II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC BIỆN PHÁP
3. Đăng ký văn bản đi:
Đăng ký văn bản đi (hay vào sổ văn bản đi) là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan. Hiện nay việc đăng ký văn bản đi thường áp dụng hai hình thức: đăng ký truyền thống (bằng sổ), đăng ký văn bản bằng máy tính. Cách đăng ký văn bản bằng sổ được trình bày ở phần riêng.
Về yêu cầu, tất cả các văn bản đi đều phải đăng ký vào phần mềm máy tính một cách rõ ràng, đúng và đầy đủ. Còn nếu dùng bằng sổ đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn một cách rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột, mục theo quy định. Khi đăng ký khơng dùng bút chì, khơng dập xóa hoặc viết tắt những từ ít thơng dụng, dễ gây sự nhầm lẫn, khó khắn trong việc tra tìm. Chẳng hạn: XMC – xóa mù chữ, DNT- doanh nghiệp trẻ.v.v…..
Đối với các văn bản “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” cần phải được đăng ký và bảo quản riêng theo quy định về chế độ bảo mật của Nhà nước đã ban hành.
Phương pháp đăng ký:
Lập sổ: Theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
- Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản trong một năm thì chỉ nên lập hai loại sổ sau:
+ Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường); + Sổ đăng ký văn bản mật đi.
- Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản trong một năm có thể lập các loại sổ sau:
+ Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường);
+ Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác và cơng văn (loại thường): + Sổ đăng ký văn bản mật đi.
- Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản trong một năm thì cần lập ít nhất các loại sổ sau:
+ Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường);
+ Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác (loại thường); + Sổ đăng ký công văn (loại thường);
+ Sổ đăng ký văn bản mật đi.
Mẫu sổ và cách đăng ký:
- Mẫu sổ và cách đăng ký văn bản đi (loại thường) + Bìa sổ và trang đầu:
…….……..(1)……….. …….……..(2)………..
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm:……. (3)
Từ ngày ….đến ngày…..(4) Từ số……..đến số…..….(5)
Hướng dẫn cách ghi bìa sổ:
(1) Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có), (2) Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với sổ của đơn vị). (3) Năm mở sổ đăng ký văn bản đi.
(4) Ngày tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ. (5) Số thứ tự đăng ký văn bản đi đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ. (6) Số thứ tự của quyển sổ.
Trên trang đầu của các loại sổ cần có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng.
+ Phần đăng ký bên trong:
Ảnh: Sổ đăng ký văn bản đi tại trường THPT Nghi Lộc 5.
- Mẫu sổ và cách đăng ký văn bản mật đi: Giống như đăng ký văn bản đi (loại thường) nhưng tên sổ là “SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN MẬT ĐI” và phần đăng ký bên trong có thêm cột “Mức độ mật” sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung văn bản”.