Ngày nay việc thành công trong một công ty doanh nghiệp kinh doanh phụ thuộc vào yếu tố, điều kiện nhưng trong thời gian hiện nay thông tin có vị trí quan trọng hàng đầu. Trong bất kỳ hoạt động của các
Trang 1LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay việc thành công trong một công ty doanh nghiệp kinh doanhphụ thuộc vào yếu tố, điều kiện nhưng trong thời gian hiện nay thông tin có vịtrí quan trọng hàng đầu Trong bất kỳ hoạt động của các cơ qua, tổ chức cầnthiết, nó tạo tiền đề cho sự thành công của doanh nghiệp Tuỳ theo nhu cầu,nhiệm vụ mà mỗi doanh nghiệp chọn cho mình những nội dung cụ thể về việctổ chức thu thập và xử lý thông tin.
Trong những thập kỷ gần đây, thông tin được xem như là người cố vấnsáng suốt và trung thực, đáng tin cậy thực sự cần thiết của mỗi nhà lãnh đạotrong hoạt động quản lý và điều hành hoạt động của doanh nghiệp Sự pháttriển của các xa lộ thông tin liên lạc đã thu hẹp khoảng cách giữa các quốcgia, các vùng và làm cho mọi người có hiểu biết nhanh, đầy đủ hơn về vấn đềmình quan tâm V.I.Lênin đã khẳng định: "Không có thông tin thì không cóthắng lợi trong bất cứ lĩnh vực nào, cả khoa học, kỹ thuật và sản xuất" Songkhông phải thông tin nào cũng có giá trị cho công tác quản trị Số lượng thôngtin là vô cùng, trong khi đó khả năng thu thập, phân tích, xử lý, lưu trữ là hữuhạn Bởi vậy, quyết định nguyên tắc lựa chọn thông tin là hết sức quan trọng.Nhận biết được tầm quan trọng đó em xin chọn đề tài tiểu luận của mình là:
Tầm quan trọng của nguyên tắc bảo đảm sự cung cấp thông tin qua lại đầyđủ và kịp thời, trung thực và có độ tin cậy cao, thực trạng vận dụng ởdoanh nghiệp"
Em xin chân thành cảm ơn thầy cô trong khoa Quản lý Doanh nghiệpvà thư viện nhà trường đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành bài tiểu luậncủa mình.
Trang 2I MỘT SỐ NHẬN THỨC CHUNG VỀ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG KINHDOANH
1 Khái niệm về thông tin
Thông tin là một đối tượng thường dùng nhất Có rất nhiều quan niệmkhác nhau về Có nhiều loại thông tin khác nhau, mỗi loại thông tin đều cócách hiểu riêng về phạm vi, hiệu quả cũng như vai trò tác dụng nhất định.Hiểu một cách đơn giản nhất thông tin là sự trao đổi giữa con người với môitrường để làm dễ dàng cho sự thích nghi của con người.
Theo các nhà nghiên cứu Việt Nam thì "thông tin là nội dung những sựkiện được dưa đến giúp ta nhận và hiểu biết được nội dung của một sự kiện,một hiện tượng…".
Từ các quan điểm khác nhau, chúng ta có thể nêu ra một khái niệmmang tính khoa học hơn về thông tin; "thông tin là những dữ liệu có ý nghĩađược sử dụng để biểu thị những vấn đề cụ thể, giúp cho đối tượng tiếp nhậnthông tin có đựơc những quyết định nhằm đạt mục đích mong muốn".
2 Phân loại thông tin.
Hàng ngày tại văn phòng phải tiếp nhận và phân phối rất nhiều loạithông tin khác nhau Thông tin và quá trình thông tin trong các doanh nghiệplà hết sức quan trọng, phức tạp, phong phú và đa dạng Muốn thực hiện côngviệc một cách khoa học, tránh trồng tréo thì phân loại luồng tin là nhiệm vụhết sức quan trọng trong quá trình quản trị.
Có nhiều cách phân loại thông tin, tùy theo mục đích, yêu cầu của chủthể quản lý thông tin, tuỳ trường hợp, hoàn cảnh cụ thể.
- Theo nguồn thông tin
+ Thông tin bên ngoài: bao gồm những thông tin về kinh tế, chính trị,xã hội, các chính sách, định hướng nhà nước…
+ Thông tin nội bộ: những thông tin về tổ chức nhân sự, kế toán tàichính, sản xuất, dự trữ…
- Theo tính chất đặc điểm sử dụng
Trang 3Chia làm 2 loại: thông tin tra cứu và thông tin thông báo.
+ Thông tin tra cứu: thông tin tra cứu là thông tin đưa đến cho ngườitiếp nhận những nội dung có tính quy ước, những căn cứ kinh nghiệm cho sựhoạt động điều hành.
+ Thông tin thông báo: là loại thông tin mang đến cho chủ thể tiếp nhậnsự xác nhận, hiểu biết nhất định về vấn đề nào đó để họ chủ động để sản xuấtcác biện pháp ứng xử có hiệu quả nhất
- Theo kênh tiếp nhận
Theo cách này có 2 loại: nguồn thông tin có hệ thống và nguồn thôngtin không có hệ thống.
+ Nguồn thông tin có hệ thống là nguồn thông tin đem đến cho ngườinhận theo thời gian đã định trước và với những thông số quy ước chung mangtính phổ cập (bản tin, công báo, báo cáo thống kê được duyệt, thông tin tìnhhình kinh doanh hàng tháng, hàng quý…).
+ Nguồn thông tin không có hệ thống là nguồn thông tin đưa đến chongười nhận không theo định kỳ, đột xuất nảy sinh trong quá trình sản xuấtkinh doanh hoặc xảy ra trên thị trường, mang tính chất ngẫu nhiên, tạm thời,nằm ngoài dự kiến của người nhận tin.
- Theo đặc điểm và nội dung chuyên môn, theo lĩnh vực hoạt động.
Thông thường ở các doanh nghiệp, căn cứ vào nội dung và đặc điểmngười ta chia ra một số luồng thông tin như sau: luồng thông tin quy phạmpháp luật, luồng thông tin khoa học kỹ thuật, luồng thông tin chính trị - xã hộivà các luồng thông tin khác.
3 Vai trò của thông tin đối với doanh nghiệp
- Thông tin quyết định sự thành bại của doanh nghiệp.
- Thông tin là cơ sở quan trọng giúp nhà lãnh đạo doanh nghiệp tổ chứcđiều hành quản lý doanh nghiệp.
- Thông tin giúp cho việc hoạch định kế hoạch kinh doanh và thực hiệnkế hoạch đó đạt hiệu quả.
Trang 4- Thông tin trực tiếp giúp cho các hoạt động tác nghiệp hàng tháng củadoanh nghiệp.
Ngoài những tham gia đóng góp trực tiếp trong các công việc tính toán,thống kê phân tích phục vụ các hoạt động chuyên môn (như sản xuất, kinhdoanh các sản phẩm, các mặt hàng khác nhau, phát triển thị trường tiêu thụ,mở rộng và khai thác dịch vụ) Thông tin ngày càng khẳng định vai trò tíchcực, có tính quyết định, đối với các hoạt động quản lý và điều hành, nhất làtrong môi trường kinh doanh mang tính cạnh tranh gay gắt và xu thế khu vựchoá, toàn cầu hoá Với nhà lãnh đạo và quản lý các cấp, hệ thống thông tinngày nay đã thể hiện và khẳng đinh vai trò trợ giúp tích cực không thể thaythế được Bằng các phương tiện thông tin đa dạng, ngày càng hiện đại conngười có thể thường xuyên thâu tóm được đầy đủ các thông tin thô, mới phátminh, đến những thông tin đã thông qua xử lý sơ bộ, tiến hành các bước phântích, tổng hợp, phục vụ kịp thời và có hiệu quả.
Ngày nay, thông tin hướng trực tiếp được xem như là người cố vấnsáng suốt và trung thực, đáng tin cậy, thực sự cần thiết cho mỗi nhà lãnh đạotrong doanh nghiệp.
II YÊU CẦU ĐỐI VỚI THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP
Xuất phát từ yêu cầu quản lý, người ta sẽ quyết định việc thu thậpthông tin, xử lý, lưu trữ, sử dụng khai thác, trao đổi, phổ biến thông tin nhưthế nào? Như vậy không phải tất cả mọi thông tin đều được đánh giá, xem xétnhư nhau, vì vai trò và ý nghĩa của chúng có thể rất khác nhau, kể cả côngdụng trước mắt hoặc lâu dài Số lượng thông tin là vô cùng, trong khi đó, khảnăng thu thập và phân tích, xử lý, lưu trữ của trang thiết bị, cho dù mạnh đếnmấy cũng chỉ là hữu hạn Bởi vậy, quyết định về nguyên tắc, cách thức lựachọn thông tin hết sức quan trọng Chỉ trên cơ sở quyết định đúng, mới có đủthông tin để phục vụ cho việc sử dụng và khai thác một cách có hiệu quả,tránh được những lãng phí không cần thiết.
Trang 5Để thông tin có thể sử dụng và thai thác có hiệu quả, điều trước tiênthông tin phải có chất lượng, cụ thể và phải đáp ứng đủ các nguyên tắc sau:
1 Thông tin phải đầy đủ
Thông tin phải đầy đủ, nghĩa là phải phản ánh được tất cả những khíacạnh cần thiết, không để xảy ra tình trạng chỉ cung cấp một vài hình ảnhphiếm diện, méo mó, lệch lạc về đối tượng đang được quan tâm đến Tính đầyđủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhàquản lý Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến cácquyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi và tình hình thực tế.
Dĩ nhiên, muốn có một danh mục thông tin đầy đủ, ngay từ đầu nhàquản lý phải có một định hướng đúng đắn, khách quan, mọi quy định phải dựatrên một phương pháp luận rõ ràng, khoa học, có khả năng thuyết phục Hơnnữa đẻ hoạt động mang tính hiệu quả và tiết kiệm, thông tin cũng phải hàmnghĩa là không dư thừa, không cần thiết, làm lãng phí công của, thời gian.Thực ra điều này không hề đơn giản chút nào khi chạy theo yêu cầu tức thời,g ngắn hạn Có những thông tin hôm nay đã bị bỏ qua, do bị cho là chưamang ý nghĩa thiết thực, ngày mai có thể lại cần đến, khi đó chúng ta phải mấtconog thu thập hoặc phục hồi, rất tốn kém, nhiều khi cơ hội đã lỡ, không thểnào có lại được nữa, nhưng với tầm nhìn chiến lược cần phải thường xuyênchuẩn bị sẵn thông tin cần thiết cho nhu cầu sử dụng, khai thác lâu dài.
2 Thông tin phải kịp thời và linh hoạt
Thông tin phải kịp thời nghĩa là phải thu thập đúng lúc, phản ánh đúngthực trạng của đối tượng (theo góc độ thời gian) để người quản lý có đủ thờigian phân tích, phán đoán, xử lý ngay nếu thấy cần thiết và có thể Thông tinkhông kịp thời không những không giúp được gì cho vịêc ra quyết định, màđôi khi còn gây ra nhiều phiền toái, rắc rối hoặc có tác động tiêu cực khác Ví
Trang 6như một cửa hàng rút tiền tự động có thời gian trả lời tới 5 phút thì sẽ mấtkhách hàng rất nhanh.
Tuy nhiên, khái niệm kịp thời được nói đến ở đây còn tuỳ thuộc chủyếu vào trình độ khoa học và kỹ thuật cụ thể (của con người, của trang thiết bịvà của cả những phương pháp mà con người đang sử dụng khi điều khiển cáctrang bị cũng như các quyết định cần thiết) Công nghệ thông tin hiệnd dại vớisự trợ giúp của các phương tiện truyền thông, các đa phương tiện đã tạo đượckhả năng giúp con người vượt qua hạn chế của thời gian và không gian, khắcphục những khó khăn trong việc thu thập các thông tin kịp thời nói trên Cóthể nói thông tin kịp thời sẽ quyết định thắng lợi cho quản lý tới 50%.
3 Thông tin phải đảm bảo tính chính xác và trung thực
Thông tin phải trung thực nghĩa là thông tin phải chính xác, kháchquan, sử dụng được và phải hợp với yêu cầu.
Thông tin cần được đo lường chính xác và phải chi tiết hoá đến mức độcần thiết làm căn cứ cho việc ra quyết định được đúng đắn mà tiết kiệm đượcchi phí.
Thông tin cần phản ánh trung thực tình hình khách quan của đối tượngquản lý và môi trường xung quanh để có thể trở thành kim chỉ nam tin cậycho quản trị.
4 Thông tin phải có độ tin cậy cao
Thông tin có độ tin cậy cao thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chínhxác Thông tin ít độ tin cậy dĩ nhiên là gây cho tổ chức những hậu quả xấu.Chẳng hạn khi nhân viên kinh doanh cung cấp số liệu thống kê không chínhxác sẽ dẫn đến những sai phạm nghiêm trọng ảnh hưởng rất lớn đến kết quảkinh doanh của doanh nghiệp.
5 Thông tin phải gắn theo mạch
Thông tin phải đựơc gắn theo mạch thời gian có tính hệ thống, nghĩa làphải nằng trong một sâu chuỗi có trình tự hợp lý, nghiêm ngặt nhằm phục vụcho việc quản lý có hiệu quả Thiết thực trợ giúp cho hoạt động tư duy của
Trang 7con người, làm cho chủ thể quản lý có thể xem xét đối tượng quản lý với toànbộ tính phức tạp, đa dạng của nó, điều chỉnh ưưj hoạt động của đối tượngquản lý cho phù hợp với từng tình huống cụ thể Vì nếu xét trong một hệthống xử lý thông tin tự động, việc gắn theo mạch thời gian của thông tin làtiêu chuẩn quan trọng Mọi sự tuỳ tiện, vô trật tự không chỉ làm giảm bớt,thậm chí triệt tiêu giá trị của bản thân thông tin đó, mà còn kéo theo một sựlộn xộn, rắc rối cùng những hậu quả có thể nặng nề khác Do đó, công nghệcàng hiện đại độ chuẩn xác càng phải được đề cao, trong đó tính trật tự, tổchức của thông tin là điều kiện đầu tiên và không thể xem nhẹ.
III THỰC TRẠNG VẬN DỤNG Ở CÁC DOANH NGHIỆP
Trong bất cứ một lĩnh vực kinh tế nào đều cần có thông tin Thông tinlà một công cụ hữu hiệu và có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanhcủa doanh nghiệp Nếu chúng ta biết cập nhật thông tin kịp thời, đúng lúc sẽđem lại hiệu quả rất lớn cho doanh nghiệp Do thiếu thông tin về diễn biếncủa thị trường lúa gạo, hạt điều, cà phê thế giới nên các doanh nghiệp xuấtkhẩu của ta bị thua lỗ Nhưng một tín hiệu có lợi là hiện nay lượng lúa gạomua bán trên thế giới đã có dấu hiệu giảm do các nước Trung Quốc, Ấn Độ,Paxkitan giảm xuất khẩu để cân đối nhu cầu trong nước Trên thị trường lúcnày chỉ còn Thái Lan và Việt Nam có khả năng cung ứng Trong khi lúa gạocủa Việt Nam đang ở mức cạnh tranh hơn so với giá gạo của Thái Lan Do đó,các doanh nghiệp Việt Nam sẽ có nhiều khả năng giành được cơ hội xuấtkhẩu gạo vào các thị trường trên Đó chính là một nguồn thông tin nếu biếtnắm bắt sẽ rất có lợi cho ta Cho đến giờ này tốc độ của thông tin trong côngviệc kinh doanh phần lớn vẫn còn bị giới hạn bởi khả năng lưu chuyển thôngtin, nhưng ngày nay với sự phát triển của trình độ khoa học, những công cụ kỹthuật số sẽ đưa thông tin đi với tốc độ ánh sáng Do đó, các doanh nghiệpphải biết cách sử dụng nhân viên tri thức, nhân viên tư duy của mình để phảnứng với những điều đáng xảy ra , hoạch định sản phẩm mới để chắc chắn làmình đang sử dụng mọi nguồn lực một cách đúng đắn và thích hợp Chính vì
Trang 8thế mà mọi nhà doanh nghiệp và hoạt động kinh doanh đều phải tự mình thamgia vào việc sử dụng máy tính cá nhân, mạng và Internet để có thể cập nhậtthông tin hàng ngày về đối tác, cổ đông, tiếp thị quảng cáo, báng hàng, nhânviên sắp tuyển dụng, và điều quan trọng đó là nhu cầu của khách hàng trên thịtrường Đó là một hình thức thông tin rất quan trọng mà các doanh nghiệp cầnbiết
Ngày nay việc sử dụng kỹ thuật số hoá sẽ tăng thêm tính hiệu quả tronghoạt động công ty loại bỏ dần hình thức giấy tờ lâu nay Có thể nói rằng côngty FPT của Mỹ là công ty đi đầu có áp dụng rất thành công trong lĩnh vựcnày Họ đã nối mạng máy tính với nhau, có địa chỉ trên Internet.
Đưa các quy trình và thông tin trước đây nằm trên giấy tờ và mạng nộibộ công ty đồng thời thiết kế những công cụ giúp mọi người truy cập thôngtin dễ dàng, chính xác thành công như vậy Bill gates từng nói "Mọi sự kiện,mọi thành công đều xuất phát từ những hành động kịp thời cùng những tư duytáo bạo, nhạy bén và thông tin".
IV VẤN ĐỀ NHIỄU THÔNG TIN
Một nguyên nhân quan trọng làm ảnh hưởng tới chất lượng của thôngtin trong hệ thống là vấn đề nhiễu trong quá trình truyền tin.
Nhiễu thông tin là gì? Chính là hiện tượng thông tin từ nguồn tin tớinơi nhận bị sai lệch, méo mó.
Thông tin dễ bị nhiễu nhiều nhất và bị biến dạng qua truyền đạt đó làthông tin ghi nhận và thu thập qua dư luận.
Có 3 nguyên nhân dẫn đến nhiễu là:
- Nhiễu thực dụng: Do các hiện tượng xã hội gây ra Tin của người phátvà người nhận có mối quan hệ về lợi ích Đây là nguyên nhân thường xuyênvà khó khắc phục.
- Nhiễu vật lý: Do sự cố kỹ thuật gây ra hoặc do ảnh hưởng của môitrường Để khắc phục nhiễu này có thể dùng các biện pháp kỹ thuật.
Trang 9- Nhiễu ngữ nghĩa: Do các hiện tượng ngôn ngữ gây ra như các từ đồngâm dị nghĩa, dị nghĩa đồng âm, các kháiniệm chưa thống nhất hoặc mắc lỗivăn phạm.
Ngoài những nguyên nhân gây nhiễu thông tin còn có hiện tượng rò rỉthông tin ra bên ngoài Ngày nay với ự phát triển như vũ bão của khoa họccông nghệ thì máy tính không còn xa lạ với mọi người Hiện tượng sử dụngcác ổ cứng CPU một cách vô tổ chức, tràn lan như hiện nay Nó không chỉ làmột công cụ nghe nhạc đơn thuần mà nó có thể dễ dàng sao chép thông tincủa các doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp không có được sự kiểm soát chặtchẽ trong vấn đề này Mỗi doanh nghiệp cần biết cách khắc phục hiện tượngnhiễu thông tin và rò rỉ thông tin để có được những lợi ích tối đa cho hoạtđộng kinh doanh của doanh nghiệp.
KẾT LUẬN
Thông tin quản trị có một vai trò hết sức quan trọng trong kinh doanh.Nhưng để thông tin trong công tác quản trị có hiệu quả lại là một điều khôngđơn giản Có thể khẳng định rằng, chất lượng của thông tin có ảnh hưởng tớimọi hoạt động của quá trình quản trị, đến hiệu quả kinh doanh, tới sự sốngcòn của doanh nghiệp Chính vì vậy mỗi tổ chức, mỗi doanh nghiệp cần xâydựng cho mình một hệ thống thông tin tốt, có hiệu quả Muốn đánh giá đượcchất lượng thông tin người ta thường dựa vào các tiêu chuẩn Những tiêuchuẩn để đánh giá chất lượng quản trị chính là sự đảm bảo thông tin trongdoanh nghiệp kịp thời, chính xác đầy đủ và có độ tin cậy cao Đó chính là kimchỉ nam cho hoạt động của doanh nghiệp đạt được hiệu quả như mong muốn.
Trang 10TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Giáo trình hành chính doanh nghiệp - Trường ĐH Quản lý và Kinhdoanh
2 Giáo trình hệ thống thông tin Quản lý - Trường ĐH Kinh tế quốcdân.
3 Quản lý kinh tế - NXB Chính trị quốc gia.
4 Kinh tế tri thức, vấn đề và giải pháp - NXB Thống kê