Mục tiêu nghiên cứu
* Việc nghiên cứu đề tài nhằm đạt được một số mục tiêu sau:
Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp FAST là một đơn vị chuyên cung cấp giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp, được thành lập với mục tiêu hỗ trợ các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình hoạt động Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin, FAST đã phát triển các sản phẩm đa dạng, đáp ứng nhu cầu quản lý hiệu quả và nâng cao năng suất cho doanh nghiệp Công ty không ngừng mở rộng và cải tiến dịch vụ, cam kết mang lại giá trị tốt nhất cho khách hàng thông qua sự đổi mới và sáng tạo trong từng giải pháp.
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán mua bán hàng hóa
- Phản ánh thực trạng công tác kế toán mua bán hàng hóa tại đơn vị
Đánh giá ưu nhược điểm của công tác kế toán là bước quan trọng để cải thiện quy trình kế toán mua bán hàng hóa tại công ty FAST Dựa trên những phân tích này, chúng tôi đề xuất các kiến nghị nhằm tối ưu hóa hiệu quả công tác kế toán, giúp nâng cao tính chính xác và minh bạch trong các giao dịch Việc áp dụng các biện pháp cải tiến sẽ không chỉ tăng cường quản lý tài chính mà còn hỗ trợ công ty trong việc ra quyết định kinh doanh hiệu quả hơn.
Phương pháp nghiên cứu
* Một số phương pháp được sử dụng trong việc nghiên cứu đề tài là:
- Quan sát, trao đổi với nhân viên kế toán tại đơn vị thực tập
- Phương pháp thu thập dữ liệu từ sổ sách, báo cáo tài chính tại đơn vị thực tập
- Nghiên cứu Thông tư 200/2014/TT-BTC và một số quy định liên quan về kế toán mua bán hàng hóa.
Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài gồm có bốn chương chính:
Chương 1: Tổng quan về Công ty cổ phần phần mềm quản lí doanh nghiệp FAST Chương 2: Cơ sở lý luận về kế toán mua bán hàng hóa
Chương 3: Thực trạng kế toán mua bán hàng hóa tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lí doanh nghiệp FAST tại TPHCM
Chương 4: Nhận xét - Kiến nghị
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN LÝ
GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY
Tên công ty: Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp
Tên tiếng Anh: Fast Software Company
Vốn điều lệ: 10.000.000.000 (Mười tỷ đồng) vào đầu năm 2008, được chia thành 1.000.000 cổ phần, trị giá mỗi cổ phần là 10.000đ
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 056067 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 18/06/1997, thay đổi lần cuối ngày 26/05/2006
Đại diện theo luật pháp: Ông Phan Quốc Khánh - Giám đốc công ty
Website: www.fast.com.vn
Email: info@fast.com.vn
Văn phòng: Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng
1.1.2 Quá trình hình thành Được ra đời từ năm 1997, với gần 23 năm kinh nghiệm, mang sứ mệnh tư vấn và phát triển phần mềm, giúp các doanh nghiệp có thể tác nghiệp nhanh hơn, quản trị tốt hơn, FAST đã trở thành đơn vị cung cấp giải pháp quản lý doanh nghiệp trên nền tảng CNTT uy tín cho hơn 26.000 đối tác trên toàn quốc
Tính năng Tác nghiệp nhanh hơn và Quản trị tốt hơn là những yếu tố quan trọng được FAST tập trung phát triển trên các phần mềm quản trị Mục tiêu của các giải pháp này là giúp doanh nghiệp tự động hóa các công việc ghi chép và tính toán thủ công, từ đó nâng cao hiệu quả và giảm bớt sự nhàm chán trong quy trình làm việc.
Hỗ trợ nhân sự làm việc sáng tạo, linh hoạt và thông minh giúp họ yên tâm vào chuyên môn kinh tế, từ đó tạo ra cạnh tranh lành mạnh và bền vững trên thị trường Quá trình quản trị trở nên dễ dàng và hiệu quả nhờ vào nguồn thông tin cập nhật nhanh chóng và chính xác.
Phương châm “Đối tác lâu dài, tin cậy” là kim chỉ nam cho FAST trong suốt quá trình hoạt động, thể hiện nỗ lực xây dựng mối quan hệ bền vững và uy tín với nhân viên, khách hàng, cổ đông, đối tác và cộng đồng.
Trụ sở chính của FAST hiện đang tọa lạc tại Hà Nội, bên cạnh đó công ty cũng có một chi nhánh ở Đà Nẵng thuộc miền Trung và một chi nhánh khác tại Thành phố Hồ Chí Minh ở miền Nam.
1.1.3 Chức năng và nhiệm vụ
FAST chủ yếu nghiên cứu phát triển và kinh doanh các lĩnh vực sau:
Phát triển, tư vấn và triển khai ứng dụng hệ thống thông tin quản trị và điều hành doanh nghiệp trên nền tảng công nghệ thông tin
Chúng tôi cung cấp giải pháp quản trị toàn diện cho doanh nghiệp vừa và lớn, bao gồm phần mềm kế toán chuyên dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, hóa đơn điện tử, và phần mềm kế toán phục vụ đào tạo Ngoài ra, chúng tôi còn nhận lập trình và chỉnh sửa sản phẩm theo yêu cầu riêng biệt, nhằm đáp ứng tốt nhất các đặc thù của từng doanh nghiệp.
Nhiệm vụ chính của công ty FAST là:
Đảm bảo kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký
Cung cấp hàng hóa đúng chất lượng theo tiêu chuẩn quy định
Hoạt động theo đúng các quy định và chế độ của pháp luật
Hoàn thành nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước
Tạo công ăn việc làm, đảm bảo về quyền và lợi ích chính đáng của người lao động
1.1.4 Tầm nhìn và sứ mệnh
FAST, phát triển trên nền tảng công nghệ thông tin, hướng đến mục tiêu dài hạn trở thành thương hiệu hàng đầu Việt Nam về phần mềm quản lý doanh nghiệp và là nhà cung cấp đáng tin cậy cho khách hàng Công ty cam kết xây dựng môi trường làm việc an toàn, chuyên nghiệp, tạo ra giá trị nghề nghiệp và cơ hội phát triển cho nhân viên, đồng thời đóng góp tích cực vào sự phát triển của xã hội.
FAST mang trong mình sứ mệnh:
Nghiên cứu và phát triển ứng dụng phần mềm quản trị, tăng năng suất lao động, quản lý doanh nghiệp hiệu quả
Tạo dựng cuộc sống hạnh phúc cho mỗi cá nhân thành viên
Đóng góp giá trị cho cộng đồng, xã hội, góp phần xây dựng đất nước
1.1.5 Phương hướng hoạt động trong tương lai
Trong giai đoạn 2020 – 2022, FAST đã đặt ra các mục tiêu ngắn hạn nhằm tiến gần hơn đến sứ mệnh và mục tiêu dài hạn đã đề ra vào cuối năm 2019.
Tăng trưởng về doanh thu: khoảng 10% - 30%/ 1 năm
Tăng trưởng về khách hàng: mới khoảng 5.000 khách hàng/ 1 năm
Tăng trưởng về nhân sự: khoảng 5% - 10%/ 1 năm
* Chiến lược thực hiện để đạt được các mục tiêu giai đoạn 2020-2022:
Các chiến lược cụ thể đã được đề ra để có thể hoàn thành các mục tiêu trong giai đoạn 3 năm 2020 – 2022 như sau:
Nhanh chóng và thông minh là chìa khóa trong việc xử lý công việc và giải quyết vấn đề của từng cá nhân cũng như từng bộ phận Mỗi sản phẩm đều được thiết kế để tối ưu hóa hiệu suất và nâng cao khả năng làm việc.
6 nghiên cứu và phát triển làm sao để có thể hỗ trợ khách hàng trong công việc kế toán càng ngày càng nhanh hơn và thông minh hơn
Ngay – Ngày ngày – Quyết liệt: Công việc phải được giải quyết ngay không để tồn đọng, thực hiện chăm chỉ ngày ngày, với tinh thần thái độ quyết liệt.
BỘ MÁY QUẢN LÝ
1.2.1 Sơ đồ bộ máy quản lý
Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức công ty
1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ các bộ phận
Ban giám đốc công ty bao gồm Giám đốc, Giám đốc điều hành các chi nhánh và Giám đốc kỹ thuật, có nhiệm vụ quan trọng trong việc xây dựng chiến lược kinh doanh và phát triển cho toàn công ty cũng như từng chi nhánh Họ đề ra và triển khai các chế độ, quy định và chính sách chung, đồng thời xác định phương hướng hoạt động và kế hoạch cho các bộ phận Ban giám đốc cũng chỉ đạo công ty hoàn thành các kế hoạch đã được đề ra, đảm bảo sự phát triển bền vững và hiệu quả.
* Trợ lý Giám đốc: là thư ký tổng hợp, có nhiệm vụ trực tiếp hỗ trợ các công việc của
Giám đốc công ty, anh Phan Quốc Khánh
Marketing đóng vai trò quan trọng trong việc khảo sát và phân tích thị trường để hiểu rõ nhu cầu của sản phẩm và khách hàng Ngoài ra, nó còn đảm nhận quản trị Website và Fanpage, cũng như phụ trách các hoạt động Marketing online Một phần không thể thiếu của Marketing là xây dựng và quản lý hình ảnh, quảng cáo, thương hiệu và truyền thông hiệu quả.
Các văn phòng kinh doanh tại Hà Nội, Đà Nẵng và TPHCM đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hệ thống cung cấp giải pháp phần mềm đồng bộ trên toàn quốc, bao gồm cả ba miền Bắc, Trung và Nam.
Trung tâm R&D hoạt động độc lập, chuyên sâu vào kỹ thuật và phát triển phần mềm dưới sự lãnh đạo của Giám đốc kỹ thuật Đội ngũ nhân sự bao gồm trưởng phòng kỹ thuật, trưởng nhóm và kỹ thuật viên CNTT Nhiệm vụ chính của trung tâm là nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới, đảm bảo cung cấp sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị trường và tính cạnh tranh Ngoài ra, trung tâm còn có trách nhiệm đào tạo, cập nhật kiến thức cho các bộ phận kinh doanh, triển khai hợp đồng phần mềm và hỗ trợ khách hàng trong việc chỉnh sửa, bổ sung tính năng theo yêu cầu riêng, từ đó tạo nên lợi thế cạnh tranh cho công ty.
Sơ đồ tổ chức của các đơn vị chi nhánh tại từng khu vực thường linh hoạt và thay đổi theo từng giai đoạn phát triển, nhằm phù hợp với tình hình thực tế và đặc điểm thị trường cụ thể của khu vực đó.
The Business Solutions Department specializes in providing consulting services for medium and large enterprises, focusing on product solutions such as ERP, Fast Business, Fast Business Online, Customer Relationship Management, and Fast Financial.
* Phòng kinh doanh giải pháp vừa và nhỏ: Phân khúc tập trung là các sản phẩm Fast
Accounting, Fast Accounting Online, Fast e-Invoice dành cho các đối tượng khách hàng doanh nghiệp vừa và nhỏ
* Phòng kinh doanh giải pháp bảo hành: Theo dõi, quản lý và ký kết các hợp đồng bảo hành phần mềm với các khách hàng đã mua phần mềm
Phòng bảo hành và tư vấn ứng dụng có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ khách hàng trong suốt quá trình sử dụng sản phẩm Đội ngũ này không chỉ chăm sóc khách hàng mà còn cung cấp các dịch vụ tư vấn và bảo hành sản phẩm, đảm bảo sự hài lòng và trải nghiệm tốt nhất cho người dùng.
Phòng Giải pháp mạng chuyên tư vấn và kinh doanh thiết bị phần cứng, cho thuê máy chủ, và cung cấp phần mềm diệt virus Đơn vị này hỗ trợ kỹ thuật và công nghệ thông tin cho khách hàng trong quá trình lắp đặt và sử dụng các sản phẩm chính của FAST.
Phòng kế toán và văn phòng chịu trách nhiệm theo dõi chứng từ, sổ sách kế toán, báo cáo thuế và quản trị Ngoài ra, phòng cũng theo dõi công nợ khách hàng, thu tiền hợp đồng, thanh toán hóa đơn cho nhà cung cấp, và quản lý nhân sự, chấm công cùng các công việc văn thư, văn phòng.
Cơ cấu phòng ban và nhân sự của FAST được tổ chức chặt chẽ, với sự kết nối mạnh mẽ giữa các bộ phận, tạo thành một khối tổng thể vững mạnh, góp phần thúc đẩy sự thành công của công ty.
Hình 1.2: Thống kê đội ngũ nhân viên theo thâm niên làm việc (2018)
FAST cam kết cung cấp chính sách đãi ngộ hấp dẫn cho người lao động, giúp giữ chân những nhân tài xuất sắc, những người thực sự đam mê công việc, có tầm nhìn xa và tận tâm với sự phát triển của công ty.
FAST là một môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động và sáng tạo, nơi mà sự nghiêm túc và hội nhập được đặt lên hàng đầu Đây là nơi lý tưởng để phát triển sự nghiệp cá nhân và cống hiến cho xã hội.
BỘ MÁY KẾ TOÁN
1.3.1 Sơ đồ bộ máy kế toán
Mỗi doanh nghiệp cần có bộ phận kế toán như một cánh tay trái quan trọng, cung cấp thông tin hữu ích để hỗ trợ việc ra quyết định và kiểm soát hoạt động kinh doanh Do đó, tổ chức bộ máy kế toán cần được chú trọng, đảm bảo tính chặt chẽ, tinh gọn và hiệu quả, với sự phân công đúng người đúng việc.
(Nguồn: Phòng Kế toán FAST)
1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ các phần hành kế toán
Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm tổ chức, giám sát và chỉ đạo hoạt động kế toán trong phòng, đảm bảo công tác kế toán được hoàn thiện Họ cần hiểu rõ ngôn ngữ của các số liệu kế toán cũng như tình hình kinh tế của công ty để cung cấp tư vấn hiệu quả cho ban giám đốc.
Kế toán tổng hợp là người chịu trách nhiệm ghi chép kế toán tổng hợp và chi tiết hàng tồn kho, theo dõi doanh thu bán hàng cùng các khoản giảm trừ doanh thu Họ cũng ghi chép chi phí bán hàng (CPBH) và chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN), đồng thời lập báo cáo nội bộ về kết quả kinh doanh của từng mặt hàng.
Kế toán mua bán hàng
Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy kế toán FAST
Kế toán công nợ chịu trách nhiệm kiểm tra hợp đồng kinh tế giữa các bộ phận kinh doanh, theo dõi tình trạng thanh toán của khách hàng và quản lý hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ với nhà cung cấp Họ cũng có nhiệm vụ đốc thúc, thu hồi nợ và xử lý các khoản công nợ khó đòi, đồng thời lập các báo cáo công nợ định kỳ.
Kế toán thuế đóng vai trò quan trọng trong việc xác định cơ sở tính thuế như GTGT, TTĐB, TNCN, TNDN và thực hiện nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp đối với Nhà nước Đội ngũ kế toán cần thường xuyên cập nhật thông tin và chính sách pháp luật về thuế để đảm bảo tuân thủ Ngoài ra, việc đưa ra đánh giá khi có sự chênh lệch giữa báo cáo thuế của doanh nghiệp và số thuế phải quyết toán với cơ quan Nhà nước là rất cần thiết.
Kế toán mua bán hàng là quá trình quản lý và ghi chép tất cả các nghiệp vụ liên quan đến mua bán hàng hóa trong doanh nghiệp Điều này bao gồm việc ghi hóa đơn bán hàng, tổng hợp hóa đơn mua hàng, và ghi sổ chi tiết doanh thu từ hàng bán Ngoài ra, kế toán còn phải theo dõi thuế GTGT đầu ra và đầu vào, ghi sổ chi tiết hàng hóa, xử lý hóa đơn chứng từ, và lập báo cáo bán hàng theo quy định.
Thủ quỹ có nhiệm vụ quản lý tiền mặt, bao gồm việc thu chi tiền, kiểm tra chứng từ và cập nhật đầy đủ các khoản thu chi vào sổ quỹ Ngoài ra, thủ quỹ cần báo cáo kịp thời cho kế toán trưởng và ban giám đốc về tình hình quỹ tiền mặt.
1.3.3 Chế độ và chính sách kế toán đang áp dụng tại công ty
- Chế độ kế toán: FAST áp dụng thống nhất chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT- BTC được ban hành ngày 22/12/2014
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là VNĐ
Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12
Kỳ lập báo cáo: Quý
Phương pháp kê khai thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ
Phương pháp phân bổ chi phí trả trước: theo đường thẳng
Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO)
Phương pháp khấu hao tài sản cố định: theo đường thẳng
Các khoản chi phí trả trước bao gồm chi phí thuê ngoài, chi phí thanh toán tiền thuê văn phòng và chi phí mua công cụ dụng cụ không thuộc TSCĐ Những khoản chi phí này sẽ được vốn hóa và phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Dựa trên cơ sở thu nhập chịu thuế và thuế suất TNDN trong năm hiện hành để xác định chi phí thuế TNDN hiện hành được xác định
Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định là:
Giá trị còn lại = Nguyên giá – Giá trị hao mòn
Hình thức kế toán được áp dụng là kế toán máy kết hợp với tổ chức sổ theo hình thức Nhật ký chung Công việc kế toán được thực hiện thông qua phần mềm Fast Business Online, được thiết kế bởi FAST.
- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy:
Hàng ngày, kế toán sử dụng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ đã được kiểm tra để ghi sổ Họ xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có, sau đó nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán Quy trình này cho phép thông tin tự động được nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, cuối quý, kế toán tiến hành khóa sổ và lập báo cáo tài chính, đảm bảo tính chính xác và trung thực của số liệu thông qua việc đối chiếu tự động giữa số liệu tổng hợp và chi tiết Người làm kế toán có thể kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán và báo cáo tài chính sau khi in ra giấy Sau đó, sổ kế toán tổng hợp và chi tiết được in, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.
(Nguồn: Phòng Kế toán FAST) Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra
- Các tính năng đặc biệt nổi bật của phần mềm Fast Business Online:
Chức năng hỗ trợ quản lý doanh nghiệp:
Quản trị theo kế hoạch đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý doanh nghiệp, bao gồm việc lập ngân sách cho chi phí và đầu tư, tổ chức giao nhận hàng, sản xuất tổng thể và chi tiết theo từng đơn hàng, dự trù nguyên vật liệu, cùng với kế hoạch thu tiền từ công nợ và thanh toán cho nhà cung cấp Phần mềm quản lý được thiết kế với các chức năng cảnh báo và báo cáo về hàng tồn kho, nợ đến hạn thu và trả, từ đó hỗ trợ việc ra quyết định và điều hành tổ chức một cách chủ động và hiệu quả.
Quản trị theo quy trình trong Fast Business giúp quản lý hiệu quả các hoạt động quan trọng của doanh nghiệp như mua hàng, bán hàng và sản xuất Người dùng có khả năng khai báo trạng thái của từng công đoạn và lựa chọn các phương án xử lý phù hợp.
Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Kế toán máy
Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Kế toán trên máy vi tính
Số 13 tương ứng với từng trạng thái công việc, giúp các nhà quản lý theo dõi tiến độ và tình hình thực hiện mà không cần có mặt trực tiếp Nhờ vậy, việc phục vụ khách hàng và làm việc với đối tác diễn ra nhanh chóng, đồng thời giảm thiểu tình trạng cập nhật thông tin lặp lại, vì dữ liệu đã được kế thừa từ các bước trước đó.
Hệ thống báo cáo phân tích tình hình tài chính tự động cung cấp các báo cáo chi tiết về chỉ số tài chính và cơ cấu tài chính Nó cho phép so sánh các chỉ số và cơ cấu theo kế hoạch đã đề ra, đồng thời thực hiện các so sánh với ngành và các công ty khác, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát và chính xác về tình hình tài chính của mình.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN MUA BÁN HÀNG HÓA
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG THƯƠNG MẠI
Hoạt động thương mại, hay còn gọi là hoạt động kinh doanh, đề cập đến tất cả các hoạt động nhằm mục đích sinh lợi Kinh doanh bao gồm việc thực hiện liên tục các công đoạn trong quá trình đầu tư, từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung ứng dịch vụ trên thị trường Các hoạt động này diễn ra đa dạng trong nhiều lĩnh vực như sản xuất, lưu thông hàng hóa và dịch vụ.
Hoạt động thương mại không chỉ bao gồm việc mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, mà còn liên quan đến các hoạt động đầu tư cho sản xuất dưới hình thức đầu tư trực tiếp hoặc gián tiếp Những hoạt động này được quy định và điều chỉnh bởi Luật Đầu tư, Luật Doanh nghiệp 2005 và các luật kinh doanh khác.
Bất động sản, Luật chứng khoán và các Luật chuyên ngành khác
Hoạt động thương mại được định nghĩa là các hoạt động nhằm mục đích sinh lời, bao gồm mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, đầu tư, xúc tiến thương mại, và những hoạt động khác có mục tiêu tạo ra lợi nhuận.
Theo nghĩa hẹp, hoạt động thương mại chỉ bao gồm các hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực lưu thông và dịch vụ, không bao gồm khâu đầu tư cho sản xuất theo quy định của Luật Thương mại.
* Hai lĩnh vực chủ yếu của hoạt động thương mại là:
Mua bán hàng hóa là hoạt động thương mại trong đó bên bán có trách nhiệm giao hàng và chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua, đồng thời nhận thanh toán từ bên mua.
18 có nghĩa vụ thanh toán cho bên bán, nhận hàng và quyền sở hữu hàng hóa theo thỏa thuận.” (Khoản 8 Điều 3 Luật thương mại)
Cung ứng dịch vụ là hoạt động thương mại trong đó bên cung cấp dịch vụ có trách nhiệm thực hiện dịch vụ cho khách hàng, trong khi khách hàng phải thanh toán và sử dụng dịch vụ theo thỏa thuận đã định.
Pháp luật thương mại bao gồm các quy định liên quan đến đầu tư sản xuất hàng hóa và cung ứng dịch vụ, như chất lượng và tiêu chuẩn sản phẩm, hàng hóa, cũng như quyền sở hữu trí tuệ, nhằm đảm bảo sự phù hợp cho các thương nhân vừa là nhà sản xuất vừa là nhà cung cấp dịch vụ.
2.1.2 Đặc điểm và vai trò của hoạt động thương mại
Căn cứ theo khái niệm về hoạt động thương mại được quy định tại Khoản 1 Điều
3 Luật thương mại năm 2005, có thể xác định hoạt động thương mại có các đặc điểm chính sau đây:
Trong hoạt động thương mại, ít nhất một bên phải được xác định là thương nhân, trong khi bên còn lại có thể là thương nhân hoặc không, theo quy định tại Nghị định 39/2007/NĐ-CP Ví dụ về bên không phải thương nhân có thể bao gồm người buôn bán vặt hoặc buôn chuyến.
“Hai là, mục đích của các bên khi thực hiện hoạt động thương mại đều là nhằm mục đích đạt được lợi nhuận.”
Hoạt động thương mại đa dạng với nhiều hình thức khác nhau, nhưng chủ yếu được phân loại thành hai nhóm chính: mua bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ.
Thương nhân là thuật ngữ chỉ các chủ thể tham gia vào hoạt động thương mại, bao gồm tổ chức kinh tế được thành lập hợp pháp và cá nhân hoạt động thương mại độc lập, thường xuyên, có đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật.
Chủ thể thực hiện hoạt động thương mại có quyền kinh doanh tất cả các loại hàng hóa và dịch vụ, miễn là hoạt động đó tuân thủ quy định của pháp luật và diễn ra trong các lĩnh vực, ngành nghề hợp pháp.
Hoạt động thương mại không chỉ diễn ra trong lãnh thổ Việt Nam mà còn mở rộng ra khu vực và toàn cầu, phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế thế giới và xu thế toàn cầu hóa Điều này khẳng định vị thế của quốc gia trên trường quốc tế.
Hoạt động thương mại đóng vai trò quan trọng trong quan hệ kinh doanh, là nền tảng phát triển kinh tế quốc gia và nâng cao vị thế trên thị trường quốc tế Qua các hoạt động này, thương nhân và nhà đầu tư góp phần xây dựng và phát triển nền kinh tế Đối với doanh nghiệp, thương mại không chỉ mang lại lợi nhuận mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến sự sống còn của tổ chức, phát triển nghề nghiệp và tạo nguồn thu nhập cho cộng đồng, từ đó tạo ra giá trị cho xã hội.
KẾ TOÁN MUA HÀNG
2.2.1 Khái niệm và đặc điểm quá trình mua hàng hóa
Mua hàng là bước khởi đầu trong chu trình lưu chuyển hàng hóa của doanh nghiệp thương mại, diễn ra khi quyền sở hữu hàng hóa được chuyển từ người bán sang doanh nghiệp Đồng thời, doanh nghiệp cũng chuyển quyền sở hữu tiền tệ cho người bán hoặc đơn vị có trách nhiệm thanh toán.
Hàng hóa phải được áp dụng một phương thức mua bán và thanh toán tiền hàng nhất định
Khi doanh nghiệp sở hữu hàng hóa, họ sẽ không còn quyền sở hữu tiền tệ hoặc một loại hàng hóa khác có giá trị tương đương với hàng hóa đã sở hữu.
Hàng hóa mua vào với mục đích bán lại hoặc tiếp tục gia công sản xuất rồi bán
(Theo Giáo trình Kế Toán Tài Chính Doanh Nghiệp Thương Mại, 2012, NXB GD)
2.2.2 Thời điểm mua hàng được xác định Đây là thời điểm người mua và người bán chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa
Kế toán có thể xác định được thời điểm mua hàng của từng sản phẩm theo các phương thức mua bán như sau:
Sau khi ký hợp đồng, cán bộ thu mua của bên mua sẽ đến kho bên bán với giấy ủy nhiệm để nhận hàng và chịu trách nhiệm vận chuyển về kho của mình Thời điểm xác định hàng mua là khi bên mua đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, đồng thời thủ tục giao nhận hàng được hoàn tất.
Mua hàng giao sau là quá trình mà bên bán chuyển hàng hóa đến bên mua theo hợp đồng đã ký, với địa điểm giao nhận có thể là kho hoặc văn phòng của bên mua Thời điểm xác định hàng mua là khi bên mua hoàn tất việc nhận hàng và thực hiện thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán cho hàng hóa.
(Theo Giáo trình Kế Toán Tài Chính Doanh Nghiệp Thương Mại, 2012, NXB GD)
2.2.3 Cách xác định giá trị hàng mua
Kế toán nhập, xuất, tồn kho hàng hóa trên tài khoản 156 được phản ánh theo nguyên tắc giá gốc quy định trong Chuẩn mực kế toán Hàng tồn kho:
Giá trị thực tế hàng hóa nhập kho
Giá mua ghi trên hóa đơn
Thuế không hoàn lại (nếu có)
+ Chi phí thu mua - Các khoản giảm trừ
Giá mua ghi trên hóa đơn có thể được tính theo hai phương pháp: khấu trừ và trực tiếp Phương pháp khấu trừ xác định giá mua chưa bao gồm thuế GTGT, trong khi phương pháp trực tiếp tính giá mua đã bao gồm thuế GTGT.
Thuế không hoàn lại bao gồm các loại thuế như thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường (nếu có) và thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với hàng nhập khẩu không được khấu trừ.
Chi phí thu mua bao gồm các khoản chi phí liên quan như vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, bảo hiểm, hao hụt hợp lý trong quá trình vận chuyển, tiền thuê kho bãi, và chi phí cho bộ phận thu mua độc lập.
Các khoản giảm trừ: bao gồm giảm giá hàng mua, chiết khấu thương mại và hàng mua bị trả lại
Khi doanh nghiệp mua hàng hóa để bán lại nhưng cần gia công, sơ chế, tân trang hoặc phân loại để tăng giá trị hoặc khả năng bán, thì trị giá hàng mua sẽ bao gồm cả chi phí gia công và sơ chế.
Khi doanh nghiệp mua hàng hóa kèm theo sản phẩm và phụ tùng thay thế, kế toán cần xác định và ghi nhận riêng giá trị của các sản phẩm, hàng hóa, phụ tùng này Giá trị nhập kho của hàng hóa sẽ được tính bằng giá mua đã trừ đi giá trị của sản phẩm và phụ tùng thay thế.
Giá gốc hàng hóa mua vào được xác định theo từng nguồn nhập và cần theo dõi riêng biệt giá trị mua cùng chi phí thu mua Chi phí thu mua trong kỳ sẽ được phân bổ cho hàng hóa tiêu thụ và hàng tồn kho cuối kỳ Doanh nghiệp có thể lựa chọn phương pháp phân bổ chi phí thu mua phù hợp với tình hình cụ thể, nhưng cần tuân thủ nguyên tắc nhất quán trong quá trình thực hiện.
(Theo Chuẩn mực kế toán số 02: Hàng tồn kho)
2.2.4 Nhiệm vụ của kế toán mua hàng
Nhiệm vụ của một kế toán viên mua hàng có thể tóm lược với ba nhiệm vụ chủ yếu:
Theo dõi và cập nhật số lượng, chủng loại, quy cách hàng hóa mua về, đồng thời ghi nhận thời điểm mua hàng một cách kịp thời và chính xác.
Theo dõi và giám sát quá trình mua hàng là rất quan trọng để đảm bảo hoàn thành kế hoạch mua sắm từ từng nguồn cung cấp, nhà cung cấp cụ thể và các đơn đặt hàng Đồng thời, cần kiểm tra tình hình thanh toán công nợ với nhà cung cấp để duy trì mối quan hệ hợp tác hiệu quả.
Cung cấp thông tin chính xác và kịp thời về hàng hóa cho lãnh đạo doanh nghiệp là rất quan trọng, giúp họ có phương án dự phòng hiệu quả và xác định mức dự trữ hàng hóa hợp lý nhất.
(Theo Giáo trình Kế Toán Tài Chính Doanh Nghiệp Thương Mại, 2012, NXB GD)
* Tài khoản sử dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên:
Tài khoản 156 Hàng hóa ghi nhận giá trị hiện tại và sự biến động tăng, giảm theo giá trị thực tế của các sản phẩm và hàng hóa thuộc sở hữu của doanh nghiệp, bao gồm cả hàng hóa lưu trữ tại kho và quầy hàng.
* Kết cấu và nội dung phản ánh (Theo thông tư 200/2014/TT-BTC):
Trị giá mua của hàng hóa theo hóa đơn mua hàng (Bao gồm các loại thuế không được hoàn lại);
Chi phí thu mua hàng hóa;
Trị giá của hàng hóa thuê gia công ngoài (Gồm giá mua và chi phí gia công);
Trị giá hàng hóa đã bán bị người mua trả lại;
Trị giá hàng hóa phát hiện thừa khi kiểm kê;
Trị giá hàng hóa bất động sản mua vào hoặc chuyển từ bất động sản đầu tư
Trị giá hàng hóa xuất kho bao gồm giá trị sản phẩm được bán, giao cho đại lý, chuyển cho đơn vị phụ thuộc, thuê ngoài gia công, hoặc sử dụng trong sản xuất và kinh doanh.
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hóa trong kỳ;
Chiết khấu thương mại hàng mua được hưởng
Các khoản giảm giá hàng mua được hưởng;
Trị giá hàng hóa trả lại cho người bán;
Trị giá hàng hóa phát hiện thiếu khi kiểm kê;
KẾ TOÁN BÁN HÀNG
2.3.1 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Bán hàng là giai đoạn cuối cùng trong quá trình tái sản xuất, diễn ra thông qua việc thực hiện các quan hệ trao đổi Giai đoạn này sử dụng các phương tiện thanh toán để chuyển giao giá trị của sản phẩm, hàng hoá, lao vụ và dịch vụ.
Cung cấp dịch vụ là việc thực hiện các nội dung công việc đã được thỏa thuận trong hợp đồng, diễn ra trong một hoặc nhiều kỳ kế toán Điều này bao gồm các dịch vụ như phần mềm, vận tải, du lịch, và cho thuê tài sản cố định theo phương thức cho thuê hoạt động.
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng số tiền thu được từ các giao dịch và hoạt động phát sinh doanh thu, bao gồm việc bán hàng, sản phẩm và cung cấp dịch vụ.
(Theo Giáo trình Kế Toán Tài Chính Doanh Nghiệp Thương Mại, 2012, NXB GD) 2.3.1.2 Một số quy định về kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Việc xác định và ghi nhận doanh thu phải tuân thủ các quy định trong Chuẩn mực
Kế toán số 14 – Doanh thu và Thu nhập khác và các chuẩn mực kế toán khác có liên quan
Việc ghi nhận doanh thu và chi phí cần tuân thủ nguyên tắc phù hợp, nghĩa là mỗi khi ghi nhận một khoản doanh thu, phải đồng thời ghi nhận khoản chi phí tương ứng liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó.
Chỉ ghi nhận doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá khi thoả mãn đồng thời các điều kiện sau:
Doanh nghiệp đã trao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua
Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hoặc quyền kiểm soát hàng hóa
Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
Doanh thu đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng
Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng
Khi hàng hóa hoặc dịch vụ được trao đổi với nhau có tính chất và giá trị tương tự, giao dịch này không được xem là tạo ra doanh thu và không được ghi nhận là doanh thu.
Doanh thu cần được theo dõi riêng biệt theo từng loại, bao gồm doanh thu bán hàng, doanh thu cung cấp dịch vụ, doanh thu từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi nhuận được chia Mỗi loại doanh thu nên được chi tiết hóa theo từng khoản cụ thể, như doanh thu từ việc bán sản phẩm và hàng hóa, nhằm đảm bảo việc xác định kết quả kinh doanh một cách đầy đủ và chính xác, phục vụ cho việc quản lý hoạt động sản xuất, kinh doanh và lập báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong kỳ kế toán, các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, và hàng bán bị trả lại cần được hạch toán riêng biệt Những khoản giảm trừ này sẽ được trừ vào doanh thu ghi nhận ban đầu để xác định doanh thu thuần, từ đó làm căn cứ xác định kết quả kinh doanh của kỳ kế toán.
Cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp cần xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Toàn bộ doanh thu thuần trong kỳ sẽ được chuyển vào tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh, và các tài khoản doanh thu sẽ không có số dư cuối kỳ.
(Thông tư 200/2014/TT-BTC) 2.3.1.3 Nhiệm vụ của kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Kế toán viên phụ trách nghiệp vụ doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ có các nhiệm vụ chính sau:
Hạch toán chính xác tình hình tiêu thụ hàng hóa, sản phẩm và dịch vụ là rất quan trọng, bao gồm việc theo dõi tình hình thanh toán của người mua cũng như quản lý ngân sách liên quan đến các khoản thuế phải nộp.
Hạch toán chính xác giá vốn hàng bán của số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ
Hạch toán chi tiết về nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng vào mẫu sổ kế toán chi tiết phù hợp
Để đảm bảo hiệu quả trong kinh doanh, cần thường xuyên kiểm tra và đôn đốc việc thực hiện kế hoạch liên quan đến hàng hóa, sản phẩm và dịch vụ Đồng thời, theo dõi tình hình triển khai các hợp đồng bán hàng và nhắc nhở khách hàng thực hiện thanh toán đúng hạn.
Lập các báo cáo định kỳ theo yêu cầu của tổ chức
Để xác định kết quả kinh doanh, cần phản ánh kịp thời và chính xác toàn bộ doanh thu bán hàng, bao gồm các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại, dựa trên doanh thu thuần đã được xác định.
(Theo Giáo trình Kế Toán Tài Chính Doanh Nghiệp Thương Mại, 2012, NXB GD) 2.3.1.4 Một số phương thức bán hàng và cung cấp dịch vụ
Phương thức bán hàng trực tiếp là hình thức giao hàng trực tiếp cho người mua tại kho hoặc phân xưởng của doanh nghiệp, không qua kho trung gian Người mua sẽ thanh toán ngay hoặc chấp nhận thanh toán cho số hàng đã được giao Khi hàng hóa được bàn giao cho khách hàng, nó được xem là đã tiêu thụ.
Phương thức gửi hàng đi bán là cách thức mà bên bán chuyển hàng cho bên mua theo địa chỉ đã thỏa thuận trong hợp đồng Trong suốt quá trình chuyển hàng, quyền sở hữu vẫn thuộc về bên bán Khi bên mua thực hiện thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán cho số hàng đã chuyển giao, dù là một phần hay toàn bộ, thì số hàng được chấp nhận này sẽ được xem là đã tiêu thụ.
Phương thức hàng đổi hàng là hình thức xuất khẩu sản phẩm và hàng hóa chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, nhằm đổi lấy vật tư, hàng hóa hoặc tài sản cố định không tương tự Những hàng hóa này được sử dụng cho sản xuất và kinh doanh các sản phẩm, dịch vụ cũng thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Trong kế toán, doanh thu từ việc bán hàng để đổi lấy các vật tư, hàng hóa và TSCĐ khác được ghi nhận theo giá bán chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng.
Phương thức bán hàng đại lý và ký gửi là hình thức trong đó bên giao đại lý cung cấp hàng hóa cho bên đại lý để bán Bên đại lý sẽ nhận thù lao thông qua hoa hồng hoặc chênh lệch giá từ việc tiêu thụ sản phẩm.
