NỘI DUNG TẬP HUẤN VỀ THẨM QUYỀN BAN HÀNH; THỂ THỨC VĂN BẢN ĐẠI HỘI ĐẢNG BỘ CÁC CẤP VÀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ ĐẠI HỘI Phần thứ nhất: THẨM QUYỀN BAN HÀNH VÀ THỂ THỨC VĂN BẢN CỦA ĐẠI HỘI VÀ CÁC TIỂU BAN GIÚP VIỆC ĐẠI HỘI ĐẢNG BỘ CÁC CẤP I Thẩm quyền ban hành văn đại hội tiểu ban giúp việc đại hội đảng cấp: Thẩm quyền ban hành văn ĐHĐB đảng tỉnh, huyện: - Đại hội: Nghị quyết, quy chế, thơng báo - Đồn Chủ tịch: Thơng báo, báo cáo - Đồn Thư ký, Ban thẩm tra tư cách đại biểu, Ban kiểm phiếu: báo cáo Thẩm quyền ban hành văn đại hội cấp sở (bao gồm đại hội đại biểu đại hội toàn thể đảng viên): - Đại hội: Nghị - Đồn Chủ tịch: Thơng báo, báo cáo - Đoàn Thư ký, Ban thẩm tra tư cách đại biểu, Ban kiểm phiếu: báo cáo Thẩm quyền ban hành văn đại hội chi sở chi bộ, đảng bộ phận trực thuộc đảng ủy sở (bao gồm đại hội đại biểu đại hội toàn thể đảng viên): Nghị Ngoài thẩm quyền ban hành thể loại văn quy định trên, đại hội đảng cấp (đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký) ban hành thể loại văn : chương trình, cơng văn, biên Thẩm quyền ban hành văn tiểu ban giúp việc đại hội: định, kết luận, quy chế, quy định, hướng dẫn, thông báo, cáo cáo II Thể thức văn đại hội; văn BCH đảng khóa đương nhiệm trình đại hội tiểu ban giúp việc đại hội đảng cấp: * Thể thức văn đảng thành phần cần thiết văn trình bày quy định để bảo đảm giá trị pháp lý giá trị thực tiễn văn Văn bao gồm thành phần thể thức bắt buộc là: - Tiêu đề - Tên quan ban hành văn (tác giả) - Số ký hiệu văn - Địa điểm, ngày tháng năm ban hành văn - Tên loại trích yếu nội dung văn - Nội dung văn - Chữ ký, thể thức đề ký dấu quan ban hành văn - Nơi nhận văn Ngoài thành phần bắt buộc nêu trên, văn cụ thể, tùy theo nội dung tính chất, bổ sung thành phần thể thức sau: dấu mức độ mật, khẩn, dẫn phạm vi phổ biến, thảo tài liệu hội nghị Các thành phần bổ sung người ký văn định * Cách trình bày thể thức thực theo Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28/5/2004 thể thức văn Đảng; Thể thức văn đại hội đảng từ cấp tỉnh đến sở ( bao gồm đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu) trình bày sau: 1.1 Tiêu đề: ghi thống tiêu đề: ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM 1.2 Tên quan ban hành: văn đại hội đảng cấp ghi tên quan ban hành văn đại hội đảng cấp đó; ghi rõ đại hội đại biểu hay đại hội toàn thể đảng viên lần thứ thời gian nhiệm kỳ * Đối với văn đại hội: - Nếu đại hội đại biểu ghi: ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐẢNG BỘ Ví dụ: ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐẢNG BỘ TỈNH QUẢNG NAM LẦN THỨ XXI * ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐẢNG BỘ HUYỆN THĂNG BÌNH LẦN THỨ … * - Nếu đại hội toàn thể đảng viên ghi: ĐẠI HỘI ĐẢNG BỘ Ví dụ: ĐẠI HỘI ĐẢNG BỘ XÃ TAM THĂNG NHIỆM KỲ 2015-2020 * ĐẠI HỘI CHI BỘ KBNN HUYỆN THĂNG BÌNH NHIỆM KỲ 2015-2020 * * Đối với văn Đoàn chủ tịch, Đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu ghi sau: Ví dụ: ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐẢNG BỘ HUYỆN NÚI THÀNH LẦN THỨ … ĐOÀN CHỦ TỊCH * ĐẠI HỘI ĐẢNG BỘ XÃ TAM THĂNG NHIỆM KỲ 2015-2020 BAN KIỂM PHIẾU * 1.3 Số ký hiệu: Số văn đại hội đảng cấp (gồm đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu) đánh liên tục từ số 01 cho tất thể loại văn kể từ ngày khai mạc (tính từ bắt đầu đại hội trù bị) đến hết ngày bế mạc đại hội Ký hiệu văn đại hội (gồm đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu) lấy chung là: số…./ĐH 1.4 Các thành phần thể thức: địa điểm ngày tháng năm văn bản, tên loại văn trích yếu nội dung văn bản, phần nội dung, nơi nhận: khơng có thay đổi so với văn Ban chấp hành, Ban thường vụ Tỉnh ủy, huyện, thành ủy, đảng ủy, chi ủy Lưu ý: ngày 10 tháng phải ghi thêm số đứng trước đồng thời ghi đầy đủ từ ngày….tháng….năm…., không dùng ký hiệu khác thay 1.5 Chữ ký, dấu thể thức đề ký: - Chữ ký: Văn đại hội, đoàn chủ tịch đoàn chủ tịch phân cơng người ký; văn đồn thư ký trưởng đoàn thư ký ký; văn ban thẩm tra tư cách đại biểu trưởng ban thẩm tra tư cách đại biểu ký; văn ban kiểm phiếu trưởng ban kiểm phiếu ký Việc ký văn đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu ban kiểm phiếu thực theo quy định quy chế đại hội Sau đại hội, đồng chí chánh văn phịng thừa lệnh ban thường vụ cấp uỷ nhiệm kỳ xác nhận chữ ký người thay mặt đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu ký văn bản; thể thức đề ký trình bày sau: T/M ĐỒN CHỦ TỊCH (chữ ký) Họ tên Xác nhận chữ ký đồng chí T/L BAN THƯỜNG VỤ CHÁNH VĂN PHỊNG (chữ ký, dấu cấp uỷ) Họ tên Riêng nghị đại hội đảng cấp đồng chí bí thư đồng chí phó bí thư cấp uỷ (nếu đồng chí bí thư thay mặt đồn chủ tịch ký) xác nhận chữ ký, thể thức đề ký trình bày sau : T/M ĐỒN CHỦ TỊCH (chữ ký) Họ tên Xác nhận chữ ký đồng chí T/M TỈNH UỶ (ĐẢNG UỶ) BÍ THƯ (hoặc PHĨ BÍ THƯ) (chữ ký, dấu cấp uỷ) Họ tên Về ký, đóng dấu biên đại hội : Biên diễn biến đại hội, biên thảo luận hội trường, biên thảo luận đoàn, biên kiểm phiếu đồng chí chánh văn phịng thừa lệnh ban thường vụ cấp uỷ nhiệm kỳ xác nhận chữ ký người chịu trách nhiệm chính; thể thức đề ký trình bày sau : Thể thức đề ký biên diễn biến đại hội (xác nhận chữ ký đồng chí thay mặt đồn chủ tịch) : T/M ĐOÀN THƯ KÝ TRƯỞNG ĐOÀN T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH (chữ ký) (chữ ký) Họ tên Họ tên Xác nhận chữ ký đồng chí T/L BAN THƯỜNG VỤ CHÁNH VĂN PHÒNG (chữ ký dấu cấp uỷ) Họ tên Thể thức đề ký biên thảo luận hội trường, biên thảo luận đoàn (xác nhận chữ ký đồng chí trưởng đồn thư ký) : NGƯỜI GHI BIÊN BẢN (chữ ký) T/M ĐOÀN THƯ KÝ TRƯỞNG ĐOÀN (chữ ký) Họ tên Họ tên Xác nhận chữ ký đồng chí… T/L BAN THƯỜNG VỤ CHÁNH VĂN PHÒNG (chữ ký dấu cấp uỷ) Họ tên - Con dấu: Việc sử dụng dấu văn đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu ban kiểm phiếu cấp ủy nhiệm kỳ xác nhận chữ ký dùng dấu cấp ủy - Thể thức đề ký văn đại hội đảng cấp (đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu phải ghi thể thức đề ký là: T/M (thay mặt) Ví dụ: T/M ĐỒN CHỦ TỊCH (chữ ký) Họ tên T/M ĐOÀN THƯ KÝ TRƯỞNG ĐOÀN (chữ ký) Họ tên T/M BAN THẨM TRA TƯ CÁCH ĐẠI BIỂU TRƯỞNG BAN (chữ ký) Họ tên T/M BAN KIỂM PHIẾU TRƯỞNG BAN (chữ ký) Họ tên Thể thức văn ban chấp hành đảng khố đương nhiệm trình đại hội 2.1- Văn ban chấp hành đảng khoá đương nhiệm trình đại hội (bao gồm báo cáo trị đảng bộ, báo cáo kiểm điểm ban chấp hành đảng bộ, báo cáo công tác nhân ban chấp hành đảng nhiệm kỳ mới) phải có đầy đủ thành phần thể thức bắt buộc, đồng chí bí thư cấp uỷ ký đóng dấu cấp uỷ 2.2- Tên loại văn trích yếu nội dung văn - Đối với báo cáo trị đảng + Trường hợp báo cáo trị khơng có chủ đề : BÁO CÁO (trích yếu nội dung) (Báo cáo ban chấp hành đảng khố trình đại hội đại biểu đảng lần thứ ) + Trường hợp báo cáo trị có chủ đề : (TÊN NỘI DUNG CHỦ ĐỀ BÁO CÁO) (Báo cáo ban chấp hành đảng khố trình đại hội đại biểu đảng lần thứ ) - Đối với báo cáo kiểm điểm ban chấp hành đảng BÁO CÁO kiểm điểm ban chấp hành đảng nhiệm kỳ - Đối với báo cáo công tác nhân ban chấp hành đảng nhiệm kỳ BÁO CÁO công tác nhân ban chấp hành đảng nhiệm kỳ Thể thức văn tiểu ban giúp việc đại hội đảng cấp: Về thành phần thể thức bắt buộc (08 thành phần) văn tiểu ban giúp việc đại hội thực văn đại hội lưu ý số thành phần sau: - Tên quan ban hành văn bản: phải ghi tên cấp ủy mà quan trực thuộc phía tên quan ban hành văn bản: Ví dụ : HUYỆN ỦY NÚI THÀNH TIỂU BAN VĂN KIỆN ĐẠI HỘI ĐẢNG BỘ LẦN THỨ … * - Số ký hiệu: số văn tiểu ban đánh số liên tục từ số 01 cho tất thể loại văn từ tiểu ban thành lập đến kết thúc hoạt động Ký hiệu văn tên viết tắt tên thể loại văn tác giả văn Ví dụ: Số….CV/TB; số….-BC/TB - Thể thức đề ký sử dụng dấu trường hợp tiểu ban giúp việc chuẩn bị tổ chức đại hội khơng có dấu: tiểu ban thành lập dấu riêng định thành lập phải có điều khoản quy định sử dụng dấu cấp ủy, quan có thẩm quyền thành lập tiểu ban Đối với tiểu ban thành lập chưa có quy định sử dụng dấu phải có quy định bổ sung việc sử dụng dấu + Trường hợp đồng chí trưởng tiểu ban bí thư, phó bí thư, uỷ viên ban thường vụ cấp uỷ ký, sử dụng dấu cấp uỷ để đóng vào văn ban hành; thể thức đề ký ghi rõ chức vụ bầu cao chức vụ kiêm nhiệm người ký định thành lập tiểu ban Ví dụ: PHĨ BÍ THƯ kiêm TRƯỞNG TIỂU BAN (chữ ký dấu cấp ủy) Họ tên + Trường hợp đồng chí trưởng tiểu ban thủ trưởng quan uỷ viên ban thường vụ cấp uỷ ký, sử dụng dấu quan để đóng vào văn ban hành; thể thức đề ký ghi rõ chức vụ bổ nhiệm cao chức vụ kiêm nhiệm người ký Ví dụ: CHÁNH VĂN PHỊNG kiêm TRƯỞNG TIỂU BAN (chữ ký, dấu văn phòng) Họ tên + Trường hợp đồng chí phó trưởng tiểu ban uỷ viên ban thường vụ cấp uỷ ký, sử dụng dấu cấp uỷ để đóng vào văn ban hành; thể thức đề ký ghi rõ chức vụ bầu cao chức vụ kiêm nhiệm, không đề ký thay (K/T) trưởng tiểu ban Ví dụ: UỶ VIÊN BAN THƯỜNG VỤ kiêm PHÓ TRƯỞNG TIỂU BAN (chữ ký, dấu cấp uỷ) Họ tên + Trường hợp đồng chí phó trưởng tiểu ban khơng phải uỷ viên ban thường vụ cấp uỷ ký, sử dụng dấu quan thường trực tiểu ban dấu văn phịng cấp uỷ để đóng vào văn ban hành Ví dụ: CHÁNH VĂN PHỊNG kiêm PHĨ TRƯỞNG TIỂU BAN (chữ ký, dấu văn phịng) Họ tên Phần thứ hai CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ ĐẠI HỘI * Khái niệm: - Hồ sơ tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có hay số đặc trưng chung tên loại văn bản, tác giả văn bản, thời gian văn đặc điểm khác, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân - Lập hồ sơ việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định Công tác lập hồ sơ đại hội đảng cấp nhiệm kỳ 2015-2020 thực theo Hướng dẫn số 26-HD/VPTW ngày 30/11/2009 Văn phòng Trung ương Đảng Hướng dẫn số 28-HD/VPTU ngày 26/01/2010 Văn phịng Tỉnh ủy Trong q trình tổ chức thực cấp ủy đảng cần lưu ý số nội dung sau: Có văn quy định cụ thể trách nhiệm quan, tổ chức, cá nhân việc thu thập, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ đại hội Cụ thể: - Văn phịng cấp ủy đảng có trách nhiệm lập hồ sơ tài liệu đạo, hướng dẫn chung đại hội đảng cấp; trình chuẩn bị, tổ chức, diễn biến, phục vụ đại hội đảng cấp Đối với cấp uỷ thực việc đại hội trực tiếp bầu bí thư văn phịng cấp uỷ, có trách nhiệm lập hồ sơ bầu cử bí thư cấp ủy - Ban tổ chức cấp ủy đảng có trách nhiệm lập hồ sơ tài liệu hướng dẫn chuẩn bị nhân đại hội đảng cấp; tài liệu tham gia chuẩn bị nhân đại hội đảng cấp nhân dự đại hội đại biểu đảng cấp - UBKT cấp ủy có trách nhiệm lập hồ sơ tài liệu cơng tác kiểm tra phục vụ đại hội đảng cấp; tài liệu giải đơn, thư tố cáo, khiếu nại liên quan đến nhân đại hội; tài liệu tham gia chuẩn bị nhân Ủy ban Kiểm tra cấp ủy (khố mới) - Ban tun giáo cấp ủy có trách nhiệm lập hồ sơ tài liệu công tác tuyên truyền, công tác tư tưởng phục vụ đại hội đảng cấp đại hội đảng cấp Việc lập hồ sơ đại hội tiến hành suốt trình từ chuẩn bị đến tiến hành kết thúc đại hội Tài liệu đưa vào hồ sơ bao gồm tài liệu giấy, tài liệu điện tử, ảnh, băng ghi âm, ghi hình vật mang tin khác (nếu có) Lưu ý: tài liệu điện tử, ảnh, băng ghi âm, ghi hình giao nộp phải ghi thích rõ ràng, đầy đủ nội dung bỏ vào phong bì chế độ bảo quản riêng Các quan, đơn vị, cá nhân giao nhiệm vụ trực tiếp lập hồ sơ đại hội mở hồ sơ sau có định thành lập lãnh đạo phân công nhiệm vụ lập hồ sơ, đồng theo dõi đầy đủ trình chuẩn bị, diễn biến, phục vụ đại hội để đưa tài liệu vào theo danh mục hồ sơ xây dựng Khi kết thúc đại hội, hoàn chỉnh hồ sơ giao nộp vào lưu trữ cấp ủy theo quy định Tại định thành lập tiểu ban giúp việc đại hội thiết phải có điều khoản quy định chặt chẽ việc sử dụng dấu trách nhiệm lập, giao nộp hồ sơ đại hội vào lưu trữ cấp ủy Nếu ban hành định thành lập mà thiếu điều khoản phải bổ sung Các đồng chí Trưởng tiểu ban ban giúp việc đại hội cấp có trách nhiệm lập phân công thành viên tiểu ban chịu trách nhiệm lập hồ sơ đại hội theo nhiệm vụ phân công quy định định thành lập Cụ thể: - Tiểu ban chuẩn bị văn kiện đại hội có trách nhiệm lập hồ sơ tài liệu chuẩn bị báo cáo trị, nghị đại hội, báo cáo kiểm điểm Ban chấp hành báo cáo khác trình đại hội (nếu có) - Tiểu ban nhân có trách nhiệm lập hồ sơ tài liệu tham gia chuẩn bị nhân dự đại hội đại biểu đảng cấp mình; nhân Ban chấp hành đảng cấp (khố mới) nhân dự Đại hội đại biểu đảng cấp Đối với cấp ủy thực việc đại hội trực tiếp bầu bí thư Tiểu ban nhân có trách nhiệm lập hồ sơ tham gia chuẩn bị nhân bí thư - Tiểu ban tổ chức, phục vụ đại hội có trách nhiệm lập hồ sơ tài liệu, chuẩn bị sở vật chất, kinh phí, địa điểm, cơng tác bảo vệ tổ chức đại hội đại biểu đảng cấp Thời hạn nộp lưu tài liệu đại hội vào kho lưu trữ cấp ủy sau đại hội kết thúc chậm 01 tháng Trách nhiệm đơn vị, cá nhân việc hướng dẫn công tác lập hồ sơ đại hội đảng cấp, nhiệm kỳ 2015-2020 5.1 Cấp tỉnh: - Trên sở Hướng dẫn số 26-HD/VPTW ngày 30/11/2009 Văn phòng Trung ương Hướng dẫn số 28-HD/VPTU ngày 26/01/2010 Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Tỉnh ủy ban hành hướng dẫn công tác lập hồ sơ đại hội đại biểu đảng từ cấp tỉnh, huyện tương đương đến xã, phường, thị trấn - Phòng Lưu trữ Tỉnh ủy chịu trách nhiệm việc hướng dẫn công tác lập nộp lưu hồ sơ đại hội; đôn đốc tổ chức, cá nhân có liên quan hồn chỉnh hồ sơ lập thủ tục giao nộp hồ sơ đại hội vào lưu trữ Tỉnh ủy theo quy định 5.2 Cấp ủy huyện, thành phố đảng ủy trực thuộc: lãnh đạo Văn phòng cấp ủy huyện, thành phố, đảng ủy trực thuộc chịu trách nhiệm hướng dẫn công tác lập nộp lưu hồ sơ đại hội; phân công cán phụ trách lưu trữ tổ chức thu thập hồ sơ đại hội tổ chức, cá nhân liên quan giao nộp vào kho lưu trữ cấp ủy theo quy định 5.3 Cấp ủy xã, phường, thị trấn: Thường trực thường vụ Đảng ủy cán phụ trách Văn phòng Đảng ủy chịu trách nhiệm lập hồ sơ đại hội giao nộp Kho lưu trữ huyện, thành ủy theo quy định 10 ... thành lập phải có điều khoản quy định sử dụng dấu cấp ủy, quan có thẩm quyền thành lập tiểu ban Đối với tiểu ban thành lập chưa có quy định sử dụng dấu phải có quy định bổ sung việc sử dụng dấu... tham gia chuẩn bị nhân Ủy ban Kiểm tra cấp ủy (khố mới) - Ban tuyên giáo cấp ủy có trách nhiệm lập hồ sơ tài liệu công tác tuyên truyền, công tác tư tưởng phục vụ đại hội đảng cấp đại hội đảng... thủ tục giao nộp hồ sơ đại hội vào lưu trữ Tỉnh ủy theo quy định 5.2 Cấp ủy huyện, thành phố đảng ủy trực thuộc: lãnh đạo Văn phòng cấp ủy huyện, thành phố, đảng ủy trực thuộc chịu trách nhiệm hướng