiệu quả nhưng cũng không vì thế mà xoá đi nhu cầu đó. Khi một thư viện, một trung tâm lưu trữ, một hội sử học, một bảo tàng hoặc bất cứ một cơ quan văn hoá nào được giao một nhiệm vụ bảo quản, ngừng tiến hành việc thử nghiệm với công nghệ kỹ thuật số và quyết định dùng nó để cải tiến các dịch vụ hoặc thay đổi các hoạt động của mình thì cơ quan đó đã dấn thân vào đường mòn truyền thống của công tác bảo quản. Các công nghệ ảnh số đòi hỏi một sự đầu tư nguồn lực lớn trong bối cảnh ngân sách không thay đổi. Nguy cơ tổn thất cao hơn nhiều so với tất cả các chức năng khác của công tác bảo quản. Vòng xoay muôn thuở của sự phát triển sản phẩm kích thích nhận thức của chúng ta về sự cải tiến khiến cho nguy cơ ngày càng lớn hơn. Biết được rủi ro nằm ở đâu và tạo ra sự chung sức của cả cơ quan để giảm nhẹ nó chính là công tác b ảo quản trong thế giới kĩ thuật số. Thay đổi mục đích của công tác bảo quản Thuật ngữ “bảo quản” là một cái ô che mà dưới đó là phần lớn các thủ thư, cán bộ lưu trữ tập hợp xung quanh tất cả những chính sách và giải pháp hành động, bao gồm cả các biện pháp bảo tồn. Từ lâu, trách nhiệm của cán bộ thư viện và lưu trữ - vàvcả các thư ký, lục sự đã từng làm trước họ - là tập hợp và sắp xếp tài li ệu ghi lại hoạt động của loại người vào những nơi có thể bảo vệ và sử dụng chúng. Lý luận về bảo quản với tư cách là một hành động phối hợp và có ý th ức nhằm tăng khả năng gìn giữ những bằng chứng về cuộc sống, trí tuệ và thành tựu của loài người là một hiện tượng còn khá m ới mẻ. Công tác bảo quản truyền thống được coi như là "trông giữ có trách nhiệm" chỉ thành công khi giá trị của những bằng chứng đó lớn hơn các chi phí lưu giữ chúng, khi mà bằng chứng đó ở dạng vật lý v à khi mà vai trò của người sáng tạo ra bằng chứng, những người trông giữ bằng chứng và những người sử dụng bằng chứng củng cố lẫn nhau. Tinh thần cốt lõi của việc quản lý công tác bảo quản là phân bổ nguồn lực. Con người, kinh phí và tài liệu phải được thu nhận, được tổ chức và chuyển thành hoạt động nghiệp vụ nhằm chống lại sự xuống cấp hoặc nhằm tái tạo khả năng sử dụng của các nhóm tài liệu được lựa chọn. Công tác bảo quản phần lớn liên quan đến chứng tích được bao hàm trong gần như vô số các dạng và định dạng tài liệu khác nhau. Những người đảm nhận trách nhiệm đó đã từng phải xác định rằng một phần nhỏ nào đó trong biển thông tin rộng bao la đư ợc tổ chức thành những bộ sưu tập tài liệu, sách và "những thứ khác" phải giữ được giá trị nghiên cứu vượt qua thời gian và những ý đồ của những người sáng tạo hoặc xuất bản nó. Sự khác biệt giữa giá trị của nội dung (thường là chữ viết và hình minh hoạ) với giá trị của chứng tích có trong đối tượng là trung tâm của quá trình ra quyết định mà bản thân quá trình này lại là y ếu tố then chốt trong việc quản lý hiệu quả tài liệu của thư viện truyền thống cũng như thư viện kỹ thuật số. Chúng ta có thể phân biệt giữa ba ứng dụng công nghệ số khác nhau nhưng không loại trừ lẫn nhau, được xác định một phần bởi những mục đích khả thi mà sản phẩm phục vụ cho người sử dụng cuối c ùng. + Bảo vệ bản gốc. ứng d ụng phổ biến nhất của công nghệ kỹ thuật số trong các thư viện hoặc trung tâm lưu trữ là tạo ra các bản sao kỹ thuật số có đủ chất lượng để tham khảo thay cho việc lục tìm tu ỳ tiện trong các nguồn tài liệu gốc. Các mục đích bảo quản được đáp ứng v ì các tư liệu gốc được bảo vệ bằng cách hạn chế truy cập. Các tệp tin tham khảo là ảnh của các bộ sưu tập ảnh, các tập bài cắt báo dùng hoặc các tệp hồ sơ mỏng cho phép định danh từng tài liệu đơn lẻ cần nghiên cứu chi tiết hơn là các ví dụ của ứng dụng này. Thứ tự sắp xếp của một bộ sưu tập, một cuốn sách sẽ “đóng băng” giống như các hình ảnh của một cuốn vi phim được sắp xếp thành dẫy. ứng dụng của công nghệ này trong bảo quản đã trở thành một động lực buộc các trung tâm lưu trữ và thư viện tiến hành nhiều thử nghiệm trên các khả năng của các phần cứng và phần mềm. + Thể hiện bản gốc. Hệ thống công nghệ số có thể được xây dựng để hiển thị nội dung thông tin của những tài liệu gốc ở mức chi tiết mà hệ thống đó có thể sử dụng để khai thác phần lớn, nếu không nói là tất cả, tiềm năng nghiên cứu và học tập của các tài liệu gốc. Các hệ thống có độ phân giải cao cố gắng thể hiện đầy đủ và hoàn chỉnh nội dung, cố gắng đạt được "sự thu nhận đầy đủ thông tin" dựa trên những tiêu chuẩn mới đưa ra và tốt nhất, là các hệ thống phù h ợp với định nghĩa này. Các hệ thống ở mức chất lượng tầm trung này mở ra những hướng đi mới cho việc nghiên cứu và sử dụng đồng thời có khả năng tạo ra tác động có tính chuyển đổi trong sứ mệnh phục vụ của những người làm ra những sản phẩm đó. + Vượt qua b ản gốc. Trong một số ít các ứng dụng, công nghệ ảnh số hứa hẹn tạo ra sản phẩm có thể sử dụng cho những mục đích mà sử dụng tài liệu gốc không thể đạt được. Mảng ứng dụng này bao gồm cả công nghệ ảnh sử dụng chiếu sáng đặc biệt để vẽ ra những chi tiết bị mờ đi do thời gian, do sử dụng hoặc do tác hại của môi trường; công nghệ ảnh sử dụng các trung gian ảnh chuyên dụng; hoặc công nghệ ảnh có độ phân giải cao đến mức có thể tiến hành nghiên cứu những đặc điểm khảo cổ. Mỗi một ứng dụng này đặt ra những đòi hỏi khác nhau và ngày càng khắt khe đối với công nghệ số. Trong mỗi trường hợp, việc sử dụng phim hoặc bản sao trên giấy để thuận lợi cho quá trình quét ảnh có th ể hoặc không cần thiết hoặc không khuyến khích. Tóm lại, việc sắp xếp các tài liệu gốc (bao gồm cả việc tiến hành các biện pháp bảo quản trước hoặc sau khi chuyển dạng) là một vấn đề hoàn toàn khác. Suy cho cùng, mục đích của sản phẩm số bị chi phối bởi các mục tiêu tiếp cận tài liệu, trong khi đó việc bảo quản các tài liệu gốc cần được quyết định dựa trên nhu cầu bảo quản những nguồn tài liệu này. Lãnh đạo trong quá trình chuyển đổi công tác bảo quản Bảo quản trong thế giới kỹ thuật là một trong những vấn đề trung tâm trong công tác lãnh đạo hiện nay. Một số cán bộ thư viện và lưu trữ dường như nghĩ rằng lãnh đạo trong các vấn đề công nghệ là vấn đề thiết lập sự kiểm soát thông qua việc áp dụng các tiêu chuẩn và hướng dẫn mang tính quy trình. Một số khác cho rằng sự thay đổi công nghệ nhanh chóng và tính phức tạp của công nghệ khiến cho cán bộ thư viện và lưu trữ không thể có ảnh hưởng gì đối với các bước tiến về công nghệ. Cả hai quan điểm này đều phiến diện. Nh ững người hy vọng có thể kiểm soát được việc ứng dụng công nghệ ảnh số trong các thư viện và trung tâm lưu trữ cho rằng chỉ cần có sự thuyết phục về tinh thần mà không cần đến một thị phần lớn. Nh ững người thích “ngồi chờ và theo dõi” xem công nghệ ảnh số đem lại gì trước khi đưa ra những cam kết về mặt hành chính nhằm đảm bảo công tác bảo quản lâu dài, luôn lẩn tránh trách nhiệm l àm rõ những khái niệm đang còn tranh cãi. Công tác bảo quản trong thế giới kĩ thuật số phải trở thành mục tiêu chung mà những người lãnh đạo và những người thừa hành cùng nhau đưa ra. Đó là trách nhiệm của chung của nhiều người thuộc nhiều cơ quan khác nhau thực hiện những vai trò khác nhau. Nhận thức về tác động của sự khác biệt về vai trò đối với bảo quản tài liệu kỹ thuật số này là hết sức quan trọng đối với việc xác định những khía cạnh nào trong công nghệ kĩ thuật số mà chúng ta có thể kiểm soát, những xu hướng nào chúng ta có thể tác động được, và những mặt nào chúng ta phải từ bỏ những mong đợi vô vọng đối với việc kiểm soát hay tác động. Trong hai thập kỉ qua, nội bộ những người trong nghề đã tạo đư ợc sự nhất trí về những nguyên tắc cơ bản trong công tác bảo quản để điều chỉnh việc quản lý các nguồn lực sẵn có trong một chương trình bảo quản hoàn chỉnh. Những nguyên tắc cơ bản về bảo quản trong thế giới kĩ thuật số cũng giống như những nguyên tắc trong thế giới kỹ thuật tương tự (analog), và quan trọng nhất là những nguyên tắc này xác định ưu tiên cho việc kéo dài tuổi thọ sử dụng của các nguồn lực thông tin. Những nguyên tắc cơ bản này bao g ồm: tuổi thọ, lựa chọn, chất lượng, toàn vẹn và truy cập. Sự chuyển đổi của nguyên tắc tuổi thọ Mối quan tâm cốt lõi của công tác bảo quản truyền thống là phương tiện lưu giữ thông tin. Ưu tiên cao nhất là kéo dài tuổi thọ của các văn bản, phim, băng từ bằng cách giữ ổn định cấu trúc của chúng và hạn chế các tác nhân bên trong cũng như bên ngoài gây xuống cấp t ài liệu. Đối hạn chế tác nhân bên ngoài, người ta đưa ra các quy cách k ĩ thuật đối với việc kiểm soát môi trường phù hợp, các hướng dẫn trong việc chăm sóc và xử lý sách, những quy trình khắc phục thảm hoạ. Những nỗ lực nhằm kiểm soát hoặc giảm nhẹ những tác nhân bên trong gây hư hỏng thể hiện ở các tiêu chuẩn đối với giấy kiềm, ở các vi phim lưu giữ có chất lượng, ở việc tiến hành khử axit hàng loạt, và ở những vật liệu từ tính tốt hơn. Nhưng ngày nay, với việc các cán bộ thư viện và lưu trữ đã xác định được những vấn đề liên quan đến tuổi thọ của phương tiện lưu giữ, bản thân khái niệm thuần tuý về tuổi thọ cũng đang trở nên mờ nhạt với tư cách là một cơ s ở lý luận của công tác bảo quản. Bảo quản tài liệu kỹ thuật số ít quan tâm tới tuổi thọ của đĩa quang hay các loại phương tiện lưu trữ mới hơn và dễ hỏng hơn. Khả năng tồn tại của các tệp tin ảnh kỹ thuật số phụ thuộc nhiều hơn vào tuổi thọ của hệ thống truy cập - một dây chuyền chỉ mạnh khi mắt xích y ếu nhất của nó đủ mạnh. Những phương tiện lưu trữ quang học ngày nay chắc chắn sẽ có tuổi thọ lâu hơn rất nhiều so với khả năng của các hệ thông trong việc truy xuất và thể hiện dữ liệu được lưu giữ trên các phương tiện đó. Do chúng ta không bao giờ có thể biết chắc chắn khi nào thì nhà cung cấp không thể bảo trì hoặc hỗ trợ đối với một hệ thống, các thư viện cần phải sẵn sàng để chuyển đổi những dữ liệu ảnh có giá trị, những dữ liệu chỉ mục và phần mềm sang những thế hệ công nghệ tiếp theo. Các cán bộ thư viện có thể kiểm soát được tuổi thọ của các dữ liệu ảnh kĩ thật số thông qua việc lựa chọn, xử lý kỹ càng và lưu trữ trên trên những phương tiện lưu trữ bền và đã qua kiểm nghiệm. Họ có thể tác động đến tuổi thọ của thông tin bằng cách đảm bảo một nguồn kinh phí tại chỗ luôn được cấp đều đặn ở mức độ phù hợp. Nhưng suy cho cùng, chúng ta không thể nào kiểm soát đư ợc sự phát triển của thị trường công nghệ ảnh, đặc biệt là hoạt động nghiên cứu và phát triển của các công ty có tác động to lớn đến tuổi thọ của các tệp tin ảnh kỹ thuật số mà chúng ta tạo ra ngày hôm nay. Sự chuyển đổi của nguyên tắc lựa chọn Công tác bảo quản gia tăng thêm giá tr ị thông qua việc lựa chọn. Lựa chọn liên quan đến việc xác định giá trị, nhận ra nó ở đâu đó, và sau đó đáp ứng các nhu cầu bảo quản nó theo cách thích hợp nhất đối với giá trị đó. Qua nhiều thập kỉ, hoạt động bảo quản đã phát tri ển từ chỗ cứu tài liệu khỏi bị lãng quên và xếp nó vào toà nhà bảo đảm an toàn tới việc cung cấp những điều kiện bảo quản tối tân hơn và nhận định giá trị kỹ càng hơn đối với các kho tài liệu đã sưu tập. Việc lựa chọn để bảo quản trong các thư viện từ lâu phần lớn được quyết định bởi nhu cầu sử dụng nguồn lực hạn chế của mình theo cách khôn ngoan nhất có thể, vì thế mới có châm ngôn rằng: "không tài liệu nào được bảo quản hai lần". Kết quả cuối cùng là hình thành một bộ sưu tập t ài liệu đặc biệt "dạng ảo" không ngừng phát triển được bảo quản bằng những kỹ thuật khác nhau, đáng chú ý nhất là b ằng chuyển dạng sang vi phim. Lựa chọn có lẽ là thao tác khó nhất bởi vì nó việc lựa chọn ít thay đổi và được những người thực hiện coi là hoặc tách biệt hoàn toàn khỏi việc sử dụng hiện tại hoặc hoàn toàn quyết định bởi nhu cầu. Trong thế giới kỹ thuật số, việc lựa chọn không phải "chỉ một lần là xong" cho tới tận cuối chu kỳ sử dụng của tài liệu mà là một quá trình liên tục liên quan chặt chẽ tới việc sử dụng các file kỹ thuật số. Việc định giá trị áp dụng khi đưa ra quyết định chuyển các tài liệu từ giấy hoặc film sang ảnh kỹ thuật số chỉ có giá trị khi thực hiện trong khuôn khổ hệ thống ban đầu. Thực sự thì chính bộ sưu tập tài liệu quý hiếm các file dữ liệu số, mới giúp phân định được chi phí của một chiến lược chuyển đổi toàn diện. Việc ra quyết định bảo quản không thể diễn ra nếu không tính đến bối cảnh rộng hơn về mặt tri thức của các tệp dữ liệu số đang được lưu trữ ở nơi khác và việc kết hợp chúng phục vụ cho giảng dạy và học tập. Ngay c ả khi biết rằng các quyết định lựa chọn không thể đưa ra mà không tính đến những yếu tố khác, các cán bộ thư viện và lưu tr ữ vẫn có thể chuyển những cuốn sách, bài báo, ảnh, phim hoặc các tài liệu khác từ giấy hoặc film sang dạng số. Chúng ta cũng có thể tác động tới giá trị trường tồn của các tệp tin ảnh số thông qua quyền quyết định, với sự phối hợp chặt chẽ của các bộ phận liên quan, thời điểm nào cần chuyển dữ liệu hình ảnh để đưa vào các hệ thống truy cập v à lưu trữ cho tương lai và khi nào thì một tệp dữ liệu số hết giá trị đối với cơ quan đang có trách nhiệm bảo quản nó. Điều mà chúng ta không thể kiểm soát được là những những nhận định liên tục về giá trị này có ảnh hưởng tới các khả năng tìm kiếm và sử dụng thông tin dưới dạng số của độc giả hay không. [...]... những vấn đề về bảo quản với việc cho rằng truy cập là một động cơ của bảo quản nhưng không đếm xỉa đến bản chất của "vật" đang được bảo quản + Bảo quản khả năng truy cập: Trong thế giới kỹ thuật số, bảo quản là hành động còn truy cập là đối tượng - hành động bảo quản khả năng truy cập Một cách diễn đạt chính xác hơn đơn giản là "bảo quản truy cập" Khi chuyển đổi theo hướng như vậy, một loạt vấn đề... thông tin, sự chỉ đạo chặt chẽ trong việc xây dựng các định nghĩa và tiêu chuẩn phù hợp đối với công tác bảo quản tài liệu kỹ thuật số Trong ba năm qua, đã có những tiến bộ đáng kể trong việc định nghĩa các thuật ngữ và vạch ra lộ trình nghiên cứu công tác bảo quản thông tin dạng số dù là "dạng số nguyên thuỷ" hay được chuyển sang dạng số từ các nguồn truyền thống “ Bảo quản tài liệu kỹ thuật số chỉ các... liên hệ mật thiết giữa khái niệm về bảo quản và truy cập đã trải qua những biến đổi, phản ánh những sự thay đổi trong môi trường công nghệ mà trong đó các cơ quan văn hoá hoạt động Trong thế giới kỹ thuật số, truy cập đã chuyển từ một sản phẩm phụ tiện lợi của quá trình bảo quản trở thành yếu tố trung tâm của quá trình đó Kiểm soát được các yêu cầu truy cập trong bảo quản tài liệu kỹ thuật số, đặc biệt... trước Chiến tranh Thế giới thứ hai - chỉ có ý nghĩa thuần tuý là sưu tập Động tác thu thập một bộ sưu tập tài liệu viết tay từ một nhà kho, một tầng hầm hoặc một nhà để xe và đặt cố định trong một toà nhà khô ráo được khoá cẩn thận đã đủ để hoàn thành nhiệm vụ cơ bản của công tác bảo quản của đơn vị Trong hoàn cảnh đó, bảo quản và truy cập hoàn toàn tách biệt với nhau Việc sử dụng một bộ sưu tập đặt... thuẫn "Trong khi công tác bảo quản vẫn còn là mục đích hay trách nhiệm quan trọng nhất thì một sứ mệnh khác không kém phần thuyết phục - truy cập và sử dụng - tạo nên một xung đột kinh điển cần được những người trông coi và chăm sóc các tài liệu lưu trữ dung hoà", đó là nhận định được nêu trong một cuốn sách giáo khoa về bảo quản Cơ chế đảm bảo truy cập được một tài liệu hoặc một bộ sưu tập được bảo quản. .. quản là một biểu ghi thư mục đặt trong các cơ sở dữ liệu biên mục nội bộ hoặc cơ sở dữ liệu thư mục quốc gia Trong bảo quản truyền thống, các cơ chế truy cập như là biểu ghi thư mục và hỗ trợ tìm kiếm, chỉ đơn giản thông báo về sự sẵn có của tài liệu chứ không phải là một phần không thể tách rời khỏi tài liệu Năm mươi năm qua, khi mà công tác bảo quản đã nổi lên như là một chuyên môn đặc biện trong các... trữ, bảo tàng muốn áp dụng công nghệ ảnh số phục vụ mục đích chuyển đổi cách phục vụ khách hàng của mình cũng như phục vụ lẫn nhau, các đơn vị này cần phải vượt xa hơn giai đoạn thử nghiệm Chuyển dạng ảnh số, trong một môi trường hoạt động, đòi hỏi một sự cam kết cụ thể và nhất quán của đơn vị đối với công tác bảo quản, một sự tích hợp toàn diện của công nghệ số vào các quy trình và quá trình quản. .. quan tâm về chứng tích ở một góc độ khác Tính xác thực, hay tính trung thực, của nội dung thông tin của một tài liệu được duy trì thông qua việc ghi lại cả nguồn gốc - chuỗi sở hữu - và xử lý, là nội dung cốt lõi của tính toàn vẹn Ngoài lịch sử của từng tài liệu, việc bảo vệ và ghi lại mối quan hệ giữa các tài liệu trong một bộ sưu tập cũng là một mối quan tâm Trong công tác bảo quản truyền thống, cái... cho các tài liệu dạng số tồn tại đến mai sau", như trong báo cáo mới đây của Hội đồng Thư viện và Thông tin Bảo quản tài liệu kỹ thuật số thông thường xoay quanh việc lựa chọn các phương tiện lưu trữ tạm thời, tuổi thọ của hệ thống công nghệ ảnh số, sự mong đợi đối với việc chuyển đổi các tệp dữ liệu số sang các hệ thống thế hệ mới trong khi vẫn duy trì được chức năng và sự toàn vẹn của hệ thống số cũ... một sự cam kết liên tục những quyết định về bảo quản tài liệu kỹ thuật số không thể bị trì hoãn với hy vọng các giải pháp công nghệ sẽ hiện ra như một hiệp sĩ thời trung cổ trong bộ giáp sáng loà Việc đánh giá giá trị hiện thời của sách, các bộ sưu tập tài liệu viết tay hoặc một tập ảnh điểm ở dạng nguyên bản của chúng là điểm xuất phát cần thiết để nhận định việc bảo quản phiên bản dưới dạng ảnh số . thiết của công tác bảo quản trong thế giới kỹ thuật số. Bài viết được bắt nguồn từ hai tài liệu: báo cáo Công tác bảo quản trong thế giới kỹ thuật số . Sự cần thiết của công tác bảo quản trong một thế giới số Paul Conway - Chủ nhiệm khoa bảo quản, Thư viện Đại học Yale Tóm tắt Bảo quản hiện