C. LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ TẠI NHÀ TRƯỜNG
7. Kết thúc hồ sơ
a. Kiểm tra lại mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ;
b. Loại bỏ văn bản trùng, bản nháp hoặc tư liệu tham khảo xét thấy khơng cần đưa vào hồ sơ (nếu có);
c. Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ.
- Sau khi đã thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu trong hồ sơ đưa vào hồ sơ, Sắp xếp thứ tự các văn bản, tài liệu trong hồ sơ nhằm cố định thứ tự cho các văn bản, tài liệu trong hồ sơ được chặt chẽ, tra tìm các văn bản, tài liệu đó được dễ dàng, nhanh chóng.
- Theo thời gian: Là sắp xếp các văn bản, tài liệu có trong hồ sơ theo thời gian ban hành trước xếp trước, văn bản nào ban hành xếp sau;
- Theo vần chữ cái: Là sắp xếp văn bản trong hồ sơ có tên người hoặc tên địa phương, tên cơ quan theo vần a,b,c,..
- Theo tầm quan trong của tác giả: Là sắp xếp văn bản của tác giả cấp trên trước, rồi đến văn bản của cấp cấp dưới. Áp dụng sắp xếp các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ nhiều tài liệu của nhiều tác giả cùng đề cập đến một vấn đề (sự việc);
- Theo q trình giải quyết cơng việc: Là sắp xếp các văn bản đề xuất, đặt vấn đề lên trước rồi đến các vấn đề giải quyết và cuối cùng là văn bản kết thúc vấn đề. Áp dụng cho hồ sơ sự việc cụ thể;
- Theo thứ tự của văn bản: Là sắp xếp văn bản có số nhỏ trước, văn bản số lớn sau.Áp dụng để sắp xếp các văn bản, tài liệu trong các tập lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan;
- Trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì. d. Đánh theo số tờ văn bản, tài liệu.
- Là ghi số thứ tự cho từng tờ văn bản có trong hồ sơ đã được sắp xếp, chỉ đánh số tờ cho học sinh bảo quản 20 năm trở lên;
- Số thứ tự của từng tờ văn bản được ghi ở góc trên cùng bên phải, bằng chữ
số Ả rập (1,2,3,..)
- Nếu một hồ sơ được bảo quản trong nhiều đơn vị bảo quản thì số tờ được
ghi riêng cho từng đơn vị bảo quản (Đơn vị thống kê và tra tìm tài liệu trong các kho lưu trữ);
- Nếu văn bản được đóng thành cuốn thì chỉ ghi một số thứ tự cho cả cuốn; - Nếu trong hồ sơ có hình ảnh thì mỗi tấm ảnh được ghi một số thứ tự. Nếu
một tờ giấy dán nhiều hình thì được ghi một số thứ tự. e. Lập mục lục văn bản (tài liệu, công văn, văn kiện).
- Mục lục văn bản là bản thống kê các văn bản có hồ sơ đã được sắp xếp và đánh số tờ, nhằm cố định thứ tự các văn bản hồ sơ;
- Mục lục văn bản để quản lý chặt chẽ các văn bản trong hồ sơ;
- Chỉ lập mục lục văn bản cho những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn. f. Lập chứng từ kết thúc.
- Chứng từ kết thúc là bản nhận xét về số lượng, chất lượng và trạng thái vật lý của văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản, tránh mất mát, đánh tráo, giả mạo, đồng thời theo dõi được trạng thái vật lý của văn bản, tài liệu để có biện pháp bảo quản, xử lý kịp thời…..
- Chứng từ kết thúc được in sẵn trên khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm) hoặc in vào cánh sau của bìa hồ sơ theo mẫu thống nhất.
- Mẫu chứng từ kết thúc:
g. Trình bày bìa hồ sơ.
- Bìa hồ sơ theo mẫu thống nhất do Cục Lưu trữ nhà nước (nay là Cục Văn thư- Lưu trữ Nhà nước) quy định.
- Chữ viết trên bìa phải đẹp mắt, rõ ràng dễ đọc, các thành phần ghi trên bìa
phải đầy đủ, chính xác, phải viết bằng mực màu đen, khó phai, viết đúng kiểu chữ dáng nghiêng có nét thanh, nét đậm.
- Mẫu bìa hồ sơ:
Ảnh: Mẫu bìa hồ sơ.