TÌNH HÌNH TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC
Thành phần, số lượng tài liệu do các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia quản lý
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quốc gia Để thực hiện chức năng này, ba Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã được thành lập, hiện đang bảo quản khoảng 30 km tài liệu phong phú về nội dung và đa dạng về hình thức Những tài liệu này phản ánh đầy đủ các hoạt động chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội và khoa học kỹ thuật.
Các tài liệu lịch sử Việt Nam được ghi chép qua nhiều thời kỳ khác nhau, sử dụng đa dạng phương pháp và ngôn ngữ Chúng bao gồm tài liệu mộc bản khắc trên gỗ, châu bản viết trên giấy dó, tài liệu in và đánh máy trên giấy công nghiệp, cũng như các tài liệu bằng chữ Hán - Nôm, tiếng Pháp, tiếng Anh và tiếng Việt Những tài liệu này không chỉ là di sản văn hóa quý giá của dân tộc mà còn là một phần của di sản văn hóa thế giới, đóng góp quan trọng cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam Xã hội chủ nghĩa.
Trong quá trình xây dựng và phát triển kinh tế, tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc định hình các chủ trương và chiến lược kinh tế, đồng thời hỗ trợ quy hoạch các vùng kinh tế một cách thực tiễn và có cơ sở khoa học vững chắc.
Trên phương diện văn hoá, tài liệu lưu trữ phản ánh những đặc trưng của nền văn hoá dân tộc Việt Nam qua các thời kỳ lịch sử Nội dung và chất liệu của tài liệu không chỉ bảo tồn các giá trị văn hoá mà còn thể hiện sự phát triển và giao lưu văn hoá của dân tộc với thế giới bên ngoài.
Tài liệu lưu trữ chủ yếu là bản gốc và bản chính của các văn bản quan trọng, chứa đựng nhiều bí mật quốc gia Do đó, mọi cơ quan trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chính trị đều cần đến tài liệu lưu trữ này Những tài liệu này cung cấp thông tin đáng tin cậy, hỗ trợ nghiên cứu tình hình và đưa ra các quyết định quản lý chính xác, khoa học Vì lý do đó, ngay từ khi thành lập, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã trở thành địa chỉ quen thuộc cho các nhà nghiên cứu, cơ quan, tổ chức và cộng đồng dân cư.
1.1.1 Thành phần, số lượng tài liệu do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I quản lý:
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, trước đây là Kho Lưu trữ Trung ương của Đông Dương thuộc Pháp, được thành lập vào ngày 26 tháng 12 năm 1918 theo Nghị định của Toàn quyền Đông Dương Nơi đây có nhiệm vụ bảo quản tài liệu của Phủ Toàn quyền Đông Dương, các cơ quan trực thuộc và các tổ chức đã giải thể có giá trị lịch sử Sau Cách mạng tháng Tám năm 1945, Kho Lưu trữ này được chuyển giao cho Bộ Quốc gia Giáo dục quản lý.
Kho Lưu trữ Trung ương, được thành lập vào năm 1955 và quản lý bởi Bộ Văn hóa, đã được chuyển giao cho Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng theo Nghị định số 102/CP ngày 04 tháng 9 năm 1962 Năm 1984, Kho Lưu trữ Trung ương được đổi tên thành Kho Lưu trữ Nhà nước Trung ương theo Nghị định số 34/HĐBT Đến ngày 06 tháng 9 năm 1988, theo Quyết định số 223/CT của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng, Kho Lưu trữ Nhà nước Trung ương được đổi tên thành Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, có nhiệm vụ quản lý các phông lưu trữ quan trọng của đất nước từ các thời kỳ lịch sử trước và sau Cách mạng tháng Tám năm 1945.
Ngày 10 tháng 6 năm 1995, khi Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thành lập, Cục Lưu trữ Nhà nước đã ra Quyết định chuyển giao các phông tài liệu lưu trữ thuộc thời kỳ Dân chủ nhân dân và xã hội chủ nghĩa từ sau năm 1945 cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III quản lý Từ đây Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I chỉ còn quản lý các phông tài liệu lưu trữ thuộc giai đoạn từ năm 1945 về trước
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I hiện đang quản lý khoảng 6000 mét tài liệu, có thời gian từ năm 1488 đến năm 1954, thông qua quá trình hình thành, phát triển và tiếp nhận tài liệu Các khối tài liệu chính bao gồm nhiều loại hình phong phú, phản ánh lịch sử và văn hóa của đất nước.
1- Khối tài liệu Hán Nôm: được hình thành dưới các triều đại phong kiến ở Việt Nam
Khối tài liệu này chủ yếu được viết bằng chữ Hán và chữ Nôm trên giấy dó, sử dụng bút lông và mực tàu làm phương tiện ghi chép Nó bao gồm nhiều phông và bộ sưu tập đa dạng.
- Châu bản triều Nguyễn: gồm 743 tập tài liệu có thời gian từ năm 1802 – 1945 45, 9
- Địa bạ triều Nguyễn: gồm 10.044 tập có thời gian từ 1805 – 1837 32, 22 ;
- Nha Kinh lược Bắc kỳ: gồm 3525 tập tài liệu có thời gian từ 1886 – 1897 13, 139 ;
- Huyện Thọ Xương: gồm gần 700 tập tài liệu có thời gian từ 1827 – 1898 36, 113 ;
- Sưu tập tài liệu Hương Khê: gồm 9 tập với thời gian từ năm 1619 – 1858 44, 110 ;
Sưu tập tài liệu Vĩnh Linh, kéo dài từ năm 1740 đến 1932, bao gồm nhiều tài liệu quý giá Đặc biệt, trong số các tài liệu bằng chữ Hán Nôm, có một văn bản có niên đại từ thế kỷ, thể hiện giá trị lịch sử và văn hóa của vùng đất này.
Ngành lưu trữ Việt Nam hiện còn bảo quản một bản duy nhất của văn bằng do Bộ Lại cấp cho Phạm Nam vào năm Hồng Đức thứ 19 (1488).
Mặc dù tài liệu lưu trữ từ thời kỳ phong kiến Việt Nam còn lại rất ít, nhưng chúng phản ánh đầy đủ các hoạt động chính trị, kinh tế, văn hóa và tôn giáo của xã hội phong kiến Nhiều tài liệu, đặc biệt là khối Châu bản, đã trở thành nguồn tư liệu quan trọng cho việc biên soạn các bộ chính sử lớn như Đại Nam thực lục chính biên, Khâm định Việt sử thông giám cương mục và Đại Nam liệt truyện.
Khối tài liệu Hán - Nôm không chỉ chứa đựng tiềm năng thông tin phong phú mà còn là nguồn tư liệu quý giá để nghiên cứu thể thức văn bản của Nhà nước phong kiến Việt Nam Nó bao gồm các văn bản do Vua ban hành như Chiếu, Chỉ, Dụ và các tài liệu do các cơ quan hành chính từ Trung ương đến địa phương cùng cá nhân tạo lập như Tấu, Sớ, Trình, Biểu Những tài liệu này đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu lịch sử Việt Nam thời phong kiến, do đó cần được bảo quản tốt để phát huy hiệu quả tài sản quý báu này.
2- Khối tài liệu tiếng Pháp:
Khối tài liệu này được hình thành từ hoạt động của bộ máy cai trị thực dân Pháp ở Đông Dương và Bắc Kỳ từ năm 1858 đến 1945, là khối tài liệu lớn nhất do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I quản lý với hơn 5000 mét giá Tài liệu chủ yếu được viết, in, đánh máy bằng tiếng Pháp trên nhiều loại giấy, chủ yếu là giấy công nghiệp Toàn bộ tài liệu tiếng Pháp được phân loại thành hai nhóm: tài liệu hành chính và tài liệu kỹ thuật.
- Tài liệu hành chính: gồm gần 50 phông tài liệu của các cơ quan thuộc bộ máy cai trị của thực dân Pháp ở Đông dương và Bắc kỳ 27, 15 - 16
Tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
Trải qua nhiều biến động lịch sử, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hiện chỉ còn gần 30.000 mét tài liệu quan trọng từ các thời kỳ khác nhau Tuy nhiên, nhiều tài liệu trong số này đã bị thời gian tàn phá, đang ở trong tình trạng hư hỏng nghiêm trọng Các số liệu dưới đây sẽ phản ánh thực trạng hư hỏng tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.
1.2.1 Tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I:
Khối tài liệu Hán – Nôm là nguồn tài liệu cổ quý giá được các nhà nghiên cứu lịch sử Việt Nam thời phong kiến chú trọng Hầu hết các văn bản trong khối tài liệu này được viết bằng chữ Hán và Nôm trên giấy dó, với sự đa dạng về chất liệu giấy tùy thuộc vào nội dung và tầm quan trọng của văn bản Có những văn bản được viết trên giấy dó thông thường, trong khi một số khác sử dụng giấy dó cao cấp có phủ nhũ vàng, nhũ bạc và hoa văn tinh xảo Bút lông là công cụ chính để viết, và mực tàu, với độ bền cao, là loại mực được ưa chuộng vì không làm ảnh hưởng đến độ bền của giấy.
Tài liệu Hán - Nôm tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đã được phân loại và đóng thành từng tập theo thời gian, mỗi tập chứa hàng trăm văn bản với độ dày từ 100 đến 500 trang Mặc dù đã trải qua vài trăm năm, nhiều tài liệu vẫn giữ được tình trạng tương đối tốt, tuy nhiên, một số đã bị hư hỏng ở các mức độ khác nhau Hiện tại, khối Châu bản triều Nguyễn có 743 tập, chỉ bằng 1/5 so với số lượng trước đây theo đánh giá của nhà nghiên cứu Trần Kính Hoà Kết quả kiểm tra năm 1993 của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đã xác định tình trạng vật lý của khối tài liệu này.
- Tài liệu còn ở tình trạng vật lý tốt có 9,22%
- Tài liệu bị mốc nhẹ chiếm 40,92%
- Tài liệu bị mục, dính bết nhẹ chiếm 9,77%
- Tài liệu bị đóng thành cục, dính bết nặng chỉ đụng nhẹ là có thể bị nát vụn chiếm 5,29% 45, 9
Tính đến năm 2003, tình trạng tài liệu hư hỏng đã được cải thiện đáng kể với hơn 500 tập tài liệu được bóc tách, bồi nền và lưu trữ trên đĩa CD-ROM Tuy nhiên, vẫn còn 40 tập tài liệu bị dính bết nặng chưa được xử lý.
Khối tài liệu địa bạ triều Nguyễn, mặc dù chưa hư hỏng nặng như khối Châu bản, nhưng Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đã quyết định tu bổ hơn 2000 tập trong số hơn 10000 tập của khối tài liệu này bằng biện pháp bồi nền một mặt.
Khối tài liệu tiếng Pháp được sản sinh từ năm 1840 đến 1945 chủ yếu được in và đánh máy trên giấy công nghiệp, trong khi chỉ một số ít được viết trên giấy dó và các loại giấy khác Do đặc tính của giấy công nghiệp dễ bị lão hóa, hầu hết tài liệu hiện nay đã trở nên giòn và ố vàng Hơn nữa, mực in có chứa axit cũng khiến nhiều tài liệu bị rách ở những phần có nét chữ, đặc biệt là các tài liệu đánh máy bằng máy cơ, tình trạng rách thủng càng nghiêm trọng hơn Vào năm 1999, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đã tiến hành khảo sát tình trạng vật lý của 6 phông trong khối tài liệu này, bao gồm các phông Toàn quyền Đông.
Dương, Thống sứ Bắc Kỳ, đã báo cáo về tình trạng vật lý của tài liệu hành chính tiếng Pháp tại các cơ quan như Tòa sứ Hà Đông, Tòa sứ Nam Định, Tòa thị chính Hà Nội và Sở Địa dư Đông Dương, theo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I Kết quả khảo sát cho thấy sự cần thiết phải bảo tồn và phục hồi các tài liệu này để đảm bảo giá trị lịch sử và văn hóa của chúng.
- Tài liệu bị rách, thủng chiếm 1%
- Tài liệu bị giòn, gẫy, rách mép chiếm 2%
- Tài liệu bị mốc chiếm 43%
- Tài liệu bị axít chiếm 95% [49, 3]
Hầu hết tài liệu tiếng Pháp đã bị axít hóa, với độ pH thấp nhất là 4,5 và cao nhất là 5,4 Đặc biệt, tình trạng vật lý của tài liệu bản đồ còn nghiêm trọng hơn, theo kết quả khảo sát cho thấy.
- Tài liệu bị rách chiếm 37%
- Tài liệu bị giòn, gẫy chiếm 20 %
- Tài liệu bị mốc chiếm 43%
- Tài liệu bị axít chiếm 100% [49, 4]
Nhiều tấm bản đồ đã bị axít nghiêm trọng, dẫn đến tình trạng ngả màu vàng Kết quả đo độ pH cho thấy giá trị pH của tài liệu dao động từ 3,9 đến 6,3.
Kết quả khảo sát cho thấy việc khử nấm mốc và khử axít cho tài liệu là rất cần thiết để ngăn chặn hư hỏng tiếp diễn Bên cạnh đó, tu bổ và sửa chữa những tài liệu bị rách cũng là công việc quan trọng nhằm duy trì tình trạng vật lý của tài liệu.
1.2.2 Tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II
Tài liệu do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II quản lý có thời gian từ nửa sau thế kỷ XIX
Từ năm 1862 đến nay, phần lớn tài liệu được lưu trữ là giấy công nghiệp, dẫn đến tình trạng tài liệu bị axít Kết quả khảo sát cho thấy hầu hết tài liệu có độ pH trong khoảng 4,0 - 4,5, trong khi chỉ có khoảng 1/3 số tài liệu được khảo sát có độ pH từ 5,0 - 5,7.
Thành phố Hồ Chí Minh có khí hậu khô, giúp hạn chế sự phát triển của nấm mốc, do đó số lượng tài liệu bị nhiễm nấm mốc tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II không nhiều Tuy nhiên, kho bảo quản tài liệu tại đây áp dụng chế độ thông gió tự nhiên, dẫn đến việc kiểm soát nhiệt độ còn hạn chế Tài liệu thường xuyên được bảo quản trong môi trường có nhiệt độ cao hơn mức tối ưu, gây ra tình trạng giòn và ôxy hóa Cụ thể, phông Thống đốc Nam Kỳ có 2600 mét tài liệu, trong đó 1/3 đã bị mục nát, giòn rách Đối với phông Bộ Thương mại và tiếp tế, có 210 mét tài liệu, trong đó 30% đã bị rách Một số phông tài liệu tiếng Pháp như phông Đặc nhượng công sản và phông conseil Prive đã bị giòn, ố vàng và lão hóa nghiêm trọng.
50, 24-25 phông Tòa Khâm sứ Trung Kỳ, phông Trung nguyên trung phần 50, 30-35, hoặc Sưu tập Nghị định…50, 29
Các phông tài liệu thời kỳ Mỹ-Ngụy hiện vẫn giữ được tình trạng vật lý tương đối tốt, tuy nhiên, nhiều tài liệu đã bị rách Để bảo vệ và phục chế những tài liệu này, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II đã đưa vào kế hoạch tu bổ trong "Đề án nâng chống nguy cơ huỷ hoại, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả một số khối phông và tài liệu hiện bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia" giai đoạn 1999-2003.
Căn bệnh phổ biến nhất của tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II là tình trạng tài liệu bị a xít, dẫn đến hiện tượng tài liệu bị vàng và giòn Những biểu hiện này là hậu quả trực tiếp của sự tác động của a xít lên chất liệu của tài liệu.
1.2.3 Tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã bảo quản tài liệu từ năm 1945 đến nay Chất liệu giấy và tình trạng vật lý của tài liệu có thể được tóm tắt qua những điểm chính sau đây.
