Tầm quan trọng của nguyên tắc “ Bảo đảm sự cung cấp thông tin qua lại đầy đủ và kịp thời, trung thực và có độ tin cậy cao
Trang 1Lời nói đầu
Bớc vào thế kỷ thứ 21, loài ngời đang chứng kiến sự chuyển mình vĩ đại của cuộc cách mạng khoa học công nghệ trong mỗi lĩnh vực của xã hội Sự phát triển các xa lộ thông tin liên lạc đã thu hẹp khoảng cách giữa các quốc gia, các vùng và làm cho mọi ngời có hiểu biết nhanh, đầy đủ hơn về vấn đề mình quan tâm Trên thực tế thông tin đã đợc coi là yếu tố quyết định sự thành công của một tổ chức V.I Lê Nin đã khẳng định : “Không có thông tin thì không có thắng lợi trong bất cứ lĩnh vực nào, kể cả khoa học, kỹ thuật và sản xuất ”.
Và trong bất kỳ hoạt động nào của các cơ quan, tổ chức cũng cần có thông tin Đối với các hoạt động kinh doanh, thông tin lại càng cần thiết, nó tạo tiền đề cho sự thành công của doanh nghiệp Tuỳ theo các nhu cầu lãnh đạo quản lý của Giám đốc để phục vụ cho điều hành, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà đặt ra những yêu cầu nội dung cụ thể về tổ chức thu thập và xử lý thông tin.
Marion Harper cho rằng :“ Quản trị giỏi một doanh nghiệp là biết quản trị tơng lai của nó, và biết quản trị tơng lai là biết quản trị thông tin ” Thông tin đợc xem là máu của tổ chức; nó là mạch gắn những bộ phận phụ thuộc của tổ chức lại với nhau Song không phải thông tin nào cũng có giá trị cho công
tác quản trị Bởi vậy, em xin chọn đề tài tiểu luận của mình là : Tầm quantrọng của nguyên tắc : Bảo đảm sự cung cấp thông tin qua lại đầy đủ và“
kịp thời, trung thực và có độ tin cậy cao ” , nhằm làm sáng tỏ thêm tầm
quan trọng của việc cung cấp thông tin trong doanh nghiệp sao cho hoạt động doanh nghiệp đạt hiểu quả nhất.
Em xin chân thành cảm ơn thầy cô trong khoa Quản lý doanh nghiệp đã giúp đỡ em hoàn thành bài tiểu luận của mình.
Trang 2Tầm quan trọng của nguyên tắc : “Bảo đảm sự cung cấp thông tin qua lại đầyđủ và kịp thời, trung thực và có độ tin cậy cao”
I Một số nhận thức chung về thông tin trong quản trị kinh doanh
1 Khái niệm về thông tin quản trị.
Thông tin là một khái niệm có từ lâu đời Đây là một khái niệm rất rộng Theo nghĩa thông thờng, thông tin thờng đợc hiểu là các tin tức mà con ngời trao đổi với nhau, hay rộng hơn thông tin bao gồm cả những tri thức về các đối tợng Hiểu một cách tổng quát, thông tin là kết quả phản ánh các đối tợng trong sự tơng tác và vận động của chúng.
Nh vậy, thông tin không phải là vật chất nhng thông tin không thể tồn tại đợc bên ngoài cái giá vật chất của nó, tức là các vật mang tin, những vật mang tin này có thể là âm thanh (lời nói, tiếng…), chữ viết (sách,báo,… ), các), chữ viết (sách,báo,…), chữ viết (sách,báo,… ), các ), các biểu đồ, các băng từ, các nơron thần kinh, hay các ký hiệu tợng trng của một ngôn ngữ nào đó …), chữ viết (sách,báo,… ), cácTa sẽ gọi chung tập hợp các vật mang tin này là các dữ liệu hoặc các thông báo
Tuỳ vào từng lĩnh vực nghiên cứu, mà ngời ta đa ra những định nghĩa khác nhau giới hạn khái niệm đó lại phục vụ mục đích nghiên cứu
Dới đây là một số định nghĩa thờng gặp :
- Thông tin là những dữ liệu có ý nghĩa, biểu hiện những vấn đề cụ thể của sự vật, hiện tợng của tự nhiên - xã hội - con ngời Nó giúp cho đối tợng tiếp nhận đa ra đợc những quyết định, lựa chọn nhằm phục vụ cho yêu cầu, mục đích mà họ mong muốn.
- Thông tin là những dữ liệu có thể nhận thấy, hiểu đợc và khi sắp xếp lại với nhau chúng trở thành những kiến thức cụ thể phục vụ cho yêu cầu, mục đích của con ngời.
Ngời ta thờng xét một dữ liệu hoặc thông báo về hai mặt :
Trang 3- Mặt dung lợng thông tin chứa trong dữ liệu hoặc thông báo đó Một dữ liệu đợc coi là có dung lợng thông tin lớn nếu nó phản ánh đợc nhiều mặt, nhiều đặc trng của đối tợng nghiên cứu.
- Mặt chất lợng thông tin chứa trong dữ liệu hoặc thông báo đó Một dữ liệu đợc coi là có chất lợng cao nếu nó phản ánh những mặt bản chất, những đặc trng chủ yếu, quy luật hoạt động và phát triển của đối tợng nghiên cứu.
Hai mặt dung lợng thông tin và chất lợng thông tin trong một dữ liệu hoặc thông báo không tách dời nhau, không đối lập nhau.
1.2 Khái niệm thông tin trong quản trị kinh doanh.
Mọi hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh nói chung và quản trị nói riêng đều cần có thông tin Thông tin đợc nhiều ngời xem là nguồn lực thứ t.
Thông tin đợc hiểu là :
- Thông tin là những tin tức mới, đợc thu nhận, đợc cảm thụ và đợc đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một vấn đề nào đó - Thông tin là những tin tức đợc chủ thể quản lý nhận thức, đánh
giá là có ích cho việc ra quyết định, hoặc giải quyết một công việc nào đó trong quá trình quản lý và điều hành
Nh vậy chúng ta có thể hiểu :
Thông tin quản trị là tất cả những tin tức nảy sinh trong quá trình cũng nh trong môi trờng quản trị và cần thiết cho việc ra quyết định hoặc để giải quyết một vấn đề nào đó trong hoạt động quản trị của một tổ chức.
2 Một số đặc trng cơ bản của thông tin.
- Thông tin là những tin tức cho nên nó không thể tồn kho, sản xuất để dùng dần đợc.
- Thông tin phải thu thập, xử lý mới có giá trị.
- Tính giá trị của thông tin phụ thuộc vào độ cần thiết : thông tin càng cần thiết càng quý giá.
Trang 4- Tính hiệu quả của thông tin phụ thuộc vào độ chính xác, đầy đủ và kịp thời của lợng tin.
2.1 Thông tin gắn liền với quá trình điều khiển.
Bản thân thông tin không có mục đích tự thân Nó chỉ có tồn tại và có ý nghĩa trong một hệ thống có điều khiển nào đó Dù thông tin ở bất kỳ hình thức nào : Bảng biểu, ký hiệu, mã hiệu, biểu đồ, xung điện v.v…), chữ viết (sách,báo,… ), cácđều có thể dễ dàng thấy rằng nó là yếu tố cơ bản của một quá trình thành lập, lựa chọn và phát ra quyết định để điều khiển một hệ thống nào đó, hệ thống này có thể trong tự nhiên, trong xã hội hoặc trong t duy.Quá trình điều khiển thông tin trong quản trị diễn ra hai chiều Chiều từ trên xuống và chiều từ dới lên Song lợng tin từ dới lên có dung lợng lớn hơn lợng tin từ trên xuống Dựa vào khối l-ợng tin từ dới lên để làm cơ sở, ngời quản trị sẽ tiến hành phân tích và xử lý thông tin đó sao cho đa ra đợc những chiến lợc, phơng kế hành động có hiệu quả.
2.2 Thông tin có tính tơng đối.
Phơng pháp phân tích hệ thống đã khẳng định tính bất định của một quá trình điều khiển phức tạp Tính bất định đó chính là tính không đầy đủ thông tin Điều này cũng có nghĩa là mỗi thông tin chỉ là một sự phản ánh cha đầy đủ về hiện tợng và sự vật đợc phản ánh, đồng thời nó cũng phụ thuộc vào trình độ và khả năng của nơi nhận phản ánh Tính tơng đối của thông tin thể hiện rất rõ nét đối với các hệ thống kinh tế - xã hội, vì đây là các hệ thống động, hệ thống mờ, đối với nhiều mặt còn có thể coi là một hệ thống hộp đen.
2.3 Tính định hớng của thông tin.
Thông tin phản ánh mối quan hệ giữa đối tợng đợc phản ánh và nơi nhận phản ánh Đây là một quan hệ hai ngôi Từ đối tợng đợc phản ánh tới chủ thể đợc phản ánh đợc coi là hớng của thông tin, thiếu một trong hai ngôi, thông tin không có hớng và thực tế không còn ý nghĩa của thông tin nữa.
Trang 5II Vai trò của thông tin đối với doanh nghiệp.
1.Vai trò bao trùm của thông tin đối với doanh nghiệp.
- Thông tin quyết định sự thành bại của doanh nghiệp.
- Thông tin là cơ sở quan trọng giúp nhà lãnh đạo doanh nghiệp tổ chức điều hành quản lý doanh nghiệp.
- Thông tin giúp cho việc hoạch định kế hoạch kinh doanh và thực hiện các kế hoạch đó đạt hiệu quả.
- Thông tin trực tiếp giúp cho các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của doanh nghiệp.
Ngoài những tham gia đóng góp trực tiếp trong các công việc tính toán, thống kê, phân tích phục vụ các hoạt động chuyên môn (nh sản xuất, kinh doanh các sản phẩm, các mặt hàng khác nhau, phát triển thị trờng tiêu thụ, mở rộng và khai thác dịch vụ ) Thông tin ngày càng khẳng định vai trò tích cực, có tính quyết định, đối với các hoạt động quản lý và điều hành, nhất là trong môi
tr-ờng kinh doanh mang tính cạnh tranh gay gắt và xu thế khu vực hoá, toàn cầu
2.Một số vai trò cụ thể của thông tin đối với doanh nghiệp.
Cũng giống nh các hoạt động khác, quản trị kinh doanh cần nắm vững tình hình một cách chính xác, kịp thời bằng những con số cụ thể, muốn vậy phải có thông tin, thông tin trở thành khâu đầu tiên, có tính cơ bản của quản trị kinh doanh.
2.1.Vai trò công cụ tính toán, phân tích, thống kê, tổng hợp…phục vụ cho việc ra quyết định quản lý.
Ra quyết định là một công việc phức tạp, khó khăn và hết sức quan trọng của các nhà quản trị Để ra đợc một quyết định đúng đắn của các nhà quản trị cần rất nhiều thông tin Đây là vai trò trớc tiên của thông tin mà con ngời vốn trông đợi ở hệ thống thông tin, nhằm trợ giúp trong các hoạt động
Trang 6th-ờng xuyên nh : thu thập thông tin, phân tích và loại trừ những thông tin không cần thiết : tính toán, phân tích để rút ra những thông tin kết qủa bổ ích, hữu dụng ; chuẩn bị các thông tin đáp ứng nhu cầu trớc mắt và lâu dài…), chữ viết (sách,báo,… ), các
2.2.Vai trò trợ giúp cho hoạt động quản lý và điều hành củanhà lãnh đạo và quản lý các cấp.
Trong lĩnh vực tổ chức, hoạch định, lãnh đạo, điều hành, thông tin có vai trò cực kỳ quan trọng trên các phơng tiện sau :
- Nhận thức vấn đề - Cung cấp dữ liệu.
- Xây dựng các phơng án - Giải quyết vấn đề.
- Uốn nắn và sửa chữa các sai sót, lệch lạc - Kiểm soát.
v.v…), chữ viết (sách,báo,… ), các
Để có đợc các quyết định đúng đắn, những thông tin thu thập và chuẩn bị sẵn, thông qua phân tích, xử lý mà nhà lãnh đạo và quản lý các cấp sẽ nắm chắc đợc tình hình, các điều kiện thuận lợi và khó khăn, cả những khả năng chắc chắn xẩy đến hoặc sẽ chỉ xẩy đến theo xác suất nào đó; kết hợp với
những thông tin chỉ đạo, thông tin pháp lý, thông tin phản hồi - dựa trên các
phơng pháp khoa học khác nhau để hoạch định đờng lối chiến lợc lâu dài, hoặc đa ra những quyết định, các giải pháp tình thế thích hợp, trong điều kiện hoàn cảnh cụ thể.
2.3.Vai trò cố vấn trợ giúp lãnh đạo trong kinh doanh quản lý và điều hành sảnxuất kinh doanh
Hệ thống thông tin không chỉ dừng lại ở chỗ cung cấp cho nhà quản lý những thông tin cần thiết phục vụ theo yêu cầu định trớc, mà còn góp phần gợi mở, t vấn khi thiết kế các phơng án hoặc lựa chọn quyết định tối u Chính xác hơn, vai trò cố vấn của nó thể hiện ở nhiều khâu : phân tích tình hình, xác định
Trang 7mục tiêu, đề xuất và lựa chọn tiêu chuẩn tối u, phơng án tốt hơn, quy định các điều kiện ràng buộc và xây dựng thuật toán giải thích tổng hợp Các hệ hỗ trợ quyết định, hệ phân tích thống kê, hệ chuyên gia…), chữ viết (sách,báo,… ), các ợc sử dụng thờng xuyên đ để làm tốt công việc cố vấn của mình.
Ngày nay, hệ thống thông tin đợc xem là ngời cố vấn sáng suốt và trung thực, đáng tin cậy và thực sự cần thiết của mỗi nhà lãnh đạo trong hoạt động quản lý và điều hành hoạt động của doanh nghiệp
III yêu cầu đối với thông tin trong quản trị doanh nghiệp Xuất phát từ yêu cầu quản lý, ngời ta sẽ quyết định việc thu thập thông tin, xử lý, lu trữ, sử dụng khai thác, trao đổi, phổ biến thông tin nh thế nào ? Nh vậy không phải tất cả mọi thông tin đều đợc đánh giá, xem xét nh nhau, vì vai trò và ý nghĩa của chúng có thể rất khác nhau, kể cả công dụng trớc mắt hoặc lâu dài Số lợng thông tin là vô cùng, trong khi đó, khả năng thu thập và phân tích, xử lý, lu trữ của trang thiết bị, cho dù mạnh đến mấy cũng chỉ là hữu hạn Bởi vậy, quyết định về nguyên tắc, cách thức lựa chọn thông tin là hết sức quan trọng Chỉ trên cơ sở quyết định đúng, mới có đủ thông tin để phục vụ cho việc sử dụng và khai thác một cách có hiệu quả, tránh đợc những lãng phí không cần thiết.
Để thông tin có thể đợc sử dụng và khai thác có hiệu quả, điều trớc tiên là thông tin phải có chất lợng, cụ thể và phải đáp ứng đủ các nguyên tắc sau :
1.Thông tin phải đầy đủ.
Thông tin phải đầy đủ, nghĩa là phải phản ánh đợc tất cả những khía cạnh cần thiết, không để xẩy ra tình trạng chỉ cung cấp một vài hình ảnh phiếm diện, méo mó, lệch lạc về đối tợng đang đợc quan tâm đến Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi và tình hình thực tế
Dĩ nhiên, muốn có một danh mục thông tin đầy đủ,ngay từ đầu nhà quản lý phải có một định hớng đúng đắn, khách quan, mọi quy định phải dựa trên một phơng pháp luận rõ ràng, khoa học, có khả năng thuyết phục Hơn nữa để
Trang 8hoạt động mang tính hiệu quả và tiết kiệm, thông tin cũng phải hàm nghĩa là không d thừa, không cần thiết, làm lãng phí công của, thời gian Thực ra, điều này không hề đơn giản chút nào khi chạy theo yêu cầu tức thời, ngắn hạn Có những thông tin hôm nay đã bị bỏ qua, do bị cho là cha mang ý nghĩa thiết thực, ngày mai có thể lại cần đến, khi đó chúng ta phải mất công thu thập hoặc phục hồi, rất tốn kém, nhiều khi cơ hội đã lỡ, không thể nào có lại đợc nữa, nh-ng với tầm nhìn chiến lợc cần phải thờnh-ng xuyên chuẩn bị sẵn thônh-ng tin cần thiết cho nhu cầu sử dụng, khai thác lâu dài.
2 Thông tin phải kịp thời và linh hoạt
Thông tin phải kịp thời nghĩa là phải thu thập đúng lúc, phản ánh đúng
thực trạng của đối tợng ( theo góc độ thời gian ) để ngời quản lý có đủ thời gian phân tích, phán đoán, sử lý ngay nếu thấy cần thiết và có thể Thông tin không kịp thời không những không giúp đợc gì cho việc ra quyết định, mà đôi khi còn gây ra phiền toái, rắc rối hoặc có tác động tiêu cực khác Ví nh một cửa hàng rút tiền tự động có thời gian trả lời tới 5 phút thì sẽ mất khách hàng rất nhanh.
Tuy nhiên, khái niệm kịp thời đợc nói đến ở đây còn tuỳ thuộc chủ yếu vào trình độ khoa học và kỹ thuật cụ thể ( của con ngời, của trang thiết bị và của cả những phơng pháp mà con ngời đang sử dụng khi điều khiển các trang thiết bị cũng nh các quyết định cần thiết ) Công nghệ thông tin hiện đại với sự trợ giúp của các phơng tiện truyền thông, các đa phơng tiện đã tạo đợc khả năng giúp con ngời vợt qua hạn chế của thời gian và không gian, khắc phục những khó khăn trong việc thu thập các thông tin kịp thời nói trên Có thể nói thông tin kịp thời sẽ quyết định thắng lợi cho quản lý tới 50%.
3.Thông tin phải đảm bảo tính chính xác và trung thực.
Thông tin phải trung thực nghĩa là thông tin phải chính xác, khách quan, sử dụng đợc và phải hợp với yêu cầu.
- Thông tin cần đợc đo lờng chính xác và phải chi tiết hoá đến mức độ cần thiết làm căn cứ cho việc ra quyết định đợc đúng đắn mà tiết kiệm đợc chi phí.
Trang 9- Thông tin cần phản ánh trung thực tình hình khách quan của đối tợng quản lý và môi trờng xung quanh để có thể trở thành kim chỉ nam tin cậy cho quản trị.
4.Thông tin phải có độ tin cậy cao.
Thông tin có độ tin cậy cao thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác Thông tin ít độ tin cậy dĩ nhiên là gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ Chẳng hạn hệ thống lập hoá đơn bán hàng có nhiều sai sót, nhiều khách hàng kêu ca về tiền phải trả gi cao hơn giá trị hàng đã thực mua sẽ dẫn đến hình ảnh xấu về cửa hàng, lợng khách hàng sẽ giảm và doanh số sẽ sụt xuống.
5.Thông tin phải đảm bảo tính hệ thống và tổng hợp
Thông tin phải đợc gắn theo mạch thời gian có tính hệ thống, nghiã là phải nằm trong một sâu chuỗi có trình tự hợp lý, nghiêm ngặt nhằm phục vụ cho việc quản lý có hiệu quả Thiết thực trợ giúp cho hoạt động t duy của con ngời, làm cho chủ thể quản lý có thể xem xét đối tợng quản lý với toàn bộ tính phức tạp, đa dạng của nó, điều chỉnh sự hoạt động của đối tợng quản lý cho phù hợp với từng tình huống cụ thể Vì nếu xét trong một hệ thống xử lý thông tin tự động, việc gắn theo mạch thời gian của thông tin là tiêu chuẩn quan trọng Mọi sự tuỳ tiện, vô trật tự không chỉ làm giảm bớt, thậm chí triệt tiêu giá trị của bản thân thông tin đó, mà còn kéo theo một sự lộn xộn, rắc rối cùng những hậu quả có thể nặng nề khác Do đó, công nghệ càng hiện đại, độ chuẩn xác cần phải đợc đề cao, trong đó tính trật tự, tổ chức của thông tin là điều kiện đầu tiên và không thể xem nhẹ
6.Tính cô đọng và lôgic.
Thông tin phải có tính nhất quán, tính có luận cứ, không có chi tiết thừa, tính có nghĩa của vấn đề, tính rõ ràng của mục tiêu đạt tới nhờ sử dụng thông tin.Thông tin phải có tính đơn nghĩa để tránh các cách hiểu khác nhau.
Trang 107.Tính kinh tế.
Thông tin trong quản lý phải đảm bảo yêu cầu về mặt kinh tế của hoạt động quản lý Yêu cầu này liên quan đến tính tối u, tính hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của quản lý.
Việc lu chuyển thông tin trong quản lý kinh tế cần bảo vệ về các vấn đề bí mật của nội bộ hệ thống, khiến cho các hệ thống khác khó nắm bắt để dễ dàng đối phó.
Thông tin kinh tế phải tơng ứng giữa các quyền hạn, trách nhiệm, nghĩa vụ, lợi ích của các chủ thể lẫn đối tợng nhận tin.
IV Đối tợng của thông tin và vấn đề nhiễu thông tin trong hệ thống thông tin.
1.Đối tợng của thông tin.
Một trong những yêu cầu quan trọng của công tác thông tin trong quản trị là không đợc thừa cũng không đợc thiếu Để làm đợc điều này thì việc cần thiết là phải xác định đợc đối tợng của thông tin là gì ? Đối tợng của thông tin là các đối tợng tham gia vào quá trình thu thập, xử lý và truyền bá thông tin Đó chính là các con ngời, sự việc, số liệu, hiện tợng, quá trình, các quy luật xảy ra trong quá trình kinh doanh và phục vụ kinh doanh…), chữ viết (sách,báo,… ), các
Việc xác định các đối tợng cụ thể là tuỳ vào điều kiện và hoàn cảnh cụ thể ở mỗi tổ chức quản trị, tuy nhiên đối với một doanh nghiệp những đối tợng chính thờng là :
- Đối tợng thu thập: số liệu, t liệu xẩy ra trong quá trình kinh doanh và trong môi trờng kinh doanh.