Kỷ niệm 45 năm thành lập Cục VT<NN Số 8/2007 45 NĂM XÂY DỰNG VÀ HỒN THIỆN
HỆ THƠNG PHÁP LUẬT VỀ LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM gày 04/9/1962, Hội N đồng Chính phủ (nay là Chính phủ) đã ban hành Nghị định số 102/CP thành lập Cục Lưu trữ Phủ
Thủ tướng (nay là Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước) để giúp Hội đồng Chính phủ quản
lý công tác lưu trữ của Nhà
nước Thực hiện nhiệm vụ
được giao và ý thức được tầm quan trọng của việc quản lý
Nhà nước về lưu trữ bằng pháp luật, trong suốt 45 năm
qua, Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước và các cơ quan tiền
thân của Cục đã tích cực xây dựng và khơng ngừng hồn
thiện hệ thống pháp luật về lưu
trữ
Văn bản quy phạm pháp
luật đầu tiên được ban hành
đặt nên móng cho việc quản lý công tác lưu trữ ở nước ta là
Điều lệ về công tác công văn,
giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định số
142/CP ngày 28/9/1963 của
Hội đồng Chính phủ Điều lệ
này ban hành nhằm thống
nhất việc quản lý công tác công văn, giấy tờ và công tác
lưu trữ của các cơ quan, xí nghiệp của Nhà nước Ngoài
việc đặt ra các quy định để
quản lý công tác công văn,
giấy tờ trong hoạt động của các cơ quan, xí nghiệp, lần đầu tiên, bản Điều lệ đã quy
định trach nhiệm của Cục Lưu
ThS Nguyễn Thị Tâm
Phó Cục trưởng Cục VT< nhà nước trữ Phủ Thủ tướng trong việc
quản lý thống nhất nghiệp vụ
lưu trữ của các cơ quan nhà
nước và các đoàn thể nhân dân trong toàn quốc; quy định
hệ thống kho lưu trữ ở trung
ương và ở các khu, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;
quy định ở mỗi cơ quan phải
có bộ phận hoặc phòng lưu trữ
để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu ?
trữ của cơ quan và nhiệm vụ
của tổ chức lưu trữ này Đồng thời, bản Điều lệ cũng quy định
những vấn đề rất cụ thé trong
việc thực hiện các nghiệp vụ của công tác lưu trữ như: thu
thập hồ so, tai liệu lưu trữ;
đánh giá và tiêu huỷ hồ SƠ, tài liệu lưu trữ, thống kê, sắp xếp và giữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ
Có thể nói, bản Điều lệ được
soạn thảo khá công phu và
điều chỉnh được tương đối
toàn diện những quan hệ phát sinh trong công tác công văn,
giấy tờ và công tác lưu trữ
Trong những năm qua, các
quy định của bản Điều lệ đã tạo cơ sở pháp lý cơ bản cho
việc thiết lập, quản lý và tổ
chúc thực hiện một cach
thống nhất công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ ở
các cấp, các ngành, góp phần
cải tiến lề lối làm việc và nâng
cao chất lượng, hiệu quả hoạt
động hành chính của các cơ
quan nhà nước cũng như
đoàn thể nhân dân từ trung
ương đến địa phương Song, do phải tập trung vào việc sơ
tán để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu trong điều kiện ác liệt của cuộc chiến tranh chống
Mỹ, cứu nước nên việc tuyên
truyền, phổ biến các quy định
của Điều lệ cũng như việc
nghiên cứu soạn thảo các văn
bản hướng dẫn dé cụ thé hoa
các quy định nêu trong Điều lệ
còn hạn chế, hiệu quả thi hành Điều lệ trong thực tế không cao
Sau ngày thống nhất đất
nước, xuất phát từ yêu cầu
quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia để tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công cuộc xây
dựng và bảo vệ Tổ quốc, ngày
26/12/1981, Hội đồng Bộ
trưởng đã ban hành Quyết
định 168-HĐBT thành lập
Phông Lưu trữ quốc gia của
nước CHXHCƠN Việt Nam (sau
đây viết tất là Phông Lưu trữ
quốc gia Việt Nam) Không chỉ
thành lập và xác định rõ thành
phần tài liệu thuộc Phông Lưu
trữ quốc gia Việt Nam, Quyết định còn khẳng định rằng Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam là “ tài sản xã hội chủ
nghĩa hết súc quan trọng và
quý giá, mà các cơ quan nhà
nước, đoàn thê nhân dân, tỗ
Trang 2Kỷ niệm 45 năm thành lap Cuc VT<NN Số 8/2007
trách nhiệm giữ gìn, bảo vệ
chu đáo" Cũng tại Quyết định này, Hội đồng Bộ trưởng đã giao trách nhiệm quản lý thống nhất Phông Lưu trữ quốc gia
Việt Nam cho Cục Lưu trữ và
quy định rằng "Hồ sơ, tài liệu của Phông Luu trữ quốc gia
Việt Nam phải được bảo quản trong các kho lưu tr trung
ương va dia phuong’ va ‘can được công bỗ, giới thiệu cho
các cơ quan, cán bộ và nhân dân khai thác, nghiên cúủu, sử
dụng ” Ngoài ra, đễ bảo vệ an toản tài liệu, Quyết định còn
quy định “Không ai được tự tiện mang tài liệu của Phông
Lưu trữ quốc gia Việt Nam ra
khỏi biên giới nuóc CHXHCN Việt Nam” Một năm sau khi ban hành Quyết định về thành lập Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, ngày 30/11/1982 Hội đồng Nhà nước nước CHXHCN Việt Nam đã thông qua Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ
quốc gia Đây là văn bản pháp
luật cao nhất tính đến thời
điểm đó về công tác lưu trữ
Pháp lệnh được ban hành
đánh dấu bước trưởng thành
vượt bậc trong việc xây dựng
và hoàn thiện hệ thống pháp
luật về lưu trữ ở nước ta Ngay
trong phan mở đầu, Pháp lệnh đã khẳng định “Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân lộc, có giá trị đặc biệt đối với việc xây dựng và bảo vệ đất nuóc” Để bảo vệ di sản đặc biệt này,
Pháp lệnh quy định: “Tải liệu
luu trữ quốc gia thuộc sở hữu
loàn dân do Nhà nuóc quản lý
theo nguyên tắc tập trung thống nhất không một cơ quan, tập thê hoặc cá nhân nào được chiếm làm của riêng
Nghiêm cắm việc mua bán, trao đỗi, cất giữ, tiêu huỷ trái
phép tài liệu luu trữ quốc gia
hoặc sử dụng vào mục đích trái với lợi ích của Nhà nuóc”
và "Các cơ quan nhà nước, tỗ
chúc xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và mọi công dân Việt Nam có nghĩa vụ bảo vệ
tài liệu lưu trữ quốc gia và chấp hành nghiêm chỉnh mọi chễ độ quy định của Nhà nước về các tài liệu đó” Về quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia, Pháp
lệnh quy định: Tài liệu lưu trữ
quốc gia phải được bảo quản
trong các cơ quan lưu trữ nhà nước ở trung ương, địa phương hoặc chuyên ngành
và: “Đôi với những tài liệu đặc
biệt quý, hiếm, tuyệt mật, phải
lập bản sao để bảo hiểm” Về
khai thác sử dụng tải liệu, Pháp lệnh clo phép “Các cơ
quan Đảng và Nhà nuóc, tổ
chúc xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân được sử' dụng tài
liệu lưu trữ quốc gia đề phục vụ nhu cầu công tác và nghiên
cúu khoa học” và “Công dân Việt Nam được sử dụng tài liệu
lưu trữ quốc gia vào các nhụ cầu chính đáng của mình” Lần đầu tiên, Pháp lệnh đã
quy định rõ trách nhiệm của Các cơ quan trong việc quản lý
công tác lưu trữ, cụ thể: “Cơ
quan lưu trữ nhà nuóc trung
uong thuộc Hội đồng Bộ trưởng có trách nhiệm tập trung thông nhất công tác lưu trũ, xây dụng các chế độ quản lý, các chế độ nghiệp vụ luu in huớng dẫn kiếm tra đôn đốc việc thục hiện các ché độ
đó trong cả nude; quan lý các cơ quan nghiên cúu khoa học lưu trữ; các cơ sở đào tạo và
bồi duõng cán bộ lưu trữ và
trục liếp quản lý các tài liệu lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc” Các
“Cơ quan lưu trũ ở các bộ uỷ ban nhà nước, cơ quan khác
thuộc Hội đồng Bộ trưởng,
dưới sự lãnh đạo của thủ trung cơ quan, quản lý công
lác và tài liệu lưu trữ trong ngành và các đơn vị trục
thuộc” và “Cơ quan lưu trữ thuộc Uỷ ban nhân dân các
cắp, quản lý công tác lưu trữ
và tài liệu lưu trữ trong địa phuong’ Can cứ vào các quy định này của Pháp lệnh, ngày 01/3/1984, Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Nghị định số 34-HĐBT quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Cục Lưu trữ Nhà
nước, theo đó, Cục Lưu trữ
Phủ Thủ tướng đổi tên thành
Cục Lưu trữ Nhà nước và là
cơ quan thuộc Hội đồng Bộ
trưởng Cục có nhiệm vụ giúp
Hội đồng Bộ trưởng quản lý tập trung, thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia Tại Nghị định này, hệ thống tổ chức ngành
lưu trữ được xác định gồm:
Cục Lưu trữ Nhà nước, Phòng lưu trữ các bộ, uỷ ban nhà nước và các cơ quan khác
thuộc Hội đồng Bộ trưởng, phòng lưu trữ cấp tỉnh, thành
phó, đặc khu trực thuộc trung
ương; các kho lưu trữ của các
cấp, các ngành và ở các
huyện, quận, thị xã, thành phố
thuộc tỉnh, các xí nghiệp, công trường, nông trường, lâm trường, bệnh viện, tuỳ theo
khối lượng tài liệu lưu trữ có
cán bộ chuyên trách hoặc kiệm nhiệm công tác lưu trữ
Để tiếp tục kiện toàn hệ thống tổ chức lưu trữ, Cục Lưu trữ
Nhà nước đã ban hành Thông
Trang 3Kỷ niệm 45 năm thành lập Cục VT<NN
05/11/1984 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức Phòng Lưu trữ ở các
Bộ, ngành, các tỉnh, thành
phó, đặc khu trực thuộc Trung ương Tuy nhiên, vì nhiều lý do khác nhau, nhất là do có sự chồng chéo trong các quy định của Nhà nước về tổ chức bộ
máy ở các Bộ, ngành và địa
phương nên đến cuối năm
1992, theo số liệu báo cáo
thống kê, cả nước mới chỉ có
17 Bộ, uỷ ban nhà nước và các cơ quan khác thuộc Hội
đồng Bộ trưởng và 04 tỉnh,
thành phó, đặc khu trực thuộc
Trung ương thành lập được
Phòng Lưu trữ đặt trong Văn
phòng (hoặc Phòng Lưu trữ -
Tư liệu, hoặc Phòng Pháp chế
- Lưu trữ, hoặc Phòng Thông tin — Lưu trữ) Mặc dù mức độ khả thi của các văn bản trên còn có những hạn chế, nhưng nó đã góp phần kiện toàn hệ thống tổ chức lưu trữ ở nước ta
Cùng với việc ban hành
các quy định để kiện toàn hệ thống tổ chức lưu trữ các cấp, Ban Tổ chức-Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) đã ban hành Quyết định số 420- TCCP/C ngày 29/5/1993 về tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức ngành lưu trữ và Quyết định số 650- TCCP/WC ngày 20/8/1993 về tiêu chuẩn nghiệp vụ các
ngạch công chức quản lý văn thư, lưu trữ Với việc ban hành
hai Quyết định trên, lần đầu
tiên Nhà nước đã khẳng định
rằng công tác văn thư, lưu trữ
không còn là một công việc đơn giản, ai làm cũng được,
mà là những lĩnh vực khoa
học phức tạp, cần phải có
công chức, viên chức được đào tạo chuyên ngành và “có
nghề” mới có khả năng làm tốt
được công việc
Trong công cuộc đổi mới
do Đảng khởi xướng và lãnh
đạo, để điều chỉnh các quan
hệ phát sinh trong hoạt động
lưu trữ phù hợp với nền kinh tê
thị trường định hướng xã hội
chủ nghĩa, phù hợp với xu thế phát triển của khoa học công nghệ và đường lối mở cửa, hội nhập với các nước, ngày
04/4/2001, Uỷ ban Thường vụ
Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam đã thông qua Pháp lệnh
lưu trữ quốc gia với 5 chương,
31 điều để thay cho Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia
năm 1982 Pháp lệnh lưu trữ
quốc gia năm 2001 lại một lần nữa khẳng định: “Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với
sự nghiệp xây dựng và bảo vệ
Tô quốc Việt Nah xã hội chủ
nghĩa” Một trong những điểm
mới của quy định trong Pháp lệnh năm 2001 là “Lưu trữ
quốc gia đặt dưới sự lãnh đạo của Đảng và sự quản lý thống nhát của Nhà nước" và “Nhà nước đầu tu kinh phí thích đáng đáp ứng yêu câu quản lý
tài liệu lưu trữ quốc gia" Đặc
biệt, Pháp lệnh không chỉ quy
đỉnh rõ những nội dung cơ bản về quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ, mà còn quy định rất cụ thể những nội dung quản lý nhà nước về lưu trữ Đề cụ thé
hoá các quy định của Pháp
lệnh lưu trữ quốc gia và thay thế bản Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác
lưu trữ ban hành kẻm theo Nghị định số 142/CP, ngày 08/4/2004, Chính phủ đã ban Số 8/2007 hành Nghị định số 111/2004/NĐ-CP quy định chỉ
tiết thi hành một số điều của
Pháp lệnh lưu trữ quốc gia
(sau đây gọi tất là Nghị định số
111) Việc ban hành Pháp lệnh và Nghị định trên đây đã đánh
dấu một bước tiến mới trong
việc hoàn thiện hệ thống pháp
luật về văn thư, lưu trữ ở nước
ta So với các văn bản quy phạm pháp luật đã ban hành kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963, những văn bản sau này đã có những điều chỉnh rất quan trọng và có nhiều điểm mới được quy định, nhằm đáp ứng tốt hơn
các yêu cầu về cải cách hành
chính và quản lý công tác văn
thư, lưu trữ trong tình hình
mới Điều này được thể hiện rõ ở phạm vi điều chỉnh và đối
tượng áp dụng các quy định
Pham vi điều chỉnh trong Nghị
định số 111 được xác đị#h rõ vé hai van dé: quản lý công tác
lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ Đây chính là cơ sở quan
trọng để phân định rõ chức
năng quản lý nhà nước với
chức năng quản lý sự nghiệp
của các tổ chức văn thư, lưu
trữ ở nước ta, đáp ứng yêu
cầu của công cuộc cải cách nền hành chính nhà nước Đối tượng áp dụng những quy định trong Nghị định số 111 không chỉ là các cơ quan nhà nước, mà là tất cả các cơ 'quan, tổ chức trong hệ thống chính trị, đó là tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế
và đơn vị vũ trang nhân dân
Điều này cho thấy rõ hơn vai
trò của Nhà nước trong việc
Trang 4
Kỷ niệm 45 năm thành lập Cục VT<NN
lưu trữ trong phạm vi cả nước
Về nội dung nghiệp vụ cơ bản
của công tác lưu trữ, Pháp
lệnh lưu trữ quốc gia và Nghị định số 111 đã quy định rõ ba
lnh vực nghiệp vụ cơ bản của
công tác lưu trữ là thu thập,
bảo quản và khai thác sử dụng
tài liệu lưu trữ quốc gia Trong từng nội dung cơ bản đó đều có những quy định cụ thể, có thể thực hiện ngay được Những vẫn đề không quy định
ngay được thì Pháp lệnh và Nghị định đã giao cho các cơ
quan nhà nước có thẫm quyền
hướng dẫn
Thực hiện trách nhiệm
được giao, Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước đã xây
dựng trình cấp có thẳm quyền ban hành được nhiều văn bản quan trọng Tiêu biểu là Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/4/2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngảy 27/4/2005 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn quản lý tài liệu khi
chia tách, sáp nhập cơ quan,
tố chức, đơn vị hành chính và
tổ chức lại, chuyên đổi hình
thúc sở hữu doanh nghiệp
nhà nước; Văn bản số 2939/
BNV-TL ngày 04/10/2005 của
Bộ Nội vụ hướng dẫn chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với cán bộ, công chức,
viên chức ngành lưu trữ; Quyết định số 630/QĐ-BNV ngày 05/4/2006 của Bộ Nội vụ
bạn hành Định mức kinh tế-kỹ thuật chỉnh lý tải liệu bằng
giấy; Thông tư số 04/2006/TT-
BNV ngày 11/4/2006 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn xác định cơ
quan, tổ chức thuộc nguồn
nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch
sử các cấp; Quyết định số
37/QĐ-BTC ngày 11/7/2006
của Bộ Tài chính ban hành Bảng giá dịch vụ chỉnh lý tài
liệu nền giấy tiếng Việt
Ngoài ra, Cục Văn thư và Luu trữ nhà nước cũng đã
soạn thảo và ban hành nhiều
văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng Về lĩnh vực thu
thập, bổ sung tài liệu có
Văn bản số 316/LTNN-NVĐP ngày 24/6/1999 ban hành
Danh mục mẫu thành phần tài
liệu nộp vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Văn bản số 262VTLTNN-NVTW ngày 12/6/2001 hướng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan hành chính nhà nước trung ương thuộc diện nộp vào
các Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia, Văn bản số 26/LTNN-
NVĐP ngày 22/01/2003
hướng dẫn xây dựng và ban
hành Danh mục số 1 các cơ
quan, tổ chức thuộc diện nộp
lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện; Văn bản số 102/LTNN-NVDP ngày 04/3/2004 của Cục Văn thư và Lựu trữ nhà nước ban hành
Danh mục mẫu thành phần tài liệu tiêu biểu nộp vào Lưu trữ huyện Về chỉnh lý tài liệu có Văn bản số 283/VTLTNN- NVTW ngày 19/5/2004 hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính, Văn bản số 319/ VILTNN-NVTW ngày 01/6
2004 hướng dẫn giao nộp tài
liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp Về ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ có Văn bản số 608/LTNN-TTNC ngày 19/11/1999 hướng dẫn ứng Số 8/2007
dụng công nghệ thông tin
trong văn thư, lưu trữ Ngoài ra, Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước còn ban hành Văn
bản số 758//TLTNN-TCCB
ngày 13/11/2006 hướng dẫn chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đối với viên chức ngành
lưu trữ làm việc trong môi
trường độc hại, nguy hiểm ~ Căn cứ các quy định của pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ của các cơ quan nhà nước có thảm quyền, các Bộ, ngành ở Trung ương và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đã ban hành được hàng ngàn văn bản để quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ trong phạm vị Bộ, ngành và địa phương mình Có thể nói, 45 năm qua Cục Văn thử và Lưu trữ nhà nước cùng với các cơ quan nhà nước có thẳm quyền, các cấp, các ngành đã hết sức nỗ lực để xây dựng và hoàn thiện hệ thống pháp luật về lưu trữ Những văn bản được ban hành đã tạo cơ sở pháp lý quan trọng để xây dựng, củng cố và phát triển công tác lưu trữ ở nước ta
Trong giai đoạn hiện nay,
để tiếp tục hoàn thiện hệ thông
pháp luật về lưu trữ, Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước đang tập trung nghiên cứu, biên soạn Luật Lựu trữ và các văn
bản hướng dẫn thi hành Luật
nhằm góp phần thực hiện thắng lợi Chị thị số
05/2007/CT-TTg ngày 02/3/ 2007 của Thủ tướng Chính
phủ về tăng cường bảo vệ và