SKKN một số BIỆN PHÁP bảo QUẢN tốt hồ sơ lưu TRỮ và văn bản tại TRƯỜNG THPT NGHI lộc 5

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM MỘT SỐ BIỆN PHÁP BẢO QUẢN TỐT HỒ SƠ LƯU TRỮ VÀ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG THPT NGHI LỘC LĨNH VỰC: QUẢN LÝ SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO NGHỆ AN TRƯỜNG THPT NGHI LỘC _ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM MỘT SỐ BIỆN PHÁP BẢO QUẢN TỐT HỒ SƠ LƯU TRỮ VÀ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG THPT NGHI LỘC LĨNH VỰC: QUẢN LÝ Người thực hiện: Lê Thị Khánh - Trường THPT Nghi Lộc Nguyễn Thị Linh Sa - Trường THPT Nghi Lộc Số điện thoại : 0978801293 Nhóm : Văn phịng Năm thực : 2021 - 2022 Năm học: 2021-2022 MỤC LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN I ĐẶT VẤN ĐỀ 1 Lý chọn đề tài: Mục tiêu chọn đề tài: Đối tượng, phạm vi nghiên cứu: Nhiệm vụ nghiên cứu: Lịch sử nghiên cứu: PHẦN II NỘI DUNG NGHIÊN CỨU I Cơ sở lý luận thực tiễn Cơ sở lý luận Cơ sở thực tiễn: II TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC BIỆN PHÁP Giải pháp 1: Giải pháp 2: Giải pháp 3: A ĐỐI VỚI CÔNG VĂN ĐẾN Trình tự theo dõi cơng văn đến Phân loại văn đến: Bóc bì văn đến: Đóng dấu đến: Đăng ký văn đến: Trình tự văn đến 13 Sao văn đến 14 Chuyển giao văn đến 14 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 15 B ĐỐI VỚI CÔNG VĂN ĐI: 17 Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày ghi số, ngày tháng văn 17 Đóng dấu văn (gồm dấu quan loại dấu khác) 20 Đăng ký văn đi: 20 Chuyển giao văn 22 Sắp xếp, bảo quản phục vụ sử dụng lưu 27 C LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ TẠI NHÀ TRƯỜNG 29 Lập danh mục hồ sơ 29 Căn lập danh mục hồ sơ 29 Nội dung lập danh mục hồ sơ 29 Tổ chức lập danh mục hồ sơ 30 Mở hồ sơ 30 Thu thập, cập văn bản, tài liệu vào hồ sơ 31 Kết thúc hồ sơ 31 Kiểm tra, điều chỉnh việc lập hồ sơ 33 Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu thủ tục nộp lưu 34 D QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU 36 1.Quản lý sử dụng dấu 36 Về đóng dấu 36 E QUẢN LÝ HỌC BẠ, SỔ ĐĂNG BỘ, HỒ SƠ CHUYỂN ĐI- CHUYỂN ĐẾN (HỒ SƠ HỌC SINH), HỒ SƠ CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC 37 Học bạ: 37 Sổ đăng 40 Hồ sơ chuyển trường (chuyển đi- chuyển đến) 41 Hồ sơ cấp phát văn bằng, chứng 41 Hồ sơ công chức, viên chức 44 F VIỆC LƯU TRỮ HỒ SƠ THEO CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 45 G VĂN PHÒNG PHẨM 45 III KẾT QUẢ: 46 PHẦN III KẾT LUẬN 47 Những học kinh nghiệm: 47 Ý nghĩa sáng kiếm kinh nghiệm: 47 Khả ứng dụng triển khai: 47 Những kiến nghị đề xuất: 48 TÀI LIỆU THAM KHẢO 49 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Chữ đầy đủ GD&ĐT Giáo dục đào tạo THPT Trung học phổ thông NĐ-CP Nghị định – Chính Phủ THCS Trung học cở BGD&ĐT Bộ Giáo dục đào tạo TT-BNV Thông tư- Bộ Nội vụ QH Quốc hội TT-BCA Thông tư- Bộ Công an CV Công văn 10 HDVTLTNN Hướng dẫn- Văn thư lưu trữ Nhà nước 11 KHTHPTNL5 Kế hoạch- Trung học phổ thơng Nghi Lộc 12 TTr Tờ trình 13 GVCN Giáo viên chủ nhiệm PHẦN I ĐẶT VẤN ĐỀ Công tác Văn thư-Lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiêm cứu khoa học nhu cầu cá nhân Nội dung công tác văn thư bao gồm: Quản lý văn đến, quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ công việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan, quản lý học bạ, sổ đăng bộ, cấp phát văn chứng chỉ, hồ sơ công chức, hồ sơ cán giáo viên… Được đồng ý Sở GD&ĐT Nghệ An, trường THPT Nghi Lộc nhận nhiệm vụ công tác đầu năm học 2009-2010 Với số lượng hồ sơ bàn giao tùy khơng lớn chưa khoa học, khó khăn cho công tác tham khảo hồ sơ Cụ thể công văn đi- công văn đến, học bạ, sổ đăng cán bộ- giáo viên, sổ đăng học sinh, sổ điểm năm, lịch báo giảng, sổ đầu bài….Khi quy mô nhà trường nhiều đại, quan hệ xã hội nhiều đại, quan hệ xã hội ngày rộng chặt chẽ, công tác hành văn thư nói chung, cơng tác học vụ nói riêng không ngừng tăng lên khối lượng, phạm vi địi hỏi phải có chất lượng, tiêu tốn thời gian cán quản lý việc tạo điều kiện để Hiệu trưởng có hiểu biết công tác cần thiết Lý chọn đề tài: Những năm gần đây, nghiệp vụ cơng tác văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Nhà nước Từ có Nghị định 30/2020/NĐ-CP phủ đời, cơng tác văn thư vào nề nềp, nội dung nghiệp vụ Cục văn thư lưu trữ Nhà nước- Bộ nội vụ bước triển khai hướng dẫn ngày hoàn thiện Việc sưu tầm, tuyển chọn hệ thống hóa văn đạo hướng dẫn Đảng Nhà nước công tác quản lý Nhà nước địi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết Thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thông tin văn Nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin lãnh đạo, cán viên chức làm cơng tác văn phịng, cơng tác chun mơn ngành Văn thư- Lưu trữ nói riêng Qua q trình cơng tác nhà trường, việc tổ chức quản lý giải loại văn phương pháp khoa học sở quy định chung nhà nước Tơi nhận thấy cơng tác hành văn thư nói chung, cơng tác học vụ nói riêng nên tơi định chọn đề tài “Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn trường THPT Nghi Lộc 5” Làm sáng kiến kinh nghiệm nhằm giúp nhà trường quản lý hồ sơ sổ sách, quản lý công văn đi-công văn đến tốt Mục tiêu chọn đề tài: Đề tài thực với mục tiêu sau: Một là:Nghiên cứu, phân tích đặc điểm giá trị hồ sơ hình thành hoạt động bảo quản phòng văn thư trường THPT Nghi Lộc Hai là:Qua khảo sát: Thực tế, phân tích thực trạng, kết đạt được, tồn nguyên nhân cơng tác bảo quản hồ sơ phịng văn thư trường THPT Nghi Lộc Do việc xác định giá trị hồ sơ phải tiến hành cách thận trọng, đảm bảo nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn định quản lý tốt hồ sơ, tầm quan trọng mà chúng tơi chọn đề tài “Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn trường THPT Nghi Lộc 5” Đối tượng, phạm vi nghiên cứu: * Đối tượng nghiên cứu: - Công tác bảo quản hồ sơ lưu trữ trường THPT Nghi Lộc - Cơ sở hạ tầng, kho tàng, trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản loại hồ sơ lưu trữ * Phạm vi nghiêm cứu: - Phạm vi đề tài nghiêm cứu phòng văn thư trường THPT Nghi Lộc - Nghiên cứu phương pháp bảo quản số phòng ban để so sánh, đối chiếu, từ đưa giải pháp phù hợp với đặc thù khối hồ sơ phòng văn thư trường THPT Nghi Lộc Đồng thời tham khảo số phương pháp bảo quản số trường thuộc Sở GD&ĐT Nghệ An Nhiệm vụ nghiên cứu: Để thực mục đích trên, nhiệm vụ nghiên cứu đề tài xác định là: - Tìm hiểu số lượng, thành phần, nội dung hồ sơ hình thành hoạt động trường bảo quản phòng Văn thư - Khảo sát phân tích ưu điểm hạn chế cơng tác bảo quản hồ sơ lưu trữ trường THPT Nghi Lộc - Nghiên cứu giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác bảo quản hồ sơ lưu trữ trường THPT Nghi Lộc 5 Lịch sử nghiên cứu: - Các văn bản, quy định, Luật, pháp lệnh bảo quản tài liệu hành - Về mặt lý luận: Công tác bảo quản đề cập sách chun khảo, giáo trình “Cơng tác lưu trữ Việt Nam” Cục Lưu trữ Nhà nước Vũ Dương Hoan làm chủ biên, Nhà xuất Khoa học xã hội Hà Nội năm 1987; “Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ” tác giả Đào Xuân ChúcNguyễn Văn Hàm- Vương Đình Quyền- Nguyễn Văn Thâm, năm 1990 Nhà xuất Đại học Giáo dục chuyên nghiệp Hà nội; Giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ cho trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Nhà xuất Hà Nội ấn hành năm 2006 Bên cạnh đó, mặt thực tiễn luận văn thạc sỹ khóa luận tốt nghiệp sinh viên Khoa Lưu trữu học Quản trị Văn phòng đề cập nghiên cứu với số đề tài liên quan như: - “Nghiên cứu ứng dụng biện pháp kỹ thuật để bảo quản hồ sơ, tài liệu giấy trung tâm Lưu trữ Quốc gia” luận văn thạc sỹ Phạm Thị Đát năm 2003 Các đề tài nghiên cứu tác giả chủ yếu tập trung nghiên cứu, tìm hiểu đánh giá quản lý hồ sơ, tài liệu giấy Đối với công tác thu thập bảo quản tài liệu điện tử đề cập phần đề tài nghiên cứu PHẦN II NỘI DUNG NGHIÊN CỨU Để bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ, văn ta cần phải phân loại hồ sơ nhiều loại Đối với loại hồ sơ, văn ta cần phải phân loại cụ thể, theo tính chất, lưu trữ theo mục lục thứ tự theo thời gian I Cơ sở lý luận thực tiễn Cơ sở lý luận Khái niệm: Công tác Văn thư- Lưu trữ hoạt động đảm bảo thông tin văn bản., phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị- xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân Tình hình thực tế cơng tác Văn thư- Lưu trữ trường THPT Nghi Lộc vào năm trước sau: Với vai trò nơi tiếp nhận truyền đạt thông tin, nhân viên văn thư phải truyền đạt sau cho nhanh chóng, đầy đủ xác, hoạt động nhà trường hàng ngày nhân viên văn thư phải nhận chuyển khối lượng thơng tin khơng Do phải ghi nhớ đầy đủ xác vấn đề cần thiết, có góp phần giải cơng việc lúc, kịp thời không trùng lặp Để việc theo dõi phối hợp tốt, cần đảm bảo chế độ báo cáo có giá trị thơng tin cao, giúp Ban Giám hiệu biết lúc điều cần thiết thông tin để theo dõi kịp thời việc thực nhiệm vụ nhà trường Để xác định giá trị tài liệu cần đánh giá chu đáo, việc đánh giá phải vào nguyên tắc có tính lịch sử, tính tồn diện tiêu chuẩn nội dung văn kiện, vị trí văn kiện chức nhà trường Tài liệu lưu trữ phục vụ công tác hàng ngày nhà trường, hồ sơ học sinh, giáo viên, phục vụ sơ kết, tổng kết, báo cáo, xây dựng chương trình, kế hoạch, văn cần gửi, lưu trữ cẩn thận trường Yêu cầu chung việc tổ chức công tác thật khoa học, quản lý tốt hồ sơ phải xếp gọn gàng, đảm bảo cho cơng việc thực nhanh xác Căn vào sở lý luận để viết sáng kiến kinh nghiệm vể văn thư lưu trữ quan xây dựng sở văn chủ yếu sau đây: - Căn văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức, lề lối làm việc quan, đơn vị; - Căn pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; - Căn pháp lệnh lưu trữ quốc gia; - Căn văn quy định số 30/2020/NĐ-CP ngày tháng năm 2020 Chính Phủ công tác văn thư; - Căn Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Quốc hội ban hành; - Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT, ngày 30 tháng 12 năm 2016 cuả Bộ GD&ĐT quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ Ngành giáo dục; - Điều lệ trường THCS, trường THPT trường Phổ thơng có nhiều cấp học ban hành kèm theo thông tư số 32/2020/TT-BGDĐT Bộ trưởng Bộ GD&ĐT; - Thông tư số 18/2018/TT-BGD&ĐT ban hành quy định kiểm định chất lượng giáo dục công nhận trường đạt chuẩn quốc gia trường THCS, trường THPT trường phổ thơng có nhiều cấp học; - Căn Nghi định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2016 Chính Phủ quản lý sử dụng dấu; - Căn Thông tư số 09/2016/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2016 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan tổ chức; - Căn Thông tư 01/2020/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2020 Bộ Nội vụ việc bãi bỏ số văn quy phạm pháp luật Bộ trưởng Bộ nội vụ ban hành; Cơ sở thực tiễn: Công tác Văn thư- Lưu trữ phương tiện giúp Hiệu trưởng thực nhiệm vụ đào tạo nhà trường pháp luật nhà nước, quan điểm, đường lối xác Đảng Đối với nhà trường, cơng tác văn thư cịn điều kiện để góp phần vào việc giáo dục trực tiếp học sinh, giáo dục môi trường, cảnh trí… Cơng tác Văn thư-Lưu trữ việc lựa chọn, giữ lại tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị hình thành q trình hoạt động nhà trường, cá nhân để làm chứng tra cứu cần thiết Công tác Văn thư- Lưu trữ công việc thiếu nhà trường, sợi dây mắt xích Ban Giám hiệu, giáo viên học sinh suốt thời gian dài việc lưu trữ hồ sơ Công tác Văn thư- Lưu trữ phải đảm bảo việc báo cáo cung cấp cách kịp thời, đầy đủ, xác thơng tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý tốt hồ sơ học sinh giáo viên Công tác Văn thư- Lưu trữ học nhà trường nhiều việc như: Giao dịch, lưu trữ hồ sơ, văn bản, báo cáo tư liệu thống kê….gồm nhiều mặt phải tiến hành thường xuyên liên tục củng cố bổ sung hồ sơ thời gian định Tính chất, nội dung cơng việc địi hỏi cán văn thư bên cạnh yêu cầu mà người văn thư cần như: Trung thực, thẳng thắn, chân thành, bí mật, tỉ mỉ, thận trọng, ngăn nắp, gọn gàng, tin cậy, nguyên tắc phải khoa học Ảnh: Một số danh mục 35 D QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Công tác quản lý sử dụng dấu thực theo quy định Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư quy định Điều 25,26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư 1.Quản lý sử dụng dấu 1.1 Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư thực hiên theo quy định pháp luật quản lý sử dụng dấu quy định Nghị định 1.2 Con dấu quan, tổ chức phải giao cho nhân viên văn thư giữ đóng dấu quan, tổ chức Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiên thực hiên quy định sau.: a Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền; b Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan, tổ chức; c Chỉ đóng dấu vào văn bản, sau có chữ ký người có thẩm quyền; d Khơng đóng dấu khống 1.3 Việc sử dụng dấu quan, tổ chức dấu văn phòng hay đơn vị quan, tổ chức quy định sau: a Những văn quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu quan, tổ chức; b Những văn văn phòng hay đơn vị ban hành phạm vị quyền hạn giao phải đóng dấu văn phịng hay dấu đơn vị Về đóng dấu 2.1 Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều mực dấu quy định 2.2 Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái 2.3 Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục 2.4 Việc đóng dấu giáp lại, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành thực theo quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư Bộ Nội vụ hướng dẫn thực tại: Điều 13,15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Khoản 2, Điều 10 Thơng tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý 36 văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; Khoản 2, Điều 20, 26 27 Quy chế (mẫu) công tác văn thư, lưu trữ ban hành kèm theo Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Ảnh: Két sắt đựng dấu E QUẢN LÝ HỌC BẠ, SỔ ĐĂNG BỘ, HỒ SƠ CHUYỂN ĐI- CHUYỂN ĐẾN (HỒ SƠ HỌC SINH), HỒ SƠ CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh việc quan trọng Để quản lý tốt học bạ thiết phải có: - Sổ đăng học sinh (theo mẫu thống chung ngành giáo dục) - Sổ theo dõi rút học bạ (chuyển đi, chuyển đến nghỉ học) - Sổ theo dõi học bạ lớp năm học (sổ theo dõi diễn biến, tăng hay giảm lớp năm học) - Sổ ký mượn-trả GVCN lớp sử dụng học bạ cần thiết Học bạ: a Hình thức học bạ giấy: Trình tự quản lý theo dõi: + Đầu năm học, vào danh sách lớp, nhân viên văn thư phải đếm lại học bạ, kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn giao cho học sinh ghi chi tiết vào học bạ, xong việc GVCN phải giao học bạ lại cho văn thư để quản lý Khi mượn phải ký sổ mượn, trả phải ký sổ trả văn thư phải kiểm tra đầy đủ số lượng học bạ nhận lại 37 + Học bạ cần bọc nhựa để bảo quản tốt, Trang bên học bạ có lưu giữ hồ sơ học bạ có lưu trữ hồ sơ học sinh như: giấy khai sinh (bản sao), phiếu trúng tuyển vào 10, giấy chứng nhận THCS tạm thời, đơn xin nhập học,… cần phải dùng kim bấm bấm lại để khỏi ri rớt sử dụng học bạ Đối với học bạ lớp 10, văn thư phải ghi số đăng vào trang + Định kỳ nhà trường cho kiểm tra tính xác, đầy đủ chi tiết học bạ, phải lập biên cụ thể Nhân viên văn thư xem xét xử lý có thiếu xót mà thuộc lĩnh vực báo cáo cho giáo viên có liên quan để xử lý + Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B,C,… Dùng dây để buộc theo lớp, bỏ vào ngăn riêng để lưu trữ, bên cần ghi rõ tên lớp, năm học, tên GVCN, số lượng lớp có danh sách lớp kèm theo để tuận tiện việc tra cứu thông tin kịp thời Ảnh: Học bạ xếp theo thứ tự 38 + Đối với học bạ học sinh nghỉ học, học sinh trường chưa nhận học bạ, văn thư cần ghi sổ theo dõi Các học bạ nên xếp thứ tự A, B, C,… để cần ta dễ dàng tìm thấy để giao cho phụ huynh ký nhận Ảnh: Tủ đựng học bạ ba khối (k10, 11,12) năm học 2021-2022 b Hình thức học bạ điện tử .-< số học bạ> + Mã tỉnh Nghệ An: 29 - Số thứ tự ghi vào sổ đăng bộ: Ví dụ: 29.126-2022/003/THPT Giải thích: 29 mã Tỉnh, 126 mã Trường THPT Nghi Lộc 5, 2022 năm tuyển sinh, 003 số thứ tự học bạ Số thứ tự ghi vào sổ đăng là: 2022/003 - Về việc trách nhiệm quản lý học bạ điện tử nhân viên văn thư: Kết thúc học kỳ I, học kỳ II năm , nhân viên văn thư chịu trách nhiệm in Sổ học bạ điện tử từ phần mềm, lấy chữ ký giáo viên môn, giáo viên chủ nhiệm trình Hiệu trưởng ký duyệt, đóng dấu 39 Sổ đăng Trình tự quản lý theo dõi: + Sau hồ sơ tuyển sinh 10 xong phân bổ theo lớp Văn thư tập hợp danh sách lớp 10, mua học bạ theo tiêu tuyển sinh năm học phát cho giáo viên chủ nhiệm viết trình Hiệu trưởng ký trang đầu sau xếp theo thứ tự vần A,B,C,… ghi vào sổ đăng tuyệt đối xác, cẩn thận, đầy đủ thông tin(theo mẫu quy định) + Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như: Lên lớp, lại lớp, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học + Ghi kết thúc năm học số lượng đầu năm, cuối năm, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học phải xác nhận Hiệu trưởng Ảnh: Sổ đăng cấp phát văn chứng 40 Hồ sơ chuyển trường (chuyển đi- chuyển đến) + Chuyển trường gồm có: Đơn xin rút học bạ, đơn xin chuyển trường có đồng ý nơi tiếp nhận Nếu chuyển trường Tỉnh thuộc thẩm quyền nhà trường Hiệu trưởng Phó hiệu trưởng ký giới thiệu xác nhận Nếu chuyển trường ngồi Tỉnh thuộc thẩm quyền nhà trường viết giấy giới thiệu chuyển qua Lãnh đạo Sở GD&ĐT Nghệ An để xem xét viết giấy giới thiệu chuyển đi.Văn thư mở sổ theo dõi điền đầy đủ thơng tin cần thiết sau cho phụ huynh ký vào sổ + Chuyển đến gồm có: Học bạ, giấy giới thiệu, giấy tờ khác có liên quan Ngồi ra, văn thư phải kiểm tra học bạ có ghi đầy đủ kết học tập, chữ ký GVCN xác nhận Hiệu trưởng cũ Nếu học bạ khơng đầy đủ thơng tin phải trả lại cho phụ huynh để bổ sung hồ sơ hẹn thời gian để nộp Ảnh: Sổ ghi học sinh chuyển đi, chuyển đến, bảo lưu, bỏ học, kỷ luật, lưu ban Hồ sơ cấp phát văn bằng, chứng Theo thông tư số 21/2019/TT-BGDDT ngày 29 tháng 11 năm 2011 Cán văn thư thực mục sau: Cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng có trách nhiệm: a) Kiểm tra, đối chiếu ghi xác, đầy đủ thơng tin văn bằng, chứng Yêu cầu người cấp văn bằng, chứng xác nhận việc kiểm tra thông tin, xác nhận yêu cầu chỉnh sửa thông tin cung cấp yêu cầu chỉnh sửa thông tin; b) Lập đầy đủ hồ sơ cấp phát, quản lý văn bằng, chứng lưu trữ theo quy định Quy chế này; c) Bảo đảm tính xác chịu trách nhiệm thông tin hồ sơ, sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ; 41 d) Đảm bảo sở vật chất, trang thiết bị, phòng chống cháy nổ để bảo quản văn bằng, chứng hồ sơ cấp phát, quản lý văn bằng, chứng Thủ trưởng quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng có trách nhiệm: a) Ban hành quy chế bảo quản, lưu giữ, sử dụng, cấp phát văn bằng, chứng quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng Quy chế phải quy định rõ trách nhiệm đơn vị, cá nhân chế tài xử lý để xảy vi phạm; b) Tổ chức in, cấp văn bằng, chứng thẩm quyền thời hạn theo quy định Quy chế này; c) Thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng theo quy định Điều 25 Quy chế này; d) Cấp văn bằng, chứng từ sổ gốc theo quy định Chương IV Quy chế này; đ) Cấp phụ lục văn kèm theo văn giáo dục đại học; e) Xác minh tính xác thực văn bằng, chứng có yêu cầu quan, tổ chức, cá nhân; g) Chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng theo quy định Điều 21, Điều 22, Điều 23, Điều 24 Quy chế này; cấp lại văn bằng, chứng theo quy định Điều 18 Quy chế này; h) Chịu trách nhiệm cá nhân trước quan quản lý cấp trước pháp luật việc quản lý cấp phát văn bằng, chứng Theo mục nhân viên văn thư phải đảm bảo mục để hoàn thành việc cấp phát văn chứng tốt 42 Ảnh: Sổ cấp phát văn chứng Ảnh: Két sắt đựng dấu văn chứng 43 Hồ sơ công chức, viên chức Theo thông tư số 06/2019/TT-BNV sửa đổi, bổ sung số điều Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2011 Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê quản lý hồ sơ viên chức Theo đó, trường hợp lập hồ sơ công chức hồ sơ bị hư hỏng, thất lạc thực sau: Trong thời gian 30 ngày, kể từ ngày phát hồ sơ bị hư hỏng, thất lạc, quan sử dụng công chức, viên chức có trách nhiệm hướng dẫn cơng chức kê khai hoàn thiện thành phần hồ sơ theo quy định Khoản Khoản điều Thông tư này; sau công chức kê khai, hồn thiện hồ sơ, quan sử dụng cơng chức có trách nhiệm kiểm tra thơng tin thành phần hồ sơ thống thơng tin người đứng đầu quan sử dụng công chức xác nhận, chịu trách nhiệm thông tin hồ sơ công chức báo cáo quan quản lý công chức xem xét, Quyết định Trường hợp sau công chức kê khai, hoàn thiện hồ sơ thành phần hồ sơ khơng thống thơng tin quan sử dụng công chức ban hành định thực kiểm tra, xác minh để quan quản lý công chức xem xét, Quyết định thống thông tin hồ sơ văn Hướng dẫn thực quản lý hồ sơ viên chức; Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức tài liệu pháp lý phản ánh thông tin cán bộ, công chức, viên chức bao gồm: Nguồn gốc xuất thân, q trình cơng tác, hồn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, lực, mối quan hệ gia đình xã hội Được ủy nhiệm Hiệu trưởng, tơi phụ trách mảng Nó địi hỏi phải có tính thống nhất, khoa học, để quản lý đầy đủ xác thơng tin Hồ sơ quản lý, sử dụng vào bảo quản theo chế độ tài liệu Mật Nhà nước quy định Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức bao gồm: Quyển lý lịch, sơ yếu lý lịch, tiểu sử tóm tắt, giấy khai sinh, chứng nhận sức khỏe, định có liên quan, tự kiểm điểm, nhận xét; Giấy giới thiệu ứng cử, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật (nếu có); Các bìa kẹp: Nghị quyết-Quyết định nhận sự, nhận xét - đánh giá, bảng kê thành phần tài liệu hồ sơ Trình tự lưu trữ: - Các hồ sơ phải Hiệu trưởng nhà trường xác nhận chứng nhận - Khi chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức tiếp nhận hồ sơ công chức cần thực theo Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV ngày 06/11/2006 v/v: Ban hành quy chế quản lý hồ sơ Cán bộ, công chức; - Sắp xếp hồ sơ theo tổ, nhóm theo vần tên A, B, C đảm bảo nguyên tắc dễ tìm thấy, dễ thấy hay khơng thất lạc hồ sơ 44 Ảnh: Hồ sơ công chức, viên chức F VIỆC LƯU TRỮ HỒ SƠ THEO CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Để phù hợp với tình hình thời đại cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước việc làm cần thiết việc lưu trữ hồ sơ máy tính văn thư phải am hiểu cách cài đặt phần mềm lưu trữ, quản lý ổ địa, biết sáng tạo không ngừng học hỏi để nâng cao tay nghề Các bước lưu trữ quản lý văn bản: - Cài đặt riêng ổ đĩa, sau tạo New folder theo năm học để thuận việc quản lý tra cứu thơng tin Ví dụ: Vào explore Data(D:) SANG KIEM NĂM HỌC 2021-2022 - Diệt virus hàng ngày để tránh tình trạng thơng tin máy tính Ln truy cập Internet để nắm bắt thông tin, tự nghiên cứu chưa rõ - Cách trình bày văn ngồi áp dụng theo Thơng tư liên tịch 01/2011/TTBNV; phải biết sáng tạo G VĂN PHỊNG PHẨM Thực theo kinh phí tự chủ tự chịu trách nhiệm, năm nhà trường cấp văn phòng phẩm theo quý, theo tháng Văn thư phải chịu trách nhiệm việc quản lý văn phòng phẩm Bao gồm loại như: Giấy in, giấy phô tô, kim bấm, sổ da, keo dán, kéo, bọc nhựa, dập ghim, kẹp hồ sơ, giấy thi, giấy nháp để phục vụ cho công tác chuyên môn trường như: Sổ điểm, sổ GVCN, sổ đầu bài, sổ dự giờ, sổ công tác thư viện, Đặc biệt cơng tác văn phịng Vì thế, người phụ trách cơng việc phải địi hỏi phải có khéo tay, tính thẩm mỹ cẩn thận Trình tự theo dõi: - Phải có sổ theo dõi văn phòng phẩm ký nhận Hàng ngày phải liệt kê giấy A4: In ấn văn bản, đề thi, thời khóa biểu hay sử dụng vào cơng việc khác có liên quan cần ghi vào sổ cụ thể bảo quản chặt chẽ Mục đích chống lãng phí tránh thất 45 - Kiểm tra văn phịng phẩm hết phải kịp thời báo cho Ban giám hiệu xin ý kiến bổ sung để phục vụ cơng tác văn phịng tốt III KẾT QUẢ: Qua nhiều năm thực nhiệm vụ Văn thư-Lưu trữ, sở vận dụng biện pháp đề tài góp phần đưa cơng tác Văn thư-Lưu trữ nhà trường vào nề nếp góp phần tích cực Nâng cao tinh thần đồn kết, thống hợp tác cộng đồng trách nhiệm tất thành viên, phối hợp hỗ trợ tốt cho tổ chức đồn thể, tổ chun mơn cơng tác soạn thảo văn điều hành, đạo chuyên môn nghiệp vụ Sau triển áp dụng công tác Văn thư- Lưu trữ trường THPT Nghi Lộc 5, đến hầu hết phận chuyên trách đề có khả tự soạn thảo văn theo lĩnh vực chun mơn phụ trách để trình Ban Giám hiệu ký duyệt; biết xếp hồ sơ sổ sách, lưu trữ văn cách ngăn nắp, khoa học, quy định Biết ứng dụng công nghệ thông tin công việc, cập nhật thông tin, văn điều hành, đạo chuyên môn nghiệp vụ kịp thời Kết rõ rẹt hoạt động nhà trường thông suốt, đảm bảo thông tin tốt chủ trương điều hành, đạo cấp 46 PHẦN III KẾT LUẬN Những học kinh nghiệm: Phải có Lãnh đạo, đạo khẩn trưởng, liệt thường xuyên kiểm tra, kịp thời chấn chỉnh, tháo gỡ khó khăn, vướng mắc Lãnh đạo cơng tác Văn thư- Lưu trữ, để việc cải cách hành đạt kết cao Để công tác Văn thư- Lưu trữ có hiệu thành tích cao địi hỏi trước tiên thân nhân viên Văn thư phải vận dụng cách tinh hoạt, sáng tạo vào hồn cảnh thực tế nơi Tạo mơi trường làm việc thối mái, biến khó thành dễ để công việc nhẹ nhàng hơn, trôi chảy Phối hợp hoạt động tốt với tổ chức đồn thể nhà trường Tăng cường cơng tác giao lưu, học tập, trao đổi, rút kinh nghiệm với đồng nghiệp đơn vị khác Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác Văn thư- Lưu trữ Áp lực công việc người làm công tác Văn thư- Lưu trữ lớn, đòi hỏi người làm công tác Văn thư- Lưu trữ phải cẩn thận, bình tĩnh, phương pháp làm việc khoa học, thao tác nhanh chóng xác Nhân viên Văn thư- Lưu trữ khơng ngừng, nghiên cứu, tìm tịi giải pháp mới, vận dụng thực để công tác Văn thư- Lưu trữ nhà trường ngày nhanh chóng, khoa học, đạt hiệu cao Ý nghĩa sáng kiếm kinh nghiệm: Thực tốt biện pháp để nâng cao hiệu công tác Văn thư- Lưu trữ góp phần quan trọng đảm bảo tốt thông tin thông suốt cho hoạt động quản lý; điều hành, đạo Ban Giám hiệu đạt kết cao Rèn luyện tính cẩn thận, xếp ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện việc tra cứu cần thiết, góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, đơn vị Tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân nhà trường Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra, giám sát Giúp cho cán bộ, công chức nâng cao hiệu suất công việc; giải quyết, xử lý cơng việc nhanh chóng, đầy đủ sở pháp lý, đáp ứng yêu cầu đổi giáo dục Khả ứng dụng triển khai: Đề tài tổ chức triển khai thực trường THPT Nghi Lộc thành viên nhóm Văn phịng ứng dụng thực công việc chuyên môn nghiệp vụ phân công đạt suất hiệu cao 47 Kết sáng kiến kinh nghiệm được tất cán giáo viên nhà trường công nhận tiếp tục hợp tác tổ chức thực thời gian tới minh chứng cho khả vận dụng vào thực tiễn đề tài Đây giải pháp bản, đầy tính thực tiễn giới thiệu cho tất nhân viên làm công tác Văn thư- Lưu trữ quan hành nghiệp, đặc biệt nhân viên văn thư nhà trường tham khảo thực linh hoạt, sáng tạo tùy theo tình hình cụ thể đơn vị để đạt hiệu cao Những kiến nghị đề xuất: Đề tài sáng kiến kinh nghiệm dễ dàng ứng dụng, triển khai thực có hiệu Ban lãnh đạo cấp cần quan tâm đầu tư sở vật chất, máy móc, trang thiết bị, nhằm tạo đièu kiện thuận lợi đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư lưu trữ; Đặc biệt phương tiên phục vụ tốt cho việc ứng dụng công nghệ thông tin tác văn thư lưu trữ Thường xuyên tổ chức tập huấn để nâng cao trình độ chuyên mộn nhân viên văn thư, góp phần xây dựng đội ngũ nhân viên văn thư quy, chun nghiệp Nói chung, để đảm bảo tốt hồ sơ lưu trữ trường học cơng việc cần phải địi hỏi tỉ mỉ, ngăn nắp có tính khoa học Ngoài hồ sơ văn thư lưu trữ bảo quản cịn có nhiều loại khác Trên đây, chúng tơi xin đưa vài kinh nghiệm nhỏ Tùy khơng hồn hảo giúp tơi học hỏi số biên pháp tốt hoàn thành tốt công việc giao Rất mong đóng góp đồng nghiệp để cơng việc ngày hoàn thiện Theo kịp với công việc kỹ thuật tiên tiến xã hội Tôi xin chân thành cảm ơn! Nghi Lộc, ngày 30 tháng năm 2022 NGƯỜI THỰC HIỆN Lê Thị Khánh Nguyễn Thị Linh Sa 48 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình: Hành văn phịng, Học viện Hành Luật lưu trữ (Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011) Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28 tháng 12 năm 2000 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Công văn số 425/VTLTNN- NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến Những văn kiện chủ yếu Đảng Nhà nước công tác công văn, giấy tờ công tác lưu trữ, Cục Lưu trữ ấn hành, Hà Nội, 1982 Thông tư 09/2011/TT-BNV Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Bộ Nội vụ ban hành ngày 03 tháng 06 năm 2011 10 Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng ngày 26 tháng 11 năm 2007 49 ... DỤC VÀ ĐÀO TẠO NGHỆ AN TRƯỜNG THPT NGHI LỘC _ SÁNG KIẾN KINH NGHI? ??M MỘT SỐ BIỆN PHÁP BẢO QUẢN TỐT HỒ SƠ LƯU TRỮ VÀ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG THPT NGHI LỘC LĨNH VỰC: QUẢN... hành văn thư nói chung, cơng tác học vụ nói riêng nên định chọn đề tài ? ?Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn trường THPT Nghi Lộc 5? ?? Làm sáng kiến kinh nghi? ??m nhằm giúp nhà trường quản. .. trị hồ sơ phải tiến hành cách thận trọng, đảm bảo nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn định quản lý tốt hồ sơ, tầm quan trọng mà chọn đề tài ? ?Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn trường