Hoàn thiện bộ máy quản lý tại Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động

MỤC LỤC Trang Phần mở đầu 1 Chương I: Lý luận cơ bản về bộ máy quản lý doanh nghiệp 3 I. Bộ máy quản lý và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. 3 1. Bộ máy quản lý doanh nghiệp. 3

PHẦN MỞ ĐẦU

Ngày nay, nước ta đang từng bước phát triển và hoàn thiện một nềnkinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa Điều này đặt ra cho các doanhnghiệp hàng loạt các vấn đề cần phải thay đổi và hoàn thiện Trong các vấn đềđược đặt ra đối với các doanh nghiệp thì việc nâng cao hiệu quả hoạt độngcủa bộ máy quản lý doanh nghiệp là một trong những vấn đề nổi cộm, hết sứcphức tạp và quan trọng.

Trong nền kinh tế thị trường thì hiệu quả hoạt động sản xuất kinhdoanh của các doanh nghiệp được xác định là hiệu quả kinh tế xã hội của cáchoạt động đó Nhìn chung, mục tiêu của một doanh nghiệp hoạt động trongnền kinh tế thị trường là lợi nhuận tối đa Trong khi đó, hiệu quả kinh tế xãhội, việc tối đa hoá lợi nhuận của các hoạt động sản xuất kinh doanh có đạtđược hay không là phụ thuộc rất nhiều yếu tố, trong đó yếu tố hiệu quả hoạtđộng của bộ máy quản lý doanh nghiệp là một yếu tố cơ bản và mang tínhquyết định.

Trong khi đó ở nước ta, ảnh hưởng của cơ chế kinh tế cũ vẫn còn tồntại xét ở nhiều góc độ Các ảnh hưởng này thường mang tính tiêu cực, đặc biệtlà trong lĩnh vực quản lý và từ đó ảnh hưởng tới hiệu quả của hoạt động sảnxuất, kinh doanh.

Trong thực tế, bộ máy quản lý doanh nghiệp ở nước ta được đánh giáthấp hơn so với bộ máy quản lý doanh nghiệp của các nước có nền kinh tế thịtrường phát triển cao về hiệu quả hoạt động Do đó, trong điều kiện nền kinhtế toàn cầu, cạnh tranh khốc liệt thì vấn đề nâng cao hiệu quả của bộ máyquản lý cụ thể hơn là hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp là một vấn đềhết sức cấp bách và quan trọng đối với các doanh nghiệp nước ta ngày nay.

Hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp có các nội dung là:- Hoàn thiện cơ cấu bộ máy.

- Hoàn thiện công tác cán bộ.- Hoàn thiện cơ chế quản lý.

Ta thấy rằng hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp là một công việchết sức phức tạp đòi hỏi phải thực hiện từng bước và phải có một sự nghiêncứu tỷ mỉ, khoa học.

Là một sinh viên khoa Khoa học quản lý, chuyên ngành quản lý kinhtế, sau một thời gian học tập và nghiên cứu tại trường và thực tập tại Công tyTạp phẩm và Bảo hộ lao động - Bộ Thương mại, em lựa chọn đề tài thực tập

chuyên đề của mình là: "Hoàn thiện bộ máy quản lý tại Công ty Tạp phẩm

và Bảo hộ lao động".

Do trình độ và tài liệu còn hạn chế nên báo cáo thực tập chuyên đề nàycủa em không thể tránh khỏi sai sót và thiết sót, rất mong được các thầy côgiáo cho ý kiến nhận xét để em có thể hiểu vấn đề đầy đủ hơn nữa.

Em xin chân thành cám ơn thầy, cô giáo, cô giáo hướng dẫn: Tiến sĩNguyễn Thị Ngọc Huyền và các cô chú trong Công ty Tạp phẩm và bảo hộlao động giúp đỡ em hoàn thành bản báo cáo thực tập chuyên đề này.

Hà Nội, ngày tháng năm 2001

Sinh viên thực hiện Vũ Quang Minh

CHƯƠNG I

LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

I BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA DOANH NGHIỆP.1 Bộ máy quản lý doanh nghiệp.

1.1 Khái niệm bộ máy quản lý doanh nghiệp.

a Bộ máy quản lý doanh nghiệp là gì?

Ta đã biết, quản lý là sự tác động liên tục, có tổ chức, hướng đích củachủ thể quản lý lên đối tường quản lý nhằm đạt được mục tiêu quản lý đề ratrong điều kiện biến đổi của môi trường.

Trong một doanh nghiệp ta thấy sự quản lý là hết sức phức tạp bởi vì:- Tính chất công việc của một doanh nghiệp là rất đa dạng và phức tạp.- Thực chất của quản lý doanh nghiệp là quản lý con người mà conngười thì rất phức tạp.

- Môi trường doanh nghiệp luôn luôn biến đổi từng ngày, từng giờ Vậy việc tác động liên tục lên đối tượng quản lý nhằm đạt được mụctiêu của quản lý doanh nghiệp không thể chỉ do một người đảm nhận mà tacần phải chia tách các công việc, đối tượng quản lý ra để phân chia mỗi nhàquản lý thực hiện quản lý một phần công việc và một phần đối tượng Tuynhiênm để đảm bảo tính chính thể, hướng tới mục tiêu chung của doanhnghiệp thì các bộ phận phải có các mối quan hệ chặt chẽ với nhau và từ đóhình thành khái niệm bộ máy quản lý doanh nghiệp.

Bộ máy quản lý doanh nghiệp là tập hợp các bộ phận, phân hệ với tráchnhiệm và quyền hạn nhất định được phân công thực hiện các chức năng quảnlý.

b Tính chất của bộ máy quản lý doanh nghiệp.

Bộ máy quản lý doanh nghiệp có các tính chất sau:- Tính đa dạng:

Đối với mỗi doanh nghiệp, do tính chất riêng về ngành nghề kinhdoanh, lĩnh vực kinh doanh, mục đích, mục tiêu, quy mô hoạt động, thịtrường từ đó việc quản lý mỗi doanh nghiệp là có những điểm khác nhaunhất định và vì vậy bộ máy quản lý doanh nghiệp không đồng nhất đối vớimọi doanh nghiệp mà chúng rất đa dạng, phụ thuộc vào tính chất của mỗidoanh nghiệp.

- Tính cân bằng động:

Xét trong một khoảng thời gian nhất định, chẳng hạn một giai đoạnchiến lược thì bộ máy quản lý doanh nghiệp có thể có trạng thái cân bằng tạmthời Tuy nhiên nếu nhìn nhận bộ máy quản lý doanh nghiệp trong toàn bộquá trình phát triển của doanh nghiệp thì ta thấy bộ máy quản lý doanh nghiệpluôn biến đôỉ để phù hợp với những biến đổi của doanh nghiệp và môi trường.

- Tính hệ thống.

Trong bộ máy quản lý doanh nghiệp có các bộ phận, phân hệ Mỗi bộphận, phân hệ đảm nhiệm một chức năng quản lý nhất định và vì vật hìnhthành các cấp bậc quản lý trong bộ máy Các bộ phận, phân hệ không hoạtđộng một cách hoàn toàn riêng biệt mà chúng có mỗi liên hệ chặt chẽ vớinhau tạo thành một chỉnh thể bộ máy.

c Vai trò của bộ máy quản lý doanh nghiệp.

Trong một hệ thống là một doanh nghiệp ta thấy rằng bộ máy quản lýđóng vai trò là chủ thể quản lý, thực hiện các tác động hướng đích tới đốitượng và khách thể của doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu của doanhnghiệp đã đề ra Vì vậy vai trò của bộ máy quản lý doanh nghiệp là hết sứcquan trọng cụ thể là:

Bộ máy quản lý doanh nghiệp thực hiện các chức năng quản lý doanhnghiệp bao gồm các chức năng quản lý xét theo quá trình là: kế hoạch, tổchức, điều hành, kiểm tra và các chức năng quản lý phân chia theo lĩnh vựcquản lý như: Tài chính, nhân lực, sản xuất, Marketing, nghiên cứu và pháttriển

Trong một số doanh nghiệp thì bộ máy quản lý doanh nghiệp có vai tròquyết định tới sự tồn tại, phát triển hoặc diệt vong của doanh nghiệp, nó đượccoi là một cơ quan đầu não điều khiển mọi hoạt động của doanh nghiệp, phốihợp hoạt động giữa các bộ phận, tác động tới người lao động và từ đó tácđộng đến năng suất lao động của doanh nghiệp.

1.2 Cấu trúc của bộ máy quản lý doanh nghiệp.

Bộ máy quản lý doanh nghiệp bao gồm ba yếu tố cơ bản là: Cơ cấu tổchức, các bộ quản lý và cơ chế hoạt động của bộ máy trong đó:

Cơ cấu tổ chức xác định các bộ phận, phân hệ, các phòng ban chứcnăng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Mỗi phòng ban, bộ phận được chuyênmôn hoá, có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định nhằm thực hiện cácchức năng quản lý

- Cán bộ quản lý : là những người ra quyết định và chịu trách nhiệm vềcác quyết định quản lý của mình.

- Cơ chế hoạt động của bộ máy: Xác định nguyên tắc làm việc của bộmáy quản lý và các mối liên hệ cơ bản để đảm bảo sự phối hợp hoạt động củacác bộ phận nhằm đạt được mục tiêu chung đề ra.

1.3 Hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp.

a Tính tất yếu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp.

Như đã trình bày ở phần trên, ta thấy rằng một trong các tính chất cơbản của bộ máy quản lý doanh nghiệp là tính cân bằng động Từ đó ta thấyrằng nếu xét trong toàn bộ quá trình tồn tại và phát triển của một doanhnghiệp thì bộ máy quản lý doanh nghiệp luôn luôn cần phải biến đổi và hoànthiện vì các lý do sau:

- Doanh nghiệp dù là doanh nghiệp sản xuất hay là doanh nghiệp kinhdoanh thuần tuý (doanh nghiệp thương mại) đều hoạt động trong một môitrường kinh doanh nhất định.

Môi trường kinh doanh này bao hàm các yếu tố như luật pháp, chínhtrị, văn hoá, môi trường kinh doanh quốc tế, khách hàng, đối thủ cạnh tranh,đổi thủ cạnh tranh tiềm năng, nhà cung cấp

Các yếu tố thuộc môi trường này luôn luôn biến động hàng năm, hàngquý, hàng tháng, hàng ngày, thạm chí hàng giờ Vì vậy các hoạt động ngắnhạn hoặc dài hạn của doanh nghiệp cũng phải biến đổi theo, các kế hoạchchiến lược và tác nghiệp thay đổi Mà bộ máy quản lý được tạo lập để thựchiện các kế hoạch chiến lược và tác nghiệp và vì vậy nó phải biến đổi và hoànthiện để phù hợp với tình hình mới.

- Điều kiện kinh doanh thay đổi trong doanh nghiệp cũng như thay đổicủa môi trường thường tạo ra các cơ hội và đe doạ đối với các hoạt động sảnxuất, kinh doanh của doanh nghiệp và vì vậy cần phải thay đổi, hoàn thiện bộmáy quản lý để tận dụng thời cơ, tránh được các mối đe doạ nhằm đưa doanhnghiệp đạt được mục tiêu sớm hơn dự kiến.

- Càng ngày, trình độ khoa học kỹ thuật càng phát triển tạo ra các máymóc thiết bị hiện đại, dây chuyền công nghệ tiên tiến đòi hỏi các nhà quản lýphải nắm bắt kịp thời và vì vậy cần phải hoàn thiện bộ máy quản lý

- Khi quy mô của doanh nghiệp thay đổi tất yếu dẫn đến bộ máy quảnlý thay đổi cho phù hợp.

- Đối với các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, do ảnh hưởng tiêu cựccủa cơ chế tập trung quan liêu bao cấp trước đây đã làm cho hạn chế về nhiềumặt đặc biệt là về bộ máy quản lý Trước đây, do thực hiện cơ chế kế hoạchhoá tập trung, mọi chỉ tiêu kế hoạch đều được rót từ trên xuống, các nhà quảnlý doanh nghiệp không cần phải quan tâm tới thị trường, khách hàng, đối thủcạnh tranh, nhà cung cấp, hiệu quả kinh doanh, do vậy đã tạo nên một độingũ cán bộ quản lý doanh nghiệp kém năng động và do vậy khi nền kinh tếchuyển sang hoạt động theo cơ chế thị trường cạnh tranh, các thành phần kinhtế hoạt động bình đẳng, cạnh tranh quốc tế thì cơ chế cũ và đội ngũ cán bộcũ tỏ ra khó phù hợp nếu họ không tự học tập và hoàn thiện Tóm lại, khi hoạtđộng trong cơ chế thị trường cạnh tranh ngày nay, các doanh nghiệp ViệtNam cần hoàn thiện bộ máy quản lý của mình.

Nhìn chung, việc hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp là một tấtyếu khách quan đối với mọi nền kinh tế ở mọi giai đoạn phát triển, đặc biệt là

b Nội dung hoàn thiện bộ máy quản lý.

Để nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý, các doanh nghiệpcần phải hoàn thiện bộ máy quản lý của mình theo hướng đơn giản, gọn nhẹvà có hiệu lực để đảm bảo cho hệ thống này làm việc tối ưu, mang lại hiệuquả kinh tế cao cho quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Nội dung hoàn thiện bộ máy quản lý gồm:

- Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy tức là hoàn thiện việc phân chiacác phong ban chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi phòng ban sao chocơ cấu trở nên tối ưu, tinh giảm, gọn nhẹ, tiết kiệm.

- Hoàn thiện công tác cán bộ: Bao gồm hoàn thiện việc tuyển dụng cánbộ, sử dụng cán bộ, di chuyển cán bộ, trả công cho cán bộ và phát triển cánbộ.

- Hoàn thiện cơ chế hoạt động của bộ máy: Tức là hoàn thiện cácnguyên tắc hoạt động của bộ máy, hoàn thiện sự phối hợp giữa các bộ phận,các phòng ban và các cá nhân nhằm thực hiện các chức năng quản lý.

c Quá trình hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp.

Để hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp, trước hết ta cần phân tíchvà đánh giá bộ máy hiện có xem bộ máy hiện tại đã đáp ứng được yêu câùhay chưa, và đã tối ưu hay chưa.

Để phân tích bộ máy ta lần lượt phân tích ba yếu tố cơ bản của nó là:- Phân tích cơ cấu tổ chức.

- Phân tích công tác cán bộ.

- Phân tích cơ chế hoạt động của bộ máy.

Từ những phân tích trên ta rút ra nhận xét về những ưu, khuyết điểm,tìm ra nguyên nhân và từ đó đưa ra những biện pháp nhằm hoàn thiện bộ máy.

2 Cơ cấu tổ chức.

2.1 Khái niệm cơ cấu tổ chức.

Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau,có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá và có những trách

nhiệm, quyền hạn nhất định được bố trí theo những cấp, những khâu khácnhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đíchchung đã xác định của doanh nghiệp.

Ta thấy rằng, bản chất của việc tồn tại cơ cấu tổ chức là dự phân chiaquyền hạn và trách nhiệm trong quản lý Vì vậy cơ cấu tổ chức một mặt phảnánh cơ cấu trách nhiệm của mỗi người trong doanh nghiệp, mặt khác tác độngtích cực đến việc phát triển doanh nghiệp.

Trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp ta thấy có các cấp quản lý, ví dụcấp Công ty, cấp đơn vị, cấp chức năng Các cấp quản lý này phản ánh sựphân chia chức năng quản lý theo chiều dọc (trực tuyến) thể hiện sự tập trunghoá trong quản lý Trong cơ cấu ta thấy các bộ phận, phòng ban chức năngnhư phòng tổ chức, phòng tài chính, phòng Marketing, phòng nghiên cứu vàphát triển, phòng sản xuất các bộ phận, phòng ban này thể hiện sự phân chiachức năng quản lý theo chiều ngan, biểu thị sự chuyên môn hoá trong phâncông lao động quản lý.

2.2 Các loại hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp.

Trên thực tế, mỗi tổ chức tồn tại có một cơ cấu tổ chức xác định, tuynhiên tuỳ vào từng đặc điểm của mỗi tổ chức mà có các loại hình cơ cấu tổchức khác nhau Để phân loại cơ cấu tổ chức người ta thường dựa trên haiquan điểm sau:

- Phân loại cơ cấu tổ chức theo phương pháp tiếp cận hệ thống.- Phân loại cơ cấu tổ chức trên quan điểm chiến lược.

Đối với tổ chức là một doanh nghiệp thì việc phân loại cơ cấu tổ chứcthường được xem xét dựa trên quan điểm chiến lược.

Theo quan điểm chiến lược thì thường có 5 loại hình cơ cấu tổ chứcquản lý doanh nghiệp cơ bản sau:

a Cơ cấu giản đơn.

Cơ cấu giản đơn là một loại hình cơ cấu đơn giản nhất Trong cơ cấunày thì các chức năng quản lý hầu hết tập trung vào một người quản lý doanhnghiệp Hầu như không có sự chuyên môn hoá trong phân công lao động quản

- Ưu điểm của cơ cấu này là gọn nhẹ, quyền lực tập trung vào số ítngười (một người) và vì vậy các quyết định có thể được đưa ra và thực hiệnnhanh chóng

- Nhược điểm của cơ cấu này là do quyền lực, trách nhiệm tập trungvào một số ít người nên khả năng ra quyết định sai lầm là cao.

- Khả năng ứng dụng: Loại hình cơ cấu này chỉ có thể áp dụng cho cácdoanh nghiệp rất nhỏ, tính chất kinh doanh đơn giản, chẳng hạn các doanhnghiệp tư nhân một chủ, kinh doanh đơn mặt hàng, các cửa hàng nhỏ

b Cơ cấu chức năng.

Các chức năng quản lý một doanh nghiệp được phân chia theo chiềudọc hoặc chiều ngang.

Theo chiều ngang, trong quản lý doanh nghiệp các chức năng như:quản lý nhân sự, quản lý Marketing, quản lý tài chính, sản xuất tương ứngvới các chức năng quản lý trên, bộ máy quản lý doanh nghiệp hình thành mộtloại hình cơ cấu có cấu trúc chức năng Ở đây, các hoạt động tương tự đượcphân nhóm thành các phòng ban: Nhân sự, Marketing, tài chính, sản xuất theo sơ đồ như sau:

Trong cơ cấu trên, tổng giám đốc phụ trách chung, mỗi phó tổng giámđốc phụ trách một lĩnh vực tương ứng.

Phó tổng giám đốc tài chính

Phó tổng giám đốc nhân sự

Phó tổng giám đốc Marketing

+Trong cơ cấu này, công việc dễ giải thích, phần lớn các nhân viên đềudễ dàng hiểu công việc của phòng ban mình và công việc của mình.

+ Cơ cấu chức năng thực hiện chặt chẽ chế độ một thủ trưởng.- Nhược điểm:

+ Khó kiểm soát thị trường.

+ Có hiện tượng quá tổng hợp nội dung hoạt động một chức năng.- Khả năng ứng dụng:

+ Cơ cấu này phù hợp với những tổ chức hoạt động đơn lĩnh vực, đơnsản phẩm, đơn thị trường.

+ Cơ cấu chức năng phù hợp với các tổ chức vừa và nhỏ.

c Cơ cấu theo đơn vị (Lĩnh vực/Sản phẩm /Thị trường).

Cơ cấu này phân nhóm các cá nhân và nguồn lực theo lĩnh vực hoạtđộng, sản phẩm hoặc thị trường.

Vì vậy hình thành nên 3 loại cơ cấu cơ sở đó là cơ cấu theo lĩnh vực, cơcấu theo sản phẩm và cơ cấu theo thị trường.

* Cơ cấu theo lĩnh vực:

+ Theo sản phẩm.

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

TỔNG GIÁM ĐỐC

Giám đốc phụ trách lĩnh vực chế tạo

Giám đốc phụ trách các dịch vụ tài

Giám đốc phụ trách mạng lưới khách

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

TỔNG GIÁM ĐỐC

Giám đốc phụ trách thị trường Châu Âu

Giám đốc phụ trách thị trường trong

nước

của những tổ chức doanh nghiệp này là cơ cấu hỗ hợp của ba loại hình cơ cấuđơn vị trên Cơ cấu hỗn hợp có thể được biểu diễn theo sưo đồ sau:

d Cơ cấu ma trận.

Các cấu trúc trên là nhằm để phối hợp sự tập trung vào thị trường vàchức năng lựa chọn việc tổ chức Cơ cấu ma trận là một loại hình cơ cấu màhai loại tập trung trên đều được coi là quan trọng trong cơ cấu tổ chức Cơ cấuma trận thường được sử dụng trong các dự án phát triển của các ngành côngnghiệp lớn.

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

TỔNG GIÁM ĐỐC

Phó tổng giám đốc phụ trách thị trường

Phó tổng giám đốc sản phẩm ôtô

Giám đốc phụ trách các dịch vụ tài

Giám đốc thị trường nội

Giám đốc thị trường quốc

Giám đốc bảo hiểm

Giám đốc tài chính doanh

nghiệp

Trong cơ cấu ma trận, bên cạnh các tuyến và các bộ phận chức năng,trong cơ cấu hình thành nên những chương trình hoặc dự án để thực hiệnnhững mục tiêu lớn, quan trọng, mang tính độc lập tương đối và cần tập trungnguồn lực.

Trong cơ cấu ma trận, lãnh đạo chương trình, dự án có thể sử dụngnhững bộ phận, những phân hệ, những người trong tổ chức để thực hiệnchương trình, dự án theo quy chế chính thức.

Cơ cấu ma trận có thể được biểu diễn theo sơ đồ sau:

- Ưu điểm:

+ Cơ cấu ma trận có độ linh hoạt lớn.

+ Có khả năng tập trung nguồn lực vào các khâu xung yếu.

+ Sử dụng được các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực khác nhau củatổ chức để đi đến mục tiêu.

LÃNH ĐẠO TỔ CHỨC

Lãnh đạo tuyến 1

Lãnh đạo tuyến n

Lãnh đạo chức năng 1

Lãnh đạo chức năng n

Lãnh đạo dự án 1

Lãnh đạo dự án 2

Lãnh đạo dự án 3

+ Có thể dễ dàng phối hợp hoạt động.- Nhược điểm:

+ Khó phối hợp hoạt động của những người lãnh đạo chương trình, dựán và những người lãnh đạo trong các bộ phận, phân hệ khác.

+ Cơ cấu phức tạp, tốn kém, không bền.- Khả năng ứng dụng:

+ Cơ cấu này được áp dụng rộng rãi trong thực tế, đặc biệt là vàonhững năm 70 ở Châu Âu và Châu Mỹ Ở Việt Nam hiện nay đang phát triểnloại hình cơ cấu này.

+ Trong khi ứng dụng cơ cấu ma trận cần thân trọng, trong tổ chức tạimột thời điểm không nên có quá nhiều các chương trình, dự án.

e Cơ cấu hỗn hợp.

Trong thực tế, các tổ chức thường sử dụng một hỗn hợp các hình thứccơ cấu Người ta mong muốn phân chia con người và nguồn lực bằng haiphương pháp cùng một lúc, như ở quan điểm của cơ câu ma trận đã đưa ra,nhằm cân bằng các lợi thế và bất lợi của mỗi phương pháp.

Cơ cấu hỗn hợp được sử dụng rộng rãi trong các tổ chức kinh doanhlớn ở Việt Nam đặc biệt là các Tổng Công ty 90 và 91 Tại các Tổng Công tynày, phân chia theo chức năng vẫn chiếm chủ đạo nhưng do quy mô, chủngloại sản phẩm và thị trường được mở rộng, các phân chia thep sản phẩm, thịtrường được sử dụng hỗ hợp trong cơ cấu.

2.3 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức doanh nghiệp.

a Cơ sở khách quan của hoàn thiện cơ cấu tổ chức của các doanhnghiệp.

Như đã trình bày trong phần trước, hoàn thiện bộ máy quản lý doanhnghiệp bao gồm ba nội dung cơ bản là: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức, hoàn thiệncông tác cán bộ và hoàn thiện cơ chế hoạt động của bộ máy.

Ta thấy rằng việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức là một tất yếu khách quanbởi vì:

- Khi doanh nghiệp phát triển thì các mục đích, yêu cầu, công việc, tầmquản lý thay đổi và vì vậy cần phải thay đổi, hoàn thiện cơ cấu tổ chức chophù hợp.

- Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp khi được thiết lập thì do những lý dochủ quan hay khách quan nào đó thường chưa đạt đến mức độ tối ưu, các saisót trong mô hình chưa tối ưu đó sẽ ảnh hưởng bất lợi đến quá trình quản lývà hoạt động của doanh nghiệp vì vậy để tăng hiệu quả của bộ máy quản lý tacần phải hoàn thiện cơ cấu tổ cho đến khi nó đạt đến sự tối ưu.

b Quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức doanh nghiệp.

Để hoàn thiện cơ cấu tổ chức thì trước hết phải nghiên cứu một cách kỹlưỡng cơ cấu hiện có và tiến hành đánh giá cơ cấu đó theo những chỉ tiêu nhấtđịnh Để phân tích được cơ cấu ta cần biểu diễn cơ cấu dưới dạng sơ đồ Từsơ đồ ta có thể chỉ rõ quan hệ phụ thuộc của từng bộ phận và các chức năngmà nó phải thi hành.

Tiếp theo phân tích tình hình thực hiện các chức năng đã quy định chotừng bộ phận Phân tích khối lượng công tác của mỗi bộ phận, phát hiệnnhững khâu yếu.

Phân tích việc chia quyền hạn và trách nhiệm cho các bộ phận, các cấpquản lý.

Việc phân tích cơ cấu cần trả lời các câu hỏi sau:

- Cơ cấu hiện tại đã đáp ứng được các yêu cầu của chiến lược chưa?- Điểm chưa hợp lý của cơ cấu là gì? Nguyên nhân?

- Cần phải hoàn thiện cơ cấu theo hướng nào?

Trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp, phương án để hoàn thiện cơ cấu.Việc hoàn thiện cơ cấu cần được quản lý tức là phải được lập kế hoạch, tổchức hoàn thiện, điều hành việc hoàn thiện và kiểm tra việc hoàn thiện.

II CÁN BỘ QUẢN LÝ VÀ CÔNG TÁC CÁN BỘ.1 Cán bộ quản lý.

1.1 Khái niệm cán bộ quản lý.

Có hai định nghĩa cán bộ quản lý như sau:

+ Định nghĩa 1: Cán bộ quản lý là những người thực hiện những mụctiêu nhất định thông qua những người khác.

+ Định nghĩa 2: Cán bộ quản lý là những người có thẩm quyền ra quyếtđịnh dù là được phân quyền hay uỷ quyền.

1.2 Phân loại cán bộ quản lý.

Trong doanh nghiệp, cán bộ quản lý có thể phân chia theo nhiều tiêuchí như sau:

* Theo cấp bậc quản lý:

Theo cấp bậc quản lý thì trong doanh nghiệp, cán bộ quản lý được phânchia thành: cán bộ quản lý cấp cao, cán bộ quản lý cấp trung và cán bộ quảnlý cấp cơ sở.

- Cán bộ cấp cao: Là những người có quyền ra các quyết định mangtính chiến lược.

Trong thực tế, những người có ảnh hưởng lớn tới các quyết định mangtính chiến lược cũng được coi là cán bộ quản lý cấp cao.

- Cán bộ quản lý cấp trung: Là những người có thảm quyền ra cácquyết định chiến thuật Những quyết định chiếm thuật là những quyết định cóliên quan đến những bộ phận, phân hệ của hệ thống.

- Cán bộ quản lý cấp cơ sở: Là những người có thẩm quyền ra cácquyết định mang tính tác nghiệp cho những đơn vị cơ sở của hệ thống.

* Phân chia theo lĩnh vực quản lý có: Cán bộ quản lý Marketing, cán bộquản lý nhân sự, cán bộ quản lý sản xuất, cán bộ quản lý tài chính

- Cán bộ quản lý Marketing: Là những người có quyền ra các quyếtđịnh về chiến lược Marketing và các kế hoạch tác nghiệp.

- Cán bộ quản lý nhận sự: Là những người có quyền ra các quyết địnhmang tính chiến lược về lĩnh vực quản lý nguồn nhân lực, tập thể lao động,phân tích nguồn nhân lực và kế hoạch tác nghiệp.

- Cán bộ quản lý sản xuất: Là những có thẩm quyền ra các quyết địnhmang tính tác nghiệp và các chiến lược sản phẩm, ngân quỹ phi tiền tệ.

- Cán bộ quản lý tài chính: Là những người có quyền ra các quyết địnhchiến lược về nguồn lực tài chính, ngân sách

* Theo chức năng của cán bộ quản lý thì cán bộ quản lý được chia làm3 loại:

- Cán bộ lãnh đạo: Là người đứng đầu hệ thống, có một chức danh nhấtđịnh Chịu trách nhiệm về hệ thống mình phụ trách.

- Các chuyên gia: Là những người nằm trong bộ máy quản lý có trìnhđộ chuyên môn sâu trong một lĩnh vực nào đó.

Một chuyên gia có chức năng nhiệm vụ như sau:

+ Thực hiện quá trình thông tin trong đó cơ bản là phân tích thông tin.+ Tham gia xây dựng các phương án quyết định, đề xuất kiến nghị vềlựa chọn phương án tối ưu.

+ Giúp cán bộ lãnh đạo chỉ đạo, thực hiện quyết định.+ Có thể được ra quyết định khi được cấp trên uỷ quyền.

- Nhân viên: là những người đảm bảo vật chất, thông tin cho cho hailoại cán bộ nói trên.

1.3 Yêu cầu đối với cán bộ quản lý.

Có khả năng hiểu con người, biết giao việc, có khả năng tập hợp đượcngười dưới quyền và có khả năng gây ảnh hưởng và lựa chọn các phươngpháp lãnh đạo để có thể đi đến mục tiêu của tổ chức.

"Thành viên Hội đồng quản trị phải có các tiêu chuẩn và điều kiện sauđây:

1- Là công dân Việt Nam, thường trú tại Việt Nam.

2- Có sức khoẻ, có phẩm chất đạo đức, trung thực, liêm khiết, có ý thứcchấp hành pháp luật.

3- Có trình độ, có năng lực kinh doanh và tổ chức quản lý doanhnghiệp.

4- Không đồng thời đảm nhiệm các chức vụ lãnh đạo trong bộ máy Nhànước.

6- Chủ tịch hội đồng quản trị, tổng giám đốc hoặc giám đốc khôngđược thành lập hoặc giữ các chức danh quản lý, điều hành doanh nghiệp tưnhân, Công ty TNHH, Công ty cổ phần và không được có quan hệ hợp đồngkinh tế đối với các doanh nghiệp tư nhân, Công ty TNHH, Công ty cổ phẩndo vợ, chồng, bố, mẹ, con giữ các chức danh quản lý điều hành "

2 Công tác cán bộ.

Để cung cấp cho các bộ phận trong tổ chức một lực lượng lao động cóhiệu quả thì nhà quản lý phải biết cách đánh giá, tuyển chọn, bố trí, sử dụng,đào tạo và trả lương đội ngũ nhân sự của mình ở đây ta chỉ xem lao độngquản lý.

Bản chất của công tác cán bộ là hệ thống hoá việc quản lý các cán bộquản lý Công tác này đòi hỏi phải có cách tiếp cận hệ thống mở, nó đượcthực hiện trong bộ phận tổ chức, nhưng tổ chức lại nằm trong xã hội.

2.1 Tuyển chọn cán bộ.

a Yêu cầu của tuyển chọn cán bộ vào làm việc trong doanh nghiệp.

- Tuyển những cán bộ có trình độ chuyên môn cần thiết, có thể làmviệc đạt tới năng suất lao động cao, hiệu quả suất công tác tốt.

- Những cán bộ được tuyển phải là người có kỷ luật, trung thực, gắn bóvới công việc, với doanh nghiệp.

- Tuyển những cán bộ có sức khoẻ, làm việc lâu dài trong doanh nghiệpvới nhiệm vụ được giao.

Bước 2: Chuẩn bị báo cáo về tình hình cán bộ Tất cả những ngườiđứng đầu đơn vị nộp cho người quản lý nhân sự một bản sao báo cáo dự kiếntình hình nguồn cán bộ cho giai đoạn tới theo thời gian đã quy định.

Bước 3: Thông báo những yêu cầu đối với người xin việc và thông báomọi điều kiện cần thiết cho người xin việc về lương, sự bố trí sắp xếp lại haylà bổ sung thêm, người xin việc sẽ nộp đơn tới phòng quản lý nhân sự (phòngtổ chức cán bộ).

Bước 4: Tuyển mộ những người xin việc đúng chất lượng theo nhữngquy định về điều kiện cần thiết khi tuyển mộ.

Bước 5: Phát đơn xin việc.

Bước 6: Tiếp nhận người xin việc.

Bước 7: Thực hiện những trắc nghiệm về việc làm.

Bước 8: Kiểm tra vốn kiến thức của người xin việc và những vấn đềliên quan đến cá nhân.

Bước 9: Phỏng vấn người xin việc.

Bước 10: So sánh người xin việc với yêu cầu tuyển người làm việc.Bước 11: Đánh giá cuối cùng về người xin việc.

Bước 12: Cấp trên hay người đứng đầu đơn vị thực hiện bước lựa chọncuối cùng.

Bước 13: Kiểm tra sức khoẻ người xin việc.

Bước 14: Thuê những người xin đã được lựa chọn.

Bước 15: Giới thiệu cho người mới vào làm việc tình hình và phươnghướng hoạt động của doanh nghiệp.

Bước 16: Các công việc tiếp theo.

Ở bước này, phòng quản lý nhân lực theo dõi chặt chẽ người mới đượctuyển Người mới được tuyển phải qua một thời gian thử thách sau đó đượctuyển dụng một cách chính thức vào một vị trí nhất định.

Phỏng vấn ban đầu nhằm loại trừ ngay những người mà ta thấy ngayrằng họ không đủ tiêu chuẩn.

Phỏng vấn đánh giá được tiến hành để duyệt lại tất cả mọi vấn đề thuộcvề khả năng của người xin việc từ đó so sánh và lựa chọn người thích hợpnhất.

2.2 Sử dụng cán bộ.

Trong một tổ chức doanh nghiệp, quản lý tức là quản lý con người dovậy đây là hoạt động rất phức tạp Để sử dụng cán bộ một cách có hiệu quảnhất thì trước hết người quản lý phải xác định được động cơ, mục tiêu của đốitượng.

Động cơ trả lời câu hỏi: Vì sao cấp dưới lại hành động?Mục tiêu trả lời câu hỏi: Đối tượng muốn gì?

Nhà quản lý phải làm thế nào để tạo ra và duy trì động cơ.

Thứ hai, nhà quản lý phải có quyền lực và thứ ba là phải có nghệ thuậtđối nhân xử thế.

2.3 Di chuyển cán bộ.

a Thuyên chuyển :

Mục đích của thuyên chuyển cán bộ là nhằm kích thích khả năng hoạtđộng một cách đa dạng, linh hoạt đồng thời đáp ứng những đòi hỏi cần thiếtvề tổ chức Mục đích cốt yếu của việc thuyên chuyển là nâng cao tính hiệuquả trong việc đạt tới các mục tiêu

Để thuyên chuyển cán bộ đạt hiệu quả, cần phải quản lý việc thuyênchuyển tức là phải lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thuyênchuyển.

Thuyên chuyển cán có thể chỉ là thuyên chuyển tạm thời, hoặc vĩnhviễn thuỳ theo yêu cầu, mục đích thuyên chuyển.

b Đề bạt:

- Đề bạt là sự thăng tiến của một người lao động tới một công việc tốthơn kèm theo đó là trách nhiệm lớn hơn uy tín, kỹ xảo cao hơn, được trảlương cao hơn, thời gian lao động, điều kiện làm việc tốt hơn.

Mục đích của đề bạt nhằm: Củng cố sự trung thành của cán bộ đối vớitổ chức, thưởng công cho năng lực, kỹ xảo, phẩm chất người lao động;khuyến khích người lao động phục vụ tốt nhất theo khả năng của mình; giảmbớt sự biến động lao động.

- Các hình thức đề bạt:Có 2 hình thức đề bạt sau:

+ Đề bạt thẳng trong bộ phận: là việc đề bạt từ một bộ phận nào đó đếnmột cấp bậc tiếp theo trong cùng một bộ phận.

+ Đề bạt ngang: Là việc đề bạt từ một cương vị trong một bộ phận đếncương vị cấp bậc cao hơn hoặc đến cương vị tương đương ở một bộ phậnkhác.

2.4 Trả công cho cán bộ.

a Các nguyên tắc trả công cho cán bộ:

1- Tiền lương phải đảm bảo tái sản xuất mở rộng sức lao động.

2- Tiền lương phải dựa trên cơ sở thoả thuận giữa người lao động vàngười sử dụng lao động.

3- Tiền lương cho người lao động phải phụ thuộc vào hiệu quả hoạtđộng của người lao động và hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Chế độ này chỉ áp dụng ở những nơi khó xác định mức lao động chínhxác, khó đánh giá công việc thật chính xác và có 3 loại cơ bản là lương giờ,lương ngày và lương tháng.

- Chế độ trả công theo thời gian có thưởng: là sự kết hợp giữa chế độtrả công theo thời gian đơn giản với tiền thưởng khi đạt được những chỉ tiêuvề số lượng hoặc chất lượng đã qui định.

Chế độ trả công này không những phản ánh trình độ thành thạo và thờigian làm việc thực tế mà còn gắn chặt với thành tích công tác của từng ngườithông qua các chỉ tiêu xét thưởng đã đạt được vì vậy nó có tác dụng độngviên, khuyến khích

2.5 Phát triển cán bộ.

a - Nội dung của phát triển cán bộ

Phát triển cán bộ là một loại hoạt động có tổ chức được điều khiểntrong một thời gian khó xác định và nhằm đem đến sự thay đổi nhân cách.Trong đó có 3 hoạt động khác nhau là: Đào tạo, giáo dục và phát triển.

Ba bộ phận hợp thành của phát triển và đào tạo nguồn nhân lực là cầnthiết cho sự thành công của tổ chức và sự phát triển của tiềm năng con người Các doanh nghiệp tiến hành phát triển và đào tạo nguồn nhân lực vì 3lý do đó là:

- Để chuẩn bị và bù đắp vào những vị trí bị thiếu.

- Để chuẩn bị cho những người lao động Thực hiện những trách nhiệmvà nhiệm vụ mới.

- Để hoàn thiện khả năng của người lao động.

* Ta thấy rằng chi phí thực tế của phát triển và đào tạo nguồn nhân lựckhông phải chỉ có chi về tài chính ( chi bằng tiền ) mà còn bao gồm cả chi phícơ hội.

b- Nguyên tắc mục đích phát triển cán bộ.

* Nguyên tắc:

Phát triển cán bộ dựa trên 4 nguyên tắc cơ bản sau:

- Con người sống hoàn toàn có nhân lực để phát triển Mọi người trongtổ chức đều có năng lực phát triển và cố gắng thường xuyên phát triển để giữvững sự tăng trưởng của doanh nghiệp cũng như cá nhân

- Mọi người đều có giá trị riêng và có khả năng đóng góp sáng kiến - Kết hợp giữa lợi ích cá nhân và lưọi ích của tổ chức.

- Phát triển cán bộ là một sự đầu tư sẽ sinh lợi đáng kể.

* Mục tiêu: Sử dụng tối đa nguồn nhân lực là mục đích của phát triểnnguồn nhân lực Đào tạo cán bộ là để họ chuẩn bị thực hiện chức năng, nhiệm

vụ tốt hơn, am hiểu hơn về công việc của họ Mục tiêu cuối cùng là đạt đượchiệu quả cao về tổ chức.

2.6 Hoàn thiện công tác cán bộ.

a- Cơ sở của việc hoàn thiện công tác cán bộ.

Cũng như việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy, hoàn thiện công táccán bộ là một bộ phận, một phần của công tác hoàn thiện bộ máy quản lý Để một bộ máy quản lý doanh nghiệp hoạt động đạt được hiệu quả caothì các bộ phận của bộ máy đó phải hoàn hảo Ta thấy yếu tố tác động mộtcách trực tiếp, cơ bản đến hiệu quả hoạt động của bộ máy là đội ngũ cán bộcủa bộ máy.

Quan điểm triết học đã chỉ ra rằng mọi sự vật hiện tượng đều có xuhướng vận động đi lên và do đó cán bộ quản lý cũng không nằm ngoài quiluật này.

Cùng với sự phát triển chung của xã hội, các lý thuyết, kinh nghiệm,cách thức quản lý doanh nghiệp thay đổi và do vậy nếu đội ngũ cán bộ trongbộ máy của một doanh nghiệp không phát triển, hoàn thiện mình thì sẽ khôngthể đáp ứng được những yêu cầu mới và từ đó sẽ ảnh hưởng xấu đến hiệu quảkinh doanh.

Ở việt nam, trong bộ máy quản lý doanh nghiệp ( Đặc biệt là trong cácdoanh nghiệp nhà nước ) do ảnh hưởng của cơ chế cũ nên còn nhiều bất cậptrong công tác cán bộ cả về tuyển dụng, sử dụng di chuyển, trả công và pháttriển cán bộ Do vậy để bộ máy quản lý doanh nghiệp ở việt nam hoạt động cóhiệu quả nhằm cạnh tranh được với các nước trong khu vực và trên thế giớithì cần làm tốt hơn nữa công tác cán bộ mà cụ thể là phải hoàn thiện công táccán bộ về mọi mặt như tuyển dụng, di chuyển, trả công và đào tạo cán bộ.

b- Quá trình hoàn thiện công tác cán bộ.

Để hoàn thiện công tác cán bộ, cần phải thực hiện các công việc cơ bảnsau:

- Nghiên cứu đội ngũ cán bộ hiện có

Để nghiên cứu đội ngũ cán bộ hiện có, cần phải có danh sách thống kêđội ngủ cán bộ từ đó đánh giá năng lực của từng cán bộ

Phân tích khối lượng công tác thực tế của từng cán bộ từ đó phát hiệnnhững khâu yếu trong việc phân bố khối lượng công việc quản lý.

Phân tích tình hình phân định chức năng, kết quả của việc thực hiện chếđộ trách nhiệm cá nhân và các mối quan hệ

Phân tích tình hình tăng giảm sản lượng và tỷ lệ cán bộ, nhân viên giántiếp so với nhân viên trực tiếp sản xuất.

Phân tích sự phù hợp giữa năng lực cán bộ với yêu cầu công việc

Phân tích điều kiện làm việc, hợp lý hoá lao động của cán bộ và nhânviên quản lý.

Từ những phân tích trên sẽ rút ra được những kết luận cần thiết nhằmxác định mục tiêu và phương hướng hoàn thiện công tác cán bộ sau đó tiếnhành quản lý việc hoàn thiện công tác cán bộ theo quá trình quản lý.

III CƠ CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP.1 Khái niệm cơ chế hoạt động của bộ máy quản lý doanh nghiệp.

Lý thuyết hệ thống cho thấy cơ chế điều khiển hệ thống là phương thứctác động có chủ đích của chủ thể điều khiển bao gồm một hệ thống các qui tắcvà các ràng buộc về hành vi đối với mọi đối tượng ở mọi cấp trong hệ thốngnhằm duy trì tính hợp lý của hệ thống và đưa hệ thống tới mục tiêu Giữa mụctiêu, cơ cấu và cơ chế có mối liên hệ chặt chẽ với nhau.

Đối với hệ thống là một doanh nghiệp thì cơ chế hoạt động của bộ máyquản lý bao gồm hai nội dung cơ bản là:

- Nguyên tắc hoạt động của bộ máy quản lý.

- Các mối liên hệ cơ bản để đảm bảo phối hợp hoạt động.

2 Nguyên tắc hoạt động của bộ máy quản lý.

* Nguyên tắc là các quy tắc chỉ đạo, các tiêu chuẩn hành vi mà các cánbộ quản lý cần tuân thủ trong quá trình quản lý.

* Các nguyên tắc quản lý doanh nghiệp là:

- Trước hết cần phải tuân thủ các nguyên tắc chung của quản lý các hệthống như nguyên tắc mối liên hệ ngược, nguyên tắc độ đa dạng cần thiết,phân cấp, bổ sung ngoài

Đối với tổ chức là doanh nghiệp thì cần tuân thủ các nguyên tắc sau: - Nguyên tắc tuân thủ pháp luật và thông lệ xã hội.

- Nguyên tắc tập trung dân chủ.

- Nguyên tắc kết hợp hài hoà các lợi ích - Nguyên tắc tiết kiệm có hiệu quả.

* Đối với các doanh nghiệp nhà nước ta, cơ chế " Đảnh lãnh đạo, nhànước quản lý, nhân dân làm chủ "đã được áp dụng trong quản lý và có cácnguyên tắc chủ yếu định hướng trong công tác tổ chức của doanh nghiệp là: - Doanh nghiệp nhà nước hoạt động dưới sự lãnh đạo của Đảng cộngsản Việt Nam, sự quản lý thống nhất của nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩaViệt Nam, thực hiện chế độ tự chủ sản xuất kinh doanh trong phạm vi phápluật quy định.

- Doanh nghiệp được quản lý theo chế độ một thủ trưởng trên cơ sởthực hiện quyền làn chủ tập thể những người lao động.

- Doanh nghiệp hoạt động theo phương thức hạch toán kinh doanh xãhội chủ nghĩa, giải quyết đúng đắn mối quan hệ giữa lợi ích toàn xã hội, lợiích tập thể và lợi ích lao động trong đó lợi ích của người lao động là động lựctrực tiếp.

3 Các mối liên hệ để đảm bảo phối hợp hoạt động.

Ta thấy rằng, cơ cấu tổ chức là tập họp các bộ phận, phân hệ có mốiquan hệ chặt chẽ với nhau, Được xây dựng theo các cấp, khâu khác nhaunhằm thực hiện các chức năng quản lý.

Để cho các bộ phận của bộ máy hoạt động ăn khớp, đạt hiệu quả thì cầnphải có các mối liên hệ Vậy một đặc trưng cơ bản của cơ cấu tổ chức là tổngthể các mối quan hệ.

Các mối quan hệ này là đa dạng và thường xuyên xem xét thep các tiêuthức sau:

- Theo tính chất của mối quan hệ bao gồm mối quan hệ giữa con ngườivới con người ( Chủ yếu ) ; Mối quan hệ thông tin; Mối quan hệ kinh tế - Theo chiều của mối quan hệ bao gồm:

+ Mối quan hệ theo chiều dọc: Là mối quan hệ giữa các cấp quản lýtrong doanh nghiệp ở đó cấp trên ra quyết định, cấp dưới thi hành quyết địnhđó và báo cáo.

+ Mối quan hệ theo chiều ngang: Giữa các khâu quản lý các phòng bancùng cấp trong doanh nghiệp : Đây là mối quan hệ bình đẳng Mối quan hệnày xẩy ra khi sử dụng các và những người này sẽ tạo cho ta lời khuyên.Trong đổi mới cơ cấu người ta thường phấn đấu mở rộng mối quan hệ theochiều ngang.

Bên cạnh các mối quan hệ chính thức cơ bản trên, còn có các mối quanhệ phi chính thức Tuy nhiên ta quan tâm đến các mối quan hệ chính thức làchủ yếu.

Trong cơ cấu bao giờ cũng tồn tại mối quan hệ quyền lực được xácđịnh bởi quyền ra quyết định, phân bổ nguồn lực, quyền phối hợp hoạt động.Vị thế trong cơ cấu và lực bao gồm quyền sở hữu và năng lực, Kỹ năng, uytín

CHƯƠNG II.

THỰC TRẠNG BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TYTẠP PHẨM VÀ BẢO HỘ LAO ĐỘNG

I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TẠP PHẨM VÀ BẢO HỘ LAO ĐỘNG.

1 Lịch sử hình thành, mục đích và nội dung hoạt động nhiệm vụ vàquyền hạn của Công ty.

Công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động - Bộ thương mại là một Công tyNhà nước kinh doanh hàng tạp phẩm và bảo hộ lao động Trước năm 1985,tiền thân của Công ty là Công ty dụng cụ gia đình và tạp phẩm Đến năm1986, Sát nhập các đơn vị và đổi tên thành : Trung tâm buôn bán bách hoá.

Đến ngày 10/301995theo quyết định số 153/TM - TCCB (căn cứ vàonghị định 95/CP ngày 4/12/1994của chính phủ ) do bộ trưởng Bộ ThươngMại kí duyệt thành lập lấy tên là Công ty Tạp Phẩm và bảo hộ lao động trêncơ sở hợp nhất giữa Công ty tạp phẩm, Công ty trang bị bảo hộ lao động và xíngiệp nhựa bách hoá (thuộc tổng Công ty bách hoá ).

Công ty mang giấy phép kinh doanh số 109798 ngày 09/05/1995 do sởKế hoạch- Đầu tư Hà Nội cấp.

Công ty có tên giao dịch đối ngoại là: SUNPROTEXIM.

Công ty thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách phápnhân, có tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại ngân hàng Nhà nước và cócon dấu riêng.

Công ty chịu trách nhiệm kinh tế và dân sự về các hoạt động và tài sảncủa mình, tổ chức và hoạt động theo pháp luật

Công ty có trụ sở chính tại số 11E phố Cát Linh quận đống Đa - HàNội.

- Mục đích của Công ty là thông qua hoạt động kinh doanh bán buôn,bán lẻ trong nước, Xuất nhập khẩu và liên doanh hợp tác đầu tư để khai tháccó hiệu quả các nguồn vật tư nguyên liệu hàng hoá làm giàu cho đất nước

- Công ty có phạm vi hoạt động như sau:

+ Kinh doanh hàng tạp phẩm, Bảo hộ lao động, hàng công nghiệp tiêudùng điện tử, điện lạnh, văn phòng phẩm, Mỹ phẩm, vật liệu xây dựng, vật tưnguyên liệu

+ Xuất khẩu hàng bách hoá, nông sản, thực phẩm, rau quả, may mặc,thủ công mỹ nghệ, sản phẩm gỗ, các mặt hàng do liên doanh liên kết tạo ra + Đại lý cho các hãng trong và ngoài nước về mặt hàng thuộc diện kinhdoanh của Công ty.

* Nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty:

- Xây dựng chiến lược ngành hàng, lập kế hoạch, định hướng phát triểndài hạn, trung hạn và hàng năm của Công ty trình bộ Thương Mại duyệt - Tổ chức các hoạt động kinh doanh và đầu tư phát triển theo kế hoạchnhằm đạt được mục tiêu chiến lược của Công ty.

- Thực hiện phương án đầu tư chiều sâu các cơ sở kinh doanh của Côngty nhằm đem lại hiệu quả kinh tế trong kinh doanh

- Kinh doanh theo ngành, nghề đã đăng kí, đúng mục đích thành lậpdoanh nghiệp Thực hiện những nhiệm vụ mà nhà nước giao.

- Nghiên cứu và ứng dụng công nghệ nhằm tạo ra sản phẩm mới - Nhân vốn, bảo toàn vốn và phát triển vốn nhà nước giao.

- Đào tạo, bồi dưỡng và thực hiện đầy đủ các chế độ, chính sách củanhà nước đối với công nhân viên chức.

- Công ty có quyền chủ động trong kinh doanh kí kết các hợp đồngkinh tế trong và ngoài nước, hợp tác đầu tư, liên doanh, được vay vốn bằngtiền Việt Nam và ngoại tệ tại các ngân hàng Việt Nam.

+ Được tổ chức bộ máy quản lý, mạng lưới sản xuất kinh doanh

+ Được tiếp thị tại hội chợ triển lãm, quảng cáo hàng hoá đặt vănphòng đại diện, chi nhánh kinh doanh ở trong nước và nước ngoài.

+ Được quyền bổ nhiệm, bãi nhiệm, tuyển dụng, điều động lao động,cho thôi việc, nâng hạ bậc lương, khen thưởng kĩ luật theo chính sách của nhànước và qui chế của Công ty.

+ Uỷ quyền sử dụng và đề ra các chỉ tiêu sử dụng vốn cho các đơn vịcơ sở.

+ Phân cấp hoạt động kinh doanh và giao kế hoạch cho các đơn vị phụthuộc.

+ Chịu sự thanh tra, kiểm tra của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

2 Mô hình tổ chức.

Công ty Tạp phẩm và bảo hộ lao động có mô hình cơ cấu tỏ chức bộmáy gồm ban giám đốc và 9 phòng ban chức năng được bố trí theo sơ đồ cơ

cấu chức năng Tổng số cán bộ công nhân viên cửa Công ty hiện nay là 129người trong đó lao động chính chiếm đa số Trình độ đại học và trung họcchiếm phần lớn Độ tuổi trung bình của Công ty là 45 tuổi.

Công ty hoạt động theo điều lệ được bộ thương mại quyết định ngày5/8/1995 của Công ty.

Về đội ngũ cán bộ quản lý, hiện nay Công ty đang cố gắng hoàn thiệnđội ngũ cán bộ Cụ thể là Công ty đã có kế hoạch tuyển dụng thêm một số cánbộ trẻ có năng lực để dự trữ nhằm thay thế một số cán bộ đã sắp đến tuổi vềhưu.

3 Các thành tựu đã đạt được, các nhiệm vụ, kế hoạch cho giai đoạn tới

a Tình hình kết quả kinh doanh.

Giai đoạn 1998 - 2000, nhiều nhân tố khách quan đã tác động bất lợiđến kết quả kinh doanh của Công ty như:

Bước vào năm 1998, Tình hình kinh tế - Xã hội của nước ta vừa bị ảnhhưởng nặng nề của thiên tai trên nhiều vùng, vừa bị tác động của cuộc khủnghoảng kinh tế khu vực ngày càng mạnh hơn.

Năm 1999, bối cảnh kinh tế gặp nhiều khó khăn, thị trường lắng xuống,ít sôi động, giá cả giảm liên tục, có ít hàng giá tăng nhẹ, sức mua giảm sút,cạnh tranh gay gắt.

Năm 2000 hoạt động của Công ty cũng gặp nhiều khó khăn, cuối nămdo biến đổi tỷ giá đồng ngoại tệ làm ảnh hưởng lớn đến hiệu quả kinh doanhvề hàng xuất nhập khẩu:

Tuy nhiên với sự phấn đấu của toàn thể cán bộ công nhân viên, Đượcsự chỉ đạo của Bộ Thương Mại và các cơ quan có liên quan : Kết quả kinhdoanh 3 năm của Công ty được như sau:

Biểu1: Tình hình kết quả kinh doanh của Công ty Tạp Phẩm và BHLĐ

Đơn vị tính: Triệu đồng

Doanh thu.- Tạp phẩm.- BHLĐ- Dịch vụ- Xuất xưởng- TT nội địa Nộp NSLợi nhuậnThu nhập bình quân/người/tháng

Nguồn: Báo cáo tổng kết hàng năm của Công ty Tạp Phẩm và Bảo Hộ LaoĐộng

* Những việc làm được chưa làm được về tình hình hoạt động kinhdoanh

- Công ty đã đánh giá được thực trạng diễn biến phức tạp của thịtrường, Từng mặt hàng Có phương án xử lý thích hợp kịp thời cho mỗithương vụ Nắm bắt thông tin nhanh nhạy để tìm kiếm nhu cầu và khả năngcủa khách hàng.

- Duy trì các mặt hàng truyền thống và luôn tận dụng được cơ hội đốivới các mặt hàng mới

- Kinh doanh mạnh dạn, tự chủ, sáng tạo trên thương trường với sựràng buộc trên cơ chế, qui định trên quản lý, không để xẩy ra sai phạm mấttiền hàng.

- Chưa chú trọng đầu tư phát triển thị trường toàn diện, hệ thống kênhtiêu thụ chưa đủ mạnh, năng lực cạnh tranh còn hạn chế.

- Một số đơn vị chưa tìm ra mặt hàng có chiến lược lâu dài - Mặt hàng truyền thống có hướng teo lại.

- Một vài mặt hàng lớn đầu tư chưa thích hợp còn chia cắt hiệu quảchưa tương xứng với qui mô đầu tư, thị trường không tập trung, thiếu sự liênkết.

- Thị trường xuất nhập khẩu trực tiếp còn quá yếu, bị hạn chế cả về cánbộ chuyên sâu xuất nhập khẩu và kinh nghiệm.

Quan hệ với đối tác bị lệ thuộc, chưa có mặt hàng xuất - nhập khẩu ổnđịnh và có chiều hướng phát triển vững chắc

* Về việc thực hiện qui chế dân chủ cơ sở, chống tham nhũng, công tácthanh tra, bảo vệ, hoạt động của các tổ chức quần chúng, công tác thi đua,hoạt động xã hội, nhìn chung trong công tác này, Công ty thực hiện tốt.

b Phương hưỡng nhiệm vụ của Công ty cho giai đoạn tới.

- Mục tiêu cơ bản của Công ty trong giai đoạn 2001 - 2005 là:

+ Cũng cố phát huy thế mạnh các mặt hàng truyền thống của Công tynhư Sứ Hải Dương, nhôm men Hải Phòng, Bóng đèn phích nước, Rượu,Găng tay, giầy vải

+ Thiết lập hệ thống kênh phân phối trên cả nứơc sao cho mỗi tỉnh cónhất 2 đến 3 điểm bán hàng cho Công ty đặc biệt là các tỉnh thông thôn vàmiền núi.

+ Đẩy mạnh công tác xuất nhập khẩu + Lợi nhuận hành năm tăng 7%.

+ Từng bước nâng cao hơn nữa đời sống của cán bộ công nhân viên,phấn đấu thu nhập bình quân mỗi tháng trên 1 triệu đồng 1 người

+ Không có nợ quá hạn, khó đòi + Nộp ngân sách đầy đủ, kịp thời - Phương hướng giải pháp.

+ Căn cứ vào nhu cầu, khả năng từng đơn vị để có sự đầu tư phù hợpnhất là vào thời vụ có nhu cầu đột xuất.

+ Tiếp cận với các nhà máy, hầm mỏ, khu công nghiệp để nắm yêu cầunhằm cung ứng hàng bảo hộ lao động

+ Phát triển hình thức tham gia đấu thầu, bao tiêu sản phẩm

+ Coi trong mỗi bạn hàng, khách hàng, khơi dậy bạn hàng truyềnthống.

+ Hoàn thiện bộ máy quản lý, đặc biệt là tăng cường cán bộ tiếp thị,nghiên cứu thị trường, xuất khẩu.

II PHÂN TÍCH BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TẠP PHẨM VÀ BẢO HỘ LAO ĐỘNG

1 Cơ cấu bộ máy hiện tại của Công ty

1.1 Loại hình cơ cấu.

Công ty Tạp Phẩm Và Bảo Hộ Lao Động là một Công ty thuộc loạihình doanh nghiệp vừa và nhỏ của nhà nước.

Tương tự nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ khác, Công ty đã xây dựngmột cơ cấu bộ máy theo loại hình cơ cấu trực tuyến - chức năng ( xét theoquan điểm tiếp cận hệ thống) Bao gồm ban giám đốc Công ty và 9 phòng banchức năng bao gồm các phòng ban sau.

- Phòng tổ chức hành chính - Phòng kế toán, kế hoạch - Phòng nghiệp vụ thị trường.

- Phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động 1 - Phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động 2 - Cửa hàng bảo hộ lao động.

- Cửa hàng bách hoá số 1 - Cửa hàng bách hoá số 2 - Trạm bách hoá Hà Nội.

Ban giám đốc và các phòng ban, cửa hàng, trạm được bố trí theo sơ đồsau:

Sơ đồ có cơ cấu tổ chức của Công ty cho thấy, cơ cấu được xây dựngtheo loại hình trực tuyến - chức năng bao gồm 2 cấp đó là cấp Công ty ( Bangiám đốc )và cấp đơn vị chức năng ( các phòng ban ).

Trong cơ cấu trên, bên cạnh các cửa hàng bảo hộ lao động, cửa hàngbách hoá số 1, số 2 ; trạm bách hoá Hà Nội có nhiệm vụ trực tiếp bán hàng,kinh doanh ; còn có các phòng chức năng là : Phòng tổ chức hành chính ; kếtoán, kế hoạch ; phòng nghiệp vụ thị trường ; phòng nghiệp vụ bảo hộ laođộng 1; ; phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động 2 với nhiệm vụ thu nhập và xử lýthông tin về lĩnh vực quản lý đồng thời giúp người lãnh đạo ( Ban giám đốc )trong quá trình chỉ đạo thực hiện và kiểm tra trong việc ra quyết định và raquyết định nếu được giám đốc uỷ quyền.

* Ưu điểm của cơ cấu trên:

Cơ cấu trên có các ưu điểm của loại hình cơ cấu trực tuyến chức năngtức là :

- Thực hiện chế độ 1 thủ trưởng đó là giám đốc Công ty

- Giám đốc Công ty nắm trực tiếp các phòng chức năng nên việc ra vàthực hiện quyết định được nhanh chóng, kịp thời hoạt động sản xuất kinhdoanh được thống nhất.

Ban Giám đốc

Phòng tổ chức

hành chính

Phòng kế toán

kế hoạch

Phòng nghiệp vụ thị trường

Phòng nghiệp

vụ BHLĐ

1

Phòng nghiệp

vụ BHLĐ 2

Cửa hàng bảo hộ

lao động

Cửa hàng bách hoá số

1

Cửa hàng bách hoá số

2

Trạm bách

hoá Hà Nội

Ta có thể thấy rằng mô hình cơ cấu trên còn tồn tại nhiều nhược điểmlà:

- Cơ cấu trên là một mô hình cơ cấu có nhiều chức năng đặc biệt là sựtồn tại tách biệt của ba phòng nghiệp vụ ( Nghiệp vụ thị trường, Nghiệp vụBHLĐ1; nghiệp vụ BHLĐ2 ) Và do vẩytở nên cồng kềnh so với qui mô Côngty và hình thành nên nhiều đầu mối quản lý

- Việc phối hợp hoạt động giữa tất cả các phòng ban trở nên khó khăndo tồn tại nhiều phòng ban như vậy.

1.2 Phân tích chức năng nhiệm vụ của các phòng ban.

1.2.1 Ban giám đốc.

- Đứng đầu Công ty là giám đốc Công ty do Bộ Trưởng Thương Mại bổnhiệm Giám đốc có nhiệm vụ lãnh đạo chung, điều khiển vĩ mô Phối hợphoạt động giữa các phòng ban ra quyết định và phân công nhiệm vụ cácphòng ban, các cửa hàng, trạm thực hiện và tổ chức kiểm tra, giám sát côngviệc.

- Giúp việc cho giám đốc là 2 phó giám đốc.

Do đặc điểm lịch sử của Công ty là việc sát nhập giữa Công ty tạpPhẩm và Công ty bảo hộ lao động Do vậy, một phó giám đốc giúp giám đốcvề phụ trách khối tạp phẩm và phó giám đốc còn lại phụ trách khối bảo hộ laođộng.

- Các phó giám đốc do giám đốc lựa chọn và đề nghị Bộ Trưỏng Bộthương Mạibổ nhiệm và miễn nhiệm Các phó giám đốc được giám đốc phâncông lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trước giám đốc về lĩnh vự đã đượcphân công.

1.2.2 Phòng tổ chức hành chính.

* Phòng tổ chức hành chính có chức năng như sau:

- Phòng tổ chức hành chính có chức năng tổ chức bộ máy, chức năngnhân sự nhằm quản lý việc tuyển dụng bố trí lao động, di chuyển đề bạtcánbộ, thù lao lao động, khen thưởng kỹ luật

- Thực hiện chức năng hành chính pháp chế.

- Tổ chức đời sống tập thểvà hoạt động xã hội văn hoá, thể thao

* Nhiệm vụ của phòng tổ chức hành chính:

- Thực hiện toàn bộ Công tác tổ chức quản lý, nhân sự, sắp xếp điềuphối lao động.

- Giải quyết các chế độ chính sách, các công việc nội bộ

- Bảo vệ an toàn cho Công ty như chống trộm cắp, phòng cháy chữacháy, phòng chống bão lụt

- Tham mưu cho ban giám đốc về vấn đề nhân sự.

Đứng đầu phòng tổ chức hành chính là trưởng phòng phụ trách chungcác chức năng của phòng và phụ trách khâu cán bộ, giải quyết các công việcnội bộ

Giúp việc cho trưởng phòng có các phó phòng phụ trách các công việchành chính, văn thư

Một chuyên viên tổ chức phụ trách việc xây dựng quy chế soạn thảovăn bản, phân tích chiến lược về cán bộ, nhân sự, xây dựng các kế hoạchnhằm tuyển dụng, đào tạo, bố trí sử dụng và cho thôi việcđối với cán bộ côngnhân viên.

Một nhân viên phụ trách công việc giấy tờ, công văn, quản lý con dấu Các nhân viên bảo vệ và thường trực có nhiệm vụ bảo vệ tài sản củaCông ty.

Phòng kế toán kế hoạch có các chức năng sau: - Hạch toán việc kinh doanh của Công ty

- Quản lý vốn, tài sản của Công ty bao gồm công tác huy động, tạonguồn vốn.

- Xây dựng các kế hoạch tài chính cho Công ty - Giám sát quá trình kinh doanh của Công ty * Nhiệm vụ của phòng kế toán kế hoạch.