II. PHÂN TÍCH BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TẠP PHẨM VÀ BẢO HỘ LAO ĐỘNG
1. Cơ cấu bộ máy hiện tại của Công ty.
1.2 Phân tích chức năng nhiệm vụ của các phòng ban.
1.2.1 Ban giám đốc.
- Đứng đầu Công ty là giám đốc Công ty do Bộ Trưởng Thương Mại bổ nhiệm. Giám đốc có nhiệm vụ lãnh đạo chung, điều khiển vĩ mô. Phối hợp hoạt động giữa các phòng ban ra quyết định và phân công nhiệm vụ các phòng ban, các cửa hàng, trạm thực hiện và tổ chức kiểm tra, giám sát công việc.
- Giúp việc cho giám đốc là 2 phó giám đốc.
Do đặc điểm lịch sử của Công ty là việc sát nhập giữa Công ty tạp Phẩm và Công ty bảo hộ lao động. Do vậy, một phó giám đốc giúp giám đốc về phụ trách khối tạp phẩm và phó giám đốc còn lại phụ trách khối bảo hộ lao động.
- Các phó giám đốc do giám đốc lựa chọn và đề nghị Bộ Trưỏng Bộ thương Mạibổ nhiệm và miễn nhiệm. Các phó giám đốc được giám đốc phân công lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trước giám đốc về lĩnh vự đã được phân công.
1.2.2. Phòng tổ chức hành chính.
* Phòng tổ chức hành chính có chức năng như sau:
- Phòng tổ chức hành chính có chức năng tổ chức bộ máy, chức năng nhân sự nhằm quản lý việc tuyển dụng bố trí lao động, di chuyển đề bạtcán bộ, thù lao lao động, khen thưởng kỹ luật...
- Thực hiện chức năng hành chính pháp chế.
* Nhiệm vụ của phòng tổ chức hành chính:
- Thực hiện toàn bộ Công tác tổ chức quản lý, nhân sự, sắp xếp điều phối lao động.
- Giải quyết các chế độ chính sách, các công việc nội bộ .
- Bảo vệ an toàn cho Công ty như chống trộm cắp, phòng cháy chữa cháy, phòng chống bão lụt...
- Tham mưu cho ban giám đốc về vấn đề nhân sự.
Đứng đầu phòng tổ chức hành chính là trưởng phòng phụ trách chung các chức năng của phòng và phụ trách khâu cán bộ, giải quyết các công việc nội bộ .
Giúp việc cho trưởng phòng có các phó phòng phụ trách các công việc hành chính, văn thư...
Một chuyên viên tổ chức phụ trách việc xây dựng quy chế soạn thảo văn bản, phân tích chiến lược về cán bộ, nhân sự, xây dựng các kế hoạch nhằm tuyển dụng, đào tạo, bố trí sử dụng và cho thôi việcđối với cán bộ công nhân viên.
Một nhân viên phụ trách công việc giấy tờ, công văn, quản lý con dấu. Các nhân viên bảo vệ và thường trực có nhiệm vụ bảo vệ tài sản của Công ty.
1.2.3 Phòng kế toán kế hoạch.
Hiện nay Công ty tạp Phẩm và bảo Hộ Lao Động đang áp dụng hình thức tổ chức kế toán vừa phân tán vừa tập trung.
Tập trung là toàn bộ chứng từ gốc được các đơn vị cơ sở hạch toán và lập bảng kê cuối tháng mới đưa lên phòng kế toán kiểm tra sau đó lập bảng kê đưa vào sổ kế toán tổng hợp cuối mỗi quí mới baó cáo.
Phòng kế toán kế hoạch có các chức năng sau: - Hạch toán việc kinh doanh của Công ty .
- Quản lý vốn, tài sản của Công ty bao gồm công tác huy động, tạo nguồn vốn.
- Xây dựng các kế hoạch tài chính cho Công ty. - Giám sát quá trình kinh doanh của Công ty . * Nhiệm vụ của phòng kế toán kế hoạch.
- Giúp giám đốc thực hiện Công tác kế toán, thống kê theo qui định của nhà nước.
- cung cấp thông tin để xử lý các vấn đề tài chính.
- Thanh toán luân chuyển chứng từ cho nhà cung cấp khách hàng, ngân hàng, cơ quan thuế.
- Tính toán chi phí, thu nhập, lỗ lãi hàng ngày của Công ty thông qua hệ thống tài khoản, chứng từ sổ và từ đó lập các báo cáo tài chính hàng tháng quí năm.
- Tham gia giám sát tình hình hoạt động của Công ty thông qua các tài khoản liên quan.
* Phòng kế toán bao gồm:
- Kế toán trưởng trực tiếp chỉ đạo công việc của phòng theo đúng điều lệ tổ chức kế toán mà nhà nước đã ban hành, lập kế hoạch tài chính. Phân tích các hoạt động kinh tế duyệt kí các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh.
- Các kế viên bao gồm các kế toán vốn - tiền, kế toán công nợ, kế toán các cửa hàng, kế toán hàng hoá tồn kho và toán tiêu thụ hàng hoá ; Kế toán tổng hợp kiêm kế toán tiêu thụ tài sản cố định: Các kế toán này có nhiệm vụ theo dõi ghi chép những nghiệp vụ mình được phân công công tác.
- Bộ phận thống kê thực hiện quá trình thông tin bao gồm việc thu thập và xữ lý thông tin về tình hình kinh doanh của Công ty.
- Bộ phận kế hoạch căn cứ những thông tin, phân tích và lập các phương án kế hoạch tài chính cho Công ty .
* Tổ chức phòng kế toán kế hoạch được phản ánh theo sơ đồ sau:
Kế toán trưởng Kế toán vốn, tiền Kế toán công nợ Kế toán hàng tồn kho Kế toán các cửa hàng Kế toán tổng hợp kiêm kế toán Thống kê kế hoạch
1.2.4 Phòng ngiệp vụ thị trường .
* Chức năng:
Phòng nghiệp vụ thị trường có chức năng phân tích và lập kế hoạch về thị trường tiêu thụ sản phẩm. Tổ chức nguồn hàng cùng với ban giám đốc tiến hành các nhiệm vụ kinh doanh.
- Thực hiện chức năng Marketing bao gồm việc xác định và thực hiện các chiến lược sản phẩm, chiến lược giá, thiết lập các kênh phân phối, têu thụ sản phẩm, chiến lược quảng cáo sản phẩm, chiến lược quảng cáo khuyến mại...
* Nhiệm vụ:
- Tham mưu cho ban giám đốc trong việc mở rộng phát triển kinh doanh trong và ngoài nước về ngành hàng tạp phẩm, dụng cụ trong gia đình.
- Xây dựng kế hoạch xuất nhập kế hoạchẩu dài hạn, ngắn hạn và các biện pháp chỉnh để tổ chức thực hiện kế hoạch đó sau khi được các cấp có thẩm quyền phê duyệt
- Liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước tổ chức sản xuất tạo ra hàng tiêu dùng trong nước và xuất khẩu.
- Chủ động nắm nhu cầu của thị trường để cải tiến phương thức kinh doanh đa dạng hoá mặt hàng thích ứng được với cơ chế thị trường.
Phòng nghiệp vụ thị trường bao gồm trưởng phòng trực tiếp chỉ đạo các công việc của phòng theo đúng qui định của qui chế tổ chức và hoạt động của Công ty. 2 phó phòng nghiệp vụ thị trường 1 phụ trách thị trường trong nước và 1 phó phòng phụ trách nghiệp vụ xuất khẩu. Các cán bộ nghiệp vụ thị trường có nhiệm vụ nghiên cứu, phân tích sự biến động của thị trường, quan hệ với các nhà cung cấp, kế hoạchách hàng nhằm thực hiện việc tổ chức nguồn hàng và thiết lập hệ thống tiêu thụ
1.2.5 Phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động I và Phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động II.
nghiệp vụ thị trường, tuy nhiên phòng nghiệp vụ thị trường phụ trách các loại hàng tạp phẩm và dụng cụ gia đình còn hai phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động phị trách các nghiệp vụ thị trường đối với hang bảo hộ lao động như hàng vải, quần áo, các thiết bị bảo hộ lao động.
* Chức năng.
Hai phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động có chức năng phân tích và lập kế hoạch về kinh doanh hàng bảo hộ lao động.
- Thực hiện chức năng marketinh về hàng bảo hộ lao động. * Nhiệm vụ:
- Tham mưu cho ban giám đốc về việc kinh doanh trong và ngoài nước về hàng bảo hộ lao động.
- phân tích thị trường hàng bảo hộ lao động.
- Bám sát các nhà máy, hầm mỏ, các công trình lớn nhằm mắm nhu cầu và cung ứng hàng bảo hộ lao động.
Đứng đầu phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động là trưởng phòng phụ trách công việc chung của phòng. Giúp việc cho trưởng phòng là các phó phòng phụ trách từng lĩnh vực được phân công.
Các cán bộ nghiệp vụ, nhân viên có nhiệm vụ bám sát các cơ sở của nhà cung ứng và khách hàng, tạo nguồn hàng tiêu thụ đánh giá chât lượng mẫu mã của sản phẩm.
1.2.6 Các đơn vị trực tiếp kinh doanh:
Các đơn vị trực tiếp kinh doanh bao gồm cửa hàng bảo hộ lao động tại 12 Đoàn Thị Điểm, cửa hàng bách hoá số 1 và số 2 Cát Linh, trạm bách hoá Hà Nội tai đường Giải phóng có chức năng trực tiếp kinh doanh .
Nhiệm vụ của các cửa hàng, trạm này là :
- Tổ chức kinh doanh, bán buôn bán lẻ hàng tạp phẩm bảo hộ lao động, hàng công nghiệp tiêu dùng, hàng điện tử điện lạnh, văn phòng phẩm, mỹ phẩm, vật liệu xây dựng, vật tư, nguyên liệu phục vụ cho sản xuất.
- Trực tiếp xuất khẩu hàng bách hoá, nông sản, thực phẩm rau quả, may mặc, thủ công mỹ nghệ, sản xuất gỗ, các mặt hàng liên doanh liên kết tạo ra kể cả hàng tạm nhập, tái xuất .
- Thực hiện các dịch vụ cung ứng hàng xuất khẩu, tổ chức tiêu thụ hàng nhập kế hoạchẩu cho các đơn vị trong và ngoài nước.
- Đại lý cho các hãng sản xuất, kinh doanh về những mặt hàng thuộc diện kinh doanh của Công ty theo đúng qui định của nhà nước.
- Đứng đầu các cửa hàng, trạm là các cửa hàng trưởng và trạm trưởng quản lý việc mua bán xuất nhập kho của cửa hàng, trạm. Bán buôn và bán lẻ được thực hiện bởi các nhân viên bán hàng của Công ty .