C. LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ TẠI NHÀ TRƯỜNG
9. Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu
a. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: Theo Khoản 2 Điều 22 Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư:
- Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào lưu trữ cơ quan được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc;
- Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 3 tháng, kể từ ngày cơng trình được quyết tốn.
- Đối với hồ sơ, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: Sau một năm kể từ năm cơng trình được nghiệm thu chính thức;
- Đối với hồ sơ, tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crơ- phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc.
- Đối với hồ sơ chưa kết thúc, chưa giải quyết xong thì chưa nộp lưu, hồ sơ cần tiếp tục nghiên cứu thì phải làm thủ tục mượn lại. Đối với hồ sơ nguyên tắc để lại các đơn vị để tra cứu, không cần nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
b. Thủ tục nộp lưu.
- Khi nộp lưu hồ sơ, cán bộ các đơn vị sắp xếp hồ sơ theo mục lục hồ sơ nộp lưu. Nhân viên Văn thư của cơ quan cần đối chiếu hồ sơ thực tế với bản mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra xem xét từng hồ sơ, những hồ sơ chưa đạt yêu cầu cần phải đề nghị các đơn vị, cá nhân sửa chữa, hoàn chỉnh.
- Khi giao nộp hồ sơ cần phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu”. Đơn vị hoặc cá nhân nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản.
- Người giao và nhận cần ký nhận, ghi rõ họ và tên vào bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu”.