TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG eISO – Phiên bản 01

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG eISO – Phiên 01 Ngày 01/04/2018 MỤC LỤC TỔNG QUAN 1.1 Mục đích ý nghĩa 1.2 Từ viết tắt NỘI DUNG 2.1 Mô tả eISO 2.2 Giới thiệu chức 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 Đăng nhập/ Đăng suất Trang chủ Chức Quản trị QĐQT: .4 Chức Quản trị hệ thống: Lưu đồ tổng quát Tạo QĐQT: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG 3.1 Đăng nhập / Đăng xuất .8 3.2 Khối chức Quản trị hệ thống .9 3.2.1 Quản lý danh mục người dùng 3.2.1.1 Thêm người dùng .9 3.2.1.2 Cập nhật vai trò người dùng 11 3.2.1.3 Sửa thông tin người dùng 12 3.2.1.4 Khóa người dùng 13 3.2.1.5 Mở khóa người dùng .14 3.2.2 Quản lý danh mục đơn vị .15 3.2.2.1 Thêm đơn vị 15 3.2.2.2 Sửa thông tin đơn vị 16 3.2.2.3 Xóa danh mục đơn vị 17 3.3 Khối chức quản trị QĐQT 18 3.3.1 Tra cứu QĐQT .18 3.3.1.1 QĐQT có hiệu lực 18 3.3.1.2 Tra cứu QĐQT theo trạng thái 21 3.3.2 Quản lý QĐQT cá nhân 22 3.3.2.1 Gửi QĐQT .22 3.3.2.2 QĐQT soạn thảo 25 3.3.2.3 QĐQT chờ đóng góp thẩm định 27 3.3.2.4 QĐQT chờ phê duyệt 27 3.3.2.5 QĐQT hiệu lực .28 3.3.3 Quản lý QĐQT đơn vị 28 3.3.3.1 QĐQT chờ đóng góp .28 3.3.3.2 QĐQT chờ thẩm định 31 3.3.3.3 QĐQT chờ cập nhật eISO .33 3.3.3.4 QĐQT ban hành .34 TỔNG QUAN 1.1 Mục đích ý nghĩa Mục đích: Hướng dẫn sử dụng chức hệ thống eISO quản trị khai thác Quy định/Quy trình (QĐQT) Tổng Cơng ty (TCT) Ý nghĩa: + Tra cứu QĐQT theo nghiệp vụ tương ứng vị trí cơng tác người dùng, phục vụ công tác đảm bảo tuân thủ tác nghiệp toàn TCT; + Tổ chức xếp QĐQT theo cấp độ từ 0-5: Làm sở giám sát mức độ tuân thủ phân rã quy phạm nội suốt tuyến TCT theo trình sản xuất kinh doanh, chức năng/ nhiệm vụ đơn vị, đảm bảo tác nghiệp vận hành theo quy trình Cấp 0: văn pháp quy quan quản lý nhà nước; Cấp 1-2: Tập đoàn; Cấp 3-4: TCT; Cấp 5: đơn vị khối TTKD VNPT T/Tp + Tổ chức xây dựng, góp ý, thẩm định lưu trữ QĐQT trực tuyến Phạm vi - - - Tài liệu áp dụng cho hệ thống eISO quản trị khai thác Quy định/Quy trình Tổng Công ty, với chức sau: + Quản trị Quy đinh Quy trình Tổng Cơng ty + Quản trị hệ thống Tài liệu phục vụ cho đối tượng sử dụng: + Account- Người dùng : Là cán bộ/ nhân viên tham gia quản lý, tra cứu thơng tin QĐQT Xử lý quy trình nghiệp vụ + Admind - Quản trị hệ thống Là người quản lý cấu hình, trì hoạt động hệ thống Quản trị người dùng, phân quyền truy cập hệ thống, quản trị danh mục người dùng; danh mục đơn vị chủ sở hữu QĐQT, danh mục nhóm chức năng, danh mục đơn vị/bộ phận, danh mục nghiệp vụ 1.2 Từ viết tắt - Account: Người dùng Admin: Quản trị hệ thống Ad đơn vị: Quản trị cấp đơn vị G/y: Góp ý - - ThĐ: Thẩm định Đơn vị chủ sở hữu QĐQT: Đơn vị soạn thảo QĐQT Chủ QĐQT: đơn vị chủ trì soạn thảo ban hành 01 QĐQT cụ thể Nghiệp vụ: Các nghiệp vụ xây dựng theo khung quy trình nghiệp vụ quản lý, sản xuất kinh doanh Tập đồn Bưu viễn thơng Vai trị Account: gồm hai lựa chọn quyền: Quản trị QĐQT Quản trị hệ thống QĐQT: văn quy phạm pháp luật Cơ quan quản lý nhà nước văn quy phạm nội Tập đồn, Tổng Cơng ty đơn vị trực thuộc (gồm: Quy định, Quy trình, Quy chế văn khác liên quan) TĐ VNPT: Tập đoàn Bưu Viễn thơng Việt Nam VNPT VNP: Tổng Cơng ty Dịc vụ Viễn thông VNPT Vinaphone VNPT NET: Tổng Công ty Hạ tầng mạng NET VNPT Media: Tổng Công ty Media VNPT DATA: Công ty Dữ liệu VNPT VNPT SOFT: Công Ty Phần mềm VNPT VNP TTKD VNPT T/TP: Trung tâm Kinh doanh VNPT Tỉnh/ Thành phố VNP TTHTBHMT : Trung tâm Hỗ trợ bán hàng Miền trung VNP TTHTMN: Trung tâm Hỗ trợ bán hàng Miền nam VNP KHCN: Ban Khách hàng Cá nhân VNP-TCDN: Ban Khách hàng Tổ chức Doanh nghiệp VNP VPTCT: Văn Phịng tổng cơng ty VNP KTTC: Ban Kế tốn - Tài VNP NCTT&PTDV: Ban Nghiên cứu thị trường Phát triển dịch vụ VNP CL: Ban Chất lượng VNp KHDT: Ban Kế hoạch - Đầu tư VNP NS: Ban Nhân VNP KTNV: Ban Kỹ thuật nghiệp vụ VNP VPDT: Văn Phòng đảng đoàn thể VNP QLDA: Ban Quản lý dự án VNP KD ONLINE: Tổ Kinh doanh online VNP KSVCT: Kiểm soát viên chuyên trách VNP KCN: Khối quan Tổng Công ty Dịch vụ Viễn thông VNP BLD: Ban Lãnh đạo Tổng Công ty Dịch vụ Viễn thông VNPT VNP VNP BDH: Ban điều hành VNP DVTT: Các đơn vị trực thuộc NỘI DUNG 2.1 Mô tả eISO eISO hệ thống quản trị khai thác QĐQT phục vụ cho công tác quản lý chất lượng Tổng Công ty từ cấp Tổng Công ty đến cấp đơn vị Các modul hệ thống gồm: + Quản trị QĐQT: Xây dựng khai thác QĐQT + Quản trị hệ thống: Quản lý liệu QĐQT danh mục người dùng 2.2 Giới thiệu chức 2.2.1 Đăng nhập/ Đăng suất STT Chức Đăng nhập Đăng xuất Đối tượng sử dụng Mô tả Dùng tài khoản e-mail VNPT mật Account sử dụng eISO Ad đơn vị tạo riêng dùng cho eISO để đăng nhập Thoát khỏi hệ thống Người dùng trạng thái log in 2.2.2 Trang chủ STT Chức Mô tả Đối tượng sử dụng Quản trị - Tất chức liên quan đến Tất Account QĐQT quản lý, tra cứu thông tin QĐQT - Các tác nghiệp với QĐQT Quản trị Quản trị người dùng, phân quyền truy Tất Admin Ad đơn vị hệ thống cập hệ thống, quản trị danh mục 2.2.3 Chức Quản trị QĐQT: STT Chức Tra cứu 1.1 QĐQT có hiệu lực 1.2 2.1 2.2 2.3 Mô tả Danh sách QĐQT có hiệu lực; Tra cứu theo tiêu chí Tìm kiếm theo trạng thái Danh sách tất QĐQT: Đang hiệu QĐQT lực/ chờ đóng góp thẩm định/ Chờ phê duyệt/ Đang soạn thào Quản lý QĐQT đơn vị QĐQT chờ đóng góp Danh sách QĐQT Đơn vị cần phải G/y QĐQT chờ thẩm định Danh sách QĐQT Đơn vị đơn vị cần phải ThĐ QĐQT chờ phê duyệt Danh sách QĐQT Đơn vị cần trình Lãnh đạo TCT phê duyệt Đối tượng sử dụng Account Account Account Account Account 2.4 QĐQT chờ ban hành 2.5 QĐQT ban hành 3.1 Quản lý QĐQT cá nhân Gửi QĐQT 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 Danh sách QĐQT phê duyệt Account Ban CL sử ban hành cần tải lên eISO dụng Thống kê Danh sách QĐQT Đơn Account vị chủ sở hữu, hiệu lực Mỗi Account có quyền tạo QĐQT lưu hệ thống để tương tác với đơn vị G/y ThĐ QĐQT soạn thảo Danh sách QĐQT soạn thảo (chưa gửi G/y ThĐ) QĐQT chờ đóng góp Danh sách QĐQT cá nhân gửi thẩm định G/y ThĐ Tiếp nhận/Tương tác nội dung G/y ThĐ đơn vị QĐQT chờ phê duyệt Danh sách QĐQT thẩm định xong, chờ phê duyệt QĐQT Bị từ chối Dánh sách QĐQT đơn vị thẩm định trả để hoàn thiện/ phê duyệt QĐQT chờ cập nhật Danh sách QĐQT phê duyệt eISO ban hành cần tải lên eISO Account Account Account Account Account Account 2.2.4 Chức Quản trị hệ thống: STT 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 Chức Mô tả Quản lý thông tin Danh mục người Thống kê theo danh sách/ Thêm mới/ Sửa thơng dùng tin/Khóa Account/ Cập nhật vai trò Account Danh mục đơn vị Thống kê theo danh sách/ Tạo đơn vị theo hình phân cấp/ Sửa thơng tin/ Xóa đơn vị Nhóm chức Định danh Menu khai thác eISO cho nhóm Account (thêm, sửa, , ) Danh mục thư Tạo danh mục phân loại QĐQT mục QĐQT Danh mục Ma trận đối tượng sử dụng QĐQT nghiệp vụ phận/ Đơn vị Danh mục nghiệp Danh sách nghiệp vụ (định nghĩa nghiệp vụ vụ dựa theo khung quy trình Tập đồn ban hành) Đối tượng sử dụng Admin Ad đơn vị Admin Ad đơn vị Admin Admin Admin Admin 2.2.5 Lưu đồ tổng quát Tạo QĐQT: Bắt đầu Đơn vị soạn thảo Tạo QĐQT yes Đơn vị soạn thảo Đơn vị soạn thảo Tài liệu soạn thảo No No Cần chỉnh sửa No Đơn vị Góp ý/ Thẩm định Đơn vị Góp ý/Thẩm định Chờ Góp ý/Thẩm định Đạt chuẩn Đơn vị soạn thảo Gửi phê duyệt Lãnh đạo Đồng ý Đơn vị soạn thảo Chờ ban hành Ban Chất lượng Cập nhật CSDL eISO HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG 3.1 Đăng nhập / Đăng xuất Địa chỉ: http://eiso.vinaphone.com.vn/ Account truy cập vào eISO, hình đăng nhập sau: Nhập “Tên truy nhập” “Mật khẩu”, Chọn [Đăng nhập] Nếu thơng tin người dùng xác, truy cập thành công vào hệ thống, ngược lại hệ thống thông báo lỗi đăng nhập Để đăng xuất, chọn biểu tượng 3.2 Khối chức Quản trị hệ thống Chỉ Admin đăng nhập chức Quản trị hệ thống Khi hệ thống hiển thị sau: 3.2.1 Quản lý danh mục người dùng 3.2.1.1 Thêm người dùng Các bước thêm Account: Tạo Gán quyền Từ menu [Quản trị hệ thống], chọn [Danh mục người dùng ], hệ thống hiển thị: Chọn [Thêm mới]: - Nhập thông tin Các trường thơng tin có dấu * trường bắt buộc Đơn vị quản lý: mặc định đơn vị Ad đơn vị; Tài khoản: nhập địa email VNPT (email sử dụng để đăng nhập hệ thống sau tạo tài khoản thành công); Họ tên: Họ tên đầy đủ Account; Mật khẩu: Nhập mật eISO Account (mật sử dụng để đăng nhập hệ thống sau tạo tài khoản thành công); Điện thoại: số điện thoại Account (không bắt buộc) Đối tượng: Ma trận đối tượng sử dụng QĐQT nghiệp vụ Lãnh đạo: chọn vào ô check box thêm người dùng lãnh đạo, Account xem toàn QĐQT ban hành xuống đơn vị, không phụ thuộc vào đối tượng 10  Tải QĐQT xuống cách Chọn [Tải xuống]: 20 Khi hệ thống hiển thị sau: Chọn [Tải xuống] để tải QĐQT 3.3.1.2 Tra cứu QĐQT theo trạng thái Menu cho phép tra cứu QĐQT theo trạng thái mà Account phân quyền thực QĐQT Bao gồm chức năng: Tìm kiếm Xem thông tin QĐQT 21 Tải xuống Ghi chú: Cách thức thực tương tự [QĐQT ban hành] 3.3.2 Quản lý QĐQT cá nhân 3.3.2.1 Gửi QĐQT Để tạo 01 QĐQT mới, chọn [Gửi QĐQT mới] menu [Quản lý QĐQT cá nhân], hệ thống hiển thị sau: Nhập thơng tin (các thơng tin có dấu * thông tin bắt buộc nhập) Đơn vị chủ sở hữu QĐQT: mặc định đơn vị công tác người tạo QĐQT Nhóm QĐQT: Danh mục QĐQT Đơn vị/bộ phận: Chọn danh sách đơn vị / phận phạm vi áp dụng QĐQT (RACI theo đơn vị, phận quyền sử dụng QĐQT) Nghiệp vụ: nghiệp vụ QĐQT Ngày gửi QĐQT: mặc định ngày tạo QĐQT, chỉnh sửa Người gửi: Người gửi QĐQT, mặc định Account đăng nhập hệ thống 22   Người lập QĐQT: mặc định Account đăng nhập hệ thống (có thể bổ sung danh sách người tham gia) Phạm vi áp dụng QĐQT: đơn vị thuộc phạm vi áp dụng xem tải QĐQT menu [Tra cứu] -> [QĐQT ban hành] Mã QĐQT: Là mã QĐQT Tên QĐQT: Tên đầy đủ QĐQT Tóm tắt QĐQT: Nội dung tóm tắt QĐQT Tải QĐQT: tải File QĐQT lên hệ thống Nội dung thay đổi: Nội dung thay đổi QĐQT (nếu có) Trạng thái QĐQT, gồm có trạng thái: Đang soạn thảo: Nếu chọn trạng thái “Đang soạn thảo”, QĐQT chuyển vào menu [QĐQT soạn thảo] Account, chỉnh sửa liên tục hồn thiện để gửi Góp ý Thẩm định Chờ G/y ThĐ : Nếu chọn trạng thái “Chờ góp ý – thẩm định”, hiển thị hình để chọn đơn vị G/y ThĐ Được quyền chọn nhiều đơn vị G/y, chọn đơn vị thẩm định (trên sở ý kiến đóng góp có) sau: Chọn [Chấp nhận] để hoàn thành việc chọn đơn vị G/y ThĐ Nhập thơng tin cịn lại, Chọn [Gửi QĐQT] Khi QĐQT chuyển sau: [Quản lý QĐQT cá nhân] -> [QĐQT chờ G/y ThĐ ] người gửi QĐQT, để người theo dõi [Quản lý QĐQT đơn vị] -> [QĐQT chờ đóng góp] đơn vị góp ý, đơn vị góp ý vào để đóng góp QĐQT 23 [Quản lý QĐQT đơn vị] -> [QĐQT chờ thẩm định] đơn vị thẩm định, Account đơn vị thẩm định vào để thẩm định QĐQT  Chờ phê duyệt (chỉ Account Ban CL sử dụng) Chọn trạng thái [Chờ Góp ý - Thẩm định], hệ thống hiển thị thêm trường thông tin thời hạn phê duyệt sau: - Nhập thời hạn phê duyệt nhập thơng tin liên quan đến QĐQT Khi QĐQT chuyển sau: [Quản lý QĐQT cá nhân] -> [QĐQT chờ phê duyệt] người gửi để theo dõi QĐQT [Quản lý QĐQT đơn vị] -> [QĐQT chờ phê duyệt] đơn vị Ban Chất Lượng (tất QĐQT chọn trạng thái chờ phê duyệt chuyển Ban Chất lượng)  Đang hiệu lực (chỉ Account Ban CL sử dụng) Khi chọn trạng thái [Đang hiệu lực], hệ thống hiển thị thêm trường ngày hiệu lực, số định số AIS/ IOF để nhập: Nhập thơng tin cịn lại QĐQT Khi QĐQT chuyển sau: [Quản lý QĐQT cá nhân] -> [QĐQT hiệu lực] cá nhân gửi QĐQT để theo dõi [Quản lý QĐQT đơn vị] -> [QĐQT ban hành] chủ sở hữu QĐQT [Tra cứu] -> [QĐQT ban hành] để đơn vị thuộc phạm vi áp dụng xem Ghi chú: Nếu không nhập đủ trường bắt buộc, hệ thống thông báo chi tiết trường thiếu sau: 24 Nếu nhập đầy đủ yêu cầu trường thông tin, hệ thống gửi QĐQT thành cơng, có thơng báo sau: Khi đó, tùy trạng thái QĐQT phân luồng đến menu tương ứng 3.3.2.2 QĐQT soạn thảo QĐQT soạn thảo QĐQT trạng thái lưu nháp Từ [Quản lý QĐQT cá nhân] -> [QĐQT soạn thảo], hệ thống hiển thị hình: Đối với QĐQT soạn thảo, Account thực chức sau: Tìm kiếm (Tương tự QĐQT ban hành); Xem thông tin QĐQT (Tương tự QĐQT ban hành); Chỉnh sửa QĐQT Để chỉnh sửa QĐQT, Chọn [Sửa] sau: Khi hệ thống hiển thị: 25 Sau chỉnh sửa thông tin QĐQT chỉnh sửa trạng thái QĐQT, Chọn [Cập nhật thơng tin] để hồn thành việc chỉnh sửa Khi tùy thuộc vào trạng thái QĐQT mà QĐQT đến menu tương ứng (đã nêu chức “Gửi QĐQT mới”) Xóa QĐQT Để xóa QĐQT, Chọn [Xóa] sau: 26 Khi hệ thống hiển thị câu hỏi xác nhận việc xóa QĐQT sau: Chọn [Tiếp tục] để hồn thành việc xóa 3.3.2.3 QĐQT chờ đóng góp thẩm định - Tìm kiếm QĐQT Xem thơng tin QĐQT Tải QĐQT Sửa QĐQT (tương tự QĐQT soạn thảo) Xóa QĐQT (tương tự QĐQT soạn thảo) 3.3.2.4 QĐQT chờ phê duyệt Tương tự QĐQT chờ G/y ThĐ Khi QĐQT menu này, tức thẩm định đủ điều kiện ban hành tải lên eISO phục vụ tra cứu tác nghiệp 27 3.3.2.5 QĐQT hiệu lực Danh sách QĐQT hiệu lực mà cá nhân chủ trì soạn thảo cịn hiệu lực Các thao tác QĐQT hiệu lực tương tự QĐQT chờ G/y ThĐ 3.3.3 3.3.3.1 Quản lý QĐQT đơn vị QĐQT chờ đóng góp Toàn Account thuộc đơn vị xem danh sách QĐQT đơn vị cần phải G/y 28 - Xem thơng tin QĐQT Tải QĐQT xuống Xử lý đóng góp Để xử lý đóng góp, Chọn [Xử lý đóng góp] sau: Khi hệ thống hiển thị sau: 29 Hệ thống hiển thị thông tin QĐQT Nhập nội dung góp ý (bắt buộc) tải file đính kèm (khơng bắt buộc) 30 Chọn [Lưu góp ý], người dùng thực góp ý nhiều lần chủ QĐQT gửi thẩm định Đơn vị thẩm định QĐQT theo dõi toàn q trình kết góp ý 3.3.3.2 QĐQT chờ thẩm định Toàn Account thuộc đơn vị xem danh sách QĐQT đơn vị cần phải ThĐ Xem thông tin QĐQT Tải QĐQT xuống Thực thẩm định Các chức xem, tải, xóa QĐQT thực tương tư phần Quản lý QĐQT cá nhân Để Thẩm định, Chọn [Xử lý thẩm định] sau: Khi hệ thống hiển thị: 31 32 Người dùng nhập nội dung thẩm định (bắt buộc) tải file đính kèm (khơng bắt buộc), Chọn [Lưu ý kiến], người dùng thực thẩm định nhiều lần đóng q trình thẩm định Để kết thúc việc thẩm định, nhập ý kiến chọn: + Lưu ý kiến (để thẩm định nhiều lần), + Kết thúc thẩm định (để đóng kết thẩm định): Khi Kết thúc thẩm định, QĐQT chuyển menu [Quản lý QĐQT cá nhân] -> [QĐQT chờ phê duyệt] chủ QĐQT để người gửi thực thủ tục ban hành, điền đầy đủ thông tin bắt buộc như: Quyết định ban hành QĐQT, Mã số QĐQT, Ngày hiệu lực, 3.3.3.3 QĐQT chờ cập nhật eISO Hệ thống phân quyền Ban Chất lượng quyền cập nhật QĐQT lên eISO Các chức xem, tải, xóa QĐQT thực tương tư phần quản lý QĐQT cá nhân Đồng thời, QĐQT chuyển sang menu [Quản lý QĐQT đơn vị] -> [QĐQT ban hành], đơn vị ban hành QĐQT 33 3.3.3.4 QĐQT ban hành Danh sách QĐQT đơn vị chủ sở hữu [Quản lý QĐQT đơn vị] 34