NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI TRƯỜNG THCS LONG HÒA, HUYỆN CẦN ĐƯỚC, TỈNH LONG AN

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG CÁN BỘ QUẢN LÝ GIÁO DỤC TP HỒ CHÍ MINH - TIỂU LUẬN CUỐI KHÓA LỚP BỒI DƯỠNG CÁN BỘ QUẢN LÝ TRƯỜNG TRUNG HỌC LONG AN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI TRƯỜNG THCS LONG HỊA, HUYỆN CẦN ĐƯỚC, TỈNH LONG AN Học viên: ĐẶNG THỊ DUYÊN NGỌC Đơn vị cơng tác: Trường THCS Long Hịa, huyện Cần Đước, tỉnh Long An LONG AN – THÁNG 11 NĂM 2021 MỤC LỤC LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 1.1 Lý pháp lý 1.2 Lý lý luận 1.3 Lý thực tiễn 1 2 PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH THỰC TẾ CƠNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI TRƯỜNG THCS LONG HÒA, HUYỆN CẦN ĐƯỚC, TỈNH LONG AN 2.1 Khái quát đặc điểm trường THCS Long Hòa 2.2 Thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn hành trường THCS Long Hòa, huyện Cần Đước, tỉnh Long An 2.2.1 Về quy trình soạn thảo ban hành văn 2.2.2 Về thể thức văn 2.2.3 Về nội dung văn 2.3 Điểm mạnh, điểm yếu, thời cơ, thách thức công tác soạn thảo ban hành văn hành trường THCS Long Hịa, huyện Cần Đước, tỉnh Long An 2.3.1 Điểm mạnh 2.3.2 Điểm yếu 2.3.3 Thời 2.3.4 Thách thức 10 2.4 Kinh nghiệm công tác soạn thảo ban hành văn hành trường THCS Long Hịa, huyện Cần Đước, tỉnh Long An 10 KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI TRƯỜNG THCS LONG HÒA, HUYỆN CẦN ĐƯỚC, TỈNH LONG AN KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 16 4.1 Kết luận 16 4.2 Kiến nghị 16 TÀI LIỆU THAM KHẢO 17 1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI: 1.1 Lý pháp lý: Văn có vai trị quan trọng nhằm đảm bảo thông tin phục vụ quản lý, điều hành định hiệu hoạt động quan, tổ chức Do đó, vai trị cơng tác soạn thảo ban hành văn quan trọng, quan tâm làm tốt công tác góp phần bảo đảm cho hoạt động máy quản lý công tác đạo, điều hành Công tác soạn thảo ban hành văn quy định cụ thể văn pháp lý sau: Luật số 43/2019/QH14 ngày 14/6/2019 Quốc hội ban hành Luật Giáo dục Nghị định số 30/2020/ NĐ-CP ngày 5/3/2020 Nghị định Chính phủ Cơng tác văn thư Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 Chính phủ Nghị định quản lý sử dụng dấu Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ Thông tư xây dựng quy chế Văn thư-Lưu trữ Thông tư 16/2017/TT-BGDĐT ngày 12/7/2017 Bộ giáo dục Thơng tư hướng dẫn danh mục khung vị trí việc làm định mức số lượng người làm việc sở giáo dục phổ thông công lập Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 Thủ tướng Chính phủ Quyết định việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước Các văn giúp cho việc soạn thảo văn trở nên dễ dàng qui định Cơng tác quản lí Hiệu trưởng trở nên hiệu việc triển khai thực nhiệm vụ khác cơng tác quản lý xác đầy đủ nắm vững qui định soạn thảo văn bản, sở cần thiết cho cơng tác văn thư nói chung cho việc soạn thảo ban hành văn nói riêng 1.2 Lý lý luận: Văn hiểu tổ hợp thơng tin có nghĩa, tồn dạng chữ viết, dùng làm phương tiện ghi nhận truyền đạt thông tin hoạt động giao tiếp Chức quản lý văn hành có mặt có vai trị quan trọng tất khâu quản lý từ việc xây dựng kế hoạch, tổ chức thực kế hoạch, đạo thực kế hoạch đến kiểm tra, đánh giá việc thực kế hoạch Nó vừa đối tượng, phương tiện, vừa kết hoạt động quản lý Văn hành bao gồm văn cá biệt (Quyết định (cá biệt), thị (cá biệt)) văn hành thơng thường (thơng báo, thơng cáo, chương trình, kế hoạch, phương án, báo cáo, tờ trình, hợp đồng, công văn,v.v.) Các văn nhà trường ban hành văn thuộc dạng văn hành Soạn thảo văn ban hành văn thực gồm bước sau: soạn thảo văn bản, duyệt thảo văn bản, kiểm tra văn trước ký ban hành, ký ban hành văn Công tác soạn thảo ban hành văn có ý nghĩa quan trọng công tác tổ chức, quản lý văn nhà trường đảm bảo việc cung cấp thông tin cho việc tổ chức, quản lý điều hành nhà trường Đây phương tiện giúp nhà trường thực tốt nhiệm vụ giáo dục đào tạo theo quan điểm, chủ trương, đường lối, sách, pháp luật Đảng Nhà nước Góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động nhà trường, … Văn hành nhà trường cần phải soạn thảo ban hành theo quy định chặt chẽ nội dung, văn phong, ngôn từ để đảm bảo tính hiệu việc sử dụng, phương tiện giao tiếp hiệu quả, truyền đạt thông tin hữu hiệu đáng tin cậy hoạt động quản lí người Hiệu trưởng 1.3 Lý thực tiễn : Thông qua văn cho thấy khối lượng, chất lượng loại công việc mà quan hoàn thành qua thời điểm, giai đoạn Đó sở để đánh giá kết hoạt động đơn vị, tổ chức định hoạch định phương hướng phát triển đơn vị thời gian tới Hiện nay, công tác soạn thảo ban hành văn góp phần tích cực đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước lĩnh vực đời sống xã hội Tuy nhiên, thực tế hệ thống văn quản lý Trường THCS Long Hòa nhiều văn bộc lộ nhiều khiếm khuyết nội dung thể thức Điều dẫn đến việc thực văn không phát huy hiệu quả, gây ảnh hưởng không hoạt động trường, làm giảm hiệu lực hiệu hoạt động quản lý Do đó, để góp phần đưa cơng tác quản lý Trường THCS Long Hịa vào nếp việc nâng cao công tác soạn thảo ban hành văn việc làm thiết thực có ý nghĩa Để nhằm nghiên cứu khắc phục hạn chế, bước nâng cao phát triển chất lượng cho nhà trường chọn đề tài tiểu luận Nâng cao chất lượng công tác soạn thảo ban hành văn hành trường THCS Long Hịa, huyện Cần Đước, tỉnh Long An 3 PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH THỰC TẾ CƠNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI TRƯỜNG THCS LONG HỊA, HUYỆN CẦN ĐƯỚC, TỈNH LONG AN 2.1 Khái quát đặc điểm trường THCS Long Hòa: Trường THCS Long Hòa thành lập từ năm 2008 theo Quyết định số 2054/QĐ-UBND ngày 01 tháng 08 năm 2008 Ủy Ban nhân dân huyện Cần Đước Trường tách từ trường Cấp 2-3 Rạch Kiến từ năm học 2008-2009 Trường tọa lạc ấp 5, xã Long Hòa, Huyện Cần Đước, Tỉnh Long An với tổng diện tích 21.000 m2 Hiện nay, trường có tổng số cán bộ, giáo viên, nhân viên 89/63 nữ, cán quản lí: 03, nhân viên 05, tổng phụ trách đội 01, giáo viên trực tiếp giảng dạy 80 Có tổ chun mơn gồm: Tổ Tốn, tổ Lý-Hóa, tổ Sinh - Cơng nghệ, tổ Tin học, tổ Thể dục-Âm nhạc, tổ Sử - Địa - GDCD, tổ Văn, tổ Tiếng Anh 01 tổ Văn phòng Cán bộ, giáo viên đạt chuẩn, có 64/89 cán bộ, giáo viên chuẩn, chiếm tỉ lệ 71.1 % Đội ngũ giáo viên đa số trẻ, khỏe, nhiệt tình Có trình độ chun mơn nghiệp vụ đồng đều, có nhiều thầy công nhận danh hiệu giáo viên dạy giỏi cấp huyện, chiến sĩ thi đua cấp sở nhiều năm liền Nhà trường có 01 Chi Đảng trực thuộc Đảng ủy xã Long Hòa với tổng số đảng viên 30 đồng chí, có 29 đảng viên thức đảng viên dự bị; Chi bộ, tổ chức Cơng đồn, Đội thiếu niên tiền phong Hồ Chí Minh, Ban đại diện cha mẹ học sinh có phối hợp tốt, tích cực, nhiệt tình góp phần giúp nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ, kế hoạch năm học đề Đặc điểm bật trường THCS Long Hòa : Là cờ đầu ngành giáo dục huyện Cần Đước Trong năm học qua, Trường THCS Long Hịa có bước chuyển biến rõ nét chất lượng giáo dục, đặc biệt chất lượng giáo dục học sinh giỏi Học sinh giỏi cấp huyện nâng lên, học sinh giỏi cấp tỉnh trì Tỉ lệ học sinh tốt nghiệp THCS nhiều năm liền đạt 100%, tỉ lệ học sinh đậu vào trường THPT đứng đầu Huyện Trong năm vừa qua, Nhà trường quan tâm trọng việc chi tiêu nội cho việc đầu tư, bảo trì máy vi tính, máy in, máy photo, hỗ trợ tích cực cho cán bộ, giáo viên, công nhân viên việc thực soạn thảo văn 2.2 Thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn hành trường THCS Long Hịa, huyện Cần Đước, tỉnh Long An: Nhân viên công tác văn thư Nhà trường đảm bảo đạt chuẩn trình độ chun mơn, nghiệp vụ Công tác văn thư đảm bảo thông tin văn phục vụ cho việc đạo, điều hành công việc đơn vị 4 Văn trường thực theo quy định pháp luật trình tự, thủ tục, nội dung thẩm quyền ban hành Khơng có văn khơng có chữ ký người có thẩm quyền văn khơng có dấu hay văn khơng có ngày, tháng, ký kiệu Văn trường truyền đạt kịp thời thông tin quản lý cầu nối quan trọng hệ thống trị, đoàn thể trường Hệ thống văn phong phú xác định tương đối xác nội dung, tính chất loại, nhờ đó, việc sử dụng chúng tương đối thuận lợi ngày có hiệu 2.2.1 Về quy trình soạn thảo ban hành văn bản: Quy trình soạn thảo ban hành văn hành trường THCS Long Hịa thực qua bước sau: Bước 1: Chỉ đạo, đề xuất khởi thảo văn bản: Hiệu trưởng đề xuất ban hành văn để áp dụng, vận dụng đường lối, chủ trương, sách Đảng; pháp luật quy định nhà nước, quan cấp để giải vấn đề, việc phát sinh thời gian tới, cần có văn điều chỉnh, quản lý Tuỳ thuộc vào tính chất phức tạp hay tầm quan trọng văn bản, Hiệu trưởng định cho cá nhân soạn thảo văn Hoặc xuất phát từ nhu cầu cơng việc nhà trường cần phải có văn nhà trường tiến hành rà sốt lại văn pháp quy, thông tin thực tiễn liên quan đến vấn đề cần ban hành văn để xác định loại văn bản; đồng thời, xem xét lại quy định trước áp dụng (nếu có) tình hình thực tế đơn vị cần cải tiến quy định Người trực tiếp phân công soạn thảo chuẩn bị đầy đủ thông tin, văn có liên quan tiến hành xây dựng dự thảo Bước 2: Soát xét, xác định vấn đề cần soạn thảo thực soạn thảo văn Ở bước này, người soạn thảo tiến hành dự thảo văn theo thể thức trình bày bố cục, cách hành văn, hình thức phù hợp với nội dung văn Sau đó, trình lãnh đạo nhà trường sốt xét, điều chỉnh nội dung, hình thức; cần thiết họp đơn vị lấy ý kiến Người soạn thảo hồn chỉnh dự thảo văn bản, trình Ban Giám hiệu trực tiếp Hiệu trưởng để có ý kiến Bước 3: Lấy ý kiến đóng góp dự thảo: Khi tiếp nhận dự thảo văn bản, Hiệu trưởng cho ý kiến có tiếp tục chỉnh sửa lấy ý kiến hay không Việc lấy ý kiến bắt buộc việc soạn thảo ban hành loại văn hành Có thể thực bước số văn mang tính quy phạm Quy định, Quy chế,… Vào đầu năm học, Hiệu trưởng phân cơng số đồng chí soạn thảo số văn để xin ý kiến Hội đồng sư phạm nhà trường như: soạn thảo Quy chế thi đua giao cho đồng chí Chủ tịch cơng đồn, Quy chế chun mơn phân cơng đồng chí Phó hiệu trưởng, nội qui học sinh giao cho đồng chí Tổng phụ trách đội,… Hiệu trưởng phân công người phân cơng trình dự thảo văn trước Hội đồng sư phạm để xin ý kiến, góp ý tồn nội dung văn Các nội dung góp ý phải cụ thể (sửa đổi, bổ sung loại bỏ), gợi ý chỉnh sửa nguyên văn cụm từ, đoạn văn cho Tuy nhiên, trường hầu hết cá nhân giao soạn thảo chủ trì soạn thảo văn chưa đảm bảo hồ sơ trình dự thảo, dự thảo trình Hiệu trưởng khơng có tờ trình để thuyết minh cần thiết ban hành văn bản, sở pháp lý nội dung chủ yếu dự thảo có sơ sài, khơng thể nội dung cần trình nên có lúc u cầu góp ý gặp khó khăn cơng chức, viên chức người lao động không nắm bắt hết sở pháp lý, xúc, yêu cầu cơng tác quản lý trường Có nhiều dự thảo văn bản, chất lượng chưa cao, chí có nhiều dự thảo văn không phức tạp soạn thảo khơng đạt chất lượng nên phải góp ý nhiều lần số nguyên nhân sau: - Về khách quan: Nhiều vấn đề có tính đặc thù quản lý chưa có quy định pháp luật có quy định khơng phù hợp, việc xây dựng văn Trường gặp khó khăn, phải tổ chức góp ý nhiều lần, tốn nhiều thời gian, công sức chưa thể ban hành - Về chủ quan: + Cá nhân phân cơng soạn thảo có lúc chưa quan tâm mức chưa thể hết tinh thần trách nhiệm dự thảo giao soạn thảo, cụ thể: thiếu tổng kết, đánh giá thực tiễn nên chưa đúc kết nội dung cần điều chỉnh, từ dẫn đến việc nhiều dự thảo văn không rõ, chí khơng xác định đối tượng, phạm vi điều chỉnh; việc tổ chức lấy ý kiến Trường chưa hiệu cơng chức, viên chức cịn thiếu quan tâm việc góp ý dự thảo văn bản; gửi dự thảo gấp không đủ thời gian để nghiên cứu góp ý; tham gia đơn vị dự thảo văn chưa tích cực, cịn tâm lý coi việc người phân công soạn thảo Thực tế nhiều ý kiến đóng góp quan tâm đến nội dung có liên quan đến quan điểm cá nhân, chưa trọng đến toàn nội dung dự thảo văn + Có chồng chéo nội dung văn thiếu thống nhiều phương diện tên loại văn chức thực tế chúng quản lý; cách xử lý thông tin ngôn ngữ văn bản; thể thức văn bản… nên có văn thiếu phù hợp tên gọi yêu cầu sử dụng chúng có văn điều chỉnh chủ đề chúng không thống với có văn nội dung chưa phù hợp với tình hình thực tế - Trình độ giáo viên soạn thảo văn chưa đồng Bên cạnh đó, áp lực cơng việc nên đơi việc soạn thảo văn nhanh chóng, khơng đảm bảo mặt thời gian nên xảy đến trường hợp văn phát hành sai nội dung, thể thức, văn phong chưa chuẩn xác, mắc lỗi tả - Vì thiếu tính hệ thống quy trình soạn thảo ban hành văn nên có quan điểm khác cách tổ chức ban hành văn sử dụng chúng thực tiễn nhà trường Hơn nữa, trình kiểm tra việc thực văn trường chưa thực nghiêm túc, ảnh hưởng đến việc phát hiện, khắc phục hạn chế trình soạn thảo văn Bước 4: Tiếp nhận góp ý hồn chỉnh dự thảo Người phân cơng soạn thảo văn bản, tập hợp đầy đủ ý kiến góp ý, sau đó, thống kê thơng tin góp ý, nội dung có từ 02 ý kiến trở lên góp ý tương tự phải chọn lọc ý kiến phù hợp, khả thi để đưa vào dự thảo Đối với góp ý chun mơn, chế độ sách mà người soạn thảo khơng đưa vào dự thảo phải nêu rõ lý cụ thể Báo cáo tổng hợp kết góp ý Người soạn thảo hồn chỉnh dự thảo theo góp ý; đồng thời, soát xét nội dung, thể thức văn Lưu ý: Cá nhân phân công soạn thảo văn phải tham khảo kỹ ý kiến chun mơn có liên quan đến nội dung dự thảo, sau Hiệu trưởng ký ban hành đưa vào áp dụng, văn quản lý vướng mắc, sai quy định người soạn thảo chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng Bước 5: Xem xét trình Hiệu trưởng Người phân cơng soạn thảo rà soát văn lần cuối theo góp ý; sốt xét bố cục, hình thức văn theo quy định Nếu cần thiết chỉnh sửa tiếp (bố cục, hình thức nội dung góp ý đúng, khả thi mà cá nhân dự thảo chưa đưa vào dự thảo) Nếu dự thảo đầy đủ, khả thi tham mưu Hiệu trưởng định ban hành Bước 6: Duyệt văn Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng thẩm quyền ký văn để xem xét, ký ban hành Nếu thấy văn chưa quy định, nội dung chưa phù hợp cho ý kiến để người soạn thảo văn hoàn chỉnh để trình ký Bước 7: Ký ban hành văn Cá nhân có trách nhiệm chỉnh lý lại dự thảo Hiệu trưởng phê duyệt điều chỉnh sau tiến hành in văn bản, kiểm tra lại trình ký ban hành Sau Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng ký văn cho phép ban hành văn đóng dấu Theo quy định, dấu phải đóng chữ kí khoảng 1/3 chữ ký từ bên trái Bước 8: Công bố, gửi lưu trữ văn Sauk hi ký, đóng dấu, tùy theo tính chất, nội dung, văn cơng bố, in ấn gửi kịp thời Văn phát hành văn lưu trữ theo quy định 2.2.2 Về thể thức văn bản: + Lỗi cỡ chữ: Theo qui định Nghị định 30/2020/NĐ-CP, dòng tiêu ngữ phài trình bày lớn dịng Quốc hiệu size Trong nhiều trường hợp, văn nhà trường dịng Quốc hiệu dịng tiêu ngữ trình bày cỡ chữ nhau, cỡ chữ 13 + Lỗi Tên quan chủ quản, quan ban hành văn bản: Theo qui định Nghị định 30/2020/ NĐ-CP, tên quan, tổ chức ban hành văn tên quan chủ quản trực tiếp phải ghi thức, đầy đủ Trường THCS Long Hịa quan ban hành văn bản, quan chủ quản trực tiếp Phòng Giáo dục Đào tạo huyện Cần Đước Nhưng thường cách ghi văn tên quan chủ quản trực tiếp bị viết tắt GDĐT thay viết đầy đủ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO, tương tự tên quan ban hành văn + Ngoài ra, theo qui định, đường kẻ ngang Quốc hiệu Tiêu ngữ đường nét liền, có độ dài độ dài dòng chữ Tiêu ngữ Thường văn đường kẻ ngang có nét liền lại dài Tiêu ngữ + Thời gian ban hành văn chưa ghi theo qui định : ngày, tháng, năm văn ban hành phải viết đầy đủ; số thể ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; số thể ngày nhỏ 10 tháng 1, phải ghi thêm số phía trước lại viết tắt thời gian ban hành + Số, ký hiệu văn ghi chưa qui định Đúng phải đặt canh tên quan, tổ chức ban hành văn Từ “Số” trình bày chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với số nhỏ 10 phải ghi thêm số phía trước Ký hiệu văn trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng Giữa số ký hiệu văn có dấu gạch chéo (/), nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn có dấu gạch nối (-), khơng cách chữ + Phần Căn ban hành văn bản, dòng cuối phải kết thúc dấu chấm (.), có văn lại dấu phẩy (,) Trên lỗi thường gặp, ngồi cơng tác soạn thảo văn Trường THCS Long Hòa có sai sót khác kỹ thuật trình bày, thể thức văn bản,… gây khơng khó khăn cho Hiệu trưởng công tác quản lý phối hợp với tổ chức, cá nhân nhà trường 2.2.3 Về nội dung văn bản: Nội dung văn thành phần chủ yếu văn Nội dung văn phải trình bày ngắn gọn, đủ ý, đảm bảo yêu cầu nội dung yêu cầu khác kỹ thuật soạn thảo văn bản; phải phù hợp với đường lối, chủ trương sách, pháp luật Đảng Nhà nước Nhìn chung, văn Nhà trường đảm bảo nội dung theo quy định Trong năm học 2020-2021, nhà trường soạn thảo ban hành 416 văn loại gồm: 109 Kế hoạch, 198 Báo cáo, Quy chế, 10 Quyết định, tờ trình, 89 văn khác 2.3 Điểm mạnh, điểm yếu, thời cơ, thách thức công tác soạn thảo ban hành văn hành trường THCS Long Hòa, huyện Cần Đước, tỉnh Long An 2.3.1 Điểm mạnh: Việc soạn thảo ban hành văn trường THCS Long Hòa phản ánh đắn chủ trương, sách Đảng, Nhà nước, quan cấp Về thực theo quy định pháp luật trình tự, thủ tục, nội dung thẩm quyền ban hành Không có văn khơng có chữ ký người có thẩm quyền văn khơng có dấu hay văn khơng có ngày, tháng, ký kiệu Văn cấp truyền đạt kịp thời đến cán giáo viên, công nhân viên nhà trường Hệ thống văn phong phú xác định tương đối xác nội dung, tính chất loại, nhờ việc sử dụng chúng tương đối thuận lợi ngày có hiệu Các đồng chí làm cơng tác soạn thảo văn Nhà trường có ý thức cập nhật thông tin văn quy phạm Pháp luật có liên quan đến cơng việc soạn thảo nhằm đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp văn Việc ứng dụng Công nghệ thông tin soạn thảo ban hành văn trọng, Nhà trường quan tâm, trang bị hệ thống máy vi tính, máy in, máy scan, máy photo nhằm hỗ trợ tốt cho công tác soạn thảo ban hành văn hiệu Các văn kịp thời đáp ứng nhiệm vụ quản lý điều hành Hiệu trưởng Chất lượng văn nâng cao hình thức nội dung Nhân viên văn thư Nhà trường đạt trình độ chun mơn, nghiệp vụ, có khả sử dụng máy tính nhuần nhuyễn, đảm bảo yêu cầu soạn thảo ban hành văn cho trường 100% cán quản lý, giáo viên, nhân viên trường đạt trình độ tin học từ trở lên, tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai, tổ chức thực công tác soạn thảo ban hành văn Mọi văn đi, đến tập trung hoàn toàn khối, tránh tình trạng quản lý sót văn bản, giảm thiểu tình trạng chậm trễ, gửi nhầm địa chỉ, gây khó khăn việc chung trường 2.3.2 Điểm yếu: Tuy nhiên, qua q trình khảo sát thực tế cịn tồn số văn trình bày cịn rườm rà, mâu thuẫn nội dung, bố cục, nội dung lộn xộn, không thống Nhiều văn ban hành không ghi đầy đủ số, ký hiệu văn quy phạm pháp luật trích dẫn Việc làm ảnh hưởng không nhỏ đến nội dung văn bản, làm cho nội dung văn thiếu tính pháp lý, tính xác cần có văn Lí chủ yếu số giáo viên hạn chế nhận thức ý nghĩa công việc soạn thảo ban hành văn bản, chưa trọng đóng góp ý kiến vào cơng việc chung trường Hiệu trưởng nể nang việc kiểm tra, đánh giá, nhắc nhở phận công tác quản lý văn Ngoài ra, nhiều văn ban hành khơng mang tính khả thi, khơng có hội thực thực tế Đồng thời, việc giao, nhận văn bản, công văn lưu trữ chủ yếu hình thức thủ cơng, xếp chưa khoa học 2.3.3 Thời cơ: Nhà trường quan tâm đạo thường xuyên Phòng giáo dục đào tạo, UBND huyện Cần Đước, quyền địa phương đồng tình, giúp đỡ mạnh thường quân, hội cha mẹ học sinh địa bàn Được quan tâm hỗ trợ, tư vấn thúc đẩy nhiệt tình Đoàn tra, kiểm tra Sở giáo dục Phịng giáo dục, từ nhà trường rút kinh nghiệm để khắc phục hạn chế, thiếu sót, phát huy mặt mạnh mà nhà trường đạt công tác quản lý văn 10 Cuộc cách mạng công nghệ 4.0 giúp cho công tác soạn thảo ban hành văn nhiều việc hỗ trợ đầy đủ sở pháp lý cho công tác Với phát triển ngành viễn thông, mạng Internet, Wifi, giúp cho việc nhận văn đến chuyển văn vô thuận lợi, nhanh chóng kịp thời 2.3.4 Thách thức: Để đáp ứng nhu cầu thực tế công tác văn thư ngành nói chung trường nói riêng, cán phụ trách văn thư phải tích cực học tập để nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ Nền kinh tế thị trường, xu hội nhập kinh tế quốc tế, kinh tế tri thức, đòi hỏi Hiệu trưởng phải có đổi cơng tác quản lý nhằm đáp ứng yêu cầu mục tiêu phát triển giáo dục 2.4 Kinh nghiệm công tác soạn thảo ban hành văn hành trường THCS Long Hòa, huyện Cần Đước, tỉnh Long An: Trong năm qua, công tác soạn thảo ban hành văn trường THCS Long Hòa hoàn thành chức nhiệm vụ Tuy nhiên, chất lượng văn cịn chưa cao lượng công việc ngày lớn, số lượng văn tăng theo khơng chuẩn hóa cơng tác soạn thảo ban hành văn đơn vị dẫn đến tụt hậu không quản lý, bao qt cơng việc Do đó, việc xác định hoàn thiện hệ thống văn điều kiện giúp trường rà soát lại văn quản lý để nâng cao chất lượng văn góp phần thực tốt chức năng, nhiệm vụ trường giai đoạn Trong trình soạn thảo văn Hiệu trưởng cần phải bám sát nội dung quy định Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Ngồi ra, Hiệu trưởng cần phải nắm bắt điểm mạnh, điểm yếu công tác quản lý văn trường, từ thường xuyên quan tâm học tập trau dồi thông tư, nghị định để thực tốt công tác quản lý văn nhà trường Các công việc cần thực theo qui trình khoa học, qui định Chỉ đạo phận cập nhật thông tin thơng qua họp cách nhanh chóng xác, phân cơng cán kiểm tra, nhận xét tiến độ thực nhiệm vụ giao Trước giao cho phận thực hiện, Hiệu trưởng cần kiểm tra, nghiên cứu kỹ nội dung yêu cầu văn bản, phân cơng Phó hiệu trưởng giám sát thực hiện; thường xuyên cập nhật thông tin qua hộp thư Email, kênh Zalo trường để Hiệu trưởng đơn đốc, nhắc nhở kịp thời cá nhân, phận xử lý quản lý văn tiến độ, nộp báo cáo thời hạn qui định ngành đề 11 Trước bắt tay vào việc soạn thảo cần xây dựng trước dự thảo văn để đảm bảo đầy đủ thành phần Khi hồn thành thảo cần tiến hành duyệt thảo, sau sửa chữa bổ sung thảo duyệt có tránh sai sót Trước kí ban hành văn cần kiểm tra tính pháp chế văn kĩ càng, việc ban hành cần đảm bảo số lượng kịp thời tới cá nhân hay tổ chức nhận văn Trong trình quản lý Hiệu trưởng nên nhận xét khen ngợi mặt văn thư làm tốt trước Hội đồng sư phạm nhà trường để khẳng định tầm quan trọng công tác văn thư, mạnh dạn góp ý kịp thời chấn chỉnh hạn chế nghiệp vụ văn thư nhà trường KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI TRƯỜNG THCS LONG HÒA, HUYỆN CẦN ĐƯỚC, TỈNH LONG AN Thời gian thực kế hoạch này: năm học, từ tháng năm 2021 đến tháng năm 2022 Nội dung công việc Thành lập ban đạo quản lý văn Mụctiêu cần đạt Người/ đơn vị thực Người/ đơn vị phối hợp thực Có ban Hiệu đạo công trưởng tác quản lý văn sớm vào ổn định Phó hiệu trưởng, chủ tịch cơng đồn, tổ trưởng chun mơn Điều kiện thực Cách thức thực Dự kiến khó khăn, rủi ro Điều lệ trường trung học tháng 8/2021 đầu năm học Họp thống thành phần sau Hiệu trưởng ký định thành lập Ban Ban đạo thay đổi nhân Biện pháp khắc phục Thay thành viên ban đạo 12 đạo Ban hành Quy chế công tác Văn thư-Lưu trữ, mẫu hóa thống văn kèm theo quy chế Đảm bảo Hiệu chất lượng trưởng công việc soạn thảo ban hành văn Làm sở để Hiệu trưởng kiểm tra, đánh giá, quản lý cơng tác văn thư Phó hiệu trưởng, văn thư, tổ trưởng chuyên môn Đảm bảo nguyên tắc khách quan, bắt buộc rõ ràng Thời gian: tháng 9/2021 Chuẩn bị xây dựng quy chế, triển khai đến phận liên quan, thống ban hành Qui định không cụ thể không đầy đủ, thiếu khả thi, khó thực Cần nghiên cứu kỹ văn trước xây dựng quy chế Tổ chức triển khai Quy chế văn thưlưu trữ nhà trường Điều động Hiệu số hổ trưởng trợ công tác văn thư Các thành viên phân cơng (giáo viên cịn thiếu tiết theo chuẩn qui định) Đảm bảo có tính pháp lý, sát thực tế, có tính nhân văn, linh hoạt Thời gian: tháng 9/2021 Ra văn định Một số giáo viên không hợp tác hổ trợ Vận động tuyên truyền, thuyết phục theo Thông tư số 03/VBHNBGDĐT ngày 23/6/2017 ( thông tư chế độ làm việc giáo viên phổ thông) 13 Đảm bảo đầy đủ sở pháp lý Đảm bảo thời gian tập huấn Phương tiện: tài liệu Nghị định 30 Thời gian: cuối tháng Xây dựng kế hoạch tập huấn, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ cho cá nhân có liên quan đến cơng tác soạn thảo ban hành văn Cán phụ Hiệu trách công trưởng tác văn thư phận liên trường nắm qui định theo Nghị định số 30/2020/NĐCP ngày 5/3/2020 Nghị định Chính phủ Cơng tác văn thư Nhân viên văn thư, Phó hiệu trưởng, tổ trưởng chuyên môn Trang bị sở vật chất phục vụ công tác soạn thảo ban hành văn Trang bị sửa Hiệu chữa trưởng thiết bị cần thiết máy tính, đường truyền Internet, Wifi, máy in, giấy in, sổ đăng ký công văn đi, cơng văn Nhân Đảm viên kế bảo đầy tốn đủ nguồn lực: nhân lực, vật lực tài lực Thời gian: đầu tháng Tập trung công khai Rà soát thiết bị để sửa chữa, mua sắm cho phù hợp, đầy đủ Một số thành viên vắng tập huấn Phân cơng giáo viên có mặt hỗ trợ, tuyên truyền, phổ biến lại cho thành viên vắng mặt 14 đến, tủ đựng văn bản,… 10/2021 Kinh phí: 10 triệu Bố trí, phân bố người chịu trách nhiệm quản lý thiết bị Bố trí, xếp thời gian thực cơng tác văn thư Giúp cho công tác văn thư thực đầy đủ, liên tục Hiệu trưởng Phó hiệu trưởng Nhân viên văn thư, giáo viên phân công hỗ trợ Đảm bảo phù hợp Thời gian: tháng 10/2021 Rà sốt lại thời khóa biểu giáo viên hỗ trợ Trùng lặp thời gian dạy thời gian thực công tác văn thư giáo viên phân công hỗ trợ Kiểm tra, đánh giá, chấn chỉnh Rút Hiệu ưu, khuyết trưởng điểm việc quản lý văn giúp Phó hiệu trưởng, tra nhân dân, tổ Đảm bảo nguyên tắc nghiêm Hàng tháng phân cơng Phó Một số văn mắc Sắp xếp thời khóa biểu phù hợp cho giáo viên 15 công tác định hướng cách làm soạn thảo hiệu ban hành văn Tổng kết, tuyên dương, khen thưởng Động viên Hiệu khích lệ trưởng cá nhân làm tốt công tác soạn thảo ban hành văn theo học kì cuối năm học trưởng chun mơn túc, hiệu quả, xác qui định Thời gian: cuối học kì I cuối năm học hiệu trưởng, tổ trưởng chuyên môn, tổ văn phòng kiểm tra đánh giá xếp loại văn bản, hồ sơ số lỗi thể thức trình bày Phó hiệu trưởng, tổ trưởng chun mơn Đảm bảo tính xác, trung thực khách quan Thời gian: cuối năm học Dựa vào lưu, sổ theo dõi công tác hàng tháng Nguồn tài lực chi cho cơng tác cịn hạn chế Chi phần từ nguồn chi cho khen thưởng trường Vận động ban đại diện cha mẹ học sinh 16 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ: 4.1 Kết luận: Công tác soạn thảo ban hành văn góp phần quan trọng vào việc phản ánh tình hình cơng tác, trao đổi điều hành công việc Trường THCS Long Hịa Do đó, hiệu hoạt động trường phần tùy thuộc vào chất lượng hệ thống văn soạn thảo ban hành Việc hoàn thiện quy trình soạn thảo, ban hành kiểm tra văn đảm bảo tính kỷ cương thống việc ban hành văn bản, nâng cao hiệu lực pháp lý văn ban hành tạo điều kiện thuận lợi quản lý, giải văn Vì vậy, thời gian tới hoạt động cần phải thực thường xuyên, đồng thiết thực để công tác quản lý nhà trường vào nếp Việc nghiên cứu, đổi quy trình, thủ tục xây dựng văn quy phạm pháp luật sở sáng kiến giải pháp phù hợp với thực tiễn quy định pháp luật yêu cầu tất yếu, nhằm tăng cường vai trò, trách nhiệm quan, đơn vị, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu cơng tác xây dựng, ban hành văn quy phạm pháp luật Nhà trường thời gian tới 4.2 Kiến nghị: Nhằm tạo điều kiện hồn thành tốt cơng tác này, xin kiến nghị Lãnh đạo Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Long An, Phòng Giáo dục Đào tạo huyện Cần Đước quan tâm cho cơng tác trang bị thêm máy vi tính, tổ chức tập huấn thường xuyên cho nhân viên, giáo viên nắm tầm quan trọng thực công việc soạn thảo ban hành văn đảm bảo hơn./ 17 TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật số 43/2019/QH14 ngày 14/6/2019 Quốc hội ban hành Luật Giáo dục Nghị định số 30/2020/ NĐ-CP ngày 05/3/2020 Nghị định Chính phủ Cơng tác văn thư Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 Chính phủ Nghị định quản lý sử dụng dấu Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ Thông tư xây dựng quy chế Văn thư-Lưu trữ Thông tư 16/2017/TT-BGDĐT ngày 12/7/2017 Bộ giáo dục Thông tư hướng dẫn danh mục khung vị trí việc làm định mức số lượng người làm việc sở giáo dục phổ thông công lập Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 Thủ tướng Chính phủ Quyết định việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước Tài liệu học tập bồi dưỡng cán quản lý trường Phổ thông 18 ... nghiệm công tác soạn thảo ban hành văn hành trường THCS Long Hòa, huyện Cần Đước, tỉnh Long An 10 KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI TRƯỜNG... văn nhà trường ban hành văn thuộc dạng văn hành Soạn thảo văn ban hành văn thực gồm bước sau: soạn thảo văn bản, duyệt thảo văn bản, kiểm tra văn trước ký ban hành, ký ban hành văn Công tác soạn. .. TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI TRƯỜNG THCS LONG HÒA, HUYỆN CẦN ĐƯỚC, TỈNH LONG AN 2.1 Khái quát đặc điểm trường THCS Long Hòa 2.2 Thực trạng công tác soạn thảo ban