C. LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ TẠI NHÀ TRƯỜNG
4. Tổ chức lập danh mục hồ sơ
a. Danh mục hồ sơ được lập theo 02 cách: - Cách thứ nhất:
+ Mỗi năm nhân viên văn thư, lãnh đạo giao cho nhân viên Văn thư- Lưu trữ của cơ quan dự kiến bản danh mục hồ sơ cho toàn cơ quan rồi tách danh mục hồ sơ của từng đơn vị chuyển cho từng đơn vị (Bộ phận);
+ Trưởng các đơn vị chỉ đạo cho từng bộ phận, nhân viên góp ý bổ sung và hồn chỉnh phần danh mục của đơn vị mình rồi gửi lại cho nhân viên văn thư của cơ quan;
+ Nhân viên văn thư hoàn chỉnh lần cuối bản danh mục hồ sơ của tồn cơ quan rồi trình cho người có thẩm quyền ký duyệt, ban hành.
- Cách thứ hai:
+ Cuối mỗi năm văn thư, các bộ phận, nhân viên tự dự kiến những hồ sơ thuộc phần cơng việc của mình cần phải lập trong năm;
+ căn cứ vào những nhiệm vụ chủ yếu được giao đảm nhận, các cán bộ, giáo viên, cơng nhân viên cần xác định nhóm hồ sơ và các hồ sơ cần lập trong năm;
+ Thông thường mỗi nhiệm vụ lớn là một nhóm hồ sơ. Trong đó mỗi cơng việc, nhiệm vụ cụ thể là một hồ sơ (nếu trong quá trình giải quyết cơng việc hình thành nhiều tài liệu).
Ví dụ: Cán bộ, nhân viên được giao nhiệm vụ phụ trách công tác tuyển dụng cán bộ, nhân viên sẽ xác định nhóm hồ sơ mình cần lập là hồ sơ tuyển dụng. Sau đó chia việc tuyển dụng mỗi chức danh là một hồ sơ như: Hồ sơ tuyển dụng Thư viện, hồ sơ tuyển dụng giáo viên dạy Hóa,…..
+ Sau đó nộp cho trưởng đơn vị để kiểm tra, xem xét, sửa đổi, bổ sung và hoàn chỉnh bản danh mục hồ sơ của đơn vị (Bộ phận) rồi chuyển về cho Văn thư của cơ quan;
+ Nhân viên Văn thư-Lưu trữ của cơ quan giúp văn phịng tổng hợp, hồn chỉnh danh mục hồ sơ của tồn cơ quan và trình lãnh đạo ký duyệt, ban hành.
b. Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức duyệt, ký ban hành vào đầu năm.
c. Văn thư sao chụp danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các đơn vị, cá nhân có liên quan để thực hiện lập hồ sơ theo danh mục. Trong q trình thực hiện có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế hoặc có cơng việc giải quyết phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị hoặc cá nhân nào thì đơn vị hoăc cá nhân đó cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của mình để Văn thư tổng hợp, bổ sung vào danh mục hồ sơ cơ quan, tổ chức.