PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THỜI GIAN (mới)

PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THỜI GIAN Lập kế hoạch Hãy sử dụng tối ưu 24h quý giá ngày! Bí quyết: “Ưu tiên cho điều quan trọng – Không thời gian làm việc quan trọng bắt đầu tuần, lập kế hoạch cho thân” Nào! Hãy bắt đầu! Bước 1: Liệt kê danh sách tất công viêc thường ngày mà bạn phải làm (hoặc cần làm) tuần, bao gồm cả: thời gian ngủ, ăn chăm sóc thân, thời gian dành cho gia đình, câu lạc bộ, thời gian cho sở thích cá nhân, học hành nghiên cứu, Bước 2: Để hoàn thành bước thật tốt, cần biết mục tiêu thân Từ đó, cá nhân ý thức mức độ quan trọng công việc Bản kế hoạch thể lên mục tiêu bạn Lúc này, ta dễ dàng tổ chức cơng việc hàng tuần thành nhóm loại với Luôn ý thức tầm quan trọng hoạt động, không xa đà vào việc khác Bước ba: Tạo lịch tuần, lịch tạo dài 24 (hoặc 30’) cho ngày Sau ghi cho vừa trang giấy, khơng bạn mua lịch dạng sổ tay có chia ngày hay tuần thành cụ thể Đầu tiên, ghi vào hoạt động thường xuyên chiếm nhiều thời gian nhất, bao gồm việc nghỉ ngơi, làm việc, ăn uống, lại Tô màu xanh để làm bật yếu tố cuả sống Tiếp sau hoạt động ban đầu nhiệm vụ, bổn phận họp thay đổi cam kết thời gian từ tuần sang tuần khác thường hay phát sinh Vì phát sinh tơ đỏ Điền vào khoảng trống thời gian lại với hoạt động thuộc cá nhân, mối quan hệ gia đình xã hội để mang lại cân trọn vẹn cho bảng hoạch định thời gian cuả bạn Những thay đổi liên tục đặc trưng cuả mục nên dùng bút màu vàng để tô màu cho chúng biểu thị cho ánh sáng niềm vui Lúc phải giữ bảng phân chia thời gian bên cạnh mình, dán photo lên bàn tủ lạnh có điều chỉnh cho thích hợp cần thiết Khi bạn có kinh nghiệm việc viết thời gian biểu cho tuần theo cách việc quản lý thời gian cuả bạn trở thành thói quen thường xuyên dễ dàng Week: Mon 0h 1h 2h 3h 4h 5h 6h 7h 8h 9h 10h 11h 12h 13h 14h 15h 16h Tue Wed Thu Fri Sat Sun 17h 18h 19h 20h 21h 22h 23h Works(dealine) X Works(deadline) X Thời gian cho lần học Tự tạo khoảng thời gian học Liệu lần bạn học khoảng 50 phút có khơng? Thường học bạn cảm thấy không cần nghỉ? Một vài người thích nhiều nghỉ giải lao nhiều lý khác Bài tài liệu khó đơi cần nhiều khoảng thời gian giải lao Cần tổng kết cập nhật thông tin sau tuần Việc quan trọng làm trước, việc quan trọng làm sau Khi học, nên tạo thói quen giải mục khó trước Học nơi mà bạn bị phân tán Để có tập trung cao độ Xem qua tài liệu đọc trước học Xem qua tài liệu sau học Nếu 24 tiếng mà bạn khơng xem qua bạn dễ qn Sắp xếp thời gian cho ngày quan trọng Đề tài phải nộp, thuyết trình, kỳ thi… Kiểm soát thời gian Quản lý thời gian thiếu hiệu dẫn đến stress cân công việc lẫn sống Khi thật kiểm soát thời gian, căng thẳng áp lực giảm bớt hiệu suất công việc chắn cải thiện Khi đó, bạn hạnh phúc thành cơng với cơng việc Vậy kiểm sốt thời gian cơng việc nào? Đầu tiên, đặt mục tiêu cho sống công việc bạn Đặt mục tiêu cho thân quan trọng để bạn quản lý thời gian hiệu quả, mục tiêu giúp bạn định hướng rõ ràng cho đường nghiệp Khi biết rõ nơi muốn đến, bạn chủ động cho việc cần ưu tiên Việc lập mục tiêu giúp bạn định đâu việc đáng để dành thời gian đâu thứ gây xao lãng Hãy nhớ đặt mục tiêu theo quy tắc: SMART Specific – Cụ thể Measurable – Đo lường được: Tiêu chí cần gắn với số cụ thể Ví dụ, mục tiêu tơi kết học tập tốt, tốt nào? Cần có số cụ thể để đo đếm Có thể 8.0 hay 9.0… Điều ln thúc, tạo niềm tin cháy bỏng để tập trung hoạt động hướng tới mục tiêu, nỗ lực phấn đấu để đạt Attainable –Khả thi Relevant – Phù hợp Time-bound – Có thời hạn xác định Giờ đây, bạn định hình mục tiêu mình, viết giấy đặt đâu mà bạn ln phải nhìn vào ngày Cách giúp bạn ln nghĩ đến thúc đẩy bạn hành động hướng tới mục tiêu đề Tiếp theo, bạn cần lập kế hoạch chi tiết để thực Lên danh sách việc cần làm: To-Do List – danh sách việc cần làm Để lập To-Do List, viết tất việc bạn cần phải hoàn tất ngày Đối với dự án có khối lượng cơng việc lớn, chia nhỏ theo giai đoạn Danh sách chi tiết, bạn dễ quản lý, khơng bỏ sót việc không cảm thấy nặng nề với công việc lớn Ví dụ: thay viết “Lập kế hoạch học tập cho kỳ thi học kỳ I”, bạn nên viết chi tiết “Kế hoạch học môn Đại số”, “Kế hoạch lập đề cương mơn Tiến hóa đa dạng sinh học”… Dành quyền ưu tiên Bí để sử dụng To-Do List hiệu nằm việc xác định mức độ ưu tiên cơng việc Đơi thật khó để định nên ưu tiên việc nào, bạn phải đương đầu với hàng loạt công việc lúc việc gấp - Quản lý thời gian hiệu đạt điều bạn muốn đồng nghĩa với việc dành thời gian cho việc thật quan trọng không đơn cấp bách Hiểu rõ khác biệt quan việc quan trọng việc cấp bách giúp bạn xác định việc cần ưu tiên: Những việc quan trọng đem đến kết giúp bạn đạt muc tiêu - Những việc cấp bách đòi hỏi lưu tâm tức thời thường kèm với việc đạt mục tiêu khác QUAN TRỌNG_ KHẨN CẤP QUAN TRỌNG_ KHƠNG KHẨN CẤP KHÔNG QUAN KHÔNG QUAN TRỌNG_ TRỌNG_ KHẨN CẤP KHÔNG KHẨN CẤP Chuyên gia tiếng quản lý, Peter Drucker nói: “hãy làm việc trước làm việc” Trước hết hay tập trung vào xác định đâu việc để làm, sau tập trung làm làm tốt việc Các nhiệm vụ khấn cấp thường ngắn hạn nhiệm vụ quan trọng chủ đạo dài hạn Giảm nhiệm vụ khẩn cấp giúp bạn có nhiều thời gian cho việc ưu tiên Cuối cùng, bước định thành công! Hãy tiến hành bắt tay vào kế hoạch bạn niềm tin, ý chí tâm Ưu điểm: Làm chủ thời gian Hầu hết dành khoảng thời gian lớn để làm thứ mà không nghĩ chúng quan trọng Do đó, bạn lập danh sách việc quan trọng nhất, bạn hiểu cần ưu tiên thời gian làm việc trước Hãy dành thời gian để lên lịch cho tuần ghi vào công việc quan trọng, cần dành nhiều thời gian Chắc rằng, kế hoạch trở thành kim nam cho hoạt động bạn! Quản lý tốt thời gian thân giúp bạn kiểm sốt tất cơng việc Giảm tình trạng tồn đọng việc: Thay thường xuyên kéo lê đống việc, cần xác định hạn chót để hồn thành cơng việc Nên giải việc khó trước Cuối chúng nên tập cho thói quen làm việc chăm có kế hoạch trước giúp giảm tình trạng tồn đọng việc Khơng có kĩ quản lý thời gian việc không cân Nếu ta biết xếp thời gian cách hợp lý, việc diễn cách hài hồ, có hiệu quả, cơng việc giải Hoàn thành mục tiêu thời hạn:  Duy trì mục tiêu: Ln tạo bận rộn cho Bạn cần kế hoạch làm việc lâu dài cho mình, chí có hai thêm cịn tốt Bằng cách đó, bạn có hội chuyển đổi cơng việc tập trung vào nhiều thứ khác Cùng lúc thực nhiều nhiệm vụ giúp bạn ln có cơng việc để làm, khiến đầu óc bạn minh mẫn Biết lựa chọn công việc tham gia Hãy cố gắng để công việc bạn thực có ích tận dụng tối đa khả bạn Có nhiều lý để bạn từ chối đề nghị hay yêu cầu mà bạn cho không cần thiết Hãy tự hỏi thân, “công việc có ích cho nghiệp khơng?” “liệu có đủ thời gian để hồn thành khơng?” Nếu biết lựa chọn hồn thành tốt cơng việc, bạn giành cảm tình tơn trọng người Để tránh trì hỗn công việc, bạn cần lập kế hoạch làm phần việc vui vẻ bên cạnh phần “không vui vẻ mấy” Chẳng hạn, khơng thích tính tốn, bạn xếp phần việc vào buổi sáng, thời gian bạn minh mẫn sảng khối nhất, cảm thấy nản lịng, khó chịu trước cơng việc  Ln đảm bảo tiến độ cơng việc hồn thành thời hạn Để đảm bảo tiến độ, bạn nên dành thời gian “dư ra” cho khung thời gian dự kiến để linh hoạt xử lý trục trặc nảy sinh trình thực Chẳng hạn ngày cuối phải hoàn thành cơng việc bạn cố gắng để thứ xong xi vào ngày trước Tránh tham gia khơng cần thiết vào công việc người khác Quản lý thời gian hiệu ln giúp bạn hồn thành mục tiêu thời hạn Nhược điểm: Khi lên kế hoạch cụ thể, tâm thực lại mời sinh nhật, thăm bạn bị bệnh hay có buổi họp lớp đột xuất, bạn làm gì??? Bạn bỏ hết lời mời, mối quan hệ xã hội cần thiết buổi họp quan trọng để tuân thủ nghiêm ngặt kế hoạch đặt Hay bạn gạt bỏ kế hoạch dài hạn sang bên để thực việc cần thiết trước mắt? Ắt hẳn việc phải chọn lựa hay cách khó khăn Nhưng đa phần người chọn phương án hai – phương án cho hợp lí trường hợp bất khả kháng Như vậy, từ kế hoạch thực tế có khoảng cách xa, khác biệt lớn Muốn áp dụng hiệu Phương pháp quản lí thời gian ta cần xem xét yếu tố tìm cách khắc phục Đầu tiên, nguyên nhân làm cho kế hoạch đặt bị chi phối nhiều thực tế là: chưa biết cụ thể thời gian thân, lực thân chưa tâm thực kế hoạch Khi chưa hiểu rõ thời gian thân lực thân tạo khó khăn lớn cho việc lên kế hoạch - - Thiếu sở để lên kế hoạch xác Chưa tính tốn đến ảnh hưởng yếu tố tinh thần, sức khỏe Nếu ngày học làm việc căng thẳng hay bạn mệt mỏi hơm bạn lại đặt nhiều việc không đủ sức làm bỏ dở kế hoạch Chưa đánh giá lực thân: đặt mục tiêu cao thời gian ngắn, không phù hợp với lực thân nguyên nhân tạo nên khác biệt lớn thực tế với Thứ hai, chưa tâm thực hiên kế hoạch Chúng ta không xét tới trường hợp khẩn cấp, khơng thể khơng thực Vì trường hợp này, tuân thủ kế hoạch làm nhiều hội giao tiếp, học tập trả giá đắt Chúng ta xét thân không làm chủ trước cám dỗ việc không kế hoạch hay việc không giúp hướng đến mục tiêu xem phim, đọc truyện, tán gẫu với bạn bè, mua sắm… Đây việc khơng xấu, giúp bạn giải trí, thoải mái sau làm việc vất vả Tuy nhiên, dành nhiều thời gian cho việc này, chí bỏ qua việc lên lịch làm cho thân nản chí, khơng cịn tn thủ kế hoạch nghiêm ngặt cho phương pháp không hiệu nên mà không áp dụng Hiểu nguyên nhân khiến cho “kế hoạch kế hoạch”, liệu tím cách khắc phục hay khơng??? Ta khắc phục cách sau: - Cố gắng nắm bắt thông tin việc bắt buộc cần phải làm, lịch học lớp, lịch học tập năm - Khi lên kế hoạch, cần linh hoạt trừ hao khoảng thời gian dành cho việc đột xuất Và ghi việc dự định làm khơng có việc đột xuất xảy - Cần hiểu rõ lực thân để đưa thời hạn phù hợp Nên nhớ, muốn chinh phục mục tiêu lớn ta cần tiến bước không không để tinh thần đường - Cần xem xét sức khỏe thân để đưa kế hoạch vừa sức Học tập, làm việc thực hiệu ta đảm bảo sức khỏe - Quan trọng giữ ý chí tâm, nghiêm túc thực kế hoạch Trong sống ln có yếu tố bất ngờ, ta loại bỏ hay tính tốn Vì cân nhắc việc làm có nên hay khơng, có giúp học tập làm việc tốt không Chọn làm người thành cơng, làm việc có khoa học, nắm giữ chìa khóa thời gian hay người bị sống điều khiển, phải rối tung lên việc - định bạn!!! Có người nói: ta muốn làm việc ta từ bỏ việc khác Hãy cân nhắc để từ bỏ bạn mang lại giá trị to lớn điều thất ý nghĩa ... Sắp xếp thời gian cho ngày quan trọng Đề tài phải nộp, thuyết trình, kỳ thi… Kiểm sốt thời gian Quản lý thời gian thiếu hiệu dẫn đến stress cân công việc lẫn sống Khi thật kiểm soát thời gian, ... tiên thời gian làm việc trước Hãy dành thời gian để lên lịch cho tuần ghi vào công việc quan trọng, cần dành nhiều thời gian Chắc rằng, kế hoạch trở thành kim nam cho hoạt động bạn! Quản lý tốt thời. .. tồn đọng việc Khơng có kĩ quản lý thời gian việc khơng cân Nếu ta biết xếp thời gian cách hợp lý, việc diễn cách hài hồ, có hiệu quả, cơng việc giải Hoàn thành mục tiêu thời hạn:  Duy trì mục