Trên cơ sở phân tích thực trạng giao nhận hàng hóa xuất khẩu theo phương thức vận tải container đường biển tại công ty cổ phần Interlink, luận văn Thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu theo phương thức vận tải container đường biển tại công ty cổ phần Interlink đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động của dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển tại công ty cổ phần Interlink.
Giới thiệu chung
Lý do chọn đề tài
Nền kinh tế Việt Nam đã phát triển mạnh mẽ từ khi thực hiện chính sách mở cửa và gia nhập các tổ chức kinh tế toàn cầu, dẫn đến sự gia tăng đáng kể trong khối lượng hàng hóa giao dịch với nước ngoài Sự phát triển của ngành sản xuất thương mại yêu cầu ngành logistics, đặc biệt là dịch vụ giao nhận, phải phát triển tương xứng Các doanh nghiệp hiện nay thường thuê ngoài dịch vụ giao nhận để tập trung vào hoạt động kinh doanh chính, nhằm đảm bảo chất lượng và số lượng hàng hóa giao nhận đúng thời điểm và địa điểm với chi phí hợp lý Vận tải biển, chiếm hơn 90% sản lượng hàng hóa thương mại toàn cầu, được ưa chuộng nhờ tính kinh tế và thuận lợi trong quy hoạch tuyến vận tải, với phương thức gửi hàng bằng container ngày càng trở thành hoạt động kinh doanh tiềm năng.
Thị trường giao nhận vận tải tại Việt Nam chủ yếu do các doanh nghiệp lớn nước ngoài chi phối, trong khi các doanh nghiệp Việt Nam thường là vừa và nhỏ Cơ sở hạ tầng và năng lực chuyên môn của họ chưa đáp ứng được yêu cầu phức tạp của dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế Điều này dẫn đến việc doanh nghiệp thường xuyên gặp rủi ro trong quá trình cung cấp dịch vụ, từ việc làm chứng từ cho đến các vấn đề liên quan đến thủ tục hải quan.
Công ty cổ phần Interlink hướng đến việc trở thành một trong những nhà cung cấp dịch vụ logistics hàng đầu tại Việt Nam, đồng thời chiếm lĩnh vị trí số một trong tâm trí của khách hàng.
SVTH, do Vũ Thị Bích Vân điều hành, đang tập trung đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng trong lĩnh vực cung ứng dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế Công ty chú trọng vào các đầu mối trọng điểm như Hà Nội, Đà Nẵng và thành phố Hồ Chí Minh, nhằm mở rộng và đa dạng hóa các loại hình dịch vụ logistics.
Hiện nay, Interlink đang nỗ lực cải tiến dịch vụ giao nhận hàng hóa đường biển, mặc dù vẫn còn nhiều khía cạnh chưa hoàn thiện Dịch vụ hiện tại chưa đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng và chưa mang lại lợi nhuận tối đa.
Dựa trên những khía cạnh đã nêu và kinh nghiệm thực tập tại công ty, tôi quyết định chọn đề tài "Thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng phương thức vận tải container đường biển tại Công ty Cổ phần Interlink" cho khóa luận tốt nghiệp của mình.
Mục đích nghiên cứu
Dựa trên việc phân tích thực trạng giao nhận hàng hóa xuất khẩu qua phương thức vận tải container đường biển tại Công ty Cổ phần Interlink, bài viết này đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện hoạt động dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển tại công ty.
Đối tượng nghiên cứu
Thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu theo phương thức vận tải container đường biển tại công ty cổ phần Interlink
Phương pháp nghiên cứu
Việc thu thập số liệu liên quan đến thủ tục hải quan điện tử, soạn thảo và bàn giao chứng từ, cũng như giao nhận hàng hóa tại cảng là rất quan trọng Qua việc lắng nghe và trao đổi trực tiếp với doanh nghiệp, chúng tôi ghi nhận những vướng mắc mà họ đang gặp phải và tìm ra các giải pháp từ phía ban quản trị.
Dựa trên kết quả đó, tiến tới phân tích những số liệu thu thập được để đánh giá, so sánh tình hình hoạt động trong những năm gần đây
SVTH: VŨ THỊ BÍCH VÂN TRANG 3
Thu thập số liệu và thông tin thứ cấp là quá trình lấy dữ liệu từ các báo cáo của công ty và các trang mạng chuyên ngành như Hải quan, Bộ Công Thương.
Phân tích dữ liệu là quá trình tổng hợp kết quả nghiên cứu từ dữ liệu thứ cấp vào báo cáo, sử dụng bảng biểu và sơ đồ để minh họa rõ ràng các nội dung nghiên cứu.
Luận văn đã sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu như phương pháp thống kê và phương pháp so sánh
Luận văn thực hiện phương pháp này như sau:
Bước đầu tiên trong nghiên cứu hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng vận tải container đường biển tại công ty cổ phần Interlink là thu thập và tóm tắt số liệu, sau đó trình bày và tính toán các đặc trưng khác nhau liên quan đến nội dung nghiên cứu.
Bước 2: Phân tích mối liên hệ giữa các số liệu thu thập
Bước 3: Dự đoán xu hướng phát triển của hoạt động giao nhận tại công ty và đế xuất giải pháp
Bước 1: Xác định các chỉ tiêu, nội dung so sánh
Bước 2: Xác định nội dung so sánh
Bước 3: Xác định điều kiện để so sánh được các chỉ tiêu
Bước 4: Xác định mục đích so sánh
Bước 5 Thực hiện và trình bày kết quả so sánh.
Phạm vi nghiên cứu
Bài báo cáo thực tập này được tiến hành tại Công ty cổ phần Interlink
SVTH: VŨ THỊ BÍCH VÂN TRANG 4
Thời gian nghiên cứu thực tế, hình thành ý tưởng, thu thập tài liệu từ ngày 06/03/2017 đến 06/06/2017
Mục tiêu của đợt thực tập
Hội nhập vào môi trường thực tế của doanh nghiệp
Vận dụng những kiến thức đã học vào môi trường thực tế tại doanh nghiệp
Biết cách ứng xử trong các mối quan hệ tại doanh nghiệp
Kết cấu của khóa luận
Khóa luận gồm có 5 chương:
Chương 2: Cơ sở lý luận
Chương 3: Giới thiệu công ty cổ phần Interlink
Chương 4: Thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển tại công ty cổ phần Interlink
Chương 5: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển tại công ty cổ phần Interlink
SVTH: VŨ THỊ BÍCH VÂN TRANG 5
Cơ lở lý luận
Khái niệm về giao nhận và người giao nhận
Khái niệm về giao nhận
Theo Liên đoàn quốc tế các hiệp hội giao nhận (FIATA), giao nhận vận tải bao gồm mọi dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, xếp dỡ, đóng gói và phân phối hàng hóa Ngoài ra, nó còn bao gồm các dịch vụ phụ trợ và tư vấn liên quan, chẳng hạn như vấn đề hải quan, tài chính, khai báo hàng hóa cho mục đích chính thức, mua bảo hiểm hàng hóa và xử lý các chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Theo luật thương mại Việt Nam năm 2005, giao nhận hàng hóa được định nghĩa là hành vi thương mại, trong đó dịch vụ giao nhận nhận hàng từ người gửi và thực hiện các thủ tục liên quan đến vận chuyển, lưu kho và giao hàng cho người nhận Tóm lại, giao nhận hàng hóa bao gồm các nghiệp vụ và thủ tục cần thiết để di chuyển hàng hóa từ người gửi đến người nhận.
Hoạt động giao nhận là một phần của chuỗi logistics
Thuật ngữ logistics đã xuất hiện từ lâu, bắt đầu từ lĩnh vực quân sự, nơi nó liên quan đến việc di chuyển quân lương, bố trí lực lượng và quản lý kho tàng nhằm đạt được chiến thắng Trong sản xuất kinh doanh, logistics tập trung vào việc tối thiểu hóa chi phí, từ mua sắm nguyên vật liệu đến lập kế hoạch sản xuất và giao hàng hiệu quả.
Theo điều 233 Luật Thương mại nói rằng:
Dịch vụ Logistics là hoạt động thương mại quan trọng, trong đó thương nhân tổ chức thực hiện nhiều công việc như nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi và làm thủ tục hải quan để đảm bảo hàng hóa được giao đến tay khách hàng một cách hiệu quả và đúng thời gian.
SVTH: VŨ THỊ BÍCH VÂN TRANG 6 quan, các thủ tục giấy tờ khác có liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuận với khách hàng để hưởng thù lao”
Hiện nay, sự phát triển của sản xuất và lưu thông đã làm cho hoạt động vận chuyển hàng hóa trở nên phong phú và phức tạp hơn, yêu cầu dịch vụ vận tải giao nhận phải thích nghi Người kinh doanh dịch vụ này không chỉ cung cấp các dịch vụ vận chuyển đơn lẻ mà còn tham gia vào các khâu như gom hàng, xếp hàng, lắp ráp, đóng gói, cung cấp kho bãi, lưu trữ hàng hóa và xử lý thông tin Do đó, vận tải giao nhận đã trở thành hoạt động quản lý toàn bộ chuỗi phân phối vật lý, đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung-cầu và biến người vận tải giao nhận thành nhà cung cấp dịch vụ logistics.
Dịch vụ giao nhận là một thành phần quan trọng trong hệ thống logistics, trong khi logistics đại diện cho sự tiến bộ và hoàn thiện của dịch vụ vận tải giao nhận.
Theo FIATA, người giao nhận (Forwarder, Freight forwarder hay Forwarding agent) là cá nhân hoặc tổ chức chịu trách nhiệm sắp xếp việc vận chuyển hàng hóa theo hợp đồng ủy thác, hoạt động vì lợi ích của người ủy thác mà không phải là người chuyên chở Họ đảm bảo thực hiện tất cả các công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận, bao gồm lưu kho, trung chuyển và làm thủ tục hải quan kiểm hóa.
Theo Ủy ban Kinh tế, Xã hội châu Á - Thái Bình Dương (ESCAP), người giao nhận vận tải là đại lý ủy thác, thực hiện các nhiệm vụ cho nhà xuất nhập khẩu, từ việc lưu cước và làm thủ tục thuế quan đến cung cấp dịch vụ trọn gói cho toàn bộ quá trình vận tải và phân phối hàng hóa.
SVTH: VŨ THỊ BÍCH VÂN TRANG 7
Người giao nhận hàng hóa có thể là chủ hàng, chủ tàu, công ty xếp dỡ, kho hàng, hoặc bất kỳ cá nhân nào có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận Họ có thể đảm nhận công việc giao nhận hàng hóa cho chính mình hoặc thay mặt cho chủ hàng Các cá nhân hoặc tổ chức này thường có trình độ chuyên môn nhất định trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa.
Biết kết hợp nhiều phương thức vận tải khác nhau
Biết tận dụng tối đa dung tích, trọng tải của các công cụ vận tải nhờ vào dịch vụ gom hàng
Kết hợp hiệu quả giữa vận tải, giao nhận và xuất nhập khẩu là yếu tố quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa Để đảm bảo sự thông suốt, cần duy trì mối liên hệ chặt chẽ với các tổ chức liên quan như Hải quan, Đại lý hãng tàu, công ty bảo hiểm và bến cảng.
Dịch vụ giao nhận hỗ trợ người kinh doanh xuất nhập khẩu hoạt động hiệu quả, cho phép họ sử dụng kho bãi của bên giao nhận hoặc thuê kho, từ đó giảm chi phí lưu trữ Điều này cũng giúp giảm chi phí quản lý hành chính và đơn giản hóa bộ máy tổ chức, tạo điều kiện cho việc tập trung vào hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu.
Phạm vi của dịch vụ giao nhận
Trước đây, người làm giao nhận chỉ đảm nhận các công việc cơ bản như xếp dỡ, lưu kho, làm thủ tục giấy tờ và vận tải nội địa cho nhà xuất khẩu và nhập khẩu ủy thác Tuy nhiên, với sự phát triển của nền sản xuất và thương mại, cũng như tác động của tự do hóa quốc tế, dịch vụ giao nhận đã mở rộng phạm vi hoạt động Hiện nay, người giao nhận có thể thay mặt người gửi và nhận hàng để quản lý toàn bộ quá trình vận chuyển hàng hóa cho đến tay người nhận cuối cùng, trừ khi họ muốn tự mình tham gia vào các thủ tục chứng từ.
SVTH: VŨ THỊ BÍCH VÂN TRANG 8 cung cấp dịch vụ trực tiếp hoặc thông qua đại lý, cũng như thuê ngoài từ các bên thứ ba Các dịch vụ mà người giao nhận có thể cung cấp bao gồm nhiều loại hình khác nhau.
Chuẩn bị hàng hóa để chuyên chở
Tổ chức, chuyên chở hàng hóa trong phạm vi ga, cảng, sân bay
Tổ chức xếp dỡ hàng hoá
Tư vấn cho khách hàng trong việc chuyên chở
Ký kết hợp đồng với người chuyên chở, thuê phương tiện vận tải, lưu cước
Làm các thủ tục gửi hàng, nhận hàng
Làm thủ tục hải quan, kiểm kiện, kiểm dịch
Mua bảo hiểm cho hàng hóa
Lập các chứng từ cần thiết cho quá trình thanh toán gửi hàng, nhận hàng
Thanh toán, thu đổi ngoại tệ
Nhận hàng từ chủ hàng, giao cho người chuyên chở và giao cho người nhận
Gom hàng, lựa chọn tuyến đường vận tải, phương thức vận tải và người chuyên chở phù hợp
Thu xếp chuyển tải hàng hóa
Đóng gói bao bì, phân loại, tái chế hàng hoá
Nhận và kiểm tra các chứng từ cần thiết liên quan đến sự vận động của hàng hoá
Lưu kho, bảo quản hàng hóa
Thanh toán cước phí, chi phí xếp dỡ, chi phí lưu kho, lưu bãi
Thông báo tình hình đi và đến của các phương tiện vận tải
Thông báo tổn thất với người chuyên chở
Giúp chủ hàng trong việc khiếu nại đòi bồi thường
SVTH: VŨ THỊ BÍCH VÂN TRANG 9
Người làm dịch vụ giao nhận không chỉ cung cấp các dịch vụ cơ bản mà còn đáp ứng nhu cầu đặc biệt của khách hàng như vận chuyển máy móc cho các công trình xây dựng lớn, chuyển quần áo may sẵn trong container đến cửa hàng, và vận chuyển hàng triển lãm ra nước ngoài Họ cũng tư vấn cho khách hàng về thị trường, chiến lược xuất nhập khẩu, và các điều kiện giao hàng phù hợp.
Các yếu tố tác động đến hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển
2.3.1 Các yếu tố khách quan
Phạm vi hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển liên quan đến nhiều quốc gia khác nhau, và bất kỳ thay đổi nào như ban hành hay phê duyệt thông tư, nghị định của Chính phủ hay công ước quốc tế đều ảnh hưởng đến hoạt động này Do đó, việc tìm hiểu và cập nhật kịp thời về các nguồn lực, đặc biệt từ các quốc gia khác, là rất quan trọng để người giao nhận thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất.
Môi trường chính trị, xã hội
Biến động trong môi trường chính trị - xã hội tại các quốc gia liên quan đến hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu có ảnh hưởng đáng kể đến quy trình giao nhận Những thay đổi này sẽ tạo cơ sở cho việc xác định trường hợp bất khả kháng và khả năng miễn trách cho người giao nhận và người chuyên chở.
Thời tiết đóng vai trò quan trọng trong việc giao nhận và chuyên chở hàng hóa bằng đường biển, ảnh hưởng đến tốc độ làm hàng và thời gian giao nhận Yếu tố thời tiết không chỉ tác động đến quá trình vận chuyển mà còn quyết định hiệu quả của toàn bộ chuỗi cung ứng.
SVTH: VŨ THỊ BÍCH VÂN TRANG 10 có thể gây thiệt hại nghiêm trọng cho tàu, làm chậm tiến độ giao hàng và dẫn đến những hậu quả kinh tế cho các bên liên quan, đặc biệt trong các tình huống như mưa bão, sóng thần và biển động.
Thời tiết có ảnh hưởng lớn đến chất lượng hàng hóa, dẫn đến nhiều tranh chấp trong quá trình giao nhận Điều này cũng tạo cơ sở để xác định trường hợp bất khả kháng và khả năng miễn trách cho các bên liên quan.
Đặc điểm của hàng hóa
Mỗi loại hàng hóa có những đặc điểm riêng, như nông sản và thủy sản dễ hỏng và biến đổi chất lượng, trong khi máy móc và thiết bị thường cồng kềnh với kích thước lớn Những đặc điểm này quyết định cách bao gói, xếp dỡ và chằng buộc hàng hóa đúng quy cách, đảm bảo chất lượng trong quá trình giao nhận và chuyên chở.
Mỗi loại hàng hóa đều có những đặc điểm riêng, do đó cần các chứng từ khác nhau để xác nhận phẩm chất và chất lượng của chúng Việc chuẩn bị chứng từ sẽ phụ thuộc vào yêu cầu của cơ quan hải quan hoặc theo bộ chứng từ thanh toán được quy định trong L/C, từ đó người giao nhận cần chuẩn bị các loại chứng từ phù hợp.
2.3.2 Các yếu tố chủ quan
Các yếu tố nội bộ của doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận bao gồm cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị và máy móc hiện đại, nguồn vốn đầu tư ổn định, đội ngũ lao động chuyên nghiệp, cùng với chiến lược và mục tiêu kinh doanh rõ ràng.
Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị máy móc
Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị máy móc của người giao nhận bao gồm văn phòng, kho hàng, và các phương tiện bốc dỡ, chuyên chở, bảo quản và lưu kho hàng hóa Để tham gia vào hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển bằng container, người giao nhận cần sở hữu cơ sở hạ tầng hiện đại cùng với trang thiết bị máy móc tiên tiến nhằm phục vụ hiệu quả cho việc gom hàng, chuẩn bị và kiểm tra hàng hóa.
SVTH: VŨ THỊ BÍCH VÂN TRANG 11
Công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong ngành giao nhận, giúp người giao nhận quản lý hiệu quả các hoạt động và thông tin khách hàng, hàng hóa thông qua hệ thống máy tính Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ cho phép thực hiện các thủ tục khai báo hải quan và theo dõi quá trình giao nhận một cách nhanh chóng Nhờ đó, người giao nhận có thể đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng và xây dựng mối quan hệ lâu dài.
Vốn đầu tư là yếu tố then chốt để xây dựng cơ sở hạ tầng và sở hữu trang thiết bị hiện đại Để đảm bảo hiệu quả, người giao nhận cần tính toán kỹ lưỡng trong việc sử dụng vốn nhằm phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật một cách tối ưu.
Trình độ lao động đóng vai trò quan trọng trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển Thời gian giao nhận hàng hóa nhanh chóng phụ thuộc vào kiến thức và kinh nghiệm của những người tham gia Những người có am hiểu sâu sắc sẽ xử lý thông tin hiệu quả hơn, từ đó đảm bảo chất lượng hàng hóa nhờ vào kinh nghiệm làm việc với nhiều loại hàng khác nhau.
Tổ chức và kỹ thuật giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container
Theo tiêu chuẩn ISO 668:1995(E), container hàng hóa (freight container) là một công cụ vận tải có những đặc điểm sau:
Có đặc tính bền vững và đủ độ chắc tương ứng phù hợp cho việc sử dụng lại;
SVTH: VŨ THỊ BÍCH VÂN TRANG 12
Được thiết kế đặc biệt để có thể chở hàng bằng một hay nhiều phương thức vận tải, mà không cần phải dỡ ra và đóng lại dọc đường;
Được lắp đặt thiết bị cho phép xếp dỡ thuận tiện, đặc biệt khi chuyển từ một phương thức vận tải này sang phương thức vận tải khác;
Được thiết kế dễ dàng cho việc đóng hàng vào và rút hàng ra khỏi container;
Có thể tích bên trong bằng hoặc hơn 1 mét khối (35,3 ft khối)
2.4.2 Cách thức đóng hàng vào container
Trong phương thức vận chuyển hàng hóa bằng container, người gửi hàng có trách nhiệm đóng hàng và niêm phong container, đồng thời chịu mọi chi phí liên quan, ngoại trừ trường hợp gửi hàng lẻ Vì vậy, người chuyên chở không thể kiểm tra tình trạng hàng hóa bên trong container khi nhận hàng, và họ sẽ không chịu trách nhiệm về các thiệt hại phát sinh do việc đóng hàng không đúng cách hoặc không kỹ thuật.
Do đó, khi đóng hàng vảo container cần lưu ý các vấn đều sau:
Đặc điểm của hàng hóa chuyên chở
Không phải tất cả hàng hóa đều thích hợp để vận chuyển bằng container, vì vậy việc xác định loại hàng hóa phù hợp với phương thức này rất quan trọng trong quá trình vận chuyển.
Xác định và kiểm tra các loại, kiểu container khi sử dụng
Việc kiểm tra container cần được thực hiện ngay khi nhận từ người giao Nếu phát hiện container không đạt tiêu chuẩn kỹ thuật, cần thông báo ngay cho bên giao và không chấp nhận container đó, hoặc yêu cầu sửa chữa hoặc thay thế Việc tiếp nhận container không đạt yêu cầu kỹ thuật mà không kiểm tra kỹ có thể dẫn đến tổn thất trong quá trình chuyên chở do khiếm khuyết của container.
Khi nhận container, người được ủy thác hàng hóa, như Vũ Thị Bích Vân Trang, cần tự chịu trách nhiệm về mọi hậu quả phát sinh Các yếu tố quan trọng cần kiểm tra bao gồm tình trạng của container, số lượng hàng hóa, và các giấy tờ liên quan để đảm bảo quá trình giao nhận diễn ra suôn sẻ và an toàn.
Kiểm tra bên ngoài container
Kiểm tra bên trong container
Kiểm tra tình trạng vệ sinh container
Kiểm tra các thông số kỹ thuật của container
2.4.3 Phương pháp gửi hàng bằng container
Khi gửi hàng bằng container, tuỳ thuộc vào loại lô hàng mà có các phương pháp giao nhận khác nhau như sau:
Phương pháp nhận nguyên giao nguyên (FCL/FCL)
Hàng nguyên container (Full Container Load - FCL) là các lô hàng lớn của một người gửi hàng, cần được xếp trong một hoặc nhiều container Quy trình nhận nguyên và giao nguyên đảm bảo rằng người chuyên chở nhận hàng từ người gửi (shipper) tại điểm xuất phát và giao hàng nguyên vẹn cho người nhận (consignee) tại điểm đến.
Theo cách gửi hàng FCL/FCL, trách nhiệm về giao nhận, bốc dỡ và các chi phí khác được phân chia như sau:
Trách nhiệm của người gửi hàng (Shipper)
Thuê và vận chuyển container rỗng về kho hoặc địa điểm lưu trữ hàng hóa là bước đầu tiên để đóng hàng Quá trình đóng hàng có thể diễn ra tại trạm đóng hàng hoặc bãi container của đơn vị vận chuyển Trong trường hợp này, người gửi hàng cần tự vận chuyển hàng hóa đến bãi container và thực hiện việc đóng hàng vào container.
Đánh kỹ mã hiệu hàng và ký hiệu chuyên chở
Làm thủ tục hải quan và niêm phong kẹp chì theo quy chế xuất khẩu
SVTH: VŨ THỊ BÍCH VÂN TRANG 14
Vận chuyển và giao container cho người chuyên chở tại bãi container (CY), đồng thời nhận vận đơn do người chuyên chở cấp
Chịu chi phí liên quan đến các thao tác nói trên
Trách nhiệm của người chuyên chở (Carrier)
Phát hành vận đơn cho người gửi hàng
Quản lý và chăm sóc hàng hóa trong container là quy trình quan trọng, bắt đầu từ khi nhận container tại bãi container (CY) của cảng gửi cho đến khi giao hàng cho người nhận tại bãi container của cảng đích Việc này đảm bảo an toàn và đúng thời gian cho hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển.
Bốc container từ bãi container lên tàu để chuyên chở kể cả việc chất xếp container lên tàu
Dỡ container ra khỏi tàu lên cãi container
Trách nhiệm của người nhận chở hàng: Người nhận chở hàng ở cảng đích có trách nhiệm:
Thu xếp giấy tờ nhập khẩu và làm thủ tục hải quan cho lô hàng
Xuất trình vận đơn (B/L) hợp lệ với người chuyên chở để nhận hàng tại bãi container
Vận chuyển container về kho bãi của mình, nhanh chóng rút hàng và hoàn trả container rỗng cho người chuyên chở (hoặc công ty cho thuê container)
Chịu mọi chi phí liên quan đến các thao tác kể trên, kể cả chi phí chuyên chở container về bãi chứa container
Phương pháp nhận lẻ, giao lẻ (LCL/LCL)
Hàng lẻ (Less than container load – LCL) là lô hàng có khối lượng nhỏ không đủ để đóng trong một container Dịch vụ nhận lẻ và giao lẻ cho phép người chuyên chở thu gom hàng từ nhiều người gửi khác nhau, đóng chung trong một container và sau đó giao lẻ cho nhiều người nhận khác nhau.
SVTH: VŨ THỊ BÍCH VÂN TRANG 15
Người gom hàng (consolidator) là những chuyên gia trong lĩnh vực vận chuyển hàng lẻ, có nhiệm vụ tập hợp các lô hàng rời từ nhiều chủ hàng khác nhau Họ tiến hành sắp xếp, phân loại và kết hợp các lô hàng này vào trong container, sau đó niêm phong và thực hiện thủ tục hải quan theo quy định xuất khẩu Sau khi hoàn tất, họ sẽ bốc container từ bãi chứa cảng và gửi xuống tàu để vận chuyển, cuối cùng dỡ container tại bãi chứa cảng đích và giao hàng cho người nhận.
Trách nhiệm của các bên tham gia được phân chia như sau:
Trách nhiệm của người gửi hàng:
Vận chuyển hàng hóa từ kho nội địa đến trạm đóng container (CFS - container freight station) của người gom hàng là một bước quan trọng, và chi phí cho quá trình này sẽ do người gửi hàng chịu.
Chuyển cho người gom hàng những chứng từ cần thiết liên quan đến hàng hóa, vận tải và quy chế thủ tục hải quan
Nhận vận đơn của người gom hàng (HB/L) và trả cước hàng lẻ
Trách nhiệm của người chuyên chở
Người chuyên chở hàng lẻ không nhất thiết phải sở hữu tàu, mà có thể là các hãng tàu hoặc những người tổ chức vận chuyển hàng hóa lẻ Họ có trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ chuyên chở hàng lẻ, bao gồm việc ký phát vận đơn thực (LCL/LCL) cho người gửi hàng, bốc container lên tàu, vận chuyển đến cảng đích, dỡ container ra khỏi tàu, và giao hàng lẻ cho người nhận hàng theo vận đơn đã ký tại cảng đi.
Người tổ chức chuyên chở hàng lẻ là cá nhân hoặc tổ chức đứng ra quản lý việc vận chuyển hàng hóa lẻ, thường do các công ty giao nhận thực hiện dưới danh nghĩa người gom hàng Họ đóng vai trò là người chuyên chở thực sự, khác với vai trò của đại lý (Agent), và chịu trách nhiệm toàn bộ trong quá trình vận chuyển, bắt đầu từ khi nhận hàng cho đến khi giao đến tay người nhận.
SVTH: Vũ Thị Bích Vân Trang 16 là hàng lẻ được gửi từ cảng cho đến khi hoàn tất giao hàng tại cảng đích Vận đơn mà họ ký phát là vận đơn gom hàng (house bill of lading).
Họ phải thuê tàu của người chuyên chở thực tế để chở các lô hàng đã xếp trong container và niêm phong, kẹp chì
Quan hệ giữa người gom hàng lúc này là quan hệ giữa người thuê tàu và người chuyên chở
Người chuyên chở thực hiện việc bốc container lên tàu, ký phát vận đơn chủ (master bill of lading) cho người gom hàng, sau đó dỡ hàng và vận chuyển đến bãi container Cuối cùng, họ giao hàng cho đại lý hoặc đại diện của người gom hàng tại cảng đích.
Trách nhiệm của người nhận chở hàng lẻ
Thu xếp giấy phép xuất nhập khẩu và làm thủ tục hải quan cho lô hàng
Xuất trình vận đơn hợp lệ với người gom hàng hoặc đại diện của người gom hàng để nhân hàng tại bão trả hàng ở cảng đích
Nhanh chóng nhận hàng tại trạm trả hàng (CFS)
Ngoài ra còn có các phương pháp gửi hàng kết hợp như sau:
Phương pháp nhận lẻ, giao nguyên (LCL/FCL)
Phương pháp này được áp dụng khi nhiều chủ hàng cần gửi hàng đến một người nhận tại cùng một địa điểm Các chủ hàng sẽ giao lô hàng lẻ cho người chuyên chở hoặc người gom hàng tại kho hàng lẻ (kho CFS) và nhận HB/L ghi rõ “part of container” Sau khi hoàn tất kiểm tra hải quan, người chuyên chở hoặc người gom hàng sẽ tiến hành đóng hàng vào container tại CFS.
Phương pháp nhận nguyên, giao lẻ (FCL/LCL)
Trình tự giao nhận hàng hóa xuất khẩu vận chuyển bằng container
Trình tự giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container bao gồm các bước cụ thể để chuyển hàng từ người gửi đến người nhận Quá trình này yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều cơ quan và bộ phận chức năng khác nhau.
Một quy trình giao nhận hiệu quả tối ưu hóa chức năng của các bên tham gia, từ đó nâng cao tốc độ và chất lượng dịch vụ, đáp ứng nhu cầu của người dùng và tối đa hóa lợi nhuận cho nhà cung cấp dịch vụ Đối với người giao nhận, quá trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu qua container diễn ra theo một quy trình chặt chẽ và có tổ chức.
2.5.1 Chuẩn bị hàng hóa để giao cho người vận tải
Giao nhận hàng hóa với chủ hàng
Khách hàng chỉ sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp khi dịch vụ đó đáp ứng đúng nhu cầu của họ Để thu hút khách hàng, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận cần tìm hiểu kỹ lưỡng yêu cầu và mong muốn của khách hàng Khi quyết định sử dụng dịch vụ, khách hàng sẽ cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng xuất khẩu cho doanh nghiệp.
Chuẩn bị hàng hóa để giao cho người vận tải: Chủ hàng chuẩn bị hàng hóa và các chứng từ liên quan đến hàng hóa
SVTH: VŨ THỊ BÍCH VÂN TRANG 22
Về hàng hóa: Cần dựa vào hợp đồng hoặc L/C để chuẩn bị hàng hóa về:
Khối lượng hàng cụ thể:
Tên hàng: Phải phù hợp với hợp đồng hoặc L/C
Số lượng: Kiểm tra số dung sai, đơn vị tính (trọng lượng), hàng thay thế,…
Chất lượng sản phẩm cần được kiểm tra dựa trên quy cách tiêu chuẩn hoặc mẫu đã định, đồng thời phải được cấp các chứng từ liên quan đến chất lượng và kiểm dịch động/thực vật.
Bao bì: Yêu cầu phải đảm bảo đúng quy cách, dù mới hay dùng lại đều phải đảm bảo
3 “P”: Bảo về (Protection), Bảo quản được hàng (Preservation), Trình này đẹp (Presentation)
Ký mã hiệu cần tuân thủ đúng yêu cầu của hợp đồng, đảm bảo rõ ràng và chính xác, không bị phai màu Điều này sẽ tạo thuận lợi cho việc vận chuyển, xếp dỡ và giao nhận hàng hóa một cách an toàn.
Thường có 3 loại ký mã hiệu:
Ký mã hiệu tiêu chuẩn (Standardization)
Ký mã hiệu thông tin (Infortimation)
Ký mã hiệu hàng nguy hiểm độc hại (Dangerous and harmful)
Về chứng từ hàng hóa: chủ hàng chuẩn bị các chứng từ như: Giấy phép xuất khẩu
(Export License), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice – C/I), Danh sách hàng (Packing List – P/L), Hợp đồng, L/C (nếu có)
Chủ hàng cung cấp cho doanh nghiệp các chứng từ và hướng dẫn gửi hàng Dựa trên thông tin từ khách hàng, doanh nghiệp thực hiện giao nhận hàng hóa, làm thủ tục hải quan, giám định, kiểm định, tính thuế và thanh toán các cước phí liên quan.
2.5.2 Chuẩn bị chứng từ hàng hóa
Tùy thuộc vào yêu cầu của từng loại hợp đồng hoặc thư tín dụng (L/C) trong trường hợp thanh toán bằng L/C, cần chuẩn bị các chứng từ hàng hóa phù hợp Thông thường, bên cạnh các chứng từ như Giấy phép, cần đảm bảo đầy đủ các tài liệu liên quan khác để đáp ứng yêu cầu thanh toán và giao nhận hàng hóa.
SVTH: VŨ THỊ BÍCH VÂN TRANG 23 xuất khẩu, Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói, người gủi hàng còn phải chuẩn bị các chứng từ sau:
Giấy chứng nhận xuất xứ (CERTIFICATE OF ORIGIN – C/O)
Đối với doanh nghiệp sản xuất và xuất khẩu mặt hàng cố định đã nộp hồ sơ chi tiết, hồ sơ đề nghị cấp C/O cần bao gồm: Đơn đề nghị cấp C/O hợp lệ, mẫu C/O đã khai hoàn chỉnh, bản sao tờ khai hải quan đã hoàn thành thủ tục (có dấu sao y bản chính), bản sao hóa đơn thương mại (có dấu sao y bản chính), bản sao vận tải đơn hoặc chứng từ vận tải tương đương (nếu không có vận tải đơn), và bản tính toán chi tiết hàm lượng giá trị khu vực hoặc bản kê khai mã HS của nguyên liệu đầu vào và sản phẩm đầu ra.
Nếu chưa có bản sao tờ khai hải quan hoàn tất và vận tải đơn, người đề nghị cấp C/O có thể nợ các chứng từ này trong vòng 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận C/O.
SVTH: VŨ THỊ BÍCH VÂN TRANG 24
Đối với thương nhân đề nghị cấp C/O lần đầu hoặc sản phẩm mới xuất khẩu lần đầu, ngoài các chứng từ cần thiết, Tổ chức cấp C/O có thể kiểm tra thực tế tại cơ sở sản xuất và yêu cầu nộp thêm tài liệu sau: quy trình sản xuất hàng hóa, tờ khai hải quan nhập khẩu nguyên liệu, hợp đồng mua bán hoặc hóa đơn giá trị gia tăng cho nguyên liệu trong nước, xác nhận từ người bán hoặc chính quyền địa phương, giấy phép xuất khẩu (nếu có), và các chứng từ cần thiết khác.
(3) Mã HS của hàng hóa khai trên C/O là mã HS của nước nhập khẩu Trường hợp mã
Mã HS nước nhập khẩu khác với mã HS nước xuất khẩu, do đó, thương nhân cần cam kết tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của mã HS mà họ khai báo.
Giấy kiểm tra phẩm chất, số lượng, trọng lượng hàng hóa (kiểm dịch, giám định, hun trùng)
Trước khi tiến hành giao hàng, người xuất khẩu cần phải kiểm tra kỹ lưỡng về chất lượng, số lượng và trọng lượng của hàng hóa Đối với hàng xuất khẩu là động vật, thực vật hoặc thực phẩm, việc kiểm tra khả năng lây lan bệnh và thực hiện các biện pháp phòng ngừa dịch bệnh, sâu bọ là điều bắt buộc.
Hệ thống kiểm tra hàng xuất khẩu được tiến hành ở 2 cấp:
SVTH: VŨ THỊ BÍCH VÂN TRANG 25
Trong nhiều trường hợp, việc giám định cần phải được thực hiện bởi tổ chức giám định độc lập theo quy định của nhà nước hoặc yêu cầu của người mua Các tổ chức như Vonacotrol, Foodcontrol, Cafecontrol và Davicontrol là những ví dụ điển hình cho việc này.
Quy trình giám định hàng hóa gồm các bước sau:
(1) Nộp hồ sơ yêu cầu giám định, hồ sơ gồm:
Giấy yêu cầu giám định
Hợp đồng + phụ kiện hợp đồng (nếu có)
L/C và tu chỉnh L/C (nếu có)
(2) Cơ quan giám định tiến hành giám định hàng hóa tại hiện trường
(3) Cơ quan giám định thông báo kết quả và cấp giấy chứng nhận tạm để làm thủ tục hải quan (nếu có yêu cầu)
(4) Kiểm tra vệ sinh hầm hàng (xuất khẩu gạo, nông sản, )
(5) Giám sát quá trình xuất hàng
(6) Cơ quan giám định cấp chứng thư chính thức
Khi hàng hóa cần khử trùng, chủ hàng cần gửi đơn đến "Công ty khử trùng - Chi cục kiểm dịch thực vật" để xin thực hiện quy trình khử trùng Sau khi hoàn tất, chủ hàng sẽ nhận được giấy chứng nhận xác nhận hàng hóa đã được khử trùng.
Chứng từ bảo hiểm (Measurement Certificate)
Chứng từ bảo hiểm là tài liệu quan trọng do tổ chức bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm, nhằm hợp thức hóa hợp đồng bảo hiểm và điều chỉnh mối quan hệ giữa hai bên Trong đó, tổ chức bảo hiểm cam kết bồi thường cho những tổn thất phát sinh từ các rủi ro đã thỏa thuận trong hợp đồng, trong khi người được bảo hiểm có trách nhiệm thanh toán phí bảo hiểm theo quy định.
SVTH: VŨ THỊ BÍCH VÂN TRANG 26
(1) Làm giấy yêu cầu bảo hiểm:
Căn cứ vào hợp đồng và L/C (nếu có) điền đầy đủ các nội dung sau trong giấy yêu cầu bảo hiểm:
Tên người được bảo hiểm
Tên hàng hóa cần bảo hiểm
Loại bao bì, cách đóng gói và ký mã hiệu của hàng hóa được bảo hiểm
Trọng lượng hay số lượng hàng hóa cần bảo hiểm
Tên tàu hoặc tên phương tiện vận chuyển
Cách thức xếp hàng được bảo hiểm xuống tàu (Xếp trên boong, dưới hầm tàu, chở rời, )
Nơi bắt đầu vận chuyển, chuyển tải và nơi nhận hàng hóa được bảo hiểm
Ngày, tháng phương tiện chở hàng bắt đầu rời bến
Giá trị hàng hóa được bảo hiểm và số tiền bảo hiểm
Nơi thanh toán bồi thường
