Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống
1
/ 39 trang
THÔNG TIN TÀI LIỆU
Thông tin cơ bản
Định dạng
Số trang
39
Dung lượng
578 KB
Nội dung
Luận văn
Quản lýcôngnghệtạisởTàinguyênvàMôi trường
Trang 1
Trang 2
Trang 3
PHẦN MỞ ĐẦU
Ý NGHĨA VÀ THỜI GIAN THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN - SỞTÀINGUYÊNVÀMÔI TRƯỜNG
1. Ý nghĩa của chuyến đi thực tập.
Nhằm tạo điều kiện cho sinh viên có tiếp cận sát thực hơn về những gì đã được học
trên lớp, có sự nhìn nhận đúng đắn về những công việc thực tế hơn nhà Trườngvà Bộ
môn Quản trị Văn phòng quyết định tổ chức chuyến đi thực tập cho sinh viên. Nhà
trường đã tổ chức chuyến đi thực tập thực tế cho sinh viên để tìm hiểu công việc.
Chuyến đi là một môitrường tốt, để sinh viên có thể tìm tòi, học hỏi những điều mà
trên lớp chưa được học và phát huy những kỹ năng đã được học: kỹ năng soạn thảo, kỹ
năng giao tiếp, kỹ năng sử dụng thiết bị văn phòng,…
Đây không chỉ là một chuyến đi mang tính chất khảo sát thực tế, mà còn là một
kinh nghiệm quan trọng giúp ích cho sinh viên thực hiện tốt những công việc thực sau
này.
Trong quá trình thực tập tại Trung tâm Côngnghệ Thông tin – SởTàinguyên và
Môi trường giúp em rất nhiều và có cơ hội tiếp cận với công việc văn phòng thực tế
hơn.
Trong thời gian thực tập tại Trung tâm Côngnghệ Thông tin – SởTàinguyên và
Môi trường em đã được thực hành các công việc như: lưu văn bản đến, văn bản đi,
đóng dấu, in tài liệu, cách giao tiếp, photocopy, trình ký văn bản, chuẩn bị đi công tác,
tham gia hoạt động tổ chức hội họp…Mở rộng thêm kiến thức mà em đã học tại
trường, lớp. Những gì em đã thực hiện vàquan sát có phần khác hơn so với những gì
mà em đã từng học.
Qua kỳ thực tập em đã học hỏi được ở các anh (chị) tinh thần tự giác trong công
việc, học hỏi cách giao tiếp với lãnh đạo, đồng nghiệp, khách hàng và cách sắp xếp bố
trí thời gian làm việc hiệu quả.
Thực tập cuối khóa là kết quả đánh giá học tập trong suốt ba năm vừa qua. Kết quả
này có ý nghĩa rất quan trọng đối với mỗi sinh viên.
Trang 4
Ý nghĩa của chuyến đi thực tập này là nhà Trườngvà Bộ môn Quản trị Văn phòng
đã tạo điều kiện cho em va chạm với thực tế không phải chỉ riêng em mà toàn thể sinh
viên khác trong kỳ thực tập lần này nói chung, để có kiến thức nhiều hơn trong cuộc
sống với thực tạivàcông việc tương lai. Trong kỳ thực tập lần này em đã học hỏi được
rất nhiều, đồng thời qua kỳ thực tập kỳ này sẽ giúp em sẽ tự tin hơn trong công việc
sau này.
2. Thời gian thực tập.
Thời gian thực tập 06 tuần. Khoảng thời gian thực tập tại Trung tâm Công nghệ
Thông tin – SởTàinguyênvàMôitrường (từ ngày 14 tháng 5 đến ngày 22 tháng 6
năm 2012) tuy không phải là một khoảng thời gian dài, nhưng đó là khoảng thời gian
thực sự có ý nghĩa đối với em.
Thời gian làm việc: Từ thứ 2 đến thứ 6.
Buổi sáng: 07
h
đến 11
h
Buổi chiều: 13
h
đến 17
h
Thứ 7, chủ nhật và các ngày lễ được nghỉ.
Trang 5
PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I
GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP
1.1. Giới thiệu chung về cơ quan thực tập
Trung tâm Côngnghệ Thông tin – SởTàinguyênvàMôitrường Trà Vinh
Địa chỉ: Số 478A Mậu Thân, Khóm 3, Phường 6, Thành phố Trà Vinh, Tỉnh Trà
Vinh
Điện thoại: 0743.840280 Fax: 0743.840160
1.2. Chức năng và nhiệm vụ
1.2.1. Chức năng
Trung tâm Côngnghệ Thông tin là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Tài
nguyên vàMôi trường, có chức năng thực hiện các hoạt động về ứng dụng và phát
triển côngnghệ thông tin tàinguyênvàmôitrường thuộc phạm vi quảnlý của Sở; tổ
chức thực hiện các dịch vụ công về côngnghệ thông tin theo quy định của pháp luật.
Trung tâm Côngnghệ Thông tin có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản
riêng, có trụ sở làm việc theo quy định của pháp luật.
Trung tâm Côngnghệ Thông tin chịu sự chỉ đạo, quảnlý của SởTàinguyên và
Môi trường về tổ chức, biên chế và hoạt động; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra,
hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Cục Côngnghệ Thông tin trực thuộc Bộ Tài
nguyên vàMôi trường.
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Xây dựng kế hoạch ứng dụng, phát triển côngnghệ thông tin tàinguyênvà môi
trường của địa phương thuộc phạm vi quảnlý của SởTàinguyênvàMôi trường, tổ
chức thực hiện kế hoạch sau khi được phê duyệt.
Tổ chức xây dựng vàquảnlý vận hành cơ sở dữ liệu tàinguyênvàmôi trường
của cấp tỉnh theo phân công của Giám đốc SởTàinguyênvàMôi trường, gồm:
- Xây dựng Quy chế thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu về
tài nguyênvàmôitrường áp dụng trên địa bàn cấp tỉnh;
- Xây dựng kế hoạch thu thập dữ liệu về tàinguyênvàmôitrường hàng năm của
cấp tỉnh và phối hợp tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt.
Trang 6
- Tiếp nhận, xử lý dữ liệu về tàinguyênvàmôi trường; xây dựng, tích hợp, quản
lý, cập nhật, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu về tàinguyênvàmôitrường của địa
phương; Tổ chức xây dựng, phối hợp xây dựng và kiểm tra giám sát công tác xây dựng
cơ sở dữ liệu thành phần về tàinguyênvàmôitrườngtại địa phương, hệ thống cơ sở
dữ liệu thông tin địa lý như cơ sở dữ liệu đo đạc bản đồ, cơ sở dữ liệu quảnlý đất đai,
cơ sở dữ liệu thông tin địa lý….
- Xây dựng danh mục dữ liệu về tàinguyênvàmôitrường của địa phương và
phối hợp tổ chức công bố trên cổng thông tin hoặc trang thông tin điện tử của Sở Tài
nguyên vàMôitrườngvà của cấp tỉnh;
- Tham gia kiểm tra và đề xuất hình thức xử lý các đơn vị, tổ chức, cá nhân vi
phạm các quy định về thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu tài
nguyên vàmôitrường của địa phương.
- Tổ chức thực hiện công tác tin học hóa quảnlý hành chính nhà nước của Sở Tài
nguyên vàMôi trường; tổ chức các hoạt động thúc đẩy ứng dụng côngnghệ thông tin
trong ngành tàinguyênvàmôitrường ở địa phương; hướng dẫn, giám sát, quảnlý các
hệ thống thông tin và các phần mềm quảnlý chuyên ngành.
- Xây dựng, triển khai chương trình ứng dụng côngnghệ thông tin của Sở Tài
nguyên vàMôi trường; quản trị vận hành hạ tầng kỹ thuật, duy trì hoạt động của cổng
thông tin điện tử hoặc trang thông tin điện tử, thư viện điện tử, bảo đảm việc cung cấp
dịch vụ hành chính công trên mạng thuộc phạm vi quảnlý của SởTàinguyênvà Môi
trường.
- Thu thập, xử lý, lưu trữ thông tin theo phân cấp của Sở, bao gồm: các tài liệu
điều tra cơ bản về tàinguyênvàmôitrường theo quy mô của tỉnh và quy mô các vùng
kinh tế; sản phẩm kết quả của các công trình dự án; Tài liệu là ấn phẩm nộp lưu để sử
dụng lâu dài, bao gồm: đơn giá sản phẩm do Sở ban hành, luận chứng kinh tế - kỹ
thuật, kết quả các dự án, kết quả các đề tài nghiên cứu khoa học sau khi đã hoàn thành,
các loại ấn phẩm bản đồ theo quy định;
- Quản lý, lưu trữ và tổ chức cung cấp, dịch vụ, thu phí khai thác về thông tin, tư
liệu tổng hợp về tàinguyênvàmôitrường thuộc phạm vi quảnlý của SởTài nguyên
và Môi trường.
Trang 7
- Tổng hợp từ các số liệu, tài liệu tàinguyênvàmôi trường; xây dựng, thành lập
các tài liệu tổng hợp về tàinguyênvàmôitrường phục vụ cộng đồng xã hội như: tài
liệu thông tin kinh tế xã hội gắn với tàinguyênvàmôi trường, bản đồ thông tin kinh tế
xã hội, bản đồ hành chính, bản đồ địa giới hành chính, bản đồ chuyên đề khác…
- Thẩm định các dự án về ứng dụng côngnghệ thông tin, các phần mềm chuyên
ngành và cơ sở dữ liệu thuộc phạm vi quảnlý của SởTàinguyênvàMôi trường.
- Tổ chức tập huấn, cập nhật kiến thức và chuyển giao các ứng dụng công nghệ
thông tin, phần mềm ứng dụng chuyên ngành cho cơ sởvà các đối tượng sử dụng theo
kế hoạch và chương trình được duyệt.
- Tổ chức xây dựng, nghiên cứu và thực hiện các chương trình, đề tài, đề án về
công nghệ thông tin, tư liệu, dữ liệu tàinguyênvàmôitrường theo phân công của
Giám đốc SởTàinguyênvàMôi trường.
- Phối hợp với các đơn vị thuộc SởTàinguyênvàMôitrườngvà các tổ chức có
liên quan thực hiện công tác bảo đảm an toàn và bảo mật hệ thống thông tin, các cơ sở
dữ liệu điện tử về tàinguyênvàmôitrường ở địa phương.
- Phối hợp hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các văn bản quy phạm
pháp luật về lĩnh vực côngnghệ thông tin và thực hiện chiến lược ứng dụng và phát
triển côngnghệ thông tin tàinguyênvàmôitrường trên địa bàn cấp tỉnh.
- Quảnlý tổ chức bộ máy, công chức, viên chức, lao động, tài chính, tài sản
thuộc phạm vi quảnlý của Trung tâm theo phân cấp của SởTàinguyênvàMôi trường
và quy định của pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc SởTàinguyênvàMôitrường giao.
1.3. Cơ cấu tổ chức
1.3.1. Lãnh đạo Trung tâm:
Trung tâm Côngnghệ Thông tin – SởTàinguyênvàMôitrường có Giám đốc và 01 Phó
Giám đốc và 21 viên chức và người lao động.
1.3.2. Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ:
- Hành chính - Tổng hợp: 03 viên chức và người lao đông;
- Phòng Dữ liệu và Lưu trữ: 11 viên chức và người lao đông;
Trang 8
- Phòng Phát triển công nghệ: 07 viên chức và người lao đông.
SƠ ĐỒ QUẢNLÝ CỦA TRUNG TÂM CÔNGNGHỆ THÔNG TIN
SỞ TÀINGUYÊNVÀMÔI TRƯỜNG
Trang 9
GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
P.PHÁT TRIỂN
CÔNG NGHỆ
P. DỮ LIỆU VÀ LƯU
TRỮ
P.HÀNH CHÍNH
TỔNG HỢP
CHƯƠNG II
BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN – SỞTÀINGUYÊNVÀMÔI TRƯỜNG
2.1. Vệ sinh văn phòng làm việc
Một khi đã chọn ngành học Quản trị Văn phòng thì công việc tất yếu và đầu tiên
mà một nhân viên văn phòng phải thực hiện vệ sinh phòng làm việc. Phòng làm việc
sạch sẽ thoáng mát giúp nhân viên văn phòng có thể làm việc thoải mái và hăng sai với
công việc có câu nói “nhà sạch thì mát, bát sạch ngon cơm”. Văn phòng sạch sẽ gọn
ràn, mát mẽ hiệu quả công việc đạt được nhiều hơn, đồng thời cũng tạo nên vẽ thẩm
mỹ nơi mình làm việc.
Qua đó còn tạo nên nét văn hóa nơi công sở, nhằm tạo nên tin thần phấn chấn, hăng
say hơn đối với công vệc. Chính vì những điều đó trong trong thời gian thực tập em
luôn vệ sinh phòng làm việc mà nơi em thực tập cho sạch sẽ và thoáng mát khi bước
vào một ngày làm việc có hiệu quả và đạt năng suất.
2.2. Sử dụng thiết bị văn phòng
Thiết bị văn phòng là một trong những công cụ đắc lực hổ trợ cho công việc văn
phòng. Ngày nay, do khoa học kỹ thuật không ngừng được cải tiến nên những thiết bị
văn phòng cũng không ngừng đổi mới. Điều đó đã giúp cho việc thực hiện công việc
được nhanh chóng hơn.
2.2.1. Sử dụng máy vi tính
Trong thời đại công nghiệp hoá hiện đại hoá, xã hội đang trong tình trạng phát
triển vượt bật như ngày nay thì máy vi tính là một trong những thiết bị tiên tiến không
thể thiếu ở các cơ quan, doanh nghiệp, đơn vị, và mang lại lợi ích không nhỏ đối với
cơ quan, doanh nghiệp đó.
Máy vi tính là một thiết bị không thể thiếu ở bất kỳ một văn phòng hiện đại nào.
Máy hỗ trợ rất nhiều trong công tác soạn thảo, lưu trữ và tìm kiếm thông tin.
Trong Trung tâm Côngnghệ Thông tin – SởTàinguyênvàMôi trường, máy vi
tính được sử dụng nhiều nhất trong công tác soạn thảo các văn bản hành chính, các
loại văn bản thông thường, hay soạn thảo các tài liệu,…Máy được cài phần mền Open
Office và Microsoft Office Word 2003 với đầy đủ các tính năng cần thiết hỗ trợ cho
công tác soạn thảo văn bản.
Trang 10
[...]... ngay ngắn và rõ ràng, dấu được đóng khoảng 1/2 hoặc 1/3 chữ ký của lãnh đạo và đóng thêm con dấu tên của người đã ký 2.3.4.3 Đăng ký văn bản đi Công văn đi cũng cần phải ghi vào sổcông văn đến có thể quảnlýcông văn của cơ quan mình đã gửi đến quảnlýcông văn của cơ quan mình đã gửi đến những cơ quanvà thời gian nào Sởcông văn đi của Trung tâm Côngnghệ Thông tin – Sở Tài nguyênvàMôitrường được... khi lãnh đạo đi công tác trong và ngoài nước - Thực hiện được nhiều công việc như: theo dõi công việc, quảnlý hồ sơ, công văn, chuyển giao công việc cần xử lý Khó khăn - Không thực hiện được công việc khi mất điện hoặc không có Internet - Sử dụng đi kèm với thiết bị khác như máy scan 2.3.3 Lưu văn bản đến bằng thiết bị thủ công Trung tâm Côngnghệ Thông tin – Sở Tài nguyênvàMôitrường luôn thực... vào phầm mềm trên máy vi tính và cũng không lưu vào sơ mi còng mà lưu vào quyển sổ riêng Mỗi phòng được lưu vào từng sổ riêng biệt Trang 23 MẪU SỔQUẢNLÝ VĂN BẢN ĐẾN TRANG BÌA Trang bìa của sổ đăng ký văn bản đến được trình bày trên khổ giấy A3 kích thước 420mm x 297mm, nội dung như sau: SỞTÀINGUYÊNVÀMÔITRƯỜNG TỈNH TRÀ VINH TRUNG TÂM THÔNG TIN TÀINGUYÊNVÀMÔITRƯỜNGSỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm:... trong năm 2012 Trung tâm Côngnghệ Thông tin – Sở Tài nguyênvàMôitrường tỉnh Trà Vinh là đơn vị sự nghiệp có thu trực thuộc SởTàinguyênvàMôitrường tỉnh Trà Vinh, hàng năm số lượng văn bản đến của đơn vị không ít, trên 2000 văn bản + Sổ đăng ký văn bản đến: đăng ký tất cả văn bản; + Sổ đăng ký văn bản mật đến Ví dụ: công văn đến phòng kế hoạch thẩm định, phòng côngnghệ thông tin, phòng bưu... vào sổ là một công việc quan trọng Việc đăng ký có tác dụng tổ chức quảnlývà giải quyết văn bản, kiểm tra theo dõi số lượng văn bản đến trong ngày và khi cần thiết có thể tìm lại nhanh chóng Sổ đăng ký văn bản đến của Trung tâm Côngnghệ Thông tin – SởTàinguyênvàMôitrường được tổ chức hợp lý Sau khi văn bản đã được đóng dấu đến, scan và lưu vào phần mềm M.Office rồi chuyển giao công việc đến... bắt đầu fax Trong trường hợp khi fax đi, chúng ta không fax tự động thì chúng ta phải gọi điện thoại đến nên fax để người nhận Nhằm tiếp thu và áp dụng côngnghệ hiện đại vào cơ quan để đạt được hiệu quả công việc cao nhất, tiết kiệm chi phí công việc Trung tâm Côngnghệ Thông tin – SởTàinguyênvàMôitrường đã thực hiện chương trình phần mềm M.Office (văn phòng điện tử) áp dụng vào lưu trữ văn bản... chỉ, chức danh, hoàn cảnh gia đình, nơi công tác, sở thích, đặc điểm 2.6 Công tác chuẩn bị cho lãnh đạo đi công tác Trong thời gian em thực tập tại Trung tâm Côngnghệ Thông tin – Sở Tài nguyênvàMôi trường, em đã được các anh (chị) hướng dẫn các khâu chuẩn bị khi lãnh đạo đi công tác như sau Để có chuyến đi công tác hoàn hảo ta cần thực hiện kế hoạch kỹ lưỡng và chuẩn bị đủ mọi thứ đề phòng bất chắc... trữ công văn đi vàcông văn đến một cách có hệ thống và phải tuân thủ theo quy trình vận chuyển trên M.Office của sở Tài nguyênvàMôitrường Trong chương trình này ngoài lưu văn bản chúng ta còn có thể chuyển nội dung của các văn bản này đến cấp lãnh đạo giải quyết và phân phối công việc giữa các phòng ban khác Chúng ta cũng phải phân loại và đặt tên theo từng thư mục cụ thể Mỗi thư mục là một loại công. .. cơ quan, tổ chức và một bản lưu trong hồ sơ Bản lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức phải được sắp xếp thứ tự đăng ký Trang 28 MẪU SỔQUẢNLÝ VĂN BẢN ĐI TRANG BÌA Trang bìa của sổ đăng ký văn bản đi được trình bày trên khổ giấy A3 kích thước 420mm x 297mm, nội dung như sau: SỞTÀINGUYÊNVÀMÔITRƯỜNG TỈNH TRÀ VINH TRUNG TÂM THÔNG TIN TÀINGUYÊNVÀMÔITRƯỜNGSỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: 2012 Từ ngày: 01/01/2012... loại cho vào sơ mi còng Ở văn phòng Trung tâm Côngnghệ Thông tin các văn bản đến được chia theo từng loại như sau: công văn đến các bộ chính phủ, công văn đến chi bộ, công văn đến quân sự, công văn đến công đoàn, công văn đến Tỉnh uỷ, công văn đến Ủy ban Nhân dân tỉnh, công văn đến tổng hợp Mỗi loại công văn được lưu giữ trong một sơ mi còng riêng và theo từng năm cụ thể Nếu số lượng của công văn . duyệt.
Tổ chức xây dựng và quản lý vận hành cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi trường
của cấp tỉnh theo phân công của Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường, gồm:
-. Luận văn
Quản lý công nghệ tại sở Tài nguyên và Môi trường
Trang 1
Trang 2
Trang 3
PHẦN MỞ ĐẦU
Ý NGHĨA VÀ THỜI GIAN THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM
CÔNG NGHỆ THÔNG