vn SỬ DỤNG KẾT HỢP ỨNG DỤNG PHẦN MỀM WINWORD VÀ EXCEL TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC TẬP
CỦA SINH VIÊN HỆ TẠI CHỨC
Hà Văn Lợi, Vũ Thu Ngọc Khoa Tại chức
Ngày nay, đối với mỗi cơ quan, xí nghiệp, trường học máy tính được sử
dụng rộng rãi, với những mục đích khác nhau, hoặc ngay trong một cơ quan việc sử dụng máy tính trong các phòng ban, bộ phận cũng có sự khác nhau sao cho phù hợp với yêu cầu của công việc Do vậy người sử dụng máy phải biết lựa chọn
được phần mềm tốt, thuận lợi với công việc của mình nhất để đảm bảo tính chính xác mà vẫn tiết kiệm được thời gian Một bộ phận phần mềm văn phòng tốt trước hết cần có phần mềm xử lý văn bản được khởi động một cách đơn giản, các liên
kết với phần mềm bảng tính được thực hiện trôi chảy và mấu chốt là ở chõ, tất cả những chương trình dường như là độc lập này phải được phối hợp thành một bộ phận phần mềm mạnh mang lại hiệu quả cho người sử dụng
Trong phạm vi trường Đại học Ngoại ngữ - Đại học Quốc gia Hà nội - một cơ sở đào tạo lớn, đang từng bước công nghệ thơng tin hố các hoạt động giáo dục của nhà trường, các khâu quản lý của các phòng ban chức năng, các khoa đào tạo Do tính chất công việc của Khoa Tại chức, là đơn vị có chức năng quản lý và lưu trữ hồ sơ học tập của các khoá đào tạo tại chức với số lượng học viên
rất lớn, ngoài việc lưu trữ hồ sơ học tập trong các tủ hồ sơ còn có một cách lưu
trữ khác rất cần thiết và có hiệu quả cao, thuận lợi cho việc tìm kiếm và sử dụng
dữ liệu lưu trữ nhờ sự phát triển CNTT Hiện nay Khoa chưa có chương trình
phần mềm riêng dành cho việc quản lý hồ sơ học tập của sinh viên tại chức 1
thực tế công việc chúng tôi đã rút ra được rằng kết hợp ứng dụng phân mẻ Winword và ứng dụng phần mêm Excel để xử lý công việc thì hiệu quả công việc
Trang 2cho hai ứng dụng trên cộng tác với nhau khi chúng không cùng một bộ phần _
mềm Sự kết hợp hai ứng dụng phần mềm trên được mô tả như sau :
- Winword là phần mềm soạn thảo văn bản cao cấp chạy trong môi trường
Windows, chuyên dùng để soạn các văn bản phục vụ cho công tác văn phòng, có
khả năng giao tiếp dữ liệu với các ứng dụng khác
- Excel là phần mềm chuyên dùng cho cơng tác kế tốn, quản lý, văn
phòng trên môi trường Windows có các đặc tính và ứng dụng tiêu biểu: thực hiện
được nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp, tổ chức và lưu trữ thông tin dưới
dạng bảng như bảng lương, bảng thống kê, bảng điểm các bảng tính đã cung cấp chức năng hiện thực không cần người sử dụng phải lập trình, có khả năng chia sẻ dữ liệu được sinh ra trong Excel với các bộ phận phần mềm khác chạy
trong môi trường Windows
Từ những đặc tính trên của hai ứng dụng phần mềm Winword và Excel, việc quản lý và lưu trữ hồ sơ học tập của một khoá đào tạo đại học hoặc cao đẳng tại chức được thực hiện trên máy vi tính theo qui trình sau :
l Soạn công văn trình Bộ Giáo dục & Đào tạo về việc xin được mở khoá
đào tạo đại học, cao đẳng tại chức Văn bản này được thực hiện ở Winword vì
tính tiện dụng của nó
2 Sau khi được Đại học Quốc gia cấp chỉ tiêu đào tạo, Trường sẽ tổ chức
Hội đồng thi tuyển sinh, Khoa Tại chức lập danh sách thí sinh dự thi tuyển sinh
Danh sách dự thi có thể lên tới 3000 thí sinh, với số lượng dự thi tương đối nhiều
như vậy lại cần thể hiện ở dạng biểu bảng thì xử lý trong Winword sẽ rất khó
khăn và mất nhiều thời gian, thậm chí phải chia danh sách trên thành nhiều file
mới tải nổi dữ liệu Do vậy danh sách này được thực hiện ở Excel nhờ tính năng
tổ chức và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng mạnh của nó
I Sau khi Hội đồng thi tuyển sinh và Hội đồng chấm thi tuyển sinh hoàn
thành nhiệm vụ của mình, bảng điểm gốc sẽ được chuyển cho Khoa Tại chức để
xử lý điểm Điểm thi sẽ được nhập vào danh sách dự thi đã được lưu trên máy và
được xử lý như sau: điểm của môn thi Ngoại ngữ gồm ba kỹ năng Đọc, Viết, Nghe (đối với Hội đồng thi tuyển ĐHTC sau chương trình C ) được cộng lại sau
~
Trang 32 đó chia 3 để lấy điểm trung bình chung rồi nhân hệ số 2, sau đó cộng với điểm
thi môn Văn và môn Sử Bang điểm thi con được sắp xếp theo thứ tự từ cao đến thấp, đánh mã số sinh viên Phép tính và việc sắp xếp trên sẽ được thực hiện ở Excel một cách nhanh chóng, chính xác nhờ tính năng thực hiện các bài toán
dạng bảng của nó
2 Sau khi đã có được bảng điểm đã được xử lý, Khoa phải làm quyết định trình Hiệu trưởng duyệt công nhận trúng tuyển cho những sinh viên đạt điểm
_ chuẩn trong kỳ thi trên Những văn bản này được thực hiện trên Winword Sau đó dùng dữ liệu danh sách kết quả tuyển sinh từ Excel để thực hiện in giấy báo trúng tuyển và nhập học qua công cụ Mail merge (xem ví dụ ở mục làm bảng
điểm)
3 Khi đã ấn định được danh sách thí sinh trúng tuyển, Khoa sẽ phải lập
danh sách cho các kỳ thi hết học phần ( theo chương trình đào tạo của trường ),
của khoá học trên Đồng thời phải lập bảng điểm tổng hợp của khoá học, điểm
thi các điểm học phần được nhập vào bảng điểm tổng hợp này ( khoảng từ 28 đến 32 đầu điểm ) đây là cơ sở dữ liệu quan trọng của khoá học Bảng điểm tổng hợp này chỉ có thể thực hiện ở Excel, vì ở Winword bảng biểu chỉ có tối đa 31 cột mà bảng điểm tổng hợp thường cần 34 đến 38 cột
4 Sau khi hoàn thành chương trình đào tạo, từ bảng điểm tổng hợp trên Excel chúng tôi có thể thực hiện nhanh chóng phép tính trung bình chung điểm quá trình học tập của từng học sinh tham gia khoá học Đây là cơ sở để xét điều
kiện dự thi tốt nghiệp của học viên
5 Những học viên đủ điều kiện được chuyển sang file danh sách thi tốt
nghiệp cùng với điểm trung bình chung Danh sách này sẽ tiếp tục được vào
điểm các môn thi tốt nghiệp để xếp loại tốt nghiệp Danh sách và kết quả tét nghiệp được thực hiện ở Excel
6 Kết quả tốt nghiệp được Hiệu trưởng duyệt cùng với Quyết định cơ::g
nhận tốt nghiệp cho khố học trên Quyết định được thực hiện ở Winword Ngay
Trang 4
nghiệp trên Giấy chứng nhận và bảng điểm đều được chế bản ở Winword nhưng
lại được hình thành dựa trên cơ sở dữ liệu của bảng điểm tổng hợp và kết quả tốt nghiệp nằm trong Excel
Ví dụ : Để làm Bảng điểm quá trình học tập cho một khoá học có khoảng
400 học viên, nếu chúng ta thực hiện bằng cách nhập điểm từng môn học cho
từng học viên vào một bảng điểm mẫu ở Winword thì mất khoảng 3 ngày
Nhưng nếu chúng ta khai thác được khả năng giao tiếp, chia xẻ dữ liệu được sinh ra trong Excel với ứng dụng phần mềm khác chạy trong môi trường Windows, cụ
thể là ứng dụng phần mềm Winword thì công việc trên sẽ được hoàn thành chỉ
trong l tiếng Việc chuyển dữ liệu từ Excel sang Winword được tiến hành theo 3
bước :
1/- Mở bảng số liêu trong Excel :
- Mở file dữ liệu: bảng điểm tổng hợp trong Excel Ví dụ tên file là
“bangdiem ”
- Nối cho bảng số liệu được liên tục từ trên xuống dưới
- Tại dòng thứ nhất của bảng, đặt cho mỗi cột một ký hiệu riêng Ký hiệu
này có thể bằng chữ hoặc bằng số ngắn gọn, dễ nhớ để sau đó trên bảng cần
nhập số liệu, như bảng điểm quá trình học tập chẳng hạn, ta chuyển đúng ký
hiệu trên vào vị trí số liệu tương ứng
- File này không dùng để in ra, nên chiều ngang có thể kếo dài hơn khổ
giấy, lượng chữ hoặc số trong mỗi cột không hạn chế, để tiết kiệm thời gian chúng ta không cần trình bày hình thức ở file này
2/- M6 Word, ché bản mẫu bảng điểm để nhập số liêu :
- Mở Word, lập mẫu Bảng điểm quá trình học tập
- Đặt tên cho bảng mẫu là “ bangmau “
Sau đó vào Tools trên thanh toolbar thứ nhất: vào tiếp các lệnh sau theo
thứ tự:
Mail Merge = Create = Form Letters = Active Window => Get
Trang 5ờ (l9 t‹:
" Lúc này trên màn hình hiển thị cửa sổ Open Data Source: ở cuối cửa sổ
| lây có dòng List files of t type, chúng ta chọn :
=> MS Excel Worksheets [*.xls] > bangdiem => OK
“Ngay sau đó máy sẽ nhập số liệu từ Excel sang Word và lúc này ở cuối
.màn hình bên trái sẽ thấy xuất hiện biểu tượng của Excel Khi thực hiện xong lệnh, biểu tượng của Excel sẽ tự mất dân
Đến đây, xuất hiện cửa sổ Microsoft Excel có dòng:
Entire Spreadsheet => OK
Lại xuất hiện cửa sổ Microsoft Word, chúng ta chọn
=> Edit Main Doc
và bảng điểm mẫu lại xuất hiện Đặt con trỏ vào ô cần điền số liệu, rồi
click vào cửa số Insert Merge Field nằm trên thanh Toolbar dưới cùng, một
bảng đầy đủ các ký hiệu sẽ hiện ra Trên bảng này, ta click vào đúng ký hiệu cần có ở vị trí đang đặt con trỏ Ký hiệu đó sẽ xuất hiện tại vị trí con trỏ Tiếp đó, ta lại chuyển con trỏ sang ô khác và lại thao tác như thế cho đến hết Chúng ta có
thể bôi đen các ký hiệu trên để chọn font chữ 3/- Trôn số liêu :
Khi muốn trộn số liệu từ “ bangdiem “ sang “ bangmau”, ta click vào cửa
sổ Merge to New Document trên thanh toolbar dưới cùng, ngay lập tức bảng
điểm của 400 học viên sẽ được điền đầy đủ mọi điểm số tương ứng như đã có
trong Bảng điểm tổng hợp lần lượt theo thứ tự tên học viên
Qui trình trên còn được sử dụng để làm các loại văn bằng, chứng chỉ, giấy
chứng nhận sau: Giấy báo nhập học, Giấy chứng nhận tốt nghiệp, Bằng tốt
ñghiệp, Chứng chỉ quản lý hành chính, Chứng chỉ A, B, C
Từ quá trình thực hiện công việc trên, chúng ta có thể nhận thấy rõ một điều đối với việc quản lý hồ sơ học tập của loại hình đào tạo tại chức chúng ta không thể chỉ sử dụng một ứng dụng phần mềm Winword hoặc Excel để giải
quyết công việc bởi mỗi phần mềm trên chỉ mạn” khi thực hiện đúng chức năng của mình Công việc của chúng ta ngày càng phụ thuộc nhiều hơn vào các dữ
Trang 6liệu được lưu trữ trong máy tính, mà dữ liệu của loại hình đào tạo tại chức chỉ có
thể hình thành ở phần mềm Excel do tính năng tổ chức và lưu trữ thông tin dưới
dạng bảng mạnh của nó Bên cạnh đó các mẫu mã văn bản nên chế bản ở
Winword vì tính tiện dụng trong việc trình bày hình thức Như vậy việc kết hợp
sử dụng hai ứng dụng phần mềm Winword và Excel là hết sức cần thiết và đem
lại kết quả tương đối khả quan cho việc quản lý hồ sơ học tập của loại hình đào
tạo tại chức
Tại thời điểm hiện nay chúng tôi cho rằng việc kết hợp linh hoạt hai phần mềm Winword và Excel trong công tác quản lý là cần thiết nhưng chỉ là giải
pháp tình thế Trong quá trình kết hợp hai phần mềm riêng biệt như vậy chúng tôi còn gặp khá nhiều khó khăn do sự không thích ứng giữa các phần mềm với nhau Đồng thời sự kết hợp hai phần mềm trên chỉ thực hiện được trong quản lý kết quả học tập, còn mảng quản lý hồ sơ sinh viên hoàn toàn chưa thể thực hiện
Trong điều kiện công nghệ thông tin phát triển như vũ bão hiện nay, đã đến lúc công tác quản lý đào tạo hệ tại chức cần được quan tâm đầu tư phần
mềm riêng phù hợp với đặc thù loại hình đào tạo tại chức để có thể quản lý một
cách tồn diện, nhằm khơng chỉ hỗ trợ cho công tác quản lý mà còn đem lại lợi ích tối ưu cho người học, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác đào tạo tại chức