NGHIEN CUU — TRAO DOI Số 5/2005 TRAO DO! VE MOT SO NGUYEN TAC CHUNG
TRONG CONG BO TAI LIEU
PGS Nguyén Van Ham
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn
nó có thể thuộc sở hữu của nhà nước, của
tổ chức xã hội hoặc của cá nhân và do nhà
nước, tổ chức xã hội và các cá nhân bảo quản Dù là thuộc sở hữu của ai, do ai bảo quản thì khi
công bố những tài liệu này cũng phải tuân thủ những nguyên tắc nhất định Những nguyên tắc
này được xây dựng dựa trên những cơ sở pháp
lý khoa học và thực tiễn phát triển của công tác
lưu trữ ở mỗi nước và có thể áp dụng được trong mọi hình thức hoạt động công bó tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là những vật mang tin dưới
dạng giấy, vải, vỏ cây, da thú, gỗ (mộc bản),
đông dát mỏng hoặc dưới dạng hình ảnh, âm thanh Những tài liệu nay ham chứa các thông
tin về chính trị, kinh tế, quân sự, văn hoá - xã hội hoặc về đời tư các cá nhân, các dòng họ Nó
được làm ra do nhu cầu của hoạt động quản lý
điều hành của các cơ quan, tổ chức, của quá trình lao động sản xuất, kinh doanh, hoặc để ghi chép diễn biến của các dòng họ (gia phả), đời
sông và hoạt động của các cá nhân Như
chúng ta đều biết, những thông tin chứa đựng
trong các tài liệu lưu trữ thường có độ tin cậy, chính xác cao Bởi vì, thứ nhất, tài liệu lưu trữ phải là bản chính, bản gốc hoặc là bản sao thay thế có giá trị như bản chính, bản gốc Hai là, tài liệu lưu trữ phản ánh trục tiếp mọi mặt hoạt động
của các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân tiêu biểu
trong tất cả các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội Ba là, những thông tin có trong tài liệu lưu
trữ là những thông tin quá khứ liên quan đến các
sự kiện, hiện tượng tự nhiên và xã hội, các cá nhân, đã diễn ra và tồn tại trong lịch sử không thể thay đổi, sửa chữa hay xuyên tạc được Những
tài liệu lưu trữ này tuỳ thuộc vào quyền sở hữu
mà được Nhà nước, các tổ chức xã hội hay dòng
họ, gia đình, cá nhân bảo quản hết sức cần than, chặt chẽ Nó được coi là tài sản vô giá của dân
tộc nói chung Bởi thé, van đề đặt ra là, công bố T ài liệu lưu trữ tuỳ theo nguồn gốc xuất xứ,
136
những tải liệu lưu trữ này như thế nào, để có thé phục vụ các nhu cầu khác nhau của đời sống xã
hội, giúp cho người sử dụng nhận thức được chính xác bản chất các sự kiện, hiện tượng hoặc các nhận vật lịch sử Như vậy bản chất của việc
công bố tài liệu lưu,trữ chính là sự nhận thức
chân giá trị của những sự kiện, hiện tượng và các nhân vật lich sử ở trong tài liệu được công
bó Do đó, bất cứ tải liệu lưu trữ nào khi công bố cũng phải tuân thủ một số nguyên tắc chung sau: Thứ: nhất, khi công bồ các tài liệu lưu trữ cân phải bảo đảm sự chính xác cao
Như đã trình bày ở trên, công bố tài liệu lưu
trữ là đưa ra cho người đọc những tài liệu hoặc
chưa ai biết, hay đã biết nhưng chưa đầy đủ,
chưa toàn diện Nhờ những tài liệu công bố mà
người đọc và sử dụng có thê giải quyết các công
việc được giao như hoạch định chương trình, kế hoạch công tác, đưa ra các giải pháp mới không
trùng lặp với những vẫn đề đã kết luận, đã tổng
kết Như vậy có thê tránh được lãng phí về thời
gian, công sức, tiền bạc của mỗi cơ quan nói
riêng và của Nhà nước nói chung
Sự chính xác của tài liệu công bố phải thể hiện rõ ở phương diện nội dung và hình thức của
nó Về nội dung, các tài liệu công bố không được
Xuyên tạc, bóp méo các sự kiện, hiện tượng, các nhân vật lịch sử đã được nói đến trong tài liệu
Đối với những tài liệu có nội dung phức tạp, nhất
là những tài liệu lưu trữ của chính quyền cũ còn
bảo quản được, khi tiến hành công bồ phải có sự chú giải cặn kẽ để “nguồn thông tin" của những
tài liệu công bố đến với người đọc rõ ràng, dễ
hiểu, tránh mọi sự hiểu làm có thể xảy ra Về
phương diện hình thức của tài liệu, khi công bố
không thể tuỷ tiện cắt xén hoặc thay đổi các từ
ngữ đã được dùng trong văn bản Điều quan trọng đối với người công bó tài liệu là phải chú
thích rõ để người sử dụng hiểu đúng bản chất
Trang 2Nghiên cứu — Trao đỗi
lại, nêu tài liệu công bố thiếu chính xác sẽ có thể
dẫn người đọc, người sử dụng đưa ra kết luận phiến diện hoặc sai lầm Như vậy, rõ ràng việc
công bố tài liệu đã “lợi bất cập hai’
Thứ hai, công bô tài liệu lưu trữ đề phục
vụ lợi ích chung của dân tộc
Tài liệu lưu trữ được coi là nguồn di san van
hoá quý giá, lưu giữ những thông tin quá khứ, là ký ức văn hoá có giá trị cao của dân tộc Nó đã
góp phần đắc lực trong việc tái hiện lại một cách
chân thực nhất cuộc đấu tranh xây dựng và bảo
vệ Tổ quốc của nhân dân ta Tài liệu lưu trữ chữ viết, với ưu điểm là được thể hiện bằng các ký hiệu ngôn ngữ của loài người, được kiểm chứng về độ chính xác và tin cậy cao, đã giúp ích rất
nhiều cho các nhà-quản lý, các nhà nghiên cứu trong công cuộc khám phá các quy luật vận động
của các sự kiện, hiện tượng lịch sử trong mỗi
quan hệ biện chứng của chúng
Như chúng †a đều biết, Phông lưu trữ Quốc
gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước
Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, không
phân biệt thời gian xuất xứ, chế độ xã hội, nơi
bảo quản, kỹ thuật làm ra tài liệu đó Lượng thông tin chứa đựng trong các tài liệu của Phông lưu trữ quốc gia vô cùng đa dạng và phong phú Những tài liệu này được công bố để phục vụ nhiệm vụ chính trị của đất nước, đó là xây dựng
và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam XHCN Cu thé là
phải công bố những tài liệu liên quan đến cuộc đấu tranh bảo vệ chủ quyền đất nước, tuyên truyền, giới thiệu những đường lối cách mạng nước ta do Đảng Cộng sản Việt Nam và Chủ tịch
Hồ Chí Minh lãnh đạo được tập trung nhiều trong
các bộ sách lớn là Hồ Chí Minh toàn tập, Văn
kiện Đảng toàn tập, Văn kiện về kháng chiến chồng thực dân Pháp, Văn kiện Đảng về chống
Mỹ cứu nước Những tài liệu công bồ trong các xuất bản phẩm này cùng với nhiều văn kiện công
bố trên tạp chí, nhật báo, không chỉ giới thiệu
đường lối cách mạng của Đảng ta mà còn góp
phần làm phong phú thêm kho tàng lý luận cách mạng của chủ nghĩa Mác-Lênin trong thời kỳ
mới Đồng thời, hoạt động công bé tài liệu trên
các phương tiện thông tin đại chúng nhân các ngày kỷ niệm lớn của dân tộc còn góp phần giáo
dục truyền thông cách mạng cho thế hệ trẻ - một
nhiệm vụ cực kỷ quan trọng mà Đảng và Nhà
nước ta hết sức quan tâm Đối với khoa học lịch
Số 5/2005
Sử, tài liệu lưu trữ được công bồ là một nguồn sử
liệu xác thực, tin cậy và khó có một nguồn sử liệu nào khác có thể thay thế trong việc nghiên cứu,
đánh giá, nhận thức khách quan về một sự kiện, hiện tượng hay một nhân vật lịch sử
Thứ: ba, công bồ tài liệu phải dựa trên cơ sở pháp luật của quốc gia
Tài liệu lưu trữ, như đã từng nhắn mạnh, là
tài sản chung của dân tộc, có giá trị quan trọng đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Tài liệu lưu trữ được Nhà nước quản lý tập trung
thống nhất trong hệ thông các kho, các trung tâm lưu trữ từ Trung ương đến các địa phương
Những tải liệu này không được tự do mua bán,
tiêu huỷ nếu không được cơ quan Nhà nước có thẫm quyền cho phép Công bố tài liệu lưu trữ cũng không thể vượt ra ngoài những qui định
chung đó
Công bố tài liệu là một trong những hình thức sử dụng tài liệu tổng hợp, rộng lớn, mang lại hiệu quả cao Bởi vì, công bố tài liệu có thể đem đến cho người đọc và người sử dụng không phải chỉ
một tài liệu riêng lẻ, mà là một số lượng lớn tài liệu liên quan đên một vấn đề, một sự kiện hoặc một nhân vật nỗi tiếng thông qua các xuất bản
phẩm văn kiện một hoặc nhiều tập (ví dụ: Văn
kiện Đảng toàn tập, Hồ Chí Minh toàn tập ) Khi nói đến pháp luật về công bồ tài liệu lưu trữ, nhiều nước đều quy định về thời gian tiếp
cận tài liệu Ví dụ: Luật 79-18 ngày 03-01-1979 của Cộng hoà Pháp, “Luật bảo quản và sử dụng
tài liệu lưu trữ liên bang” ban hành ngày 06-01-
1988, được sửa đổi, bổ sung ngay 13-3-1992
của Cộng hoà Liên bang Đức, Luật lưu trữ nước
Cộng hoà Nhân dân Trung Hoa ngày 05-7-
1996 đều quy định sau 30 năm kể từ khi tài liệu giải quyết xong đưa vào bảo quản trong lưu trữ thị có thê được tiếp cận rộng rãi, trừ những tài liệu thuộc bí mật kinh tế, an ninh, quốc phòng hoặc liên quan đến đời tư cá nhân thì phải được
phép của cơ quan nhà nước có thẳm quyền thì mới được tiếp cận và công bồ
Thẩm quyền cho phép công bố tải liệu lựu trữ được quy định rõ ràng trong luật lưu trữ của mỗi nước Phần lớn các nước đều quy định, cơ quan quản lý, bảo quản tài liệu thì có quyền công bố tài
liệu lưu trữ Ví dụ, theo Luật lưu trữ nước Cộng
hoà Nhân dân (Xem tiép trang 141)
Trang 3Nghiên cứu — Trao đối
2, Điều 11 của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (đã được sửa đổi, bổ sung năm 2002) quy định: “Bản gốc của văn bản quy phạm pháp luật phải được lưu trữ theo quy
định của pháp luật, Còn Điều 10 quy định: "Văn bản quy
phạm pháp luật của cơ quan nhà nước ở Trung ương phải được đăng Công báo nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam trong thời hạn chậm nhất mười lăm ngày kể từ ngày công bố hoặc ký ban hành f?,
Về giá trị của văn bản quy phạm pháp luật đăng Công
báo, Khoản 1, Điều 7 của Nghị định số 24/207/NĐ-CP ngày
23/3/2004 của Chính phủ về Công báo nước Cộng hoà XHCN Việt Nam quy định: “ăn bản pháp luật đăng trên
Công báo có cùng giá trị với bản gốc, là bản chính thức duy nhất cùng với văn bản gốc dùng để đối chiếu và sử dụng
trong mọi trường hợp khí có sự khác biệt giữa văn bản đăng Công báo với văn bản có từ nguồn gốc khác khi có sự tranh chấp pháp lý”
Từ những quy định của Nhà nước ở hai văn bản trên,
chúng ta hoàn toàn có cơ sở để khẳng định rằng, bản gốc của văn bản quản lý nói chung, văn bản quy phạm pháp luật nói riêng chính là bản chính của văn bản
Nói cách khác, đối với văn bản quản lý thì bản gốc và bản chính là một Đây là bản có độ tin cậy cao nhất, vì vậy được
ưu tiên lựa chọn để lưu trữ Theo chúng tôi, trong công tác
văn thư, lưu trữ, nếu để đồng thời tồn tại hai cách hiểu khác nhau về bản gốc, sẽ gây nên sự nhằm lẫn, không thống nhất trong quản lý, lập hồ sơ, xác định giá trị và bảo quản văn
bản Bởi vậy nên đổi gọi bản thảo cuối cùng được người có
thẩm quyền duyệt là "bản thảo gốc”, còn “bản gốc” chỉ nên dùng để chỉ bản chính của văn bản khi cần phải so sánh hoặc nhắn mạnh về độ chính xác của văn bản
1- Xem: Phạm Thân: Nội dụng và phương pháp hình thành bản gốc,
bản chính, sao y, sao lục, Tập san Văn thư-Lựu trữ số 3-1997, trang 6 - Vũ Dương: Xung quanh vấn đề bản chính, bản sao, Văn thư — Lưu trữ số 1-1978, trang 11 - Vương Quyền: Bàn thêm về bản gốc, Văn thư ~ Lưu trữ, số 3-1978, trang 20 2- Từ điển Lưu trữ Việt Nam, Cục Lưu trữ quốc té, 1988, Cục Lưu trữ Nhà nước dịch, trang 41
4- Từ đến Lưu trữ Việt Nam, sách đã dẫn, trang 8
5- Các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật Ban hành văn bản quy phạm
pháp luật và công tác văn thư, lưu trữ, NXB Chính trị Quốc gia, Hà nội, 2004,
trang 250
6- Từ điễn Lưu trữ Việt Nam, sách đã dẫn, trang 8
7- Từ điển Bách khoa Việt Nam, tập 1, NXB Từ điển Bách khoa, Hà Nội,
1996, trang 138 —_
8 Nguyễn Như Ý (chủ biên): Đại tr điển tiếng Việt, NXB Văn hố -
Thơng tin, Hà Nội, 1998, trang 93
9 Nguyễn Như Ý (chủ biên), sách đã dẫn, trang 1217
10, 11- Xem sách “Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các
văn bản hướng dẫn thí hành”, NXB chính trị Quốc gia, H 2004, trang 106-
107
Số 5/2005
TRAO ĐỎI VỀ MỘT SÓ
(Tiếp theo trang 137)
Trung Hoa ngày 05-7-1996 thì: 'tải liệu lưu
trữ thuộc sở hữu nhà nước thì do Viện lưu trữ được nhà nước giao quyên hoặc cơ
quan hữu quan công bồ, khi chưa được sự đồng ý của Viện lưu trữ hoặc cơ quan hữu
quan thì không một tổ chức hoặc cá nhân
nào có quyền công bố
Tài liệu lưu trữ thuộc sở hữu tập thê và Sở hữu cá nhân.thì người sở hữu có quyền công bỗ nhưng phải tuân thủ quy định hữu
quan của nhà nước không được xâm phạm
quyền lợi hợp pháp của người khác” (điều 22)
Ở Việt Nam, căn cứ vào những văn
bản quy phạm pháp luật do các cơ quan có thẩm quyền công bồ tài liệu lưu trữ quốc gia đã được quy định Tại điều 23 của Pháp
lệnh lưu trữ quốc gia do Uỷ ban Thường vụ
Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001, Chủ tịch nước ký Lệnh công bố ngày 15/4/2001 thì “Việc công bồ tài liệu Phông lưu trữ quốc
gia Việt Nam quy định như sau:
1 Cơ quan có thẫm quyền của Đảng quy định việc công bố tài liệu thuộc phông
lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam
2 Chính phủ quy định việc công bồ tài
liệu thuộc phông lưu trữ Nhà nước Việt
Nam"
Điều 31 của Pháp lệnh này cũng chỉ rõ: “Chính phủ quy định cửi tiết và hướng dẫn
thị hành Pháp lệnh này”?
Thực hiện điều 31 của Pháp lệnh lưu
trữ quốc gia, ngày 08/4/2004, Chính phủ
ban hành Nghị định số 111/2004/NĐ-CP
quy định chỉ tiết một số điều của Pháp lệnh
Trong Điều 21, 22 của Nghị định này đã quy định rõ thẫm quyền công bồ tải liệu”,
Tóm lại, công bố tài liệu lưu trữ nhằm
cung cấp những thông tin quý hiêm có giá trị
cao cho người sử dụng là sự nghiệp cao cả và là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ Để đạt được mục đích đó, hoạt động công bố tài liệu cần phải thực hiện một số
nguyên tắc chung: tài liệu được công bố