LỜI NÓI ĐẦU Hiện nay nền kinh tế nước ta đang vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước. Để đứng vững trên thị trường thì đòi hỏi doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả, tuy n
Trang 1PHẦN I : TÌNH HÌNH THỰC TẾ TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY GỐM VÀ THUỶ TINH TẠI ĐÀ NẴNG
Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera trước đây có tên là Công ty gốm sứ Hải Vân, trực thuộc Tổng công ty Xây dựng Miền Trung, sau một thời gian sản xuất đổi lại với tên là Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera , là đơn vị thành viên hoạch toán phụ thuộc của Tổng công ty Xây dựng Miền Trung, có con dấu, có tải khoản phù hợp với phương thức hoạch toán Công ty được tổ chức và hoạt động theo điều lệ Tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Xây dựng Miền Trung đã được Bộ trưởng Xây dựng phê chuẩn và theo điều lệ riêng của Công ty do Hội đồng quản trị Tổng công ty Xây dựng Miền Trung phê chuẩn.
Sản phẩm chủ yếu của công ty là các loại dụng cụ bằng gốm sứ cho sinh hoạt, đa dạng về chủng loại, mẫu mã tùy theo nhu cầu của khách hàng như: xí bệt, chậu rửa, tiểu treo, chân chậu, xí xổm Gốm sứ VIGLACERA được sản xuất trên dây chuyền tự động với công nghệ tiên tiến Vật liệu dùng để sản xuất chủ yếu là cao lanh, trường thạch, đất sét.
Trang 22 Chức năng và nhiệm vụ của nhà máy gốm sứ VIGLACERA:
2.1 Chức năng của nhà máy:
Sản xuất các loại gốm sứ phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của người tiêu dùng.
2.2 Nhiệm vụ của nhà máy:
Nhà máy gốm sứ VIGLACERA thực hiện nhiệm vụ kinh doanh theo sự phân công của Tổng công ty Xây dựng Miền Trung, cụ thể là:
♦Triển khai thực hiện và quản lý, khai thác dự án đầu tư xây dựng nhà máy sứ vệ sinh VIGLACERA.♦Sản xuất kinh doanh các chủng loại sản phẩm
3.1 Bộ máy quản lý:
Để làm tốt công tác quản lý và điều hành mọi hoạt động của nhà máy đạt hiệu quả, công tác qủan lý, cơ cấu trực tuyến - chức năng.
3.2 Sơ đồ bộ máy quản lý của nhà máy:
Hội đồng quản trịGiám
đốcPhó giám
Phòng kế hoạch kinh doanhh
Phòng kỹ thuật
Phòng công nghệ quản lý
Phòng tài chínhkế toánPhòng tổ
chức hành chính
Xưởng sản xuất
Xưởng cung
ứng mẫuTổ Xưởng sản xuất chính Lò nung Xưởng KCSlàm
Tổ đổ rấp khuôn
Tổ đổ
rốp máy Tổ đổ rốp thủ công công
Tổ đổ rốp phun men
Trang 3Ghi chú: Quan hệ trực tiếp
Quan hệ công việc
3.2.Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban:
Hội đồng quản trị.
Giám đốc công ty: là người chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trước hội đồng quản trị, có quyền quyết định các vấn đề liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh của công ty, trực tiếp chỉ đạo, chỉ huy theo doiî công tác xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty, cùng với sự tham mưu của kế toán trưởng điều hành công tác tài chính kế toán.
Phó giám đốc: giúp việc cho giám đốc về tổ chức, quản lý sản xuất thông qua đề nghị của các phòng ban, các bộ phận sản xuất mà bàn bạc với giám đốc để đi đến quyết định tốt hơn nhằm thúc đẩy công ty ngày càng phát triển.
Phòng tổ chức hành chính: tham mưu cho giám đốc công ty về công tác tổ chức hành chính, thực hiện các chính sách chế độ tiền lương đối với người lao động, sắp xếp bố trí lao động, qủan lý hồ sơ lý lịch, lưu trữ hồ sơ đúng nguyên tắc, quản lý con dấu và các tài liệu khác một cách cẩn thận, chăm lo tổ chức đời sống cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
Phòng kế hoạch kinh doanh: lập kế hoạch kinh doanh của công ty trong ngắn hạn, nghiên cứu nắm bắt nhu cầu của thị trường, tổ chức mạng lưới bán hàng, tiếp nhận sản phẩm chuẩn bị hàng hóa xuất bán theo yêu cầu của kỳ bán hàng.
Trang 4Kế toán trưởng
PP kế toán kiêm kế toán
tổng hợp,
Thủ quỷ
Kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ
doanh thuKế toán
thanh toán ngân hàng tiền lương, thuế
Kế toán công nợNgoài ra, phòng kế hoạch kinh doanh còn có nhiệm vụ cung ứng kịp thời đầy đủ vật tư phục vụ sản xuất, thành quyết toán vật tư tiêu hao trong.
Phòng kỹ thuật: tham mưu cho giám đốc công ty trong công tác quản lý hoạt động kinh doannh xây lắp và đầu tư xây dựng cơ bản nội bộ, lập hồ sơ tham gia đấu thầu xây dựng, lập hợp đồng xây lắp, quản lý quyết toán các công trình xây lắp.
Phòng công nghệ và quản lý: tham mưu cho giám đốc công ty trong lĩnh vực nghiên cứu, áp dụng khoa học công nghiêp, quản lý sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm nhằm hài lòng khách hàng, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Phòng tài chính kế toán: thực hiện đúng theo pháp lệnh thống kê kế toán, chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác tổ chức của công ty, theo dõi quản lý các loại tài sản và nguồn vốn ghi chép, phản ảnh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Tổng hợp, báo cáo kịp thời thông tin về tình hình tài chính của công ty cho lãnh đạo để định hướng đúng đắn trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Các đơn vị sản xuất: có nhiệm vụ tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất của công ty, quản lý tốt máy móc thiết bị, đảm bảo năng suất chất lượng của sản phẩm, đảm bảo tiết kiệm nguyên vật liệu, quản lý nhằm giảm tỷ lệ hỏng của sản phẩm, thực hiện vệ sinh công nghiệp đảm bảo an toàn trong sản xuất.
3.4 Bộ máy kế toán:
a Sơ đồ bộ máy kế toán:
Trang 5
Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ đối chiếu Quan hệ công việc
b Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban:
Kế toán trưởng: tổ chức công tác kế toán, thống kê toàn công ty tham mưu cho giám đốc công ty về mặt tài chính, lập kế hoạch tài chính hằng năm, quí, tháng của công ty, phân tích hoạt động tài chính của công ty.
Phó phòng tài chính kế toán, kiêm kế toán tổng hợp và kế toán TSCĐ: quản lý hoạt động của phòng khi kế toán trưởng đi vắng kế toán tổng hợp lập báo cáo các quyết toán hàng quý, năm, lập báo cáo nhanh theo yêu cầu của giám đốc, kiểm tra, đối chiếu với các kế toán phần hành, tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh, tính lãi lỗ, theo dõi tình hình tăng, giảm và khấu hoa tài sản cố định hàng kỳ, kiểm kê tài sản cố định, lưu trữ hồ sơ tài sản cố định trong công ty.
Kế toán thanh toán, ngân hàng, tiền lương, thuế: có nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt, giao dịch ngân hàng về các nghiệp vụ liên quan đến chuyển khoản vay ngân hàng, bảo lãnh, cuối tháng thanh toán tiền lương phụ cấp và các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho cán bộ công nhân viên, theo dõi kê khai và quyết toán các khỏan thuê và cơ quan thuế.
Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tiêu thụ: có nhiệm vụ hạch toán tình hình nhập kho thành phẩm đi tiêu thụ theo các hình thức bán theo hợp đồng, bán qua đại lý, bán trực tiếp Theo dõi các hợp đồng bán chậm trả để kết hơpü với kế toán công nợ có kế hoạch thu hồi nợ.
Kế toán công nợ: có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ phải thu và phải trả, theo từng đối tượng và
Trang 6thời gian cụ thể để có kế hoạch thu hồi công nợ và thanh toán cho người cung cấp, hàng tháng tiến hành đi đối chiếu công nợ với khách hàng.
Thủ quỹ: có nhiệm vụ chi tiền mặt khi chứng từ đã có đủ chữ ký của giám đốc và kế toán trưởng, theo dõi cập nhật hàng ngày vào sổ qũy, cuối mỗi ngày phải đối chiếu với sổ kế toán
3.5.Hình thức kế toán áp dụng tại công ty:a Sơ đồ hình thức kế toán:
Công ty hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ và đã áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán.
Các loại sổ sử dụng tại công ty:
♦ Bảng kê ghi nợ và ghi các tài khoản, chứng từ ghi sổ.
♦ Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gởi ngân hàng, vay ngắn hạn, vay dài hạn.
♦ Sổ theo dõi tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định.
♦ Sổ theo dõi chi tiết các tài khoản 131, 141, 331, 152, 153.
♦ Sổ theo dõi doanh thu, các loại chi phí.
♦ Sổ đăng ký chứng từ ghí sổ, sổ cái.
♦ Bảng cân đối tài khoản, bảng cân đối kế toán.
b Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày, khi nhận được chứng từ gốc có liên quan, kế toán tiến hành phân loại sau đó định khoản và phản ảnh vào bảng kê ghi nợ (Có).
Song song với quá trình náy, số liệu từ chứng từ gốc được phản ảnh vào các sổ quỹ, số tiền gởi ngân hàng và các sổ chi tiết có liên quan Cuối quý tập hợp những số phát sinh trong số để lên bảng kê ghi nợ (Có) cho từng tài khoản sử dụng Đối với kế toán vật tư, cuối tháng tổng hợp các số liệu từ sổ chi tiết để phản ảnh vào sổ tổng hợp và lên bảng kê xuất trong quý phục vụ cho kế toán tổng hợp trong việc tính giá thành.
SƠ ĐỔI TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
Chứng từ gốc
Sổ quỹ
Số (thẻ) chi tiếtSổ cái TK
Bảng đối chiếu số phát sinh
Báo cáo kế toán
Bảng tổng hợp chi tiết
Nhật ký
Nhật ký chuyên dùng
Trang 7(2) Sau khi vào nhật ký chung lấy số liệu ghi vào sổ cái tài khoản
(3) Cuối tháng căn cứ vào sổ cái tài khoản để lập bảng đối chiếu sẽ phát sinh tài khoản đồng thời căn cứ vào sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết.
(4) Cuối tháng đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ với sổ cái tài khoản 111 và đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết với bảng đối chiếu sổ phát suinh tài khoản.
(5) Cuối quý căn cứ vào bảng tổng hợp chi tiết và bảng đối chiếu sổ phát sinh tài khoản kế toán tiến hành lập báo cáo kế toán.
Trang 81.4 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy gốm sứ :
KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH NĂM 2002
8 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh:
-Thu nhập từ hoạt động tài chính
-Chi phí hoạt động tài chính
206.506.5439 Lợi nhuận từ hoạt động tài
II.ĐẶC ĐIỂM CÁC YẾU TỐ KINH DOANH CỦA CÔNG TY:1.Tình hình tổ chức nhân sự của công ty :
Tổng số lao động của công ty là 150 người trong đó :+ Phân theo chuyên môn nghiệp vụ:
Cơ cấu lao
độngSố ngườiNamNữTỷ lệ (%)
Trình độ đại học
Trình độ trung 511188
347,358,6
Trang 9Lao động phổ thông
Ban giám đốc
Phòng kế toán thống kê tài chính
Trung tâm kỹ thuậtTrung tâm điện báo
Trung tâm cung cấp thông tin KT - XH
Trung tâm kinh doanh và tiếp thị
Đội thu cướcĐội xe
Tổ bảo vệ
Lao động có trình độ trung cấp chiếm 7,3%Lao động phổ thông chiếm 58,6%
Hầu hết trong các phòng ban và các trung tâm đội ngũ lao động đều có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao,đều được tuyển dụng một cách hợp lý và trong một đội ngũ cán bộ thì trên 90% là trình độ đại học , cao đẳng.Họ làm việc dưới sự điều hành của các trưởng các phòng ban trung tâm.Mỗi cán bộ trong các phòng ban đều đảm nhận một khâu công việc.Đồng thời giữa các phòng ban,các trung tâm đều có quan hệ tham mưu với nhau để mang lại hiệu quả cao nhất cho toàn công ty.Như vậy trong suốt thời gian qua,chính sách đối với con người luôn là mối quan tâm hàng đầu của Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh
Trang 10tại Đà Nẵng Viglacera ,chính sách đó được thể hiện qua cơ chế quản lý,cơ chế phân phối,cơ chế sử dụng và đào tạo.
Trang 112.Tình hình tài chính và cơ sở vật chất của công ty:
a/Tình hình tài chính:
Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera là đơn vị hạch toán phụ thuộc Công ty Gốm và Thuỷ tinh nên có các đặc điểm về tình hình tài chính như sau:
Là đơn vị được Công ty Gốm và Thuỷ tinh phân cấp,quản lý về doanh thu chi phí thường xuyên.Riêng việc quản lý tài sản cố định và nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản do Công ty Gốm và Thuỷ tinh quản lý
Các quỹ tiền lương thưởng được Công ty Gốm và Thuỷ tinh phân bổ dựa trên kết quả đóng góp của công ty.
Công ty là một đơn vị không trực tiếp xác định lợi nhuận và kết quả kinh doanh mà chỉ xác định sự chênh lệch giữa chi phí và doanh thu.
Hoạt động của công ty theo cơ chế tài chính của Nhà Nứơc.
Như vậy,qua các đặc điểm trên ta thấy Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng.
b/Đặc điểm về các yếu tố vật chất của công ty:
Cơ sở hạ tầng và máy móc thiết bị hầu hết các máy móc,trang thiết bị chuyên ngành hiện đại,bắt kịp nhịp độ phát triển của khu vực và thế giới.Những máy móc,trang thiết bị này có giá thành rất đắt,do đó một yêu cầu đặt ra đối với ngành là phải tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh sao cho có hiệu quả,nhanh chóng hoàn vốn và không ngừng phát triển sản xuất cả chiều rộng,lẫn chiều sâu.Một số chỉ tiêu về cơ sở hạ tầng và máy móc thiết bị của Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng.
Cơ sở hạ tầng và máy móc thiết bị của Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng ta thấy các máy móc trang thiết bị của chỉ tiêu có giá thành ở nguyên giá rất cao và chiếm một lượng lớn về số tiền đầu tư Điều này cho thấy rằng Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera là một đơn vị lớn chính yếu của Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng và công ty đã đầu tư rất lớn về cơ sở vật chất,những máy móc trang thiết bị hiện đại có giá thành cao,cho nên công ty phải nổ lực không ngừng trong hoạt động
Trang 12kinh doanh để đem lại khoảng doanh thu tương xứng với chi phí Công ty Gốm và Thuỷ tinh trang bị cho công ty.
PHẦN II : KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN
Công tác quản lý nhân sự ở đây cũng đơn thuần quản lý về : Hồ sơ nhân viên, Quan hệ gia đình,Quá trình công tác,khen thưởng - kỹ luật
Nhân Viên
Hồ sơ nhân viênQúa trình công
Quá trình đào tạo
Tình hình sức khoẻ
Trang 13Công tác quản lý nhân sự ở công ty đi sâu vào và phân tích các thông tin trên để hiểu rõ.
- Hồ sơ nhân viên : Bao gồm các thông tin cần thiết về nhân viên tại công ty : Mã CB,họ lót,tên,chức vụ,bộ phận công tác,ngày sinh,quê quán
- Quá trình công tác : là các thông tin về quá trình làm việc của nhân viên : Ngày vào ngành ,Chức vụ,bộ phận công tác
- Quan hệ gia đình là các thông tin về mối quan hệ của cán bộ công nhân viên với gia đình như : họ tên người quan hệ,địa chỉ,quê quán,ngày sinh,dân tộc
- Khen thưởng - kỷ luật : HÌnh thức khen thưởng kỷ luật,quyết định khen thưởng kỷ luật
- Quá trình hoạt động : Ngày vào đoàn,ngày vào đảng
- Quá trình đào tạo : Quyết định cử đi học,ngành học
- Tình hình sức khoẻ : Các thông tin liên quan đến tình trạng sức khoẻ của nhân viên trong quá trình công tác tại công ty.
2.Dữ liệu đầu vào :
- Bao gồm Bảng sơ yếu lý lịch của cá nhân trong quá trình xin việc của công ty.Sau khi quá trình tuyển chọn bằng phỏng vấn thì sẽ có quyết định thử việc của công ty,trong thời gian thử việc nếu đạt yêu cầu thì sẽ đi đến hợp đồng lao động giữa công ty và các nhân nhân viên được nhận vào làm việc tại công ty.
- Thông tin về các phòng,tổ thuộc công ty là cơ sở để sau này phân phối nhân viên sau khi ký kết hợp đồng lao động về làm việc.Đây cũng là cơ sở cho việc thống kê và tìm kiếm sau này dựa theo thông tin của phòng,tổ chức làm việc.
- Thông tin khác chi tiết hơn nhằm lợi ích cho người quản lý ,cho công tác quản lý và mang lại hiệu quả cao trong công việc như : Chức vụ,tôn giáo,giới tính,chuyên môn,thành phần gia đình
a) Bảng sơ yếu lý lịch :
Trang 14Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc Lập-Tự Do-Hạnh Phúc
Địa chỉ thường trú,tạm trú :
Trình độ văn hoá :
Nghề nghiệp chuyên môn :
Trình độ ngoại ngữ :
Tình trạng sức khoẻ :
Tiểu sử bản thân từ năm 18 tuổi đến nay,có tiền án tiền sự hay không ?
Thông tin trong bảng sơ yếu lý lịch là cơ sở cho việc phục vụ công tác thiết lập hồ sơ nhân sự trong công ty,hoặc lập các báo cáo về tình hình nhân sự tại công ty
Trang 15b/ Quyết định thử việc :
Sau khi trải qua một đợt phỏng vấn tại Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng,người lao động nếu đáp ứng đựơc các yêu cầu thì sẽ được tuyển chọn và được chuyển về Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera (chi nhánh của Bưu Điện Thành Phố) để thử việc (quyết định tuyển dụng lao động thuộc trách nhiệm của Bưu Điện Thành Phố) :Bưu Điện Thành Phố Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt NamĐà Nẵng.Độc Lập-
Tự Do-Hạnh Phúc
Quyết Định Thử Việc Lao Động.
- Căn cứ theo theo quyết định số 1899/QĐ - TCCB ngày 05/07/1997 của Tổng Giám Đốc công ty Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam quyết định triễn khai hoạt động của Công Ty Viễn Thông trực thuộc Bưu Điện Thành Phố Đà Nẵng
- Căn cứ theo yêu cầu tuyển dụng lao động của công ty và khả năng của người lao động :
Quyết Định
+ Nay tiếp nhận ông/bà : , sinh
ngày được thử việc tại Công Ty với thời gian thử việc là hai tháng,kể từ ngày
Sau thời gian thử việc tại công ty,quyết định tuyển dụng nhân viên là do Giám Đốc Công Ty quyết định và đề đạt lên Bưu Điện Thành Phố Đà Nẵng.
+ Ông bà nói trên được hưởng mức lương,bậc lương,hệ số lương theo cách tính lương của công ty
+ Các ông/bà trưởng các phòng ban,tổ,phó giám đốc,giám đốc trực thuộc công ty chịu trách nhiệm tiếp nhận và phân công công tác cho nhân viên theo quyết định này.
Giám Đốc Công Ty
Trang 16c) Hợp đồng lao động :
Sau khi thử việc tại công ty,nếu người lao động đáp ứng được các yêu cầu tuyển dụng của công ty và hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao thì chính thức được nhận vào làm việc tại Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera Khi đó sẽ đi đến ký kết hợp đồng lao động giữa hai bên để ràng buộc về quyền lợi của người lao động và nghĩa vụ đối với công ty.Hợp đồng lao động nêu rõ quyền lợi được hưởng của người lao động,quyền hạn và công việc của người lao động,thuộc sự quản lý của tổ,phòng ban nào.?ai phụ trách?Chức vụ,bậc lương theo tính chất công việc.Đây cũng là cơ sở cho việc thống kê,báo cáo tình hình nhân sự tại công ty.
Số Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam
Độc Lập-Tự Do-Hạnh PhúcĐà nẵng,ngày tháng năm
Hợp Đồng Lao Động
Chúng tôi một bên là ông
bà :
Chức vụ : Đại diện cho Công Ty Điện
Thoại :
Một bên là ông
bà :
Sinh ngày
Thường trú
tại :
Số chứng minh nhân
dân : Cấp
Nay thoả thuận ký kết hợp đồng lao động và cam kết làm theo những điều khoản sau đây :
+ Ông bà làm việc theo hợp đồng lao động này từ ngày tháng năm đến ngày tháng năm
Quá trình thử việc từ ngày tháng năm đến ngày tháng năm
Tại công ty viễn thông với :
chức vụ : và công
việc : + Thời gian làm
việc : được cấp phát dụng cụ làm
việc :
làm việc với điều kiện an toàn lao động theo quy định
Trang 17d) Các hệ thống dữ liệu khác :
Thông tin về chức vụ,tôn giáo,thành phần gia đình,chuyên môn
Tất cả hệ thống thông tin,dữ liệu trên góp phần giảm thiểu công việc cho người quản lý và đem lại hiệu quả trong công việc.
3.Dữ liệu đầu ra :
Nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý của công ty,dữ liệu đầu ra là các báo cáo lao động ở các phòng,tổ để dẫn đến báo cáo chung về tình hình tăng giảm lao động của công ty.Các báo cáo về tình hình thu chi ở từng bộ phận,cung cấp thiết bị cho các phòng,tổ hay cho các cá nhân có nhu cầu trong công ty Các báo cáo (Báo cáo tăng giảm lao động,báo cáo tình hình thu nhập,báo cáo phân tích lao động ) thông qua phó giám đốc,giám đốc duyệt rồi trình lên Công ty Gốm và Thuỷ tinh để được cấp phát hoặc phê nhận.
4.Dữ liệu tính toán :
- Tổng số : số lượng công nhân viên,số phòng,tổ,số lãnh đạo ( giám đốc,phó giám đốc )
- Bậc lương : theo quy định tương ứng với tính chất công việc,trình độ,thâm niên công tác,chức vụ
Công tác quản lý nhân sự ở công ty Viễn THông không đặt nặng vấn đề tính Luơng vì đã có một chương trình tính Lương riêng biệt và công tác tính Lương ở đây hết sức phức tạp.
- Thâm niên công tác = ( Năm hiện tại ) - ( Năm vào ngành )
II.CHI TIẾT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ Ở CHI NHÁNH CÔNG TY GỐM VÀ THUỶ TINH TẠI ĐÀ NẴNG VIGLACERA :
Sau khi nhận hồ sơ của người lao động,ký kết hợp đồng lao động thì công tác quản lý nhân sự bắt đầu thực hiện.Người quản lý cập nhật đầy đủ các thông tin về lý lịch,hồ sơ nhân viên và trong quá trình quản lý thì phaỉ cập nhật thông tin thường xuyên về nhân viên như : quyết định cử
Trang 18đi học,bằng cấp,trình độ,đào tạo,vào đảng để đưa ra các quyết định đúng đắn về việc phân bổ bộ phận làm việc,chuyển bộ phận làm việc hoặc các quyết định khen thưởng,kỷ luật,quyết định tuyển dụng hay tinh giảm biên chế Xét chất lượng làm cơ sở cho việc tính lương từng tháng
Là một trong số các chi nhánh của Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng nên việc phân bổ nhân sự hoàn toàn phụ thuộc vào quyết định của Phòng Tổ Chức Hành Chính thuộc Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng.Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera chịu trách nhiệm quản lý :
- Nhân viên nộp hồ sơ cho phòng Tổ Chức Hành Chính thuộc Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng và được gọi phỏng vấn ,nếu phù hợp công ty sẽ ra quyết định phân bổ nhân viên về công tác tại một trong số các chi nhánh của Công ty Gốm và Thuỷ tinh : Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera
- Được chuyển về Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera ,nhân viên nhận được quyết định thử việc của Ban Giám ĐôÚc Công Ty,sau quá trình thử việc phù hợp nhân viên nhận được hợp đồng lao động có chữ ký của cả hai bên : Người sử dụng lao động và người lao động chia thành hai bản và mỗi bên giữ một bản.Người quản lý phân phối nhân viên về một bộ phận công tác phù hợp với trình độ và hữu ích cho công ty,đồng thời cập nhật thông tin cá nhân nhân viên vào chương trình quản lý và tiến hành công tác quản lý nhân viên.
Nhìn chung công tác quản lý nhân sự ở Công Ty cũng là một quá trình phức tạp,đòi hỏi phải cập nhật thông tin quản lý một cách thường xuyên ở người quản lý.Để kịp thời đưa ra những quyết định đúng đắn và những thông tin cần thiết về nhân sự như quyết định khen thưởng,lên chức,lên lương lên ban lãnh đạo của công ty,người quản lý cần phải theo dõi thường xuyên diễn biến,thay đổi về nhân sự của công ty
III PHÂN TÍCH THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ:1.Bảng dữ liệu sơ cấp :
Sau phân tích hiện trạng và khảo sát thực tế ở Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera ,xác
Trang 19định hiện trạng đi đến tìm hiểu công việc và từng đối tượng liên quan để đưa ra một loạt các dữ liệu thô ( chưa qua xử lý,phân tích) gọi là dữ liệu sơ cấp
Sau đây là danh sách dữ liệu sơ cấp thu thập được từ hệ thống thông tin quản lý nhân sự ở công ty :
Số thứ tự
Số chứng minh nhân dânTôn giáo
Thành phần gia đìnhHọ tên cha
Họ tên mẹ
Tình trạng hôn nhânHọ tên vợ(chồng)Họ tên con
Địa chỉ của người có quan hệ
Ngày sinh của người có quan hệ
Quê quán của người có quan hệ
Dân tộc của người có quan hệ
Nghề nghiệp của người có quan hệ
Chức vụ của cán bộ nhân viên
Bộ phận công tác của nhân viên
Bảo hiểm xã hội
NgayvaodangNgayvaodoanTrinhdovhTrinhdocmNgoainguNgayhopdong
Trang 20Bảo hiểm y tếNgày vào ĐảngNgày vào ĐoànTrình độ văn hoáTrình độ chuyên mônNgoại ngữ
Ngày hợp đồng lao độngNgày vào ngành
Hệ đào tạo cán bộKhen thưởng kỷ luật
Hình thức khen thưởng kỷ luật
Lý do khen thưởng kỷ luật
2.Tổ chức bộ mã cho chương trình :
a) Giới thiệu một số loại mã số thường dùng :
Có rất nhiều loại mã số khác nhau tuỳ thuộc chương trình,sau đây giới thiệu một số bộ mã thông dụng :
- Mã số tuần tự : nguyên tắc thiết kế đơn giản : cứ một đối tượng xuất hiện thì sẽ gán cho một tập hợp số nguyên kế tiếp nhau theo thứ tự xuất hiện.
Ưu điểm : dễ nhận diện,khó lẫn lộn và việc xây dựng có thể tiến hành dễ dàng
Nhược điểm : không mang ý nghĩa gì tuy nhiên cũng có tính chất gợi nhớ và không cho phép chèn thêm một mã số mới giữa hai mã số cũ
- Mã gợi nhớ : cho phép sự ghi nhớ dễ dàng và có ý nghĩa bởi chúng mang tính gợi nhớ những đối tượng cần mã hoá.
Ưu điểm : dễ xây dựng,nhận diện
Nhược điểm : nếu các đối tượng có cùng tên gọi thì dễ lẫn lộn và gây khó khăn trong trường hợp đối tượng mã hoá có sự thay đổi nào đó.
- Mã mô tả : dùng mô tả những đặc tính của đối tượng.Ưu điểm : tính chất đơn giản,dễ hiểu.Có thể nới rộng được vì khi có những đối tuợng mới được đưa vào thì bao giờ cũng tương ứng những giá trị mới đối với các đặc tính được quan tâm đến.
Nhược điểm : gặp nhiều rủi ro bởi việc nhận dạng sẽ rắc rối nếu số đặc tính được lựa chọn không cho phép phân biệt hai thực thể trong mọi trường hợp.sử dụng quá
Trang 21thường xuyên những ký tự chữ nên dễ gây ra các vấn đề đối với một số đối tượng
- Mã ghép nối : được chia ra nhiều vùng,mỗi vùng ứng với một đặc tính.
Ưu điểm : dễ nhận diện,khả năng phân tích thống kê và kiểm tra một số đặc tính
Nhược điểm : cần đến một số lượng lớn ký tự do vậy cần thiết phải lựa chọn những đặc tính ổn định.
- Mã phân cấp : chia đối tượng chính thành các nhóm đối tượng và gán cho chúng các giá trị.Trong các nhóm đối tượng có thể chia thành các nhóm chi tiết hơn và gáng các giá trị tương ứng.
Ưu điểm : dễ lập dễ tập hợp phân tích số liệu.Nhược điểm : khó nhớ,khó nhận diện
GĐO: Giám đốcTPP : Trưởng phòng
- Madonvi: ( Mã đơn vị ) : xxxxx ( biểu thị cho đơn vị trực thuộc )
2 ký tự đầu biểu thị cho đơn vị trực thuộc như :PB : nếu là phòng ban
TO : nếu là Tổ
TT : nếu là trung tâm
3ký tự sau biểu thị chức vụ của nhân viên hay trách nhiệm của bộ phận công tác như :
PBGĐO : phòng giám đốcPBPGĐ : Phòng phó giám đốcTOKTH : Tổ kỹ thuật
TTKTH : Trung tâm kỹ thuật
- MaHD : ( Mã hợp đồng ) : xxx
- MaDT : ( Mã hệ Đào Tạo ) : xx
3.Xây dựng từ điển dữ liệu :
Trang 22- Từ điển dữ liệu là một danh sách các dữ liệu được sử dụng trong hệ thống thông tin với một số đặc trưng về tên,kiểu,lĩnh vực tác dụng,các quy tắc tác động.Trước khi xây dựng từ điển dữ liệu cần phải phân tích cặn kẽ dữ liệu,thanh lọc dữ liệu nhằm tránh tối đa các hiện tượng mập mờ.
Liệu Quyquản lý tắc 1
C(4)C(10)L(2)D(9)C(30)C(90)C(20)C(90)N(10)C(10)C(20)C(40)N(20)C(50)C(10)C(5)C(10)D(9)D(9)OLEC(20)C(20)C(30)C(4)D(9)D(9)C(4)C(20)N(5)N(5)C(50)Memo
Trang 23Ghi chú :
Memo : Kiểu nhớQT1 :
Thâm niên công tác = năm hiện tại - năm vào ngành4.Xây dựng ma trận phụ thuộc hàm :
xây dựng ma trận phụ thuộc hàm để thấy được mối quan hệ và phụ thuộc lẫn nhau giữa các dữ liệu :
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 351.MaNVx
2.Hotenx x3.Gioitinhx x4.Ngaysinhxx5.Noisinhxx6.Quequanxx7.Diachixx8.Dienthoaixx9.Quoctichxx10.Dantocxx11.Tongiaoxx12.Ngayvaodoanxx13.Ngayvaodangxx