KỸ NĂNG VIẾT SƠ YẾU LÝ LỊCH VÀ ĐƠN XIN VIỆC I Kỹ năng viết Sơ yếu lý lịch và CV 1 Khái niệm Sơ yếu lý lịch và CV 1 1 Sơ yếu lý lịch là một bản kê khai lý lịch của bản thân như tên, tuổi, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, tên cha, tên mẹ và những liên hệ khác của nhân thân, thường được dùng làm giấy tờ, tài liệu lưu trữ cho việc giải quyết các công việc, làm hồ sơ, thủ tục hành chính, đơn nhập học, các thủ tục tố tụng Nó là những thông tin căn bản nhất về một người 1 2 CV là viết tắt của cụm từ Curr.
KỸ NĂNG VIẾT SƠ YẾU LÝ LỊCH VÀ ĐƠN XIN VIỆC I Kỹ viết Sơ yếu lý lịch CV Khái niệm Sơ yếu lý lịch CV 1.1 Sơ yếu lý lịch kê khai lý lịch thân như: tên, tuổi, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, tên cha, tên mẹ liên hệ khác nhân thân, thường dùng làm giấy tờ, tài liệu lưu trữ cho việc giải cơng việc, làm hồ sơ, thủ tục hành chính, đơn nhập học, thủ tục tố tụng Nó thông tin người 1.2 CV viết tắt cụm từ Curriculum Vitae tiếng Anh, có nghĩa Sơ yếu lý lịch Tuy nhiên CV khai lý lịch cá nhân phương diện nhân thân, gia đình mà Sơ yếu lý lich đặc biệt kỹ năng, khả kinh nghiệm làm việc CV thành phần quan trọng hồ sơ xin việc Đó tài liệu giới thiệu thân với nhà tuyển dụng, cung cấp cho họ nhìn tổng quan ứng viên ứng tuyển.Đơi bạn lầm tưởng sơ yếu lý lịch với CV xin việc thực chất sơ yếu lý lịch mang tính bao quát tóm lược 1.3 CV thường tập trung vào nội dung liên quan đến cấp, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng… bạn để phục vụ cho công việc Sơ yếu lý lịch tự thuật thường bao quát thông tin người thân, gia đình, tình trạng nhân…, q trình đào tạo, cơng tác tóm tắt cách sơ lược thời gian Nếu CV cam kết lực làm việc sơ yếu lý lịch giống cam kết người Nắm Sơ yếu lý lịch bạn tay, nhà tuyển dụng nắm thơng tin gia đình, q quán, nhân thân bạn Trong nhiều trường hợp, thơng tin có ích giúp nhà tuyển dụng quản lý nhân viên cách tồn diện Đó lý CV xin việc bạn đẹp vào làm thức bạn phải có Sơ yếu lý lịch có dán ảnh có dấu đỏ cơng chứng cấp xã phường địa phương nơi bạn sinh sống Tầm quan trọng sơ yếu lý lịch CV người tìm việc Sơ yếu lý lịch CV cung cấp cho nhà tuyển dụng thông tin bản, ấn tượng ban đầu bạn Dựa vào đó, người ta so sánh bạn với ứng cử viên khác để đưa định lựa chọn nhân lực cho vị trí cơng tác thích hợp Vì vậy, nội dung Sơ yếu lý lịch quảng cáo mà mô tả trung thực thông tin bạn hướng tới công việc nhà tuyển dụng Một số người thường nhầm tưởng CV quảng cáo, khoa trương lực thực tế ứng viên Tuy nhiên, nhà tuyển dụng đánh giá cao CV trung thực, biết làm bật ưu điểm, lợi giúp bạn đáp ứng đòi hỏi công việc, quan mà bạn muốn trở thành thành viên tương lai Thực hành viết Sơ yếu lý lịch CV 3.1 Thực hành viết Sơ yếu lý lịch 3.1.1 Nội dung Sơ yếu lý lịch - Ảnh 4×6, họ tên, ngày tháng năm sinh, nguyên quán, hộ thường trú, tạm trú, số chứng minh thư nhân dân - Trình độ phổ thơng, trình độ lý luận trị, ngày vào Đồn, ngày vào Đảng - Quan hệ gia đình: ghi rõ họ tên, năm sinh, nghề nghiệp, nơi công tác bố mẹ đẻ, anh chị em ruột, vợ (hoặc chồng), - Tóm tắt q trình đào tạo, công tác gồm thời gian, tên đơn vị, ngành nghề, chức vụ, văn liên quan… - Kê khai khen thưởng kỷ luật (nếu có) - Cam đoan - Dưới chữ ký người khai dấu xác nhận địa phương 3.1.2 Mẫu Sơ yếu lý lịch CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Ảnh mầu 4x6cm (có đóng dấu giáp lai của quan xác nhận lý lịch) SƠ YẾU LÝ LỊCH TỰ THUẬT Họ tên: Nam, nữ: Sinh ngày tháng năm Nơi đăng ký hộ thường trú nay: Chứng minh thư nhân dân số: Nơi cấp: Ngày tháng năm Số Điện thoại liên hệ: Nhà riêng Di động Khi cần báo tin cho ai? đâu?: Số hiệu: Ký hiệu: Họ tên: Bí danh: Tên thường gọi: Sinh ngày tháng năm Tại: Nguyên quán: Nơi đăng ký thường trú nay: Dân tộc: Tôn giáo: Thành phần gia đình sau cải cách ruộng đất (hoặc cải tạo công thương nghiệp) Thành phần thân nay: Trình độ văn hố: .Ngoại ngữ: Trình độ chun mơn: Loại hình đào tạo: Chuyên ngành đào tạo: Kết nạp Đảng cộng sản Việt Nam ngày tháng .năm Nơi kết nạp: Ngày vào Đoàn TNCSHCM ngày tháng năm Nơi kết nạp: Tình hình sức khoẻ: Cao Cân nặng: kg Nghề nghiệp trình độ chuyên môn: Cấp bậc: Lương nay: Ngày nhập ngũ: Ngày xuất ngũ: Lý do: HỒN CẢNH GIA ĐÌNH Họ tên bố: Tuổi: Nghề nghiệp Trước cách mạng Tháng làm gì? Ở đâu? Trong kháng chiến chống thực dân Pháp làm gì? Ở đâu? Từ năm 1955 đến làm gì? Ở đâu? (Ghi rõ tên quan, xí nghiệp làm) Họ tên mẹ: Tuổi: Nghề nghiệp Trước cách mạng Tháng làm gì? Ở đâu? Trong kháng chiến chống thực dân Pháp làm gì? Ở đâu? Từ năm 1955 đến làm gì? Ở đâu? (Ghi rõ tên quan, xí nghiệp làm) Họ tên anh chị em ruột: (Ghi rõ tên, tuổi, chỗ ở, nghề nghiệp trình độ trị người) Họ tên vợ chồng: Tuổi: Nghề nghiệp: Nơi làm việc: Chỗ nay: Họ tên con: 1) Tuổi: Nghề nghiệp: 2) Tuổi: Nghề nghiệp: QUÁ TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA BẢN THÂN Từ tháng năm Làm cơng tác gì? Ở đâu? Giữ chức vụ gì? đến tháng năm KHEN THƯỞNG VÀ KỶ LUẬT Khen thưởng: Kỷ luật: Tôi xin cam đoan lời khai thực chịu trách nhiệm lời khai Nếu sau quan có thẩm quyền phát vấn đề khơng đúng, tơi xin chấp hành biện pháp xử lý theo quy định Xác nhận Thủ trưởng Cơ quan, Xí nghiệp, Chủ tịch UBND Xã, Phường ,ngày……tháng……năm…… Người khai ký tên Để viết Sơ yếu lý lịch nhanh xác, bạn cần chuẩn bị sẵn loại giấy tờ như: hộ khẩu, tốt nghiệp, loại chứng chỉ, chứng minh thư (của bạn thành viên gia đình), giấy khai sinh, thẻ đồn hay thẻ đảng viên 3.2 Thực hành viết CV 3.2.1 Nội dung CV - Thông tin cá nhân: + Họ tên đầy đủ + Ngày tháng năm sinh + Giới tính + Tình trạng nhân + Tơn giáo, quốc tịch + Số điện thoại, email địa nhà riêng Nội dung CV thường trình bày dạng bảng, gạch đầu dòng sáng sủa, dùng câu biểu cảm - Trình độ học vấn: + Thời gian, địa điểm, tên sở đào tạo qua giai đoạn chuyên ngành đào tạo (thời gian thường trình bày theo trình tự ngược từ thời điểm trở trước Ví dụ: 2005 – 2001: Đại học Bách Khoa Hà Nội Thạc sĩ: Công nghệ thông tin 2000 – 1996: Đại học Khoa học Tự nhiên – Đại học Quốc gia Hà Nội Cử nhân: Cơng nghệ thơng tin + Bạn trình bày phần có liên quan đến vị trí Ví dụ, bạn muốn ứng tuyển vị trí Biên phiên dịch tiếng Nhật cần trình bày bạn tốt nghiệp trung cấp/ cao đẳng/ đại học trường gì, chuyên ngành chứng cấp liên quan Không cần phải liệt kê trình học trường THCS, THPT - Kinh nghiệm cơng tác + Nêu rõ ràng, xác vị trí, nhiệm vụ, quan (địa điện thoại liên lạc, kiểm tra) Không nên bỏ qua công việc gia sư, công việc bán thời gian, công tác đoàn thể - xã hội, Hãy cho nhà tuyển dụng biết bạn làm công việc gì, trình làm việc thành đạt Nếu bạn liệt kê đầy mặt giấy trải nghiệm mà khơng trình bày kết đạt được, điều giống bạn quảng cáo sng thân + Kinh nghiệm làm việc phần quan trọng để nhà tuyển dụng đánh giá định hướng công việc thái độ làm việc ứng viên Hầu hết nhà tuyển dụng, đặc biệt công ty Nhật coi trọng trình làm việc thời gian gắn bó bạn cơng ty Bởi họ đề cao trung thành – yếu tố quan trọng để tạo nên văn hóa tuyển dụng trọn đời công ty Nhật Bản - Các cơng trình khoa học (nếu có) + Nêu cơng trình khoa học riêng bạn (hoặc cộng tác với người khác) công bố + Các tác phẩm xuất - Năng lực thân Nhà tuyển dụng ln mong muốn tìm ứng viên hội đủ phẩm chất chung như: Kỹ giao tiếp, Kỹ máy tính, Khả tư phản biện, Kỹ lãnh đạo, Khả thích nghi, Kỹ làm việc theo nhóm Tùy theo công việc cụ thể mà bạn nhấn mạnh vào kỹ Bạn cần chứng minh cho nhà tuyển dụng thấy lực, sở trường bạn hoàn tồn phù hợp đáp ứng u cầu cơng việc - Thói quen sở thích Tuy khơng phải thông tin trọng tâm CV thông tin giúp nhà tuyển dụng cảm nhận tính cách tâm hồn người ứng tuyển Trong khơng trường hợp, nhờ tương đồng sở thích mà bạn nhận cảm tình nhiều từ phía nhà tuyển dụng 3.1.2 Mẫu CV HỒ SƠ XIN VIỆC THÔNG TIN CÁ NHÂN Họ tên: Ngày tháng năm sinh: Giới tính: Tình trạng nhân: Tơn giáo, quốc tịch: Số điện thoại, email địa nhà riêng TRÌNH ĐỘ HỌC VẤN 1998 – 1994: Đại học Kinh tế Thạc sỹ: Marketing 1994 – 1991: Đại học Ngoại thương Cử nhân: Kinh tế Các khóa học ngắn hạn: Kỹ Lãnh đạo, AIT Vietnam (2000) Kỹ Giao tiếp, AIT Vietnam (2001) KINH NGHIỆM CÔNG TÁC 2001 - Nay, MICE Manager (Du lịch kết hợp Hội nghị, Hội thảo) Liên lạc thương lượng với khách hàng hợp đồng (công ty du lịch, nơi tổ chức hội nghị, cơng ty nước ngồi khắp giới) Tổ chức hội nghị, họp, hội thảo, triển lãm, kiện cho công ty nước Việt Nam Xây dựng tour du lịch nước cho khách hàng Giới thiệu với khách hàng thông tin cập nhật Đào tạo quản lý đội ngũ nhân viên văn phịng để đảm bảo hiệu cơng việc tốt Giám sát đánh giá hiệu làm việc nhân viên 03/1997 - 12/2000: Business Travel & Special Tours Manager Chuẩn bị hợp đồng phục vụ tour cơng tác nước ngồi cho khách hàng Liên lạc thảo luận với khách hàng điều khoản hợp đồng Cung cấp vé máy bay dịch vụ hàng không cho khách hàng doanh nghiệp Nộp hồ sơ xin gia hạn hộ chiếu, visa giấy phép tạm trú cho khách hàng Cung cấp dịch vụ thuê ô tô đặt phịng khách sạn ngồi nước cho khách hàng Xây dựng tour du lịch nước cho khách hàng Giới thiệu với khách hàng thông tin cập nhật Đào tạo quản lý đội ngũ nhân viên văn phòng để đảm bảo hiệu công việc tốt Tổng hợp nộp báo cáo MIS (Hệ thống thông tin quản lý) báo cáo hàng tháng cho khách hàng Gửi hóa đơn tới khách hàng thu tiền 02/1996 - 03/1997: Sales Manager of Airlines Booking Office Chuẩn bị Hợp đồng dịch vụ đặt vé việc cung cấp vé máy bay dịch vụ hàng không cho khách hàng Liên lạc thương lượng với khách hàng hợp đồng Cung cấp vé máy bay dịch vụ hàng không cho khách hàng Thương lượng với bên hàng không để có hợp đồng hoa hồng tốt Cập nhật thông tin cho khách hàng Tổng hợp nộp báo cáo cho khách hàng Ban Quản trị Chuẩn bị hóa đơn hàng tháng thu tiền từ khách hàng NĂNG LỰC BẢN THÂN Sử dụng thành thạo Microsoft Word, Excel, Power Point Tiếng Anh thục, Tiếng Pháp giao tiếp Kỹ giao tiếp thương lượng tốt Kỹ lãnh đạo tốt Có khả làm việc áp lực cao THĨI QUEN, SỞ THÍCH Thích giao tiếp với người xung quanh Thích tìm hiểu địa điểm du lịch ngồi nước Có thói quen ghi chép lại hoạt động thân Bản Sơ yếu lý lịch, CV điện tử Sơ yếu lý lịch, CV điện tử soạn thảo máy tính, gửi kèm theo thư điện tử đến quan tuyển dụng qua mạng internet Nếu bạn muốn làm việc cho công ty, tổ chức nước ngồi hay làm việc nước ngồi bạn nên chuẩn bị sẵn sàng CV điện tử cập nhật có thay đổi Để cho CV bạn truy cập đâu, bạn phải tuân thủ bước sau: - Sử dụng phần mềm soạn thảo văn chuẩn - CV trình bày rõ ràng, theo quy chuẩn Khơng lạm dụng cơng nghệ sẵn có biến CV thành văn có q nhiều ký hiệu, kiểu chữ, biểu tượng, hình ảnh - Lưu CV file word - Gửi CV kèm thư giới thiệu (nếu có) Đơn xin việc, nói rõ bạn biết đơn vị tuyển dụng theo nguồn thông tin - Sau tuần nên kiểm tra hành trình Sơ yếu lý lịch, CV, Đơn xin việc đến nhà tuyển dụng chưa II Kỹ viết Đơn xin việc Khái niệm Đơn xin việc 1.1 Đơn xin việc giống thư mà người xin việc gửi đến nhà tuyển dụng bày tỏ mong muốn làm việc, đưa khả năng, kiến thức hay kinh nghiệm thân để thuyết phục nhà tuyển dụng 1.2 Trong Đơn xin việc không nên dùng ngôn ngữ sáo rỗng, câu văn to tát không nên lặp lại từ ngữ, nói nói lại cấp hay thành tích Bạn sử dụng từ ngữ thân mật, sinh động thể rõ cá tính sở quy định chung viết đơn xin việc Tầm quan trọng Đơn xin việc người tìm việc Đơn xin việc viết gửi cho người cụ thể (có trách nhiệm tuyển dụng) nên yêu cầu người tìm việc phải trả lời cho câu hỏi tâm trí nhà tuyển dụng: “Tại ứng cử viên lại người thích hợp cho cơng việc?” Đơn xin việc xem “linh hồn” hồ sơ Qua đơn xin việc, bạn thể mạnh, lực, sở trường, tính cách, tác phong làm việc chuyên nghiệp hiểu biết vị trí muốn dự tuyển Đơn xin việc thành cơng hiệu Hồ sơ dự tuyển nâng lên Đơn xin việc viết tốt góp phần đưa bạn nhanh đến với bước quy trình tuyển dụng, Phỏng vấn xin việc Thực hành viết Đơn xin việc 3.1 Nội dung Đơn xin việc (gồm phần): Phần 1: Tự giới thiệu nêu lý viết đơn Trình bày rõ ràng, ngắn gọn thơng tin cá nhân, lý viết Đơn xin việc Chỉ lý mà bạn viết đơn xin việc vị trí mà bạn nộp đơn xin tuyển dụng Nếu có vị trí trống, bạn biết nguồn thông tin đâu ngày mà đăng Nếu bạn tìm cơng việc nói chung mà khơng có vị trí đăng lên nêu bạn cần công việc để phù hợp với ngành học, kinh nghiệm Phần 2: Hãy viết xác lực chuyên môn, khả cá nhân kinh nghiệm công tác thân, nhằm đảm bảo hồn thành xuất sắc nhiệm vụ giao Có thể tỏ rõ mối quan tâm bạn cách mối liên quan bạn nhà tuyển dụng Trình bày rõ bạn hoạt động chun ngành, lĩnh vực chun mơn có mối liên quan đến nhà tuyển dụng Hãy kinh nghiệm làm việc thực tế, thành tựu tiêu biểu đó, ưu điểm đặc biệt thân Hãy nói thêm thân mà khơng đề cập lý lịch Bạn theo dõi tình hình phát triển họ báo chí phương tiện thơng tin đại chúng khác Bạn nhắc đến người giới thiệu, bảo lãnh cho bạn (nếu có) Phần 3: Hãy nói rõ bạn muốn hồi âm để tiến tới tiếp xúc (như thi vấn, thi viết) đề nghị ngày cách linh động cho người vấn thời gian địa điểm Hãy khẳng định mong muốn tha thiết biết thêm vị trí mà dự tuyển Đừng quên ghi số điện thoại bạn vào Nếu thơng báo tuyển dụng có đề cập đến số điện thoại nhà tuyển dụng, bạn nói rõ gọi cho người vòng 7-10 ngày biết vấn xếp Cám ơn nhà tuyển dụng dành thời gian để xem đơn bạn 3.2 Mẫu Đơn xin việc CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Hà Nội, ngày15 tháng 10 năm 2015 ĐƠN XIN VIỆC Kính gửi: Ơng/Bà (Chức vụ) (Công ty) Tôi tên là: Nguyễn Văn An (Sinh ngày 21/5/1989) Tôi biết q cơng ty có nhu cầu tuyển dụng nhân viên vị trí thơng dịch viên tiếng Anh kiêm trợ lý Giám đốc qua quảng cáo báo Hà Nội đăng ngày 12/10/2015 Đây cơng việc phù hợp với khả kinh nghiệm đúc kết trình học tập làm việc từ trước đến Theo yêu cầu tuyển dụng, q cơng ty cần ứng viên có kỹ nghe nói, đọc viết tiếng Anh, tiếng Nhật tốt, sử dụng vi tính thành thạo tự tin giao tiếp Tôi tốt nghiệp trường Đại học Bách Khoa Hà Nội, Viện Ngoại ngữ loại Hơn nữa, tiếng Anh, tơi có điều kiện phát triển toàn diện kỹ thời gian du học thạc sĩ năm Đại học Quốc gia Singapore thời gian làm công việc bán thời gian có sử dụng tiếng Anh Tơi ln có tinh thần đồn kết, hịa đồng với tập thể, có khả làm việc môi trường áp lực cao Đây kỹ tơi đúc kết qua trình học tập, làm việc từ trước đến Việt Nam Singapore Với kỹ năng, kinh nghiệm thực tế nêu trên, tin đáp ứng u cầu q công ty Mong quý công ty hồi âm, cho phép tơi gặp trực tiếp qua hình thức vấn Tôi xin cam đoan chấp hành nghiêm chỉnh quy định cơng ty hồn thành tốt công việc giao Mọi liên hệ lịch vấn hay thông tin hồ sơ xin việc này, xin vui lòng liên hệ theo số điện thoại 098xxxxxx Tôi xin phép chủ động liên lạc lại với quý công ty sau tuần quý công ty nhận hồ sơ xin việc Tôi xin chân thành cảm ơn Người viết đơn Nguyễn Văn An Đơn xin việc điện tử Đơn xin việc điện tử soạn thảo máy tính gửi đến quan tuyển dụng qua mạng internet Bạn nên chuẩn bị sẵn sàng Đơn xin việc điện tử ln cập nhật Để cho Đơn xin việc bạn truy cập đâu, bạn cần tuân thủ bước sau: - Sử dụng phần mềm soạn thảo văn chuẩn - Đơn xin việc trình bày rõ ràng, theo quy chuẩn Khơng lạm dụng cơng nghệ sẵn có biến CV thành văn có nhiều ký hiệu, kiểu chữ, biểu tượng, hình ảnh - Lưu Đơn xin việc file word - Gửi Đơn xin việc kèm thư giới thiệu (nếu có) Sơ yếu lý lịch, CV, nói rõ bạn biết đơn vị tuyển dụng theo nguồn thông tin - Sau tuần nên kiểm tra hành trình Sơ yếu lý lịch, CV, Đơn xin việc đến nhà tuyển dụng chưa Khi gửi Đơn xin việc điện tử, bạn cần giữ lại gốc vị trí dễ tìm KỸ NĂNG TRẢ LỜI PHỎNG VẤN XIN VIỆC I Tầm quan trọng buổi vấn xin việc làm người tìm việc Hãy tạo ấn tượng thật tốt cách chuẩn bị thật chu đáo cho buổi Phỏng vấn xin việc làm Hãy nhớ rằng: “ Thất bại từ khâu chuẩn bị chuẩn bị để thất bại.” ( Fail to prepare means pepare to fail ) 1.Tìm hiểu nơi tuyển dụng công việc tuyển dụng Bạn biết rõ quan tuyển dụng ( doanh nghiệp/ cơng ty/ tổ chức…) vị trí công việc bạn tham gia tuyển dụng, bạn tự tin vấn Người vấn ấn tượng nhiệt tình động tốt đẹp bạn với cơng việc, bạn có hội họ thấy bạn làm cho quan ( doanh nghiệp/ cơng ty/ tổ chức…) Ví dụ: Hãy tìm hiểu thơng tin then chốt doanh nghiệp, sản phẩm khách hàng cơng ty Có thể tìm thơng tin trang Web, đặc biệt công ty/ doanh nghiệp/ tổ chức … kinh doanh công khai Những thông tin cần quan tâm bao gồm: Địa điểm, trụ sở công ty / doanh nghiệp/ tổ chức… Sản phẩm dịch vụ cung cấp Khách hàng Đối thủ cạnh tranh Phương châm hoạt động Lịch sử đời phát triển Tin tức cập nhật Thơng tin tài ( tiền lương, cổ phiếu…) Các bước chuẩn bị cụ thể 2.1 Thực hành câu trả lời bạn cho câu hỏi lời thường gặp ( 10 câu ) Thông thường, nhà tuyển dụng nhiều quan doanh nghiệp thường mang đến vấn cho ứng cử viên tìm việc câu hỏi phổ thông, đơn giản Tuy nhiên, không dễ trả lời thành cơng câu hỏi đó, ứng cử viên tìm việc khơng trọng chuẩn bị chúng cách kỹ lưỡng trước dự vấn Các câu hỏi thường gặp có nội dung sau: 1) Hãy tự giới thiệu anh/ chị 2) Tại anh/ chị lại muốn làm việc chỗ chúng tơi? Điều cơng ty/ doanh nghiệp/ công ty/ tổ chức, … khiến anh/ chị quan tâm? 3) Tại anh/ chị lại không muốn làm chỗ cũ ( chỗ làm ) nữa? 4) Anh/ chị có kỹ tốt cơng việc? 5) Điểm yếu anh/ chị gì? 6) Anh/ chị thích làm việc tập thể/ theo nhóm hay làm việc mình? 7) Anh/ chị có kế hoạch/ dự định tương lai? ( năm? 10 năm? … ) 8) Anh/ chị có chơi mơn thể thao khơng? ( Anh/ chị có sở thích gì? ) 9) Anh/ chị muốn có mức lương nào? 10) Tơi cịn qn hỏi anh/ chị điều chăng? Tập dượt trả lời câu hỏi với người bạn có kinh nghiệm Có thể ghi âm lại nghe kỹ để tự điều chỉnh giọng nói, cách thức trả lời Chú ý động tác cử Có thể luyện tập tư thế, cử trước gương cho thục 2.2 Chuẩn bị sẵn tài liệu cần mang theo vấn Không quên chuẩn bị cẩn thận tài liệu cần thiết để mang theo buổi vấn xin việc, kể bạn tin cậy vào trí nhớ ( Sơ yếu lý lịch, hồ sơ quan tuyển dụng, danh sách tài liệu, … ) bảo đảm chúng cập nhật Mang theo bút giấy để ghi chép cần, tuyệt đối không ghi chép bị vấn 2.3 Trang phục chuyên nghiệp Trang phục chun nghiệp thoải mái, khơng gị bó Mọi người đánh giá bạn phần qua cách ăn mặc, phục sức bạn Khi bạn không chắn thẩm mỹ ăn mặc theo phong cách truyền thống Với phụ nữ: + Trang phục công sở + Giầy để phẳng/ không gót + Trang điểm, dùng nước hoa nhẹ nhàng + Dùng trang sức đơn giản + Tóc móng tay sẽ, gọn gàng, tươm tất Với nam giới: + Áo sơ mi sạch, cẩn thận, cà vạt truyền thống ( bắt buộc ) + Áo khoác nhẹ/ comple truyền thống, trang nhã + Giày đánh + Mày râu nhẵn nhụi + Dầu tóc, móng tay gọn, + Dùng chút nước hoa nhẹ dành cho nam II Các loại hình vấn thường gặp Phỏng vấn gây căng thẳng Loại vấn có mục đích kiểm tra khả xử lý tình bạn Hãy bình tĩnh cân nhắc câu trả lời Nếu chưa rõ câu hỏi, nhã nhặn u cầu người vấn giải thích Hình thức vấn giúp người tuyển dụng đánh giá xác khả phản ứng linh hoạt tình phức tạp ứng cử viên Phỏng vấn đối Đây hình thức người vấn người Hình thức vấn thường gặp vấn xin việc Những người vấn người giàu kinh nghiệm, đưa nhiều loại câu hỏi khác để đánh giá ứng cử viên từ nhiều góc độ Phỏng vấn quan sát Phỏng vấn kín, người vấn (có thể một, hay nhiều người) quan sát bạn từ xa mà bạn không hay biết Mục đích kiểm tra số thơng tin (chi tiết) chưa chắn bạn Thường ứng cử viên biết họ vấn sau vấn kết thúc Phỏng vấn ăn trưa Người vấn muốn kiếm tra phong cách ẩm thực ứng xử xã hội bạn Hình thức vấn thường sử dụng nhà tuyển dụng muốn tìm nhân cho vị trí thân cận cấp trên, hay vị trí đối ngoại Phỏng vấn hội đồng Đây hình thức nhiều người hỏi người Các ứng cử viên cần phải có kiến thức tương đối rộng tâm lý vững vàng tham gia hình thức vấn Hình thức vấn thường áp dụng nhà tuyển dụng muốn tìm nhân cho vị trí quan trọng quan Phỏng vấn nhóm Ngược lại với vấn hội đồng, ván nhóm người hỏi nhiều người với mục đích tìm người có tố chất lãnh đạo Qua hình thức vấn này, người tuyển dụng nhanh chóng xác định người có ảnh hưởng, có sức thuyết phục người xung quanh Phỏng vấn qua điện thoại Hình thức vấn nhằm loại bớt ứng cử viên chưa đủ tiêu chuẩn lựa chọn người có khả cho vấn trực diện Phỏng vấn kiểu thường xảy bất ngờ, nên bạn cần: + Luôn tư sẵn sàng gặp kiểu vấn + Tham gia đối thoại tự nhiên, vui vẻ, chân thành + Để sẵn giấy bút tầm tay giúp bạn dễ dàng ghi lại thơng tin cần thiết + Tránh vấn đề liên quan đến tiền lương + Cố gắng đưa đến vấn trực diện + Hẹn gọi lại bạn bị hoàn toàn bất ngờ III Tạo ấn tượng tốt qua buổi vấn Trước vấn: Đến ( trước – 10 phút ) – chứng tỏ bạn có trách nhiệm, độc lập có tác phong chun nghiệp Khơng đến q sớm thời gian chờ đợi lâu gây áp lực cho bạn Hãy tạo khơng khí thoải mái, thân thiện từ việc chào hỏi, bắt tay, … khơng bình luận theo hướng chê bai người / làm việc với bạn Hãy thư giãn, trách căng thẳng, lo lắng Trong trình vấn: Thể tự tin câu trả lời, nhìn vào mắt người hỏi Lắng nghe cẩn thận trước trả lời Đối với câu hỏi khó, trả lời thật chắn bạn hiểu ý người hỏi Hỏi lại với câu hỏi chuẩn bị sẵn ( chuẩn bị câu liên quan đến công việc, tuyệt đối không hỏi tiền lương, chế độ đãi ngộ, … ) Chứng tỏ bạn người có trình độ, có lĩnh nhiệt tình với cơng việc, mong mang lại lợi ích cho cơng ty Tránh điệu bộ, cử phản cảm sau: + Che miệng nói + Giả vờ ho để có thời gian nghĩ câu trả lời + Cắn môi + Cười gượng + Đung đưa chân gầm bàn, ghế + Khoanh tay, bắt chéo tay + Ngồi lom khom, dúm dó + Tránh ánh mắt người đối thoại + Vân vê tóc, gấu áo, mảnh giấy vụn, … Sau buổi vấn: Cảm ơn, bắt tay, chào tạm biệt Gửi thư cảm ơn vào ngày hôm sau Chờ điện thoại chủ động gọi điện hỏi kết vấn sau tuần bạn chưa nhận thông tin GIAO TIẾP ĐIỆN TỬ I Kỹ giao tiếp qua điện thoại Giao tiếp điện thoại giao tiếp gián tiếp nên việc tuân thủ nguyên tắc giao tiếp việc lựa chọn sử dụng ngơn ngữ có vai trị định đến hiệu giao tiếp Quy trình giao tiếp điện thoại 1.1 Gọi - Chào - Xác nhận thông tin nơi gọi đến - Giới thiệu - Lí gọi - Nội dung đề nghị - Cảm ơn - Chào 1.2 Nghe - Alo - Giới thiệu - Chào - Hồi đáp nội dung đề nghị - Chào Yêu cầu gọi điện thoại - Chuẩn bị nội dung; - Lựa chọn cách nói phù hợp với đối tác; - Trả lời thẳng câu hỏi đối tác; - Cuối cần chốt lại vấn đề trao đổi; - Gọi lại hẹn Yêu cầu nghe điện thoại - Không để ba hồi chng; - Giọng nói thân thiện, thái độ vui vẻ, ân cần; - Nghe không rõ cần hỏi lại; - Mọi người cơng sở có trách nhiệm trả lời điện thoại Chú ý - Không gọi sớm hay muộn; - Không nhắn hộp thư thoại; - Khơng nói q to q nhỏ; - Không trả lời điện thoại ăn; - Khơng vừa trả lời điện thoại vừa nói chuyện với đối tác khác; - Khơng thúc giục đối tác có câu trả lời ngay; - Không gọi nhiều, gọi liên tục gay cảm giác bị đeo bám; - Không gác máy trước người gọi đối tác Những lỗi thông thường giao tiếp qua điện thoại - Không gọi lại hứa gọi - Khơng trả lời câu hỏi dứt khốt, xác - Ăn (nhai, nuốt), uống, hút thuốc nói chuyện điện thoại (những hoạt động không bị người đối thoại nhìn thấy họ lại nghe dễ dàng nhận ra) - Để người đầu dây chờ lâu mà khơng giải thích có chuyện đầu dây - Nói chuyện với hai người hai máy điện thoại lúc - Đề nghị người gọi đến gọi lại - Chuyển máy nhiều lần mà không đối tượng mà người gọi cần gặp - Trả lời điện thoại nhấm nhẳn, có thái độ bất hợp tác - Nói chuyện lịng vịng, tốn thời gian - Nói chuyện khơng tập trung tư tưởng (vừa xem ti vi, vừa ngồi làm máy tính, vừa nói chuyện với người xung quanh… vừa nghe nói chuyện qua điện thoại) - Dập điện thoại cách thơ bạo nói chuyện … * Chuẩn bị trước giao tiếp qua điện thoại: - Viết giấy ý cần trao đổi bám sát vào ý - Để giấy dính bút cạnh điện thoại để cần ghi điều cần thiết nghe thông tin từ người đối thoại (con số, địa chỉ, kiện, tên người…) * Trong trình giao tiếp qua điện thoại: - Xen từ ngắn lúc để người đối thoại biết ý lắng nghe (vâng, hiểu, ạ, ạ…) - Điều chỉnh giọng nói thích hợp Khi nói chuyện qua điện thoại, giọng nói đóng vai trị quan trọng người đối thoại khơng nhìn thấy (thậm chí chưa biết mặt) người đối thoại, không hỗ trợ ánh mắt, nét mặt, cử chỉ, điệu bộ… phi ngôn ngữ Giọng nói thể cảm xúc q trình giao tiếp: Nhiệt tình hay buồn tẻ Mệt mỏi hay lo lắng Nóng nảy hay điềm đạm Tự tin hay thiếu tự tin Hòa nhã hay cáu bẳn … Cách tốt để có giọng nói dễ chịu mỉm cười nói Mỉm cười làm trùng dây khiến giọng nói khơng căng thẳng, khơng chóe, khơng chói - Cố gắng gác việc làm, suy nghĩ khác đầu bắt đầu nói chuyện điện thoại Phát triển kỹ giao tiếp qua điện thoại Điều khác gọi điện công việc gọi điện để tán gẫu là: gọi điện cơng việc, người gọi ln có mục đích cần đạt Để đạt mục đích cơng việc, có việc cần ý: - Chuẩn bị thơng tin cần thiết cho gọi cơng việc: + Thơng tin xác quan mình, sản phẩm dịch vụ đồng nghiệp + Danh bạ điện thoại cập nhật + Giấy bút để ghi chép + Sổ tay đối tác, khách hàng - Chuyển gọi đến địa chỉ, cần: + Biết rõ quy trình hoạt động mạng điện thoại nội bộ, hình thức phân bố + Nghe rõ thông tin người cần chuyển điện thoại tới + Hỏi xem người gọi muốn (gọi lại, để tin nhắn…) người cần gặp khơng có mặt + Không để người gọi phải chờ lâu (trong trường hợp họ chấp nhận chờ) mà khơng giải thích lí + Xác định rõ mục đích gọi + Liệt kê ý nội dung gọi chứa nhiều vấn đề khác Xử lý gọi khó người đối thoại khó tính Có khơng cố xảy hỏng giao tiếp qua điện thoại Chẳng hạn, gặp người đối thoại khó tính, gặp trục trặc kĩ thuật đường dây… Cần xử lí tình cách chuyên nghiệp Những trục trặc kĩ thuật thường là: - Đường truyền bị ồn, nhiễu - Đường truyền bị nghẽn hay đứt - Đường truyền bị lẫn - Nhảy số, nhầm số… Đối với trục trặc kĩ thuật, cần báo để kĩ thuật viên hỗ trợ Khó khăn tiếp xúc với người khó tính hay khó nói chuyện (người hách dịch, người hiếu chiến, người nóng tính, thơ lỗ, người khơng hiểu vấn đề…) Gặp trường hợp vậy, cần: - Nhận trách nhiệm bị phàn nàn, chê trách - Xin lỗi nhẹ nhàng, lịch - Tránh lời xúc phạm đến cá nhân hay tổ chức - Kết thúc gọi cách khéo léo theo hướng tích cực - Hành động kịp thời, đáp ứng nội dung trao đổi - Gọi lại hứa Nhận lời nhắn qua điện thoại Nếu thay mặt người khác nhận lời nhắn gọi cần có trách nhiệm truyền đạt lại nội dung (nguyên văn) địa / đối tượng Cần: - Yêu cầu người nhắn nói rõ ràng, thơng tin xác\ - Lưu lại tên, số điện thoại người gửi người nhận lời nhắn - Bằng cách kiểm tra chắn xem lời nhắn có đến với người nhận không (trong trường hợp phải chuyển gián tiếp: viết lên bảng thơng báo, lên máy tính văn phịng, nhờ người khác chuyển hộ…) Nhiều quan, văn phịng có bảng dành riêng cho việc đính lời nhắn qua điện thoại cho nhân viên Các nhân vien cần thiết lập thói quen kiểm tra tin nhắn sau thời gian vắng mặt văn phòng hay đầu làm việc II Kỹ giao tiếp email Email hình thức giao tiếp thư tín cá nhân qua mạng máy tính quốc tế Với hai máy tính hai địa điểm khác nhau, khơng kể xa gần, thực hình thức giao tiếp Khi thực giao tiếp email, cần ý vấn đề sau: Địa email - Nghiêm túc; - Ngắn gọn; - Dễ nhớ; - Có liên quan đến cơng việc (nếu có) 2 Tiêu đề email 2.1 Mục đích - Người nhận nhận biết nhanh nội dung email; - Dễ tra cứu 2.2 Yêu cầu - Ngắn gọn; - Thông tin khái quát không chung chung; - Đúng chủ đề nội dung email; - Có ngày tháng (với email nội dung định kỳ) 2.3 Tránh - Khơng có tiêu đề; - Tiêu đề q dài; - Lạc đề Nội dung email 3.1 Lời chào Lời chào thể phép lịch sự, tôn trọng với người nhận email Chào Nam Dear Nam, Chú ý sử dụng kính ngữ phù hợp 3.2 Lí viết email 3.3 Nội dung cần trao đổi - Ngắn gọn - Nên xuống dòng đánh số thứ tự ý nhỏ 3.4 Kết thúc email - Cảm ơn đối tác quan tâm dành thời gian đọc email - Thể mong muốn nhận phản hồi - Lời chào, lời chúc: trang trọng, lịch Thân mến! Chúc ngày tốt lành! Regards, Your faithfully, … - Chú ý sử dụng kính ngữ phù hợp 3.5 Tránh - Lỗi tả; - Viết câu mơ hồ File đính kèm - Chỉ sử dụng thật cần thiết; - Nếu có file kèm, cần có ghi để hướng dẫn người nhận email; - Nén file; - Người nhận email khơng có chương trình để chạy file đính kèm; - File đính kèm chứa virus; - Nhiều file đính kèm nhiều thời gian để download Chữ kí 5.1 Mục đích Tạo điều kiện cho người nhận việc phản hồi 5.2 Cấu trúc Họ tên Chức vụ, phận công tác Địa liên hệ Điện thoại Số fax Địa email Logo - Cơ quan, tổ chức có khơng có logo - Việc sử dụng logo quan, tổ chức (nếu có) email cơng việc cần thiết giúp email nhận diện nhanh, nhiên file logo thường lớn nên cần cân nhắc Chú ý 7.1 Chú ý gửi email - Background trắng, không màu mè; - Chữ đen xanh đậm; - Dùng font chữ thông dụng; - Không viết tắt, không dùng tiếng long; - Khơng in đậm viết hoa tồn thư; - Luôn kiểm tra trước gửi mail; - Cân nhắc chức năng: cc, bcc, forward, reply all… 7.2 Chú ý nhận email - Thông báo nhận email; - Hẹn thời gian trả lời nội dung yêu cầu (nếu chưa có thời gian trả lời ngay) III Kỹ chat công việc Nguyên tắc chung - Chuyên nghiệp; - Nghiêm túc; - Bảo mật Yêu cầu - Tuân thủ quy tắc chung quan, tổ chức (nếu có); - Chọn nick nghiêm túc, đơn giản, dễ nhớ; - Nguyên tắc bảo mật; - Cẩn trọng dùng biểu tượng; - Sử dụng kính ngữ Chú ý - Khơng viết tắt; - Không sử dụng ngữ; - Không sử dụng tiếng lóng; - Trường hợp q trình chat bị gián đoạn, cần xin lỗi nêu lí đáng ... GIAO TIẾP ĐIỆN TỬ I Kỹ giao tiếp qua điện thoại Giao tiếp điện thoại giao tiếp gián tiếp nên việc tuân thủ nguyên tắc giao tiếp việc lựa chọn sử dụng ngôn ngữ có vai trị định đến hiệu giao tiếp. .. II Kỹ giao tiếp email Email hình thức giao tiếp thư tín cá nhân qua mạng máy tính quốc tế Với hai máy tính hai địa điểm khác nhau, khơng kể xa gần, thực hình thức giao tiếp Khi thực giao tiếp. .. Các tác phẩm xuất - Năng lực thân Nhà tuyển dụng ln mong muốn tìm ứng viên hội đủ phẩm chất chung như: Kỹ giao tiếp, Kỹ máy tính, Khả tư phản biện, Kỹ lãnh đạo, Khả thích nghi, Kỹ làm việc theo