VIỆN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ QUÂN SỰ VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM KIỂM PHIẾU PHỤC VỤ ĐẠI HỘI ĐẢNG CÁC CẤP Hà Nội Năm 2020 MỤC LỤC I GIỚI THIỆU CHUNG 3 II HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT 3 1 Cài đặt chương trình 3 2 Thiết lập phần mềm scan phiếu 6 III CÁC CHỨC NĂNG CỦA CHƯƠNG TRÌNH 11 1 Khởi động chương trình 11 2 Chức năng Khai báo Đại hội 12 3 Chức năng Danh sách bầu cử 15 4 Chức năng Kiểm phiếu tự động 23 4 1 Kiểm phiếu có số dư 24 4 2 Kiểm phiếu bầu tròn 32 4 3 Kiểm phiếu xin.
GIỚI THIỆU CHUNG
Phần mềm kiểm phiếu bầu cử được phát triển bởi Viện Công nghệ thông tin và Viện Khoa học và Công nghệ quân sự, phối hợp với Cục Tổ chức, Tổng cục Chính trị, đã được bàn giao cho Ban Tổ chức Trung ương trước Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ XII (nhiệm kỳ 2015-2020) Phần mềm này đã được sử dụng hiệu quả trong các Đại hội Đảng các cấp và Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ XII của Đảng.
Qua quá trình sử dụng, các phần mềm đã chứng minh tính chính xác và khách quan, đồng thời thể hiện những ưu điểm vượt trội trong công tác kiểm phiếu.
Theo công văn số 287/TC-ĐV của Cục Tổ chức, Tổng cục Chính trị ngày 16/3/2020, việc xây dựng phần mềm kiểm phiếu bằng máy vi tính nhằm phục vụ tập huấn cho các tỉnh, thành ủy và đảng ủy trực thuộc Trung ương đã được triển khai Dựa trên hướng dẫn số 03-HD/TW ngày 20/3/2020 về Quy chế bầu cử trong Đảng, Viện Công nghệ thông tin và Viện Khoa học và Công nghệ quân sự đã phối hợp với các cơ quan như Phòng Công nghệ thông tin, Ban Tổ chức Trung ương và Bộ Tư lệnh 86 để nghiên cứu và phát triển phần mềm này Mục tiêu là đảm bảo sự thống nhất trong việc sử dụng phần mềm kiểm phiếu tại Đại hội Đảng các cấp trong nhiệm kỳ 2020-2025 trên toàn quốc.
Phần mềm kiểm phiếu được xây dựng đảm bảo tính chính xác, tính bảo mật.
Kiểm phiếu bầu cử tại Đại hội Đảng các cấp có thể thực hiện theo hai phương pháp: kiểm phiếu bằng công nghệ tự động nhận dạng hình ảnh cho những đơn vị trang bị máy quét ảnh, và kiểm phiếu bằng phương pháp bán tự động cho các đơn vị không có máy quét Cả hai phương pháp này đều đảm bảo kết xuất biên bản bầu cử chính xác, tuân thủ quy chế, và rút ngắn thời gian bầu cử.
Để sử dụng phần mềm, máy tính cần có cấu hình tối thiểu gồm CPU Intel Core i3, RAM 4GB và hệ điều hành Windows 7 trở lên Ngoài ra, cần cài đặt các phần mềm Microsoft Word, Excel và PowerPoint phiên bản 2007 hoặc mới hơn Đối với vị trí kiểm phiếu bằng công nghệ nhận dạng hình ảnh, cần trang bị thêm máy quét ảnh tốc độ cao, có khả năng quét ảnh đen trắng với độ phân giải 200 DPI.
HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT
Cài đặt chương trình
Kích đúp chuột vào file setup.exe trong thư mục chứa bộ cài chương trình, khi đó xuất hiện màn hình sau:
Trên màn hình thể hiện thư mục mà phần mềm sẽ được cài đặt ra trên máy tính, ví dụ trong trường hợp này là C:\Phan mem kiem phieu\
Tiếp tục kích vào nút
Kích để hoàn thành việc cài đặt.
Sau khi cài đặt xong sẽ có shortcut trên desktop.
Thiết lập phần mềm scan phiếu
Yêu cầu đối với hình ảnh của phiếu bầu cử như sau:
- Định dạng ảnh là JPG
- Độ phân giải khi quét là 200 DPI
- Chế độ ảnh trắng đen (Black and White hoặc grayscale).
- Bật chế độ làm thẳng ảnh (Straighten hoặc Deskew) khi quét để tránh phiếu bị nghiêng.
Để đảm bảo thứ tự phiếu bầu trong phần mềm khớp với thứ tự trên tập phiếu, bạn nên thiết lập tên file ảnh theo định dạng “PBC” theo sau là ba chữ số thể hiện số thứ tự, ví dụ: “PBC 001.jpg”, “PBC 002.jpg”, “PBC 003.jpg”,…
Ví dụ trong trường hợp sử dụng máy Scan Kodak i2600, và phần mềm PaperPort để quét phiếu, thì chúng ta thiết lập như sau:
Chạy chương trình PaperPort, chọn Scan Settings
Chọn , sau đó kích vào Sau đó chọn tab SET Chọn
“Auto-straighten” và “Erase Edges”
Kích vào Erase Edges Settings, sau đó thiết lập như hình sau:
Kích vào , sau đó chọn tab Output và thiết lập như hình sau:
Kích vào sau đó chọn tab Scan, thiết lập như hình sau:
Nhấn nút để bắt đầu, sau đó tạo một thư mục lưu trữ cho Phiếu mẫu và Phiếu quét trên máy tính Ví dụ, bạn có thể tạo thư mục D:\May0 để lưu trữ dữ liệu hình ảnh phiếu cho tổ 0 Trong thư mục D:\May0, hãy tạo thêm hai thư mục con là PhieuMau và PhieuQuet để chứa các file ảnh phiếu mẫu và phiếu quét.
Sau đó vào phần mềm PaperPort, chọn ở trên thanh menu phía trên cùng màn hình Kích chuột phải trên khung Folder bên trái màn hình, chọn “Folder manager”.
Khi đó sẽ xuất hiện cửa sổ như sau:
Kích vào nút Add , chọn thư mục chứa dữ liệu của tổ kiểm phiếu đã tạo ở trên, ví dụ D:\May0
Kích vào , sau đó kích chọn
CÁC CHỨC NĂNG CỦA CHƯƠNG TRÌNH
Khởi động chương trình
- Nhấn đúp chuột vào biểu tượng trên màn hình Desktop, xuất hiện màn hình đăng nhập vào chương trình như sau:
Người dùng cần nhập tên đăng ký là Admin và mật khẩu (nếu có) Khi lần đầu tiên khởi động chương trình, không cần mật khẩu Sau đó, hãy nhập tổ kiểm phiếu và nhấn nút để tiếp tục.
Lưu ý rằng nếu người dùng đăng nhập với tổ kiểm phiếu là 0, chương trình sẽ nhận diện đây là tổ tổng hợp, cho phép người dùng thực hiện toàn bộ chức năng của chương trình Ngược lại, nếu đăng nhập với tổ kiểm phiếu khác 0, chương trình sẽ chỉ cung cấp chức năng kiểm phiếu cho tổ đó.
Sau khi đăng nhập, xuất hiện màn hình giao diện chính của phần mềm như hình dưới:
Các nhóm chức năng của chương trình bao gồm:
- Kiểm phiếu bán tự động
Chức năng Khai báo Đại hội
Chức năng này cho phép người dùng khai báo thông tin của Đại hội, bao gồm thông tin cơ bản, các cuộc bầu cử và danh sách ban kiểm phiếu Để sử dụng, người dùng chỉ cần nhấn vào biểu tượng trên thanh menu ở phía trên màn hình giao diện chính, sau đó màn hình khai báo sẽ xuất hiện.
Người sử dụng nhập tên Đại hội vào ô Tên đại hội, địa danh tổ chức đại hội vào ô Địa danh tổ chức đại hội.
Sau đó cập nhật về các cuộc bầu cử của Đại hội Sử dụng nút ,
, để thêm, sửa, xóa cuộc bầu cử của Đại hội.
Để kết xuất phiếu bầu, kết quả bầu cử và biên bản bầu cử cho cuộc bầu cử xin ý kiến, cần khai báo tên cuộc bầu cử theo mẫu: "Xin ý kiến để bầu vào " Ví dụ: "Xin ý kiến để bầu vào Đoàn đại biểu đi dự ĐHĐB Toàn quốc lần thứ XIII" Người sử dụng cần nhập danh sách ban kiểm phiếu cùng các thông tin như ngày tổ chức đại hội, số đại biểu triệu tập, số đại biểu có mặt và vắng mặt khi bầu cử Để thực hiện, hãy chọn tên cuộc bầu cử trong danh sách ở cửa sổ “CÁC CUỘC BẦU CỬ TRONG ĐẠI HỘI”.
- Để nhập danh sách ban kiểm phiếu chúng ta sử dụng các nút
Để quản lý danh sách ban kiểm phiếu, người dùng có thể thêm, sửa hoặc xóa các thành viên Nếu danh sách ban kiểm phiếu giống nhau trong các cuộc bầu cử khác nhau, hãy sử dụng nút để sao chép danh sách này một cách dễ dàng.
Để nhập thông tin về cuộc bầu cử, người dùng cần điền vào các ô tương ứng với Ngày tổ chức đại hội, số đại biểu được triệu tập, số đại biểu có mặt và số đại biểu vắng mặt lúc bầu cử.
Trong trường hợp cuộc bầu cử là cuộc bầu lấy phiếu xin ý kiến thì người sử dụng kích vào ô
Sau khi hoàn tất việc cập nhật thông tin liên quan đến cuộc bầu cử, hệ thống sẽ thông báo rằng các tham số của cuộc bầu cử đã được ghi nhận thành công.
Kích vào nút để hoàn thành việc khai báo tham số của cuộc bầu cử của Đại hội.
Lưu ý rằng nếu các cuộc bầu cử của Đại hội có cùng ban kiểm phiếu, người dùng có thể dễ dàng sao chép ban kiểm phiếu bằng cách chọn cuộc bầu cử đã nhập ban kiểm phiếu, sau đó nhấn nút sao chép và chọn cuộc bầu cử cần sao chép ban kiểm phiếu để hoàn tất thao tác.
Chức năng Danh sách bầu cử
Chức năng này cho phép người dùng cập nhật danh sách ứng cử và đề cử trong cuộc bầu cử Để sử dụng tính năng này, người dùng chỉ cần nhấp vào biểu tượng trên thanh menu ở phía trên màn hình giao diện chính, và màn hình cập nhật sẽ xuất hiện.
Người sử dụng chọn Cuộc bầu cử bằng cách kích vào biểu tượng , như hình sau:
Tiếp tục kích chọn vào nút ở góc dưới cùng bên trái, khi đó xuất hiện màn hình như sau:
Nhập số lượng bầu vào ô Số lượng bầu
Để nhập danh sách bầu cử, bạn có thể thực hiện qua hai cách: nhập trực tiếp từ phần mềm hoặc từ file Excel Để nhập danh sách từ file Excel, hãy làm theo hướng dẫn cụ thể sau đây.
- Kích vào nút , xuất hiện màn hình như sau:
Kích vào biểu tượng để chọn đường dẫn chứa file excel danh sách bầu cử.
Sau khi chọn file danh sách bầu cử, kích vào nút , hệ thống đưa ra thông báo như sau:
Kích chọn , sau đó kích vào nút
Kích vào nút để lưu lại danh sách bầu cử. Để nhập danh sách bầu cử trực tiếp từ phần mềm thì thực hiện như sau:
- Kích chuột phải trong cửa sổ “DANH SÁCH BẦU CỬ” chọn
Sau đó nhập các thông tin: Họ và tên, giới tính, ngày sinh, ngày vào đảng, ngày chính thức,…Sau đó kích vào nút
Sau khi nhập xong danh sách bầu cử, kích vào nút để lưu lại danh sách bầu cử.
Trong quá trình lập danh sách, có thể xóa một đại biểu khỏi danh sách bầu cử bằng cách chọn đại biểu đó và kích chuột phải, chọn
Có thể sửa thông tin đại biểu bằng cách chọn tên đại biểu đó, kích chuột phải chọn
Thứ tự sắp xếp các đại biểu trong danh sách bầu cử phải khớp với thứ tự trên phiếu bầu, vì vậy cần kiểm tra kỹ thông tin và thứ tự của các đại biểu Sau khi hoàn tất danh sách, hãy sử dụng chức năng "Tự động sắp xếp danh sách" để sắp xếp theo thứ tự ABC, đảm bảo tuân thủ quy chế bầu cử của đảng (điều 7) Theo quy định, danh sách phải sắp xếp theo tên theo vần A, B, C, nếu có trùng tên thì sắp theo họ, nếu trùng cả họ thì sắp theo đệm, và nếu cả ba đều trùng, người có tuổi đảng cao hơn sẽ được xếp lên trên.
Người dùng có thể thay đổi thứ tự các đại biểu trong danh sách bằng cách chọn một đại biểu, nhấn chuột phải và chọn tùy chọn để điều chỉnh thứ tự trên phiếu bầu Để cập nhật ảnh cho tất cả các đại biểu, người dùng chỉ cần nhấn nút và một cửa sổ sẽ hiện ra cho phép chọn đường dẫn tới thư mục chứa ảnh đại biểu.
Để cập nhật ảnh đại biểu, trước tiên, người dùng cần chọn thư mục chứa ảnh, ví dụ như thư mục AnhThe, nơi lưu trữ tất cả ảnh của các đại biểu trong danh sách bầu cử Tên file ảnh phải bắt đầu bằng số thứ tự của đại biểu, như 1 Nguyễn Văn A.JPG, 2.JPG, 3.JPG, v.v Để cập nhật ảnh cho một đại biểu cụ thể, người dùng chỉ cần chọn tên đại biểu và nhấn vào biểu tượng bên dưới khung ảnh, sau đó chọn ảnh mới Để xóa ảnh đại biểu, chỉ cần nhấn vào nút bên dưới khung ảnh của đại biểu đó.
Khi cần, có thể sửa lại các thông tin của danh sách bầu cử bằng cách kích vào nút , khi đó xuất hiện màn hình sau:
Sau khi đã sửa xong danh sách bầu cử bấm nút Để in phiếu bầu cử người sử dụng bấm nút , khi đó xuất hiện màn hình sau:
Chương trình cho phép người dùng chọn phiếu in với 1, 2 hoặc 3 cột Sau khi lựa chọn số cột, người dùng chỉ cần bấm nút để xuất phiếu bầu sang Microsoft Word Tại đây, người dùng có thể chỉnh sửa định dạng phiếu bầu cho phù hợp Sau khi đã hoàn tất việc căn chỉnh, người dùng có thể tiến hành in ấn phiếu để phục vụ cho Đại hội.
Để in phiếu bầu cử cho 25 đại biểu mỗi cột, nếu danh sách lớn, người dùng có thể sử dụng Microsoft Word để tạo phiếu Tiêu đề phiếu sẽ được lấy từ phần mềm, trong khi danh sách đại biểu được phân chia thành các cột Để đảm bảo khoảng cách giữa các ký tự và hàng không quá sát, nên sử dụng font chữ không có chân như Arial, với khoảng cách ký tự từ 0.3 đến 0.5 và khoảng cách giữa các hàng là 6pt Để xuất danh sách bầu cử sang file PowerPoint, người dùng chỉ cần nhấn vào nút tương ứng.
Chọn đường dẫn lưu trữ file PowerPoint và nhập tên file, sau đó nhấn nút để xuất danh sách bầu cử Chương trình sẽ tạo ra file PowerPoint với nội dung danh sách bầu cử như hình minh họa.
Nếu người dùng cần chỉnh sửa mẫu biên bản cho cuộc bầu cử này, họ chỉ cần nhấn vào nút, sau đó một cửa sổ sẽ xuất hiện.
Nhấn vào biểu tượng bên phải ô Mẫu biên bản để chọn thư mục lưu mẫu biên bản Chương trình sẽ tạo một file biên bản mẫu tương ứng với cuộc bầu, cho phép người dùng chỉnh sửa theo nhu cầu Khi nhấn vào biểu tượng, một cửa sổ mới sẽ xuất hiện.
Để sửa mẫu biên bản, người dùng cần chọn thư mục chứa file mẫu, nhập tên file và nhấn nút để mở màn hình chỉnh sửa Sau đó, kích vào nút sửa để mở file mẫu biên bản trong Microsoft Word, từ đó có thể điều chỉnh nội dung cho phù hợp và lưu lại Phần mềm hỗ trợ các chức năng chính như kiểm phiếu có số dư, kiểm phiếu bầu tròn và kiểm phiếu xin ý kiến.
Chức năng kiểm phiếu nhanh chóng và chính xác sẽ được hỗ trợ bởi máy quét ảnh, yêu cầu hình ảnh phiếu bầu phải là ảnh đen trắng (.JPG) với độ phân giải 200DPI.
Qui trình thực hiện kiểm phiếu tự động như sau:
- Nhận phiếu từ Ban kiểm phiếu:
Tổ kỹ thuật nhận và kiểm tra số lượng phiếu bầu từ Ban kiểm phiếu sau đó chia phiếu thành từng tập 20 phiếu/tập.
Các phiếu trong mỗi tập cần được sắp xếp đồng nhất, không để mặt phiếu trái chiều (phiếu úp, phiếu ngửa) và phải được đặt theo cùng một hướng (không để phiếu ngược, phiếu xuôi).
Sau khi chia phiếu thành từng tập, chúng ta đưa từng tập vào máy quét ảnh Trong quá trình vận hành máy quét, cần kiểm tra số lượng ảnh của từng tập phiếu để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.
Nếu số lượng ảnh của một tập phiếu bị thiếu, cần kiểm tra lại số lượng phiếu và số lượng ảnh của tập đó Quá trình quét ảnh chỉ được kết thúc khi số lượng phiếu và số lượng ảnh trùng khớp.
Chức năng Kiểm phiếu tự động
4.1 Kiểm phiếu có số dư
Người sử dụng chọn cuộc bầu cử, lần bầu cử, sau đó kích vào nút , khi đó sẽ xuất hiện màn hình kiểm phiếu như sau:
Cột bên trái màn hình hiển thị "DANH SÁCH ỨNG VIÊN", bao gồm danh sách các đại biểu ứng cử và đề cử cho cuộc bầu cử Việc xem xét danh sách này là cần thiết để xác định chính xác các đại biểu tham gia trong lần bầu cử hiện tại.
Thực hiện Bước 1: Chọn phiếu mẫu (chúng ta đã chuẩn bị ở mục trước) bằng cách kích vào nút , khi đó xuất hiện màn hình sau:
Chọn thư mục chứa phiếu mẫu đã quét, sau đó lựa chọn file ảnh của phiếu mẫu và nhấn nút xác nhận Màn hình thông báo sẽ xuất hiện ngay sau đó.
Kích vào nút , xuất hiện màn hình sau:
Để đảm bảo độ chính xác của mẫu phiếu bầu cử, chúng ta cần kiểm tra cẩn thận bằng cách sử dụng các thanh ruler dọc, ngang và viên bi của chuột Mẫu phiếu bầu cử được coi là chuẩn xác khi tất cả danh sách đại biểu nằm dưới nét gạch chân và được viền bằng khung màu đỏ, với kích thước khung màu đỏ đúng bằng kích thước của họ tên Nếu mẫu phiếu không đáp ứng các tiêu chí này, cần phải quét ảnh lại phiếu mẫu và tiến hành quét và học lại mẫu cho đến khi chương trình nhận dạng đúng mẫu.
Sau khi nhận diện phiếu mẫu, bước tiếp theo là chọn thư mục chứa ảnh bằng cách nhấn nút để lấy toàn bộ ảnh của phiếu bầu cử đã được quét.
Chọn thư mục chứa ảnh của phiếu bầu cử sau khi đã quét ảnh và bấm nút , khí đó xuât hiện màn hình sau:
Chương trình sẽ thông báo số file ảnh có trong thư mục mà chúng ta vừa lựa
Kích chọn nút để hoàn thành việc kiểm phiếu tự động.
Kiểm tra kết quả kiểm phiếu tự động là một chức năng quan trọng, giúp người sử dụng thông báo cho Ban kiểm phiếu về các phiếu hợp lệ, không hợp lệ và những phiếu có dấu hiệu nghi ngờ Ban kiểm phiếu sẽ dựa vào những thông tin này để đưa ra kết luận Để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của kết quả bầu cử, nhân viên thao tác máy không được tự ý xác nhận tính hợp lệ hay kết quả trên phiếu bầu, mà mọi quyết định phải tuân theo kết luận của Trưởng ban kiểm phiếu.
Người sử dụng kích vào tab , khi đó xuất hiện màn hình như sau:
Chương trình cung cấp thông tin tổng quan về kiểm phiếu, bao gồm số phiếu đã kiểm, số phiếu hợp lệ, không hợp lệ và nghi ngờ Người dùng có thể lựa chọn loại phiếu cần xem lại, như phiếu hợp lệ, không hợp lệ, hoặc phiếu nghi ngờ, để Ban kiểm phiếu quyết định Quy trình thường bắt đầu với việc kiểm tra xác suất phiếu hợp lệ, sau đó chuyển sang kiểm tra kho phiếu không hợp lệ và phiếu nghi ngờ.
Khi kiểm tra kho phiếu, máy sẽ xác định các phiếu không hợp lệ và phiếu nghi ngờ, hiển thị vị trí trong file tương ứng với số thứ tự phiếu đã quét Sau khi Ban kiểm phiếu đưa ra quyết định về tính hợp lệ, người sử dụng sẽ ghi nhận phiếu hợp lệ hoặc không hợp lệ bằng cách đánh dấu vào ô tương ứng.
Trong trường hợp phiếu không hợp lệ, chương trình sẽ yêu cầu xác nhận lý do Sau khi xác nhận tính hợp lệ, người dùng cần bấm nút để hoàn tất quá trình xác nhận phiếu đã kiểm tra Tiếp theo, bấm nút để chuyển sang phiếu tiếp theo và tiếp tục kiểm tra cho đến khi hoàn tất việc kiểm tra tất cả các phiếu nghi ngờ.
Người dùng có thể kiểm tra kết quả bầu cử bằng cách nhấp vào danh sách bầu cử, sau đó chọn tên đại biểu cần xem kết quả ở ô bên dưới.
Sau đó kích vào nút , khi đó chương trình sẽ tổng hợp ra tất cả các phiếu bầu theo yêu cầu, như hình sau:
Trong quá trình kiểm phiếu tự động, một số phiếu có thể không quét được do tình trạng rách, nhàu, hoặc ướt Để giải quyết vấn đề này, chúng ta có thể áp dụng phương pháp kiểm phiếu bán tự động để nhập và kiểm tra những phiếu đó.
Chức năng kiểm phiếu tự động được sử dụng khi số lượng phiếu bầu đạt bằng số lượng trong danh sách Để thực hiện, người dùng chỉ cần nhấn vào biểu tượng tương ứng.
, sau đó kích vào , khi đó xuất hiện màn hình sau:
Người sử dụng chọn cuộc bầu cử, lần bầu cử, sau đó kích vào nút ,khi đó sẽ xuất hiện màn hình kiểm phiếu như sau:
Các bước tiếp theo thực hiện như hướng dẫn trong phần 4.1 kiểm phiếu có số dư của tài liệu này.
Chức năng này cho phép kiểm phiếu tự động khi cần xin ý kiến đại hội về những ứng cử viên tự ứng cử hoặc được đại biểu đề cử, đặc biệt khi danh sách bầu cử có số dư hơn 30% Để sử dụng chức năng này, người dùng chỉ cần nhấn vào biểu tượng tương ứng.
, sau đó kích vào , khi đó xuất hiện màn hình sau:
Người dùng chọn cuộc bầu cử và lần bầu cử, sau đó nhấn nút để hiển thị màn hình kiểm phiếu, cho phép xem số dư của tài liệu liên quan.
Chức năng Kiểm phiếu bán tự động
Chương trình này hỗ trợ kiểm phiếu Đại hội bằng phương pháp thủ công, cho phép nhập kết quả từng phiếu và tự động tính toán người trúng cử cùng tỷ lệ phần trăm, nhanh chóng tạo biên bản kiểm phiếu Để tránh nhầm lẫn thứ tự phiếu, cần kiểm tra chính xác số lượng phiếu của từng tổ và sử dụng ghim để cố định thứ tự phiếu bầu Điều này giúp đảm bảo không bị lẫn phiếu giữa các tổ và thuận tiện cho việc kiểm tra lại khi có yêu cầu từ ban kiểm phiếu Để thực hiện chức năng này, người sử dụng chỉ cần kích vào biểu tượng tương ứng.
, khi đó xuất hiện màn hình sau:
Người sử dụng chọn cuộc bầu cử, lần bầu cử, sau đó kích vào nút ,khi đó sẽ xuất hiện màn hình kiểm phiếu như sau:
Chương trình cho phép người sử dụng thiết lập giao diện nhập liệu, trong cửa sổ “THIẾT LẬP KHUNG NHẬP LIỆU” ở góc trên cùng bên phải để thiết lập.
Chương trình để mặc định là: “ẩn danh sách bầu” và số cột trên phiếu là: 1
Người dùng có thể bỏ chọn chế độ ẩn danh sách bầu bằng cách kích vào ô tương ứng, đồng thời thiết lập số cột hiển thị trên phiếu bằng cách nhập số vào ô “Số cột trên phiếu” để dễ dàng quan sát, như hình minh họa dưới đây.
- Phần bên trái cho phép người sử dụng thao tác với các phiếu bầu cử
- Phần giữa hiển thị những người đồng ý hoặc không đồng ý trong phiếu bầu cử.
Phần bên phải màn hình cung cấp thông tin cơ bản về tổ kiểm phiếu hiện tại Sau khi hoàn tất thiết lập khung nhập liệu, người dùng bắt đầu quá trình nhập liệu kiểm phiếu Trong quá trình này, người dùng cần nhập số thứ tự của các đại biểu bị gạch tên (không đồng ý) vào ô “Nhập STT không đồng ý”, với các số thứ tự được phân cách bằng dấu cách (ví dụ: 7 8 9 17 20 - lưu ý kết thúc bằng dấu cách) và nhấn phím Enter để hoàn tất.
Lưu ý rằng đối với phiếu bầu tròn và phiếu bầu xin ý kiến, nếu đại biểu không tích hoặc tích vào cả hai ô đồng ý và không đồng ý, phiếu bầu đó sẽ không được tính là đồng ý Do đó, cần nhập số thứ tự của đại biểu này vào ô “Nhập STT không đồng ý”.
Trên màn hình giữa, những người không đồng ý trên phiếu bầu cử sẽ được hiển thị với màu đỏ và có dấu gạch ngang, cho thấy họ sẽ bị gạch khỏi phiếu bầu Điều này giúp các thành viên trong tổ kiểm phiếu dễ dàng quan sát và xác nhận tính chính xác của dữ liệu nhập vào.
Sau khi bấm phím Enter kết thúc nhập phiếu 1, thì chương trình sẽ tự động chuyển sang kiểm phiếu tiếp theo, như màn hình sau:
Tiếp tục lặp lại quy trình kiểm phiếu cho đến khi hoàn tất số lượng phiếu cần kiểm của tổ Nếu phát hiện phiếu không hợp lệ (không do ban kiểm phiếu phát hành, có chữ ký, dấu hiệu, v.v.), người dùng cần chọn phiếu đó và nhấn vào biểu tượng để chọn lý do phiếu không hợp lệ, như hiển thị trên màn hình sau.
Nhập STT không đồng ý, sau đó bấm phím dấu cách (phím space) sau đó bấm phím Enter kết thúc nhập phiếu này
Để kiểm tra lại các phiếu đã được kiểm, người sử dụng chỉ cần nhấn vào nút để xem lại Nếu phát hiện phiếu nhập không chính xác, hãy nhấn vào nút để sửa Chẳng hạn, khi cần kiểm tra và chỉnh sửa phiếu số 5, người dùng chọn phiếu số 5 và nhấn vào nút như hình minh họa dưới đây.
Khi sửa xong kích vào nút
Nếu cần xóa phiếu thì kích vào nút , khi đó hệ thống sẽ đưa ra thông báo để xác nhận việc xóa phiếu:
Chọn nút để hoàn thành việc xóa phiếu.
Trường hợp tổ kiểm phiếu để số thứ tự phiếu không đúng như khi nhập phiếu ta sử dụng chức năng để kiểm lại toàn bộ phiếu của tổ.
Chức năng Thống kê kết quả
Sau khi Ban kiểm phiếu hoàn tất việc kiểm tra các kho phiếu và xác nhận kết quả kiểm phiếu, chúng ta tiến tới bước công bố kết quả cuộc bầu cử Để thực hiện điều này, người dùng chỉ cần nhấn vào nút tương ứng, và màn hình kết quả sẽ hiển thị ngay sau đó.
Người sử dụng chọn cuộc bầu cử và lần bầu cử, sau đó nhấn nút để hiển thị màn hình kiểm phiếu Tiếp theo, bấm nút để chương trình tính toán kết quả kiểm phiếu, với kết quả hiển thị bên trái màn hình Danh sách trúng cử và danh sách bầu lại (nếu có) sẽ xuất hiện ở giữa màn hình, trong khi tổng quan kết quả bầu cử nằm bên phải Người sử dụng có thể nhấn vào tiêu đề của từng bảng để sắp xếp kết quả theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần của từng cột.
Trong trường hợp cần tổ chức bầu lại do thiếu số lượng hoặc có kết quả trùng lặp, chương trình sẽ tự động cung cấp danh sách và số lượng cần bầu tại Tab “Danh sách khác” Chúng ta sẽ thông báo cho Ban kiểm phiếu để chuẩn bị cho cuộc bầu cử tiếp theo, nếu đại hội đồng ý.
Sau khi hoàn tất kiểm tra, người dùng nhấn nút để Trưởng ban kiểm phiếu công bố kết quả trước đại hội hoặc gửi biên bản kiểm phiếu cho Đoàn chủ tịch theo quy định Khi nhấn nút, chương trình tự động xuất kết quả và biên bản kiểm phiếu ra Microsoft Word, cho phép người dùng điều chỉnh cho phù hợp Để xuất kết quả ra file PowerPoint, người dùng chỉ cần nhấn vào nút tương ứng.
, khi đó xuất hiện cửa sổ cho phép người dùng chọn đường dẫn lưu file, nhập tên file sau đó kích vào nút
Chức năng Quản trị hệ thống
7.1 Tổng quan kết quả kiểm phiếu
Chức năng này cung cấp thông tin tổng quan về tình hình kiểm phiếu giữa các tổ Để sử dụng chức năng này, người dùng chỉ cần nhấp vào biểu tượng tương ứng.
, sau đó kích chọn , khi đó xuất hiện màn hình sau:
Để xem kết quả kiểm phiếu, bạn cần chọn thông tin về cuộc bầu cử và lần bầu, sau đó nhấn nút xác nhận Màn hình sẽ hiển thị “KẾT QUẢ KIỂM PHIẾU CÁC TỔ”, bao gồm thông tin về số phiếu đã kiểm, phiếu hợp lệ, phiếu không hợp lệ và phiếu nghi ngờ của từng tổ Tiếp theo, bạn có thể nhấn chuột phải để thực hiện các thao tác cần thiết.
7.2 Xóa toàn bộ dữ liệu
Chức năng này nhằm xóa toàn bộ dữ liệu của Đại hội Để thực hiện chức năng này, người sử dụng kích vào biểu tượng , sau đó kích chọn
, khi đó xuất hiện màn hình sau:
Kích vào nút để hoàn thành việc xóa toàn bộ dữ liệu của Đại hội.
7.3 Gửi dữ liệu cho các tổ kiểm phiếu
Khi kiểm phiếu ở nhiều tổ khác nhau, chúng ta cần gửi danh sách kiểm phiếu của các cuộc bầu cử cho từng tổ Chức năng này chỉ khả thi khi đăng nhập vào tổ kiểm phiếu 0; nếu đăng nhập vào tổ khác, chỉ có thể thực hiện chức năng nhận dữ liệu, kiểm phiếu và gửi dữ liệu Để thực hiện, người sử dụng chỉ cần nhấn vào biểu tượng tương ứng.
, sau đó kích chọn , khi đó xuất hiện màn hình sau:
Chúng ta tiến hành chọn cuộc bầu cử và lần bầu cử cụ thể, sau đó tổ kiểm phiếu cần gửi dữ liệu Tiếp theo, hãy chọn đường dẫn chứa file dữ liệu và gửi cho các tổ bằng cách nhấn vào biểu tượng tương ứng.
Để sử dụng chức năng này, người dùng cần nhấn vào biểu tượng và chọn tùy chọn tương ứng Chương trình sẽ tự động tạo file có tên KIEMPHIEU_DAIHOI_tổ kiểm phiếu.BCU, sau đó copy file này vào thư mục cài đặt phần mềm hỗ trợ đại hội đảng các cấp của tổ đã được xác định Tiếp theo, người dùng sẽ chạy chương trình với tên tổ kiểm phiếu đã được Ban kiểm phiếu chỉ định, và thực hiện các thao tác kiểm phiếu bầu cử theo hướng dẫn trong mục 4 và 5 của tài liệu.
Bấm nút , sau đó chọn thư mục chứa file dữ liệu, như hình sau:
Kích vào nút , hệ thống đưa ra thông báo đã kết xuất dữ liệu, như hình sau:
Sau đó, copy file vừa kết xuất để gửi về “Tổ 0” để tổng hợp.
7.5 Nhận dữ liệu từ các tổ kiểm phiếu
Sau khi các tổ hoàn tất việc kiểm phiếu, họ gửi kết quả về “Tổ 0” để tổng hợp “Tổ 0” sẽ nhận dữ liệu từ các tổ kiểm phiếu bằng cách nhấn vào biểu tượng và thực hiện các bước cần thiết để chọn kết quả.
, khi đó xuất hiện màn hình sau:
Chọn thư mục chứa file dữ liệu của các tổ bằng cách nhấn vào biểu tượng, sau khi chọn xong, thông tin tổng quan về kết quả kiểm phiếu của tổ sẽ được hiển thị trên màn hình.
